Die meisten Gründer*innen denken bei Datenschutz erstmal an Cookie-Banner und Einwilligungen zur Datenerhebung. Dabei steckt viel mehr dahinter. So richtig erfolgreich werden Datenschutzpraktiken erst, wenn jedes Teammitglied auch an die Bedeutsamkeit und Notwendigkeit einer datenschutzfreundlichen Organisation glaubt. Gerade beim Aufbau eines neuen Unternehmens ist es deshalb wichtig, dass das Managementteam eine Vorbildfunktion einnimmt, wenn es um den Datenschutz geht. So wird auch für die Mitarbeitenden deutlich, wie überzeugt die Führungsriege von der Bedeutung des Datenschutzes ist. Im besten Fall zieht dann das ganze Team bei diesem komplexen Thema mit. Und das bringt eine Menge Vorteile mit sich:

• Konform mit allen Regulierungen: Die Europäische Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist seit einigen Jahren offiziell das gesetzliche Schutzschild der Privatsphäre europäischer Nutzer*innen. Auch in den USA gilt inzwischen der California Consumer Privacy Act (CCPA), der Datenschutzrechte und den Verbraucher*innenschutz in Kalifornien verbessert. Inzwischen gibt es Absprachen, die Bürger*innen aus Europa und den USA gleichermaßen schützen sollen. Es ist also eine rationale und rechtssichere Entscheidung, mit den wachsenden und sich ändernden Datenschutzbestimmungen Schritt zu halten.
• Niemand traut einem Datendealer: Datenkraken werden meist nur deshalb genutzt, weil ihre Verwendung so weitverbreitet ist. Man denke an die großen Messenger oder sozialen Netzwerke. Da sticht der Netzwerkeffekt die Datenschutzbedenken aus. Ansonsten gilt aber: Je weniger Daten ein Unternehmen von den Nutzer*innen sammelt, desto weniger Daten können missbraucht werden. Gerade bei Start-ups können ein Leak und der damit verbundene Reputationsverlust das Unternehmen massiv schädigen. Kommuniziert das gesamte Team jedoch das Bewusstsein für den Datenschutz klar und deutlich, gewinnt das Unternehmen eine der wichtigsten Währungen beim Markenaufbau: Vertrauen.
• Datenschutz als soziale Verantwortung: Der Schutz der Privatsphäre ist ein Gesellschaftsthema: Die vielen Skandale von den Snowden-Leaks bis hin zu Cambridge Analy­tica haben gezeigt, wie Daten wirklich missbraucht werden. Sich von solchen Praktiken abzugrenzen, zeugt von einem klaren moralischen Kompass und ist zugleich ein valides Arbeitgeber*innenargument am umkämpften Arbeitsmarkt.

Datenschutz zum Führungsthema machen

Datenschutz hat somit zahlreiche Qualitäten, die Gründer*innen in Betracht ziehen sollten. Nachfolgend ein paar Tipps und Denkanstöße, wie man dem Thema im Unternehmen Priorität einräumen kann.

Authentizität

Gründer*innen können ein datenschutzbewusstes Team nur dann fördern, wenn sie selbst Einsatz zeigen. Kommunizieren Gründer*innen an ihre Teams, dass sie sich persönlich für den Datenschutz einsetzen, fördert das die interne Akzeptanz. Gab es vielleicht einen Aha-Moment, den Gründer*innen im Team-Meeting teilen könnten? Wie stehen die Gründer*innen beispielsweise zu Tracking und Anzeigen, die sie über mehrere Websites hinweg verfolgen? Nutzen sie selbst Browser-­Add-ons mit „Do-not-Track“-Funktion oder Cookie-Blocker? Solche persönlichen Erfahrungen und Einstellung bewegen andere oft dazu, sich bewusster mit dem Thema Datenschutz auseinanderzusetzen. Auch informelle Formate wie ein gemeinsamer Filmabend mit dem Team können Diskussion entfachen – z.B. mit dem Dokumentarfilm „Das Dilemma mit den sozialen Medien“.

Transparenz

Es ist wichtig, das ganze Team auf der Reise zu mehr Datenschutz mitzunehmen und transparent alle Bemühungen, Erfolge und Herausforderungen zu teilen. Wenn es beispielsweise zu einem Datenschutzverstoß kommt, sollte dies das Führungsteam intern rechtzeitig kommunizieren. Aber auch in der Kommunikation nach außen ist Transparenz gefragt: So sollten etwa Datenpannen offen an Benutzer*innen und Partner*innen kommuniziert werden; am besten, bevor etwas schiefgegangen ist.

