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Eingetragener Kaufmann – e.K.

Umfassender Fachbeitrag zum eingetragenen Kaufmann mit folgenden Abschnitten: Wer muss sich ins Handelsregister eintragen lassen, wer kann sich eintragen lassen, wie erfolgen Eintragung und Gründung, welche Buchhaltungspflichten bestehen, welche Rechte und Pflichten, was ist bei der Firmierung zu beachten, welche Haftung trifft den e.K. sowie welche Steuerpflichten - und welche Vor- und Nachteile bietet der eingetragene Kaufmann?



Steckbrief zum eingetragenen Kaufmann - e.K.

Rechtsformen-Typ: Einzelunternehmen

Geeignet für: Gründer, die alleine starten und keine erhöhten Haftungsrisiken erwarten.

Anzahl der Inhaber: Eine natürliche Person.

Gegenstand des Unternehmens: Möglich für alle gesetzlich zulässigen gewerblichen Tätigkeiten.

Sitz der GmbH: In D.

Haftung: Unbeschränkt mit dem Geschäfts- und Privatvermögen des Inhabers.

Stammkapital: Keines erforderlich.

Gründungskosten: Ab ca. 200 Euro inkl. HR-Eintragung und Gewerbeanmeldung.

Eintrag ins Handelsregister: Ja, Eintrag in Abteilung A.

Wichtigste Anmeldungen bei: Handelsregister, Gewerbeamt, Finanzamt, IHK bzw. HWK.

Publizitätspflicht: Keine Pflicht zur Offenlegung des Jahresabschlusses (außer bei Einzelunternehmen mit erheblichem Umfang, z.B. mehr als 130 Mio. Euro Jahresumsatz).

Buchführung: Doppelte Buchführung, Bilanzierung, Inventur sind erforderlich.

Steuern: Einkommensteuer, Gewerbesteuer (nicht für Freiberufler und Land- und Forstwirte), Umsatzsteuer, Lohnsteuer.

Geschäftsleitung: Inhaber oder bevollmächtigter Prokurist.

Bezeichnung: Firma (Personenfirma, Fantasiefirma, Sachfirma, Mischfirma) mit Zusatz e.K., e.Kfr., e.Kfm.

Rechtsgrundlagen: HGB, GewO.


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Definition Eingetragener Kaufmann – e.K.

Der eingetragene Kaufmann bzw. Kauffrau ist die am meisten verbreitete Unternehmensform in Deutschland. Es handelt sich dabei immer um ein Einzelunternehmen. Wenn sich mehrere Kaufleute in einer Unternehmung zusammentun, bilden sie eine OHG, Offene Handelsgesellschaft.

Die Bezeichnungen des Eingetragenen Kaufmanns lauten e.K. oder e.Kfm. bzw. e.Kfr. bei der eingetragenen Kauffrau.

Im Wesentlichen muss man diesen Unternehmenstypus vom nicht eingetragenen Einzelunternehmer unterscheiden, also dem Kleingewerbetreibenden. Der Hauptunterschied zwischen beiden Formen des Einzelunternehmers liegt darin, dass für den eingetragenen Kaufmann (oder die Kauffrau) das Handelsgesetzbuch (HGB) Anwendung findet. Er betreibt somit ein Handelsgewerbe. Für den Kleingewerbetreibenden gilt nur das Privatrecht nach dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB).

Wer muss sich als Kaufmann eintragen lassen?

Jeder Gewerbetreibende hat grundsätzlich die Verpflichtung sein Unternehmen ins Handelsregister einzutragen. Es sein denn, das Unternehmen erfordert keinen kaufmännischen Geschäftsbetrieb. Das wiederum hängt von Art und Umfang des Betriebes ab. Mit anderen Worten: Falls Art und Umfang des Betriebes „klein genug“ sind, wird der Unternehmer als Kleingewerbetreibender behandelt. Sein Unternehmen muss nicht ins Handelsregister eingetragen werden, das Handelsgesetzbuch findet für ihn keine Anwendung, es gilt nur das BGB. Der Kleinunternehmer darf aber sein kleines Unternehmen freiwillig ins Handelsregister eintragen, er wird dann quasi freiwillig zum Kaufmann. Dazu unten mehr.

