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Wenn die langfristigen Pläne des Unternehmers auf die harte Realität des Alltags treffen, gilt es, auf die richtigen Instrumente zu setzen. Wichtigstes Arbeitsmittel sind ein Kalender, in dem sowohl berufliche als auch private Termine geplant werden, und eine Aufgabenliste. Eine stringente Wochenplanung gilt dabei als Schlüssel für das Erreichen langfristiger Ziele. Im Kalender kann man mit Bleistift nicht nur verbindliche Termine mit Kunden, Lieferanten und Partnern eintragen, sondern auch Platz reservieren für die Bewältigung wichtiger Aufgaben. Dabei sollte man stets Zeit für die Lösung unerwarteter Probleme einkalkulieren, denn in der Regel läuft gerade in der Aufbauphase eines Unternehmens nicht alles glatt.

In die Aufgabenliste trägt man alle Verpflichtungen ein, die nicht mit einem festen Abgabetermin verbunden sind. Zusätzliche Spalten für die Prioritäten und die zu erwartende Bearbeitungsdauer vervollständigen den Aufgabenplan. Dabei ergänzen sich Kalender und Aufgabenliste perfekt. Wer auf diese Weise frühzeitig dafür sorgt, dass er Prioritäten und Deadlines im Blick behält, kann sich rechtzeitig um kleine Probleme kümmern statt abzuwarten, bis aus diesen große werden.

Bei der Tagesplanung gilt es zunächst, Platz für die wichtigsten Aufgaben (sog. A-Aufgaben) zu reservieren. Erst anschließend kommen die B- und vielleicht noch die C-Aufgaben.

Zur Info-Box Aufgaben gewichten durch ABC-Analyse

Die Erfahrung zeigt, dass man zu Anfang nur 60 Prozent der theoretisch verfügbaren Zeit für Termine verplanen sollte, da man die Dauer von Kundengesprächen und Sitzungen nie genau planen kann. Nicht benötigte Pufferzeiten lassen sich von Anfang an für Telefonate und die Vor- und Nachbereitung nutzen. In diese Nachbereitungsphase gehört auch der Aufbau eines Kontaktmanagements, für das man Visitenkarten abtippt und detaillierte Gesprächsnotizen speichert. Das entlastet auch vom Sich-später-erinnern-Müssen und sorgt dafür, dass man den Kopf frei hat für neue Entscheidungen und Themen.

Zur Checkliste Prioritäten setzen mit dem Eisenhower-Prinzip

Erfassen sollte man auch, wie oft man durch Telefonate, E-Mails und Ähnliches im Arbeitsfluss unterbrochen wird. Die Leistungsfähigkeit schwankt nicht nur orientiert an der biologischen Uhr, die bei jedem einzelnen etwas anders tickt, sondern wird auch von der Häufigkeit der Störungen beeinflusst. Zeichnet man die Tages-Störkurve und vergleicht diese mit der Kurve der Leistungsfähigkeit, lässt sich relativ schnell erkennen, wann die produktivste Zeit ist, um sich mit wichtigen Aufgaben zu befassen. Eigene Anrufe und das Lesen und Beantworten von E-Mails sollten nach Möglichkeit nicht immer wieder zwischendurch erledigt werden, sondern en bloc. Zeitdiebe schleichen sich selbst im bestorganisierten Unternehmen ein. Während manche Unternehmer Post und E-Mails als willkommene Unterbrechung sehen, werden andere von ihren inneren Antreibern um den Erfolg gebracht.

Störungen, Ablenkung, aber auch Unlust und „Aufschieberitis“ sorgen dafür, dass am Ende des Tages die wirklich wichtigen Aufgaben nicht fertig sind. Auch der Wunsch, alles auf einmal zu erledigen, und Selbstüberschätzung gefährden das Zeitmanagement. „Viel Zeit verschenkt habe ich in der Phase nach der Gründung, in dem ich mich um viel zu viel Kleinkram gekümmert habe, anstatt mich auf die wesentliche Dinge zu konzentrieren. Was wesentlich ist, musste ich erst einmal lernen“, gesteht Dr. Johannes Wamser, Geschäftsführer der Dr. Wamser + Batra GmbH. Um diesen Prozess zu beschleunigen, kann es sich lohnen, andere junge Unternehmer – zum Beispiel aus dem Kreis der Wirtschaftsjunioren – als Sparringspartner zu gewinnen. Diese helfen dann, das eigene Zeitmanagement zu prüfen und zu verbessern. Die stetige Optimierung hat auch Johannes Wamser vorangebracht: „Erfolgreiches Zeitmanagement erfordert, dass man diszipliniert ist und bereit sein muss, sich jeden Tag neu zu hinterfragen und zu verbessern.“

