Was ist beim Wareneinkauf zu beachten? Welche Geschäftsbedingungen des Lieferanten müssen Sie akzeptieren? Was sollte im Einkaufsvertrag auf jeden Fall geregelt sein?

Professioneller Einkauf

Der Einkauf qualitativ sehr hochwertiger Ware zum günstigen Einkaufspreis entscheidet oft über den wirtschaftlichen Erfolg des Unternehmens. Dabei kommt es nicht nur auf die Warenbeschaffenheit selbst an, sondern auch auf die Rahmenbedingungen, die dem Einkauf zugrunde gelegt werden. Der Einkauf kann mündlich oder schriftlich erfolgen. Im Handel ist Schriftform sinnvoll, da beide Seiten die Belege für ihre Buchhaltung und die Abführung von Steuern brauchen.

Rahmenliefervertrag

Nimmt der einkaufende Unternehmer regelmäßig größere Mengen von Waren bei einem bestimmten Hersteller, Großhändler oder Lieferanten ab, verfügt er über eine stärkere Position im Markt und kann den Abschluss eines Rahmenliefervertrages vorschlagen. Ein solcher individuell verhandelter Rahmenliefervertrag legt alle wichtigen Themen fest und sichert die regelmäßige fristgerechte Belieferung des einkaufenden Unternehmens umfassend ab, da viele zusätzliche Themen aufgenommen werden können, die von großer praktischer Bedeutung sein können. Der Rahmenvertrag gilt dann dauerhaft für die Geschäftsbeziehung.

Produktbeschaffenheit und Pflichtenheft

Bezüglich komplexer Produkte ist die Vereinbarung aller Beschaffenheitsmerkmale sehr wichtig, damit die Ware auch genau den Anforderungen entspricht, die man als Einkäufer für den eigenen Weiterverkauf benötigt. Sorgfältige Produktbeschreibungen werden als „Pflichtenhefte“ bezeichnet. Diese sind sehr zu empfehlen, um spätere Enttäuschungen und Auseinandersetzungen zu vermeiden. Empfehlenswert ist auch die zusätzliche Klarstellung, dass die Ware allen in Deutschland zum Zeitpunkt der Auslieferung geltenden einschlägigen nationalen und EU-rechtlichen Rechtsnormen zu entsprechen hat.

Gewährleistung und Haftung

Wichtig ist es, dass für die Gewährleistung die gesetzlichen Regeln gelten, und der Hersteller, Lieferant oder Großhändler diese nicht wesentlich einschränkt. Viele Hersteller versuchen, die Gewährleistungsfrist auf ein Jahr ab Warenauslieferung zu beschränken, was über allgemeine Geschäftsbedingungen im Verhältnis zu Unternehmern als Einkäufern zulässig ist. Hier lohnt es sich zu verhandeln, denn günstiger ist es für den Einkäufer, wenn die Gewährleistungsfrist von den gesetzlich vorgesehenen zwei Jahren bestehen bleibt oder sogar auf drei Jahre verlängert wird, was zulässig ist. Insgesamt empfiehlt sich beim regelmäßigen Bezug größerer Warenmengen ein sehr gut verhandelter individueller Rahmenliefervertrag, um für den Einkäufer ungünstige Verkaufsbedingungen des Herstellers, Lieferanten oder Großhändlers wegzuverhandeln.

Obwohl es das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz bereits lange gibt, wissen die wenigsten, was es damit alles auf sich hat. Und das kann sehr teuer werden. Was Sie als Arbeitgeber über das Gesetz wissen sollten.

Während Regelungen für Diskriminierungsverbote früher verstreut in verschiedenen Vorschriften und Gesetzen zu finden waren, hat das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) eine einheitliche gesetzliche Grundlage geschaffen. Darin ist sowohl der Anspruch auf Entschädigung als auch der auf Schadensersatz erstmals klar geregelt. Zur Anwendung kommt das Gesetz immer dann, wenn eine Benachteiligung oder Diskriminierung von Bewerbern, Mitarbeitern oder auch von Kunden vorliegt bzw. vermutet wird. Relevant wird das AGG für Gründer spätestens dann, wenn der erste (freie) Mitarbeiter eingestellt werden soll und eine Stellenausschreibung zu formulieren ist.

