Zuhören: Das Vorgespräch als Grundlage nutzen

Wünscht der Kunde eine Übersicht der Leistungen und Kosten, besteht meist schon Interesse an einer Zusammenarbeit. Ein Angebot ist deshalb die schriftlich zusammengefasste Form von Absprachen.

• Sind bereits Wünsche geäußert worden?
• Bis wann soll das Projekt fertig sein?
• Wie viel Budget steht zur Verfügung?

Das sind einige wichtige Punkte, die vor der Angebotserstellung klar sein müssen. Darum ist der erste Schritt zu einem guten Angebot ein intensives Vorgespräch mit dem Kunden.

Präzise und persönlich: Auf die Formulierung kommt es an

Wenn es im Vorfeld schon genaue Angaben zum Projekt gibt, hilft dies dem Dienstleister auch beim Verfassen des Angebots. Hierbei kommt es auf präzise und eindeutige Formulierungen an, um Missverständnissen vorzubeugen. Beschönigungen oder werbliche Ausdrücke etwa lassen den Kunden nur misstrauisch werden. Außerdem sollte sich die Kostenübersicht immer gezielt an eine Person richten. Somit hat der Dienstleister gleichzeitig auch einen direkten Ansprechpartner.

Das sollte ein Angebot beinhalten

Aus dem Angebot muss nachvollziehbar ersichtlich werden, wie die einzelnen Kostenpunkte zustande kommen. Die Kostenübersicht sollte aber keineswegs zu einem Roman ausufern. Ein vollständiges Angebot umfasst daher folgende Inhalte:

Angebotsdatum und Gültigkeitsdatum: Auf jedes Angebot gehören ein Ausstellungsdatum sowie der Zeitraum, in dem das Angebot gilt. Die Kosten für einen Auftrag können somit leichter kalkuliert werden, falls sich Preise für bestimmte Produkte, die zur Arbeit gebraucht werden, ändern.

Zeitraum der Durchführung: Nicht zu verwechseln ist das Gültigkeitsdatum mit dem Zeitraum der Durchführung. Damit wird festgelegt, wann welche Arbeitsschritte getätigt werden und wann das Projekt voraussichtlich fertiggestellt wird. Hier kann auch geklärt werden, was bei verspäteter oder bei eventueller Nichtfertigstellung geschieht. Außerdem sollte in diesem Punkt die Lieferzeit berücksichtigt werden, sofern eine Lieferung im Auftrag enthalten ist.

Anzahl der Ware oder Dienstleitung: Aus dem Angebot muss genau ersichtlich werden, welche Menge einer Ware oder einer Dienstleitung mit den Kosten abgedeckt ist. An dieser Stelle auf Mengenrabatte oder einen Preisnachlass hinzuweisen, lässt das Angebot für den Kunden attraktiver erscheinen.

Erfüllungsort: Um eventuelle Transport- oder Übernachtungskosten abschätzen zu können, empfiehlt es sich, auch den Erfüllungsort des Auftrags anzugeben. Wo soll das Gartenhaus erbaut werden? Hat die Friseurin einen Salon oder bietet sie Hausbesuche an? Die Beschreibung des Erfüllungsortes ist besonders wichtig bei Aufträgen, die einen weiten Fahrweg einschließen.

Weitere Auslagen: Zusätzlich sollte vor Abschluss geklärt werden, ob weitere Kosten auf den Auftraggeber hinzukommen können. Typische Spesen umfassen Versand-, Verpackungs- oder Portokosten.

Zahlungsbedingungen: Zuletzt beinhaltet ein Angebot Angaben zur Zahlung. Hierbei wird festgelegt, wann die Bezahlung erfolgen soll oder, bei fortlaufenden Aufträgen, von wann bis wann der Abrechnungszeitraum läuft.

Fazit: Aufwand, der sich lohnt

Zugegeben, ein gutes Angebot zu schreiben, kostet sehr viel Zeit. Hinzukommt, dass Auftraggeber sich meist mehrere Angebote einholen, um sie miteinander zu vergleichen, bevor sie sich für einen Anbieter entscheiden. Das Fazit lautet daher: Der Aufwand lohnt sich. Mit einem sorgfältig verfassten Angebot kann der Kunde bereits vor der eigentlichen Leistung überzeugt werden.

Checkliste: Haben Sie an alles gedacht?

• Gibt es eine persönliche Anrede?
• Enthält das Dokument eine vollständige Kopfzeile mit der Anschrift des Dienstleisters?
• Ist ein Angebotsdatum vermerkt?
• Wurde das Gültigkeitsdatum angegeben?
• Wann soll die Dienstleistung erbracht, das Produkt erstellt und/oder geliefert werden?
• Ist festgelegt, um welche Stückzahl es sich handelt?
• Wurde auf einen eventuellen Preisnachlass hingewiesen?
• Geht aus dem Angebot hervor, wo das Projekt durchgeführt werden soll?
• Listet das Angebot weitere Auslagen nachvollziehbar auf?
• Sind die Zahlungsbedingungen klar benannt?
• Ist eine Zahlungsfrist gesetzt?
• Gibt es AGBs? Wenn ja, wird der Kunde im Angebot auf diese hingewiesen?
• Wird das Angebot den Kundenwünschen gerecht?
• Wurde das Angebot noch einmal Korrektur gelesen (idealerweise von einer zweiten Person?)