Welches sind nun die Unterscheidungskriterien für den Kaufmann? Ab welcher Art und Größenordnung muss er ins Handelsregister eingetragen werden?

Harte Grenzwerte für die Beurteilung dieser Frage gibt es nicht. Ob der Betrieb in kaufmännischer Art und Weise geführt werden muss – man spricht auch vom Ist-Kaufmann (früher auch Muss-Kaufmann) - hängt vom Gesamtbild des Unternehmens ab. Der Umsatz allein ist nicht ausschlaggebend. Mögliche Kriterien sind:

  • die Menge der Produkte und Leistungen
  • die Vielzahl der Geschäftsbeziehungen
  • die Höhe der Kreditaufnahme
  •  die Höhe des Betriebsvermögens (Grenzwert liegt bei 100.000 Euro)
  • die Anzahl der Mitarbeiter (regelmäßig liegt der Grenzwert bei fünf)
  • der Jahresumsatz (der Grenzwert liegt bei 250.000 Euro)
  • die Zahl der Betriebsstätten (Filialbetriebe – ja/nein)
  • Vertrieb der Produkte/Leistungen ins Ausland

Auch wenn ein einzelner Grenzwert überschritten wird, kann das Unternehmen immer noch als kleingewerblich eingestuft werden. Wenn aber mehrere dieser Kriterien bzw. Grenzwerte  gegen ein kleingewerbliches Unternehmen sprechen, wird i.d.R. ein eintragungspflichtiges Unternehmen angenommen. Beispiel: Falls ein Einzelunternehmer mit nur einem einzigen Produkt und ohne weitere Mitarbeiter im Inland einen Umsatz von über 250.000 Euro pro Jahr erzielt, kann er unter Umständen als Kleingewerbetreibender „durchgehen“.

Tipp: Bitten Sie im Zweifelsfall die zuständige Industrie- und Handelskammer um eine Beurteilung Ihrer Situation, dann wissen Sie woran Sie sind. Vor allem machen Sie dann Ihre Buchhaltung korrekt und riskieren nicht wegen Verletzung der Buchführungspflichten später belangt zu werden.

Keine Kaufleute sind: Da Freiberufler sowie Land- und Forstwirte keine Gewerbetreibenden sind, sind diese Gruppen von der Pflicht der Eintragung nicht betroffen. Sie sind folglich auch niemals Kaufleute.

Wer kann sich als Kaufmann eintragen lassen?

Kleingewerbetreibende, die nicht zu einer kaufmännischen Betriebsführung verpflichtet sind, können sich freiwillig ins Handelsregister eintragen lassen. Man nennt sie auch Kann-Kaufleute. Sobald sie sich eintragen lassen, gelten sie als Kaufleute und müssen alle Rechte und Pflichten von Kaufleuten befolgen, also auch die der Buchhaltung.

Die Anwendung des Handelsrechts zieht einige weitere Rechte und Pflichten nach sich, die im Folgenden erläutert werden: 

e.K. - der Eintrag ins Handelsregister

Die wesentliche Pflicht des kaufmännischen Unternehmers besteht in der Pflicht zur Eintragung ins Handelsregister. Für den Kleingewerbetreibenden besteht diese Pflicht nicht. Die Eintragung ins Handelsregister muss durch einen Notar erfolgen. Dieser beglaubigt den Antrag des Gründers und reicht ihn beim Amtsgericht ein. Die Kosten für hierfür liegen bei 170 Euro für die Anmeldung einer Erstbetriebes, Zweigniederlassungen kosten um die 140 Euro.

Die Kosten setzen sich wie folgt zusammen: Die Gebühren des Handelsregisters betragen 70 Euro, beim Notar sind 100 Euro für die Anmeldung sowie den Versand der Anmeldedaten ans Gericht (sog. XML-Datensatz) einzuplanen. Diese Beträge beruhen auf einem Geschäftswert von 30.000 Euro.