„Wichtig ist“, so Gese-Klier, „die Zeit als Ressource wahrzunehmen. Sie ist begrenzt und muss daher optimal im Sinne der Ziele eingesetzt werden“. Im ersten Schritt muss der Gründer sich also bewusst machen: Was sind die Ziele der Gründung – für ihn oder sie selbst, für das Leben und für das Unternehmen? Wer das weiß, kann eine Vision entwickeln – darüber, wie die Zukunft aussehen soll, wenn alles ideal läuft. Kühn darf diese Vision sein – das wirkt motivierend und regt die Kreativität an. Und nicht nur die Unternehmensziele über Wachstum, Umsatz und Angestellte sind hier gemeint. Gründer sollten sich auch klar darüber sein, was ihnen die Gründung und die Unternehmensführung persönlich bedeutet und was sie ihnen bringen soll. Welchen Stellenwert soll das neue Unternehmen im Leben haben?

Der zweite Schritt ist weniger kühn: Zwar werden erneut Ziele formuliert, nun aber konkreter. In welchen Schritten kann die Vision erreicht werden? „Wichtig ist dabei, sich die Ziele SMART zu setzen“, betont Gese-Klier. Als SMART (engl. für schlau) werden Ziele bezeichnet, die spezifisch, messbar, aktionsorientiert, rational und terminierbar sind.

Gründer müssen wissen, was ihre Kernkompetenzen sind und sich auf diese konzentrieren

Oft nehmen sich vor allem Gründer eher vage Ziele vor. Zum Beispiel: „Ich will meinen Kundenstamm vergrößern.“ Das ist kein SMART-Ziel. Denn wie kann man es erreichen? Schon mit einem weiteren Kunden? Wann will ich am Ziel sein? Das alles bleibt unklar.

Nach den Kriterien von SMART umformuliert, lautet das Ziel besser: Ich will bis September mindestens 20 neue Kunden in der Kartei haben (vorausgesetzt es ist rational, 20 Kunden finden zu können). Dieses Ziel kann man im September genau prüfen: Habe ich erreicht was ich wollte? Falls nicht – woran lag es?

Ob das strategisch geplante Auftreten in der Praxis gelingt, hängt von einer Fülle von Faktoren ab. Im persönlichen Gespräch entscheiden das Erscheinungsbild zu 60 Prozent, die Akustik zu 35 Prozent und die Worte nur zu fünf Prozent über den Gesamteindruck. Kleidung, Frisur, Haltung, aber auch Sprechgeschwindigkeit und Betonung sind deshalb besonders wichtige Ansatzpunkte, um einen überzeugenden ersten Eindruck zu hinterlassen. Der basiert auf der Kombination aller Sinneseindrücke. Damit die Informationsfülle das Gehirn nicht überfordert, nutzen alle Menschen eine Reihe von Filtern. Allgemeine Filter sorgen dafür, dass alles, was wir wahrnehmen, in eine Struktur gebracht wird. Persönliche Filter basierend auf Erfahrungen und Lernprozessen fokussieren die Aufmerksamkeit weiter und ermöglichen damit eine schnelle Reaktion. Gelingt es, die Filter zu überwinden, besteht die Chance, ein positives Bild zu hinterlassen und den Gesprächspartner für sich zu gewinnen.

„Eine positive Einstellung zum eigenen Unternehmen verändert unbewusst das Verhalten und damit die Wirkung auf andere“, rät Knigge-Trainer Dr. Hans-Michael Klein angehenden Unternehmern. Denn nur wer auf sein eigenes Können vertraut, Erfolge genießt, negative Denkmuster hinterfragt und aufbricht, kann seine Gesprächspartner überzeugen und begeistern. Nicht nur auf psychologischer Ebene muss alles für den Erfolg vorbereitet sein. Nicht umsonst sagt ein altes Sprichwort: „Kleider machen Leute“. Dabei kommt es weniger auf den Preis der Kleidung an, als auf den richtigen Schnitt, eine gute Passform und ein angenehmes Material. Schmutzflecken und ungebügelte Kleidung sind genau wie Laufmaschen bei Strumpfhosen hingegen keinesfalls akzeptabel. Es handelt sich dabei um Signalreize, die dazu führen, dass der Gesprächspartner von der Optik auf Eigenschaften der Person schließt. Das kann nicht nur Geschäftsabschlüsse erschweren, sondern im schlimmsten Fall die Finanzierung des ganzen Unternehmens verhindern. „Oft erlaubt der äußere Eindruck, den der Gründer vermittelt, bereits eine gute Einschätzung, ob wir einen Kredit anbieten können“, berichtet Firmenkundenbetreuer Stefan S. aus dem Alltag seiner Bank.

