Jeder Gewerbetreibende hat grundsätzlich die Verpflichtung sein Unternehmen ins Handelsregister einzutragen. Es sein denn, das Unternehmen erfordert keinen kaufmännischen Geschäftsbetrieb. Das wiederum hängt von Art und Umfang des Betriebes ab. Mit anderen Worten: Falls Art und Umfang des Betriebes „klein genug“ sind, wird der Unternehmer als Kleingewerbetreibender behandelt. Sein Unternehmen muss nicht ins Handelsregister eingetragen werden, das Handelsgesetzbuch findet für ihn keine Anwendung, es gilt nur das BGB. Der Kleinunternehmer darf aber sein kleines Unternehmen freiwillig ins Handelsregister eintragen, er wird dann quasi freiwillig zum Kaufmann. Dazu unten mehr.

Welches sind nun die Unterscheidungskriterien für den Kaufmann? Ab welcher Art und Größenordnung muss er ins Handelsregister eingetragen werden?

Harte Grenzwerte für die Beurteilung dieser Frage gibt es nicht. Ob der Betrieb in kaufmännischer Art und Weise geführt werden muss – man spricht auch vom Ist-Kaufmann (früher auch Muss-Kaufmann) - hängt vom Gesamtbild des Unternehmens ab. Der Umsatz allein ist nicht ausschlaggebend. Mögliche Kriterien sind:

• die Menge der Produkte und Leistungen
• die Vielzahl der Geschäftsbeziehungen
• die Höhe der Kreditaufnahme
•  die Höhe des Betriebsvermögens (Grenzwert liegt bei 100.000 Euro)
• die Anzahl der Mitarbeiter (regelmäßig liegt der Grenzwert bei fünf)
• der Jahresumsatz (der Grenzwert liegt bei 250.000 Euro)
• die Zahl der Betriebsstätten (Filialbetriebe – ja/nein)
• Vertrieb der Produkte/Leistungen ins Ausland

Auch wenn ein einzelner Grenzwert überschritten wird, kann das Unternehmen immer noch als kleingewerblich eingestuft werden. Wenn aber mehrere dieser Kriterien bzw. Grenzwerte  gegen ein kleingewerbliches Unternehmen sprechen, wird i.d.R. ein eintragungspflichtiges Unternehmen angenommen. Beispiel: Falls ein Einzelunternehmer mit nur einem einzigen Produkt und ohne weitere Mitarbeiter im Inland einen Umsatz von über 250.000 Euro pro Jahr erzielt, kann er unter Umständen als Kleingewerbetreibender „durchgehen“.

Tipp: Bitten Sie im Zweifelsfall die zuständige Industrie- und Handelskammer um eine Beurteilung Ihrer Situation, dann wissen Sie woran Sie sind. Vor allem machen Sie dann Ihre Buchhaltung korrekt und riskieren nicht wegen Verletzung der Buchführungspflichten später belangt zu werden.

Keine Kaufleute sind: Da Freiberufler sowie Land- und Forstwirte keine Gewerbetreibenden sind, sind diese Gruppen von der Pflicht der Eintragung nicht betroffen. Sie sind folglich auch niemals Kaufleute.

Kleingewerbetreibende, die nicht zu einer kaufmännischen Betriebsführung verpflichtet sind, können sich freiwillig ins Handelsregister eintragen lassen. Man nennt sie auch Kann-Kaufleute. Sobald sie sich eintragen lassen, gelten sie als Kaufleute und müssen alle Rechte und Pflichten von Kaufleuten befolgen, also auch die der Buchhaltung.

Die Anwendung des Handelsrechts zieht einige weitere Rechte und Pflichten nach sich, die im Folgenden erläutert werden: 

Die wesentliche Pflicht des kaufmännischen Unternehmers besteht in der Pflicht zur Eintragung ins Handelsregister. Für den Kleingewerbetreibenden besteht diese Pflicht nicht. Die Eintragung ins Handelsregister muss durch einen Notar erfolgen. Dieser beglaubigt den Antrag des Gründers und reicht ihn beim Amtsgericht ein. Die Kosten für hierfür liegen bei 170 Euro für die Anmeldung einer Erstbetriebes, Zweigniederlassungen kosten um die 140 Euro.