Sinn und Zweck des Handelsregisters ist, der Öffentlichkeit die gewünschten Informationen über die kaufmännisch geführten Unternehmen in Deutschland zu bieten. Daher kann das Handelsregisterverzeichnis von jedermann eingesehen werden, auch online unter » https://www.handelsregister.de. Dies dient der Rechtssicherheit vor dem Abschluss von Verträgen, und jeder Verbraucher oder Geschäftskunde kann feststellen, mit wem er Geschäfte tätigt.

Gründung als eingetragener Kaufmann

Nach der erledigten Eintragung ins Handelsregister hat der Gründer einen wichtigen Teil seiner Gründung bereits erledigt. Er muss nun noch die verbleibenden anderen Gründungsschritte des Einzelunternehmers durchlaufen. Das sind:

  • Gewerbeanmeldung
  • Anmeldung Finanzamt
  • Anmeldung IHK oder HWK
  • Anmeldung Arbeitsagentur (falls Angestellte beschäftigt werden sollen)

Mehr über diese einzelnen Gründungsformalitäten im Artikel über das Einzelunternehmen.

Einen Gesellschaftsvertrag oder eine Satzung benötigt der eingetragene Kaufmann nicht. Ebenso wenig benötigt er ein bestimmtes Mindest-Stammkapital.

Buchführungspflichten des eingetragenen Kaufmanns

Da der eingetragene Kaufmann dem Handelsrecht unterliegt, ist er zur ordnungsgemäßen Buchhaltung und Bilanzierung verpflichtet. D.h., er muss eine doppelte Buchführung anfertigen und seine Bücher mindestens 10 Jahre aufbewahren. Ferner muss er regelmäßig eine Inventur machen. Hingegen kann der Kleingewerbetreibende seine Gewinne nach der einfachen EÜR-Methode ermitteln, es sei denn er überschreitet an den Abschlussstichtagen von zwei aufeinanderfolgenden Jahren jeweils die Grenzwerte von 600.000 Euro Jahresumsatz bzw. 60.000 Euro Gewinn (diese Grenzen gelten für Geschäftsjahre ab 1.1.2016).

Achtung: Falls Sie der Sache nach eingetragener Kaufmann sein müssten (zu den Kriterien weiter unten), jedoch Ihr Unternehmen nicht eingetragen haben – bzw. die Eintragung „vergessen“ haben - und Ihren Buchführungs- und Aufbewahrungspflichten nicht im Sinne des HGB nachkommen, können Sie ein strafrechtliches Problem bekommen. Spätestens im Insolvenzfall müssen Sie korrekt geführte Handelsbücher vorlegen können, sonst können Sie wegen einer Verletzung der Buchführungspflicht mit Freiheitsstrafe oder Geldstrafe belangt werden.

Kaufmännisches Bestätigungsschreiben

Für Kaufleute gilt die Regel des kaufmännischen Bestätigungsschreibens. Dieses bedeutet: Falls der Kaufmann ein Schreiben mit einem falschen Sachverhalt erhält, muss er diesem falschen Sachverhalt zeitnah widersprechen. Unterlässt er den Widerspruch, kommt dies der Bestätigung des falschen Sachverhalts gleich. Wenn also z.B. ein Kunde gegenüber dem Kaufmann behauptet, die vom Kaufmann gelieferte Ware sei fehlerhaft, so würde der Kaufmann den Mangel letztlich anerkennen, falls er dieser Aussage nicht nachweislich und zeitnah widerspricht. Auch falsche Verhandlungsprotokolle müssen vom eingetragenen Kaufmann sofort richtiggestellt werden, ansonsten akzeptiert er die hier getroffenen Aussagen.

Gewährleistung unter Kaufleuten

Ähnlich verhält es sich mit der sog. Rügepflicht. Der Kaufmann muss eine neu gekaufte Sache sofort auf ihren einwandfreien Zustand hin untersuchen und bei Mängeln umgehend reklamieren. Ansonsten verliert er u.U. sein Recht auf Gewährleistung. 

