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Perfektion ist purer Zeitkiller
Als großer Zeitdieb gilt auch der Wunsch nach Perfektion, der schon viele Zeitpläne zerstört hat. In den meisten Branchen führt der Anspruch nach Perfektion nicht zu optimalen Ergebnissen. Wenn man sich vergegenwärtigt, dass sich häufig in 20 Prozent der Zeit bereits 80 Prozent des Ergebnisses erzielen lässt, erkennt man schnell, dass der Rest mit hohem Zeitaufwand erkauft ist. Viel Zeit „spart“, wer Aufgaben entsprechend ihrer Bedeutung mit einem angemessenen Aufwand an Zeit erledigt und sein Handeln so an den eigenen Zielen ausrichtet. Helfen können dabei neben der bereits beschriebenen Planung klare Entscheidungsregeln, Routine und ggf. auch Hilfsmittel wie Formulare, Software etc. Gerade für Einzelkämpfer ist es wichtig, Zeitdiebe zu erkennen. Im Kundengespräch ist es zum Beispiel hilfreich, die konkreten Anforderungen zu erfragen. Wann genau soll geliefert werden? In welchem Umfang und in welcher Form? Erst auf dieser Basis kann man eine Entscheidung treffen und die Zeit sinnvoll planen.
Make or Buy: Delegieren
Häufig werden junge Unternehmer mit Aufgaben konfrontiert, die nicht unbedingt ihren persönlichen Einsatz erfordern. Sobald die eigene Zeit nicht mehr reicht, um diese zu bewältigen, sollte man sie an Mitarbeiter oder externe Dienstleister delegieren. Dabei gilt es nicht nur den Sinn der Aufgabe zu erläutern, sondern auch die Ziele genau zu definieren. Ist klar, was erwartet wird und was nicht bzw. zu welchem Zeitpunkt die Aufgabe bewältigt sein muss, kann man mit den besten Ergebnissen rechnen. Auch in der eigenen Tagesplanung liegt beträchtliches Potenzial. Wer als Unternehmer dann einkauft, wenn die meisten Angestellten dazu keine Gelegenheit haben, spart wertvolle Minuten. Wer gezielt Informationen sammelt, um sie in Wartezeiten oder auf Reisen zu lesen bzw. abzuarbeiten, „gewinnt“ im Monat schnell ein paar Stunden.
Schritt 3: Planen
Auch wenn die schriftliche Planung auf den ersten Blick Zeit in Anspruch nimmt, hat man im Endeffekt viel davon: Denn wer genügend Zeit in die Planung investiert, braucht weniger für die Durchführung. Wer nicht plant, begeht oft den Fehler, das Naheliegende zuerst anzugehen und nicht das Wichtigste. Wer anhand der zuvor geschilderten ABC-Analyse Aufgaben nach ihrer Bedeutung sortiert und sich zudem Wichtigkeit und Dringlichkeit klar macht, kann dieser Falle entkommen. „Arbeit pflegt sich auszudehnen, sodass sie jeden verfügbaren Zeitrahmen ausfüllt“, lautet ein von Prof. C. Northcote Parkinson formuliertes Gesetz, das schon vielen die Freude an ihrer Tätigkeit genommen hat.
Planung und Spontaneität stehen beim Zeitmanagement nicht im Widerspruch. „Eine gute Entscheidung, um Zeit zu ,sparen‘, ist für Gründer zu planen, zu organisieren, zu delegieren und die richtigen Leute zu kennen“, weiß auch Rechtsanwältin Yvonne Heide-Guddat. Sie profitiert davon, dass die schriftliche Planung Suchaufwand reduziert, Engpässe früh erkannt werden und die Wiederaufnahme unterbrochener Arbeiten ohne große Einarbeitung möglich ist. Denn wie in allen Branchen ist es auch für Anwälte weitaus wichtiger, das Richtige (Effektivität) zu tun, als das Falsche auf die richtige Weise (Effizienz) anzugehen.
