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Schritt 1
Entlasten Sie Ihr Hirn von der Aufgabe, alle Termine und Jobs speichern zu müssen.
Entlasten Sie konsequent Ihr Gehirn von der Aufgabe, Daten speichern zu müssen. Hierzu schreiben Sie jede Aufgabe, jede Idee, jeden Termin direkt auf. Dafür benötigen Sie in allen Situationen ein Werkzeug zum Festhalten Ihrer Ideen. Am einfachsten Stift und Notizblock. Für die „Sammelstellen“ Ihrer Daten und Infos gilt die Regel: so viele wie nötig, so wenige wie möglich.
Beispiele:
- E-Mail-Eingang: Auch wenn Sie mehrere E-Mail-Adressen haben, versuchen Sie, alle Mails an eine Adresse weiterzuleiten, damit Sie nicht aufwändig mehrere Konten abrufen müssen.
- Kiste im Büro/Wohnung: Richten Sie sich eine Kiste ein, in die all Ihre Aufgaben und Angelegenheiten gelegt werden. Machen Sie dies am besten auch gleich für Ihre Familienmitglieder. Bei Kindern wirkt dies oft Wunder: Zettel in der Kiste heißt, ich habe noch etwas zu tun, Kiste leer heißt, ich darf spielen. Wenn Sie keine Kiste als Eingangsbox haben, übernimmt meistens das ganze Büro/Haus diese Funktion.
- Anrufbeantworter: Nutzen Sie auch diese klassische Form der Nachrichtenspeicherung.
Schritt 2
Verarbeiten Sie die
zuvor gesammelten Aufgaben
mit System.
Leeren Sie jetzt Ihre Sammelstellen, das heißt jedoch NICHT, dass Sie hier Ihre Aufgaben erledigen, sondern Sie definieren nur das Ziel und die konkrete Handlung, um die Aufgabe für die Einbringung in ein zuverlässiges System im dritten Schritt vorzubereiten.
Zum Verarbeiten nehmen Sie sich eine Sammelstelle nach der anderen vor und leeren diese nach den folgenden Grundregeln:
- Beginnen Sie mit dem obersten Element.
- Immer nur ein Element, kein Multitasking.
- Kein Element wird zurückgelegt, es gilt: „Berührt – geführt“. Bei jedem Element stellen Sie sich nun die gleiche Frage: Was ist die nächste konkrete Aktion auf dem Weg zum gewünschten Zustand?
Schritt 3
Organisieren Sie
Ihre Aufgaben nach einer
festen Struktur.
Je nachdem, wie die Antwort auf diese Frage ausfällt, werden die Aufgaben unterschiedlich kategorisiert und nach einer festen Struktur organisiert.
Lautet die Antwort: „Es hängt eigentlich aktuell keine konkrete Handlung an diesem Element“, gibt es drei mögliche Kategorien:
- Müll: Die Aufgabe ist inzwischen unwichtig/irrelevant geworden. Ganz klar: Diese Elemente wandern direkt an einen Ort, den Sie schon lange eingerichtet haben und der sich vermutlich unter Ihrem Bürotisch befindet.
- Nicht aktuell: Es handelt sich um etwas, über das Sie noch einmal schlafen wollen bzw. was erst später entschieden werden soll. Oder es ist ein Plan (oder Wunschtraum), den Sie vielleicht irgendwann mal angehen möchten, für den der Zeitpunkt aber gerade unpassend ist. Handelt es sich um Ersteres, tragen Sie das Element an dem Tag in Ihren Kalender ein, an dem Sie voraussichtlich die Entscheidung treffen können bzw. müssen. Handelt es sich eher um einen Plan/Wunsch, den Sie vielleicht irgendwann mal angehen könnten, dann legen Sie ihn in dem neu anzulegenden Ordner „Vielleicht irgendwann mal“ ab. Diesen Ordner schauen Sie zukünftig, wenn Ihnen danach ist, einfach mal durch. Sobald der Moment kommt, an dem Sie sagen: „Ja, das kann ich jetzt wirklich mal angehen!“, wandert der Plan/Wunsch in die Kategorie „aktiv“.