Rechte des eingetragenen Kaufmann

Gegenüber den Kleingewerbetreibenden haben eingetragene Kaufleute einige Extra-Rechte, die sich aus dem HGB für sie ergeben. So können sie – ebenso wie juristische Personen – den Gerichtsstand in ihren AGB frei vereinbaren. Bei Nicht-Kaufleuten orientiert sich der Gerichtsstand hingegen an den gesetzlichen Vorgaben, dies ist regelmäßig der Ort des Beklagten. Der Kaufmann jedoch kann mit seinen Lieferanten vereinbaren, dass der Gerichtsstand z.B. am Sitz seines Unternehmens ist. Das kann sich für ihn im Streitfall vorteilhaft auswirken.

Weitere Rechte des Kaufmanns im Gegensatz zum Nicht-Kaufmann:

  • er kann Bürgschaften ohne Schriftform erteilen,
  • er kann bei säumigen Zahlern Zinsen vom Tag der Fälligkeit an verlangen,
  • er kann bei säumigen Zahlern von einem Zurückbehaltungsrecht Gebrauch machen.

Firmierung des eingetragenen Kaufmanns

Durch die Eintragung ins Handelsregister ergibt sich aber vor allem das Recht, eine Firma zu führen. Neben der höheren Flexibilität in der Namenswahl kann der eingetragene Kaufmann sein Unternehmen inklusive des Firmennamens verkaufen, übertragen oder vererben, ohne dass der neue Inhaber diesen Namen ändern muss.

Was die Art der Firma betrifft, hat der eingetragene Kaufmann die volle Auswahl. Er kann also einen Branchen-, Sach-, Fantasie-, Misch- oder Personennamen angeben, sofern er damit nicht die Rechte Dritter verletzt. Mehr zum Thema Firmierung lesen Sie im Artikel über den Firmennamen. Hingegen muss der Kleingewerbetreibende, der nicht im Handelsregister aufgeführt ist, sein Unternehmen mit dem eigenen Vor- und Nachnamen bezeichnen, mehr dazu » hier.

In jedem Fall muss der eingetragene Kaufmann als Zusatz die Kürzel e.K. oder e.Kfm. bzw. e.Kfr. verwenden.

Haftung des eingetragenen Kaufmanns

In Haftungsfragen ist der eingetragene Kaufmann nicht besser gestellt als der Kleingewerbetreibende. Er haftet wie dieser voll mit seinem betrieblichen und privaten Vermögen. Mehr dazu im Artikel über das Einzelunternehmen.

Schmerzvoll erleben musste dies der Drogerie-Unternehmer Anton Schlecker, der die Rechtsform e.K. gewählt hatte – wohl auch um die umfangreichen Kontrollpflichten einer Aktiengesellschaft zu vermeiden. Nach der Pleite seiner Drogeriekette musste Anton Schlecker mit seinem gesamten Privatvermögen haften.

Wer Zweifel hat, ob das zu gründende Gewerbeunternehmen erhebliche Risiken mit sich bringt, sollte sich über die Gründung einer Kapitalgesellschaft informieren, etwa einer UG haftungsbeschränkt oder GmbH.


Haftpflicht-Quick-Check für den eingetragenen Kaufmann e.K.


Die Steuerpflichten des eingetragenen Kaufmanns

Beim eingetragenen Kaufmann fallen Gewerbesteuer, Einkommensteuer, ggfls. Lohnsteuer und Umsatzsteuer an. Es gelten die gleichen Pflichten wie für alle Einzelunternehmen

Bei der Gewerbesteuer gilt ein Freibetrag bis 24.500 Euro. Bei einem kleineren Gewerbeertrag fällt beim e.K. demnach keine Gewerbesteuer an. Der evtl. darüber hinausgehende Gewerbeertrag wird mit der Steuermesszahl von 3,5% sowie dem Hebesatz der jeweiligen Gemeinde versteuert. Die entrichtete Gewerbesteuer wird wiederum mit der Einkommensteuer des Kaufmanns verrechnet (Faktor 3,8 des Gewerbesteuermessbetrags), so dass sich aus der Gewerbesteuer i.d.R. erst ab einem Hebesatz der Gemeinde von 400 % oder mehr eine Mehrbelastung ergibt. 

