Zeitmanagement für Gründer

Effektiver mit Zeit umgehen

Autor: Christian Kolb
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Wer Prioritäten richtig setzt, Zeitfresser eliminiert und seine Ziele kennt, schafft in der gleichen Zeit mehr und schützt sich besser vor Gründungsfrust und Stress. Wie Sie das Schritt für Schritt meistern.

Vierundzwanzig Stunden bzw. 1440 Minuten oder 86.400 Sekunden reichen für viele Unternehmensgründer nicht aus, um alles zu erledigen. Ihr Tag müsste mindestens 36 Stunden haben, um alle Aufgaben zu bewältigen. Erschwerend kommt hinzu, dass die Zeitspanne für das Treffen von Entscheidungen immer knapper wird.

Wer Prioritäten richtig setzt, Zeitfresser identifiziert und seine Ziele kennt, schafft in der gleichen Zeit dank Zeitmanagement mehr und schützt sich vor Burn-out und Gründungsfrust. Im Folgenden stellen wir Ihnen die Grundlagen für einen effektiveren Umgang mit Zeit vor.

In limitierter Zeit das Richtige tun

„Zeitmanagement ist keine Technik, sondern eine persönliche Fähigkeit“, weiß Klaus C. Marwitz vom Institut für Kommunikation und Zeitdesign aus Bonn. Der erfahrene Seminarleiter und Zeit-Experte beschäftigt sich seit Jahrzehnten mit Zeitmanagement und hat zahlreiche Tools, Instrumente und Philosophien kommen und gehen sehen. „Zeit war immer schon knapp und wird es auch immer sein. Die Kunst ist es, in der limitierten Zeit das Richtige zu tun“, gibt er mit auf den Weg und erfasst damit eine der Schlüsselfragen des Zeitmanagements. Die eigene Zeit kann man nicht aufbewahren, verlängern oder gar zurückholen. Man kann lediglich entscheiden, wie man mit ihr umgeht, und bewusst ein ganzheitliches Zeitmanagement betreiben, in dem nicht nur die beruflichen oder unternehmerischen Aspekte eine Rolle spielen. Wie das Schritt für Schritt besser funktioniert, erfahren sie im Folgenden.

Schritt 1: Bestandsaufnahme

Der Beginn jeden Zeitmanagements ist eine Bestandsaufnahme über die eigenen Ziele und den Stand der Dinge. Denn nur wer weiß, wo man derzeit steht und was die eigenen Ziele sind, der kann seine künftigen Entscheidungen an diesen ausrichten und die richtigen Prioritäten setzen. „Zeit ist für mich als Unternehmerin ein wertvoller Faktor, um mir Gedanken zu meinem Grundgerüst und den Meilensteinen zu machen“, erklärt Beate Pelani, Gründerin der Pelani Service-Reisen GmbH. Wie für viele andere Gründer waren und sind ihre wichtigsten Tools keine teure Software, sondern Kalender, To-Do-Liste und die Fähigkeit, immer wieder kurz inne zu halten und das eigene Handeln mit den vorher festgelegten Zielen abzugleichen. „Wenn Du es eilig hast, dann gehe langsam“, ist vom asiatischen Gelehrten Laotse überliefert, der zwar den Begriff Zeitmanagement nicht kannte, aber dennoch bereits wichtige Prinzipien verinnerlicht hatte.

Zeittagebuch führen

Erster operativer Schritt für den Einstieg in das Thema ist das Führen eines Zeittagebuchs. In diesem notiert man eine Woche lang, wie man seine Zeit verbracht hat. Basierend auf einem vorbereiteten Raster an Tätigkeiten, das man bei Bedarf ergänzt, notiert man zum Beispiel in Excel im Viertelstundentakt die bewältigten Aufgaben. So bekommt man mit überschaubarem Zeiteinsatz ein Gefühl dafür, wie viel Zeit man mit Kundengesprächen verbringt, wie viel mit Akquise, wie viel mit Verwaltung und wie viel mit letztlich unproduktiven Tätigkeiten.

Wer gern mit Computerunterstützung arbeitet, kann für das Zeittagebuch die automatische Zeitmessung von Outlook nutzen und so zumindest halbautomatische Zeitprotokolle erstellen. Der Zeitaufwand für ein Zeittagebuch liegt bei weniger als 10 Minuten pro Tag. Schnell kennt man so nicht nur die Antwort auf die Frage „Was mache ich den ganzen Tag?“, sondern hat zudem eine Grundlage, um den produktiven Anteil der Arbeitszeit zu erhöhen.

10 häufige Teamprobleme und wie sie zu lösen sind

Wie du die häufigsten Probleme in Arbeitsteams rechtzeitig erkennen und mit zum Teil einfachen Methoden aus dem Weg räumen kannst.

Eine effiziente Teamarbeit gilt als wichtiger Schlüssel zum Unternehmenserfolg. Egal, ob Start-up, großes Unternehmen oder lokaler Dienstleister – es bleibt immer ein Balanceakt, ein funktionierendes Team zusammenzubringen, das in der Lage ist, langfristig motiviert zusammenzuarbeiten.

Kleinere Teamprobleme gehören zum Arbeitsalltag, das ist vollkommen normal. Doch wenn ein Team sein persönliches „Gleichgewicht“ auch nach längerer Zeit der Zusammenarbeit nicht findet oder es ihm an den richtigen Werkzeugen zur Weiterentwicklung fehlt, ist dicke Luft am Arbeitsplatz noch das geringste Übel.

Spätestens wenn die Effizienz aufgrund mangelnder Motivation nachlässt, klingeln in der Chefetage die Alarmglocken. „Eine schnelle Lösung muss her!“, heißt es dann. Doch auf die Schnelle lassen sich meist nur die akuten Symptome bekämpfen. Eine professionelle Teamdiagnose braucht ebenso Zeit, wie die Prozesse, die sie anstößt.

Umso wichtiger ist es, Führungskräfte präventiv über die häufigsten Teamprobleme aufzuklären. In diesem Beitrag werden wir uns daher 10 häufige Probleme in Arbeitsteams ansehen und dir zeigen, wie du sie rechtzeitig erkennen und mit welchen einfachen Methoden du sie aus dem Weg räumen kannst.

Die 10 häufigsten Teamprobleme und deren Lösungsansätze

Problem 1: Unklare Rollen und Verantwortlichkeiten

Unklare Rollen und Verantwortlichkeiten können innerhalb eines Teams schnell zum Problem werden. Wenn nicht klar ist, wer welche Aufgaben übernimmt, kann es zu Unstimmigkeiten, Unsicherheiten und Konflikten kommen. Ein Zeichen dafür sind beispielsweise andauernde Anschuldigungen der Versäumnis ohne Eingeständnisse der Beteiligten.

Und tatsächlich trifft die Schuld hier am ehesten den/die Teamleiter*in: er oder sie sollte dringend ein klärendes Treffen einberufen, auf dem die Rollen und Verantwortlichkeiten jedes Teammitglieds gemeinsam besprochen werden.

Es ist wichtig, dass jedes Mitglied weiß, was von ihm erwartet wird, und dass die Erwartungen klar formuliert werden. Auch sollten mögliche Konsequenzen für das Nichterfüllen der Aufgaben thematisiert werden, um künftiges Fehlverhalten zu verhindern.

Zur Prävention dieses Teamproblems helfen außerdem die Erstellung einer Aufgabenliste und einer Verantwortungsmatrix, die allen Teammitgliedern zentral zur Verfügung gestellt werden. Darüber hinaus muss sichergestellt werden, dass die Kommunikation zwischen den Teammitgliedern nicht gestört ist.

Problem 2: Kommunikationsprobleme

Den meisten Führungskräften dürfte das Sender-Empfänger-Modell nach Shannon und Weaver bekannt sein. Der Sender (beispielsweise der/die Chef*in) codiert eine Information in ein Signal, welches vom Empfänger (etwa einem/einer Mitarbeiter*in) decodiert wird. Daraufhin folgt ein Feedback des Empfängers zum Sender.

Was in der Theorie simpel klingt, bietet in der Praxis viel Raum für Störungen. So kann es vorkommen, dass der Empfänger die Nachricht nicht decodieren, nicht verstehen kann. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn der Sender undeutliche oder unvollständige Worte gewählt hat.

Übertragen auf den Arbeitsalltag im Team, multipliziert sich die Gefahr solcher Kommunikationsstörungen um ein Vielfaches. Wenig überraschend fallen daher die Studien aus, in denen eine gestörte Kommunikation zum häufigsten Teamproblem überhaupt erklärt wird.

Was aber tun, wenn wichtige Informationen nicht oder erst zu spät bei deinen Teammitgliedern ankommen? Auch hierfür gibt es simple Lösungsansätze:

  1. Ein einheitliches Kommunikationssystem verwenden: Alle Teammitglieder sollten die gleichen Kommunikationskanäle verwenden, um sicherzustellen, dass alle Informationen zeitnah und korrekt verteilt werden.
  2. Regelmäßige Meetings vereinbaren: Ein regelmäßiges Meeting hilft den Teilnehmern, sich auf dem Laufenden zu halten und gemeinsam an den Projekten zu arbeiten.
  3. Bei Bedarf den Kommunikationskanal anpassen: Abhängig von der Natur der Information können verschiedene interne Kommunikationskanäle verwendet werden, um sicherzustellen, dass die Informationen die richtigen Personen erreichen.
  4. Automatisierte Erinnerungen verschicken: Automatisierte Erinnerungen per E-Mail oder SMS können helfen, sicherzustellen, dass alle Teammitglieder die wichtigsten Informationen rechtzeitig erhalten.
  5. Klare Ziele definieren: Ein klares Ziel trägt dazu bei, dass alle Teammitglieder wissen, wohin sie arbeiten, was sie als Nächstes tun müssen und wer für was verantwortlich ist.

Problem 3: Fehlende Ziele

„Wir sitzen alle im selben Boot“. Kommt dir dieser Spruch als Teammitglied oder Chef*in vielleicht bekannt vor? In dieser Redewendung steckt eine tiefere Wahrheit, als sie es erahnen lässt.

Denn wer gemeinsam „die Segel hisst“, der braucht ein klares Ziel vor Augen. Selbst die Entdecker*innen vor unserer Zeit waren sich dessen bewusst. Ein Christoph Kolumbus wusste zu Beginn seiner Reise vielleicht noch nicht, welchen Ort er finden würde, doch hat ihn und seine Mannschaft das gemeinsame Ziel vereint, etwas Neues entdecken!

Ziele, Etappen und Meilensteine spielen beim Teamwork eine besondere Rolle. Sie stiften Bedeutung für das Team und motivieren im besten Fall jeden einzelnen dazu, sein Bestes zu geben.