Jeder Gründer sollte dabei die Methoden nutzen, die zu ihm passen, denn in Sachen Zeitmanagement gilt es, selbst Verantwortung zu übernehmen. „Zeitmanagement muss in einen größeren Zusammenhang gesetzt werden. Bei meinen Seminaren spreche ich von Zeitdesign, denn wir bringen das chronologische Zeitsystem aus Uhr, Kalender und Terminen mit dem inneren Zeitsystem des Menschen in Einklang. Das Thema wird viel zu sehr ingenieurmäßig betrachtet“, sagt Management-Trainer Klaus C. Marwitz.
Schritt 4: Zeitmanagement leben
Erfolgreiches Zeitmanagement besteht nicht zuletzt aus vielen kleinen Schritten. Bedenkt man, dass bereits ein Standardkurzbrief mit allen Arbeitsschritten 15 Minuten dauert, sieht man, wie wichtig es ist, den Umgang mit der Zeit ständig zu verbessern. Hat man die innere Einstellung im Griff, sich die richtigen Methoden angeeignet, wird das Zeitmanagement schnell zu einem Automatismus, der Wettbewerbsvorteile schafft und dafür sorgt, dass erfolgreiches Unternehmertum und Work-Life-Balance sich gut vereinbaren lassen.
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Ein Blick zurück
„Wichtig ist“, so Gese-Klier, „die Zeit als Ressource wahrzunehmen. Sie ist begrenzt und muss daher optimal im Sinne der Ziele eingesetzt werden“. Im ersten Schritt muss der Gründer sich also bewusst machen: Was sind die Ziele der Gründung – für ihn oder sie selbst, für das Leben und für das Unternehmen? Wer das weiß, kann eine Vision entwickeln – darüber, wie die Zukunft aussehen soll, wenn alles ideal läuft. Kühn darf diese Vision sein – das wirkt motivierend und regt die Kreativität an. Und nicht nur die Unternehmensziele über Wachstum, Umsatz und Angestellte sind hier gemeint. Gründer sollten sich auch klar darüber sein, was ihnen die Gründung und die Unternehmensführung persönlich bedeutet und was sie ihnen bringen soll. Welchen Stellenwert soll das neue Unternehmen im Leben haben?
Der zweite Schritt ist weniger kühn: Zwar werden erneut Ziele formuliert, nun aber konkreter. In welchen Schritten kann die Vision erreicht werden? „Wichtig ist dabei, sich die Ziele SMART zu setzen“, betont Gese-Klier. Als SMART (engl. für schlau) werden Ziele bezeichnet, die spezifisch, messbar, aktionsorientiert, rational und terminierbar sind.
Gründer müssen wissen, was ihre Kernkompetenzen sind und sich auf diese konzentrieren
Oft nehmen sich vor allem Gründer eher vage Ziele vor. Zum Beispiel: „Ich will meinen Kundenstamm vergrößern.“ Das ist kein SMART-Ziel. Denn wie kann man es erreichen? Schon mit einem weiteren Kunden? Wann will ich am Ziel sein? Das alles bleibt unklar.
Nach den Kriterien von SMART umformuliert, lautet das Ziel besser: Ich will bis September mindestens 20 neue Kunden in der Kartei haben (vorausgesetzt es ist rational, 20 Kunden finden zu können). Dieses Ziel kann man im September genau prüfen: Habe ich erreicht was ich wollte? Falls nicht – woran lag es?
Fortsetzung des Interviews
Fortsetzung des Interviews mit Grant Cardone
Als Entrepreneur sollte das Mittelmaß kein Maßstab sein. Wie schafft man es, die Messlatte immer wieder hoch zu legen?
