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Wir haben 10 wichtige CRM-Systeme aus der Cloud unter die Lupe genommen und zeigen, was sie Start-ups in Sachen Kundenmanagement wirklich bieten.

Kundenorientierung und Cloud-Computing stellen für jedes Unternehmen einen erheblichen Wett­bewerbsfaktor dar. Durch den Einsatz einer Cloud-Software für das Kundenmanagement werden Faktoren wie Kundenzufriedenheit und Kundentreue gefördert. Dadurch können der Umsatz und die Rentabilität optimiert werden. Weiterhin bietet Cloud-Software viele Vorteile, von denen besonders Start-ups profitieren können, da ihnen oft das technische Know-how und Fachpersonal fehlt.

Studien zeigen, dass in Deutschland Vorbehalte und Datensicherheitsbedenken gegenüber Cloud-Software noch relativ hoch sind und dass der Einsatz von Cloud-Systemen aus Deutschland für unternehmenskritische Anwendungen oft bevorzugt wird. Internationale Softwareanbieter sind den deutschen Produkten jedoch oftmals in der Funktionsvielfalt überlegen.

Im Folgenden präsentieren wir fünf Cloud-Produkte aus Deutschland sowie fünf internationale Top-Anbieter. Letztere wurden außerdem nach ihrer Verfügbarkeit in deutscher Sprache gefiltert, da Verbraucherstudien, wie die von Capterra zur CRM-Nutzung zeigen, dass kleine und mittlere Unternehmen Software in deutscher Sprache deutlich bevorzugen.


Die Top 5 der deutschen Cloud-CRM-Anbieter

CAS PIA ist auf die Anforderungen von kleinen und mittelständischen Unternehmen zugeschnitten. Die Software kann in kurzer Zeit implementiert werden und bietet ihren Nutzern alle wichtigen Standard-Funktionen sowie viele interessante Extras. In der Standard-Version stehen alle Funktionen zur Verfügung, die zum Einstieg in das Online-Kundenmanagement benötigt werden. Dazu gehören die Kontaktverwaltung inkl. Kundenakte, Kalender, Aufgaben- und Dokumentenmanagement sowie integrierte E-Mail-Funktionen. CAS PIA ermöglicht die Integration mit Outlook und Office. Mit wachsenden Anforderungen bzw. wachsender Unternehmensgröße ist der Wechsel auf die Vollversion möglich, mit der Nutzer Zugriff auf Vertriebs- und Marketing-Funktionalitäten wie Kampagnenmanagement, Projektmanagement, Telefonanbindung und die Darstellung von Verkaufschancen erhalten. Ein besonderes Extra von CAS PIA ist die Möglichkeit, die geographische Kundenverteilung anzuzeigen. Das Design des Tools ist relativ starr und altmodisch. Preislich liegt die Software bei 4,90 Euro pro Nutzer und Monat für die Startversion. Die Vollversion gibt den Nutzern auch Zugriff auf die Android- und iPhone-App.

CentralstationCRM konzentriert sich auf Standard-Funktionalitäten und bietet eine übersichtliche Kunden- und Aufgabenverwaltung. Weiterhin zeigt das Tool offene Angebote und alle dazugehörigen Notizen, E-Mails und Dokumente an, so dass Nutzer auf einen Blick alle Details des Angebots einsehen können. Unternehmen können ihre Kontakte über vCards (aus Outlook, Apple Contacts, Gmail etc.), Excel-Listen oder eine Synchronisation mit ihrem XING-Account in das System importieren. Die Benutzeroberfläche ist moderner und dynamischer als die von CAS PIA gestaltet, die Funktionsvielfalt ist allerdings deutlich geringer. CentralstationCRM besitzt jedoch alle für Start-ups notwendigen CRM-Funktionen und zeichnet sich durch Einfachheit und eine Reduzierung auf das Wesentliche aus. Falls die Funktionen nicht mehr ausreichend sind, bietet das System Integrationen mit vielen verschiedenen Produkten (z.B. newsletter2go, fastbill, snapADDY, userlike und mehr) und eine API-Schnittstelle an. Das Produkt ist dauerhaft kostenlos für Start-ups (3 Nutzer, 200 Kontakte, 20 MB Dateien). Die Software ist je nach Bedarf auch weiter aufskalierbar. CentralstationCRM verfügt als Einziges der hier vorgestellten Systeme über keine mobile App.