Wer in einer Stellenanzeige „einen persönlichen Assistenten“ oder eine „junge Aushilfe“ sucht, begibt sich bereits auf dünnes Eis. Denn diese geschlechts- oder altersbezogenen Formulierungen sind unzulässig. Ernsthaft an der Stelle interessierte Bewerber können die Stellenausschreibung als Indiz für eine Diskriminierung sehen und innerhalb einer Frist von zwei Monaten ab Nichteinstellung eine Entschädigung verlangen. Diese liegt im Ermessen des Arbeitsgerichts und ist nur für den Fall auf bis zu drei Monatsgehälter gedeckelt, dass der Bewerber auch bei einer diskriminierungsfreien Auswahl nicht eingestellt worden wäre. Zwar lässt sich aus einem Verstoß gegen das Benachteiligungsverbot kein Beschäftigungsverhältnis begründen, dennoch lohnt sich die bewusste Formulierung von geschlechtsneutralen Stellenausschreibungen. Geschlechtsneutral muss dabei nicht nur die Überschrift, sondern auch das Kleingedruckte formuliert sein.

Auf Nummer Sicher gehen Sie, wenn Sie die im Job zu erledigenden Tätigkeiten in den Mittelpunkt stellen und keine detaillierten Anforderungen formulieren. Gefährlich können selbst Formulierungen wie „stresserprobt“ oder „belastbar“ sein, da diese möglicherweise behinderte Bewerber ausschließen.

Mit dem Programm "Schutz von Ideen für die gewerbliche Nutzung" (Signo) unterstützt das Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie (BMWi) Hochschulen, Unternehmen und freie Erfinder bei der rechtlichen Sicherung und wirtschaftlichen Verwertung ihrer Ideen. Ausführliche Informationen und die Angebote rund um das staatliche Förderprogramm "Signo" finden Sie im Internet unter www.signo-deutschland.de

Häufig möchten Existenzgründer auch eine besondere Idee oder gleich ein ganzes Geschäftskonzept schützen lassen. Hier gilt jedoch der Grundsatz, dass weder Ideen noch Konzepte schutzfähig sind. Der Gesetzgeber möchte verhindern, dass es zu Monopolisierungen von Ideen kommt. Dies hat Konsequenzen für denjenigen, der ein innovatives Geschäftskonzept entwickelt hat. Da er für die Idee oder das Konzept kein Schutzrecht erlangen kann, muss er sich auf andere Weise vor dem Kopieren durch Dritte schützen. Das Zauberwort lautet hier "Geheimhaltung".

Alles, was sich geheim halten lässt, sollte auch vertraulich behandelt werden. Sofern es unumgänglich ist, die Idee mit einem Dritten zu besprechen, muss im Vorfeld eine Geheimhaltungsvereinbarung getroffen werden. Hierbei ist es wichtig, den Inhalt des offenbarten Wissens möglichst exakt zu beschreiben. Nur so kann später bestimmt werden, ob der Dritte das offenbarte Know-how verwendet hat. Außerdem genügt es nicht, den Dritten zur Geheimhaltung zu verpflichten. Gleichzeitig muss geregelt werden, welche Konsequenzen bei einem Verstoß gegen die Vereinbarung drohen.

Hier bietet sich die Vereinbarung einer Vertragsstrafe an, die für jeden Verstoß gegen die Geheimhaltungspflicht die Zahlung eines pauschalen Geldbetrags statuiert. Unterbleibt eine solche Vertragsstrafe-Regelung, muss der Unternehmer in einem späteren Prozess seinen Schaden konkret darlegen und beweisen. Das ist meist nicht möglich.