Generell ist es wichtig, offen und ehrlich in Bezug auf alle erhobenen Daten zu sein, die vorübergehend verwendet, gespeichert oder an andere weitergeben werden. Es stärkt das Vertrauen, wenn Firmen offen erklären, warum welche Daten erhoben und zu welchem Zeitpunkt diese wieder gelöscht werden. Gleichzeitig ist das auch für die Mitarbeitenden eine gute, verbindliche Richtlinie

Verantwortungsvolle Technologien unterstützen

Start-ups haben im Gründungsprozess noch die Wahl, welche Kommunikations-, Zahlungs- und Abwicklungsplattformen und andere Technologien sie für den Einsatz im Unternehmen verwenden. Daher ist die Wahl der Technologieanbieter mit Sorgfalt zu treffen. Meist sind europäische Unternehmen gegenüber US-amerikanischen im Vorteil, da sie der DSGVO unterliegen und näher an den Marktanforderungen sind.

Wandel im Team

Im Tagesgeschäft sind es die Mitarbeiter*innen, die Datenschutzmaßnahmen umsetzen. So fördern etwa interne Datenschutzbeauftragte das Bewusstsein innerhalb eines Unternehmens, sind Expert*innen und Anlaufstelle für ihre Teammitglieder und entwickeln mit der Zeit ein gestärktes Verantwortungsgefühl für das Thema. Um Datenschutz in der Unternehmenskultur zu verankern, können Unternehmen Best Practices für das Tagesgeschäft etablieren. Alltägliche Praktiken wie Zoom-Anrufe sind ein guter Ansatzpunkt: Es ist eine einfache Geste, den Mitarbeiter*innen die Wahl zu lassen, ob sie mit oder ohne Kamera an Meetings teilnehmen. Auch können Gründer*innen auf datensichere Suchmaschinenalternativen hinweisen, Browsererweiterungen empfehlen oder Richtlinien im Umgang mit sozialen Medien anstoßen.

Denkanstöße für alle Unternehmensbereiche

Start-ups und kleinere Unternehmen haben häufig keinen Chief Information Security Officer (CISO), also eine Person, die für die gesamte IT-Sicherheit im Unternehmen verantwortlich ist. Für Start-ups empfiehlt es sich für den Anfang, folgende drei Abteilungen unter die Lupe zu nehmen:

• Marketing: Marketingexpert*innen setzen oft auf verhaltensorientiertes Targeting. Für sie sind alle Daten, die potenzielle Kund*innen im Internet preisgeben, ein Datenschatz, um gezielt Werbung auszuspielen. Dabei gibt es durchaus erprobte Alternativen. Das Marketingteam kann viele enger mit dem Feedback echter Kund*innen arbeiten und so auf deren direkte Wünsche eingehen – statt abstrakte Daten zu analysieren. Eine weitere Möglichkeit ist die Umstellung von verhaltensbasiertem auf kontextbasiertes Marketing. Eine weltweite Umfrage zeigt: 69 Prozent der Verbraucher*innen sind eher bereit, sich auf Werbung einzulassen, die auf dem Kontext des besuchten Seiteninhalts beruht.
• Produktentwicklung: Produktentwickler*innen und -verantwortliche sind normalerweise darauf trainiert, so viele Daten wie möglich über das Nutzer*innenverhalten zu sammeln. Ein Denkansatz für sie ist, zu hinterfragen, ob es nicht einen diskreten, datenschutzbewussten Weg gibt, um an der Produktoptimierung zu arbeiten. Eine Möglichkeit sind häufigere Iterationszyklen und Besprechungen im Team sowie mit potenziellen Kund*innen. Eigentlich eine wichtige Grundlage im Design-Thinking-Ansatz. Ein positiver Nebeneffekt: Die vielen Feedbackschleifen führen zu unkonventionellen Lösungen, geben jedem Teammitglied mehr Raum, kreativ zu werden und sich einzubringen – und stärken so das Teamgefüge.
• Kundensupport: Dieses Team verfügt über viele Informationen, um einen personalisierten Service zu bieten. Aber auch dieses Team sollte sorgfältig abwägen, welche persönlichen Informationen gesammelt werden sollten. Getreu dem Motto: So viel wie nötig, so wenig wie möglich.

Fazit

Es zeigt sich: Datenschutz spielt nicht nur in Sachen Rechtssicherheit eine entscheidende Rolle. Der Umgang mit Daten ist eine Frage der Unternehmenskultur, der viele Vorteile mit sich bringen kann. Dabei müssen besonders die Gründer*innen ihr Engagement bei dem Thema vorleben. Denn Datenschutz ist oft nicht die einfachste Lösung, aber eine langfristige Verpflichtung, die auf lange Sicht Früchte trägt. Ein vorbildlicher Umgang mit Daten schafft Vertrauen, zeigt einen stabilen Wertekompass und schützt vor Strafen und Reputationsverlust. So entwickelt sich Datenschutz, sofern alle Teams an Bord sind, von einem bürokratischen Aufwand zu einem echten Wettbewerbsvorteil.

Der Autor Robert E.G. Beens ist Mitgründer und CEO der datensicheren Suchmaschine Startpage sowie Experte und Verfechter des Datenschutzes.

