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GmbH-Gründung: Schritt für Schritt
Laut einer Studie des IfM, Bonn, dauert die Gründung einer GmbH oder UG haftungsbeschränkt mit Mustersatzung weniger als 8 Tage. Der administrative Aufwand ist also gar nicht so schlimm. Hier die einzelnen Schritte zur Gründung einer GmbH und ihr jeweiliger Aufwand.
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Im Einzelnen fallen bei der Gründung einer GmbH folgende Schritte an:
1. Schritt zur GmbH-Gründung: Entscheidung und Firmenname
Der oder die Gründer treffen die Entscheidung zur Gründung der Gesellschaft. Zu klären sind in dieser Phase:
- Der Name und Sitz der Gesellschaft
- Der Unternehmensgegenstand
- Die Höhe des Stammkapitals
- Die Erbringung des Stammkapitals (Bar- oder Sachgründung)
- Die Zahl und Zusammensetzung der Gesellschafter
- Die Zahl und Zusammensetzung des oder der Geschäftsführer
Um die Firmierung abzuklären sollte bereits eine erste eigene Recherche im zentralen Unternehmensregister erfolgen. Auch eine zusätzliche Google-Suche macht Sinn, ebenso wie die Recherche in Branchen-Adressbüchern. Wenn hier keine gleichlautenden Unternehmen mit ähnlichem Geschäftsgegenstand gefunden werden, sollten die Gründer ihren Wunschnamen bei der zuständigen IHK oder Handwerkskammer prüfen lassen. Dieser Service ist in der Regel kostenfrei. Das Risiko, die Firma nachträglich ändern zu müssen, kann allerdings nur minimiert werden, und trotz intensiver Recherche nie ganz ausgeschlossen werden. Rechtlich entsteht in dieser Phase eine GbR-Gesellschaft, in der für die Gesellschafter das volle Haftungsrisiko besteht.
Aufwand: unterschiedlich.
2. Schritt zur GmbH-Gründung (optional): Genehmigungen
Die Gesellschafter prüfen, ob Genehmigungen zur Anmeldung ihrer GmbH erforderlich sind. Hierzu recherchieren sie je nach Branche bei der Handwerkskammer, in der Gewerbeordnung, beim Bau- oder Gesundheitsamt, ob sie eine besondere Genehmigung für die Ausübung ihres Gewerbes benötigen. Die Genehmigungen werden ggfls. eingeholt.
Aufwand: unterschiedlich je nach Genehmigung.
3. Schritt zur GmbH-Gründung: Gesellschaftsvertrag
Falls ein individueller Gesellschaftsvertrag erforderlich ist, muss dieser zunächst z.B. von einem Anwalt gestaltet werden. Wird hingegen ein Musterprotokoll verwendet, kann direkt ein Notartermin vereinbart werden. In jedem Fall ist für diesen Schritt ein persönlicher Besuch aller Gesellschafter und Geschäftsführer bei einem Notar erforderlich.
Im Fall der Gründung mit Musterprotokoll ist nur die notarielle Beglaubigung des (unveränderlichen) Vertrages erforderlich. Eingetragen werden in diesen Mustervertrag Vor- und Nachname des oder der Gesellschafter, der Sitz der Gesellschaft, der Geschäftsgegenstand, die Höhe des Stammkapitals, und die Daten des Geschäftsführers.
Bei Mehr-Personen-Gesellschaften, die ohne Musterprotokoll gegründet werden, erstellt der Notar außerdem eine Liste aller Gesellschafter und ihrer Anteile.
Nach der Beurkundung entsteht eine Vor-GmbH oder auch GmbH in Gründung. Die Gesellschafter haften auch in dieser Phase weiterhin persönlich mit ihrem Privatvermögen.
Wichtig: Der Geschäftsgegenstand muss möglichst konkret bezeichnet werden. Eine Angabe wie „Handel mit Waren aller Art“ ist nicht zulässig.
Mitnehmen: Der oder die Gründer müssen beim Notartermin einen amtlichen Ausweis mitführen. Falls ein anderes Unternehmen Gesellschafter werden soll, muss hierzu ein Handelsregisterauszug oder eine Gewerbeanmeldung vorgelegt werden.
Aufwand: der Notarbesuch benötigt in der Regel max. 3 Stunden.