Umso wichtiger ist es, diese Teamziele zugänglich zu vermitteln. Ob zu Beginn eines Projektes, eines neuen Geschäftsjahrs oder im laufenden Prozess – kommuniziere die Ziele zu jedem Zeitpunkt so, dass keine Fragen offenbleiben. Und wenn du vermutest, dass deine Teammember unterschiedliche Vorstellungen des Ziels haben könnten, hilft auch hier wieder ein gemeinsames Treffen, um die Unklarheiten und Teamprobleme im Dialog zu beseitigen.

Problem 4: Schlechtes Arbeitsumfeld

Kein Team ist wie das andere. Während es für die einen Gang und Gäbe ist, sich analytisch mit Problemen und Fragestellungen auseinanderzusetzen, legen andere Wert auf einen eher kreativen oder unkonventionellen Arbeitsansatz. Natürlich spielt auch die Branche bzw. das Tätigkeitsfeld eine maßgebliche Rolle, wie sich teamintern mit unterschiedlichen Sachverhalten auseinandergesetzt wird.

Doch egal, wie dein Team am besten funktioniert: ein schlechtes Arbeitsumfeld kann immer zum Produktivitätskiller und einem echten Teamproblem werden. Wie aber lässt sich „schlecht“ in diesem Zusammenhang verstehen?

Es ist eigentlich ganz einfach. Fühlen sich Mitarbeitende am Arbeitsplatz wohl (sowohl physisch als auch psychisch!) spricht man von einem guten Arbeitsumfeld. Als Teamleiter*in liegt es an dir, genau das sicherzustellen. Wenn du das Gefühl hast, dass das Mitarbeiterwohl leidet, solltest du möglichst schnell herausfinden, woran das liegt.

Dafür eignen sich Umfragen besser als jedes andere Tool. Entweder baust du diese in eure regelmäßigen Meetings ein oder du verwendest ein Online-Tool. Der Vorteil von digitalen Umfragen zur Mitarbeiterzufriedenheit besteht darin, dass du durch die anonymisierte Abgabe von Stimmen ein wesentlich ehrlicheres Bild über die tatsächliche Sachlage erhältst.

Problem 5: Ungleiches Engagement

Wir haben eingangs vom Gleichgewicht eines Teams gesprochen, das es aller Teamprobleme zum Trotze zu halten gilt. Besonders schwierig wird das jedoch, wenn sich einzelne Teammitglieder mehr engagieren als andere.

Das kann verschiedene Gründe haben, zum Beispiel:

  • die Ziele wurden unterschiedlich aufgefasst
  • Mitarbeitende brennen stärker für ihren Job als andere
  • eine gestörte Kommunikation
  • uvm.

Zu einem Teamproblem wird die Angelegenheit dann, wenn Einzelpersonen statt 100 % nur noch 50 % geben. Oder aber, wenn fleißige Mitarbeitende aus Frust selbst die Lust am Arbeiten verlieren.

Du magst es vielleicht schon erahnen: auch hier liegt der Schlüssel zur Lösung des Problems in einer offenen Kommunikation. Nutze Gruppenbesprechungen dazu, dir eine persönliche Evaluation der Leistungen des Einzelnen einzuholen. Auf diese Weise offenbaren sich verborgene Diskrepanzen zwischen Selbst- und Fremdwahrnehmung unglaublich schnell.

Problem 6: Allgemeine Unzufriedenheit

Du hast die bisherigen Ratschläge befolgt und trotzdem gibt es noch Teammitglieder, die die Stimmung im Team mit ihrer Unzufriedenheit regelmäßig herunterziehen? Das ist nicht auszuschließen, schließlich tickt jeder Mensch anders. Möglicherweise macht dein*e Mitarbeiter*in gerade privat eine schwierige Zeit durch? Oder aber sie besetzt die falsche Stelle mit den falschen Aufgaben?

Um das herauszufinden, kannst du die Person bitten, einen Persönlichkeitstest nach Belbin durchzuführen. Dieser hilft dir und ihr dabei, besser zu verstehen, worin die individuellen Stärken und Potentiale liegen.

Problem 7: Fehlende Motivation

Oft werden allgemeine Unzufriedenheit und fehlende Motivation verwechselt. In der Tat handelt es sich dabei aber um zwei vollkommen verschiedene Teamprobleme mit eigenen Ursachen und Folgen.

Fehlende Motivation tritt auf, wenn:

  • es keine klaren Ziele gibt
  • keine wirkliche Teamführung existiert
  • außer dem monatlichen Gehalt keine weiteren Anreize für Leistung bestehen
  • sich Teammitglieder nicht als Teil eines Teams sehen

Insbesondere letztgenannter Punkt kann den Unterschied machen. Ein funktionierendes Team tendiert eher zur Dynamik des gegenseitigen Anspornens und wird dadurch deutlich seltener mit mangelnder Mitarbeitermotivation zu kämpfen haben.

Im Umkehrschluss besteht die Lösung dieses Teamproblems vor allem darin, den Zusammenhalt langfristig zu stärken. Teamcoach Christoph Scheunemann hat in den letzten 10 Jahren Dutzende Teambuilding Ideen für Unternehmen aus ganz Deutschland umgesetzt. Der Experte fasst zusammen, worauf es ankommt:

„Teambuilding ist ein Prozess, der langfristig gepflegt werden will. Arbeitgeber, die auf eine starke Zusammenarbeit ihrer Mitarbeiter angewiesen sind, sollten wenigstens 2 teamfördernde Events pro Geschäftsjahr veranstalten. Sinnvollerweise werden diese Teamevents auch zur Incentivierung und dem Aufbau der eigenen Arbeitgebermarke genutzt. So profitieren Unternehmen neben dem teambildenden Effekt von einer gesteigerten Mitarbeitermotivation und gewinnen als Arbeitgeber wertvolle Punkte bei der Generation Z.“

Problem 8: Schlechte Führung

Sicher kennst du den Spruch „ein Team ist nur so gut wie sein Chef“. Selbst das beste Team mit den talentiertesten Leuten kann ernsthafte Probleme bekommen, wenn es nicht richtig geführt und gefördert wird.

Gerade jungen Führungskräften fehlt es oftmals an Erfahrung, ein Team erfolgreich zu leiten. Solltest du das Gefühl haben, dass du selbst oder dein*e Chef*in mit der Situation überfordert ist, hilft es, sich Rat von außen einzuholen.

Es muss nicht gleich ein teures Führungskräftetraining sein. Zum Anfang kannst du auf Bücher und Videoinhalte zurückgreifen, um dein Wissen zu schulen. An der Stelle möchten wir dich herzlich dazu einladen, durch unsere Rubriken Organisation und Soft Skills zu stöbern. Dort findest du zu vielen Führungsthemen interessante Tipps.

Problem 9: Unzureichende Ressourcen

Aus der Garage zum Millionen-Startup? Naja, in der Praxis funktioniert das eher selten. Denn produktive Arbeit setzt Ressourcen voraus – materielle wie immaterielle. Damit es nicht zu Teamproblemen kommt, solltest du deshalb sicherstellen, dass:

alle Teammitglieder in ihren Tätigkeiten geschult sind: ein Studienabschluss ersetzt keine Praxiserfahrung, regelmäßige Weiterbildungen sind oftmals sinnvoll

eine gute informationelle Infrastruktur besteht: die Kommunikation muss im digitalen Kosmos ebenso wie am stationären Arbeitsplatz reibungslos funktionieren

Arbeitswerkzeuge bereitstehen: ein Tischler kann ohne gutes Rohholz ebenso wenig ein edles Möbelstück fertigen wie ein 3D-Artist produktiv auf einem verstaubten Rechner von 2003 arbeiten.

Welche Ressourcen dein Team tatsächlich benötigt, hängt natürlich von vielen Faktoren ab und lässt sich an dieser Stelle nicht pauschal beantworten. Bist du dir unsicher, was deine Angestellten wirklich brauchen, dann Frage einfach!

Problem 10: Persönliche Konflikte zwischen den Mitgliedern

Man muss nicht immer einer Meinung sein. Kleinere Konflikte gehören zum Arbeitsalltag im Team dazu und sind vollkommen normal. Hatten sich zwei oder mehr Kolleg*innen aber so richtig in den Haaren und verhärten die Fronten, solltest du als Führungskraft schlichtend einschreiten.

Speziell für diesen Zweck gibt es verschiedene Teambuilding-Übungen, die entzweite Teams wieder zusammenführen sollen. Hilfreich ist es, diese fernab des Arbeitsplatzes in lockerer Atmosphäre durchzuführen. Escape Games eignen sich zum Beispiel sehr gut dazu, eine eingeschlafene Kooperation wiederzubeleben. Und auch hier gilt wieder: interveniere. Sprich mit deinen Angestellten. Sie werden dich wissen lassen, was sie bewegt, und du kannst die passenden Schlüsse daraus ziehen.

Fazit: Teamprobleme gehören dazu – und sind nicht unlösbar

Es ist wichtig, dass man sich als Teammitglied bewusst macht, dass Teamprobleme nie vollständig vermieden werden können. Es ist jedoch entscheidend, wie damit umgegangen wird. Es müssen Strategien entwickelt werden, mit denen sich die häufigsten Probleme effizient lösen lassen und das Arbeiten in einem guten Teamklima langfristig gefördert wird.

Wenn jeder bereit ist, Verantwortung für seine Rolle zu übernehmen und seinen Teil dazu beizutragen, können selbst die schwierigsten Situationen bewältigt werden. Wir hoffen, dass wir dir mit diesem Artikel ein paar wertvolle Impulse geben konnten und freuen uns, hoffentlich schon bald über deine Erfolgsstory berichten zu können.

Leadership im Sales – die aktuellen Herausforderungen

Experten-Interview mit Tim Woitinek, Vice President of Sales bei BETTERTRUST, über Leadership im Sales in wirtschaftlich herausfordernden Zeiten.

Was bedeutet New Work für dich?

New Work ist mehr als nur die Möglichkeit auf Homeoffice oder ein gut gefüllter Obstkorb im Büro.
Es ist für mich vor allem eine Unternehmenskultur, die auf Wertschätzung, Vertrauen und individueller Weiterentwicklung basiert. Aber diese Werte müssen natürlich mehr sein als nur trendige Buzzwords in der Kaffeeküche. Ich bin fest davon überzeugt, dass Teams, Abteilungen und Unternehmen nur dann langfristig erfolgreich bleiben und junge Talente anziehen ­– und vor allem halten – können, wenn diese Werte wirklich von allen Mitarbeiter*innen umgesetzt und gelebt werden.

Was ist für dich der Unterschied zwischen Leadership und Management?

Für mich stellt das klassische Management die "Zuckerbrot und Peitsche"-Technik dar. Das Management gibt Ihren Mitarbeiter*innen ein bestimmtes, oft finanzielles Ziel vor und lassen sie im Gegenzug das tun, was sie als Manager*in von ihnen erwarten. Es steht außer Frage, dass das lange Zeit funktioniert hat – und in einigen Branchen sicherlich auch weiterhin funktionieren wird –, aber nur die wenigsten Leistungsträger*innen und jungen Talente können auf diese Weise langfristig motiviert werden.