Beginnen Sie mit dem Ziel im Kopf. Schaffen Sie sich Bilder, möglichst konkrete "Fotos" von dem Weg, wie dieser nach Ihrem Geschmack aussehen soll. Das Ergebnis ist dann eine ideale Szene - und eine konkrete Vision, die Sie mit Ihren gegenwärtigen Lebensumständen vergleichen können. Nun sind Sie im Besitz eines Maßstabes, einer Messlatte. Aber bitte denken Sie nicht, dass Sie das Ergebnis auf einmal erreichen müssen. Betrachten Sie dieses Bild als einen Berg, der auf dem Talboden Ihrer gegenwärtigen Realität steht. Und erkennen Sie, dass Sie - um diesen Berg zu erklimmen - einen sehr unbequemen Weg gehen müssen. Das ist genau, was die wirklich erfolgreichen Leute tun: Sie tun Dinge, die andere Menschen nicht mehr tun wollen, weil sie diese als unangenehm empfinden. Glauben Sie mir, ich spreche hier nicht von natürlichen Reaktionen, und Sie lernen diese Verhaltensweise auch nicht in der Schule. Die Fähigkeit, das bequeme Leben hinter sich zu lassen, ist eine Art Muskel, der sich erst entwickeln muss. Und es ist eine Schlüsseleigenschaft, um wirklich erfolgreich zu sein. Nebenbei: Die erfolgreichsten Leute, die ich kenne, haben auch keinen Spaß an dieser unbequemen Haltung, aber sie wissen, dass genau hierin der Unterschied liegt, um sich von der Masse abzuheben.
Wie haben Sie das "10X Actions" Modell entwickelt?
Das Konzept entstand, als ich merkte, dass meine Zielsetzung bei einem Projekt nicht stimmte, weil ich mir zu niedrige Ziele gesetzt hatte. Dies wiederum hinderte mich da-ran, das richtige Motivationslevel zu erreichen. Die Leute unterschätzen massiv, wie viel an Kraft, Ressourcen, Geld und Energie es bedarf, um sein Ziel als Entrepreneur zu erreichen. Gleichzeitig wird oft übersehen, mit welchem Grad an Ablehnung und Feindschaft man konfrontiert wird, wenn man das ersehnte Ziel erreichen will. Das hängt damit zusammen, dass die meisten Menschen die Welt lieber durch die harmonische, rosarote Brille sehen wollen. Also nochmal: 10X beschreibt das Actions-Level, das notwendig ist, wenn Sie Ihre Lebensziele erreichen wollen. Gleichzeitig geht es bei dem Konzept auch um die Tatsache, dass die Menschen zu viel Zeit darauf verwenden, sich im Wettbewerb zu beweisen, anstatt sich von vorneherein zum Ziel zu setzen, ihre Industrie bzw. ihren Sektor dominieren zu wollen.
Kann man Selbstbewusstsein als Unternehmer lernen und trainieren?
Ganz klar! Selbstbewusstsein ist eine wesentliche Zutat für einen Entrepreneur. Volles Vertrauen und Überzeugung in das, was man tut, sind nicht nur Schlüsselfaktoren für den Erfolg, sondern auch Teil der Freude am Arbeitsleben.
Auf alle Sinne wirken
Auf alle Sinne wirken
Ob das strategisch geplante Auftreten in der Praxis gelingt, hängt von einer Fülle von Faktoren ab. Im persönlichen Gespräch entscheiden das Erscheinungsbild zu 60 Prozent, die Akustik zu 35 Prozent und die Worte nur zu fünf Prozent über den Gesamteindruck. Kleidung, Frisur, Haltung, aber auch Sprechgeschwindigkeit und Betonung sind deshalb besonders wichtige Ansatzpunkte, um einen überzeugenden ersten Eindruck zu hinterlassen. Der basiert auf der Kombination aller Sinneseindrücke. Damit die Informationsfülle das Gehirn nicht überfordert, nutzen alle Menschen eine Reihe von Filtern. Allgemeine Filter sorgen dafür, dass alles, was wir wahrnehmen, in eine Struktur gebracht wird. Persönliche Filter basierend auf Erfahrungen und Lernprozessen fokussieren die Aufmerksamkeit weiter und ermöglichen damit eine schnelle Reaktion. Gelingt es, die Filter zu überwinden, besteht die Chance, ein positives Bild zu hinterlassen und den Gesprächspartner für sich zu gewinnen.
