Der oder die Gründer treffen die Entscheidung zur Gründung der Gesellschaft. Zu klären sind in dieser Phase:

• Der Unternehmensgegenstand, vor allem unter dem Aspekt der angestrebten Gemeinnützigkeit.
• Der Name und Sitz der Gesellschaft.
• Die Höhe des Stammkapitals.
• Die Erbringung des Stammkapitals (Bar- oder Sachgründung).
• Die Zahl und Zusammensetzung der Gesellschafter.
• Soll es einen oder mehrere Geschäftsführer geben, wer wird diese Aufgabe übernehmen? 

Ganz wichtig ist in dieser Phase die intensive Auseinandersetzung mit dem Gemeinnützigkeitsrecht und dem Unternehmensgegenstand. Hauptziel dieses Schritts ist, den Entwurf einer Satzung zu erstellen. Um den begehrten Status der Gemeinnützigkeit zu erhalten, muss aus dem Unternehmensgegenstand eindeutig und konkret die Förderung gemeinnütziger, mildtätiger oder kirchlicher Zwecke hervorgehen. 

Die entsprechenden Regelungen zum Gemeinnützigkeitsrecht sind in der Abgabenverordnung §§ 51 - 68 nachzulesen. Hier ist auch eine Mustersatzung hinterlegt (§ 60 AO, Anlage 1), in der die speziellen Bestimmungen zur Gemeinnützigkeit dargelegt sind. Diese Satzung ist an den konkreten Geschäftszweck anzupassen, wobei die wesentlichen Merkmale der Mustersatzung möglichst unverändert übernommen werden sollten.

Die Finanzbehörden prüfen streng, ob die entsprechenden Voraussetzungen für eine Gemeinnützigkeit gegeben sind. Wenn nachträglich die Gemeinnützigkeit entzogen wird, weil z.B. der Unternehmensgegenstand in der ursprünglichen Form nicht realisierbar ist und geändert werden musste, führt dies u.U. zu einem Verlust der zuvor eingeräumten Steuervorteile. In diesem Fall muss die Gesellschaft nachträglich die in den Veranlagungszeiträumen zunächst gesparten Steuern entrichten, was oft zur Insolvenz der gGmbH führt, da i.d.R. keine entsprechenden Rücklagen vorhanden sind.

Weil bei der Erstellung einer Satzung für eine gemeinnützige Kapitalgesellschaft auch viele andere rechtliche Detailfragen zu klären sind, vor allem was die Mitarbeit und Vergütung von Gesellschaftern betrifft, empfiehlt es sich, einen spezialisierten Rechtsanwalt in dieser Phase zur Satzungserstellung einzuschalten. Die Gründungskosten einer gGmbH liegen aus diesem Grund auch über denen einer klassischen GmbH.

Die Gründer sollten in dieser Phase zudem klären, ob der geplante Unternehmensname verfügbar ist. Hierzu sollte eine Online-Recherche im zentralen Unternehmensregister erfolgen. Auch eine Suche in Suchmaschinen macht Sinn, ebenso wie in Branchen-Adressbüchern. Wenn hier keine gleichlautenden Unternehmen mit ähnlichem Geschäftsgegenstand gefunden werden, sollten die Gründer ihren Wunschnamen bei der zuständigen IHK oder Handwerkskammer prüfen lassen. Dieser Service ist in der Regel kostenfrei. Das Risiko, die Firma nachträglich ändern zu müssen, kann allerdings nur minimiert werden, und trotz intensiver Recherche nie ganz ausgeschlossen werden.

Rechtlich entsteht in dieser Phase eine GbR-Gesellschaft, in der für die Gesellschafter das volle Haftungsrisiko besteht.

Aufwand: unterschiedlich.

Der Entwurf der Satzung wird jetzt zur Prüfung an das Finanzamt geschickt. Die Behörde wird um eine verbindliche Stellungnahme zur Frage der Anerkennung der Gemeinnützigkeit gebeten.

Aufwand: 1 Stunde.

Die Gründer prüfen, ob berufsspezifische Erlaubnisse oder Genehmigungen zur Anmeldung und zum Betrieb ihrer gGmbH erforderlich sind. Die Genehmigungen werden ggfls. eingeholt.

Aufwand: unterschiedlich je nach Genehmigung.

Sobald das Finanzamt grünes Licht zur Gemeinnützigkeit gegeben hat und alle evtl. Genehmigungen oder Erlaubnisse vorliegen, muss ein Termin zur Beurkundung der Satzung bei einem Notar vereinbart werden. Dieser verliest und erläutert die Satzung. Anschließend beurkundet er die Satzung, und es entsteht eine Vor-gGmbH oder auch gGmbH in Gründung. Die Gesellschafter haften auch in dieser Phase weiterhin persönlich mit ihrem Privatvermögen.

Mitnehmen: Der oder die Gründer müssen beim Notartermin einen amtlichen Ausweis mitführen. Falls ein anderes Unternehmen Gesellschafter werden soll, muss hierzu ein Handelsregisterauszug oder eine Gewerbeanmeldung vorgelegt werden.

Aufwand: der Notarbesuch benötigt in der Regel max. 3 Stunden.

Zur Bestellung des oder der Geschäftsführer ist ein Gesellschafterbeschluss erforderlich. Dies kann beim Notarbesuch in Schritt 4 erledigt werden. Bei mehr als einem Geschäftsführer sollte geregelt werden, ob diese Einzel- oder Gesamtvertretungsbefugnis besitzen. Falls nur ein Geschäftsführer bestellt wird, sollte eine Befreiung von den Beschränkungen des § 181 BGB enthalten sein, also vom Verbot sog. In-Sich-Geschäfte. Der Geschäftsführer darf dann also Verträge doppelt unterschreiben: Als Geschäftsführer der gGmbH und als deren Angestellter. Der Geschäftsführer-Anstellungsvertrag kann von einem Anwalt entworfen werden oder auch kostengünstig per Mustervertrag erledigt werden.