Eine abgeschlossene Mediation
erzeugt immer eine Win-Win-Situation

Wie schnell eine Mediation erfolgreich abgeschlossen werden kann, hängt deshalb immer auch von den agierenden Parteien ab. Dabei sind sie schlau, wenn sie von Anfang an Kooperationswille und Lösungsorientiertheit zeigen. Schließlich kostet jede Sitzung Geld. Stundensätze von 150 Euro und mehr sind keine Seltenheit. Doch das Geld ist gut angelegt. Das gilt nicht nur für in der Zukunft eventuell auftretende Streitigkeiten. Auch im Gründungsprozess selbst können die angehenden Unternehmer von der Mediation profitieren, findet Melanie Schwarzer. In diesen „Klärungsgesprächen“, wie die Inhaberin des Unternehmens „Dialog und Konsens“ dazu sagt, können sich die Gründer darüber verständigen, was den anderen wichtig ist, welche Ziele sie sich ste­cken und auf welchem Weg sie diese erreichen wollen. „Vor allem sollte man sich in diesen Gesprächen einmal klarmachen, was passiert, wenn das Unternehmen nicht so läuft, wie man es sich vorgestellt hat“, sagt Schwarzer. Aus ihrer Erfahrung als Mediatorin, Rechtsanwältin, Coach und Gründungsberaterin weiß sie, dass es für den Geschäftserfolg immens wichtig ist, bei diesen wichtigen Themen Einigkeit zu erzielen – und die Punkte schriftlich festzuhalten. Trotzdem seien die Gründer diesen Gesprächen ge­genüber wenig aufgeschlossen. „Die meisten denken wohl: Diskutieren können wir auch alleine.“

Wohin dieser Gedanke führt, zeigt die Statistik: Immerhin muss jedes zweite Unternehmen nach spätestens fünf Jahren wieder aufgeben. Die Gründe dafür sind zwar vielschichtig, aber fest steht auch: Wenn es an der Basis wackelt, fällt schnell das gesamte Unternehmen in sich zusammen. Arne Meier ist sich dessen bewusst. „Klar können wir alleine diskutieren“, sagt er. „Aber wir sind nicht so blauäugig zu glauben, dass wir in diesen Diskussionen immer zum gleichen Ergebnis gelangen.“

Zur Checkliste Mediation: Der Ablauf

Der oder die Gründer einer Kapitalgesellschaft unterliegen der sogenannten Gründerhaftung, bis die Vorstufe – verkörpert durch einen Einzelunternehmer oder eine Gesellschaft des bürgerlichen Rechts – abgeschlossen ist und das Unternehmen als GmbH, UG (haftungsbeschränkt) oder AG in das Handelsregister eingetragen ist. Der oder die Gründer haften dabei gesamtschuldnerisch mit ihrem Privatvermögen neben einem etwaigen schon bestehendem Vermögen der Vorgesellschaft.

Wirken bei der Gründung einer AG nicht nur Aktionäre, sondern auch der Vorstand oder der Aufsichtsrat mit oder gibt es Sacheinlagen, ist eine Gründungsprüfung im Sinne der §§ 33 ff AktG gesetzlich vorgeschrieben. Stellt sich dabei heraus, dass die Gesellschaft von Gründern durch Einlagen, Sachübernahmen oder den Gründungsaufwand vorsätzlich oder aus grober Fahrlässigkeit geschädigt wurde, so sind der AG alle Gründer als Gesamtschuldner zum Ersatz persönlich verpflichtet. Bei der GmbH gibt es nach § 11 II GmbHG die Handelndenhaftung mit dem Privatvermögen.