Von der Theorie zur Praxis
„Eine positive Einstellung zum eigenen Unternehmen verändert unbewusst das Verhalten und damit die Wirkung auf andere“, rät Knigge-Trainer Dr. Hans-Michael Klein angehenden Unternehmern. Denn nur wer auf sein eigenes Können vertraut, Erfolge genießt, negative Denkmuster hinterfragt und aufbricht, kann seine Gesprächspartner überzeugen und begeistern. Nicht nur auf psychologischer Ebene muss alles für den Erfolg vorbereitet sein. Nicht umsonst sagt ein altes Sprichwort: „Kleider machen Leute“. Dabei kommt es weniger auf den Preis der Kleidung an, als auf den richtigen Schnitt, eine gute Passform und ein angenehmes Material. Schmutzflecken und ungebügelte Kleidung sind genau wie Laufmaschen bei Strumpfhosen hingegen keinesfalls akzeptabel. Es handelt sich dabei um Signalreize, die dazu führen, dass der Gesprächspartner von der Optik auf Eigenschaften der Person schließt. Das kann nicht nur Geschäftsabschlüsse erschweren, sondern im schlimmsten Fall die Finanzierung des ganzen Unternehmens verhindern. „Oft erlaubt der äußere Eindruck, den der Gründer vermittelt, bereits eine gute Einschätzung, ob wir einen Kredit anbieten können“, berichtet Firmenkundenbetreuer Stefan S. aus dem Alltag seiner Bank.
Farben und ihre Wirkung
Je nach Bedeutung eines Gesprächs lohnt es sich, sich auch mit den Feinheiten der eigenen Wirkung vertraut zu machen. Farben zum Beispiel wirken ganz unterschiedlich. Während dieselbe Farbe den einen optimal zur Geltung bringt, wirkt der andere blass und geschwächt. Besondere Aufmerksamkeit erfordern auch Brillen und Bärte, die das Gesicht im schlimmsten Fall verstecken und unvorteilhaft wirken lassen. Durch die Auswahl der richtigen Fassung samt entspiegelter Gläser kann man dem genauso entgegenwirken wie durch die regelmäßige Reinigung der Brille. Genau wie eine gepflegte Frisur für Gründer aller Branchen Pflicht ist, kann auch ein gepflegter Bart positiv wirken. Bei Gründerinnen ist die Wahl des richtigen Schmucks ein kontrovers diskutiertes Thema. Konsens besteht dahingehend, dass dezentes Unterstatement immer eine gute Wahl ist. Gleiches gilt auch für den Kleidungsstil: lieber etwas underdressed als overdressed. „Die ausgewählte Kleidung und die Accessoires sollten zur Person und zum Anlass passen“, fasst Knigge-Trainer Dr. Klein zusammen.
Schritt 4
Schritt 4
Handeln Sie, d.h. erledigen Sie Aufgaben
je nach Kontext, Zeit, Energie und Priorität.
Die wichtigste Regel für das Handeln: Prüfen Sie die Aufgaben auf Ihrer Liste, die Sie als nächstes angehen möchten, nach folgenden vier Ausschlusskriterien - nacheinander und in dieser Reihenfolge:
- Befinde ich mich überhaupt in einem Kontext, in dem ich diese Aufgabe angehen kann?
- Habe ich genug Zeit, um diese Aufgabe zu erledigen?Habe ich im Moment genug Energie, diese Aufgabe zu schaffen?
- Von den jetzt noch übrig gebliebenen Aufgaben wählen Sie diejenige mit der höchsten Priorität, d.h. mit dem höchsten Nutzen für Sie!
