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Perfektion ist purer Zeitkiller

Als großer Zeitdieb gilt auch der Wunsch nach Perfektion, der schon viele Zeitpläne zerstört hat. In den meisten Branchen führt der Anspruch nach Perfektion nicht zu optimalen Ergebnissen. Wenn man sich vergegenwärtigt, dass sich häufig in 20 Prozent der Zeit bereits 80 Prozent des Ergebnisses erzielen lässt, erkennt man schnell, dass der Rest mit hohem Zeitaufwand erkauft ist. Viel Zeit „spart“, wer Aufgaben entsprechend ihrer Bedeutung mit einem angemessenen Aufwand an Zeit erledigt und sein Handeln so an den eigenen Zielen ausrichtet. Helfen können dabei neben der bereits beschriebenen Planung klare Entscheidungsregeln, Routine und ggf. auch Hilfsmittel wie Formulare, Software etc. Gerade für Einzelkämpfer ist es wichtig, Zeitdiebe zu erkennen. Im Kundengespräch ist es zum Beispiel hilfreich, die konkreten Anforderungen zu erfragen. Wann genau soll geliefert werden? In welchem Umfang und in welcher Form? Erst auf dieser Basis kann man eine Entscheidung treffen und die Zeit sinnvoll planen.

Make or Buy: Delegieren

Häufig werden junge Unternehmer mit Aufgaben konfrontiert, die nicht unbedingt ihren persönlichen Einsatz erfordern. Sobald die eigene Zeit nicht mehr reicht, um diese zu bewältigen, sollte man sie an Mitarbeiter oder externe Dienstleister delegieren. Dabei gilt es nicht nur den Sinn der Aufgabe zu erläutern, sondern auch die Ziele genau zu definieren. Ist klar, was erwartet wird und was nicht bzw. zu welchem Zeitpunkt die Aufgabe bewältigt sein muss, kann man mit den besten Ergebnissen rechnen. Auch in der eigenen Tagesplanung liegt beträchtliches Potenzial. Wer als Unternehmer dann einkauft, wenn die meisten Angestellten dazu keine Gelegenheit haben, spart wertvolle Minuten. Wer gezielt Informationen sammelt, um sie in Wartezeiten oder auf Reisen zu lesen bzw. abzuarbeiten, „gewinnt“ im Monat schnell ein paar Stunden.

Schritt 3: Planen

Auch wenn die schriftliche Planung auf den ersten Blick Zeit in Anspruch nimmt, hat man im Endeffekt viel davon: Denn wer genügend Zeit in die Planung investiert, braucht weniger für die Durchführung. Wer nicht plant, begeht oft den Fehler, das Naheliegende zuerst anzugehen und nicht das Wichtigste. Wer anhand der zuvor geschilderten ABC-Analyse Aufgaben nach ihrer Bedeutung sortiert und sich zudem Wichtigkeit und Dringlichkeit klar macht, kann dieser Falle entkommen. „Arbeit pflegt sich auszudehnen, sodass sie jeden verfügbaren Zeitrahmen ausfüllt“, lautet ein von Prof. C. Northcote Parkinson formuliertes Gesetz, das schon vielen die Freude an ihrer Tätigkeit genommen hat.

Planung und Spontaneität stehen beim Zeitmanagement nicht im Widerspruch. „Eine gute Entscheidung, um Zeit zu ,sparen‘, ist für Gründer zu planen, zu organisieren, zu delegieren und die richtigen Leute zu kennen“, weiß auch Rechtsanwältin Yvonne Heide-Guddat. Sie profitiert davon, dass die schriftliche Planung Suchaufwand reduziert, Engpässe früh erkannt werden und die Wiederaufnahme unterbrochener Arbeiten ohne große Einarbeitung möglich ist. Denn wie in allen Branchen ist es auch für Anwälte weitaus wichtiger, das Richtige (Effektivität) zu tun, als das Falsche auf die richtige Weise (Effizienz) anzugehen.

Jeder Gründer sollte dabei die Methoden nutzen, die zu ihm passen, denn in Sachen Zeitmanagement gilt es, selbst Verantwortung zu übernehmen. „Zeitmanagement muss in einen größeren Zusammenhang gesetzt werden. Bei meinen Seminaren spreche ich von Zeitdesign, denn wir bringen das chronologische Zeitsystem aus Uhr, Kalender und Terminen mit dem inneren Zeitsystem des Menschen in Einklang. Das Thema wird viel zu sehr ingenieurmäßig betrachtet“, sagt Management-Trainer Klaus C. Marwitz.

Schritt 4: Zeitmanagement leben

Erfolgreiches Zeitmanagement besteht nicht zuletzt aus vielen kleinen Schritten. Bedenkt man, dass bereits ein Standardkurzbrief mit allen Arbeitsschritten 15 Minuten dauert, sieht man, wie wichtig es ist, den Umgang mit der Zeit ständig zu verbessern. Hat man die innere Einstellung im Griff, sich die richtigen Methoden angeeignet, wird das Zeitmanagement schnell zu einem Automatismus, der Wettbewerbsvorteile schafft und dafür sorgt, dass erfolgreiches Unternehmertum und Work-Life-Balance sich gut vereinbaren lassen.