Egal ob online, per Excel-Liste oder auf einem Blatt Papier: Um die geleistete Arbeitszeit von Mitarbeitenden zu erfassen, sind alle erwähnten Szenarien möglich. Doch zumindest in Deutschland gab es rechtlich bisher noch keine klare Regelung zur Zeiterfassung in den Betrieben, geschweige denn eine Pflicht, diese überhaupt zu dokumentieren. So haben Beschäftigte hierzulande sogar im Pandemie-Jahr 2020 fast 1,7 Milliarden Überstunden angehäuft, wovon insgesamt nur drei Prozent ausbezahlt wurden.

Eine systematische Zeiterfassung kann dabei helfen, dieses Problem langfristig zu lösen. Denn: Als Arbeitgeber*in ist man generell dazu verpflichtet, die Überstunden seiner Fachkräfte auszugleichen. Das kann entweder in Form von Gehalt oder als Freizeitausgleich abgehandelt werden.

Mit dem Grundsatzurteil 1 ABR 22/21 vom BAG (Bundesarbeitsgericht) vom 13. September 2022 soll sowohl für Arbeitgebende als auch Arbeitnehmende Klarheit in die Erfassung gebracht werden. Denn Arbeitgebende sind nun dazu verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem die geleistete Arbeitszeit registriert werden kann. Dabei müssen nicht nur die Arbeitszeiten, die über 8 Stunden pro Arbeitstag hinausgehen, sowie die gesamte Sonn- und Feiertagsarbeit erfasst werden, wie es nach dem bisherigen geschriebenen Recht der Fall war. Arbeitgeber*innen müssen nun generell Beginn und Ende sowie die Gesamtdauer der täglichen Arbeitszeit und der Arbeitspausen aller Arbeitnehmer*innen aufzeichnen. Dies gilt unabhängig davon, ob jemand im Büro, in der Fabrikhalle, von zu Hause oder remote arbeitet.

Begründet wird diese Pflicht mit der Auslegung des deutschen Arbeitsschutzgesetzes nach dem sogenannten Stechuhr-Urteil des Europäischen Gerichtshofs von 2019. Nach dem deutschen Arbeitsrecht mussten bisher nur Überstunden und Sonntagsarbeit dokumentiert werden, nicht jedoch die gesamte Arbeitszeit. Florian Berr, Vice President DACH der Personalplanungssoftware Planday, erklärt, worauf Unternehmen nun achten müssen.

Das ändert sich ab sofort

Ein Urteil des Europäischen Gerichtshofes (EuGH) ließ ganze Branchen schon vor drei Jahren in den EU-Mitgliedsstaaten aufhorchen. Denn laut Urteil müssen Mitgliedstaaten die Arbeitgeber ihres Landes „verpflichten, ein objektives, verlässliches und zugängliches System einzurichten, mit dem die von einem jeden Arbeitnehmenden (Anm. d. Red.) geleistete tägliche Arbeitszeit gemessen werden kann“. Doch setzte der EuGH den Mitgliedstaaten bisher keine Frist. Der Bundesgerichtshof macht nun Nägel mit Köpfen. Nun ist klar, dass hierzulande ab sofort eine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung besteht. Die Entscheidung betrifft Arbeitgebende daher deutschlandweit, in allen Betrieben und gilt für alle Beschäftigten. Die Arbeitszeiterfassung wird dabei insbesondere auch als ein Element zur Verbesserung der Sicherheit und des Gesundheitsschutzes der Beschäftigten gesehen. Wie die praktische Umsetzung des Urteils erfolgt, ist momentan noch ungewiss. Denn Vorgaben dazu, wie die Zeiterfassung erfolgen muss, hat weder der EuGH noch das BAG gemacht. Hier gibt es also bisher Gestaltungsspielraum. Nichtsdestotrotz gilt nach der Rechtsprechung nun offiziell die Pflicht dazu.

Vertrauensarbeitszeiten vor dem Aus? Nein, aber:

Auch Arbeitgeber*innen, die bisher auf Vertrauensarbeitszeiten setzten, sind ab sofort dazu verpflichtet, ein solches Arbeitszeiterfassungssystem einzuführen, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Vertrauensarbeitszeit ist dann nur so zu verstehen, dass die Zeiterfassung nicht zum Zwecke der Kontrolle, ob jemand "genug" gearbeitet hat, sondern nur zur Kontrolle der Einhaltung der Grenzen des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) erfolgt. Es wird also auch weiterhin darauf vertraut, dass die Beschäftigten ihre Arbeitszeit selbst gestalten dürfen und man nicht kontrolliert, ob diese angemessen ist oder die vereinbarten Stunden gearbeitet werden.

Was heißt das nun für Unternehmen?

