„Zeitmanagement ist keine Technik, sondern eine persönliche Fähigkeit“, weiß Klaus C. Marwitz vom Institut für Kommunikation und Zeitdesign aus Bonn. Der erfahrene Seminarleiter und Zeit-Experte beschäftigt sich seit Jahrzehnten mit Zeitmanagement und hat zahlreiche Tools, Instrumente und Philosophien kommen und gehen sehen. „Zeit war immer schon knapp und wird es auch immer sein. Die Kunst ist es, in der limitierten Zeit das Richtige zu tun“, gibt er mit auf den Weg und erfasst damit eine der Schlüsselfragen des Zeitmanagements. Die eigene Zeit kann man nicht aufbewahren, verlängern oder gar zurückholen. Man kann lediglich entscheiden, wie man mit ihr umgeht, und bewusst ein ganzheitliches Zeitmanagement betreiben, in dem nicht nur die beruflichen oder unternehmerischen Aspekte eine Rolle spielen. Wie das Schritt für Schritt besser funktioniert, erfahren sie im Folgenden.

Der Beginn jeden Zeitmanagements ist eine Bestandsaufnahme über die eigenen Ziele und den Stand der Dinge. Denn nur wer weiß, wo man derzeit steht und was die eigenen Ziele sind, der kann seine künftigen Entscheidungen an diesen ausrichten und die richtigen Prioritäten setzen. „Zeit ist für mich als Unternehmerin ein wertvoller Faktor, um mir Gedanken zu meinem Grundgerüst und den Meilensteinen zu machen“, erklärt Beate Pelani, Gründerin der Pelani Service-Reisen GmbH. Wie für viele andere Gründer waren und sind ihre wichtigsten Tools keine teure Software, sondern Kalender, To-Do-Liste und die Fähigkeit, immer wieder kurz inne zu halten und das eigene Handeln mit den vorher festgelegten Zielen abzugleichen. „Wenn Du es eilig hast, dann gehe langsam“, ist vom asiatischen Gelehrten Laotse überliefert, der zwar den Begriff Zeitmanagement nicht kannte, aber dennoch bereits wichtige Prinzipien verinnerlicht hatte.

Erster operativer Schritt für den Einstieg in das Thema ist das Führen eines Zeittagebuchs. In diesem notiert man eine Woche lang, wie man seine Zeit verbracht hat. Basierend auf einem vorbereiteten Raster an Tätigkeiten, das man bei Bedarf ergänzt, notiert man zum Beispiel in Excel im Viertelstundentakt die bewältigten Aufgaben. So bekommt man mit überschaubarem Zeiteinsatz ein Gefühl dafür, wie viel Zeit man mit Kundengesprächen verbringt, wie viel mit Akquise, wie viel mit Verwaltung und wie viel mit letztlich unproduktiven Tätigkeiten.

Wer gern mit Computerunterstützung arbeitet, kann für das Zeittagebuch die automatische Zeitmessung von Outlook nutzen und so zumindest halbautomatische Zeitprotokolle erstellen. Der Zeitaufwand für ein Zeittagebuch liegt bei weniger als 10 Minuten pro Tag. Schnell kennt man so nicht nur die Antwort auf die Frage „Was mache ich den ganzen Tag?“, sondern hat zudem eine Grundlage, um den produktiven Anteil der Arbeitszeit zu erhöhen.