Vor- und Nachteile des eingetragenen Kaufmanns

Die wesentlichen Vorteile gegenüber dem Kleingewerbe:

  • Der e.K. kann eine Firma führen
  • Er kann sein Unternehmen unter der Firma verkaufen oder vererben
  • Er kann den Gerichtsstand frei vereinbaren
  • Er genießt eine höhere Reputation im Geschäftsverkehr
  • Er kann einem Mitarbeiter Prokura erteilen

Die wesentlichen Nachteile gegenüber dem Kleingewerbe:

  • Die Gründungskosten steigen
  • Die Verpflichtung zur doppelten Buchhaltung, Bilanzierung sowie regelmäßigen Inventur erfordern einen höheren Aufwand im laufenden Betrieb
  • Pflichten wie die des kaufmännischen Bestätigungsschreibens oder die Rügepflicht erfordern ein höheres kaufmännisches Verständnis.

Einzelunternehmen Vor- und Nachteile


Gemeinsam starten

Eingetragene Genossenschaft (e.G.) - Gründerbericht

Vieles spricht dafür, als Genossenschaft (eG) zu gründen, besonders seit diese Unternehmensform weiter aufgewertet wurde. Was Sie über diese bisweilen unterschätzte Rechtsform wissen sollten.

Andreas Bosk hat ganz schön geschwitzt in den Messehallen. „Es war mehr als 30 Grad heiß“, erklärt er. Vielleicht standen dem 30-Jährigen aber auch deshalb ein paar Schweißperlen auf der Stirn, weil es die erste Messe in großem Stil war, die er selbst organisiert hat. 200.000 Euro und monatelange Arbeit haben Bosk und seine Mitstreiter in das Projekt Entscheider-Messe gesteckt. Da lastet ein gewisser Erfolgsdruck auf den Schultern. Umso erleichterter ist der Unternehmer nach dem Wochenende des 8. und 9. Juni. Die Messe war ein voller Erfolg, Bosk ist „mehr als zufrieden“. Wie erwartetet haben 3000 Besucher den Weg in die Göttinger Messehalle gefunden.

Die Entscheider-Messe in Göttingen ist eine Fachmesse für Unternehmer und leitende Angestellte aus Wirtschaft, Wissenschaft und Verwaltung. Ziel der Veranstaltung ist einmal, dass die Teilnehmer Kontakte zu potenziellen Geschäftspartnern knüpfen, um ihre Netzwerke auszubauen und Aufträge zu akquirieren. Erklärtes Ziel ist aber auch, dass die Wirtschaftsleistung in der Region bleibt und so Arbeitsplätze erhalten bzw. geschaffen werden können. „Wirtschaftsförderung – aus der Region und für die Region“ nennt Bosk das Konzept. Entscheider-Messe – das ist nicht nur der Titel der in diesem Jahr erstmals durchgeführten Veranstaltung. Das Unternehmen – speziell für den Zweck gegründet, dieses Projekt zu stemmen – hat sich den gleichen Namen gegeben. Korrekt lautet der Name „Entscheider-Messe eG“ – und der Zusatz eG verrät, dass es sich dabei um eine Genossenschaft handelt. Fünf Unternehmer, neben Bosk sind das Marco Böhme, Florian Grewe, Sebastian Mauritz und Horst Wolf, haben für ihre Firma damit eine Rechtsform gewählt, die viele Gründer gar nicht erst in Betracht ziehen, geschweige denn umsetzen. „Die Genossenschaft führt ein Schattendasein – leider“, sagt Katja von der Bey, Geschäftsführerin und Vorstand  der WeiberWirtschaft eG in Berlin und Mitautorin der Broschüre Potenziale der Genossenschaften für Gründerinnen.