Auf den ersten Blick scheint macooa auf der Liste unserer 10 CRM-Tools fehl am Platz zu sein, da es im Gegensatz zu den anderen Produkten keine typische CRM-Software ist. Macooa wurde als All-in-One Lösung speziell für kleinere und mittlere Unternehmen entwickelt. Das Programm legt seinen Hauptfokus auf das Projektmanagement, integriert jedoch Kunden, Ansprechpartner und Kontaktverlauf in einer sehr übersichtlich und attraktiv gestalteten Benutzeroberfläche. Die Besonderheit des Programms besteht darin, dass durch die zusätzlichen Funktionen für Vertriebspipeline, Vertriebsauswertung und Kundenanalyse Geschäfte besser abgeschlossen werden können. Ist ein Unternehmen also neben einer einfachen Kundenverwaltung auch an Vertriebsfunktionen interessiert, ist macooa genau das Richtige. Zusätzlich können die vielen Projektmanagement-Funktionalitäten und die Arbeitszeiterfassung genutzt werden. Die Basisversion kostet 7 Euro pro Monat und Nutzer und enthält alle wichtigen Funktionen. Die hauptsächliche Beschränkung gilt der Anzahl an Nutzern und Projekten. Für ein Start-up ist diese Version jedoch völlig ausreichend. Sollte dann doch der Wunsch nach einer Erweiterung bestehen, kann die Pro-Version genutzt werden. Neben einer unbegrenzten Anzahl an Nutzern und Projekten bekommen Unternehmen dadurch die Sage- und FaceTime-Integration sowie uneingeschränkte Exportfunktionalitäten. Macooa bietet eine Android- und iPhone-App, die bereits mit der Basisversion genutzt werden kann.

Das CRM-Modul von weclapp kann 30 Tage kostenlos getestet werden. Gegen Aufpreis sind die Module ERP Handel und ERP Dienstleistung zubuchbar. Weclapp ist das teuerste der hier vorgestellten Tools (s. Tabelle). Das Besondere an dem Tool ist, dass vielfältige Kundenmanagement-Funktionen angeboten werden, das Tool aber auch bei Bedarf um ERP ergänzt werden kann. So müssen keine weiteren Systeme für Warenwirtschaft und Buchhaltung angeschafft werden, falls diese benötigt werden. Weclapp wurde als ERP-System des Jahres 2017 ausgezeichnet und ermöglicht das Kunden- und Kontaktmanagement, Lead- und Chancenmanagement sowie Kampagnenmanagement. Eine Chat-Funktion vereinfacht die Zusammenarbeit. Außerdem gibt es Apps für Android und iPhone sowie Integrationen mit Magento, MailChimp, Shopware, Gmail und Office 365. Die Benutzeroberfläche ist modern und sehr ansprechend gestaltet und das Tool ist leicht zu bedienen.

Das CRM-Tool von Wice bietet E-Mail-Integrationen mit Outlook, Exchange und Thunderbird sowie Integrationen für die Voice-over-IP-Telefonie mit Placetel und Sipgate. Zu den vielseitigen CRM-Funktionen gehören Kontaktmanagement, Marketingkampagnen, Erfolgsmessung, Kategoriemanagement und das Verschicken von Serienbriefen und E-Mail-Newslettern direkt aus dem System. iPhone-Nutzern steht eine mobile App zur Verfügung. Das Design mutet nicht sehr modern an, ist aber strukturiert und übersichtlich gestaltet. Wice stellt Add-ons und Erweiterungen bereit, durch die sich das Tool an unternehmensspezifische Anforderungen anpassen lässt. Der erste Nutzer für ein Unternehmen ist in der Vollversion von Wice dauerhaft kostenlos.

Die Top 5 der internationalen Cloud-CRM-
Anbieter 

Bitrix ist ein sehr einfach zu bedienendes System mit einer riesigen Funktionsvielfalt. Es bietet eine kostenlose Version für 12 Nutzer und 5 GB Speicherplatz an. Die Plus-Version ist für 39 Euro im Monat erhältlich und verschafft Unternehmen 24 Nutzer und 24 GB Speicher. Das System unterscheidet sich durch die vielen angebotenen Funktionen von der Konkurrenz. Neben der klassischen Kunden- und Kontaktverwaltung bietet man Dokumentenmanagement, integriertes E-Mail-Marketing, Vertriebsautomatisierung, Fakturierung und Vertriebsteam-Management. Dazu kommen Funktionen aus dem Bereich des Projektmanagements, u.a. Aufgabenmanagement, Gantt-Charts und in der Plus-Version die Zeiterfassung. Telefonanlage-Funktionen wie Gruppenchat, Videokonferenzen und Telefonie sind ebenfalls in der Gratis-Version erhältlich. Bitrix bietet seinen Kunden auch einen Ansprechpartner in Deutschland.