- Archiv: Es handelt sich um etwas, an dem keine konkrete Handlung hängt, aber das Sie aus irgendeinem Grund aufheben möchten bzw. müssen – sei es für Referenzzwecke, aus Sentimentalität, fürs Finanzamt, zur Information oder zum Beweisen, dass man das Geburtstagsgeschenk von Tante Hertha (den tollen Strickpulli mit den Entenmotiven) doch sehr schätzt, wenn sie mal zu Besuch kommt.
Alle anderen Elemente sind mit einer echten physischen Handlung verbunden. Es geht nun darum, diese klar zu identifizieren. Hierbei müssen Sie gründlich vorgehen und diesen Schritt nicht zu schnell als erledigt ansehen. „Treffen vereinbaren“ ist z.B. noch kein Endergebnis. Konkreter ist: „Thomas, Michelle und Karsten anrufen und einen Termin absprechen“.
Das Ziel ist jetzt, alles zu durchdenken, damit Sie später den Kopf frei haben, um effizient handeln zu können. Denn widmen Sie an dieser Stelle Ihre Aufmerksamkeit der Aufgabe nicht in dem Maße, die erforderlich ist, wird Ihr Unterbewusstsein Sie dazu zwingen, ihr später weit mehr Zeit zu opfern.
Haben Sie schließlich definiert, was die nächste konkrete Handlung ist, gibt es genau drei Möglichkeiten:
- Tun Sie es sofort. Wenn die Aufgabe weniger als zwei Minuten dauert, gehen Sie diese sofort an und erledigen Sie sie. Dies ist die goldene Regel. Wenn Sie auch nur diese eine Regel aus diesem Artikel mitnehmen, hat es sich schon gelohnt. Versuchen Sie einmal, konsequent mit dieser Regel im Hinterkopf zu handeln. Ich verspreche Ihnen: Ihre Effizienz wird sich stark verbessern und Sie fühlen sich sogar gut dabei!
- Geben Sie die Aufgabe weiter. Sind Sie wirklich die beste Person, um diese Aufgabe zu erledigen? Oder ist jemand anderes kompetenter, hat mehr Zeit, ist befugter, hat es mal verdient, auch etwas zu tun oder ist – aus welchem Grund auch immer – in Ihren Augen eher die Person, die diese Aufgabe erledigen sollte? In diesem Fall benachrichtigen Sie diese Person über die Aufgabe mit dem Medium Ihrer Wahl (meistens ist E-Mail am besten, da erstens sowohl Sender als auch Empfänger nicht aus ihrem Arbeitsrhythmus gerissen werden und zweitens die Zuweisung der Aufgabe schriftlich ist und somit Missverständnisse vermieden werden. Außerdem kann der Empfänger die Details nochmals nachlesen, ohne Sie wiederum bei Ihrer Arbeit unterbrechen zu müssen. Drittens ist die Zuweisung auch später noch nachvollziehbar für beide klar dokumentiert). Gleichzeitig sollten Sie neben der Aufgabenzuweisung Ihre eigene „Ich-warte-auf-Liste“ anlegen, um den Überblick zu behalten, wem Sie welche Aufgaben zugeteilt haben. So können Sie einfach erkennbar kontrollieren, ob bzw. dass die Aufgaben auch tatsächlich erledigt werden.
- Verlegen Sie die Aufgabe auf einen dafür geeigneten Zeitpunkt. Wenn die Aufgabe mehr als zwei Minuten erfordert, ist es meist sinnvoller, die Erledigung auf einen passenderen Zeitraum zu verschieben. Für einen Teil der Aufgaben ist dieser Zeitpunkt klar definiert – Ihre festen Termine. Diese gehören in Ihren Kalender. Für alle anderen Aufgaben gilt: Sobald wie möglich, wenn es gerade passt. Also schreiben Sie diese in die klassische Aufgabenliste, allerdings jetzt als klar definierte, für das Gehirn leicht zu verarbeitende, konkrete nächste Handlungen.
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Kann man Selbstbewusstsein als Unternehmer lernen und trainieren?
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Weich und wirksam reagieren
Weich und wirksam reagieren
Ihr Zuhörer äußert Zweifel? Zeigt sogar deutlichen Widerstand? Lassen Sie sich dadurch nicht aus dem Konzept bringen. Einwände und kritische Fragen sind im allgemeinen positive Signale, weil sie Interesse an Ihrem Lösungsvorschlag oder Produkt bekunden. Reagieren Sie deshalb immer positiv auf Einwände, auch wenn Ihnen ein Argument Ihres Gesprächspartners sinnlos, unsachlich oder laienhaft vorkommt. Denken Sie auch immer daran, dass Sie im Gespräch nicht nur an der Qualität Ihrer Argumente („Sach-Ebene“) gemessen werden, sondern vor allem auch an der Art und Weise, wie Sie mit abweichenden Auffassungen und Kritik umgehen („Beziehungs-Ebene“). Am besten nehmen Sie Ihre Aufgabe als Beziehungsmanager wahr, wenn Sie mit Einwänden weich und wirksam umgehen.
