Wenn die langfristigen Pläne des Unternehmers auf die harte Realität des Alltags treffen, gilt es, auf die richtigen Instrumente zu setzen. Wichtigstes Arbeitsmittel sind ein Kalender, in dem sowohl berufliche als auch private Termine geplant werden, und eine Aufgabenliste. Eine stringente Wochenplanung gilt dabei als Schlüssel für das Erreichen langfristiger Ziele. Im Kalender kann man mit Bleistift nicht nur verbindliche Termine mit Kunden, Lieferanten und Partnern eintragen, sondern auch Platz reservieren für die Bewältigung wichtiger Aufgaben. Dabei sollte man stets Zeit für die Lösung unerwarteter Probleme einkalkulieren, denn in der Regel läuft gerade in der Aufbauphase eines Unternehmens nicht alles glatt.

In die Aufgabenliste trägt man alle Verpflichtungen ein, die nicht mit einem festen Abgabetermin verbunden sind. Zusätzliche Spalten für die Prioritäten und die zu erwartende Bearbeitungsdauer vervollständigen den Aufgabenplan. Dabei ergänzen sich Kalender und Aufgabenliste perfekt. Wer auf diese Weise frühzeitig dafür sorgt, dass er Prioritäten und Deadlines im Blick behält, kann sich rechtzeitig um kleine Probleme kümmern statt abzuwarten, bis aus diesen große werden.

Bei der Tagesplanung gilt es zunächst, Platz für die wichtigsten Aufgaben (sog. A-Aufgaben) zu reservieren. Erst anschließend kommen die B- und vielleicht noch die C-Aufgaben.

Zur Info-Box Aufgaben gewichten durch ABC-Analyse

Die Erfahrung zeigt, dass man zu Anfang nur 60 Prozent der theoretisch verfügbaren Zeit für Termine verplanen sollte, da man die Dauer von Kundengesprächen und Sitzungen nie genau planen kann. Nicht benötigte Pufferzeiten lassen sich von Anfang an für Telefonate und die Vor- und Nachbereitung nutzen. In diese Nachbereitungsphase gehört auch der Aufbau eines Kontaktmanagements, für das man Visitenkarten abtippt und detaillierte Gesprächsnotizen speichert. Das entlastet auch vom Sich-später-erinnern-Müssen und sorgt dafür, dass man den Kopf frei hat für neue Entscheidungen und Themen.

Zur Checkliste Prioritäten setzen mit dem Eisenhower-Prinzip

Erfassen sollte man auch, wie oft man durch Telefonate, E-Mails und Ähnliches im Arbeitsfluss unterbrochen wird. Die Leistungsfähigkeit schwankt nicht nur orientiert an der biologischen Uhr, die bei jedem einzelnen etwas anders tickt, sondern wird auch von der Häufigkeit der Störungen beeinflusst. Zeichnet man die Tages-Störkurve und vergleicht diese mit der Kurve der Leistungsfähigkeit, lässt sich relativ schnell erkennen, wann die produktivste Zeit ist, um sich mit wichtigen Aufgaben zu befassen. Eigene Anrufe und das Lesen und Beantworten von E-Mails sollten nach Möglichkeit nicht immer wieder zwischendurch erledigt werden, sondern en bloc. Zeitdiebe schleichen sich selbst im bestorganisierten Unternehmen ein. Während manche Unternehmer Post und E-Mails als willkommene Unterbrechung sehen, werden andere von ihren inneren Antreibern um den Erfolg gebracht.

