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Perfektion ist purer Zeitkiller
Als großer Zeitdieb gilt auch der Wunsch nach Perfektion, der schon viele Zeitpläne zerstört hat. In den meisten Branchen führt der Anspruch nach Perfektion nicht zu optimalen Ergebnissen. Wenn man sich vergegenwärtigt, dass sich häufig in 20 Prozent der Zeit bereits 80 Prozent des Ergebnisses erzielen lässt, erkennt man schnell, dass der Rest mit hohem Zeitaufwand erkauft ist. Viel Zeit „spart“, wer Aufgaben entsprechend ihrer Bedeutung mit einem angemessenen Aufwand an Zeit erledigt und sein Handeln so an den eigenen Zielen ausrichtet. Helfen können dabei neben der bereits beschriebenen Planung klare Entscheidungsregeln, Routine und ggf. auch Hilfsmittel wie Formulare, Software etc. Gerade für Einzelkämpfer ist es wichtig, Zeitdiebe zu erkennen. Im Kundengespräch ist es zum Beispiel hilfreich, die konkreten Anforderungen zu erfragen. Wann genau soll geliefert werden? In welchem Umfang und in welcher Form? Erst auf dieser Basis kann man eine Entscheidung treffen und die Zeit sinnvoll planen.
Make or Buy: Delegieren
Häufig werden junge Unternehmer mit Aufgaben konfrontiert, die nicht unbedingt ihren persönlichen Einsatz erfordern. Sobald die eigene Zeit nicht mehr reicht, um diese zu bewältigen, sollte man sie an Mitarbeiter oder externe Dienstleister delegieren. Dabei gilt es nicht nur den Sinn der Aufgabe zu erläutern, sondern auch die Ziele genau zu definieren. Ist klar, was erwartet wird und was nicht bzw. zu welchem Zeitpunkt die Aufgabe bewältigt sein muss, kann man mit den besten Ergebnissen rechnen. Auch in der eigenen Tagesplanung liegt beträchtliches Potenzial. Wer als Unternehmer dann einkauft, wenn die meisten Angestellten dazu keine Gelegenheit haben, spart wertvolle Minuten. Wer gezielt Informationen sammelt, um sie in Wartezeiten oder auf Reisen zu lesen bzw. abzuarbeiten, „gewinnt“ im Monat schnell ein paar Stunden.
Schritt 3: Planen
Auch wenn die schriftliche Planung auf den ersten Blick Zeit in Anspruch nimmt, hat man im Endeffekt viel davon: Denn wer genügend Zeit in die Planung investiert, braucht weniger für die Durchführung. Wer nicht plant, begeht oft den Fehler, das Naheliegende zuerst anzugehen und nicht das Wichtigste. Wer anhand der zuvor geschilderten ABC-Analyse Aufgaben nach ihrer Bedeutung sortiert und sich zudem Wichtigkeit und Dringlichkeit klar macht, kann dieser Falle entkommen. „Arbeit pflegt sich auszudehnen, sodass sie jeden verfügbaren Zeitrahmen ausfüllt“, lautet ein von Prof. C. Northcote Parkinson formuliertes Gesetz, das schon vielen die Freude an ihrer Tätigkeit genommen hat.
Planung und Spontaneität stehen beim Zeitmanagement nicht im Widerspruch. „Eine gute Entscheidung, um Zeit zu ,sparen‘, ist für Gründer zu planen, zu organisieren, zu delegieren und die richtigen Leute zu kennen“, weiß auch Rechtsanwältin Yvonne Heide-Guddat. Sie profitiert davon, dass die schriftliche Planung Suchaufwand reduziert, Engpässe früh erkannt werden und die Wiederaufnahme unterbrochener Arbeiten ohne große Einarbeitung möglich ist. Denn wie in allen Branchen ist es auch für Anwälte weitaus wichtiger, das Richtige (Effektivität) zu tun, als das Falsche auf die richtige Weise (Effizienz) anzugehen.
Jeder Gründer sollte dabei die Methoden nutzen, die zu ihm passen, denn in Sachen Zeitmanagement gilt es, selbst Verantwortung zu übernehmen. „Zeitmanagement muss in einen größeren Zusammenhang gesetzt werden. Bei meinen Seminaren spreche ich von Zeitdesign, denn wir bringen das chronologische Zeitsystem aus Uhr, Kalender und Terminen mit dem inneren Zeitsystem des Menschen in Einklang. Das Thema wird viel zu sehr ingenieurmäßig betrachtet“, sagt Management-Trainer Klaus C. Marwitz.