Auf die hypothetische Frage „Was machen wir, wenn sich der Markt ganz anders entwickelt und Sie in einem Jahr Konkurs anmelden müssen?“ kann Ingenieur Hellmann aus unserem oben genannten Beispiel antworten: „Das ist ein sehr pessimistisches Szenario, das Ihrer Frage zugrunde liegt“. Mit diesem Brückensatz gewinnt er etwas Zeit zum Nachdenken, und kann etwa folgendes Argument nachschieben: „Wir gehen in unseren Prognosen von den Zahlen des Sachverständigenrates und der anerkannten Konjunkturforschungsinstitute aus. Im Einzelnen ...“ Eine weitere Reaktionsmöglichkeit besteht in einer Gegenfrage: „Welche Gesichtspunkte bringen Sie dazu, dass die Neuerung scheitern könnte?“ Damit hat Hellberger den schwarzen Peter souverän zurück gespielt.
Auch Trainer Schuler kann zunächst auf Zeit spielen, als Ihm das Totschlagargument „Es gibt im Training keine Erfolgskontrolle!“ entgegen gehalten wird. Sein Brückensatz könnte lauten: „Das mag auf den ersten Blick so aussehen“. Dann folgen seine Sachargumente: „Im Verhaltenstraining gibt es – ähnlich wie in der Werbung und in der Erziehung – zwar keine exakten Zahlen über das Ausmaß der Ver-haltensveränderungen. Allerdings haben sich Ersatzkriterien im Management-Training bewährt. Darf ich Ihnen zwei Beispiele geben: 1) ... 2) ...“
Um positiv auf Einwände zu reagieren, können Sie auch auf die Technik der bedingten Zustimmung zurückgreifen. Trainer Schuler zum Beispiel hätte gute Chancen, seinen Gesprächspartner mit folgender Formulierung zurück auf Kurs zu bringen: „Ich bin Ihnen dankbar, dass Sie den Punkt Erfolgskontrolle ansprechen ...“. Eine weitere, wirksame Einwandtechnik ist die Vorteile-Nachteile-Methode. „Das ist richtig, VIPS sind beim Thema persönliches Coaching zurückhaltend“, könnte etwa Fitnesstrainerin Eva Schneider entgegnen (bedingte Zustimmung). „Wir dürfen aber nicht vergessen, dass persönliches Coaching in den USA längst Alltag ist, und sich derartige Trends erfahrungsgemäß zeitverzögert auch in Europa durchsetzen“.
Kurzum: Wenn ein berechtigter Nachteil angesprochen wird, ist es ratsam, diesen ehrlich zuzugeben. Dies fördert Ihre Glaubwürdigkeit und mindert durchaus nicht Ihre reelen Chancen, den Gesprächspartner zu überzeugen.
Unfaire Taktiken abwehren
Anders sieht es aus, wenn Ihr Gesprächspartner unfair wird – sei es mit offenen oder verdeckten Taktiken. Bei Angriffen auf Ihre Person geht es vor allem darum, Ihre Glaubwürdigkeit, Seriosität und Kompetenz zu erschüttern. Will Ihr Gegenüber Ihre Sachargumentation attackieren, so wird er auf die Qualität der Beweismittel und der vertretenen Firmenkonzeption zielen, beispielsweise mit Killerphrasen, Fangfragen oder mit Aufmachen von Nebenkriegsschauplätzen. Darüber hinaus gibt es eine Fülle boshafter Taktiken: Häufiges Unterbrechen, Nebelwerfer- und Verwirrungstechnik gehören genauso in dieses Arsenal wie Drohungen und Dominanzgebärden.