Fortsetzung des Interviews

Fortsetzung des Interviews mit Grant Cardone

 

Als Entrepreneur sollte das Mittelmaß kein Maßstab sein. Wie schafft man es, die Messlatte immer wieder hoch zu legen?

Beginnen Sie mit dem Ziel im Kopf. Schaffen Sie sich Bilder, möglichst konkrete "Fotos" von dem Weg, wie dieser nach Ihrem Geschmack aussehen soll. Das Ergebnis ist dann eine ideale Szene - und eine konkrete Vision, die Sie mit Ihren gegenwärtigen Lebensumständen vergleichen können. Nun sind Sie im Besitz eines Maßstabes, einer Messlatte. Aber bitte denken Sie nicht, dass Sie das Ergebnis auf einmal erreichen müssen. Betrachten Sie dieses Bild als einen Berg, der auf dem Talboden Ihrer gegenwärtigen Realität steht. Und erkennen Sie, dass Sie - um diesen Berg zu erklimmen - einen sehr unbequemen Weg gehen müssen. Das ist genau, was die wirklich erfolgreichen Leute tun: Sie tun Dinge, die andere Menschen nicht mehr tun wollen, weil sie diese als unangenehm empfinden. Glauben Sie mir, ich spreche hier nicht von natürlichen Reaktionen, und Sie lernen diese Verhaltensweise auch nicht in der Schule. Die Fähigkeit, das bequeme Leben hinter sich zu lassen, ist eine Art Muskel, der sich erst entwickeln muss. Und es ist eine Schlüsseleigenschaft, um wirklich erfolgreich zu sein. Nebenbei: Die erfolgreichsten Leute, die ich kenne, haben auch keinen Spaß an dieser unbequemen Haltung, aber sie wissen, dass genau hierin der Unterschied liegt, um sich von der Masse abzuheben.

Wie haben Sie das "10X Actions" Modell entwickelt?

Das Konzept entstand, als ich merkte, dass meine Zielsetzung bei einem Projekt nicht stimmte, weil ich mir zu niedrige Ziele gesetzt hatte. Dies wiederum hinderte mich da-ran, das richtige Motivationslevel zu erreichen. Die Leute unterschätzen massiv, wie viel an Kraft, Ressourcen, Geld und Energie es bedarf, um sein Ziel als Entrepreneur zu erreichen. Gleichzeitig wird oft übersehen, mit welchem Grad an Ablehnung und Feindschaft man konfrontiert wird, wenn man das ersehnte Ziel erreichen will. Das hängt damit zusammen, dass die meisten Menschen die Welt lieber durch die harmonische, rosarote Brille sehen wollen. Also nochmal: 10X beschreibt das Actions-Level, das notwendig ist, wenn Sie Ihre Lebensziele erreichen wollen. Gleichzeitig geht es bei dem Konzept auch um die Tatsache, dass die Menschen zu viel Zeit darauf verwenden, sich im Wettbewerb zu beweisen, anstatt sich von vorneherein zum Ziel zu setzen, ihre Industrie bzw. ihren Sektor dominieren zu wollen.

Kann man Selbstbewusstsein als Unternehmer lernen und trainieren?

Ganz klar! Selbstbewusstsein ist eine wesentliche Zutat für einen Entrepreneur. Volles Vertrauen und Überzeugung in das, was man tut, sind nicht nur Schlüsselfaktoren für den Erfolg, sondern auch Teil der Freude am Arbeitsleben.

Locker bleiben und Stärke zeigen

Bleiben Sie locker und gelassen

Eines haben alle diese Angriffe gemeinsam: Sie lösen Stress aus. Je nach persönlichem Naturell sieht der oder die Attackierte „rot“, geht zum Gegenangriff über, oder zieht sich in die Defensive zurück: zwei Reaktionen, mit denen man schnell verloren hat. Die grundlegende Strategie besteht vielmehr darin, das eigene Nervenkostüm durch einen beherzten Sprung zur Seite vor der Energie des Angreifers zu retten – natürlich nur im übertragenen Sinne – und den Angriff zurück auf das Problem zu lenken.

Signale der Stärke

Theorien, Fakten, Sachargumente – damit haben Sie sich in Schule und Universität befasst, und verfügen in Ihrem Fachgebiet vielleicht über eine beeindruckende Expertise. Das ist zwar auch wichtig, nutzt Ihnen aber während der Gespräche mit Ihrer Bank, Ihren Kunden oder Mitarbeitern wenig. Warum? Weil Ihr Gegenüber fachlich oft nicht einschätzen kann, inwieweit Ihre Gründungsidee den Erfolg haben wird, den Sie sich erhoffen, wird man Sie danach beurteilen, ob Sie als Mensch und als Unternehmerpersönlichkeit seriös, glaubwürdig und erfolgsmotiviert wirken.