HubSpot CRM ist für 1 Mio. Datensätze ohne Begrenzungen bei Nutzerzahl und Speicherplatz kostenlos und somit das einzige Tool auf unserer Liste, das zu 100 Prozent gratis ist. HubSpot bietet neben dem Kontakt- und Kundenmanagement das automatische Protokollieren von Vertriebsaktivitäten sowie Funktionen zur Vertriebsautomatisierung und bildet den Verkaufstrichter ab. Das CRM-System ist nicht das Produkt, mit dem HubSpot versucht, Geld zu verdienen: Ziel ist es, über die gratis CRM Kunden für die weiteren Produkte zu gewinnen. Besonders das Marketing- bzw. Marketingautomatisierungs-Tool von HubSpot ist einzigartig. Es hebt sich von der Konkurrenz durch seine beeindruckenden Datenerfassungsfähigkeiten ab. HubSpot zieht Daten über Personen u.a. aus ihren Internetaktivitäten und aus E-Mail-Engagement-Raten. So müssen Daten nicht mehr von einem Vertriebsmitarbeiter in das CRM eingegeben oder hochgeladen werden. Das Tool konzentriert sich auf wesentliche CRM- und Vertriebsfunktionen und ist damit gut für Unternehmen geeignet, die noch keine CRM-Software genutzt haben. Interessant ist außerdem die mögliche Integration mit weclapp. HubSpot hat eine Niederlassung und somit einen Ansprechpartner in Deutschland.

Insightly bietet einfache Funktionen für Kontakt- und Kundenmanagement, Aufgabenmanagement sowie Vertrieb und Reporting und ist damit ideal für Start-ups und Kleinunternehmen. Das Tool hebt sich von der Konkurrenz ab, indem es zusätzlich Projektmanagement-Funktionen in das CRM-Tool integriert. Unternehmen behalten so nicht nur den Überblick über ihre Kontakte und Kunden, sondern gleichzeitig auch über die laufenden Projekte. Insightly bietet eine lange Liste an Integrationen an, zu denen unter anderem MailChimp gehört. Das Tool ist kostenlos für zwei Nutzer (2500 Datensätze, 10 benutzerdefinierte Felder, 10 E-Mails pro Tag, 200 MB Speicherplatz und Online-Community-Support). Für 12 US-Dollar pro Nutzer/Monat bekommt man u.a. 25.000 Datensätze, 1 GB Speicherplatz, E-Mail-Support, eine Visitenkarten-Scanner-App und Einführungssitzungen. Die Software lässt sich noch weiter aufskalieren. Insightly bietet eine Beta-Version in Deutsch; Website und Kundenservice gibt es nur auf Englisch.

Pipedrive ist auf Vertriebsteams kleiner Unternehmen zugeschnitten. Nutzer finden eine visuelle Sales-Pipeline, mit der sie Vertriebsprozesse leicht und übersichtlich im Auge behalten können. Sie können zukünftige Ereignisse und voraussichtliche Verkaufstermine anzeigen, Vertriebsteams managen und Verkaufsprognosen erstellen. Außerdem fordert das Tool Unternehmen immer zur nächsten Aktivität auf. Pipedrive ist ein sehr gutes Programm für den Abschluss von Geschäften, aber eher weniger für die Kundenpflege nach Geschäftsabschluss. Daher ist das Tool am besten für Unternehmen wie z.B. Immobiliengesellschaften geeignet, die an keiner Kundenbetreuung nach dem Verkauf interessiert sind. Positiv hervorzuheben ist das anpassbare Dashboard. In der Dashboard-Ansicht werden Nutzern ihre Ergebnisse in Echtzeit angezeigt. Das Tool ist mehrsprachig und bietet Integrationen mit Google Maps, Google Docs und Gmail an. Die Silber-Version der Software kostet 12,50 Euro pro Nutzer und Monat für 2 GB Speicherplatz pro Nutzer. Pipedrive hat eine deutsche Webseite, aber leider keinen Kundenservice in deutscher Sprache.

Die kostenlose Version von Zoho CRM bietet drei Nutzern Kontakt- und Kundenmanagement, Aufgabenmanagement, das Darstellen von Verkaufschancen, Diagramme, eine Dokumentbibliothek, Callcenter-Schnittstellen und Webformulare. Durch ein Upgrade können Funktionen für Verkaufsprognosen, Marketingkampagnen, E-Mail-Integration, Social CRM, Bestandsverwaltung und Prozessmanagement freigeschaltet werden. Ein Upgrade auf die Standard-Version bekommen Unternehmen für 18 US-Dollar pro Nutzer und Monat bei monatlicher Abrechnung. Das Upgrade auf die Professional-Version gibt’s ab 20 US-Dollar. Zoho ist bekannt für die reibungslosen Import-Funktionen zwischen den verschiedenen Zoho-Tools (Zoho Books, Zoho Reports und mehr). Auch wenn Zoho über eine deutsche Website verfügt, ist der Kundensupport auf Englisch.

Die Autorin Ines Bahr ist International Content Analyst bei Capterra, der unabhängigen Online-Ressource für Business-Software-Käufer. Das Unternehmen bietet verifizierte Nutzerbewertungen und unabhängige Testberichte in Hunderten von Softwarekategorien, www.capterra.com.de


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