Neben den geringeren Kosten dürfen sich Freiberufler auch über mehr Gestaltungsspielräume freuen. So lassen sich Rechnungen ins nächste Jahr verschieben, wenn der Steuerberater oder der Kalkulator auf www.abgabenrechner.de ausgerechnet haben, dass dies sich günstig auf eine (dann geringere) Steuerzahlung auswirkt. Denn: Bei der EÜR zählt nur der tatsächliche Geldzufluss – was den Nettobetrag und auch was die Umsatzsteuer betrifft.

Wer monatliche Umsatzsteuervoranmeldungen erstellt oder vom Steuerberater erstellen lässt, hat so immer den Überblick über aktuelle Umsätze und Gewinne. Dabei ist vom zu erwartenden Gewinn noch ein bestimmter Prozentsatz für Sonderausgaben und außergewöhnliche Belastungen abzuziehen (durchschnittlich etwa 8000 Euro), bevor sich eine realistische Basis für die Steuerschätzung ergibt.

Freiberufler können entgegen manch landläufiger Meinung ebenso vorsteuerabzugsberechtigt sein wie gewerbliche Unternehmer. Eine Ausnahme besteht, wenn der Freiberufler Kleinunternehmer ist, denn es gibt sowohl gewerbliche als auch freiberufliche Kleinunternehmer.

Als Kleinunternehmer verzichtet der Selbständige auf den Vorsteuerabzug, was bis zu einem Einkommen von 17.500 Euro im ersten Jahr, 50.000 Euro im zweiten und (erneut) 17.500 Euro im dritten und allen weiteren Jahren möglich ist. Vorsteuerabzugsberechtigt können auch Ärzte und Heilpraktiker sein, deren Leistungen als umsatzsteuerfrei gelten. Dies betrifft meist spezielle Teile der Tätigkeit. Erstellt beispielsweise ein Orthopäde ein Gerichtsgutachten mit Umsatzsteuer, so muss er die Mehrwertsteuer auf diese Leistungen schlagen – es sei denn, er ist Kleinunternehmer und verzichtet damit auf den Vorsteuerabzug.

Deutsche Freiberufler, die für einen Auftrag, eine Beratung oder ein befristetes Projekt im EU-Ausland tätig sind, zahlen für die erbrachten Leistungen beim ausländischen Auftraggeber keine Umsatzsteuer, stellen also null Prozent Umsatzsteuer in Rechnung. Voraussetzung ist, dass auch der Geschäftspartner umsatzsteuerpflichtig ist. Außerhalb der EU wird grundsätzlich keine Umsatzsteuer erhoben. Dafür brauchen diese Freiberufler eine Umsatzsteueridentifikationsnummer. Existenzgründer beantragen diese Ziffer, die in Deutschland mit DE beginnt, im Zuge der Anmeldung ihrer selbständigen Tätigkeit auf dem Formblatt „Anmeldung einer selbständigen Tätigkeit oder eines Gewerbebetriebs“ oder im Nachhinein beim Bundeszentralamt für Steuern. Diese Umsatzsteueridentifikationsnummer beweist ausländischen Geschäftspartnern ihre Existenz. Sie gehört auf die Rechnung und ersetzt dort wie in Deutschland die Angabe einer persönlichen Steuernummer.

Mit Umsatzsteuer oder ohne: Jeder Freiberufler sollte allzeit über liquide Mittel verfügen. Das Guthaben auf dem Tagesgeldkonto schützt beispielsweise davor, dass Steuernachzahlungen zu Zahlungsunfähigkeit führen. Das Finanzamt macht sich oft erst nach rund drei Jahren am Markt richtig bemerkbar, denn der Abschluss des ersten Geschäftsjahres wird mit Hilfe des Steuerberaters nicht selten bis zum 28. Februar des übernächsten Jahres herausgezögert. Der bei Freiberuflern stets vorläufige – also durch eine Betriebsprüfung korrigierbare – Bescheid kommt dann oft erst sechs Monate später und enthält neben der Aufforderung zur sofortigen Überweisung der Steuerschuld auch die Ankündigung von Nachzahlungen für das abgelaufene Jahr sowie die Forderung von Vorauszahlungen für das aktuelle Steuerjahr. Damit muss jeder Freiberufler im doppelten Wortsinn rechnen.

Zur Info-Box Die wichtigsten Kennzahlen für Freiberufler

So wie jeder Selbständige sollte auch der Freiberufler stets mit den eigenen Zahlungsverpflichtungen kalkulieren – und sein Rechnungswesen entsprechend optimieren. Je früher Zahlungen eingehen, desto flüssiger ist der Selbständige, der anders als viele Gewerbetreibende eben selten bar kassiert. Je schneller Geld auf das Konto eingeht, desto mehr Zinsen lassen sich auf dem obligatorischen Tagesgeldkonto erwirtschaften und desto weniger Zinsen müssen für eventuell notwendige eigene Anschaffungen aufgebracht werden.

Viele Freiberufler sind weit von einem optimierten Rechnungswesen entfernt. So stellte etwa die Zahnärztin Elisabeth Müllner aus Köln früher ihre Rechnungen immer erst zwei Monate nach dem Patienten-Termin. Mahnungen brauchten weitere zwei Monate – mit dem (Lern-)Effekt, dass die Kunden die Privatrechnungen zu mehr als 50 Prozent ignorierten. Nach einer umfassenden Unternehmensberatung stellte Elisabeth ihr Rechnungswesen so um, dass innerhalb von einer Woche nach dem Termin auch die Rechung herausging. Die Erinnerung erfolgte unmittelbar nach Ablauf der Zahlungsfrist. Die Folge: Ein Großteil der Patienten zahlt zwar immer noch erst nach der ersten Erinnerung, aber das Geld geht seitdem durchschnittlich drei Monate früher ein als vorher.