Schritt 4: Zeitmanagement leben
Erfolgreiches Zeitmanagement besteht nicht zuletzt aus vielen kleinen Schritten. Bedenkt man, dass bereits ein Standardkurzbrief mit allen Arbeitsschritten 15 Minuten dauert, sieht man, wie wichtig es ist, den Umgang mit der Zeit ständig zu verbessern. Hat man die innere Einstellung im Griff, sich die richtigen Methoden angeeignet, wird das Zeitmanagement schnell zu einem Automatismus, der Wettbewerbsvorteile schafft und dafür sorgt, dass erfolgreiches Unternehmertum und Work-Life-Balance sich gut vereinbaren lassen.
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Ein Blick zurück
„Wichtig ist“, so Gese-Klier, „die Zeit als Ressource wahrzunehmen. Sie ist begrenzt und muss daher optimal im Sinne der Ziele eingesetzt werden“. Im ersten Schritt muss der Gründer sich also bewusst machen: Was sind die Ziele der Gründung – für ihn oder sie selbst, für das Leben und für das Unternehmen? Wer das weiß, kann eine Vision entwickeln – darüber, wie die Zukunft aussehen soll, wenn alles ideal läuft. Kühn darf diese Vision sein – das wirkt motivierend und regt die Kreativität an. Und nicht nur die Unternehmensziele über Wachstum, Umsatz und Angestellte sind hier gemeint. Gründer sollten sich auch klar darüber sein, was ihnen die Gründung und die Unternehmensführung persönlich bedeutet und was sie ihnen bringen soll. Welchen Stellenwert soll das neue Unternehmen im Leben haben?
Der zweite Schritt ist weniger kühn: Zwar werden erneut Ziele formuliert, nun aber konkreter. In welchen Schritten kann die Vision erreicht werden? „Wichtig ist dabei, sich die Ziele SMART zu setzen“, betont Gese-Klier. Als SMART (engl. für schlau) werden Ziele bezeichnet, die spezifisch, messbar, aktionsorientiert, rational und terminierbar sind.
Gründer müssen wissen, was ihre Kernkompetenzen sind und sich auf diese konzentrieren
Oft nehmen sich vor allem Gründer eher vage Ziele vor. Zum Beispiel: „Ich will meinen Kundenstamm vergrößern.“ Das ist kein SMART-Ziel. Denn wie kann man es erreichen? Schon mit einem weiteren Kunden? Wann will ich am Ziel sein? Das alles bleibt unklar.
Nach den Kriterien von SMART umformuliert, lautet das Ziel besser: Ich will bis September mindestens 20 neue Kunden in der Kartei haben (vorausgesetzt es ist rational, 20 Kunden finden zu können). Dieses Ziel kann man im September genau prüfen: Habe ich erreicht was ich wollte? Falls nicht – woran lag es?
Auf den Punkt gebracht
Auf den Punkt gebracht
Auch Zeitpläne lassen sich durch Mind Mapping erstellen. „Legen Sie einen Meilenstein-/Hindernis-Ast an“, empfiehlt der Experte. „Auf einer Zeitachse können Sie dann eintragen, wann Sie welche Schritte machen müssen und welche Probleme es dabei geben könnte.“ So könnten Lieferzeiten den Umbau des neuen Büros verzögern, oder die Flyer werden bestellt, bevor überhaupt die Telefonnummer des Geschäfts feststeht. Anhand der Mind Map bekommt man ein Gefühl dafür, welcher Zeitrahmen und welcher Vorlauf für alle Aktionen notwendig sind. Auch für Gespräche mit Banken, Steuerberatern oder Behörden empfiehlt Müller eine Mind Map. „Zeichnen Sie dabei auch einen Zweig mit den Zielen, die Sie in dem Gespräch erreichen wollen – dann können Sie die Mind Map direkt als Besprechungsagenda mitnehmen.“ Da sich Mind Maps hervorragend ergänzen lassen, kann man gleich nach dem Gespräch auch die Ergebnisse hineinschreiben.