New Work-Leadership hingegen bedeutet für mich, Mitarbeiter*innen dabei zu helfen, die beste Version ihrer selbst zu werden, um die Ziele zu erreichen, die sie sich selbst gesetzt haben. Bei BETTERTRUST haben wir zum Beispiel den regelmäßigen "Growth Call" eingeführt, bei dem sich alle Teammitglieder zu bestimmten beruflichen und persönlichen Zielen committen und von ihren Kolleg*innen und Führungskräften bei der Erreichung dieser Ziele unterstützt werden. Auf diese Weise schaffen wir im gesamten Unternehmen ein "Wir"-Gefühl und arbeiten gemeinsam daran, unsere eigenen Ziele zu erreichen.

Was ist den Mitarbeitenden im Sales aktuell besonders wichtig?

Ich glaube, dass die aktuellen Nachrichten und Schlagzeilen nur wenige Menschen unberührt lassen. Um in diesen weltpolitisch und wirtschaftlich herausfordernden Zeiten eine positive und motivierte Stimmung im Team zu erhalten, ist vor allem eines wichtig: Sicherheit.

Die Sicherheit, dass auch bei vorübergehenden Leistungstiefs keine Abmahnung oder Kündigung ausgesprochen wird, sondern dass die Weiterentwicklung der individuellen Fähigkeiten im Vordergrund steht.

Persönliche Gespräche sind dafür gerade jetzt unerlässlich. Alle Teammitglieder müssen das Gefühl haben, dass ihnen vertraut wird und dass ihr Arbeitgeber bzw. ihre Arbeitgeberin langfristig auf sie zählt. Meiner Erfahrung nach führt dies ganz natürlich zu mehr Engagement und Motivation und damit wiederum zu besseren Resultaten und steigenden Umsätzen.

Welchen Rat hättest du gern als Nachwuchsführungskraft bekommen?

Ich hätte gern zwei Ratschläge bekommen:

  • Führung ist immer situativ und jeder Mensch ist individuell zu führen. In vielen Büchern, Seminaren und Fortbildungen bekommt man den Eindruck, dass es „das eine Rezept“ gibt, um jeden Menschen gut und zielgerichtet durch jede aufkommende Herausforderung zu führen. Das klingt in der Theorie erstmal gut, ist in der Praxis aber selten umsetzbar.
  • Jede Situation bedarf eines großen Maßes an Empathie, wenn es darum geht, grundverschiedene Menschen mit unterschiedlichen Hintergründen zu führen. Mein Rat: bleib flexibel und anpassungsfähig, kenne deine Mitarbeiter*innen und lerne, ihre Emotionen zu deuten und individuell auf ihre Bedürfnisse einzugehen.

Braucht ein Start-up VPN?

Auch die ganz Großen haben einmal klein angefangen. Viele bekannte Unternehmen – vor allem in der Technologiebranche – begannen einmal mit nur zwei oder drei Personen, die sich zusammentaten, um eine gute Idee umzusetzen. Paradebeispiele sind Google, Apple und Facebook. Doch was wäre gewesen, wenn jemand die guten Ideen geklaut oder auf andere Art in der Startphase dazwischengefunkt hätte? Wer eine gute Idee hat, muss diese schützen – auf allen Kanälen. Daher lohnt sich ein VPN auch für ein Start-up. Wir erklären, wie das funktioniert.

Das ist ein VPN

Gehört haben viele die Abkürzung VPN schon einmal. Und dass es etwas mit Cybersicherheit zu tun hat, ist auch bekannt. Doch wie genau VPN funktioniert und welche Fehler im Bereich Unternehmenssicherheit durch VPN zu vermeiden sind, wissen die Wenigsten.

VPN steht für Virtual Private Network – ein virtuelles privates Netzwerk. Dieses ermöglicht, dass sich Nutzer*innen, anstatt sich direkt mit einer Website zu verbinden, die Verbindung zum Server eines Drittanbieters nutzen. Dieser verbindet sich dann mit dem Internet. Doch das ist nicht alles. Denn dabei wird die Verbindung der VPN-Nutzer*in verschlüsselt und anonymisiert. Die Privatsphäre bleibt vor Cyberkriminellen wie Hacker*innen, aber auch vor dem eigenen Internetdienstanbieter und allen anderen, deren neugierige Blicke gemieden werden sollen, geschützt. Wer ein VPN nutzt, bewegt sich mehr oder weniger unsichtbar und wenn gleich der gesamte Unternehmensserver auf diese Art geschützt ist, dann wird auch das Firmenintranet unauffindbar.

Diese Varianten gibt es

VPNs gibt es in unterschiedlichen Formen. So kann ein VPN als Chrome-Erweiterung für den Browser genutzt werden. Es gibt aber auch Desktop-basierte Anwendungen und es gibt Router-kompatible VPNs. Bei Letzteren wird der gesamte Datenverkehr, der sie durchläuft, verschlüsselt.

Darum sind VPNs für Start-ups sinnvoll

Ideen sichern

Unternehmen in der Anfangsphase – wenn neue Einfälle noch nicht urheberrechtlich geschützt oder patentiert sind – sind besonders leicht angreifbar. Für Start-ups ist es daher besonders wichtig, geistiges Eigentum zu sichern. Ein VPN anonymisiert die IP-Adresse und das ist für den Schutz der Unternehmens-PCs unerlässlich. Denn ohne diese Informationen können Cyberkriminelle nicht auf Netzwerk und Dateien zugreifen. In diesem Zusammenhang darf nicht unterschätzt werden, dass Hacker*innen wichtige Informationen leicht erkennen. Schon einige Unternehmen wurden Opfer von Erpressungen. Hacker*innen brachten wichtige Daten an sich und drohten damit, diese weiterzugeben.

9 von 10 Unternehmen werden Opfer von Cyberkriminalität in Form von Datendiebstahl. Und der Schaden, der der Wirtschaft in Deutschland durch Diebstähle von IT-Ausrüstung, Daten, Spionage und Sabotage entstand, betrug allein im Jahr 2021 223 Milliarden Euro. Dabei nimmt die Rolle der organisierten Kriminalität immer weiter zu.

Sicheren Fernzugriff gewährleisten

Homeoffice oder Dienstreisen – heutzutage ist es üblich, dass Mitarbeiter*innen von unterschiedlichsten Orten auf Dateien im Unternehmen zugreifen. Doch manche dieser Orte sind mit hohen Sicherheitslücken behaftet – vor allem, wenn dort ein kostenloses, öffentliches WLAN genutzt wird. Mit einem VPN kann sichergestellt werden, dass das Start-up-Team immer einen sicheren Zugriff auf die Dateien hat und diese vor unerwünschten Zugriffen geschützt werden. Damit werden nicht zuletzt flexiblere Unternehmensstrategien auf sichere Art und Weise möglich.

Sicherer Dateiaustausch

Ein weiterer Vorteil ist, dass ein*e Mitarbeiter*in, der*die das VPN des Unternehmens nutzt, auch auf das Intranet des Start-ups zugreifen kann. Das bedeutet, dass keine im Intranet gespeicherten Dokumente per E-Mail zugesendet oder auf einem leicht zu verlierenden Speicherstick gespeichert werden müssen. Die Daten des Start-ups bleiben gesichert, während sie für Mitarbeiter*innen, die unterwegs arbeiten, zugänglich bzw. zugänglich gemacht werden.

Übrigens: Weltweit hatte der VPN-Markt im Jahr 2019 einen Wert von 25 Milliarden US-Dollar. Für 2026 wird ein Wert von 70 Milliarden US-Dollar erwartet. Zwei der wichtigsten Faktoren für dieses Wachstum sind Sicherheit und Datenschutz.

Ausfallzeiten verringern

Hacker*innen müssen nicht einmal Daten stehlen, um dem Start-up einen Schaden zu verursachen. Wenn Cyberkriminelle in ein Netzwerk eindringen, können sie Webseiten, den E-Mailverkehr und andere wichtige Bereiche lahmlegen. Dies führt zu Ausfallzeiten, schadet der Produktivität und dem Ruf des Unternehmens. Und es kostet nicht nur Zeit, sondern auch Geld, alles wieder zu einem reibungslosen Ablauf zu bringen.

Zugriff auf mehr Inhalte

Apropos Geschäftsreisen – seit einiger Zeit gibt es im Internet bereits das sogenannte Geoblocking und wer viel in unterschiedlichen Ländern unterwegs ist, wird dies bemerken. Aufgrund der Beschränkungen erhält man auf ein und derselben Plattformen in verschiedenen Ländern verschiedene Angebote. Das hängt mit den Urheberrechten zusammen. Ist aber ein*e Kolleg*in in den USA auf ein nutzbringendes YouTube-Video gestoßen und will dies mit dem Rest des Unternehmens in Deutschlands teilen, kann dies schwierig werden, wenn das Video hier gesperrt ist. Mit einem VPN kann der Standort des Servers jedoch so gewählt werden, dass der Zugang zu den Streaminginhalten möglich wird.

Fazit

Die wenigsten Start-ups können sich ein IT-Team leisten, das ihr Netzwerk schützt. VPNs jedoch gehören zu den kostengünstigsten Diensten. Die Verwendung eines VPN ist daher die beste Möglichkeit, um mehr Sicherheit zu erhalten. Hier sollte also nicht am falschen Ende gespart werden. Denn wenn die Sicherheit versagt, könnte dies am Ende deutlich teurer werden. Datenpannen können Unternehmen Kosten im fünfstelligen Bereich verursachen. Nicht zuletzt fördert eine hohe Sicherheit auch das Vertrauen von Kund*innen und Investor*innen in ein Unternehmen.

Wechselst du schon? Oder bleibst du noch?

Wie exzellente Führung die schöne neue (Verkaufs-)Welt bestimmt.

Die Welt wird immer digitaler. Unternehmen sprechen Kunden im Metaverse, statt wie bisher im Laden, per Newsletter oder via Social Media an. Non-Fungible Tokens, sogenannte NFTs, ersetzen physische Produkte. Und unser digitaler Zwilling wird uns bald überall hinbegleiten – oder schon da sein, wo wir noch nicht sind. Menschen springen schneller denn je auf solche Trends auf. Das fördert die Wechselwilligkeit, bei Kund*innen und – die Great Resignation zeigt es gerade – bei Mitarbeitenden. Unternehmen mit der zukunftsfähigsten Strategie, sowohl was die Kund*innenbegeisterung als auch die Führung anbelangt, werden den Wettbewerb in jeder Hinsicht gewinnen. Oder?