Die Arbeitszeiterfassung ist jedoch nicht erst seit Verkündung dieses Grundsatzurteils oder aber des EuGH-Urteils ein eigentlich notwendiger Bestandteil insbesondere der Branchen, in der Mitarbeiter*innen häufig nach Stunden bezahlt werden, wie in der Gastronomie oder Hotellerie. Ein wichtiger Punkt in der Gesetzesänderung dreht sich nun jedoch um das Tracken der erbrachten Stunden zur leichteren Nachvollziehbarkeit. Hierbei soll es zuständigen Behörden eben beispielsweise durch den Einsatz digitaler Tools ermöglicht werden, die Einhaltung der Arbeitnehmerrechte besser zu schützen. Denn generell haben Arbeitnehmer*innen schon jetzt das Recht, die geleisteten Stunden auch selbst zu erfassen und die entsprechende Vergütung dafür einzufordern. Digitale Tools schaffen hierbei Transparenz für alle Beteiligten und verhindern, dass eine der beiden Parteien bei den Stundennachweisen in Erklärungsnot gerät. Eine Zeiterfassungspflicht kann also für viele Branchen bedeuten, dass weniger Konfliktpotenzial besteht und Mitarbeitende durch ihre Selbstkontrolle motivierter und selbstbestimmter werden. Denn wenn sowohl Überstunden als auch Fehlzeiten oder Pausen nachvollziehbarer sind, kann mit noch mehr Fairness und auf Augenhöhe kommuniziert werden.

Das neue Arbeitszeiterfassungssystem kann dabei sowohl ein elektronisches Erfassungssystem (z.B. Personalverwaltungssoftware) als auch eine Selbstaufzeichnung durch die Arbeitnehmer*innen (z.B. in einer Excel-Tabelle) sein. Zudem kann die Verpflichtung zur Zeiterfassung an die Mitarbeitenden delegiert werden. Wichtig jedoch: Arbeitgeber*innen müssen sich die Aufzeichnungen beispielsweise am Ende jeder Arbeitswoche aushändigen lassen und diese zumindest regelmäßig stichprobenartig im Hinblick auf Verstöße gegen das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) überprüfen.

Ab wann droht ein Bußgeld?

Ein Verstoß gegen diese Zeiterfassungspflicht kann nur dann mit einem Bußgeld geahndet werden, wenn Arbeitgeber*innen nicht mindestens alle Arbeitsstunden, die über 8 Stunden pro Arbeitstag hinausgehen, sowie eben alle Arbeitsstunden an Sonn- und Feiertagen aufzeichnen. Nur eine solche Verpflichtung sowie die Sonderregelungen für beispielsweise geringfügig Beschäftigte sind in einem schriftlichen Gesetz verankert und werden mit einer spezifischen Sanktion in Form eines Bußgeldes geahndet (Grundregel: 1.600 Euro pro Fall und Arbeitnehmer*in, höhere Bußgelder bei Verstößen gegen die Sonderregelungen für geringfügig Beschäftigte). Die "neue", noch weitergehende Aufzeichnungspflicht für alle Arbeitnehmer*innen gilt nun, kann aber derzeit nicht sanktioniert werden. Ob die Kontrolldichte der Behörden zunehmen wird, lässt sich zudem nicht mit Sicherheit sagen. Unternehmen tun jedoch aufgrund der aktuell großen Aufmerksamkeit gut daran, sich mit dem Thema aktiv zu beschäftigen.

Wichtig auch: Bisher ist nur die Pressemitteilung zu der Entscheidung veröffentlicht worden, so dass möglicherweise eine Neubewertung erforderlich sein wird, sobald die vollständige Begründung der Entscheidung vorliegt.

Die firmeneigene Webpräsenz ist für Unternehmen ein wichtiger Baustein für wirtschaftlichen Erfolg. Eine ansprechende Webseite oder ein informativer Blog sorgen für Kundenbindung und Neukundengewinnung. Zur attraktiven Webseitengestaltung gehören auch visuelle Elemente wie Fotos oder Grafiken. Den Unternehmen ist in der Regel bekannt, wie wichtig der Erwerb von Lizenzrechten ist, bevor ein Bild auf der eigenen Firmenseite online gestellt werden kann. Trotz aller Sorgfalt bei der rechtssicheren Bildernutzung kommt es dennoch zu bösen Überraschungen. Eine vermeintlich sichere Lizenz entpuppt sich als Verstoß gegen Urheber- oder Persönlichkeitsrechte – und hohe Kosten drohen.

Es gibt für die rechtssichere Nutzung von Bildern eine ganze Reihe an Regeln zu beachten. Es gibt allerlei Fallstricke, in die Unternehmen unbewusst hineinstolpern können. In diesem Beitrag informiert wir, wie sich Unternehmen rechtlich eindeutig absichern können, wenn sie Bilder für ihre Online-Firmenpräsenz nutzen wollen.

