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Schritt 1
Entlasten Sie Ihr Hirn von der Aufgabe, alle Termine und Jobs speichern zu müssen.

Entlasten Sie konsequent Ihr Gehirn von der Aufgabe, Daten speichern zu müssen. Hierzu schreiben Sie jede Aufgabe, jede Idee, jeden Termin direkt auf. Dafür benötigen Sie in allen Situationen ein Werkzeug zum Festhalten Ihrer Ideen. Am einfachsten Stift und Notizblock. Für die „Sammelstellen“ Ihrer Daten und Infos gilt die Regel: so viele wie nötig, so wenige wie möglich.

Beispiele:

E-Mail-Eingang: Auch wenn Sie mehrere E-Mail-Adressen haben, versuchen Sie, alle Mails an eine Adresse weiterzuleiten, damit Sie nicht aufwändig mehrere Konten abrufen müssen.
Kiste im Büro/Wohnung: Richten Sie sich eine Kiste ein, in die all Ihre Aufgaben und Angelegenheiten gelegt werden. Machen Sie dies am besten auch gleich für Ihre Familienmitglieder. Bei Kindern wirkt dies oft Wunder: Zettel in der Kiste heißt, ich habe noch etwas zu tun, Kiste leer heißt, ich darf spielen. Wenn Sie keine Kiste als Eingangsbox haben, übernimmt meistens das ganze Büro/Haus diese Funktion.
Anrufbeantworter: Nutzen Sie auch diese klassische Form der Nachrichtenspeicherung.

Schritt 2
Verarbeiten Sie die
zuvor gesammelten Aufgaben
mit System.

Leeren Sie jetzt Ihre Sammelstellen, das heißt jedoch NICHT, dass Sie hier Ihre Aufgaben erledigen, sondern Sie definieren nur das Ziel und die konkrete Handlung, um die Aufgabe für die Einbringung in ein zuverlässiges System im dritten Schritt vorzubereiten.

Zum Verarbeiten nehmen Sie sich eine Sammelstelle nach der anderen vor und leeren diese nach den folgenden Grundregeln:

Beginnen Sie mit dem obersten Element.
Immer nur ein Element, kein Multitasking.
Kein Element wird zurückgelegt, es gilt: „Berührt – geführt“. Bei jedem Element stellen Sie sich nun die gleiche Frage: Was ist die nächste konkrete Aktion auf dem Weg zum gewünschten Zustand?

Schritt 3
Organisieren Sie
Ihre Aufgaben nach einer
festen Struktur.

Je nachdem, wie die Antwort auf diese Frage ausfällt, werden die Aufgaben unterschiedlich kategorisiert und nach einer festen Struktur organisiert.

Lautet die Antwort: „Es hängt eigentlich aktuell keine konkrete Handlung an diesem Element“, gibt es drei mögliche Kategorien:

Müll: Die Aufgabe ist inzwischen unwichtig/irrelevant geworden. Ganz klar: Diese Elemente wandern direkt an einen Ort, den Sie schon lange eingerichtet haben und der sich vermutlich unter Ihrem Bürotisch befindet.
Nicht aktuell: Es handelt sich um etwas, über das Sie noch einmal schlafen wollen bzw. was erst später entschieden werden soll. Oder es ist ein Plan (oder Wunschtraum), den Sie vielleicht irgendwann mal angehen möchten, für den der Zeitpunkt aber gerade unpassend ist. Handelt es sich um Ersteres, tragen Sie das Element an dem Tag in Ihren Kalender ein, an dem Sie voraussichtlich die Entscheidung treffen können bzw. müssen. Handelt es sich eher um einen Plan/Wunsch, den Sie vielleicht irgendwann mal angehen könnten, dann legen Sie ihn in dem neu anzulegenden Ordner „Vielleicht irgendwann mal“ ab. Diesen Ordner schauen Sie zukünftig, wenn Ihnen danach ist, einfach mal durch. Sobald der Moment kommt, an dem Sie sagen: „Ja, das kann ich jetzt wirklich mal angehen!“, wandert der Plan/Wunsch in die Kategorie „aktiv“.
Archiv: Es handelt sich um etwas, an dem keine konkrete Handlung hängt, aber das Sie aus irgendeinem Grund aufheben möchten bzw. müssen – sei es für Referenzzwecke, aus Sentimentalität, fürs Finanzamt, zur Information oder zum Beweisen, dass man das Geburtstagsgeschenk von Tante Hertha (den tollen Strickpulli mit den Entenmotiven) doch sehr schätzt, wenn sie mal zu Besuch kommt.