Praxis-Tipps: Das gehört in den Terminkalender
Der Kalender dient nur als Erinnerungswerkzeug für zeitlich definierte Ereignisse und Aufgaben. Erliegen Sie nicht der Versuchung, ihn mit allgemeinen Aufgaben und Informationen zu überfrachten. Nur das gehört hinein:
- Termine mit eindeutigem Zeitpunkt. Beispiel: Termin bei Rechtsanwalt Kröger, Mo. 15.30h.
- Termine, die keinen eindeutigen Zeitpunkt haben, aber an einem Tag (spätestens) erledigt werden müssen, wann ist egal. Beispiel: Einwurf des schriftlichen Widerspruchs beim Landgericht.
- Informationen/Warnungen über bald ablaufende Fristen und sonstige Ereignisse, auf die Sie sich eventuell vorbereiten wollen bzw. Maßnahmen ergreifen wollen. Beispiel: Ablauf Kündigungsfrist Mietvertrag externer Lagerraum.
- Ereignisse an diesem Tag, die Sie nicht direkt betreffen, an die Sie aber an dem Tag erinnert werden möchten. Beispiel: Abiturprüfung Mathe Max.
Kontrollfragen für das Feedback
Kontrollfragen für das Feedback
Gleich welche Strategie Sie wählen, wichtig ist, dass Sie im Gesprächsverlauf per Frage kontrollieren, ob der Gesprächspartner Ihre Argumente anerkennt. Ihre Kontrollfrage bezieht sich dabei nur auf das wichtigste Argument (Power-Argument). Sie müssen also nicht nach jedem Argument aktiv werden. Fragen Sie am besten: „Habe ich in diesem Punkt überzeugen können?“, oder „Wie wichtig ist dieses Argument für Sie?“ Sie geben dem Anderen damit zugleich alle Möglichkeiten, selbst zu Wort zu kommen und seine Einstellung zu erklären!
Nur wenn er ein wichtiges Argument unterbricht, bitten Sie Ihr Gegenüber darum, auf diesen Punkt etwas später zurückkommen zu dürfen. Antwortet Ihr Gegenüber auf Ihre Kontrollfrage negativ, beispielsweise mit „Das interessiert mich nicht“, dürfen Sie keinesfalls negativ abwertend fragen: „Warum interessiert Sie das nicht?“ Fragen Sie stattdessen positiv: „An was sind Sie denn interessiert!“ Sie erhalten dann eine Antwort, die für die weitere Argumentation wichtig sein kann. Diese Antwort führt vielleicht sogar zu einem neuen, für Sie vorteilhaften Aspekt.
Wirken durch Wort und Stimme
Verständlichkeit ist eine der wichtigsten Voraussetzungen, um Informationen erfolgreich weiterzugeben. Wer seine Argumente präsentiert, muss sich überlegen, ob diese bei den Adressaten auch verständlich ankommen. Je einfacher Sie sprechen, umso besser werden Sie verstanden. Dies ist eine Binsenweisheit, dennoch wird ständig gegen sie verstoßen. Jedes Argument kann in unkomplizierter Weise mit geläufigen und anschaulichen Formulierungen erläutert werden. Je schwieriger der Inhalt ist, umso wichtiger ist eine einfache Darstellung. Kurze Sätze, geläufige Wörter, nachvollziehbare Bilder und Vergleiche sind die wesentlichen Instrumente.
Durch visuelle Unterstützung wird eine einfache Darstellung zusätzlich gefördert. Mehr zeigen, weniger reden – diese Regel gilt! Leiten Sie ein wichtiges Argument stets mit einer persönlichen Anrede ein, das schafft Aufmerksamkeit. Achten Sie darauf, dass sich Ihre Stimme den Argumenten anpasst. Sprechen Sie sicher und begeisternd. Heben Sie die Stimme zu Anfang an (weckt Erwartung) und lassen Sie sie am Ende fallen (Endgültigkeit). Schildern Sie Vorteile so konkret wie möglich. Malen Sie Vorteile detailliert aus, dann entsteht vor den Augen Ihres Gesprächspartners ein klares Bild.