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4. Schritt zur GmbH-Gründung: Bestellung des Geschäftsführers
Notwendig ist ein Gesellschafterbeschluss zur Bestellung des oder der Geschäftsführer. Dieser Beschluss kann gleich beim Notarbesuch in Schritt 3 erledigt werden. Bei mehr als einem Geschäftsführer (nur mit individueller Satzung möglich) sollte die Frage der Einzel- oder Gesamtvertretungsbefugnis geregelt werden. Falls nur ein Geschäftsführer bestellt wird, sollte der Beschluss eine Befreiung von den Beschränkungen des § 181 BGB enthalten, also vom Verbot sog. In-Sich-Geschäfte. Der Geschäftsführer darf dann also Verträge doppelt unterschreiben: Einmal als Geschäftsführer der GmbH und einmal als Angestellter. Die Erstellung eines Geschäftsführer-Anstellungsvertrages kann vorab von einem Anwalt vorgenommen werden oder auch per Mustervertrag erledigt werden.
Aufwand: Ist in Schritt 3 enthalten.
5. Schritt zur GmbH-Gründung: Geschäftskonto eröffnen
Um ein Geschäftskonto zu eröffnen, sollte man mit der Bank seines Vertrauens einen Termin zur Kontoeröffnung vereinbaren. Alle Zeichnungsberechtigten kommen am Termin in der Bank zusammen.
Wichtig: den vom Notar beglaubigten Gesellschaftervertrag mitbringen! Hier eröffnet man ein Konto für die GmbH in Gründung. Alle Unterschriftsberechtigen hinterlegen ihre Unterschriften. Die Gesellschafter zahlen das vereinbarte Stammkapital auf dieses Konto ein.
Aufwand: ca. 2 Stunden, Wartezeit Geschäftskonto: je nach Institut sofort.
6. Schritt zur GmbH-Gründung: Handelsregisteranmeldung
Den Nachweis der Einzahlung der Anteile auf das Firmenkonto legen die Gesellschafter wiederum dem Notar vor, dieser bestätigt gegenüber dem Amtsgericht die erfolgte Zahlung der Stammeinlage und meldet das neu gegründete Unternehmen auf elektronischem Wege beim zuständigen Amtsgericht zur Eintragung in das Handelsregister an. Dazu erzeugt er eine sog. XML-Datei (Extensible Markup Language).
Wichtig: Spätestens jetzt sollte man den Firmen-Briefkasten mit dem Namen der Firma in Gründung beschriften. Denn in den nächsten Tagen wird Post vom Notar, Amtsgericht und der Bank kommen, u.a. der Gebührenbescheid des Gerichts. Wenn diese Post „unzustellbar“ zurückgeht, verliert man wertvolle Zeit.
Aufwand: Nur Benachrichtigung des Notars
7. Schritt zur GmbH-Gründung: Gewerbeanmeldung
Beim Gewerbeamt der jeweiligen Stadt oder Gemeinde, also am Sitz der GmbH, muss nun noch mittels eines dafür vorgesehenen Formulars das Gewerbe angemeldet werden. Das Formular ist auf den Internetseiten der Behörde (Stadt- oder Gemeindeverwaltung) erhältlich. Eine online-Anmeldung ist allerdings nur in Ausnahmefällen möglich, die meisten Gemeinden verlangen weiterhin den persönlichen Besuch des Geschäftsführers oder einer bevollmächtigen Person. Manche Städte oder Gemeinden erlauben immerhin den Versand der Unterlagen an die Behörde per Post. Wer das Formular persönlich abgibt, erhält in der Regel sofort die Bestätigung des Amtes. Bei postalischer Anmeldung erfolgt die Bestätigung innerhalb weniger Tage. Vorlegen muss man bei der Gewerbeanmeldung einer neuen GmbH den Gesellschaftsvertrag der GmbH in Gründung sowie ggfls. die entsprechende Erlaubnis zur Ausübung des Gewerbes, siehe Schritt 1. Manche Gewerbeämter verlangen bei Mehrpersonengesellschaften auch die Vollmachten der Gesellschafter, wenn der sofortige Start der Gewerbetätigkeit gewünscht wird. Denn schließlich sind die Gesellschafter in dieser Gründungsphase weiterhin voll haftbar.
Das Gewerbeamt informiert automatisch die zuständige IHK oder Handwerkskammer, das Statistische Landesamt, die Arbeitsagentur sowie die Berufsgenossenschaft, so dass man bei diesen Institutionen keine separate Anmeldung vornehmen muss.
Aufwand: ca. 2 Stunden, Wartezeit Gewerbeanmeldung: je nach Verfahren sofort oder wenige Tage.