Grundsätzlich für die Lizenzierung sorgen

Im Streitfall um Nutzungsrechte muss der Verwender beweisen, dass er dieses Recht erworben hat. Die Beweislast liegt also beim Unternehmen, das ein Foto nutzen möchte. Es muss deshalb für jedes Foto vorab die Lizenz einholen und klären, ob es auf der eigenen Firmenwebseite eingesetzt werden darf.

Gerichte erwarten in diesem Punkt große Sorgfalt: Wer also Bilder einsetzen möchte, muss deren Herkunft lückenlos nachvollziehbar machen. Wie Abmachungen und Verträge den Weg vom Fotografen als Urheber bis zum Nutzungsrecht des Verwenders geebnet haben, muss dokumentiert sein.

Oft besteht der Irrtum, dass die Geldzahlung für eine Lizenz damit gleichbedeutend sei, man hätte das Foto quasi käuflich erworben und könne damit tun, was man möchte. Im Medienbusiness verwenden Profis detaillierte Rechtekataloge, wenn sie eine umfassende Nutzungserlaubnis erwerben wollen. Es ist entscheidend, dass ein Unternehmen diesen Prozess gewissenhaft regelt.

Eigene Fotos erstellen

Auf den ersten Blick scheint die rechtliche Situation unkompliziert, wenn der Nutzer gleichzeitig der Fotograf ist. An selbst aufgenommenen Fotos hat der Urheber das volle Nutzungsrecht. Doch wie sieht die Situation aus, wenn das Foto von einer GbR genutzt wird und jener Gründer das Unternehmen verlässt, dessen Foto auf der Webseite eingesetzt wird? Derartige Fragen werden selten im Gründungsprozess geregelt und führen später zu Streitfällen. Neben dem Urheberrecht spielen auch Persönlichkeitsrechte eine Rolle: Sind Personen auf einem Foto abgebildet, hängt die Verwendung des Fotos von ihrer Zustimmung ab. Das Gleiche gilt, wenn eine ganze Personengruppe abgebildet ist.

Das Internet als Bildquelle

Beauftragt das Unternehmen angestellte Mitarbeiter mit der Fotoerstellung, ist das juristisch unproblematisch. Nutzungsrechte stehen dem Unternehmen zu, wenn die Fotoerstellung für Unternehmenszwecke zu den Mitarbeiteraufgaben gehört. Allerdings ist es empfehlenswert, eine entsprechende Regelung in den Arbeitsvertrag aufzunehmen.

Die Bildbeschaffung über Dritte kennt meistens zwei Wege. Entweder wird ein externer Fotograf beauftragt oder passende Bilder werden im Internet gesucht. Bei Stockfotos oder generischen Motiven ist es meistens am einfachsten, bereitgestellte Bilder aus dem Internet herunterzuladen.

Doch genau hier lauern Risiken: Viele Bilder stehen scheinbar kostenlos zur Verfügung. Aber das bedeutet nicht, dass ein kostenloses Foto auch frei nutzbar ist. Übersieht man hier wichtige Bedingungen, drohen erhebliche Kosten. Das betrifft hohe Nachzahlungen bei den Lizenzgebühren sowie Opportunitätskosten. Diese entstehen, wenn sich Zeitverluste, Rechtsstreitigkeiten und Vertrauensschäden summieren. Besser ist es, Geld für den Erwerb von passenden Nutzungsrechten zu investieren, anstatt im Internet viel Zeit für die Suche nach angeblich kostenlosen Bilderquellen zu verschwenden.

Bildersuche per Suchmaschine

Wo liegen die Ursachen, wenn Bildnutzer in rechtliche Probleme geraten? Ein wichtiger Grund ist die Angebotsfülle an Fotos in Suchmaschinen. Beliebt ist beispielsweise die Google-Bildersuche: Denn über Suchbegriffe öffnen sich gewaltige Fotosammlungen. Dabei bietet Google eine Filterfunktion an, mit der sich nach vermeintlich lizenzfreien Fotos suchen lässt. Schnell wird dann beim passenden Motiv zugegriffen. Allerdings garantiert Google nicht, dass die gefilterten Fotos tatsächlich den gesuchten Kriterien entsprechen.

Genau hier liegt das Risiko für eine Abmahnung. Das Schlagwort "Nutzungsfreigabe" ist wenig aufschlussreich. Es lässt sich damit nicht herleiten, welchen konkreten Nutzungsbedingungen das Foto unterworfen ist und welche Einschränkungen bestehen.

Die Google-Bildersuche eignet sich lediglich zur internen Vorauswahl. Findet man ein passendes Motiv, ist die Recherche nach den dazugehörigen Nutzungsbedingungen unverzichtbar.

Stockfotos beschaffen

Spezialisierte Datenbanken stellen sogenannte Stockfotos bereit. Sie eignen sich, wenn man keine individuell erstellten Aufnahmen benötigt. Die finanzielle Spannbreite reicht von kostenlos über Pauschaltarif bis zu exklusiven Nutzungsrechten für einige Tausend Euro Lizenzgebühr. Fotomaterial aus diesen Agenturangeboten sollten nie einfach heruntergeladen und in die eigene Webpage eingebaut werden. Zuerst sollten Lizenzbedingungen bei Bilddatenbanken geprüft werden.