Immersiv ist das neue Stichwort, wenn es darum geht, in der virtuellen Realität Erlebnisse zu schaffen, die Menschen als real empfinden. Schöne neue (Verkaufs-)Welt? Oder eher Schrecken des Vertriebs? Wie auch immer Unternehmer*innen und Führungskräfte das Geschehen empfinden – beeinflussen wird es den Verlauf nicht. Deshalb können wir uns dagegen wehren, müssen nicht jeden Trend mitmachen, aber eines sollte jeder, der heute wirtschaftlich tätig ist, wissen: Schon in Kürze werden Technologien den Markt bestimmen, die wir heute nur ansatzweise begreifen oder überhaupt noch nicht kennen. Das Fortschreiten der KI lässt bereits jetzt erahnen, welchen Einfluss sie auf eine beschleunigte Automatisierung in der industriellen Fertigung haben wird, ebenso wie auf Produkte und Services. Wie schnell das alles voranschreiten und wie entscheidend es für unterschiedliche Branchen und Unternehmen wird, zeigt uns die Zukunft.

Ressourcenknappheit in jeder Hinsicht

Was es für Anbieter*innen – und natürlich Kund*innen – bedeutet, wenn bestimmte Waren(-gruppen) nicht mehr oder nur in sehr begrenztem Umfang lieferbar sind, haben uns die letzten Monate auf zum Teil dramatische Weise demonstriert. Drastische Verteuerungen bremsen nicht nur die Bauwirtschaft aus. Teuer zu stehen kommt Unternehmen auch, wenn sie sich in den letzten Jahren nicht um eine gute Führung bemüht haben, die Mitarbeitendenbegeisterung vernachlässigt, mit Wertschätzung gespart und kein Vertrauen aufgebaut haben. Letzteres rächt sich gerade jetzt, wenn Kund*innen und Mitarbeitende immer schneller dazu bereit sind, wo anders zu kaufen oder ihren Sinn im täglichen Tun zu finden. Der finanzielle Aspekt spielt dabei hinsichtlich des Preises und Lohnes sicher eine Rolle, aber längst keine so große, wie Unternehmer*innen und Unternehmen oft denken.

Vor allem junge Mitarbeitende, aber längst nicht mehr nur diese, entscheiden sich heute aus ganz anderen Gründen für einen Arbeitgebenden: Selbstbestimmtheit, Flexibilität und ein wertschätzendes Miteinander sind ausschlaggebende Faktoren, ob Mitarbeitende ihr Unternehmen verlassen oder sich für ein neues Unternehmen entscheiden. Ähnlich ist es im Verkauf: Kund*innen schätzen Selbstbestimmtheit im Kaufprozess, beispielsweise die individuelle Zusammenstellung vieler Produkte, vom Müsli bis zur Schrankwand. Sie wollen flexible Anbieter*innen, die auf ihre (Sonder-)Wünsche und oftmals kurzfristigen Änderungen serviceorientiert eingehen. Und über das wertschätzende Miteinander in der Beziehung Anbieter*in – Kund*in ist in den letzten Jahren ausreichend geschrieben worden.

Wie viel Ausbildung und Wissen ist wirklich nötig, um einen Job gut zu machen?

Der Fachkräftemangel ist nicht neu. Allerdings wurde er durch die Geschehnisse in der Corona-Zeit und der dadurch verstärkten „Great Resignation“ in vielen Bereichen regelrecht angeheizt. Ganze Branchen kämpfen um die wenigen verbliebenen Mitarbeitenden. Auch Auszubildende sind kaum zu finden. In der Hotellerie greift man deshalb immer öfter auf branchenfremde Kräfte zurück. Das bringt natürlich auf der einen Seite Unruhe ins Geschehen und erschwert zum Teil die Einarbeitung. Auf der anderen Seite gibt es keine Alternative, haben Hoteliers schlicht und ergreifend keine andere Wahl. Gefragt ist dann vor allem eine gute Führung, die es schafft, neue Mitarbeitende ohne Branchenhintergrund ins Haus und bestehende Teams zu integrieren, ohne dass die vorhandenen Mitarbeitenden sich bedrängt, ausgenützt oder überfordert fühlen. Entscheidend ist unter diesen Umständen mehr denn je ein strukturierter Onboarding-Prozess – vor allem aber regelmäßige Gespräche des Chefs und der Führungskräfte in den jeweiligen Unternehmensbereichen mit allen Beteiligten.


Führung nebenbei funktioniert nicht!

Betrachten wir all diese Aspekte und die Entwicklung des Marktes gesammelt, zeigt sich wieder einmal deutlich: Führung nebenbei funktioniert nicht! Nehmen sich Führungskräfte keine oder zu wenig Zeit für Führung, ist diese zum Scheitern verurteilt. Und dabei sind eben Genannte nicht einmal immer selbst schuld daran. Auch, wenn manche in die Verantwortung hineingerutscht sind oder geschoben wurden und sich fachlich tatsächlich schwertun. Von oben wird vielmehr oft entschieden, dass Führung doch kein Fulltime-Job ist! Abteilungsleiter sind wie selbstverständlich ins operative Tagesgeschäft eingebunden. Nebenbei wird dann ein neuer Mitarbeiter begrüßt, auf die Schnelle eine neue Stellenbeschreibung formuliert, ein Social-Media-Post erstellt und ein Rückkehrgespräch nach einer längeren Krankheitsphase geführt.

Alles nur mal eben zwischen Tür und Angel – und anderen vermeintlich wichtigen Aufgaben. Dabei gibt es nichts Wichtigeres als Führung! Gerade dort ist soziale Kompetenz wesentlicher als Fachkompetenz. Ein Problem, wenn ehemals fachlich gute Mitarbeitende „aus dem stillen Kämmerlein“ plötzlich eine leitende Position übernehmen, gesprächig und nach außen aktiv und initiativ sein sollen. Führungskräfte wissen sehr wohl, dass die sogenannte Software (Menschen) vermeintliche Defizite in der Hardware (Unternehmen, Vertrieb u.a.) bestens ausgleichen kann. Aber wie dieses Potenzial – nebenbei – bei allen Mitarbeitenden wecken?

Loyalität contra Wechselwilligkeit

Sowohl Kund*innen- als auch Mitarbeitendenbindung sieht heute anders aus. Und vielleicht bringt es in Zukunft gar nicht mehr viel, diese Bindung überhaupt anzustreben. Viel schöner ist es doch, wenn jemand freiwillig und gern bleibt! Diese Lust auf Nähe oder besser menschliche Begegnungen tun gerade nach Social Distancing und in einem zunehmend digitalen Umfeld uns allen gut. Und geben Sicherheit. Ob im Vertrieb oder in der Führung ist dafür die Abkehr vom bisherigen Denken und gewohnten Verhaltensmustern gefragt. Eine hohe Anpassungsfähigkeit in der Leitung führt zu einer hohen Identifikation und emotionalen Verbundenheit der Mitarbeitenden. Deren Engagement und Freude am Tun spiegelt sich beispielsweise in einer positiven Mundpropaganda wider – ideal, um aus dem Umfeld neue Mitarbeitende zu gewinnen und zugleich Partner*innen und Kund*innen des Unternehmens zu begeistern. Loyalität in jeder Beziehung: Mitarbeitende – Unternehmen (und umgekehrt), Kund*innen – Unternehmen (und umgekehrt), zahlt sich für alle aus und ist der beste Garant für einen dauerhaften und guten Zusammenhalt.

Dabei zeigt sich diese Loyalität vor allem dann, wenn es einmal eng wird: Eine persönliche Krise das Miteinander bzw. Führen und Geführtwerden schwierig macht. Oder Verzögerungen in der Lieferkette einem Kunden in seinem eigenen Fortkommen Probleme bereitet. Loyalität ist in unserer Arbeitswelt nicht mehr selbstverständlich. Unzählige befristete Arbeitsverträge, unbezahlte Praktika bis hin zu Massenentlassungen, die vermeidbar gewesen wären, aber den Unternehmensgewinn und/oder die Entlohnung der Manager*innen geschmält hätten, hat nicht unbedingt zur Verbundenheit der Mitarbeitenden beigetragen bzw. das Vertrauen der Öffentlichkeit gestärkt. Blieb man früher seiner Firma ein Leben lang – oft von der Ausbildung bis zur Rente – treu, zahlt sich heute eine gewisse Vielfalt im Lebenslauf positiv aus. Auch wenn manche Mitarbeitende ihr Unternehmen nur deshalb verlassen, weil sich keine Entwicklungsmöglichkeiten ergeben, man sich irgendwie nur als Nummer fühlt und – ein ganz entscheidender Punkt – keine Wertschätzung erfährt. Und genau dafür sind nun einmal Chefs und Führungskräfte verantwortlich. Man kann es gar nicht oft genug betonen: Menschen kommen motiviert in ein Unternehmen und verlassen frustriert ihre Führungskraft.

Zum Glück verfügen die meisten Menschen über ein hohes Maß an Resilienz. Dieses Potenzial macht es möglich, unsere innere Stabilität – trotz widriger Führung und wenig verkaufsförderlicher Anbieter*innen – immer wieder herzustellen. Kund*innen und Mitarbeitende haben bewiesen, dass sie fähig sind, sich zu verändern und sich dynamisch an neue Umstände und Gegebenheiten anzupassen. Ob Unternehmen das auch können, sich zwischen Digitalisierung, Agilität und New Work neu und servicestark – sowohl Richtung Mitarbeitende als auch gegenüber Kund*innen – zu erfinden, wird sich in den kommenden Jahren zeigen.

Die Autorin Maja Schneider, Expertin für Mitarbeiter- und Kundenbegeisterung, unterstützt ihre Kund*innen dabei, Führung und Service im Unternehmen zu durchleuchten und auf das nächste Level zu heben.

E-Commerce: reichlich Potenzial für neue Gründungen

Das Kaufhaus steckt bereits heute in der Hosentasche. Auch in den kommenden Jahren wird der E-Commerce überdurchschnittlich wachsen. Das bietet selbst in herausfordernden Zeiten weitere Chancen für innovative Gründer*innen.

Die Kundinnen und Kunden von heute – ganz gleich, ob aus der Generation X, Y oder Z – erwarten alles, jederzeit, überall, mit jedem smarten Device und einer Vielzahl an Zahlungsoptionen. Darauf müssen Händlerinnen und Händler reagieren. Im Jahr 2021 wurden bereits mehr als die Hälfte der Online-Umsätze mobil über Smartphones generiert, meldete jüngst der Handelsverband Deutschland. Vor allem modern denkende Anbieter sowie findige Start-ups liegen dabei in der Gunst der Kundinnen und Kunden vorn, wenn sie die Interessen konsequent in den Fokus ihres Handelns rücken. „Customer Centricity“ nennt sich das Neudeutsch – früher einmal als „Der Kunde ist König“ bekannt.

Geschäftserfolg steht und fällt mit der „Customer Centricity“

„Customer Centricity“ steht für ein ganzheitliches Denken. Es geht darum, dass bei jeder Entscheidung, bei jeder Aktivität immer zuerst aus dem Kundenblickwinkel gedacht und agiert werden muss. Alles, was ein Unternehmen durchführt und plant, alle Daten, die es sammelt und in Echtzeit ausspielt, muss für die Kund*innen nützlich sein.