8. Schritt zur GmbH-Gründung: Anmeldung beim Finanzamt
Die steuerliche Anmeldung muss nach § 137 Abgabenordnung (AO) innerhalb eines Monats nach dem meldepflichtigen Ereignis, d.h. nach der Beurkundung des Gesellschaftervertrags, vorgenommen werden. Hierzu dient der steuerliche Erfassungsbogen. In diesem 8seitigen Formular müssen u.a. Angaben zur Kapitalgesellschaft, zum Geschäftsführer, zur Bankverbindung sowie ggfls. zur steuerlichen Beratung gemacht werden. Nach etwa sieben Arbeitstagen erhält man eine Bestätigung mit der zugeteilten Steuernummer. Ab diesem Zeitpunkt kann die GmbH in Gründung ihren ersten Kunden Rechnungen stellen und Umsatzsteuervoranmeldungen durchführen.
Aufwand: ca. 2 Stunden, Wartezeit Steuernummer: ca. sieben Arbeitstage.
9. Schritt zur GmbH-Gründung: Geschäftspapiere anfertigen
Wenn die fälligen Gebühren für die Handelsregistereintragung pünktlich an die Gerichtskasse bezahlt sind und gegen die Firmierung keine Einwände vorliegen, kann die Eintragung der neuen GmbH innerhalb einer Arbeitswoche erfolgen. Die GmbH ist jetzt vollwertig gegründet, die Gesellschafter haften in der Regel nicht mehr mit ihrem Privatvermögen.
Die vom Amtsgericht vergebene Handelsregisternummer, das Registergericht, der Sitz der Gesellschaft, alle Namen der Geschäftsführer inkl. Titel und Vornamen sowie die Firmierung mit Rechtsformzusatz (GmbH oder UG haftungsbegrenzt) müssen jetzt in sämtliche Geschäftspapiere eingedruckt werden. Diese Pflichtabgaben werden üblicherweise in der Fußzeile des Geschäftsbriefes angegeben. Ebenso müssen diese Angaben sowie die Umsatzsteuer-ID-Nr. im Impressum einer Firmen-Homepage der neuen GmbH enthalten sein.
Aufwand: unterschiedlich, Wartezeit HR-Anmeldung: ca. eine Arbeitswoche
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NOI Techpark – ein europäischer Playground of Opportunities
2017 an den Start gegangen, ist der in Südtirol beheimatete NOI Techpark ein synergiereicher Mikrokosmos aus Universität, Forschung, Unternehmen und Start-ups und hat sich als eine All-in-one-Anlaufstelle etabliert, die man in dieser Form europaweit kaum ein weiteres Mal findet. Mehr zum Selbstverständnis und den vielschichtigen Aktivitäten des NOI Techpark erfahren wir im Interview mit Pia-Maria Zottl, der Leiterin des Incubators im NOI.
StartingUp: NOI Techpark ist Südtirols Innovationsviertel. Was kann man sich darunter genau vorstellen?
Pia-Maria Zottl: Stellen Sie sich einen Ort vor, an dem Ideen kurze Wege haben. Auf dem Gelände einer ehemaligen Aluminiumfabrik in Bozen wächst seit 2017 Südtirols Wissenschafts- und Technologiepark, der NOI Techpark. Hier arbeiten und forschen aktuell 2.400 Start-upper, Unternehmerinnen, Lehrende und Studierende. Hier wird täglich Wissen geteilt und gemeinsam an Lösungen für eine lebenswerte Zukunft gefeilt. Der Name NOI ist dabei Programm. Er steht für Nature of Innovation und verkörpert die Art, wie wir Innovation verstehen und leben: keine Innovation zum Selbstzweck, sondern eine, die eine positive Wirkung auf Mensch und Umwelt hat.
StartingUp: Was macht Bozen als Innovationsstandort so besonders?Pia-Maria Zottl: Wir liegen in Südtirol an einem strategisch wichtigen Dreh- und Angelpunkt zwischen Italien und dem DACH-Raum und an der Achse zweier starker Start-up-Ökosysteme in Europa: München und Mailand. Bozen war schon immer ein zentraler Knotenpunkt zwischen Nord und Süd. Und genauso ist NOI ein strategischer Knotenpunkt zwischen Forschung und Unternehmen. Hier kommen die richtigen Partner schnell zusammen und arbeiten unkompliziert miteinander. Jungunternehmen aus dem deutschen Raum finden im NOI die nötigen Netzwerke und Rahmenbedingungen für den Sprung in den italienischen Markt und umgekehrt. Und wir sind auch ein Tor zu Europa, wenn es darum geht, passende Forschungs- oder Industriepartner zu finden und EU-Förderungen für die eigene Geschäftsidee zu mobilisieren.