Produktbilder als Sonderfall

Auch bei Produktbildern tragen die Händler Verantwortung für den Erwerb der Nutzungsrechte. Keineswegs kann ein beliebiges Produktfoto aus dem Internet verwendet werden – auch wenn es um das gleiche Produkt geht. Hersteller bieten registrierten Händlern oft an, entsprechende Produktfotos zu verlinken oder für Onlineshops herunterzuladen. Werden keine weiteren Angaben genannt, dürfen Händler das Foto für das eigene Verkaufsangebot nutzen.

Anders sieht es mit Fotos im eingerichteten Pressebereich aus. Diese Fotos dürfen nicht für Verkaufsangebote eingesetzt werden. Verwenden Händler solche Fotos ohne Rücksprache, gehen sie das Risiko einer Abmahnung ein. Auch beim Produktbild gilt: Der Hersteller muss klären, ob und zu welchen Bedingungen er das Bild verwenden kann.

Nutzungsrechte vertraglich sichern

Eine Nutzungsvereinbarung kann theoretisch auf vielerlei Weise geschlossen werden – zum Beispiel per Handschlag. In der Praxis empfiehlt sich jedoch eine schriftliche Dokumentation per Dokument oder zumindest per E-Mail.

Bilderverletzung – welche Folgen drohen?

Wer mit Nutzungsrechten nachlässig umgeht, riskiert hohe Konsequenzen. Bei Bilddiebstahl hat ein Fotograf viele Ansprüche. Abmahnen kann er jeden, der auf rechtswidrige Art die Fotos nutzt. Will der Nutzer ihn an den Lieferanten verweisen, muss der Fotograf das nicht hinnehmen. Ganz im Gegenteil kann er beide Seiten abmahnen lassen – Unternehmen und Bildlieferanten.

Ist die Fotonutzung illegal, drohen dem Nutzer Auskunfts- und Unterlassungsansprüche, Schadenersatz sowie Anwaltsgebühren. Leider lässt sich der Sachverhalt nicht durch Löschen des Fotos auf der eigenen Webseite bereinigen. Das muss in rechtlicher Hinsicht mit der gleichzeitigen Abgabe einer sogenannten strafbewehrten Unterlassungserklärung verbunden sein. Sonst droht Klage.

Der Autor: Die Tätigkeitsschwerpunkte von Rechtsanwalt Dr. Michael Metzner sind Gewerblicher Rechtsschutz, Medienrecht und Urheberrecht. Seine Kanzlei berät Onlineshop-Betreiber, Onlinehändler sowie eine Vielzahl an Unternehmen im Segment E-Commerce.

In Deutschland wie auch in anderen vergleichbaren Ländern (zum Beispiel Österreich) richten sich die wechselseitigen Rechte und Pflichten von Arbeitgebern und Arbeitnehmern nicht nur nach dem Gesetz, sondern in vielen Fällen auch nach sogenannten Tarifverträgen. Eine solche Tarifbindung trifft landesweit auf mehr als die Hälfte aller aufrechten Arbeitsverhältnisse zu, wenngleich mit ruckläufiger Tendenz: Den jeweils aktuellsten verfügbaren Zahlen zufolge beläuft sich die tarifvertragliche Abdeckungsquote auf 53% aller westdeutschen und 45% aller ostdeutschen Arbeitnehmer - was innerhalb der letzten zwanzig Jahre ein Minus von 23 bzw. 18% bedeutet. Nichtsdestotrotz gilt das grundgesetzlich gewährleistete System der Tarifautonomie auch heute noch als wesentliche sozial- bzw. wirtschaftspolitische Errungenschaft, die allzu großer staatlicher Einflussnahme vorbeugt und sowohl aus Arbeitgeber- als auch Arbeitnehmersicht gewisse Vorzüge besitzt. Somit ist es auch für Gründer und Entrepreneure ratsam, sich mit den wesentlichen Eigenschaften dieses Rechtsinstituts auseinanderzusetzen.

Was ist ein Tarifvertrag?