Zur Checkliste So gelingt der gute erste Eindruck

Je nach Bedeutung eines Gesprächs lohnt es sich, sich auch mit den Feinheiten der eigenen Wirkung vertraut zu machen. Farben zum Beispiel wirken ganz unterschiedlich. Während dieselbe Farbe den einen optimal zur Geltung bringt, wirkt der andere blass und geschwächt. Besondere Aufmerksamkeit erfordern auch Brillen und Bärte, die das Gesicht im schlimmsten Fall verstecken und unvorteilhaft wirken lassen. Durch die Auswahl der richtigen Fassung samt entspiegelter Gläser kann man dem genauso entgegenwirken wie durch die regelmäßige Reinigung der Brille. Genau wie eine gepflegte Frisur für Gründer aller Branchen Pflicht ist, kann auch ein gepflegter Bart positiv wirken. Bei Gründerinnen ist die Wahl des richtigen Schmucks ein kontrovers diskutiertes Thema. Konsens besteht dahingehend, dass dezentes Unterstatement immer eine gute Wahl ist. Gleiches gilt auch für den Kleidungsstil: lieber etwas underdressed als overdressed. „Die ausgewählte Kleidung und die Accessoires sollten zur Person und zum Anlass passen“, fasst Knigge-Trainer Dr. Klein zusammen.

Zur Checkliste Tipps zum Umgang mit und in den Medien

Auch Zeitpläne lassen sich durch Mind Mapping erstellen. „Legen Sie einen Meilenstein-/Hindernis-Ast an“, empfiehlt der Experte. „Auf einer Zeitachse können Sie dann eintragen, wann Sie welche Schritte machen müssen und welche Probleme es dabei geben könnte.“ So könnten Lieferzeiten den Umbau des neuen Büros verzögern, oder die Flyer werden bestellt, bevor überhaupt die Telefonnummer des Geschäfts feststeht. Anhand der Mind Map bekommt man ein Gefühl dafür, welcher Zeitrahmen und welcher Vorlauf für alle Aktionen notwendig sind. Auch für Gespräche mit Banken, Steuerberatern oder Behörden empfiehlt Müller eine Mind Map. „Zeichnen Sie dabei auch einen Zweig mit den Zielen, die Sie in dem Gespräch erreichen wollen – dann können Sie die Mind Map direkt als Besprechungsagenda mitnehmen.“ Da sich Mind Maps hervorragend ergänzen lassen, kann man gleich nach dem Gespräch auch die Ergebnisse hineinschreiben.

Businesspläne lassen sich ebenso mit Hilfe einer Mind Map erstellen. In einer ersten Version könnten Zielgruppen, Finanzierung, Positionierung oder Marketing stehen. In ausgefeilteren Mind Maps kann man dann im Detail auf die einzelnen Punkte eingehen und zum Beispiel Marketing, Finanzierungs- oder Strategiepläne erstellen. Sind Mind Maps also eigentlich nichts anderes als ein Brainstorming? Nein, meint Experte Horst Müller. „Mind Maps erzeugen durch die visuelle Aufbereitung oft einen Aha-Effekt, und neue Zusammenhänge werden plötzlich klar.“ Dadurch, dass man pro Ast nur einen Begriff wählt, müssen Dinge präzisiert und auf den Punkt gebracht, Ober- und Unterbegriffe hierarchisch definiert werden. „Hinter jeder Mind Map steht eine persönliche Denkweise“, so Müller. Daher lassen sich Mind Maps von anderen nicht ohne Weiteres lesen.

Wer sich das erste Mal mit Mind Maps beschäftigt, wird sie vielleicht als unübersichtlich, konfus und verschachtelt empfinden. Doch die Inhalte sind sehr wohl strukturiert und geordnet. Da nur Schlüsselwörter und keine ganzen Sätze benutzt werden, werden Assoziationen erzeugt, Eindrücke, Gefühle und Ideen miteinander verknüpft, die zu ganz neuen Ergebnisse führen. „Die einen sind überzeugt, ihnen fällt durch Mind Mapping mehr ein als durch andere Methoden, die anderen können komplexe Fragestellungen besser strukturieren“, so die Erfahrung von Horst Müller. „Ich kenne auf jeden Fall – mit Ausnahme von sehr linear denkenden Menschen – kaum jemanden, der damit nicht zurechtkommt.“