Quasi Hand in Hand mit dem Vorstellen und Bekanntmachen geht das Begrüßungsritual. Vom Blick in die Augen bis zum Handschlag vermittelt es den Beteiligten Gefühle von Freundschaft, Distanz oder Ablehnung. In Europa ist der Händedruck am gebräuchlichsten. „Handreichen zeigt grundsätzliche Gesprächsbereitschaft“, erläutert Management-Trainerin Droste. Das Besiegeln eines Geschäfts per Handschlag ist ein traditioneller, von besonderem Vertrauen zeugender Brauch.

Für das Handgeben existieren im beruflichen Umfeld klare Regeln. Die Initiative geht ausschließlich vom Ranghöheren aus! Im Business ist das der in der Hierarchie höher Stehende – diese Position kommt im eigenen Haus dem Unternehmer zu, beim Besuch im Hause eines Kunden oder Geschäftspartners dem Gastgeber. „Er streckt dem Gast seine Hand zur Begrüßung entgegen. Bei mehreren Gästen begrüßt er sie nach der Rangfolge, den oder die Höchste zuerst“, beschreibt Trainerin Droste den Ablauf. Bei der Begrüßung von Mitarbeitern ist es Chefsache, die Hand zu reichen.

Als selbstverständlich sehen es Knigge-Experten an, wenn der Gastgeber zur Begrüßung hinter seinem Schreibtisch-Schutzwall hervor und dem Gast entgegen kommt. Ein Handschlag über Barrieren wie Tische, Stühle, Empfangstresen oder die Köpfe andere Menschen hinweg gilt dagegen als unhöflich.

Auf größeren Veranstaltungen – Seminaren oder Meetings etwa – ist es nicht notwendig, jedem die Hand zu geben. In übersichtlichen Meetings mit zehn bis zwölf Teilnehmern begrüßt der Leiter seine Gäste per Handschlag. Sitzen alle Teilnehmer bereits am Tisch, begrüßen Ankommende nur kurz ihre Tischnachbarn. Zu-Spät Kommer verzichten auf Begrüßungen, um weiteres Aufsehen zu vermeiden.

Zur Info-Box Andere Regeln mit ausländischen Gästen

1. Eine positive Einstellung zur eigenen Person.
Machen Sie sich Ihre besonderen Stärken bewusst und fördern Sie Ihre Selbstakzeptanz – am besten mit Hilfe Ihrer Freunde oder, besser noch, mit Unterstützung eines professionellen Coaches. Wenn Sie selbst nicht an sich glauben, können Sie nicht erwarten, dass andere dies tun.

2. Eine positive Einstellung zur eigenen Idee.
Inwieweit können Sie sich mit Ihrem Gründungskonzept identifizieren? Sind Sie in der Lage, Ihre Vorstellungen auch gegen Kritik zu verteidigen? Genau das wird Ihr Gegenüber prüfen, und zwar schonungslos. Wichtig: Spielen Sie vorab im Rollenspiel durch, wie Sie auf sachliche Einwände und die unten angesprochenen Fangfragen reagieren. Machen Sie sich im Vorfeld bewusst, was das Besondere und Einmalige Ihres Konzepts ist. Legen Sie sich drei bis fünf Kernbotschaften zurecht und argumentieren Sie mit eigenen Erfahrungen, Referenzprojekten, Untersuchungen und Fakten, um den Kundennutzen und die Marktchancen Ihrer Idee jederzeit offensiv herausstellen zu können.

3. Eine positive Einstellung zum Gegenüber.
Treten Sie wertschätzend und partnerschaftlich auf. Wenn Sie sich unterlegen fühlen, mindert das Ihre Erfolgschancen beträchtlich. Das gleiche gilt, wenn Sie sich überlegen fühlen und dies Ihrem Gesprächspartner zeigen: Niemand lässt sich gern belehren. Lassen Sie sich deshalb von Menschen Ihres Vertrauens oder in einer Supervisionsgruppe Feedback zu Ihrer persönlichen Wirkung geben.

Schritt 4
Handeln Sie, d.h. erledigen Sie Aufgaben
je nach Kontext, Zeit, Energie und Priorität.

Die wichtigste Regel für das Handeln: Prüfen Sie die Aufgaben auf Ihrer Liste, die Sie als nächstes angehen möchten, nach folgenden vier Ausschlusskriterien - nacheinander und in dieser Reihenfolge:

• Befinde ich mich überhaupt in einem Kontext, in dem ich diese Aufgabe angehen kann?
• Habe ich genug Zeit, um diese Aufgabe zu erledigen?Habe ich im Moment genug Energie, diese Aufgabe zu schaffen?
• Von den jetzt noch übrig gebliebenen Aufgaben wählen Sie diejenige mit der höchsten Priorität, d.h. mit dem höchsten Nutzen für Sie!

Der Kalender dient nur als Erinnerungswerkzeug für zeitlich definierte Ereignisse und Aufgaben. Erliegen Sie nicht der Versuchung, ihn mit allgemeinen Aufgaben und Informationen zu überfrachten. Nur das gehört hinein:

• Termine mit eindeutigem Zeitpunkt. Beispiel: Termin bei Rechtsanwalt Kröger, Mo. 15.30h.
• Termine, die keinen eindeutigen Zeitpunkt haben, aber an einem Tag (spätestens) erledigt werden müssen, wann ist egal.  Beispiel: Einwurf des schriftlichen Widerspruchs beim Landgericht.
• Informationen/Warnungen über bald ablaufende Fristen und sonstige Ereignisse, auf die Sie sich eventuell vorbereiten wollen bzw. Maßnahmen ergreifen wollen. Beispiel: Ablauf Kündigungsfrist Mietvertrag externer Lagerraum.
• Ereignisse an diesem Tag, die Sie nicht direkt betreffen, an die Sie aber an dem Tag erinnert werden möchten. Beispiel: Abiturprüfung Mathe Max.