Das Wesen eines Tarifvertrags lässt sich am besten in Abgrenzung zu einem individuellen Arbeitsvertrag erläutern. Während letzterer zwischen einzelnen Arbeitgebern und Arbeitnehmern geschlossen wird, sind an der Ausarbeitung von Tarifverträgen immer auch organisierte Interessensvertreter beteiligt: Als Verhandlungsparteien fungieren dabei Gewerkschaften einerseits und Arbeitgeberverbände andererseits - wobei auch die Konstellation Gewerkschaft/Einzelunternehmen möglich ist; man spricht je nachdem von Verbands- oder Firmentarifverträgen. Die Bindung an einen Tarifvertrag hat aus Arbeitnehmersicht die Mitgliedschaft in einer Gewerkschaft zur Voraussetzung; analog dazu ergibt sie sich für den Arbeitgeber in der Regel aus der Zugehörigkeit zu einem Verband. In der Praxis kommen aber auch nicht gewerkschaftlich organisierte Arbeitnehmer in den Genuss kollektivvertraglich vereinbarter Konditionen, wenn eine solche Rückkoppelung einzelvertraglich vereinbart wurde. Selbstverständlich wird aber auch die weitreichende Tarifautonomie von elementaren gesetzlichen Rahmenbedingungen vorgeprägt (Beispiel Mindestlohn). Umgekehrt kann ein bestimmter Tarifvertrag durch eine Erklärung des zuständigen Regierungsmitglieds in den Rang der Allgemeinverbindlichkeit gehoben werden, um ihn auf alle Arbeitgeber im jeweiligen sachlichen und räumlichen Geltungsbereich auszuweiten.

Die Inhalte eines Tarifvertrags

Alle Tarifverträge setzen sich im Wesentlichen aus zwei Abschnitten zusammen: einem schuldrechtlichen Teil, der die Rechte und Pflichten von Arbeitgebern und Arbeitnehmern regelt (zum Beispiel die sogenannten Friedens-, Durchführungs- und Verhandlungspflichten) sowie einem normativen oder inhaltlichen Teil, der die Ausgestaltung der Arbeitsverhältnisse selbst betrifft. Dabei geht es nicht bloß um die medial oft im Vordergrund stehende Bezahlung (Arbeitsentgelt), sondern auch um nicht minder relevante Aspekte wie Arbeitsbedingungen, Arbeitszeiten und Urlaubsansprüche. Darüber hinaus enthält der normative Teil Bestimmungen über das Zustandekommen und die Beendigung von Arbeitsverhältnissen (Abschluss- und Beendigungsnormen) sowie über Fragen der Betriebsverfassung. Unter inhaltlichen Gesichtspunkten können unter anderem folgende Arten von Tarifverträgen unterschieden werden:

Gehaltstarifvertrag: regelt die Bezahlung der Mitarbeiter, wobei hierbei nach unterschiedlichen Gehaltsgruppen differenziert werden kann. Dieser Typus zeichnet sich durch eine eher kurze Laufzeit aus und muss entsprechend oft neu verhandelt werden.

Für die Definition der oben genannten Gehaltsgruppen bestehen gegebenenfalls eigene Gehaltsrahmentarifverträge.

Manteltarifvertrag: enthält keine Bestimmungen zur Entlohnung, sondern befasst sich mit den übrigen wesentlichen Aspekten des Arbeitsverhältnisses. Dazu zählen wiederum Kündigungsfristen, Urlaubsansprüche oder Arbeitszeiten. Der Manteltarifvertrag besitzt eine deutlich längere Gültigkeitsdauer als der Gehaltstarifvertrag.
Da keine rechtsverbindliche Unterteilung von Tarifverträgen existiert, gibt es noch zahlreiche weitere Bezeichnungen. Abseits inhaltlicher Fragen ist der Begriff des Flächentarifvertrags von großer Bedeutung: Dieser gilt für ganze Branchen (z.B. öffentlicher Dienst, Metallindustrie oder Einzelhandel) bzw. Regionen und stellt eine der häufigsten Erscheinungsformen von Tarifverträgen dar.

Vorteile eines Tarifvertrags und Relevanz für Gründer

Für die tarifgebundenen Parteien besitzt der Abschluss eines Tarifvertrages eine gesetzesähnliche Bindungskraft. Dies schränkt natürlich den individuellen Spielraum ein - und damit eine gewisse Flexibilität im Hinblick auf Bezahlung oder Arbeitsumfeld, die gerade zu Beginn von Gründern und ihren Beschäftigten geschätzt wird. Dass dennoch viele Arbeitgeber aktiv von den Möglichkeiten der Tarifautonomie Gebrauch machen, hat gute Gründe: Während Arbeitnehmer etwa von besseren Arbeitsbedingungen und höheren Löhnen profitieren, schätzen Unternehmer vor allem die konkurrenzdämpfenden Auswirkungen auf das Lohnniveau und das Ausbleiben von Streiks (diese sind für die Gültigkeitsdauer des Kollektivvertrags ausgeschlossen). Für Gründer lässt sich im Ergebnis folgende Überlegung anstellen: Während in der Anfangsphase die Vorteile einer flexiblen und tarifungebundenen Ausgestaltung von Arbeitsverhältnissen überwiegen mögen, kann sich dieses Verhältnis bei anhaltendem Wachstum und Personalzuwachs umkehren - nicht zuletzt deshalb, weil neu eintretendes, aber bereits berufserfahrenes Personal die durch Kollektivverträge garantierten Konditionen zu schätzen weiß.