„Ich würde gern mal Ihren Rat einholen, wie ich mich verhalten soll, wenn die Bank, die mir einen Kredit zur Existenzgründung anbieten soll, vertrauliche Daten an Konkurrenzfirmen weiterleitet und mir nahe legt, die Idee zu verkaufen oder in eine Beteiligung zu gehen.“ Nun sind die Informationen in dieser Anfrage sehr vage. Um eine verbindliche Auskunft geben zu können, müsste man alle Einzelheiten des Sachverhaltes genau kennen. Deutlich wird aber, dass der Gründer sich vor dem Gespräch mit der Bank ganz offensichtlich nicht abgesichert hat. Das Bankgeheimnis schützt ihn nämlich nicht, wenn er von seiner Geschäftsidee erzählt und sich unverbindlich nach einem Kredit erkundigt.

Ob Homepage­Betreiber, eBay-Verkäufer, Chat-User oder Tauschbörsennutzer, keiner scheint vor kostenintensiven Ab­mahnungen durch Rechtsanwälte sicher. Häufig sind sich die Betroffenen dabei keiner Schuld bewusst und fallen bei Erhalt einer Abmahnung aus allen Wolken.

Was steckt hinter dem Phänomen „Abmahnung“, warum sind so viele Internetnutzer davon betroffen und was ist daran rechtens? StartingUp bringt mit Hilfe des im Internetrecht erfahrenen Berliner Rechtsanwalts Timothy Ahrens Licht in diesen für Nichtjuristen schnell undurchschaubaren und im Zweifelsfall teuer werdenden Sachverhalt:

• Die Abmahnung ist eine außergerichtliche Aufforderung, also ein Mahnschreiben eines vermeintlichen Anspruchsinhabers an den Adressaten, in dem dieser aufgefordert wird, eine behauptete Rechtsverletzung unverzüglich einzustellen und zukünftig zu unterlassen.
• In dem Mahnschreiben wird der behauptete Rechtsverstoß beschrieben, und es wird erklärt, wogegen verstoßen wurde. Unter Setzung einer kurzen Frist (zirka eine Woche) wird dann die Beseitigung des Rechtsverstoßes und die Unterlassung für die Zukunft verlangt.
• Üblicherweise wird in der Abmahnung gleich auch Schadensersatz geltend gemacht und die Gebührenrechnung des abmahnenden Rechtsanwalts beigelegt.

Werbe-E-Mails dürfen in folgenden Fällen nicht verschickt werden:

Gekaufte E-Mail-Adressen

Es liegt keine Erlaubnis für die Zusendung entsprechender E-Mails von Seiten des Empfängers vor. Gleiches gilt, falls der Adress-Verkäufer ein Zertifikat oder eine Kaufurkunde ausstellt.; zumindest ist diese Variante risikoreich.

Single-Opt-In

Der Empfänger hat sich über ein Formular angemeldet, doch keine Bestätigung per E-Mail mit Bestätigungslink erhalten. Stattdessen wurde er einfach in den Verteiler für Werbe-E-Mails aufgenommen. Problem: Das Unternehmen kann nicht nachweisen, dass die E-Mail auch tatsächlich bei demjenigen landet, der in den Erhalt der Werbe-E-Mail eingewilligt hat.

Mündliche Erhebung

Wenn Unternehmen potenzielle Empfänger per Telefon kontaktieren und für die Zusendung etwa von regelmäßigen Produktinformationen eine E-Mail-Adresse erfragen, muss der Empfänger auch in den Erhalt von Werbung per E-Mail einwilligen. Diese Einwilligung kann jedoch nicht oder nur sehr schwer nachgewiesen werden. Vorsicht: Schickt das Unternehmen dem Empfänger einen Link zur Bestätigung zu (Double-Opt-In), so bestätigt dieser damit nur, dass die E-Mail-Adresse ihm zugeordnet ist. Hierbei handelt es sich nicht um die eigentliche Einwilligung!

Adresskopie aus dem Internet

Unternehmen sammeln E-Mail-Adressen, die auf Webseiten als Kontaktmöglichkeit angegeben werden. Hier liegt keine Einwilligung in den Erhalt von Werbung vor.