Beispielhaft gut gelingt das etablierten Unternehmen wie Lands‘ End: Die Firma mit Heimat USA gilt als einer der Vorreiter beim E-Commerce, ging nur wenige Wochen nach Amazon mit einem eigenen Mode-Webshop in den Neunzigerjahren an den Markt und erzielt heute rund 90 Prozent seiner Umsätze im Online-Geschäft. Eines der Erfolgsrezepte von Lands‘ End, neben der konsequenten Kundenorientierung, ist die transparente Führung der Kund*innen des Onlineshops: Wie komme ich effizient zu dem Produkt, das ich wirklich sehen möchte? Wie werde ich clever auf weitere Produkte aufmerksam?

Große Player können von Start-ups eine Menge lernen

Gleichwohl kann sich auch ein etabliertes Unternehmen wie Lands‘ End, das mit klassisch gedruckten Produktkatalogen groß geworden ist, eine Menge von manchen Start-ups abschauen, die mit technischer Finesse, cleveren Einbettungen in die viralen, sozialen Medien und smarten Produkten den Handelsmarkt revolutionieren.

Eines davon ist HEAT MVMNT, gesprochen: „Heat Movement“. Gegründet wurde das Unternehmen Anfang 2018. Heute verzeichnet die Smartphone-Sneaker-App von HEAT MVMNT bereits knapp fünf Millionen Nutzer*innen weltweit. Tag für Tag kommen rund 5.000 neue Nutzerinnen und Nutzer der App dazu. Ein Team von 15 Mitarbeitenden pflegt die App, die Website und kümmert sich um die Social-Media-Kanäle inklusive Community Management.

Die zwei Gründer, Henning Staudt und Anton Gartner, haben das Unternehmen noch als Studenten gegründet. Bereits damals waren sie eingefleischte Sneakers-Fans und verdienten sich ihren Lebensunterhalt mit Nebenjobs, als Sneaker-Verkäufer. Als Erstes eröffneten sie eine Instagram-Seite mit dem Namen „heat.mvmnt“. Dort fanden Sneaker-Liebhaber tolle Anregungen für ihren nächsten Kauf und starke Fotos zu neuesten Trends, bei den beliebten Turnschuhen. Bei der Namensfindung kam es darauf an das Thema Sneakers aufzugreifen, aber auch den Community-Gedanken beizubehalten.

Eigene Produkte verkaufen – oder Informationen aggregieren

Es gibt Unternehmen, die eigene Produkte verkaufen wie Lands‘ End. Und Start-ups wie HEAT MVMNT, die es sich zur Aufgabe machen, Informationen zu einem ganz speziellen Thema zu sammeln, zu sortieren und weiterzugeben. Auf der Plattform oder über die App können Endverbraucher zwar nicht direkt ihren Traum-Sneaker kaufen, bekommen aber alle wichtigen Informationen, gut verpackt und übersichtlich.

Die zwei Gründer erklären das Konzept ihres Unternehmens gern so: „Wir vermitteln Sneaker fast so wie ein Versicherungsmakler. Diesem gehört nicht das gesamte Versicherungsunternehmen, er verkauft nur die Produkte der Versicherung, wofür er eine Provision erhält. Bei uns kann man die Sneaker nicht direkt bestellen, sondern man findet alle Informationen zu Sneakers in unserer App oder auf unserer Website. Wenn man einen Sneaker bei uns anklickt, wird man weitergeleitet zu einem Shop, bei dem man diesen dann bestellen kann.“

Bei den Sneakers fokussiert sich HEAT MVMNT fast ausschließlich auf limitierte Modelle, die es nur sehr selten gibt und die auch nur in ganz wenigen Shops erhältlich sind, noch dazu zeitlich begrenzt.

2023: große Ziele für das Geburtsland der Sneakers

HEAT MVMNT liefert alle wichtigen Informationen auf einen Blick und aus einer Hand. Das Start-up stellt zudem einen Release-Kalender zur Verfügung, in dem sämtliche Termine aufgelistet sind. Die HEAT MVMNT App ist heute in neun Ländern vertreten, das große Ziel für 2023 ist die Etablierung der App in den USA – im Geburtsland der Sneaker.

Mittlerweile arbeitet das Start-up mit Sitz im rheinland-pfälzischen Neustadt auf 170 Quadratmetern Bürofläche mit 13 Mitarbeitenden, weitere Kolleginnen und Kollegen unterstützen dauerhaft aus dem Homeoffice. Ende 2022 werden weitere 150 Quadratmeter an Bürofläche hinzukommen. Diese wird unter anderem für die Lagerung von „HEAT MVMNT Sneaker-Essentials“ benötigt. Dabei handelt es sich um unternehmenseigene Produkte, die mit wachsendem Erfolg über einen eigenen Onlineshop verkauft werden.

Das Beispiel HEAT MVMNT beweist gleich dreierlei: Auch im schwieriger werdenden wirtschaftlichen Umfeld können pfiffige Start-ups mit der richtigen Idee durchstarten. Zweitens: Besonders im E-Commerce gibt es mit der passenden Geschäftsidee zur richtigen Zeit noch eine Menge zu gewinnen. Und drittens: Customer Centricity ist das A und O für den Erfolg eines Business Case.

So erkennen Sie Fake-Jobanzeigen auf den ersten Blick

Wenn Sie nach Stellenangeboten im Internet suchen, kann es manchmal sehr schwer sein, echte Stellen von Fake-Anzeigen zu unterscheiden. In diesem Artikel verraten wir Ihnen, woran Sie eine Fake-Jobanzeige erkennen können, und wie Sie sich vor dem Datenklau im Netz schützen können.

Was sind Fake-Jobanzeigen?

Unter einer Fake-Anzeige für einen Job versteht man eine Stelle, die in Wirklichkeit gar nicht existiert. Diese werden oft besonders attraktiv gestaltet und hauptsächlich als Minijob ausgeschrieben, um möglichst viele potenzielle Bewerber zu erreichen. Dabei wollen die Menschen, die hinter den falschen Anzeigen stecken, nur Eines: möglichst viele Daten sammeln. Dabei werden ahnungslose Bewerber auch häufig das Opfer von kriminellen Machenschaften, beispielsweise wenn Bearbeitungsgebühren oder Ähnliches für die ausgeschriebenen Stellen erhoben werden.

Woran erkenne ich eine Fake-Jobanzeige?

Im Folgenden finden Sie eine Übersicht der wichtigsten Merkmale von Fake-Jobanzeigen im Internet:

Mitarbeiter binden in Start-ups

Gute Mitarbeiter gibt es auch für Start-ups nicht wie Sand am Meer. Umso wichtiger ist es, diese Leistungsträger an sich zu binden. Drei erfahrene Internet-Unternehmer berichten, wie sie das meistern.

Ihr Mitarbeiter ist nun schon ein, zwei Jahre an Bord, seine Aufgabenstellungen werden langsam zur Routine – ja, das kann es auch in Start-ups geben –, und Sie merken, dass seine Motivation nachlässt. Was ist nun zu tun? Wie können Sie erreichen, dass der Mitarbeiter Ihnen erhalten bleibt? Um das herauszufinden, haben wir mit drei erfahrenen Internet-Unternehmern gesprochen.

5 Teambuildingmaßnahmen nach Feierabend

Neue Mitarbeitende finden nur schlecht Anschluss oder das Team findet nicht so recht zusammen? Dann könnte eine Teambuildingmaßnahme den entscheidenden Anstoß geben, mehr „Flow“ in die Teamarbeit zu bringen.

Teambuilding für Gründer: Ziele definieren und Maßnahmen entsprechend auswählen

Gerade in der Gründungsphase erweist es sich als vorteilhaft, das Zusammenfinden des Teams aktiv zu unterstützen. Doch Vorsicht: Schlecht gewählte Teambuildingmaßnahmen können genau das Gegenteil von dem bewirken, was erreicht werden soll!

Vor der Auswahl teambildender Maßnahmen empfiehlt es sich daher, die Zielsetzungen festzulegen. Was genau soll erreicht werden? Zu den typischen Zielsetzungen gehört beispielsweise, dass

  • neue Kollegen und Kolleginnen locker ins Team integriert werden,
  • schwelenden Konflikten entgegengearbeitet wird,
  • man sich in entspannter Atmosphäre mit anstehenden Unternehmenszielen befassen will,
  • die Mitglieder des Teams sich in Soft-Skills wie Kommunikation und Perspektivenwechsel üben,
  • der Zusammenhalt und das Wir-Gefühl gestärkt werden.

Einzelne Maßnahmen nach Feierabend leisten dazu einen guten Beitrag, wenn sie es dem Team erlauben, koordiniert, spielerisch und gemeinschaftlich zu agieren.

Outdoorevents: Grenzerfahrungen ermöglichen, aber individuelle Grenzen respektieren

Outdoorevents gehören zu den beliebtesten Teambuildingmaßnahmen. Häufig werden Sportarten oder Touren gewählt, bei denen die einzelnen Teilnehmenden an ihre Grenzen gelangen und erleben, dass sie diese in der Gruppe überwinden können.

Handelt es sich um ein junges, körperlich fittes Team, kann eine Teammaßnahme, wie sie beispielsweise das Canyoning bietet, zielführend sein. Beim Canyoning begeht die Gruppe gemeinsam eine Schlucht, die von einem Fluss gebildet wurde. Zu den typischen Tätigkeiten gehören das Klettern, Springen, Abseilen, Rutschen über nasse Felsen und unter Wasserfällen. All das kostet Mut und fördert den Zusammenhalt: Denn die Teilnehmenden feuern sich gegenseitig an, helfen einander und erleben eine Tour, die ihr Selbstvertrauen ebenso stärkt wie das Vertrauen in die Gruppe.

Gilt es dagegen, körperliche Beeinträchtigungen einzelner Mitarbeitenden zu berücksichtigen, wählen Sie eine Outdoormaßnahme, bei der es ruhiger und ohne extreme Herausforderungen zugeht. Beliebt ist eine moderne Form der Schnitzeljagd, das Geocaching, bei dem das gemeinsame Lösen von Aufgaben und Rätseln wichtiger ist als die Überwindung eigener Grenzen.

Teambuilding indoor: Vertrauen bilden und individuelle Kompetenzen positiv hervorheben

Den Klassiker unter den Teambuilding-Maßnahmen stellen gruppendynamische Spiele dar. Typische Spiele sind solche, bei denen sich Partner*innen zusammenfinden, die sich während der Lösung einer Aufgabe „blind“ aufeinander verlassen müssen. Auch das Sich-Fallenlassen und Aufgefangen-Werden oder das gute alte Kinderspiel „Knotenmutter“ werden gern fürs Teambuilding gewählt.

Teambuildingmaßnahmen mithilfe von gruppendynamischen Übungen eignen sich am besten für Teams, die bewusst den pädagogischen Zweck der Übungen in den Mittelpunkt stellen wollen.

Skeptiker solcher Maßnahmen gewinnst du dagegen eher über Teambuilding-Events, bei denen die pädagogische Absicht nicht wie der Elefant im Raum steht. Indoor können das beispielsweise Quizabende sein, für die sich Teams bilden, deren Teilnehmenden aus verschiedenen Abteilungen stammen und/oder die ganz unterschiedlichen Kompetenzen und Spezialwissen mitbringen.