Anreize schaffen
Anreize schaffen
Gerade für größere Pläne können natürlich auch zusätzliche finanzielle Anreize die Mitarbeitermotivation aufrechterhalten. Viel entscheidender als das passende Gehalt oder die hohe Provision ist aber die persönliche Wertschätzung. Mitarbeiter wollen für ihre Leistungen gelobt werden, nicht nur in Form des monatlichen Gehaltschecks, sondern viel mehr durch anerkennende Worte des Chefs.
Vorgesetzte sollten dabei das richtige Maß finden. Genauso individuell wie jeder Mitarbeiter ist, sollten auch die Worte sein, die in einem persönlichen Gespräch geäußert werden. Analog verhält es sich mit kritischem Feedback. Auch hier sollten die Worte dem jeweiligen Charakter angepasst werden.
Diese Menschlichkeit sollten Führungskräfte auch in anderen Bereichen zeigen. Natürlich steht der Erfolg des Unternehmens im Vordergrund. Der Spaß darf dabei aber nicht auf der Strecke bleiben. Lachen setzt positive Energien frei und dies können Mitarbeiter beim Arbeiten gut gebrauchen. Mit einem Lächeln geht vieles leichter von der Hand. Genau wie der Motivation gilt auch hier, Lachen steckt an. Wenn der Chef merkt, dass sein Team mit Ernsthaftigkeit an ein Projekt geht, kann er zufrieden sein. Wenn er aber merkt, dass sein Team neben der professionellen Arbeit auch noch Spaß miteinander hat, kann er sicher sein, dass das Projekt ein voller Erfolg wird.
Wenn der Vorgesetze es geschafft hat, einen solchen Teamgeist zu erzeugen, wird die ganze Belegschaft in einen Arbeitsfluss geraten, durch den gesteckte Ziele oft schneller erreicht werden als gedacht.
Motivations-Tipps für Chefs
- Selbstmotivation: Bevor Sie von Ihren Mitarbeitern Motivation einfordern, lernen Sie, sich selbst zu motivieren. Sie werden bald feststellen, welche Wirkungen Ihr neues Verhalten auf das Team ausübt.
- Vorbildfunktion: Gehen Sie als Vorbild voran und zeigen Sie Ihren Mitarbeitern, dass Sie sich während Ihrer Arbeitszeit voll und ganz auf Ihre Aufgaben konzentrieren.
- Organisation: Ordnung ist das A und O. Lassen Sie jedem Geschäft die nötige Zeit. Lassen Sie Ihr Vorgehen zur Routine werden und planen Sie Zeit ein, um sich von neuen Ideen inspirieren zu lassen.
- Vertrauen: Formulieren Sie transparente Ziele und zeigen Sie mögliche Wege auf, diese zu erreichen. Lassen Sie Ihren Mitarbeitern aber auch die Freiheit, ihre Arbeit anders umzusetzen.
- Individualität: Schenken Sie Ihren Mitarbeitern die Aufmerksamkeit, die sie verdienen. Lernen Sie das richtige Maß zu finden, wann ein wohlformuliertes Lob angemessen ist und scheuen Sie sich auch nicht, konstruktives Feedback zu äußern.
- Spaß: Arbeiten Sie professionell und erwarten Sie gleiches auch von Ihrem Team. Denken Sie dabei aber daran, stets den Spaß in der Belegschaft aufrecht zu erhalten. Mit einem Lachen geht vieles leichter von der Hand.
- Erfolg: Teilen Sie den Erfolg mit Ihren Angestellten und honorieren Sie deren Leistungen entsprechend.
Zum Autor Dirk Schmidt: Der Keynote-Speaker und Buchautor Dirk Schmidt gehört zu den gefragtesten Motivations-Experten im deutschsprachigen Raum. Als Mentaltrainer arbeitet er mit Olympiasiegern, Nationalspielern und Top-Managern. Einem großen Publikum ist er auch aus TV-Sendungen bekannt.