Daten länger als zwei Jahre ungenutzt

Verstreicht zu viel Zeit zwischen der Einwilligung für die Zusendung von Werbe-E-Mails und dem erstem Kontakt, muss der Empfänger gegebenenfalls nicht mehr mit deren Zusendung rechnen. In diesem Fall handelt es sich bei der Werbe-E-Mail um unzulässige Werbung.

Die grundsätzliche Frage, ob man sich externe Unterstützung in freier Mitarbeit holt oder einen Mitarbeiter fest anstellt, kann man sich durch Beantwortung folgender Fragen nach dem konkreten Bedarf der Unterstützung selbst beantworten:

Benötige ich jemanden vor Ort, dem ich eine Vielzahl von Aufgaben auftragen kann und der mich letztlich nach außen vertritt? Sind die zu vergebenden Tätigkeiten in meinem Leistungsportfolio enthalten oder etwas, das ich selbst nicht bieten kann? Lassen sich diese Fragen mit einem Ja beantworten, sollte man einen Mitarbeiter einstellen unter Ausnutzung der vertraglichen Möglichkeiten und damit verbundenen Minimierung des Risikos. Kein Kriterium der Fragestellung sollte der vorübergehende Bedarf sein, da eine Tätigkeit auf Dauer und damit die Scheinselbständigkeit von der Rechtsprechung schon nach mehreren Monaten angenommen wird.

Hat man allerdings nur eine spezielle Tätigkeit zu vergeben, bei der eine Anwesenheit im Betrieb nicht notwendig ist, bietet sich der Freelancer an.

BEISPIEL: Die Unterscheidung soll am Beispiel einer PR-Agentur verdeutlicht werden:

Wenn Sie jemanden für die tägliche Agenturarbeit brauchen, der Kunden berät, ans Firmentelefon geht, Texte schreibt, Medienkontakte pflegt und Reportagen an den Kundenerstellt, und das bestenfalls noch auf Ihre Anweisung hin, ist das der feste Mitarbeiter. Ihr Unternehmen muss sich auftragsbedingt vergrößern, was nur mit Angestellten geht.

Brauchen Sie allerdings nur jemanden, der ab und zu einen Werbetext schreibt oder die Homepage pflegt, eignet sich hervorragend die freie Mitarbeit.

Die Risiken bei den ersten Mitarbeitern lassen sich nicht ausschließen, sind aber eben überschaubar. Man kann auch zunächst mit einem Minijobber beginnen, der bis zur 450-Euro-Grenze zudem steuerliche Vorteile bringt, ansonsten aber wie ein normaler Arbeitnehmer zu behandeln ist.

Abzuraten ist vom Abschluss befristeter Verträge, da diese extrem viel Potenzial für Fehler bieten und in Kleinbetrieben ohnehin wenig Vorteile bieten.

Ein Angestellter dürfte auch nicht viel teurer sein, da in die Stunden- oder Tagessätze der Freelancer meist die erhöhten Beiträge für Versicherungen schon eingearbeitet wurden.

Dem Anschein nach gibt es die allgemeine Meinung, dass Freelancer flexibler sind und selbst unternehmerisch denken. Das mag sein. Genau deshalb werden sie aber ebenso schnell weg sein, wenn ein besseres Angebot kommt, was bei einem Mitarbeiter zwar nicht ausgeschlossen, doch wohl um einiges unwahrscheinlicher ist.

Der Angestellte ist nicht nur gesetzlich zur Loyalität verpflichtet, er wird bei entsprechendem Arbeitsklima auch gern Ihr Logo und Ihr Unternehmen nach vorne tragen. Das unternehmerische Denken lässt sich zudem sehr gut durch Umsatzbeteiligungen oder die leider selten genutzten - und für Start-ups hervorragend geeigneten - Mitarbeiterbeteiligungen anregen.

Dieser Artikel dient lediglich der Information und enthält Meinungen des Autors; eine Anwendung auf den jeweiligen Einzelfall ist nicht möglich. Der Beitrag ist daher lediglich abstrakt und nicht als Rechtsberatung oder Steuerberatung zu verstehen.