Alle anderen Elemente sind mit einer echten physischen Handlung verbunden. Es geht nun darum, diese klar zu identifizieren. Hierbei müssen Sie gründlich vorgehen und diesen Schritt nicht zu schnell als erledigt ansehen. „Treffen vereinbaren“ ist z.B. noch kein Endergebnis. Konkreter ist: „Thomas, Michelle und Karsten anrufen und einen Termin absprechen“.

Das Ziel ist jetzt, alles zu durchdenken, damit Sie später den Kopf frei haben, um effizient handeln zu können. Denn widmen Sie an dieser Stelle Ihre Aufmerksamkeit der Aufgabe nicht in dem Maße, die erforderlich ist, wird Ihr Unterbewusstsein Sie dazu zwingen, ihr später weit mehr Zeit zu opfern.

Haben Sie schließlich definiert, was die nächste konkrete Handlung ist, gibt es genau drei Möglichkeiten:

Tun Sie es sofort. Wenn die Aufgabe weniger als zwei Minuten dauert, gehen Sie diese sofort an und erledigen Sie sie. Dies ist die goldene Regel. Wenn Sie auch nur diese eine Regel aus diesem Artikel mitnehmen, hat es sich schon gelohnt. Versuchen Sie einmal, konsequent mit dieser Regel im Hinterkopf zu handeln. Ich verspreche Ihnen: Ihre Effizienz wird sich stark verbessern und Sie fühlen sich sogar gut dabei!
Geben Sie die Aufgabe weiter. Sind Sie wirklich die beste Person, um diese Aufgabe zu erledigen? Oder ist jemand anderes kompetenter, hat mehr Zeit, ist befugter, hat es mal verdient, auch etwas zu tun oder ist – aus welchem Grund auch immer – in Ihren Augen eher die Person, die diese Aufgabe erledigen sollte? In diesem Fall benachrichtigen Sie diese Person über die Aufgabe mit dem Medium Ihrer Wahl (meistens ist E-Mail am besten, da erstens sowohl Sender als auch Empfänger nicht aus ihrem Arbeitsrhythmus gerissen werden und zweitens die Zuweisung der Aufgabe schriftlich ist und somit Missverständnisse vermieden werden. Außerdem kann der Empfänger die Details nochmals nachlesen, ohne Sie wiederum bei Ihrer Arbeit unterbrechen zu müssen. Drittens ist die Zuweisung auch später noch nachvollziehbar für beide klar dokumentiert). Gleichzeitig sollten Sie neben der Aufgabenzuweisung Ihre eigene „Ich-warte-auf-Liste“ anlegen, um den Überblick zu behalten, wem Sie welche Aufgaben zugeteilt haben. So können Sie einfach erkennbar kontrollieren, ob bzw. dass die Aufgaben auch tatsächlich erledigt werden.
Verlegen Sie die Aufgabe auf einen dafür geeigneten Zeitpunkt. Wenn die Aufgabe mehr als zwei Minuten erfordert, ist es meist sinnvoller, die Erledigung auf einen passenderen Zeitraum zu verschieben. Für einen Teil der Aufgaben ist dieser Zeitpunkt klar definiert – Ihre festen Termine. Diese gehören in Ihren Kalender. Für alle anderen Aufgaben gilt: Sobald wie möglich, wenn es gerade passt. Also schreiben Sie diese in die klassische Aufgabenliste, allerdings jetzt als klar definierte, für das Gehirn leicht zu verarbeitende, konkrete nächste Handlungen.

Zur Checkliste Stolperstein Aufgabenliste

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Diese Wirkung ist keine Glückssache, sondern lässt sich exakt steuern. Stellen Sie sich beispielsweise ein Meeting mit einem externen Dienstleister vor, der Ihre IT einrichten oder Ihre Buchhaltung betreuen will. Sie sehen sich einem nervösen Mann mit hochgezogenen Schultern gegenüber, der Sie mit unsicherem, unsteten Blick anschaut, von einem Fuß auf den anderen tritt, sich kaum verständlich vorstellt, gekünstelt lächelt und Ihnen zum Gruße seine schlaffe Hand entgegenstreckt. Zugegeben, dies klingt scharf überzeichnet – aber Sie sehen gleich, worauf es ankommt: Signale der Stärke senden Sie dann aus, wenn Sie sich in aufrechter Haltung präsentieren, mit einer guten, nicht übertriebenen Körperspannung, wenn Sie tief und ruhig atmen und Ihrem Gegenüber mit offenem und festem Blick begegnen. Bemühen Sie sich um eine klare Sprache in einem angenehmen Grundtempo, um kurze, gegliederte Sätze mit klaren und anschaulichen Botschaften und Beispielen. Hören Sie sehr aufmerksam zu, nehmen Sie die Signale Ihres Gesprächspartners wahr und gehen Sie auf seine Anliegen ein.