Die Kosten setzen sich wie folgt zusammen: Die Gebühren des Handelsregisters betragen 70 Euro, beim Notar sind 100 Euro für die Anmeldung sowie den Versand der Anmeldedaten ans Gericht (sog. XML-Datensatz) einzuplanen. Diese Beträge beruhen auf einem Geschäftswert von 30.000 Euro.

Sinn und Zweck des Handelsregisters ist, der Öffentlichkeit die gewünschten Informationen über die kaufmännisch geführten Unternehmen in Deutschland zu bieten. Daher kann das Handelsregisterverzeichnis von jedermann eingesehen werden, auch online unter » https://www.handelsregister.de. Dies dient der Rechtssicherheit vor dem Abschluss von Verträgen, und jeder Verbraucher oder Geschäftskunde kann feststellen, mit wem er Geschäfte tätigt.

Nach der erledigten Eintragung ins Handelsregister hat der Gründer einen wichtigen Teil seiner Gründung bereits erledigt. Er muss nun noch die verbleibenden anderen Gründungsschritte des Einzelunternehmers durchlaufen. Das sind:

• Gewerbeanmeldung
• Anmeldung Finanzamt
• Anmeldung IHK oder HWK
• Anmeldung Arbeitsagentur (falls Angestellte beschäftigt werden sollen)

Mehr über diese einzelnen Gründungsformalitäten im Artikel über das Einzelunternehmen.

Einen Gesellschaftsvertrag oder eine Satzung benötigt der eingetragene Kaufmann nicht. Ebenso wenig benötigt er ein bestimmtes Mindest-Stammkapital.

Da der eingetragene Kaufmann dem Handelsrecht unterliegt, ist er zur ordnungsgemäßen Buchhaltung und Bilanzierung verpflichtet. D.h., er muss eine doppelte Buchführung anfertigen und seine Bücher mindestens 10 Jahre aufbewahren. Ferner muss er regelmäßig eine Inventur machen. Hingegen kann der Kleingewerbetreibende seine Gewinne nach der einfachen EÜR-Methode ermitteln, es sei denn er überschreitet an den Abschlussstichtagen von zwei aufeinanderfolgenden Jahren jeweils die Grenzwerte von 600.000 Euro Jahresumsatz bzw. 60.000 Euro Gewinn (diese Grenzen gelten für Geschäftsjahre ab 1.1.2016).

Achtung: Falls Sie der Sache nach eingetragener Kaufmann sein müssten (zu den Kriterien weiter unten), jedoch Ihr Unternehmen nicht eingetragen haben – bzw. die Eintragung „vergessen“ haben - und Ihren Buchführungs- und Aufbewahrungspflichten nicht im Sinne des HGB nachkommen, können Sie ein strafrechtliches Problem bekommen. Spätestens im Insolvenzfall müssen Sie korrekt geführte Handelsbücher vorlegen können, sonst können Sie wegen einer Verletzung der Buchführungspflicht mit Freiheitsstrafe oder Geldstrafe belangt werden.

Für Kaufleute gilt die Regel des kaufmännischen Bestätigungsschreibens. Dieses bedeutet: Falls der Kaufmann ein Schreiben mit einem falschen Sachverhalt erhält, muss er diesem falschen Sachverhalt zeitnah widersprechen. Unterlässt er den Widerspruch, kommt dies der Bestätigung des falschen Sachverhalts gleich. Wenn also z.B. ein Kunde gegenüber dem Kaufmann behauptet, die vom Kaufmann gelieferte Ware sei fehlerhaft, so würde der Kaufmann den Mangel letztlich anerkennen, falls er dieser Aussage nicht nachweislich und zeitnah widerspricht. Auch falsche Verhandlungsprotokolle müssen vom eingetragenen Kaufmann sofort richtiggestellt werden, ansonsten akzeptiert er die hier getroffenen Aussagen.