Diese Wirkung ist keine Glückssache, sondern lässt sich exakt steuern. Stellen Sie sich beispielsweise ein Meeting mit einem externen Dienstleister vor, der Ihre IT einrichten oder Ihre Buchhaltung betreuen will. Sie sehen sich einem nervösen Mann mit hochgezogenen Schultern gegenüber, der Sie mit unsicherem, unsteten Blick anschaut, von einem Fuß auf den anderen tritt, sich kaum verständlich vorstellt, gekünstelt lächelt und Ihnen zum Gruße seine schlaffe Hand entgegenstreckt. Zugegeben, dies klingt scharf überzeichnet – aber Sie sehen gleich, worauf es ankommt: Signale der Stärke senden Sie dann aus, wenn Sie sich in aufrechter Haltung präsentieren, mit einer guten, nicht übertriebenen Körperspannung, wenn Sie tief und ruhig atmen und Ihrem Gegenüber mit offenem und festem Blick begegnen. Bemühen Sie sich um eine klare Sprache in einem angenehmen Grundtempo, um kurze, gegliederte Sätze mit klaren und anschaulichen Botschaften und Beispielen. Hören Sie sehr aufmerksam zu, nehmen Sie die Signale Ihres Gesprächspartners wahr und gehen Sie auf seine Anliegen ein.

Die drei wichtigsten Regeln

1. Eine positive Einstellung zur eigenen Person.
Machen Sie sich Ihre besonderen Stärken bewusst und fördern Sie Ihre Selbstakzeptanz – am besten mit Hilfe Ihrer Freunde oder, besser noch, mit Unterstützung eines professionellen Coaches. Wenn Sie selbst nicht an sich glauben, können Sie nicht erwarten, dass andere dies tun.

2. Eine positive Einstellung zur eigenen Idee.
Inwieweit können Sie sich mit Ihrem Gründungskonzept identifizieren? Sind Sie in der Lage, Ihre Vorstellungen auch gegen Kritik zu verteidigen? Genau das wird Ihr Gegenüber prüfen, und zwar schonungslos. Wichtig: Spielen Sie vorab im Rollenspiel durch, wie Sie auf sachliche Einwände und die unten angesprochenen Fangfragen reagieren. Machen Sie sich im Vorfeld bewusst, was das Besondere und Einmalige Ihres Konzepts ist. Legen Sie sich drei bis fünf Kernbotschaften zurecht und argumentieren Sie mit eigenen Erfahrungen, Referenzprojekten, Untersuchungen und Fakten, um den Kundennutzen und die Marktchancen Ihrer Idee jederzeit offensiv herausstellen zu können.

3. Eine positive Einstellung zum Gegenüber.
Treten Sie wertschätzend und partnerschaftlich auf. Wenn Sie sich unterlegen fühlen, mindert das Ihre Erfolgschancen beträchtlich. Das gleiche gilt, wenn Sie sich überlegen fühlen und dies Ihrem Gesprächspartner zeigen: Niemand lässt sich gern belehren. Lassen Sie sich deshalb von Menschen Ihres Vertrauens oder in einer Supervisionsgruppe Feedback zu Ihrer persönlichen Wirkung geben.

Schritt 1

Schritt 1
Entlasten Sie Ihr Hirn von der Aufgabe, alle Termine und Jobs speichern zu müssen.

Entlasten Sie konsequent Ihr Gehirn von der Aufgabe, Daten speichern zu müssen. Hierzu schreiben Sie jede Aufgabe, jede Idee, jeden Termin direkt auf. Dafür benötigen Sie in allen Situationen ein Werkzeug zum Festhalten Ihrer Ideen. Am einfachsten Stift und Notizblock. Für die „Sammelstellen“ Ihrer Daten und Infos gilt die Regel: so viele wie nötig, so wenige wie möglich.

Beispiele:

  • E-Mail-Eingang: Auch wenn Sie mehrere E-Mail-Adressen haben, versuchen Sie, alle Mails an eine Adresse weiterzuleiten, damit Sie nicht aufwändig mehrere Konten abrufen müssen.
  • Kiste im Büro/Wohnung: Richten Sie sich eine Kiste ein, in die all Ihre Aufgaben und Angelegenheiten gelegt werden. Machen Sie dies am besten auch gleich für Ihre Familienmitglieder. Bei Kindern wirkt dies oft Wunder: Zettel in der Kiste heißt, ich habe noch etwas zu tun, Kiste leer heißt, ich darf spielen. Wenn Sie keine Kiste als Eingangsbox haben, übernimmt meistens das ganze Büro/Haus diese Funktion.
  • Anrufbeantworter: Nutzen Sie auch diese klassische Form der Nachrichtenspeicherung.

Schritt 2
Verarbeiten Sie die
zuvor gesammelten Aufgaben
mit System.