Die drei wichtigsten Regeln

1. Eine positive Einstellung zur eigenen Person.
Machen Sie sich Ihre besonderen Stärken bewusst und fördern Sie Ihre Selbstakzeptanz – am besten mit Hilfe Ihrer Freunde oder, besser noch, mit Unterstützung eines professionellen Coaches. Wenn Sie selbst nicht an sich glauben, können Sie nicht erwarten, dass andere dies tun.

2. Eine positive Einstellung zur eigenen Idee.
Inwieweit können Sie sich mit Ihrem Gründungskonzept identifizieren? Sind Sie in der Lage, Ihre Vorstellungen auch gegen Kritik zu verteidigen? Genau das wird Ihr Gegenüber prüfen, und zwar schonungslos. Wichtig: Spielen Sie vorab im Rollenspiel durch, wie Sie auf sachliche Einwände und die unten angesprochenen Fangfragen reagieren. Machen Sie sich im Vorfeld bewusst, was das Besondere und Einmalige Ihres Konzepts ist. Legen Sie sich drei bis fünf Kernbotschaften zurecht und argumentieren Sie mit eigenen Erfahrungen, Referenzprojekten, Untersuchungen und Fakten, um den Kundennutzen und die Marktchancen Ihrer Idee jederzeit offensiv herausstellen zu können.

3. Eine positive Einstellung zum Gegenüber.
Treten Sie wertschätzend und partnerschaftlich auf. Wenn Sie sich unterlegen fühlen, mindert das Ihre Erfolgschancen beträchtlich. Das gleiche gilt, wenn Sie sich überlegen fühlen und dies Ihrem Gesprächspartner zeigen: Niemand lässt sich gern belehren. Lassen Sie sich deshalb von Menschen Ihres Vertrauens oder in einer Supervisionsgruppe Feedback zu Ihrer persönlichen Wirkung geben.

Kontrollfragen für das Feedback

Gleich welche Strategie Sie wählen, wichtig ist, dass Sie im Gesprächsverlauf per Frage kontrollieren, ob der Gesprächspartner Ihre Argumente anerkennt. Ihre Kontrollfrage bezieht sich dabei nur auf das wichtigste Argument (Power-Argument). Sie müssen also nicht nach jedem Argument aktiv werden. Fragen Sie am besten: „Habe ich in diesem Punkt überzeugen können?“, oder „Wie wichtig ist dieses Argument für Sie?“ Sie geben dem Anderen damit zugleich alle Möglichkeiten, selbst zu Wort zu kommen und seine Einstellung zu erklären!

Nur wenn er ein wichtiges Argument unterbricht, bitten Sie Ihr Gegenüber darum, auf diesen Punkt etwas später zurückkommen zu dürfen. Antwortet Ihr Gegenüber auf Ihre Kontrollfrage negativ, beispielsweise mit „Das interessiert mich nicht“, dürfen Sie keinesfalls negativ abwertend fragen: „Warum interessiert Sie das nicht?“ Fragen Sie stattdessen positiv: „An was sind Sie denn interessiert!“ Sie erhalten dann eine Antwort, die für die weitere Argumentation wichtig sein kann. Diese Antwort führt vielleicht sogar zu einem neuen, für Sie vorteilhaften Aspekt.

Wirken durch Wort und Stimme

Verständlichkeit ist eine der wichtigsten Voraussetzungen, um Informationen erfolgreich weiterzugeben. Wer seine Argumente präsentiert, muss sich überlegen, ob diese bei den Adressaten auch verständlich ankommen. Je einfacher Sie sprechen, umso besser werden Sie verstanden. Dies ist eine Binsenweisheit, dennoch wird ständig gegen sie verstoßen. Jedes Argument kann in unkomplizierter Weise mit geläufigen und anschaulichen Formulierungen erläutert werden. Je schwieriger der Inhalt ist, umso wichtiger ist eine einfache Darstellung. Kurze Sätze, geläufige Wörter, nachvollziehbare Bilder und Vergleiche sind die wesentlichen Instrumente.

Durch visuelle Unterstützung wird eine einfache Darstellung zusätzlich gefördert. Mehr zeigen, weniger reden – diese Regel gilt! Leiten Sie ein wichtiges Argument stets mit einer persönlichen Anrede ein, das schafft Aufmerksamkeit. Achten Sie darauf, dass sich Ihre Stimme den Argumenten anpasst. Sprechen Sie sicher und begeisternd. Heben Sie die Stimme zu Anfang an (weckt Erwartung) und lassen Sie sie am Ende fallen (Endgültigkeit). Schildern Sie Vorteile so konkret wie möglich. Malen Sie Vorteile detailliert aus, dann entsteht vor den Augen Ihres Gesprächspartners ein klares Bild.

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