Auch hier gilt: Halten Sie nicht gegen die Gewalt des anderen! Schmettert Ihnen der Banker ein harsches „Ihr Konzept ist doch vorne und hinten nicht durchdacht. Da ist der Misserfolg doch vorprogrammiert“ entgegen, antworten Sie deutlich und in mäßigem Tempo: „Herr Schumann, Ihr Einwand zeigt mir, dass Sie das Konzept mit Skepsis sehen. Wo konkret liegen Ihre Bedenken?“ Oder: „Ihr Beitrag zeigt mir, dass die Bedeutung des Konzepts noch nicht erkennbar geworden ist. Ich nutze gern die Gelegenheit, um die entscheidenden Eckpunkte noch einmal zu verdeutlichen ...“. Damit ignorieren Sie den unfairen Angriff und lenken durch die Rückfrage die Aufmerksamkeit des Angreifers zurück auf die Sache.
Welche Abwehrstrategie Sie auch einsetzen: Lassen Sie sich niemals den Grad der Unfairness, die Lautstärke und die emotionale Stimmung vom anderen aufdrängen. Ihr Kopf muss klar und kühl bleiben. Ein wenig Anspannung und Nervosität ist jedoch durchaus positiv, denn dadurch aktivieren Sie die notwendige Energie und Leistungsbereitschaft. Nur wer innerlich „aufgeladen“ ist, besitzt die entsprechende Dynamik und das Durchhaltevermögen, eine schwierige Präsentation oder Verhandlung mit Erfolg zu meistern.
Auf den Punkt gebracht
Auf den Punkt gebracht
Auch Zeitpläne lassen sich durch Mind Mapping erstellen. „Legen Sie einen Meilenstein-/Hindernis-Ast an“, empfiehlt der Experte. „Auf einer Zeitachse können Sie dann eintragen, wann Sie welche Schritte machen müssen und welche Probleme es dabei geben könnte.“ So könnten Lieferzeiten den Umbau des neuen Büros verzögern, oder die Flyer werden bestellt, bevor überhaupt die Telefonnummer des Geschäfts feststeht. Anhand der Mind Map bekommt man ein Gefühl dafür, welcher Zeitrahmen und welcher Vorlauf für alle Aktionen notwendig sind. Auch für Gespräche mit Banken, Steuerberatern oder Behörden empfiehlt Müller eine Mind Map. „Zeichnen Sie dabei auch einen Zweig mit den Zielen, die Sie in dem Gespräch erreichen wollen – dann können Sie die Mind Map direkt als Besprechungsagenda mitnehmen.“ Da sich Mind Maps hervorragend ergänzen lassen, kann man gleich nach dem Gespräch auch die Ergebnisse hineinschreiben.
Den Aha-Effekt nutzen
Businesspläne lassen sich ebenso mit Hilfe einer Mind Map erstellen. In einer ersten Version könnten Zielgruppen, Finanzierung, Positionierung oder Marketing stehen. In ausgefeilteren Mind Maps kann man dann im Detail auf die einzelnen Punkte eingehen und zum Beispiel Marketing, Finanzierungs- oder Strategiepläne erstellen. Sind Mind Maps also eigentlich nichts anderes als ein Brainstorming? Nein, meint Experte Horst Müller. „Mind Maps erzeugen durch die visuelle Aufbereitung oft einen Aha-Effekt, und neue Zusammenhänge werden plötzlich klar.“ Dadurch, dass man pro Ast nur einen Begriff wählt, müssen Dinge präzisiert und auf den Punkt gebracht, Ober- und Unterbegriffe hierarchisch definiert werden. „Hinter jeder Mind Map steht eine persönliche Denkweise“, so Müller. Daher lassen sich Mind Maps von anderen nicht ohne Weiteres lesen.
Wer sich das erste Mal mit Mind Maps beschäftigt, wird sie vielleicht als unübersichtlich, konfus und verschachtelt empfinden. Doch die Inhalte sind sehr wohl strukturiert und geordnet. Da nur Schlüsselwörter und keine ganzen Sätze benutzt werden, werden Assoziationen erzeugt, Eindrücke, Gefühle und Ideen miteinander verknüpft, die zu ganz neuen Ergebnisse führen. „Die einen sind überzeugt, ihnen fällt durch Mind Mapping mehr ein als durch andere Methoden, die anderen können komplexe Fragestellungen besser strukturieren“, so die Erfahrung von Horst Müller. „Ich kenne auf jeden Fall – mit Ausnahme von sehr linear denkenden Menschen – kaum jemanden, der damit nicht zurechtkommt.“