Gleich welche Strategie Sie wählen, wichtig ist, dass Sie im Gesprächsverlauf per Frage kontrollieren, ob der Gesprächspartner Ihre Argumente anerkennt. Ihre Kontrollfrage bezieht sich dabei nur auf das wichtigste Argument (Power-Argument). Sie müssen also nicht nach jedem Argument aktiv werden. Fragen Sie am besten: „Habe ich in diesem Punkt überzeugen können?“, oder „Wie wichtig ist dieses Argument für Sie?“ Sie geben dem Anderen damit zu­gleich alle Möglichkeiten, selbst zu Wort zu kommen und seine Einstellung zu erklären!

Nur wenn er ein wichtiges Argument unterbricht, bitten Sie Ihr Gegenüber darum, auf diesen Punkt etwas später zurückkommen zu dürfen. Antwortet Ihr Gegenüber auf Ihre Kontrollfrage negativ, beispielsweise mit „Das interessiert mich nicht“, dürfen Sie keinesfalls negativ abwertend fragen: „Warum interessiert Sie das nicht?“ Fragen Sie stattdessen positiv: „An was sind Sie denn interessiert!“ Sie erhalten dann eine Antwort, die für die weitere Argumentation wichtig sein kann. Diese Antwort führt vielleicht sogar zu einem neuen, für Sie vorteilhaften Aspekt.

Wer mehrere Argumente hat, muss den unterschiedlichen Wirkungsgrad be­achten. Hiernach und nach der Phase bzw. dem Stand der (Verkaufs-)Verhandlungen oder Absprachen richtet sich die Reihenfolge der Argumentation. Viele bringen das stärkste Argument an den Anfang der Kette, andere bevorzugen das Ge­genteil: Sie beginnen mit einem schwächeren Argument (sog. Me-too-Argument), bringen dann das zweitstärkste Argument (Sekundär-Argument) und als krönenden Ab­schluss das wichtigste Argument, auch Power-Argument genannt. Damit das wichtigste Argument für Ihr Gegenüber erkennbar ist, muss es angekündet werden, und außerdem wird darüber auch länger ge­sprochen als über ein Me-too-Argument (z.B. Termine). Hier greift die bereits erwähnte wichtige Regel: Für jedes Argument wird ein getrennter Satz verwendet. Um zu wissen, welches das Power-Argument ist, muss man den Gesprächspartner nach seinem wichtigsten Entscheidungs­kriterium, also nach seinem Leitmotiv fragen.

Die nebenstehende Grafik zeigt, welche Strategie, welches Timing beim Argumentieren wann sinnvoll ist. Die Strategie A ist generell bei größerem Zeitbudget sinnvoll. Dann kann man das Wichtigste, also das Power-Argument am Ende bringen. Außerdem empfiehlt sich dieser Argumenta­tionsstrang, wenn beispielsweise die (Kauf-)Entscheidung nicht sofort ge­fällt wird oder der Kunde sich einfach nur am Markt orientieren will. Ein Nachteil dieser Argumentation ist, dass Ihr Gegenüber ungeduldig wird und am Ende nicht mehr richtig zuhört, wenn das Power-Argument kommt.

Wenn der Vorsprung vom Power-Argument zum Sekundär-Argument sehr groß ist, spielt man seine Trumpfkarte sofort aus (in der Grafik anhand der Strategie B zu sehen). Dadurch erspart man sich oft weitere Argumente. Aber Vorsicht: Da Sie Ihren Trumpf direkt ausgespielt haben, müssen Sie im weiteren Gesprächsverlauf darauf achten, nicht an Sicherheit zu verlieren. Auch wenn die Besprechungszeit knapp ist, sollte man sich für diese Strategie entscheiden; bewährt hat sie sich auch am Telefon. Allerdings: Es wirkt (etwa bei Neukunden) schnell marktschreierisch, wenn man mit seinem Power-Argument be­ginnt. In Kunden­gesprächen gilt daher: Bei Nachfassgesprächen mit Stammkunden erreicht man mit der Strategie C mehr als mit anderen hier vorgestellten Methoden.

Die Strategie C empfiehlt sich et­wa dann im Kundenumgang, wenn ein verloren gegangener Kunde im Rahmen einer  sogenannten Come-back-Strategie zurückgewonnen werden soll. Auch wenn ein hoher Preis nachteilig ist, sollte das Highlight in die Mitte der Argumente platziert werden. Denn Kunden lassen sich bei Preisen eher in der Gesprächsmitte überzeugen als am Gesprächsbeginn oder am Ende. Generell gilt: Spricht Ihr Gegenüber das Power-Argument beispielsweise durch Fragen von sich aus an, so bestimmt er bzw. hat er damit schon signalisiert, wann dieses Argument zur Sprache kommt. Insoweit entscheidet auch Ihr Gegenüber mit, wann über was gesprochen wird.