Aufwand: ist in Schritt 4 enthalten.

Zur Eröffnung eines Geschäftskontos sollte frühzeitig ein Termin mit einer Bank vereinbart werden. An diesem Datum kommen alle Zeichnungsberechtigten der gemeinnützigen Gesellschaft in Gründung in der Bank zusammen und bringen den vom Notar beglaubigten Gesellschaftervertrag mit. Das Bankkonto für die gGmbH in Gründung kann nun eröffnet werden. Die Gesellschafter zahlen die vereinbarten Anteile des Stammkapitals auf dieses Konto ein, worauf ihnen die Bank eine Einzahlungsbestätigung aushändigt.

Aufwand: ca. 2 Stunden, Wartezeit Geschäftskonto: je nach Institut sofort.

Den Einzahlungsnachweis der Anteile auf das Firmenkonto legen die Gesellschafter dem Notar vor. Dieser bestätigt gegenüber dem Amtsgericht die erfolgte Einzahlung der Stammeinlage und meldet das neu gegründete Unternehmen beim zuständigen Amtsgericht zur Eintragung in das Handelsregister an. Dazu erzeugt er eine sog. XML-Datei (Extensible Markup Language), die er an das Gericht sendet.

Wichtig: Von diesem Zeitpunkt an sollte ein Firmen-Briefkasten mit dem Namen der gGmbH in Gründung zur Verfügung stehen. Denn in Kürze wird Post vom Notar, Bank und Amtsgericht kommen, z.B. der Gebührenbescheid über die Handelsregistereintragung. Diese Post muss zustellbar sein, ansonsten verliert man unnötig Zeit, denn das Gericht trägt die neue Firma erst ein, wenn sämtliche Gebühren bezahlt sind.

Aufwand: Nur Benachrichtigung des Notars

Auch eine gemeinnützige GmbH benötigt eine Gewerbeanmeldung beim Gewerbeamt bei der jeweiligen Stadt oder Gemeinde. Das dafür vorgesehene Formular ist auf den Internetseiten der Behörde (Stadt- oder Gemeindeverwaltung) erhältlich. Leider ist eine online-Anmeldung nur in Ausnahmefällen möglich. Die meisten Gemeinden verlangen weiterhin die persönliche Anmeldung durch den Geschäftsführer oder eine bevollmächtige Person, manche gestatten den Postweg. Bei persönlicher Abgabe erhält man in der Regel sofort die Bestätigung des Amtes. Bei postalischer Anmeldung dauert die Bestätigung einige Tage. Zur Gewerbeanmeldung der neuen gGmbH muss man den Gesellschaftsvertrag der gGmbH in Gründung sowie ggfls. die entsprechende Genehmigung zur Ausübung des Gewerbes, siehe Schritt 1, mitbringen. 

Übrigens informiert das Gewerbeamt die zuständige IHK oder Handwerkskammer, das Statistische Landesamt, die Arbeitsagentur sowie die Berufsgenossenschaft. D.h., bei diesen Stellen müssen die Gründer keine separate Anmeldung vornehmen.

Aufwand: ca. 2 Stunden, Wartezeit Gewerbeanmeldung: je nach Verfahren sofort oder wenige Tage.

Nach § 137 Abgabenordnung (AO) muss die steuerliche Anmeldung innerhalb eines Monats nach dem meldepflichtigen Ereignis, d.h. nach der Beurkundung des Gesellschaftervertrags, erfolgen. Dies geschieht mit dem sog. steuerlichen Erfassungsbogen. Hier müssen u.a. Angaben zur Kapitalgesellschaft, zum Geschäftsführer, zur Bankverbindung und ggfls. zur steuerlichen Beratung gemacht werden. Nach etwa sieben Arbeitstagen sendet das Finanzamt die zugeteilte Steuernummer. Nun kann die gGmbH in Gründung ihren ersten Kunden Rechnungen stellen und Umsatzsteuervoranmeldungen durchführen.

Aufwand: ca. 2 Stunden, Wartezeit Steuernummer: ca. sieben Arbeitstage.

Voraussetzung für eine zügige Bearbeitung der Handelsregistereintragung beim Amtsgericht ist die fristgerechte Zahlung der Gebühren an die Gerichtskasse. Außerdem dürfen gegen die Firmierung keine Einwände vorliegen. Wenn alles „glatt läuft“, kann die Eintragung der gGmbH innerhalb einer Arbeitswoche erfolgen. Nun ist die gGmbH voll rechtsfähig gegründet, und die Gesellschafter haften nicht mehr mit ihrem Privatvermögen - außer sie haben gegenüber Kreditgebern private Bürgschaften übernommen.

Die vom Amtsgericht vergebene Handelsregisternummer, das Registergericht, der Sitz der Gesellschaft, alle Namen der Geschäftsführer inkl. Titel und Vornamen sowie die Firmierung mit Rechtsformzusatz (gemeinnützige GmbH) müssen jetzt in sämtliche Geschäftspapiere eingedruckt werden. Diese Pflichtabgaben werden üblicherweise in der Fußzeile des Geschäftsbriefes angegeben. Ebenso müssen diese Angaben sowie die Umsatzsteuer-ID-Nr. im Impressum einer Firmen-Homepage der neuen GmbH enthalten sein.

Aufwand: unterschiedlich, Wartezeit HR-Anmeldung: ca. eine Arbeitswoche