Den Aha-Effekt nutzen
Businesspläne lassen sich ebenso mit Hilfe einer Mind Map erstellen. In einer ersten Version könnten Zielgruppen, Finanzierung, Positionierung oder Marketing stehen. In ausgefeilteren Mind Maps kann man dann im Detail auf die einzelnen Punkte eingehen und zum Beispiel Marketing, Finanzierungs- oder Strategiepläne erstellen. Sind Mind Maps also eigentlich nichts anderes als ein Brainstorming? Nein, meint Experte Horst Müller. „Mind Maps erzeugen durch die visuelle Aufbereitung oft einen Aha-Effekt, und neue Zusammenhänge werden plötzlich klar.“ Dadurch, dass man pro Ast nur einen Begriff wählt, müssen Dinge präzisiert und auf den Punkt gebracht, Ober- und Unterbegriffe hierarchisch definiert werden. „Hinter jeder Mind Map steht eine persönliche Denkweise“, so Müller. Daher lassen sich Mind Maps von anderen nicht ohne Weiteres lesen.
Wer sich das erste Mal mit Mind Maps beschäftigt, wird sie vielleicht als unübersichtlich, konfus und verschachtelt empfinden. Doch die Inhalte sind sehr wohl strukturiert und geordnet. Da nur Schlüsselwörter und keine ganzen Sätze benutzt werden, werden Assoziationen erzeugt, Eindrücke, Gefühle und Ideen miteinander verknüpft, die zu ganz neuen Ergebnisse führen. „Die einen sind überzeugt, ihnen fällt durch Mind Mapping mehr ein als durch andere Methoden, die anderen können komplexe Fragestellungen besser strukturieren“, so die Erfahrung von Horst Müller. „Ich kenne auf jeden Fall – mit Ausnahme von sehr linear denkenden Menschen – kaum jemanden, der damit nicht zurechtkommt.“
Kontrollfragen für das Feedback
Kontrollfragen für das Feedback
Gleich welche Strategie Sie wählen, wichtig ist, dass Sie im Gesprächsverlauf per Frage kontrollieren, ob der Gesprächspartner Ihre Argumente anerkennt. Ihre Kontrollfrage bezieht sich dabei nur auf das wichtigste Argument (Power-Argument). Sie müssen also nicht nach jedem Argument aktiv werden. Fragen Sie am besten: „Habe ich in diesem Punkt überzeugen können?“, oder „Wie wichtig ist dieses Argument für Sie?“ Sie geben dem Anderen damit zugleich alle Möglichkeiten, selbst zu Wort zu kommen und seine Einstellung zu erklären!
Nur wenn er ein wichtiges Argument unterbricht, bitten Sie Ihr Gegenüber darum, auf diesen Punkt etwas später zurückkommen zu dürfen. Antwortet Ihr Gegenüber auf Ihre Kontrollfrage negativ, beispielsweise mit „Das interessiert mich nicht“, dürfen Sie keinesfalls negativ abwertend fragen: „Warum interessiert Sie das nicht?“ Fragen Sie stattdessen positiv: „An was sind Sie denn interessiert!“ Sie erhalten dann eine Antwort, die für die weitere Argumentation wichtig sein kann. Diese Antwort führt vielleicht sogar zu einem neuen, für Sie vorteilhaften Aspekt.
Wirken durch Wort und Stimme
Verständlichkeit ist eine der wichtigsten Voraussetzungen, um Informationen erfolgreich weiterzugeben. Wer seine Argumente präsentiert, muss sich überlegen, ob diese bei den Adressaten auch verständlich ankommen. Je einfacher Sie sprechen, umso besser werden Sie verstanden. Dies ist eine Binsenweisheit, dennoch wird ständig gegen sie verstoßen. Jedes Argument kann in unkomplizierter Weise mit geläufigen und anschaulichen Formulierungen erläutert werden. Je schwieriger der Inhalt ist, umso wichtiger ist eine einfache Darstellung. Kurze Sätze, geläufige Wörter, nachvollziehbare Bilder und Vergleiche sind die wesentlichen Instrumente.
Durch visuelle Unterstützung wird eine einfache Darstellung zusätzlich gefördert. Mehr zeigen, weniger reden – diese Regel gilt! Leiten Sie ein wichtiges Argument stets mit einer persönlichen Anrede ein, das schafft Aufmerksamkeit. Achten Sie darauf, dass sich Ihre Stimme den Argumenten anpasst. Sprechen Sie sicher und begeisternd. Heben Sie die Stimme zu Anfang an (weckt Erwartung) und lassen Sie sie am Ende fallen (Endgültigkeit). Schildern Sie Vorteile so konkret wie möglich. Malen Sie Vorteile detailliert aus, dann entsteht vor den Augen Ihres Gesprächspartners ein klares Bild.