Falls eine Standardsatzung ausreicht, kann diese in der Regel vom Notar entsprechend angepasst werden. Es fallen dann keine weiteren Rechtsberatungskosten für die Erstellung der Satzung an. Ansonsten empfiehlt sich die Einschaltung eines spezialisierten Rechtsanwalts zur Erstellung einer individuellen Satzung.

In jedem Fall muss für diesen Schritt ein Termin zur Gründungssitzung bei einem Notar in der Nähe vereinbart werden. 

Bei diesem Termin verliest und erläutert der Notar die vorbereitete Satzung, in der u.a. folgende Angaben enthalten sind:

• Sitz und Firma der Aktiengesellschaft
• Name und Anschrift der gründenden Aktionäre
• Unternehmensgegenstand
• Höhe des Grundkapitals und Art sowie Nennbetrag oder Stückzahl der Aktien und deren Form
• Regelungen zum Vorstand (Größe, Vorsitz, Einzelvertretungsbefugnis)
• Regelungen hinsichtlich des Aufsichtsrates (Größe, Wahl, Einberufung, Vergütung)
• Regelungen zur Hauptversammlung inkl. Stimmrecht
• Regelungen zum Geschäftsjahr
• Regelungen zu den notwendigen Bekanntmachungen
• Regelungen zur Übernahme der Gründungskosten

Aufwand: der Notarbesuch benötigt in der Regel max. 3,5 Stunden.

Direkt anschließend findet beim Notar die erste Aufsichtsratssitzung statt. Hierbei werden der Vorsitzende des Aufsichtsrates und sein Stellvertreter gewählt. Nun bestimmt der neue Aufsichtsrat den Vorstand der Aktiengesellschaft. Die Beschlüsse werden vom Notar beurkundet. Außerdem bereitet der Notar einen Gründungsbericht sowie einen Gründungsprüfungsbericht vor. Beide Berichte werden nach Einzahlung des Grundkapitals für die Anmeldung beim Handelsregister benötigt. 

Achtung: Bei Sachgründungen oder falls der oder die Gründer zugleich Mitglied des Vorstandes bzw. Aufsichtsrates sind, muss die Erstellung der Prüfberichte durch einen gerichtlich bestellten Prüfer erfolgen, meist ein Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer. Diese Regelung wirkt sich normalerweise für die Kleine AG oder auch Ein-Personen-AG aus.

Sonderfall Gründung der Ein-Personen-AG: Auch hier müssen mindestens vier Personen an der Gründungssitzung teilnehmen, da im Aufsichtsrat mindestens drei natürliche Personen erforderlich sind. In der Regel wird der Gründer vom Aufsichtsrat als alleiniger Vorstand eingesetzt. Die drei Aufsichtsratsmitglieder sind meist Vertrauenspersonen des Gründers, etwa langjährige Geschäftspartner.

Mitnehmen: Der oder die Gründer müssen beim Notartermin einen amtlichen Ausweis mitführen.

Aufwand: Aufwand ist in Schritt 3 enthalten.

Beim zuständigen Gewerbeamt am Sitz der AG muss nun noch das Gewerbe mittels eines speziellen Formulars angemeldet werden. Das Formular zur Gewerbeanmeldung ist i.d.R. auf den Internetseiten der Stadt- oder Gemeindeverwaltungen erhältlich. Die meisten Gemeinden verlangen aber zur Anmeldung weiterhin den persönlichen Besuch des Vorstands oder einer bevollmächtigen Person, eine online-Anmeldung ist leider nur in Ausnahmefällen möglich. Manche Gemeinden ermöglichen immerhin den Versand der Unterlagen per Post. Wer das Gewerbeanmeldungs-Formular persönlich abgibt, erhält meist sofort die Bestätigung des Amtes. Wer den Postweg wählt, muss ein paar Tage Geduld mitbringen. Vorlegen muss man bei der Gewerbeanmeldung eine Kopie der Satzung der Aktiengesellschaft in Gründung sowie ggfls. die Erlaubnis zur Ausübung des Gewerbes, siehe Schritt 1.

Das Gewerbeamt informiert selbstständig die zuständige IHK oder Handwerkskammer, das Statistische Landesamt, die Arbeitsagentur sowie die Berufsgenossenschaft. Bei diesen Einrichtungen entfällt also eine separate Anmeldung durch die Gründer.

Aufwand: ca. 2 Stunden, Wartezeit Gewerbeanmeldung: je nach Verfahren sofort oder wenige Tage.

Wenn die amtlichen Gebühren für die Handelsregistereintragung pünktlich an die Gerichtskasse bezahlt worden sind und gegen die Firmierung keine Einwände vorliegen, kann die Eintragung der neuen AG innerhalb einer Arbeitswoche erfolgen. Die Aktiengesellschaft ist jetzt vollwertig gegründet, die Aktionäre haften nicht mehr mit ihrem Privatvermögen. 

Die vom Amtsgericht vergebene Handelsregisternummer, das Registergericht, der Sitz der Gesellschaft, alle Mitglieder des Vorstands, der Vorsitzende des Vorstands sowie des Aufsichtsrates inkl. Titel und Vornamen sowie die Firmierung mit Rechtsformzusatz (AG) müssen jetzt in sämtliche Geschäftspapiere eingedruckt werden. Diese Pflichtabgaben werden üblicherweise in der Fußzeile des Geschäftsbriefes angegeben. Ebenso müssen diese Angaben im Impressum einer Firmen-Homepage der neuen Aktiengesellschaft enthalten sein.

Aufwand: unterschiedlich, Wartezeit HR-Anmeldung: ca. eine Arbeitswoche