Störungen, Ablenkung, aber auch Unlust und „Aufschieberitis“ sorgen dafür, dass am Ende des Tages die wirklich wichtigen Aufgaben nicht fertig sind. Auch der Wunsch, alles auf einmal zu erledigen, und Selbstüberschätzung gefährden das Zeitmanagement. „Viel Zeit verschenkt habe ich in der Phase nach der Gründung, in dem ich mich um viel zu viel Kleinkram gekümmert habe, anstatt mich auf die wesentliche Dinge zu konzentrieren. Was wesentlich ist, musste ich erst einmal lernen“, gesteht Dr. Johannes Wamser, Geschäftsführer der Dr. Wamser + Batra GmbH. Um diesen Prozess zu beschleunigen, kann es sich lohnen, andere junge Unternehmer – zum Beispiel aus dem Kreis der Wirtschaftsjunioren – als Sparringspartner zu gewinnen. Diese helfen dann, das eigene Zeitmanagement zu prüfen und zu verbessern. Die stetige Optimierung hat auch Johannes Wamser vorangebracht: „Erfolgreiches Zeitmanagement erfordert, dass man diszipliniert ist und bereit sein muss, sich jeden Tag neu zu hinterfragen und zu verbessern.“

Als Entrepreneur sollte das Mittelmaß kein Maßstab sein. Wie schafft man es, die Messlatte immer wieder hoch zu legen?

Beginnen Sie mit dem Ziel im Kopf. Schaffen Sie sich Bilder, möglichst konkrete "Fotos" von dem Weg, wie dieser nach Ihrem Geschmack aussehen soll. Das Ergebnis ist dann eine ideale Szene - und eine konkrete Vision, die Sie mit Ihren gegenwärtigen Lebensumständen vergleichen können. Nun sind Sie im Besitz eines Maßstabes, einer Messlatte. Aber bitte denken Sie nicht, dass Sie das Ergebnis auf einmal erreichen müssen. Betrachten Sie dieses Bild als einen Berg, der auf dem Talboden Ihrer gegenwärtigen Realität steht. Und erkennen Sie, dass Sie - um diesen Berg zu erklimmen - einen sehr unbequemen Weg gehen müssen. Das ist genau, was die wirklich erfolgreichen Leute tun: Sie tun Dinge, die andere Menschen nicht mehr tun wollen, weil sie diese als unangenehm empfinden. Glauben Sie mir, ich spreche hier nicht von natürlichen Reaktionen, und Sie lernen diese Verhaltensweise auch nicht in der Schule. Die Fähigkeit, das bequeme Leben hinter sich zu lassen, ist eine Art Muskel, der sich erst entwickeln muss. Und es ist eine Schlüsseleigenschaft, um wirklich erfolgreich zu sein. Nebenbei: Die erfolgreichsten Leute, die ich kenne, haben auch keinen Spaß an dieser unbequemen Haltung, aber sie wissen, dass genau hierin der Unterschied liegt, um sich von der Masse abzuheben.

Wie haben Sie das "10X Actions" Modell entwickelt?

Das Konzept entstand, als ich merkte, dass meine Zielsetzung bei einem Projekt nicht stimmte, weil ich mir zu niedrige Ziele gesetzt hatte. Dies wiederum hinderte mich da-ran, das richtige Motivationslevel zu erreichen. Die Leute unterschätzen massiv, wie viel an Kraft, Ressourcen, Geld und Energie es bedarf, um sein Ziel als Entrepreneur zu erreichen. Gleichzeitig wird oft übersehen, mit welchem Grad an Ablehnung und Feindschaft man konfrontiert wird, wenn man das ersehnte Ziel erreichen will. Das hängt damit zusammen, dass die meisten Menschen die Welt lieber durch die harmonische, rosarote Brille sehen wollen. Also nochmal: 10X beschreibt das Actions-Level, das notwendig ist, wenn Sie Ihre Lebensziele erreichen wollen. Gleichzeitig geht es bei dem Konzept auch um die Tatsache, dass die Menschen zu viel Zeit darauf verwenden, sich im Wettbewerb zu beweisen, anstatt sich von vorneherein zum Ziel zu setzen, ihre Industrie bzw. ihren Sektor dominieren zu wollen.

Kann man Selbstbewusstsein als Unternehmer lernen und trainieren?

Ganz klar! Selbstbewusstsein ist eine wesentliche Zutat für einen Entrepreneur. Volles Vertrauen und Überzeugung in das, was man tut, sind nicht nur Schlüsselfaktoren für den Erfolg, sondern auch Teil der Freude am Arbeitsleben.