Die Fragen und Aufgaben sollten dann so gehalten sein, dass deutlich wird: Gerade, weil wir als Individuen unterschiedliche Stärken aufweisen, ergänzen wir uns im Team besonders gut und können aufeinander vertrauen.

Einander neu begegnen: Teambuilding in außergewöhnlichem Ambiente

Teams, die in Büros besonders „kopflastig“ zusammenarbeiten, tun gut daran, die gewohnte Umgebung zu verlassen und sich auf ein Event einzulassen, bei dem die Sinne angesprochen werden. Ein Krimi-Dinner beispielsweise ist eine willkommene Abwechslung, bietet aufgrund der strikten Rahmenbedingungen allerdings wenig Gelegenheit, sich miteinander oder mit einem anderen Inhalt zu befassen.

Weniger streng durchorganisiert ist der Besuch an einem für viele Menschen noch ungewöhnlichen Ort: in einer Shisha-Lounge. Ein lässiges Ambiente, gemeinsames Chillen und Genießen sowie die Möglichkeit, sich entspannt in der Gruppe oder in kleinen Teams auszusprechen, haben schon manches Eis gebrochen oder Kolleg*innen geholfen, einander nach einem Konflikt wieder die Hand zu reichen.

Jüngere Mitarbeitende, die vielleicht sogar eine Shisha zu Hause haben, werden sich bei einer solchen Maßnahme ebenfalls wohler fühlen als beim typischen Kegelabend. Manche Shisha-Lounges oder Bars veranstalten zudem selbst regelmäßig Events oder „Schnupperabende“, sodass auch die Organisation für eine solche Maßnahme des Teambuildings nach Feierabend entfällt.

Fazit: Definierte Ziele sind wichtig. Aber was bleibt und zählt, ist die zwischenmenschliche Begegnung

Geocaching, Canyoning, gruppendynamische Spiele, Quizveranstaltung oder ein Besuch in einer Shisha-Lounge: Wichtig ist, dass du fürs Teambuilding etwas auswählst, was deine Mitarbeitende in ungewöhnliche Situationen bringt, die sie jedoch nicht überfordern. Auch sollte die Zielsetzung klar sein, der Zweck aber nicht im Vordergrund stehen.

Schon der Umstand, an einem gemeinsamen Event teilgenommen zu haben, dass nicht den üblichen 08/15-Standards entsprach, prägt sich dauerhaft ein und wird dazu führen, dass deine Mitarbeitende sich gern gemeinsam daran erinnern. Auf diese Weise entstehen menschliche Verbindungen, die sich mindestens so förderlich auf das Miteinander auswirken wie Teambuilding-Maßnahmen, die sehr eng an explizite Vorgaben geknüpft sind.

So machst du mit Getränken dein Unternehmen attraktiver

Talentierte und motivierte Mitarbeitende sind der Schlüssel zum Erfolg jedes Unternehmens. Vor allem nach der Gründung ist ein Hochleistungsteam unabdingbar, um die Herausforderungen junger Unternehmen zu meistern. Mit einfachen Maßnahmen kannst du deine Arbeitgeberattraktivität stärken und gleichzeitig die Motivation aufrechterhalten. Die Bereitstellung von Getränken wird zunehmend beliebter, um auf dem Arbeitsmarkt mit attraktiven Leistungen zu überzeugen und den Mitarbeitenden Wertschätzung und Fürsorge zu zeigen.

Als junges Unternehmen attraktiv auf den Arbeitsmarkt sein

Neugegründete Unternehmen stehen täglich vor vielen Herausforderungen. Nur mit einem talentierten Team lassen sich betrieblichen Erfolge erzielen. Die Einstellung qualifizierter Mitarbeitenden ist im heutigen Arbeitsmarkt gar nicht so leicht. Um für Bewerber:innen attraktiv zu sein, sollten Unternehmen ihre Arbeitgebermarke stärken.

Die Entlohnung ist schon lange nicht mehr der ausschlaggebende Faktor bei der Arbeitgeberauswahl. Vor allem junge Talente legen Wert auf das Unternehmensklima, den Spaß bei der Arbeit, die Erfüllung der Aufgaben und die Work-Life-Balance.

Mitarbeitendenvorteile sorgen für ein positives Arbeitsklima

Die Einführung von Mitarbeitendenvorteilen kann ein positives Arbeitsklima erzeugen. Neben der betrieblichen Alters- und Gesundheitsvorsorge gibt es eine weitere Maßnahme, die jedes Unternehmen im Handumdrehen umsetzen kann: die Bereitstellung kostenfreier Getränke durch die flaschenpost.

Getränke liefern einen weiteren wichtigen Vorteil. Sie tragen zu einer Leistungssteigerung der Mitarbeitenden bei. Empfehlungen von Gesundheitskassen zeigen, dass eine ausreichende Getränkezufuhr nachweislich die Produktivität und die Gesundheit des Teams verbessert.

Mitarbeitergeschenke: Ein Werkzeug zur Mitarbeiterbindung

Kleine Geschenke erhalten nicht nur die Freundschaft, sondern steigern auch die Mitarbeiterbindung, gerade in Zeiten des Fachkräftemangels.

79 Pozent der Mitarbeiter, die kündigten, taten, dies weil sie sich auf ihrer Arbeitsstelle nicht wertgeschätzt fühlten. Mitarbeitergeschenke sind daher ein dabei ein effektives Mittel, um genau diese Wertschätzung zu zeigen und damit die Mitarbeiterbindung zu steigern.

Fehlende Wertschätzung kann der Grund für eine Kündigung sein

Geld ist ein wichtiger Faktor. Doch ist Geld tatsächlich nicht alles und im Berufsleben ist die monatliche Überweisung oft kein Wohlfühlgrund. Fühlt sich ein Mitarbeiter nicht wertgeschätzt, übersehen oder glaubt er, niemand würde von seinen Mühen Notiz nehmen, so ist er eher bereit, den Arbeitsplatz zu wechseln. Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels ist dies ein Problem, denn mitunter sind Fachkräfte rar gesät und scheidende Mitarbeiter lassen sich nicht adäquat ersetzen. Unternehmen müssen also umdenken und die Wertschätzung nicht nur proklamieren, sondern leben. Aber wie funktioniert das?

  • Lob – das ist die günstigste Form der Wertschätzung und wenngleich mit Lob überlegt umgegangen werden sollte, so hilft ein einfaches ›Dankeschön‹ schon weiter. Wer nun als Vorgesetzter noch achtsam ist und Kleinigkeiten bemerkt, der ist auf einem guten Weg der Wertschätzung.
  • Aufmerksamkeiten – ein Mitarbeiter hat sich schier die Haare ausgerissen, um ein Projekt abzuschließen? Oder er hatte es mit einem sehr anstrengenden Kunden zu tun? Zeigen Sie Ihren Mitarbeitern, dass Sie die Anstrengung wahrnehmen.
  • Geschenke – Mitarbeitergeschenke sind ein wunderbares Zeichen der Wertschätzung.

In Großbritannien fand das Umdenken laut einer Studie der Marketingagentur Worldwide zufolge bereits vor der Coronakrise statt. Unternehmen steigerten hier ihre Ausgaben für Mitarbeitergeschenke demzufolge um satte 44 Prozent.

In Deutschland scheint gerade in Zeiten des Homeoffices die Beliebtheit von Mitarbeitergeschenken in betrieben zu wachsen. Nach Aussage von Johannes Mahlich, Geschäftsführer der auf Werbegeschenke spezialisierten SOURCE GmbH, gibt es immer mehr Anfragen wegen Mitarbeitergeschenken. Während in Vergangenheit Werbegeschenke noch fast ausschließlich für Kunden bestellt wurden, so machen sie inzwischen bereits fast die Hälfte des Umsatzes des Unternehmens aus.

Rechtliche Regelungen rund um Mitarbeitergeschenke

Grundsätzlich können Mitarbeiter abseits des Gehalts Bezüge erhalten. Einmal gibt es die Möglichkeit des Geldbezugs und die des Sachbezugs. Geldwerte Geschenke unterliegen der Versteuerung, sodass von 50 Euro effektiv nach allen Abzügen nur rund 22 Euro beim Mitarbeiter ankommen. Anders verhält es sich bei den Sachbezügen, zu denen Mitarbeitergeschenke zählen:

  • Limitmonatlich gilt ein Limit von 50,00 Euro je Mitarbeiter, im Jahr also 600,00 Euro. Das Limit wurde erst zum Anfang des Jahres 2022 von 44 auf 50 Euro angehoben. Es gibt zudem für betriebliche Veranstaltungen, zu denen Geschenke verteilt werden, zusätzliche Regelungen: 120 Euro im Jahr.
  • Voraussetzungen – damit diese Mitarbeitergeschenke steuerfrei bleiben und nicht zu versteuerbaren Sonderleistungen werden, dürfen sie nicht in Bargeld umgewandelt werden können, ebenso darf es nicht möglich sein, sie via PayPal umzutauschen. Bei Gutscheinen gilt die Devise, dass sie marken- oder produktabhängig sein müssen. Es wäre beispielsweise möglich, einen Gutschein über 50 Euro eines Möbelhauses oder eines Bekleidungsgeschäfts zu verschenken.
  • Besonderheiten – unabhängig von dieser Regelung dürfen Unternehmer einmal jährlich einem Mitarbeiter zu besonderen Anlässen ein Mitarbeitergeschenk in einem Wert von bis zu 60 Euro zukommen lassen. Dies wäre bei Geburtstagen, Hochzeiten, der Geburt des Kindes oder auch bei Prüfungen möglich.

Die vom Unternehmen getätigten Mitarbeitergeschenke laufen übrigens unabhängig von etwaigen Geschenken unter Kollegen. Eine Absprache ist also nicht notwendig, die Kollegengeschenke zählen als Privatangelegenheit.

Je individueller das Geschenk desto größer der Effekt

Umso einzigartiger ein Mitarbeitergeschenk ist, desto stärker zeugt es von der Wertschätzung durch das Unternehmen. Jede individuelle Note offenbart, dass sich der Unternehmer mit dem Mitarbeiter auseinandergesetzt hat und zumindest herausfand, ob oder was ein Mitarbeiter besonders schätzt. Natürlich ist dies in kleinen Betrieben wesentlich einfacher als in Großunternehmen.

So digitalisieren Sie den Prozess des Schenkens in Ihrem Unternehmen

Zugegeben, individuell zu schenken kann mitunter ziemlich aufwendig sein. Das geht los bei der Auswahl des richtigen Geschenkes bis hin zur Übergabe – vor allem, wenn der Mitarbeiter im Homeoffice sitzt. Es bietet sich daher an, eine Plattform wie Giftosa zu integrieren. Hier werden nach Filterfragen bereits Geschenk-Ideen vorgeschlagen. Im Warenkorb haben Sie die Möglichkeit sich einen Link generieren zu lassen, mit dem der Beschenkte den Artikel digital annehmen kann und seine Versandadresse – z.B. das Homeoffice – selbst eingibt.

