Digitale Zeiterfassung in Start-ups

Autor: Andreas Spang
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Fünf gute Gründe für digitale Zeiterfassung in Start-ups.

Wie viel Zeit wurde für welche Tätigkeit oder für welchen Arbeitsschritt benötigt? Eine der wichtigsten Fragen für Start-ups, um Kosten und letztlich den Gewinn für das Unternehmen zu kalkulieren. Einfacher gesagt, als getan. Von Papier oder Excel-Listen sollte für die Zeiterfassung abgesehen werden. Inzwischen erlaubt Software eine einfache Erfassung und bietet klare Hinweise auf Zeitfresser.

Grund 1: Prozessoptimierung durch Zeiterfassung

Telefonate, Skizzenerstellung, Dienstleistung: Welche Tätigkeit erfordert wie viel Zeitaufwand? Durch die tätigkeitsbezogene Zeiterfassung werden Arbeitsprozesse exakt dokumentiert und zeitlich erfasst. Sie schätzen, wie lange eine Tätigkeit dauert, erfassen entsprechend die Zeit automatisch während Sie die Tätigkeit durchführen und prüfen danach, ob die Schätzung der Realität entspricht.

Die Analyse der so gesammelten Erfahrungswerte bildet damit die Basis für wichtiges internes Controlling. Nicht nur die zukünftige Projektplanung wird dadurch erleichtert, auch Zeitfresser werden identifiziert und können kurzfristig durch entsprechende wirksame Gegenmaßnahmen eliminiert werden.

Grund 2: Zeit ist Geld – verschenke keine Arbeitsminute

In allen Dienstleistungsbranchen sollten Start-ups eine projektbezogene Zeiterfassung einsetzen. Jede, aber wirklich jede erbrachte Leistung muss minutengenau erfasst und wenn möglich gegenüber dem Kunden abgerechnet werden. Damit geht keine abrechenbare Minute verloren. Zeit ist Geld! Die minutengenaue Zeiterfassung wird die Kasse klingeln lassen.

Grund 3: Systematisches Arbeiten mit einer Aufgabenliste

Eine digitale Aufgabenliste ist perfekt, denn damit lässt sich der Arbeitstag strukturieren und wiederum der Workflow verbessern. Noch besser ist, wenn sich die aufgewendete Zeit für die Aufgabe einfach auf einen zugehörigen Auftrag buchen lässt. Ist die Aufgabenliste zusätzlich noch kategorisierbar, können die fälligen Tätigkeiten einfach und übersichtlich dargestellt werden. Aufgabenliste und Zeiterfassung in einem Paket empfiehlt sich sehr.

Grund 4: Der papierfreie Arbeitsplatz spart Zeit und schützt die Umwelt

Zur Steigerung der Arbeitseffizienz sollte der Arbeitsplatz weitestgehend papierlos gestaltet werden. Das Ablegen von Dateien in einer digitalen Dokumentenverwaltung sorgt für einen aufgeräumten Arbeitsplatz, weniger Papier und somit mehr freie Arbeitsfläche auf dem Schreibtisch. Auch unserer Umwelt zuliebe! Ist also eine Dokumentenverwaltung in der Software beinhaltet, sind Sie auch hier auf dem richtigen Weg. Die Dokumente können dann auftragsbezogen abgelegt werden. Arbeiten mehrere Kollegen mit der Software, sollte sichergestellt sein, dass über die Rechtegruppen (oft als Rechtesystem in der Software beinhaltet) der Zugriff geregelt ist.

Grund 5: Nachweis geleisteter Tätigkeiten

Nicht selten kommt es vor, dass während eines Auftrags noch neue Kundenwünsche in ein Projekt mit einfließen oder Funktionen des Produkts auf Wunsch des Endkunden herausgenommen oder geändert werden. Wird das Produkt dann übergeben, kann über die minutengenaue Erfassung der einzelnen Arbeitsschritte, sowie der genauen Dokumentation der vom Kunden beauftragten Änderungen der gesamte Prozess nachvollzogen werden. Damit herrscht klare Transparenz gegenüber dem Kunden und es werden unnötige Rückfragen vermieden. Denn ein genau informierter Kunde ist ein glücklicher Kunde. 


Fazit

Mit moderner Software zur projektbezogenen Zeiterfassung wird jede erbrachte Leistung auf die Minute genau erfasst und gegenüber dem Kunden abgerechnet. Durch umfangreiche Auswertungsoptionen profitieren Startups gleichzeitig von einem zuverlässigen Tool für das interne Controlling. Idealerweise ergänzen optionale Module die Kernfunktion der Software und sorgen für mehr Effizienz im Arbeitsalltag.


Der Autor
Dipl.-Inf.(FH) Andreas Spang ist Gründer und Inhaber von Xpert-Timer Software. Das Unternehmen bietet Kunden in D/A/CH und der Welt Lösungen zur Projektzeiterfassung an.

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