Ähnlich verhält es sich mit der sog. Rügepflicht. Der Kaufmann muss eine neu gekaufte Sache sofort auf ihren einwandfreien Zustand hin untersuchen und bei Mängeln umgehend reklamieren. Ansonsten verliert er u.U. sein Recht auf Gewährleistung. 

Gegenüber den Kleingewerbetreibenden haben eingetragene Kaufleute einige Extra-Rechte, die sich aus dem HGB für sie ergeben. So können sie – ebenso wie juristische Personen – den Gerichtsstand in ihren AGB frei vereinbaren. Bei Nicht-Kaufleuten orientiert sich der Gerichtsstand hingegen an den gesetzlichen Vorgaben, dies ist regelmäßig der Ort des Beklagten. Der Kaufmann jedoch kann mit seinen Lieferanten vereinbaren, dass der Gerichtsstand z.B. am Sitz seines Unternehmens ist. Das kann sich für ihn im Streitfall vorteilhaft auswirken.

Weitere Rechte des Kaufmanns im Gegensatz zum Nicht-Kaufmann:

• er kann Bürgschaften ohne Schriftform erteilen,
• er kann bei säumigen Zahlern Zinsen vom Tag der Fälligkeit an verlangen,
• er kann bei säumigen Zahlern von einem Zurückbehaltungsrecht Gebrauch machen.

Durch die Eintragung ins Handelsregister ergibt sich aber vor allem das Recht, eine Firma zu führen. Neben der höheren Flexibilität in der Namenswahl kann der eingetragene Kaufmann sein Unternehmen inklusive des Firmennamens verkaufen, übertragen oder vererben, ohne dass der neue Inhaber diesen Namen ändern muss.

Was die Art der Firma betrifft, hat der eingetragene Kaufmann die volle Auswahl. Er kann also einen Branchen-, Sach-, Fantasie-, Misch- oder Personennamen angeben, sofern er damit nicht die Rechte Dritter verletzt. Mehr zum Thema Firmierung lesen Sie im Artikel über den Firmennamen. Hingegen muss der Kleingewerbetreibende, der nicht im Handelsregister aufgeführt ist, sein Unternehmen mit dem eigenen Vor- und Nachnamen bezeichnen, mehr dazu » hier.

In jedem Fall muss der eingetragene Kaufmann als Zusatz die Kürzel e.K. oder e.Kfm. bzw. e.Kfr. verwenden.

In Haftungsfragen ist der eingetragene Kaufmann nicht besser gestellt als der Kleingewerbetreibende. Er haftet wie dieser voll mit seinem betrieblichen und privaten Vermögen. Mehr dazu im Artikel über das Einzelunternehmen.

Schmerzvoll erleben musste dies der Drogerie-Unternehmer Anton Schlecker, der die Rechtsform e.K. gewählt hatte – wohl auch um die umfangreichen Kontrollpflichten einer Aktiengesellschaft zu vermeiden. Nach der Pleite seiner Drogeriekette musste Anton Schlecker mit seinem gesamten Privatvermögen haften.

Wer Zweifel hat, ob das zu gründende Gewerbeunternehmen erhebliche Risiken mit sich bringt, sollte sich über die Gründung einer Kapitalgesellschaft informieren, etwa einer UG haftungsbeschränkt oder GmbH.

Beim eingetragenen Kaufmann fallen Gewerbesteuer, Einkommensteuer, ggfls. Lohnsteuer und Umsatzsteuer an. Es gelten die gleichen Pflichten wie für alle Einzelunternehmen. 

Bei der Gewerbesteuer gilt ein Freibetrag bis 24.500 Euro. Bei einem kleineren Gewerbeertrag fällt beim e.K. demnach keine Gewerbesteuer an. Der evtl. darüber hinausgehende Gewerbeertrag wird mit der Steuermesszahl von 3,5% sowie dem Hebesatz der jeweiligen Gemeinde versteuert. Die entrichtete Gewerbesteuer wird wiederum mit der Einkommensteuer des Kaufmanns verrechnet (Faktor 3,8 des Gewerbesteuermessbetrags), so dass sich aus der Gewerbesteuer i.d.R. erst ab einem Hebesatz der Gemeinde von 400 % oder mehr eine Mehrbelastung ergibt.