Auch Geschenkverpackungen, handschriftliche Karten oder Geschenkboxen lassen sich auswählen.

Fazit – die Wertschätzung steht im Mittelpunkt

Mitarbeiterbindung bedeutet mehr, als den Dienstwagen anzubieten oder ein höheres Gehalt anzupreisen. Diese Angebote sind mehr oder minder einmalige Faktoren, die schnell in den Alltag übergehen. Sie haben jedoch nichts mit der Wertschätzung des Mitarbeiters an sich, als Mensch, gemeinsam. Echte gelebte Wertschätzung geschieht im Alltag und halten sich an den Spruch: „Kleine Geschenke erhalten die Freundschaft“.

Grundsätzlich ist es nicht notwendig, dass das monatlich zur Verfügung stehende Budget ausgereizt wird. Doch hin und wieder freut sich jeder Mitarbeiter, wenn er ein Präsent oder eine kleine Aufmerksamkeit erhält. Übrigens dürfen solche Mitarbeitergeschenke auch einen Bezug zur Arbeit haben: Ein Gutschein für die Kantine zählt ebenso zu den steuerfreien Sachbezügen.

Nachhaltigkeit im Start-up

Das Thema Nachhaltigkeit wird immer wichtiger. Der Klimawandel macht immer mehr Menschen bewusst, wie vergänglich die Natur ist. Es ist unsere Aufgabe, sie nachhaltig zu schützen. Nachhaltigkeit beginnt im Kleinen – so kann jede Person schon in ihrem Privatleben einfache Maßnahmen umsetzen, beispielsweise auf Plastik oder zunehmend auf das Autofahren verzichten. Doch auch Gründer*innen haben die Möglichkeit, sich bewusst für eine nachhaltige Unternehmensstrategie zu entscheiden. Dieser Artikel bietet erste Inspiration.

Für eine saubere Umwelt und bessere Zukunft

Ob zu Hause oder im Unternehmen: Die Verantwortung für das Bremsen des Klimawandels lässt sich nicht mehr auf andere abschieben. Man muss selbst anpacken, um etwas zu bewegen. Folgende Punkte können Start-up-Gründer*innnen sowohl in den eigenen vier Wänden als auch im beruflichen Alltag umsetzen:

Nachhaltige Produkte für den Haushalt

Es gibt viele Möglichkeiten, im eigenen Haushalt etwas für den Umweltschutz zu tun. So kann man Frischhaltefolie durch Bienenwachstücher ersetzen, im Unverpackt-Laden einkaufen gehen und Aufbewahrungsboxen in der Küche durch Gläser ersetzen. Auch nachhaltiges Kochgeschirr ist eine gute Möglichkeit, um aktiv etwas für die Umwelt zu tun. Das Beste an diesen Maßnahmen? Einmal umgestellt, ergeben sich keinerlei Nachteile oder Einschränkungen.

Unternehmensgründer*innen können diese Tipps natürlich ebenso in der Betriebsküche umsetzen. Oft kann es sogar lohnenswert sein, den nachhaltigen Arbeitsalltag aktiv in Stellenausschreibungen zu bewerben. Für viele potenzielle Bewerber*‘nnen mit guter Qualifikation kann das Umweltbewusstsein Ausschlag darüber geben, ob sie sich bewerben.

Nachhaltige Produkte in der Kosmetik

Auch im Badezimmer kann man fast schon nebenbei auf Nachhaltigkeit umstellen. Kosmetikprodukte, die auf Tierversuche verzichten, ohne Erdölnebenerzeugnisse oder eine üppige Plastikverpackung auskommen, sind nicht nur besser für die Umwelt, sondern oft auch schonender für das Haus. Besonders reichhaltige Produkte sind außerdem häufig ergiebiger. Es kann ein schönes Zeichen sein, die Toiletten in der Firma mit nachhaltiger Seife auszustatten.

Nachhaltigkeit bei der Gründung eines Unternehmens

Wer gründet, hat die Möglichkeit, noch mehr zu bewegen. Ist Nachhaltigkeit ein Eckpfeiler von Business Plan und Unternehmensstrategie, fällt es nicht nur leichter, diese Nachhaltigkeit später tatsächlich zu leben: Gründer*innen haben dabei die Möglichkeit, umweltbewusstes Handeln von der Pike auf in ihr Unternehmen zu integrieren, müssen also nicht nach und nach umstellen.

Das Unternehmensziel

Gründer*innen möchten vor allem eines: mit ihrer Idee Geld verdienen. Das ist nicht verwerflich, dennoch sollte dem gängigen Unternehmensziel ein sogenannter Purpose übergeordnet werden. Der Purpose stellt den höheren Zweck eines Unternehmens dar: Möchte es durch ein innovatives Produkt die Welt verändern? Möchte es Barrieren einreißen? Oder möchte es durch eine nachhaltige Produktion etwas für die Umwelt tun?

Verankert man Nachhaltigkeit bereits bei der Gründung als übergeordneten Unternehmenszweck, fällt es leichter, die unternehmerischen Vorgänge diesem Zweck anzupassen. Auf potenzielle Kund*innen wirkt das authentisch und kann so auch zum Erreichen der finanziellen Unternehmensziele beitragen.

Bedeutung von Nachhaltigkeit

Damit das Thema Nachhaltigkeit nach der Gründung nicht verpufft, ist es wichtig, schon bei der Gründung zu definieren, welchen Aspekt der Nachhaltigkeit man verfolgen möchte. Soll es darum gehen, Arbeitsbedingungen im In- und Ausland möglichst fair zu gestalten? Soll es darum gehen, besonders nachhaltige Produkte herzustellen? Oder ist es das Ziel, Produkte unverpackt zu verkaufen?

Auch ein Start-up muss nicht jeden Aspekt der Nachhaltigkeit leben. Es kann viel sinnvoller sein, sich einen davon herauszugreifen, in dessen Rahmen man möglichst viel bewegen kann, und sich dann auf diesen zu konzentrieren. So sollten Gründer*innen, die nachhaltige Produkte anbieten, beispielsweise permanent daran arbeiten, ihre Wertschöpfungskette noch nachhaltiger zu gestalten.

Die Umsetzung

Es ist ein Unterschied, ob ein Unternehmen sich die Nachhaltigkeit nur auf die Fahne schreibt oder ob es diese wirklich lebt. Ohne Zertifizierung ist es für kritische Verbraucher*innen nicht nachvollziehbar, ob ein Start-up tatsächlich so nachhaltig agiert wie es behauptet. Es ist also empfehlenswert, sich – sofern vorhanden – durch eine unabhängige Prüfstelle zertifizieren zu lassen.

Ebenso ist es denkbar, die eigene Glaubwürdigkeit durch einen Klimaausgleich zu unterstreichen. So kann zum Beispiel pro Verkauf ein Klimaausgleich abgeführt werden oder bei gewissen Umsatzstaffelungen ein Baum gepflanzt werden. Dieser Mehraufwand kostet Gründer*innen Geld und ist als Investition zu betrachten, die sich durch eine hohe unternehmerische Authentizität schnell amortisieren wird.

Virtuelle Assistenz: mehr Luft fürs Business

Wie du mit Outsourcing an eine virtuelle Assistenz Freiräume für dein Business schaffen kannst.

Hand aufs Herz, ein eigenes Unternehmen zu gründen, egal ob als Start-up oder Solopreneur*in, ist großartig, aber es gibt auch einige Schatten­seiten. Denn im Mittelpunkt steht nicht nur deine fantastische Idee, sondern auch viel Ausdauer und Zeit, sowie Geld und Personal, weil deine Idee langfristig und gewinnbringend umgesetzt werden will.

Der bürokratische sowie administra­tive Hintergrund wird oft unterschätzt und mit steigenden Umsätzen steigt auch der Aufwand der verwaltungstechnischen Aufgaben. Zusätzlich fehlen auch oft die Fachkompetenzen für die unterschiedlichen Bereiche – so werden vermeintlich kleine Aufgaben zu zeitfressenden Dauerthemen auf deiner To-do-Liste und halten dich von dem ab, was wirklich zählt: die Weiterentwicklung deines Business.

Die Lösung wäre eine Person ohne Festeinstellung, die flexibel auf Abruf wichtige Aufgaben erledigt. Denn ein(e) feste(r) Mitarbeiter*in ist zu Beginn der Selbständigkeit sehr kosten- und zeitintensiv und damit für viele Jungunternehmer nicht zu realisieren.

Outsourcing

Outsourcing ist hier das richtige Stichwort. Als Erstes denkt jede(r) an eine Agentur oder eine(n) Freelancer*in, der/die Grafik- und Marketingthemen übernimmt. Inzwischen ist aber weitaus mehr möglich.

Die Buchung einer virtuellen Assistenz (VA), die in Ländern wie England oder Amerika schon gang und gäbe ist, steckt hierzulande noch in den Kinderschuhen, kann für Solopreneur*innen und Start-ups aber eine interssante personelle Ergänzung sein.

Die Vorteile einer virtuellen Assistenz liegen klar auf der Hand:

  • Unternehmer*innen können sich wieder voll auf ihre Kernaufgaben konzentrieren und Umsätze steigern.
  • Buchungen sind absolut flexibel und können auf den Bedarf des Unternehmens angepasst werden.
  • Unternehmer*innen haben die vollständige Kostenkon­trolle, denn Lohn- und Lohnnebenkosten entfallen.
  • Eine ortsunabhängige Zusammenarbeit erleichtert das Finden der passenden VA und es müssen weder Räumlichkeiten noch Büroausstattung zur Verfügung gestellt werden.
  • Überfüllte To-do-Listen gehören der Vergangenheit an und können durch eine(n) Partner*in mit einem breitgefächerten Erfahrungsschatz fokussiert abgearbeitet werden.
  • Eine ausgewogenere Work-Life-Balance rundet das Paket ab und ermöglicht durch eine höhere Zufriedenheit mehr Erfolg und Leichtigkeit im Berufs- und Privatleben.
  • Zu guter Letzt arbeiten virtuelle Assistenzen ausschließlich digital und müssen sich täglich an den wandelnden Markt anpassen. Sie sind somit ein Tor für Unternehmer*innen in die digitale Transformation und Automatisierung.

Beliebte Aufgaben, die outgesourct werden können, sind zum Beispiel das Office Management, wie etwa vorbereitende Buchhaltung, Recherchearbeiten, Projektmanagement, Auftragswesen, Pflege und Einführung von Tools oder Prozess­optimierung.