UG Vor- und Nachteile

Die Vor- und Nachteile der UG (haftungsbeschränkt)


Vergleich Limited Ltd. und UG haftungsbeschränkt

Vergleich: Limited und UG haftungsbeschränkt

Im direkten Vergleich der Limited zur UG (haftungsbeschränkt) sind vor allem folgende Punkte zu beachten:

  • Das Stammkapital der Ltd. beträgt ab 1 Pfund (UG haftungsbeschränkt ab 1 Euro). 
  • Bei der Ltd. dürfen Sacheinlagen als Stammkapital eingebracht werden, das ist bei der UG (haftungsbeschränkt) nicht erlaubt. 
  • Die reinen Gründungskosten der Ltd. sind niedriger als bei der UG haftungsbeschränkt, da kein Notar benötigt wird (ca. 85 Pfund gegenüber ab ca. 300 € für die UG haftungsbeschränkt). 
  • Die Eintragung ins britische Register kann innerhalb von 24 Stunden erfolgen, während die Eintragung einer UG (haftungsbeschränkt) in etwa 8 bis 10 Tage dauert. 
  • Der laufende Kommunikationsaufwand ist wesentlich höher als bei der UG haftungsbeschränkt, da die Ltd. ihren Firmensitz in England hat. Die Zustellung von Behördenpost an diese Adresse muss möglich sein. Für diese Abwicklung verlangen spezialisierte Dienstleister/Agenturen eine jährliche Gebühr, die einige Hundert Euro ausmachen kann. Die UG haftungsbeschränkt verursacht hingegen keine derartigen laufenden Kosten. 
  • Aktuelle Buchführungsunterlagen müssen am Sitz der Gesellschaft, also in England, aufbewahrt werden. Hier, am Registered Office, müssen diese Unterlagen jederzeit auch von Dritten einzusehen sein. Auch dies verursacht Kosten bei einer Gründungsagentur.
  • Eine Pflicht auf Ansparung wie bei der UG (haftungsbeschränkt) existiert nicht bei der Ltd. Bei der UG (haftungsbeschränkt) besteht hingegen die Verpflichtung, Rücklagen bis 25.000 Euro zu bilden. 
  • Der Name der Gesellschaft kann frei gewählt werden, der Zusatz Ltd. bzw. Limited ist allerdings zwingend (bei der UG muss der Zusatz „haftungsbeschränkt“ im Namen enthalten sein). 
  • Die Haftungsbeschränkung ist wie bei der UG (haftungsbeschränkt) voll gegeben. 
  • Die Gerichtsgebühren für die Handelsregisteranmeldung in D fallen bei der Ltd. ebenso an wie bei der UG (haftungsbeschränkt). 
  • Die IHK- bzw. HWK-Mitgliedsbeiträge sind von der Ltd. mit Niederlassung in D ebenso zu entrichten wie von der UG (haftungsbeschränkt). 
  • Die Ltd. mit Niederlassung in D muss ebenso Steuern ans deutsche Finanzamt bezahlen wie die GmbH bzw. UG (haftungsbeschränkt), d.h. Körperschaftssteuer und Gewerbesteuer fallen ebenso an wie bei der UG (haftungsbeschränkt). Ebenso die Umsatzsteuer.
  • Der Jahresabschluss (Annual Account) muss spätestens 22 Monate nach Gründung erstmals erstellt werden, anschließend jährlich. Dies gilt auch für den Annual Return, die Übersicht über die Geschäftsanteile. Es gelten englische Standards für die Erstellung der Jahresbilanz. Bei Nichtabgabe der Bilanz bzw. Verstößen gegen die Veröffentlichungspflichten drohen empfindliche Strafen, im Maximalfall sogar die Löschung der Gesellschaft. 
  • Sowohl die Ltd. als auch die UG (haftungsbeschränkt) können als Ein-Personen-Gesellschaften gegründet werden. Notwendige Organe sind Director und Shareholder bzw. Geschäftsführer und Gesellschafter. Die Besetzung der Position des Company Secretary (eine Art Schriftführer und Bindeglied zwischen Unternehmen und Registergericht) ist bei der Private Ltd. nicht mehr zwingend vorgeschrieben. 
  • Was die Reputation der Limited und der UG haftungsbeschränkt betrifft, sollten Sie davon ausgehen, dass Banken und Lieferanten natürlich wissen, dass beide Kapitalgesellschaften mit geringem Stammkapital ausgestattet sind. Insofern muss man in beiden Fällen mit entsprechender Skepsis rechnen. Allerdings löst die Ltd. als ausländische Rechtsform vor allem im regionalen Geschäftsverkehr u.U. noch mehr Zweifel aus. Das hängt aber stark von der Branche und den damit gewählten Märkten ab.