Notwendig ist ein Gesellschafterbeschluss zur Bestellung des oder der Geschäftsführer. Dieser Beschluss kann gleich beim Notarbesuch in Schritt 3 erledigt werden. Bei mehr als einem Geschäftsführer (nur mit individueller Satzung möglich) sollte die Frage der Einzel- oder Gesamtvertretungsbefugnis geregelt werden. Falls nur ein Geschäftsführer bestellt wird, sollte der Beschluss eine Befreiung von den Beschränkungen des § 181 BGB enthalten, also vom Verbot sog. In-Sich-Geschäfte. Der Geschäftsführer darf dann also Verträge doppelt unterschreiben: Einmal als Geschäftsführer der GmbH und einmal als Angestellter. Die Erstellung eines Geschäftsführer-Anstellungsvertrages kann vorab von einem Anwalt vorgenommen werden oder auch per Mustervertrag erledigt werden. 

Aufwand: Ist in Schritt 3 enthalten.

Um ein Geschäftskonto zu eröffnen, sollte man mit der Bank seines Vertrauens einen Termin zur Kontoeröffnung vereinbaren. Alle Zeichnungsberechtigten kommen am Termin in der Bank zusammen.

Wichtig: den vom Notar beglaubigten Gesellschaftervertrag mitbringen! Hier eröffnet man ein Konto für die GmbH in Gründung. Alle Unterschriftsberechtigen hinterlegen ihre Unterschriften. Die Gesellschafter zahlen das vereinbarte Stammkapital auf dieses Konto ein.

Aufwand: ca. 2 Stunden, Wartezeit Geschäftskonto: je nach Institut sofort.

Beim Gewerbeamt der jeweiligen Stadt oder Gemeinde, also am Sitz der GmbH, muss nun noch mittels eines dafür vorgesehenen Formulars das Gewerbe angemeldet werden. Das Formular ist auf den Internetseiten der Behörde (Stadt- oder Gemeindeverwaltung) erhältlich. Eine online-Anmeldung ist allerdings nur in Ausnahmefällen möglich, die meisten Gemeinden verlangen weiterhin den persönlichen Besuch des Geschäftsführers oder einer bevollmächtigen Person. Manche Städte oder Gemeinden erlauben immerhin den Versand der Unterlagen an die Behörde per Post. Wer das Formular persönlich abgibt, erhält in der Regel sofort die Bestätigung des Amtes. Bei postalischer Anmeldung erfolgt die Bestätigung innerhalb weniger Tage. Vorlegen muss man bei der Gewerbeanmeldung einer neuen GmbH den Gesellschaftsvertrag der GmbH in Gründung sowie ggfls. die entsprechende Erlaubnis zur Ausübung des Gewerbes, siehe Schritt 1. Manche Gewerbeämter verlangen bei Mehrpersonengesellschaften auch die Vollmachten der Gesellschafter, wenn der sofortige Start der Gewerbetätigkeit gewünscht wird. Denn schließlich sind die Gesellschafter in dieser Gründungsphase weiterhin voll haftbar.

Das Gewerbeamt informiert automatisch die zuständige IHK oder Handwerkskammer, das Statistische Landesamt, die Arbeitsagentur sowie die Berufsgenossenschaft, so dass man bei diesen Institutionen keine separate Anmeldung vornehmen muss.

Aufwand: ca. 2 Stunden, Wartezeit Gewerbeanmeldung: je nach Verfahren sofort oder wenige Tage.

Die steuerliche Anmeldung muss nach § 137 Abgabenordnung (AO) innerhalb eines Monats nach dem meldepflichtigen Ereignis, d.h. nach der Beurkundung des Gesellschaftervertrags, vorgenommen werden. Hierzu dient der steuerliche Erfassungsbogen. In diesem 8seitigen Formular müssen u.a. Angaben zur Kapitalgesellschaft, zum Geschäftsführer, zur Bankverbindung sowie ggfls. zur steuerlichen Beratung gemacht werden. Nach etwa sieben Arbeitstagen erhält man eine Bestätigung mit der zugeteilten Steuernummer. Ab diesem Zeitpunkt kann die GmbH in Gründung ihren ersten Kunden Rechnungen stellen und Umsatzsteuervoranmeldungen durchführen.

Aufwand: ca. 2 Stunden, Wartezeit Steuernummer: ca. sieben Arbeitstage.

Wenn die fälligen Gebühren für die Handelsregistereintragung pünktlich an die Gerichtskasse bezahlt sind und gegen die Firmierung keine Einwände vorliegen, kann die Eintragung der neuen GmbH innerhalb einer Arbeitswoche erfolgen. Die GmbH ist jetzt vollwertig gegründet, die Gesellschafter haften in der Regel nicht mehr mit ihrem Privatvermögen. 

Die vom Amtsgericht vergebene Handelsregisternummer, das Registergericht, der Sitz der Gesellschaft, alle Namen der Geschäftsführer inkl. Titel und Vornamen sowie die Firmierung mit Rechtsformzusatz (GmbH oder UG haftungsbegrenzt) müssen jetzt in sämtliche Geschäftspapiere eingedruckt werden. Diese Pflichtabgaben werden üblicherweise in der Fußzeile des Geschäftsbriefes angegeben. Ebenso müssen diese Angaben sowie die Umsatzsteuer-ID-Nr. im Impressum einer Firmen-Homepage der neuen GmbH enthalten sein.

Aufwand: unterschiedlich, Wartezeit HR-Anmeldung: ca. eine Arbeitswoche