Eines haben alle diese Angriffe gemeinsam: Sie lösen Stress aus. Je nach persönlichem Naturell sieht der oder die Attackierte „rot“, geht zum Gegenangriff über, oder zieht sich in die Defensive zurück: zwei Reaktionen, mit denen man schnell verloren hat. Die grundlegende Strategie besteht vielmehr darin, das eigene Nervenkostüm durch einen beherzten Sprung zur Seite vor der Energie des Angreifers zu retten – natürlich nur im übertragenen Sinne – und den Angriff zurück auf das Problem zu lenken.

Theorien, Fakten, Sachargumente – damit haben Sie sich in Schule und Universität befasst, und verfügen in Ihrem Fachgebiet vielleicht über eine beeindruckende Expertise. Das ist zwar auch wichtig, nutzt Ihnen aber während der Gespräche mit Ihrer Bank, Ihren Kunden oder Mitarbeitern wenig. Warum? Weil Ihr Gegenüber fachlich oft nicht einschätzen kann, inwieweit Ihre Gründungsidee den Erfolg haben wird, den Sie sich erhoffen, wird man Sie danach beurteilen, ob Sie als Mensch und als Unternehmerpersönlichkeit seriös, glaubwürdig und erfolgsmotiviert wirken.

Diese Wirkung ist keine Glückssache, sondern lässt sich exakt steuern. Stellen Sie sich beispielsweise ein Meeting mit einem externen Dienstleister vor, der Ihre IT einrichten oder Ihre Buchhaltung betreuen will. Sie sehen sich einem nervösen Mann mit hochgezogenen Schultern gegenüber, der Sie mit unsicherem, unsteten Blick anschaut, von einem Fuß auf den anderen tritt, sich kaum verständlich vorstellt, gekünstelt lächelt und Ihnen zum Gruße seine schlaffe Hand entgegenstreckt. Zugegeben, dies klingt scharf überzeichnet – aber Sie sehen gleich, worauf es ankommt: Signale der Stärke senden Sie dann aus, wenn Sie sich in aufrechter Haltung präsentieren, mit einer guten, nicht übertriebenen Körperspannung, wenn Sie tief und ruhig atmen und Ihrem Gegenüber mit offenem und festem Blick begegnen. Bemühen Sie sich um eine klare Sprache in einem angenehmen Grundtempo, um kurze, gegliederte Sätze mit klaren und anschaulichen Botschaften und Beispielen. Hören Sie sehr aufmerksam zu, nehmen Sie die Signale Ihres Gesprächspartners wahr und gehen Sie auf seine Anliegen ein.

Entlasten Sie konsequent Ihr Gehirn von der Aufgabe, Daten speichern zu müssen. Hierzu schreiben Sie jede Aufgabe, jede Idee, jeden Termin direkt auf. Dafür benötigen Sie in allen Situationen ein Werkzeug zum Festhalten Ihrer Ideen. Am einfachsten Stift und Notizblock. Für die „Sammelstellen“ Ihrer Daten und Infos gilt die Regel: so viele wie nötig, so wenige wie möglich.

Beispiele:

• E-Mail-Eingang: Auch wenn Sie mehrere E-Mail-Adressen haben, versuchen Sie, alle Mails an eine Adresse weiterzuleiten, damit Sie nicht aufwändig mehrere Konten abrufen müssen.
• Kiste im Büro/Wohnung: Richten Sie sich eine Kiste ein, in die all Ihre Aufgaben und Angelegenheiten gelegt werden. Machen Sie dies am besten auch gleich für Ihre Familienmitglieder. Bei Kindern wirkt dies oft Wunder: Zettel in der Kiste heißt, ich habe noch etwas zu tun, Kiste leer heißt, ich darf spielen. Wenn Sie keine Kiste als Eingangsbox haben, übernimmt meistens das ganze Büro/Haus diese Funktion.
• Anrufbeantworter: Nutzen Sie auch diese klassische Form der Nachrichtenspeicherung.