StartingUp: Was bieten Sie Gründerinnen und Gründern, was diese anderswo nicht finden, sprich was unterscheidet NOI von anderen Gründerzentren?
Pia-Maria Zottl: Wir sind mehr als ein reines Gründerzentrum. Der NOI Techpark ist ein synergiereicher Mikrokosmos aus Universität, Forschung, Unternehmen und Start-ups. Eine All-in-one-Anlaufstelle, die enorme Vorteile bringt und ein Unikum ist, das man anderswo in Europa in dieser Form nicht so leicht findet. Zudem haben Gründerinnen und Gründer im NOI Techpark Zugriff auf Know-how und Forschungslabore in Feldern wie grüne Technologien, Lebensmittel und Gesundheit, Digital und Automation in Industrie und Landwirtschaft. Dieser Mischung ist es zu verdanken, dass NOI immer mehr zu einem internationalen Anziehungspunkt für innovationswillige Start-ups, Scale-ups und Spin-offs wird. Teams arbeiten hier Tür an Tür mit Forschungsgruppen und Fachleuten unterschiedlichster Branchen. Pilotprojekte, Prototypen oder Nutzerfeedback lassen sich so viel schneller organisieren. Start-ups können ihre Produkte in einem unserer 70 Labore testen, mit passenden Forschungspartnern verfeinern und zugleich den Marktzugang mit potenziellen Kunden vorbereiten. Kurz gesagt: Wir sind ein wahrer „playground of opportunities“.
StartingUp: Wie viele Start-ups betreuen Sie und welche Themen und Branchen sind vorherrschend?
Pia-Maria Zottl: Aktuell betreuen wir 43 Start-ups, fünf davon haben wir erst vor wenigen Wochen aufgenommen. Im NOI dominieren, wie bereits erwähnt, besonders die Technologiefelder Green, Food & Health, Digital und Automotive & Automation. Der NOI Techpark hat sich in diesen Bereichen eine hohe Glaubwürdigkeit aufgebaut, weshalb viele Start-ups in diesen Sektoren angesiedelt sind. Besonders KI-gestützte Lösungen, etwa im Agrarbereich, stehen im Trend. Nachhaltige Innovationen und der Fokus auf Kreislaufwirtschaft sind ebenfalls stark vertreten, was den regionalen Bezug zur Natur und den Ressourcen Südtirols widerspiegelt. Ein ganz großes Thema ist schließlich die Lebensmittelfermentation. Darin haben wir hier im NOI ein international anerkanntes Know-how, dank des ICOFF – International Centre on Food Fermentations und mehrerer Forschungsgruppen und Unternehmen. Start-ups wie Looops, das eine Zuckeralternative aus fermentierten Lebensmittelnebenprodukten entwickelt, haben sich genau aus diesem Grund im NOI angesiedelt und profitieren vom Wissen und dem vorhandenen Netzwerk.
StartingUp: Was bieten Sie Start-ups, die sich im NOI Techpark ansiedeln?
Pia-Maria Zottl: Wir begleiten Gründerinnen und Gründer ganzheitlich – von der ersten Validierung bis zum Skalierungsschub. Unsere drei aufeinander aufbauenden Programme führen zielgerichtet durch die wichtigsten Phasen der Unternehmensentwicklung: Wir schärfen Problem-/Solution- und Product-/Market-Fit, entwickeln gemeinsam belastbare Geschäftsmodelle und bereiten Teams systematisch auf Wachstum und Markteintritt vor. Ergänzt wird das durch ein starkes Alumni-Format sowie Initiativen wie Female Founders, die spezifisch auf weibliche Start-ups zugeschnitten sind, und Future Founders, die Nachwuchs-Talente früh abholen sollen. Zu unserem Service-Portfolio gehören Performance-Analysen, individuelle Coachings und Mentorings mit erfahrenen Unternehmern und Expertinnen, Workshops und Academies zu Themen von Go-to-Market bis Finanzierung – und vor allem der direkte Zugang zu einem außergewöhnlich dichten Netzwerk aus Forschung, Industrie, Universität und Investoren.
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