Auch im Marketing können viele Aufgaben delegiert werden. Virtuelle Assistenzen übernehmen die Betreuung von Social-Media-Kanälen, erstellen suchmaschinenfreundliche Webseiten und Wettbewerbsanalysen sowie Grafiken oder unterstützen Unternehmer*innen bei der Planung und Umsetzung von Marketingmaßnahmen und Strategien. Texterstellung- und korrektur sowie Lektorat und Übersetzung von Texten können ebenfalls problemlos an virtuelle Assitenzen ausgelagert werden.

Eine weitere dankbare VA-Tätigkeit ist die Betreuung und Erstellung von Podcasts und Online-Kursen sowie das Anlegen von Newsletter-Kampagnen.

Welche Aufgaben ein Unternehmen letztlich auslagern möchte, ist von mehreren Faktoren abhängig. Dabei sollte sich jede(r) Unternehmer*in die Frage stellen, welche Aufgaben, diese(r) gut kann, gern selbst erledigt und leicht von der Hand gehen. Unternehmer*innen sollten sich im besten Fall ausschließlich mit produktiven Themen beschäftigen und alle notwendigen unproduktiven Themen an eine VA auslagern.

Vertrauen und Professionalität

In unserer digitalen Zeit ist es inzwischen irrelevant, ob man in einem Raum oder an einem Tisch sitz, um ein gemeinsames Projekt zu verwirklichen. Das Einzige, das zwingend stimmen muss, sind die Vertrauensbasis sowie die Werte. Dabei sind eine offene Kommunikation und eine Begegnung auf Augenhöhe elementare Bestandteile einer digitalen Zusammenarbeit.

Besonders wichtig ist ein vertrauensvolles Verhältnis, da du als Unternehmer*in viele Aufgaben, Zugangsdaten sowie finanzielle oder firmeninterne Informationen offenlegst. Frage deine VA bei eurem Kennenlerntermin, wie sie deine Daten und Passwörter speichert und stelle sicher, dass sie einen sicheren Server sowie ein passwortgeschütztes Programm für deine Zugangsdaten nutzt, bspw. LastPass.

Außerdem sollte das Thema Datenschutz ernst genommen werden. So solltest du spätestens bei der Auftragserteilung eine Verschwiegenheitserklärung und einen AV-Vertrag unterzeichnen lassen.

Transparenz und Kommunikation

Zudem sollte eine möglichst transparente Zusammenarbeit gewährleistet werden, was bedeutet, dass man sich auf eine Kommunikationsplattform verständigt, wie zum Beispiel Teams, Trello oder Slack, um dort alle relevanten Informationen zur Zusammenarbeit auszutauschen. Auch sollten die Stunden getrackt und in regelmäßigen Abständen zur Verfügung gestellt werden.

Ein weiteres wichtiges Thema ist das Briefing der virtuellen Assistenz. Denke immer daran, dass die Person nicht in deinem Unternehmen beschäftigt ist und du alle notwendigen Informationen so ausführlich wie möglich bereitstellen solltest. So vermeidest du lästige Rückfragen und deine VA kann direkt mit der Arbeit beginnen und dich entlasten.

Virtuelle Assistenzen rechnen oft mit Stundenpaketen ab. Das heißt, du buchst ein bestimmtes Stundenkontingent, welches du meist im Voraus bezahlst – deine VA arbeitet die an sie/ihn delegierten Aufgaben ab. Für eine langfristige Zusammenarbeit mit fest zugesagten monatlichen Stundenkontingenten solltet du als Planungssicherheit für beide Seiten einen Dienstleistungsvertrag abschließen. So kann die VA feste Zeiten für dich einplanen und du weißt, dass deine externe Arbeitskraft garantiert deine Aufgaben erledigen kann.

Es gibt VA-Portale, die dir Angebote ab 3,50 Euro pro Stunde anbieten. Dabei muss sich jede(r) Unternehmer*in die Frage stellen, was sie/er für qualitativ hochwertige Arbeit bereit ist zu zahlen. Merke: Die meisten Portale vermitteln fremdsprachige Arbeitskräfte ohne Berufserfahrung.

Wie finde ich meine perfekte virtuelle Assistenz?

Du hast mehrere Möglichkeiten: Suche nach deiner virtuellen Assistenz bei Google und Co. oder in Social-Media-Portalen, vorrangig bei Facebook oder LinkedIn. Bei Facebook gibt es diverse Gruppen. Dort können Gesuche von beiden Seiten gepostet werden, ihr könnt euch vernetzen bzw. interessierte VAs werden dir eine Nachricht schicken. Oder suche bei LinkedIn, vielleicht findet sich sogar in deinem vorhandenen Netzwerk eine passende VA, und sende eine Nachricht. Beachte dabei: Auch VAs haben oft Spezialisierungen, sodass es sinnvoll sein kann, sich ein Team von verschiedenen VAs aufzubauen, um alle Bereiche deines Unternehmens professionell abzudecken.

Die Autorin Aline Pelzer ist Gründerin von Deine virtuelle Assistenz. Sie bietet virtuelle Leistungen rund um Office Management, Marketing, Texterstellung sowie Buiness-Road­map-Erstellung.

Kartenlesegeräte für Start-ups: Kaufen oder mieten?

Egal, wie klein oder neu ein Unternehmen ist, Kartenzahlung gehört heute zu den Standard-Bezahlmethoden. Hat ein Kunde kein Bargeld dabei und kann nicht mit Karte bezahlen, wird er wahrscheinlich nicht wiederkommen. Auch kleine Beträge bezahlen Verbraucher zunehmend mit Karte. Daher sollten Start-ups mindestens ein Kartenlesegerät im Verkaufsraum haben. Wir zeigen, welche Kartenlese-Optionen es für Jungunternehmen gibt.

Kartenzahlung: Diese Fragen stellen sich Start-ups

Kleinunternehmer fragen sich oft, ob sie ihren Kunden überhaupt die bequeme Kartenzahlung anbieten können. Tatsächlich ist das auch für Gewerbe auf Kleinunternehmerbasis möglich. Sogar Privatpersonen können die Kartenzahlung anbieten, wenn sie einen Steuerbescheid über die Einnahmen beim Zahlungsanbieter einreichen. Das kann beispielsweise für die Vermietung einer Ferienwohnung hilfreich sein. Sogar ohne WLAN-Verbindung können Unternehmen Kartenzahlungen annehmen. Das funktioniert mit mobilen EC-Kartenlesern über eine SIM-Karte, also über das Mobilfunknetz. Zudem stehen Unternehmensgründer vor der Frage, ob sie ein Kartenlesegerät kaufen oder mieten. Wer zum ersten Mal Kartenzahlung anbietet, sollte genau bedenken, welche Kosten durch die Kartenzahlung im Unternehmen entstehen.

Fixe Kartenterminals zur Miete

Die klassische Kartenzahlung wird über ein EC-Kartenlesegerät zur Miete abgewickelt. Der Drucker und die Bonrolle für den Kundenbeleg sind bereits im Gerät integriert. Meist sind gemietete Kartenterminals fest verbaut. Das heißt, sie brauchen eine feste Strom- und Internetverbindung. Die Kosten für diese EC-Terminals setzen sich aus verschiedenen Punkten zusammen. Zum einen sind monatliche Fixkosten für Bereitstellung des Geräts zu entrichten. Diese setzen sich aus der Miete von fünf bis zehn Euro und einer Service-Pauschale zwischen fünf und sieben Euro monatlich zusammen. Zum anderen fallen variable Kosten an, die vom Umsatz abhängen. Je nach Anbieter werden pro Kartenzahlung 0,2 bis 0,3 Prozent des bezahlten Betrags als Gebühr verrechnet.

Zudem können Unternehmen individuelle Sonderleistungen buchen, zum Beispiel PDF-Berichte oder Kontosplitting. Auch für die erste Inbetriebnahme wird eine einmalige Gebühr verrechnet. Ohne Sonderleistungen ist insgesamt mit circa ein bis drei Prozent Gebühren vom bezahlten Betrag zu rechnen. Bevor die EC-Kartenterminals aufgestellt werden können, muss erst ein Dienstleistungsvertrag unterzeichnet werden. Startups können die Terminals mit oder ohne feste Laufzeit mieten. Üblich sind Dienstleistungsverträge zwischen einem oder zwei Jahren.

Mobile Kartenleser zum Kauf

Eine moderne Alternative zu den herkömmlichen Mietgeräten sind mobile Kartenlesegeräte zum Kauf. Diese Lesegeräte sind besonders klein, leicht und handlich. Zudem sind sie nicht fest verbaut und benötigen keinen Stromanschluss in unmittelbarer Nähe. Wer annimmt, dass der Kauf von Geräten teurer als die Miete ist, liegt falsch. Denn die Anschaffungskosten sind gering und die monatlichen Fixkosten fallen weg. Wenn in einer kleinen Boutique einige Kunden nicht mit Karte zahlen, entstehen keine Kosten. Es fallen lediglich variable Kosten für die Kundenzahlungen an. Für EC-Zahlung wird eine Gebühr von 0,9 bis ein Prozent des bezahlten Betrags erhoben, bei Kreditkartenzahlung zwischen 1,9 und 2,9 Prozent.

Während das Kartenlesegerät die EC- oder Kreditkarte liest und den PIN abfragt, wird der eigentliche Zahlungsprozess über ein App abgewickelt. Die Angestellten bedienen diese App über ein Handy oder ein Tablet. Wer Belege drucken will, benötigt zusätzlich einen kleinen mobilen Drucker, der mit dem Lesegerät gekoppelt wird. Wichtig ist auch, dass die Mitarbeiter mit dem Kartenlesegerät arbeiten können. Feedback-Tools können bei der Organisation im Unternehmen helfen.

Die Angebote im Vergleich

Kartenlesegeräte sind Standard geworden und daher auch für kleine Unternehmen ein Muss. Hinzu kommt, dass seit der Corona-Krise vermehrt kontaktlos bezahlt wird. Um die Basis-Kosten für ein Kartenlesegeräte kommen also auch die kleinsten Unternehmen nicht herum. Doch was ist die beste Lösung für Start-ups? Kauf oder Miete eines Kartenlesegeräts?

Einerseits hängt die Entscheidung davon ab, ob es direkt am Zahlungsort eine Stromquelle gibt. Andererseits ist die Umsatzhöhe ausschlaggebend. Gründer sollten sich bewusst sein, dass sie Terminals zur Miete mit ein oder zwei Kabel an einem fixen Platz befestigen müssen. Mobile Geräte sind eine gute Lösung, wenn die nächste Steckdose zu weit entfernt, die Kabel das Design im Verkaufsraum stören oder nicht an der Kasse, sondern am Tisch kassiert wird. Bei den Kosten können Start-ups bei mobilen Geräten die Grundgebühr einsparen. Erst ab einem monatlichen Kartenumsatz von 2.000 Euro können sich auch gemietete Kartenlesegeräte auszahlen.

Fazit

Unternehmensgründer sollten sich zuerst fragen, welche Umsätze sie erwarten. Anhand dessen können die Kosten für Kauf oder Miete von Kartenlesegeräten errechnet werden. Kleine Unternehmen können durch den Kauf der Geräte Fixkosten einsparen.