Arbeitszeitgesetz und Vereinbarungen zur Arbeitszeit

Auch im Homeoffice gelten weiter die Vereinbarungen zur Arbeitszeit und natürlich die Arbeitszeitgesetze. Ist eine Höchstarbeitszeit von beispielsweise acht Stunden vereinbart, darf diese nicht einfach so überschritten werden. Auch Ruhepausen von mindestens 30 Minuten und bei einer Arbeitszeit von mehr als sechs Stunden 45 Minuten müssen eingehalten werden. Auch müssen zwischen Ende des vorherigen Arbeitstages und Beginn des Neuen grundsätzlich 11 Stunden Freizeit sein.

Arbeitszeiterfassung

Ein sehr spezielles Thema ist das der Arbeitszeiterfassung. Der Arbeitgeber ist dazu verpflichtet alle Stunden, die über die Höchstarbeitszeit von acht Stunden hinausgehen, aufzuzeichnen. Diese Pflicht kann jedoch auch an den Arbeitnehmer übertragen werden. Vor Ort haben die meisten großen Unternehmen ein Zeiterfassungssystem, welches im Homeoffice allerdings nicht genutzt werden kann. Kann auf solche Systeme online zugegriffen werden, dann müssen diese auch von Mitarbeiter genutzt werden. Dazu gibt es hilfreiche Tools, wie zum Beispiel die kostenlose Stundenzettel Vorlage von Papershift, womit man eine Arbeitszeiterfassung von überall aus möglich machen kann.

Wann Überwachungsmaßnahmen angebracht sind

Grundsätzlich kann ein Arbeitszeitbetrug zu einer fristlosen Kündigung führen. Nicht jeder Arbeitnehmer geht sorgsam mit diesem Privileg um und geht während der Arbeitszeit anderen Dingen nach oder ist gar nicht erst erreichbar. Wird die notwendige Arbeitsleistung erbracht, kann man das Thema sicherlich locker angehen, wird diese aber nicht mehr ausreichend erbracht, wird es schwierig. Überwachung darf jedoch nur dann stattfinden, wenn ein klarer Anlass besteht. Ein einfacher Verdacht reicht nicht aus, dieser muss auf Tatsachen gestützt werden. Regelmäßige Kommunikation und gute Abstimmung können solche Themen oftmals bereits frühzeitig vom Tisch räumen und Missverständnisse vermeiden.

Arbeits(zeit)schutz

Vor allem hinsichtlich des Arbeitszeitschutzes ist eine genaue Aufzeichnung sehr wichtig. Der Arbeitgeber hat eine Überwachungs- und Fürsorgefunktion und muss sich darum kümmern, dass die gesetzlichen Beschränkungen eingehalten werden. Wird über einen betrieblichen Laptop gearbeitet, kann dieser beispielsweise die Nutzung nur für einen bestimmten Zeitraum freigeben oder aber man arbeitet mit Cloud Lösungen bzw. E-Mail Accounts die nach einer bestimmten Zeit nicht mehr zur Verfügung stehen.

Müssen Mitarbeiter im Homeoffice permanent erreichbar sein?

Nur weil man im Homeoffice arbeitet, heißt das nicht, dass man auch ständig erreichbar sein muss. Vor allem nicht in der Freizeit. Ausnahmen müssen vertraglich festgehalten werden und es gelten die Grundsätze des Arbeitszeitgesetzes. Der Arbeitgeber ist aber auch befugt feste Zeitfenster einzurichten, in denen man erreichbar sein muss oder eben an Telefonkonferenzen teilnimmt.

Flexible Arbeitszeiten

Wann man sich vorher mit dem Arbeitgeber abspricht, dann ist auch eine gewisse Flexibilität im Homeoffice gewährleistet, die dieses ja gerade erst so attraktiv macht. Das beruht allerdings auf Gegenseitigkeit, da die meisten Arbeitnehmer auch deutlich zufriedener sind, wenn sie den Arbeitsalltag selbst gestalten dürfen. Wenn man während der Arbeitszeit mal schnell die Waschmaschine befüllt ist das auch noch nicht gleich ein Verstoß. Vertrauensarbeitszeit ist immer noch das beste Modell, da das Homeoffice auch nach Corona noch eine große Rolle spielen wird und der Arbeitnehmer die erforderlichen Leistungen in der Regel auch von sich aus erbringt.

Als Handels- und Gesellschaftsrechtsexpertin im Expertenforum des Bundeswirtschaftsministeriums berate ich seit vielen Jahren Gründer ehrenamtlich, die im Internet auf der Seite www.existenzgruender.de anonymisiert Fragen rund um das Thema Recht stellen dürfen. Dort erreichte mich folgende Frage, die ich wegen ihrer grundlegenden Bedeutung für viele Gründer zum Thema dieses Beitrags machen möchte: