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IT-Ausgaben: Das Kind nicht mit dem Bade ausschütten
Wie Unternehmen ihre IT-Ausgaben senken können, ohne radikale Kürzungen vorzunehmen.

„Das Kind nicht mit dem Bade ausschütten.“ Das Sprichwort hat in Zeiten wirtschaftlicher Ungewissheit, wie wir sie aktuell erleben, für Unternehmen durchaus seine Gültigkeit. Es bedeutet, eine vorschnelle, radikale Maßnahme zu treffen, die am Ende mehr Schaden anrichtet, als dass sie Nutzen bringt. Unternehmen, die aufgrund der Inflation mit der Aussicht auf ein negatives oder langsameres Wachstum und höhere Kosten für Waren und Dienstleistungen konfrontiert sind, müssen sicherstellen, auch in Zukunft wettbewerbsfähig zu bleiben. Dafür sollten sie ihre nächsten Schritte sorgfältig planen.
Kosteneinsparungen und Kürzungen sind in der aktuellen wirtschaftlich geschwächten Lage oft notwendig. Doch Führungskräfte sollten gut überlegen, wo und wie diese Anpassungen vorgenommen werden. Vor allem bei jungen Unternehmen und Start-ups entscheiden die richtigen – oder falschen – Investitionen über den Erfolg. Ein schwierigeres Geschäftsumfeld gibt einen guten Anlass, Ausgabenbereiche zu überprüfen. Wenn man bestehende Investitionen, die ohne Beeinträchtigung der Produktivität und Leistung reduziert werden können, genau unter die Lupe nimmt, kann das zu bedeutenden Budgetverbesserungen führen. Vor allem intelligente Technologieinvestitionen können die Effizienz, die Agilität, die Kundenbindung und das Wachstum eines Unternehmens steigern. Gleichzeitig müssen Führungskräfte ihre wertvollsten Mitarbeitenden an sich binden und die Arbeitsmoral aufrechterhalten. Dabei suchen viele nach Möglichkeiten die IT-Ausgaben angesichts des verlangsamten Wachstums und der hartnäckig hohen Inflation einzudämmen.
Kosten senken, Mitarbeitende schützen
In einer aktuellen Umfrage durch die Enterprise Strategy Group (ESG) im Auftrag von Foxit, einem weltweit agierenden Softwarehersteller, wurden 500 Führungskräfte auf VP- und C-Level in Nordamerika und Europa befragt. Die Ergebnisse der ESG-Studie zeigen, dass die Unternehmen in der Tat nach Möglichkeiten zur Kosteneindämmung suchen und Technologieausgaben als Teil dieses Prozesses genau geprüft werden. Das Ergebnis: 38 Prozent der Führungskräfte gaben an, dass Entlassungen Teil ihrer Reaktion auf die derzeitige Wirtschaftslage sein würden. Allerdings ziehen zwei Drittel die Kürzung bestehender Technologieausgaben der Entlassung von Mitarbeitenden vor. 83 Prozent der Befragten befassen sich schon aktiv mit der Kosteneindämmung. Auch dabei zogen sie mit einem Verhältnis von Sieben zu Eins die Kürzung von IT-Kosten der Entlassung von Mitarbeitern vor.
Nun stellt sich die Frage: Wie können Unternehmen ihre Technologieausgaben senken, ohne das Kind mit dem Bade auszuschütten? Für viele lautet die Antwort: nach Möglichkeiten zu suchen, mit weniger Mitteln genauso viel – oder sogar mehr – zu erreichen. Dazu muss aufgedeckt werden, in welchen Bereichen der Technologieausgaben der ROI zu niedrig ist oder die Kosten zu hoch sind.
Die richtige Strategie
Viele Führungskräfte gaben in der Umfrage außerdem an, dass sie bereits bestehende Technologien auf nicht ausreichend genutzte Tools und Möglichkeiten zur Kostenreduzierung überprüfen. Denn wenn Software- und Hardwarelösungen nicht viel genutzt werden, warum sollten sie dann weiterhin finanziert werden? Der bevorzugte Ansatz zur Eindämmung der IT-Kosten: Der Kauf neuer, alternativer Technologien, die kostengünstiger sind und einen höheren ROI bieten als bestehende Lösungen. 71 Prozent der befragten Führungskräfte sind der Meinung, dass viele der etablierten Softwareanbieter im Vergleich zur Konkurrenz in ihrem Innovationstempo hinterherhinken. Ungefähr der gleiche Prozentsatz ist sich sicher, dass diese Anbieter ihren Kund*innen aufgrund der monopolistischen Marktbedingungen zu hohe Preise berechnen.
Fällt ein Unternehmen die Entscheidung, bestehende Software-Tools und -Anwendungen zu ersetzen, ist das kein triviales Unterfangen. Der Prozess erfordert Planung, ein gewisses Maß an Integration und Mitarbeitendenschulungen. Die Entscheidungsträger*innen sollten darauf bestehen, klare und quantifizierbare Belege dafür zu erhalten, dass der Ersatz die Kosten erheblich senken und eine gleichwertige Funktionalität bieten wird. Die Ersatzlösungen sollten außerdem möglichst einfach in der Anwendung sein, um die Kosten für die Einführung der neuen Lösung und die Schulung der Mitarbeitenden gering zu halten.
Mit guter Vorbereitung zum Erfolg
Bevor die Entscheidung für die Migration zu einer neuen Lösung getroffen wird, muss sich ein Unternehmen über die Gründe für den Wechsel im Klaren sein. Entspricht die vorhandene Lösung nicht mehr den Anforderungen, weil sie zu wenig Funktionalität bietet oder weil sie nicht in die gewünschte Architektur des Unternehmens passt (z.B. Cloud oder On-Premise)? Fehlt es an der notwendigen Skalierbarkeit oder an der Fähigkeit zur Integration mit anderen Unternehmenssystemen? Kostet sie das Unternehmen erheblich mehr als eine alternative Lösung, die den Anforderungen des Unternehmens gleichermaßen gerecht wird?
Sobald die Gründe für die Migration identifiziert sind, müssen die IT-Abteilung und das Management Frühindikatoren festlegen, um den Erfolg der neuen Technologie zu messen. Von entscheidender Bedeutung ist dabei die Entwicklung eines Einführungsplans für das Migrationsprojekt, der die wichtigsten Anforderungen abdeckt. Was muss die IT-Abteilung tun, um eine reibungslose Migration zu gewährleisten? Werden neue Server oder Desktop-Upgrades benötigt? Verfügt das Unternehmen über die richtigen Werkzeuge für die Verwaltung der neuen Lösung? Wenn nicht, wie können Sie diese am besten beschaffen? Und schließlich: Müssen Daten migriert werden? Je nach Lösung ist dies oft der komplizierteste und zeitaufwändigste Aspekt.
Ein weiterer wichtiger Teil jeder Migration ist die Schulung der/die Endnutzende. Muss ein Schulungsvideo oder eine Dokumentation der Unternehmensabläufe entwickelt werden? Braucht es eine Präsenzschulung? Die Antworten auf diese Fragen sind entscheidend für den Erfolg. Daher empfiehlt es sich, bereits bei der Anbieter-Evaluation darauf zu achten, ob Schulungs- und Trainingsmaterialien vorhanden sind. Es ist absolut empfehlenswert, den Erfolg des Einführungsplans während des gesamten Migrationsprozesses zu überwachen. Das gilt ebenso für die Messung des Fortschritts der Meilensteine und den Gesamtzielen.
Jetzt aktiv werden
Auch wenn eine Software-Migration für Unternehmen – egal welcher Größe – nicht trivial ist, ist jetzt ein guter Zeitpunkt, über die richtige Dimensionierung der Technologieausgaben nachzudenken. Es sollte überprüft werden, welche Tools und Plattformen zu wenig genutzt werden, zu wenig Innovation und ROI liefern oder zu teuer sind für das, was sie dem Unternehmen bieten. Der Einfluss von Technologie auf Produktivität und Wachstum ist unbestreitbar. Bei der Suche nach Möglichkeiten zur Senkung der Technologiekosten sollte daher immer die bestehenden Lösungen und die etablierten Anbieter unter die Lupe genommen werden, um Einsparpotenziale zu identifizieren.
Der Autor Eugene Xiong ist der Gründer und Vorstandsvorsitzende von Foxit, einem führenden Anbieter von innovativen PDF- und eSignatur-Lösungen sowie Dienstleistungen.
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Schwebedialog statt Bubble-Denken
Wir leben in einer Welt voller abgeschotteter Blasen – seien sie politischer, ideologischer, kultureller oder technologischer Natur. Die Folge: Wir werten Andersdenkende ab und scheuen den Kontakt. Das Kommunikationsformat Schwebedialog bietet gezielt Auswege.

In einer Welt, in der die unterschiedlichen Wirklichkeiten immer weiter auseinanderdriften, bleibt vor allem eines auf der Strecke: Vertrauen und das Gefühl der Verbundenheit. Wenn alle Bemühungen, uns zu einigen, gescheitert sind, wir vor einer unüberwindbaren Mauer der Entfremdung stehen, tun wir in der Regel das, was uns zur Erhaltung unseres Wohlbefindens am naheliegendsten erscheint: Wir werten Andersdenkende ab und gehen aus dem Kontakt. Bei dem Kommunikationsformat Schwebedialog tun wir weder das eine noch das andere.
Beginnen wir gleich direkt mit ganz konkreten Beispielen: Was ist deine Haltung zur Abtreibung? Bist du für "My body, my choice" oder "Pro-Life"? Ist es wichtiger, dass jede Frau über ihren Körper selbst bestimmen kann oder sollte das Recht auf Leben - als Fundament aller Menschenrechte - absolut geschützt werden? Wer hat Recht?
Wenn du die Gesetze zu diesem Thema gestalten könntest, wie würden sie aussehen? Und wie positionierst du dich bei anderen Themen wie Sterbehilfe, LGBTQIA+, Gendern, Energiepolitik, künstliche Intelligenz, Religionsfreiheit oder Meinungsfreiheit in sozialen Netzwerken wie Telegram, X, Truth Social oder BlueSky? Woher stammen deine Informationen und welche Quellen erachtest du als verlässlich?
Unsere Bubbles, der Verlust an Vielfalt
Deine Perspektiven auf die Welt sind untrennbar mit dem verknüpft, was du täglich konsumierst – sei es durch Gespräche, Medien, soziale Netzwerke, Podcasts, Literatur oder Kunst. Viele von uns kehren dabei immer wieder zu denselben Quellen zurück, die unsere Sichtweisen stärken. Eine Frage: Wie oft suchst du gezielt nach Informationen, die deinem Weltbild widersprechen? Deine Bubble, dein geschützter Raum von Gleichgesinnten, beeinflusst dein Denken enorm.
Doch seit der Einführung des Internets haben räumliche Distanzen an Einfluss verloren und damit auch ein natürliches Regulativ. Du kannst dich nun ungebremst jederzeit und überall mit Millionen von Gleichgesinnten auf der ganzen Welt vernetzen. Dabei ist es unvermeidbar, dass sich deine Positionen und Wertehaltungen dort wie in einer Echokammer gegenseitig verstärken.
Die Folge: Betrachtet man das Phänomen aus der Vogelperspektive, wird deutlich, dass wir in einer Welt voller abgeschotteter Blasen leben – seien sie politischer, ideologischer, kultureller oder technologischer Natur.
Die Welt außerhalb der eigenen Blase
Was nur schwer zu ertragen ist: Die Welt außerhalb deiner Bubble ist aktiv und lebendig - schlimmer noch, fremde Bubbles sind genauso dynamisch und vernetzt wie deine eigenen! Nachrichten aus diesen fernen Gedankenwelten können dich fassungslos oder wütend machen. Solche Emotionen verbreiten sich schnell per Social Media und heizen die Polarisierung an. Wie reagierst du auf Meldungen, die aus deiner Sicht unfassbar sind?
Wenn wir nicht nachvollziehen können, wie andere so anders denken können, unterstellen wir gerne Manipulierbarkeit oder Dummheit. Und so wirft jede Seite der anderen vor, sich von Fake News manipulieren zu lassen, und keiner hört dem anderen zu. Wenn beide Seiten dasselbe über die jeweils andere denken, wer hat dann recht? Ein unlösbares Dilemma.
Isolation und ihre Folgen
Ohne den Kontakt zu Menschen mit anderen Ansichten zu pflegen, verlieren wir die Fähigkeit, Empathie zu entwickeln und unterschiedliche Perspektiven zu verstehen. Isolation in einer Bubble kann uns gegenüber den »anderen« gleichgültig oder sogar feindselig machen. Die Bereitschaft zu verbaler oder physischer Gewalt steigt auf allen Seiten.
Im Extremfall kann das Verharren in verschlossenen Gemeinschaften oder Echokammern zu Radikalisierung führen. Algorithmen helfen dabei, Menschen in ihrer Bubble zu halten, emotional aufgeladene Informationen weiter zu verbreiten und Hass zu schüren. Diese Dynamik fördert eine "Wir-gegen-die"-Mentalität und senkt die Toleranz für Gewalt als Mittel.
Kontakt wiederherstellen
In dieser verfahrenen Situation könnte ehrlicher Kontakt eine Möglichkeit sein, wieder Brücken zu bauen. Ohne der Absicht, die anderen zu bekehren, den vermeintlich »fehlgeleiteten« Menschen die eigenen Ansichten aufzuzwingen, sondern um uns ganz bewusst auf Menschen einzulassen, die anders denken, leben, handeln und fühlen als wir. Der Schlüssel wäre ein offener Austausch, bei dem wir uns gegenseitig wirklich zuhören, ohne zu bewerten, zu belehren oder zu moralisieren. Doch wie kann ein solcher Kontakt hergestellt werden?
Schwebedialoge: Ein Format für echten Kontakt
Ein vielversprechender Ansatz ist das Format des Schwebedialogs. Hier stehen nicht Lösungssuche, Überzeugung oder Einigung im Vordergrund, sondern das offene Aussprechen der eigenen Sicht auf die Dinge, während die anderen kommentarlos zuhören.
#1 Gedanken und Bedürfnisse ausdrücken: Im Schwebedialog wird ein Raum geschaffen, in dem alle Gedanken und Gefühle ihren Platz haben. Das gibt dir die Freiheit, deine Perspektiven und Bedürfnisse offen und ohne Druck zu äußern, während dir aufmerksam zugehört wird. Umgekehrt siehst und hörst du auch die Lebensrealitäten aller anderen.
#2 Nicht sofort reagieren: In einem Schwebedialog geht es weder um konkrete Lösungen noch um Einigung. Hier darf alles genau so sein, wie es ist. Lass die Worte des Gegenübers einfach auf dich wirken, ohne sie zu bewerten oder zu kommentieren.
#3 Plötzlich ist Kontakt da! Durch die offene und respektvolle Kommunikation im Schwebedialog entsteht wie von selbst eine tiefere Verbindung. Ohne den Zwang, Probleme zu lösen oder widersprüchliche Bedürfnisse unter einen Hut bringen zu müssen, begegnen sich die Menschen auf einer authentischen Ebene und bauen so Vertrauen zueinander auf. Das schafft echten Kontakt und hilft, Stereotype zu überwinden und Gewaltbereitschaft zu reduzieren.
Offenheit als Notwendigkeit
Es ist wichtig zu verstehen, dass jede Bubble dem Zweck dient, die Welt im Sinne unserer Bedürfnisse zu beeinflussen. Sie sorgt für Orientierung, Halt und eine verlässliche Bestätigung unserer Identität. Beim Verteidigen von dem, was wir als wichtig erachten, geht es nicht einfach nur um Meinungen, sondern um unser geistiges und physisches Überleben.
Es wird unumgänglich sein, dass wir beginnen, Andersdenkenden wirklich zuzuhören - ohne sie abzuwerten, ohne zu interpretieren und ohne sofort auf Abwehr zu schalten. Jeder Lösungsansatz wird scheitern, wenn dieser erste Schritt fehlt.
Kontakt allein mag zwar nicht alle gesellschaftlichen Herausforderungen wie Polarisierung oder Extremismus lösen, aber er ist eine elementare Komponente. Ohne den ehrlichen Versuch, einander zuzuhören, bleiben alle Lösungen oberflächlich und unvollständig. Zuhören ohne sofort zu urteilen ermöglicht echte Begegnungen und kann die Eskalation von Spannungen verhindern.
Lasst uns mutig sein, einander zuzuhören – befreit von dem inneren Druck, immer eine Antwort oder eine Lösung bieten zu müssen.
Nur mit dieser Offenheit kann echte Verständigung wachsen, und nur so können langfristige Verbindungen zwischen unseren unterschiedlichen Bubbles zustande kommen.
Zu Beginn haben wir einige Fragen in den Raum gestellt, die Gesellschaften spalten können:
- Wo erlebst du persönlich im Moment die tiefsten Gräben zwischen dir und anderen Menschen?
- Was beunruhigt dich am meisten?
- Wovor hast du die größte Angst?
- Und was macht dich einfach nur ratlos oder wütend?
Was auch immer es konkret ist, eines ist sicher: Es gibt keine allgemeingültigen Lösungen für solche Probleme. Tritt für deine Meinungen ein, egal welche sie sind, mit voller Leidenschaft und Hingabe! Und vielleicht, wenn du deine eigene Haltung auch ein wenig in der Schwebe lässt, wirst du – unabhängig von deinen Überzeugungen – auch die Bedürfnisse derer verstehen können, die ganz anders denken, leben und fühlen als du. Das Ergebnis? Ein tieferes Verständnis dafür, was andere Menschen wirklich bewegt und damit die Chance, kleine, aber feine Brücken zu bauen in einer vielfach getrennten Welt.
Tipp zum Weiterlesen: Britta Albegger und Geza Horvat, Schwebedialoge, Kommunizieren jenseits von Konsens und Lösung, 1. Auflage BusinessVillage 2024 ISBN: 978-3-86980-759-1, 26,95 Euro; ISBN-EPUB: 9783-8-6980-761-4, 25,95 Euro
Laserdrucker im Überblick: Effizienz und Präzision für Ihr Büro
Warum Laserdrucker in Büros so beliebt sind: Vorteile, Marken, Druckqualität, Wirtschaftlichkeit.

Moderne Büroumgebungen erfordern leistungsstarke Drucktechnologien, die den steigenden Anforderungen an Qualität und Produktivität gerecht werden. Laserdrucker überzeugen dabei durch ihre Effizienz, präzise Druckergebnisse und robuste Konstruktion für professionelle Anforderungen.
Sie bieten nicht nur eine hohe Druckgeschwindigkeit, sondern auch eine ausgezeichnete Textschärfe und Farbbrillanz. Zudem zeichnen sich Laserdrucker durch ihre Zuverlässigkeit und geringen Wartungsaufwand aus, was sie zu idealen Begleitern im hektischen Büroalltag macht.
Beliebte Laserdruckermarken im Überblick
Führende Hersteller wie HP, Canon, Brother und Lexmark prägen den Laserdruckermarkt mit individuellen Stärken. HP bietet zuverlässige Geräte mit hochwertigen Druckergebnissen, wie beispielsweise die Laserdrucker der HP LaserJet P2055 Serie, die sich durch ihre Effizienz und Präzision auszeichnen. Canon stellt eine breite Modellpalette für verschiedene Anforderungen bereit, während Brother sich durch ein ausgewogenes Preis-Leistungs-Verhältnis hervortut, was besonders für kleinere Unternehmen attraktiv ist. Lexmark konzentriert sich auf effiziente und umweltfreundliche Geräte, die steigenden Nachhaltigkeitsanforderungen entsprechen.
Diese Vielfalt ermöglicht es Unternehmen, einen optimal auf ihre Bedürfnisse zugeschnittenen Drucker zu finden.
Technische Vorzüge moderner Laserdrucker
Moderne Lasertechnologie revolutioniert den Bürodruck mit beeindruckender Präzision und Geschwindigkeit. Dies führt zu gestochen scharfen Texten und detailreichen Grafiken, die selbst feinste Nuancen wiedergeben. Die robuste Konstruktion und präzisen Komponenten gewährleisten einen störungsfreien Betrieb, auch bei intensivem Druckaufkommen. Laserdrucker bieten zahlreiche technische Vorzüge:
- Hohe Druckgeschwindigkeit von bis zu 70 Seiten pro Minute
- Exzellente Bildqualität mit bis zu 1200 dpi Auflösung
- Energieeffizienz durch kurze Aufwärmzeiten
- Vielseitige Medienverarbeitung, einschließlich schwerer Papiere
Diese Eigenschaften machen Laserdrucker besonders geeignet für Büroumgebungen, die konstante Qualität, Zuverlässigkeit und hohe Produktivität benötigen. Zudem ermöglichen fortschrittliche Netzwerkfunktionen eine nahtlose Integration in bestehende IT-Infrastrukturen, was die Effizienz weiter steigert.
Wirtschaftlichkeit von Laserdruckern: Ein Kostenvergleich
Laserdrucker zeichnen sich durch einen geringeren Energieverbrauch im Vergleich zu Tintenstrahldruckern aus, was zu niedrigeren Stromkosten führt. Die Verwendung von Tonerkartuschen mit hoher Seitenreichweite reduziert zudem die Kosten pro Druckseite erheblich. Bei hohem Druckvolumen wird diese Effizienz besonders deutlich. Somit erweisen sich Laserdrucker als wirtschaftlich vorteilhaft für Anwender mit regelmäßig großem Druckaufkommen.
Zusätzlich profitieren Unternehmen von geringeren Wartungskosten und längeren Standzeiten der Geräte. Die Anschaffungskosten eines Laserdruckers amortisieren sich oft schnell durch die Einsparungen im laufenden Betrieb, insbesondere bei intensiver Nutzung. Auch die Zeitersparnis durch schnelleres Drucken und weniger Papierstaus trägt zur Wirtschaftlichkeit bei.
Einsatzmöglichkeiten von Laserdruckern in verschiedenen Umgebungen
Laserdrucker bieten vielfältige Einsatzmöglichkeiten in unterschiedlichen Arbeitsumgebungen. In Unternehmen unterstützen sie effiziente Arbeitsabläufe durch präzise Druckqualität und hohe Geschwindigkeit. Im Home-Office ermöglichen sie professionelle Ausdrucke ohne physische Büropräsenz. Bildungseinrichtungen und das Gesundheitswesen profitieren von der effizienten Produktion umfangreicher Dokumente wie Lehrmaterialien oder Patientenunterlagen.
Diese Anpassungsfähigkeit macht Laserdrucker zu einer flexiblen Lösung für diverse Branchen und Anforderungen. Einige der wichtigsten Einsatzbereiche für Laserdrucker sind:
- Büroumgebungen: Für Geschäftskorrespondenz und interne Dokumente
- Grafikdesign: Zur Erstellung hochwertiger Entwürfe und Präsentationen
- Einzelhandel: Für Preisschilder und Werbematerialien
- Logistik: Zum Drucken von Versandetiketten und Lieferscheinen
Darüber hinaus eignen sich Laserdrucker hervorragend für den Einsatz in Bibliotheken, wo sie große Mengen an Texten und Katalogen produzieren können, sowie in der Forschung für detaillierte Diagramme und Berichte.
Langfristige Vorteile einer Investition in einen Laserdrucker
Laserdrucker zeichnen sich durch ihre robuste Konstruktion und präzisen Komponenten aus, was sie deutlich zuverlässiger als Tintenstrahldrucker macht. Ihre geringere Störanfälligkeit führt zu einer höheren Betriebsverfügbarkeit. Reduzierte Wartungsintervalle senken die Betriebskosten merklich. Langlebige Verbrauchsmaterialien unterstützen zusätzlich die wirtschaftliche Gesamteffizienz.
Diese Faktoren machen Laserdrucker zu einer besonders lohnenden Investition für Büros mit hohem Druckaufkommen. Die langfristigen Vorteile einer Investition in einen Laserdrucker umfassen:
- Geringere Kosten pro Seite bei hohem Druckvolumen
- Schnellere Druckgeschwindigkeit für erhöhte Produktivität
- Bessere Druckqualität, insbesondere bei Texten und Grafiken
- Umweltfreundlichere Option durch weniger Verpackungsmüll
Zudem bieten moderne Laserdrucker oft erweiterte Funktionen wie Duplexdruck und Netzwerkanbindung, die die Effizienz im Büroalltag weiter steigern. Die Anschaffungskosten amortisieren sich in der Regel schnell durch die niedrigeren Betriebskosten.
Zusammenfassung der Vorteile von Laserdruckern
Laserdrucker verbinden technologische Präzision mit wirtschaftlicher Effizienz und bieten Unternehmen eine flexible Drucklösung für unterschiedliche Anforderungen und Branchen. Sie zeichnen sich durch hohe Druckgeschwindigkeiten, exzellente Textqualität und niedrige Seitenkosten aus. Zudem sind sie besonders zuverlässig und wartungsarm, was lange Ausfallzeiten minimiert. Ihre Vielseitigkeit ermöglicht es, verschiedene Medien wie Papier, Etiketten und Umschläge zu bedrucken, was sie zu einem unverzichtbaren Werkzeug in modernen Büroumgebungen macht.
Das „Back to Office“-Verhängnis
Ist Homeoffice ein vorübergehender Luxus, der verschwindet, sobald sich die Machtverhältnisse auf dem Arbeitsmarkt verschieben? Ein Kommentar von Anna Maria Losos, Head of Coworking Business beehive GmbH.

Fast jede(r) vierte Deutsche arbeitet zumindest teilweise im Homeoffice. Trotzdem holen zahlreiche Arbeitgebende ihre Mitarbeitenden vermehrt zurück ins Büro und setzen nun wieder auf Präsenzpflicht. Die Gründe dafür sind vielfältig: leerstehende Büroflächen, Bedenken über die Produktivität oder die Sorge um den Teamgeist.
Studien zeigen ein anderes Bild: Im Homeoffice wird durchschnittlich eine Stunde mehr gearbeitet. Zudem schätzen viele Mitarbeitende die Eigenverantwortung und Selbstbestimmung, die das Arbeiten von zu Hause ermöglicht. Neben Büro und Homeoffice hat sich Coworking als dritte Option etabliert. Flexible Arbeitsräume sind besonders für jene Unternehmen attraktiv, die hybride Modelle fördern und ihren Teams mehr Freiheit bieten möchten.
Der aktuelle Trend zur Rückkehr ins Büro sorgt in vielen Unternehmen für hitzige Debatten. Was bedeutet das für die Arbeitswelt in Deutschland? Ist Homeoffice ein dauerhaftes Modell oder nur ein vorübergehender Luxus, der verschwindet, sobald sich die Machtverhältnisse auf dem Arbeitsmarkt verschieben?
Starke Wirtschaft, starke Flexibilität – Schwäche bringt Rückschritte
Die Zukunft von Homeoffice und alternativen Arbeitsorten hängt stark von der Wirtschaftslage ab. In Zeiten des Wachstums und der Innovation setzen Unternehmen auf flexible Modelle, um Talente zu gewinnen und zu halten. Doch in Krisenzeiten, wenn Einsparungen dominieren, könnten diese Modelle schnell an Bedeutung verlieren.
Die zentrale Frage lautet: Werden Unternehmen auch in schwierigen Zeiten an modernen Arbeitsmodellen festhalten, um ihre Attraktivität langfristig zu sichern? Oder markiert die Rückkehr ins Büro einen Rückschritt in alte Muster?
Homeoffice: Standard oder Privileg?
Für viele Mitarbeitende steht Homeoffice für mehr als Flexibilität – es ist ein Symbol für Vertrauen und moderne Unternehmenskultur. Gerade in einem Arbeitnehmermarkt, in dem Fachkräfte rar sind, bleibt es ein zentraler Wettbewerbsvorteil.
Doch wie stabil ist diese Entwicklung? Wenn sich der Arbeitsmarkt entspannt und die Nachfrage nach Fachkräften sinkt, könnten Arbeitgeber ihre Position verändern. Homeoffice könnte dann von einem Standard zu einem verhandelbaren Privileg werden.
Coworking: Das dritte Modell in der Analyse
Coworking Spaces haben sich als dritte Option neben Büro und Homeoffice etabliert und bieten eine attraktive Lösung für hybrides Arbeiten. Sie ermöglichen produktives Arbeiten in professioneller Umgebung, ohne lange Pendelzeiten. Unternehmen, die Flexibilität fördern, profitieren von motivierten Mitarbeitenden.
Doch mit der aktuellen „Back to Office“-Entwicklung stellt sich die Frage: Bleibt Coworking ein fester Bestandteil hybrider Arbeitsmodelle oder wird es wieder primär von Freelancer*innen und Selbstständigen genutzt? Die Entscheidung, in flexible Arbeitsorte zu investieren, könnte langfristig über Zufriedenheit, Effizienz und Innovation mitentscheiden.
Was bedeutet das für die Unternehmenskultur?
Befürworter*innen der Präsenzarbeit betonen die Vorteile von persönlichem Austausch und spontanen Gesprächen. Doch die letzten Jahre haben bewiesen, dass dezentrale Modelle bei guter Organisation ebenfalls erfolgreich sein können.
Ein Rückschritt zu starren Strukturen birgt Risiken: Mitarbeitende, die sich an Flexibilität gewöhnt haben, könnten an Motivation und Bindung verlieren. Die Herausforderung besteht darin, ein Gleichgewicht zwischen Unternehmensinteressen und Bedürfnissen der Mitarbeitenden zu finden.
Fazit: Flexibilität bleibt ein Balanceakt
Homeoffice und hybride Arbeitsmodelle werden bleiben, solange Fachkräfte gefragt sind. Doch in wirtschaftlich unsicheren Zeiten könnten diese Modelle zur Ausnahme werden. Unternehmen sollten ihre Arbeitsmodelle zukunftssicher gestalten, denn Flexibilität ist mehr als ein Trend – sie ist ein Schlüsselfaktor für Motivation, Bindung und Wettbewerbsfähigkeit.
Wie viel Spielraum Unternehmen in schwierigen Zeiten lassen und wie stark Mitarbeitende für ihre Freiheiten kämpfen, wird die Arbeitswelt der Zukunft entscheidend prägen.
Gift Campaign bietet Start-ups kreative Werbegeschenke
Was mit einem einfachen USB-Stick 2014 begann, ist heute eine Erfolgsgeschichte: Das spanische Unternehmen Gift Campaign startete seinen Online-Shop mit nur einem Werbegeschenk. Heute ist das Unternehmen in Spanien Marktführer und seit zwei Jahren auch auf dem deutschen Markt erfolgreich aktiv.

„Für uns steht die Funktionalität der Werbegeschenke im Mittelpunkt“, hebt Oriol Badia, Marketing Manager bei Gift Campaign, die Vorzüge seines Shops hervor. „Wir bieten Firmen eine riesige Auswahl an Merchandising-Artikeln ein, die sie ganz nach ihren Wünschen anpassen können – und das zu einem günstigen Preis.“
Denn die Werbeartikel mit eigenem Logo von Gift Campaign werden in Europa bedruckt. Das ist günstiger, spart Zeit und ist umweltfreundlicher, da lange Transportwege vermieden werden. Und so funktioniert der Online-Shop:
50.000 Werbegeschenke einfach online gestalten
Firmen finden auf Gift Campaign verschiedene Rubriken mit praktischen und nützlichen Werbemitteln. Über 50.000 Artikel können auch über eine Such- und Filterfunktion gefunden werden. Von den Klassikern, wie Tassen und Stofftaschen, sind aber auch Textilien praktische Merchandising-Ideen, um diese intern für Mitarbeiter einzusetzen oder um auf einem Event seinem Team Präsenz zu geben. Die Artikel werden dann nach seinen Wünschen und Bedürfnissen konfiguriert. Oftmals kann die Farbe an das Erscheinungsbild des Unternehmens angepasst werden. Bei einer Bestellung mit großer Stückzahl verringert sich der Preis, sodass Firmen mit einem begrenzten Budget eine große Zielgruppe erreichen können.

Kundenservice berät und betreut Bestellprozess
Obwohl der gesamte Prozess online ist, ist die enge Zusammenarbeit mit dem Kundenservice hervorzuheben. „Vor der Bestellung lädt der Kunde das Logo hoch und bekommt eine digitale Mustervorlage zur Freigabe“, erklärt Badia. „Damit können sich unsere Kunden ein Bild davon machen, wie ihr bedrucktes Werbemittel aussehen wird.“ Der Effekt eines Werbemittels liege im Detail, weshalb viel Wert auf die Auswahl der Drucktechnik gelegt werden sollte. Eine Lasergravur beispielsweise ist teurer, wirkt aber edel und verleiht dem Werbemittel ein hochwertiges Finish. Auch hier berät der Kundenservice.
5 Missverständnisse, die Purpose-Start-ups kennen sollten
Wenn dein Purpose-Start-up nicht zu den 60 Prozent zählen sollen, die in den ersten drei Jahren scheitern, musst du folgende fünf Missverständnisse kennen und überwinden. Insights von Michael Stausholm, Gründer und CEO von SproutWorld.

Die Gründung eines erfolgreichen, nachhaltigen Unternehmens von Grund auf liefert unschätzbare Erkenntnisse. Was ich heute als „Lernprozesse“ bezeichne, sehen viele zielorientierte Start-ups oft als moderne Tabus. Doch die Wahrheit ist: Wenn dein Start-up nicht zu den 20 Prozent gehören soll, die ihr erstes Jahr nicht überstehen, oder zu den 60 Prozent, die in den ersten drei Jahren scheitern, musst du die folgenden fünf Missverständnisse überwinden, um erfolgreich zu sein.
1. Missverständnis: Gewinn ist nicht wichtig
Das wohl hartnäckigste Missverständnis vieler zielorientierter, grüner und nachhaltigkeitsfokussierter Start-ups ist die Annahme, dass Gewinn keine Rolle spielt. Ich habe zahlreiche leidenschaftliche Menschen getroffen, die die Welt verändern wollen, aber das Thema Gewinn scheuen. Diese Denkweise kann jedoch fatal sein. Wie willst du dein Produkt oder deine Dienstleistung entwickeln, produzieren und vermarkten, ohne Einnahmen zu generieren.
Ein Start-up zu führen, ist teuer, und die Konzentration auf Ihre Einnahmen ist entscheidend, um das erste Jahr zu überleben. Es wird oft erwartet, dass grüne Unternehmer*innen den Impact über den Gewinn stellen. Manche glauben sogar, dass man Gewinne verbergen sollte, falls sie erzielt werden. Doch um zu florieren, brauchst du einen klaren Finanzplan. Nachhaltige Produkte sind oft teurer als konventionelle Alternativen, also musst du strategisch vorgehen. Überlege, wie du mit billigeren, konventionellen Alternativen konkurrieren kannst.
Ein Beispiel: Unser pflanzbarer Sprout-Bleistift. Für den Preis eines einzigen Sprout-Bleistifts könntest du dreimal so viele Plastik-Kugelschreiber kaufen. Trotzdem haben wir über 80 Millionen Sprout-Bleistifte in mehr als 80 Ländern verkauft. Wir konkurrieren nicht mit billigem Plastik- Merchandise – und wir wollen das auch nicht. Stattdessen haben wir eine neue Nachfrage bei bewussten Kund*innen geschaffen, die Marken unterstützen möchten, die ihre Werte teilen. Erkenntnis: Auch wenn der Gewinn zu Beginn nicht deine oberste Priorität ist, sollte er kein Tabu sein.
2. Missverständnis: Es ist nicht wichtig, auf Zahlen zu fokussieren, um Investor*innen anzuziehen
Um dein Unternehmen auszubauen, benötigst oft externe Finanzierung durch Investor*innen, Kredite oder Crowdfunding. Wenn dein Hauptaugenmerk jedoch auf den ökologischen Vorteilen deines Produkts oder deiner Dienstleistung liegt, könnte dies Investor*innen abschrecken. Diese messen den Erfolg in der Regel am Gewinn.
Forschung der Warwick Business School zeigt, dass grüne Unternehmer*innen „was mir wichtig ist“ mit „was ihnen wichtig ist“ in Einklang bringen müssen, um Kapital anzuziehen und erfolgreich zu sein. Eine vierjährige Studie über sechs grüne Start-ups kam zu dem Ergebnis, dass Unternehmer*innen den Mehrwert für Investor*innen betonen müssen. Auch wenn es frustrierend ist, sich mehr auf Gewinn als auf Nachhaltigkeit zu konzentrieren, ist es entscheidend. Ein finanziell nachhaltiges Unternehmen ermöglicht es dir letztendlich, langfristig ökologisch und wirkungsvoll zu handeln.
3. Missverständnis: Erfolg erfordert eine revolutionäre Idee
Gute Ideen sind wertvoll, aber nicht alles. Viele Menschen nutzen das Fehlen einer bahnbrechenden Idee als Ausrede, um nicht mit ihrem Unternehmen zu starten. Die Wahrheit ist: Gute Ideen werden oft überbewertet.
Erfolg hängt nicht nur von der Idee ab, sondern von den Maßnahmen, die du ergreifst, um sie umzusetzen. Viele erfolgreiche Start-ups und etablierte Unternehmen gedeihen nicht, weil sie eine völlig neue Idee hatten, sondern weil sie bestehende Produkte oder Dienstleistungen verbessert haben. Warte nicht auf die große Inspiration – du könntest ewig warten.
4. Missverständnis: Du musst von Anfang an 100 % nachhaltig sein
Ambitionierte Nachhaltigkeitsziele sind wichtig, können aber überwältigend wirken und von der Umsetzung abhalten. Stattdessen solltest du deine Ziele in kleinere Schritte unterteilen. Frage dich: Was können wir sofort tun, um ein bisschen umweltfreundlicher zu werden?
Ein Beispiel: Wir wollten ursprünglich organische Samen in unseren Sprout-Bleistiften verwenden. Doch organische Samen sind teuer und schwer zu beschaffen, was die Vielfalt der Pflanzen eingeschränkt hätte. Daher starteten wir mit nicht-GMO-Samen. Heute sind einige unserer Samen organisch, andere nicht. Aber das ist in Ordnung, solange wir kontinuierlich daran arbeiten, unseren ökologischen Fußabdruck zu reduzieren.
5. Missverständnis: Lebenslauf ist wichtiger als Einstellung und Cultural-fit
Ohne ein Team mit der richtigen Einstellung bleiben deine Ideen und Ziele bedeutungslos. Eine der wichtigsten Lektionen, die ich gelernt habe, ist die Bedeutung des Mindsets der Menschen, mit denen man arbeitet. Suche nach Teamplayern, die bereit sind, überall mit anzupacken – besonders in den ersten Jahren eines Start-ups. Stelle nur Menschen ein, mit denen du gern acht Stunden im Flugzeug sitzen würdest. Im Englischen gibt es das Sprichwort „Culture eats strategy for breakfast“ – ich würde sogar noch weitergehen und sagen „Cultures consumes everything – breakfast, lunch and dinner included.“
Der Autor Michael Stausholm ist Gründer und CEO von SproutWorld, dem B-Corp-zertifizierten Unternehmen hinter dem weltweit einzigen pflanzbaren Bleistift. Zuvor hat Michael Stausholm Unternehmen wie Nike und Walmart dabei beraten, nachhaltigere Produktionspraktiken einzuführen und war Mentor für grüne Start-ups in seinem Heimatland Dänemark.
Spezialanfertigungen für Startups
Worauf ist zu achten, wenn Dinge benötigt werden, die nicht von der Stange kommen – also Sonder- beziehungsweise Spezialanfertigungen?

Copy und Paste ist nichts, was in der Startup-Branche wirklich durchsetzungsfähig ist. Es geht darum, neue Wege zu beschreiten, besondere Lösungsansätze zu finden und Kreativität und Innovation ganz oben auf die Liste der Ziele zu setzen. Das ist natürlich Fluch und Segen zugleich, denn einerseits verändert man die Welt, andererseits ist die Welt nicht immer dafür bereit.
Das bedeutet, dass sowohl in der Produktion als auch im täglichen Geschäft möglicherweise Dinge benötigt werden, die nicht von der Stange kommen – also Sonder- beziehungsweise Spezialanfertigungen. Diese können physische Produkte im Herstellungsprozess sein, aber auch individualisierte Softwarelösungen fallen in diese Kategorie.
Spezialanfertigungen in der Produktion
Das Problem mit speziellen Produkten ist, dass sie nun mal nicht massenweise produziert werden – das hebt den Preis an. Doch Gründer sind sich dieser Situation meist bewusst und wollen es trotzdem versuchen. Dann brauchen sie Partner, die Spezialanfertigungen liefern, die bei der Umsetzung der eigenen Vision helfen.
Sondervarianten können unterschiedlich aussehen. Manchmal sind es Kleidungsstücke aus einem bestimmten Stoffmix, manchmal eher Flaschen in besonderen Formen oder aber Spezialschrauben vom Experten. Wie man aus diesen Beispielen sieht – manchmal ist eine Sonderanfertigung schon das Produkt, das am Ende verkauft oder nur noch minimal verarbeitet wird. Oder aber es sind wie im Falle der Spezialschrauben Teile nötig, um die Eigenproduktion überhaupt erst zu ermöglichen.
Wichtig ist bei der Suche nach einem Zulieferer, dass man sich professionell präsentiert. Erfahrene Unternehmer wissen, dass die Zusammenarbeit mit Startups Risiken beinhaltet. Deshalb ist der erste Eindruck wichtig. Doch man darf auch selbst Ansprüche haben – auf keinen Fall sollte man nur wegen eines guten Preises den erstbesten Geschäftspartner wählen, bei dem aber die Chemie so gar nicht stimmt.
Das Besondere im Unternehmen
Neben den notwendigen Spezialanfertigungen, die die Produktion überhaupt erst ermöglichen, gibt es auch noch Sonderanfertigungen, die nicht das Überleben des Startups bedingen. Sie sind eher dazu da, Identität und Wiedererkennungswert zu schaffen.
Das können beispielsweise Werbegeschenke sein. Diese zu individualisieren, ist ein erster Schritt, um sich von ähnlichen Unternehmen zu unterscheiden und ein wenig Aufmerksamkeit zu erhalten. Neben klassischen Werbegeschenken wie Kugelschreibern oder Einkaufschips kann man mithilfe eines Druckservices vielleicht auch Dinge bedrucken, die nicht so weit verbreitet sind, wie Kopfhörer oder Fitnessgeräte.
Besonderheiten gibt es auch für das Büro:
- Wandmalerei für Aufenthaltsraum
- höhenverstellbare Tische und Stühle
- Gründertoken (z.B. Münze oder Plakette)
- Namensschilder
Die Besonderheiten im Büro helfen nicht nur Besuchern des Startups, sondern auch den Mitarbeitern dabei, sich mit dem Unternehmen zu identifizieren. Diese müssen nicht immer Sonderanfertigungen sein, aber so kann nun mal das gewisse Etwas in die Büroräume kommen.
Nicht-physische Sonderanfertigungen
Wichtiger als die Gestaltung oder mögliche Werbegeschenke sind individuelle Produkte, die nicht physisch sind. Darunter fallen zum Beispiel Softwarelösungen. Denn nicht alle Startups wollen greifbare Produkte vertreiben. Auch Anwendungen und Programme können Grundlage für ein Unternehmen sein.
Häufig werden Apps innerhalb des Unternehmens entwickelt und müssen somit nicht extern beschafft werden. Doch es gibt auch Situationen, in denen es sinnvoll sein kann, sich Hilfe von außen zu holen. Beispielsweise, wenn ein bestimmter Produktionsablauf automatisiert werden soll oder wenn die Integration von Code in eine bestehende Website oder Anwendung Schwierigkeiten bereitet.
Auch eine Website kann als Sonderanfertigung gelten. Denn eine Website mit Wiedererkennungswert stammt meist nicht aus dem Baukasten. Design, Funktionen, Inhalte, Shops – all das kann ebenfalls durch Dienstleister speziell für das Startup gestaltet werden. Möglicherweise kann man hier schauen, ob man nicht auf Freiberufler oder auch andere Startups setzt, um sich gegenseitig zu unterstützen und auch langfristige Partnerschaften zu knüpfen, die sich später noch einmal auszahlen.
Fehlermanagementkultur statt Fehlerkultur
Statt eine Fehlerkultur zu leben, gilt es im Start-up eine Fehlermanagementkultur mit Fokus auf Management zu etablieren. So geht’s.

Dass Fehler zum (Arbeits-)Leben dazugehören, ist mittlerweile fast überall common sense – glücklicherweise. Wo aber in vielen Unternehmen, auch in Start-ups, noch jede Menge Potenzial geborgen werden kann, ist im Umgang mit Fehlern. Denn jeder Fehler enthält wertvolle Informationen und das Potenzial für Innovationen, die ein erfolgreiches von einem sehr erfolgreichen Start-up unterscheiden.
Doch statt eine Kultur der Fehler, also eine „Fehlerkultur“ zu etablieren, muss der Umgang mit Fehlern viel mehr in den Vordergrund gerückt werden; es braucht eine „Fehlermanagementkultur“, mit einem deutlichen Fingerzeig auf das Wort Management.
Diese zu etablieren, muss ein wichtiges Ziel für ein Start-up sein, das langfristig offen und innovativ sein möchte. Denn über Fehler zu sprechen, aus ihnen zu lernen und sie nicht nur verhindern zu wollen, ist der Kern einer guten Fehlermanagementkultur.
Diese zu etablieren ist grundsätzlich Aufgabe des gesamten Teams. Aber, wie bei allen zentralen Entscheidungen im Unternehmen, kommt es letztlich auf die Gründer*innen und die Führungskräfte an. Sie sind verantwortlich für die Unternehmenskultur, zu der eine gute Fehlermangementkultur gehört.
Die gute Nachricht ist: Es lassen sich drei wissenschaftlich fundierte Strategien identifizieren, wie eine Fehlermanagementkultur etabliert werden kann.
Gründer*innen sind Vorbilder, auch beim Managen von Fehlern
Fehler zu machen und darüber zu reden, klingt wie eine Binse. Aber die wichtigen Fehler, über die schweigen wir dann doch gern: Wenn wir das Potenzial eines Projekts einfach falsch eingeschätzt haben. Oder die Marketing-Kampagne doch nicht abgehoben ist wie gehofft. Finden wir dann Ausreden – die Kampagne oder das Projekt hat einfach nicht die richtige Zielgruppe erreicht und war in einem schwierigen Umfeld? Oder sagen wir: Ja, das war ein Fehler, wir haben etwas falsch gemacht – aber daraus ziehen wir diese oder jene Schlussfolgerung?
Das ist ein zentraler Unterschied in der Haltung und im Umgang mit Fehlern. Und den schauen sich gerade juniorige Kolle*innen sehr genau an, weil sie ihr eigenes Verhalten nach dem ihrer Vorgesetzten und Vorbilder ausrichten. Oft adaptieren wir, was wir sehen und es wird zur Norm. Das gilt nicht nur in der Gesellschaft, sondern auch im Berufsleben. Deswegen sollten Gründer*innen mit gutem Beispiel vorangehen, auch beim Fehlerumgang.
Gründer*innen geben den Rahmen fürs Fehlermachen vor
Mit dem Komplexitätsgrad der Aufgabe steigt oder sinkt auch die Wahrscheinlichkeit, Fehler zu machen. Wer also in seinem Team Kolleg*innen auch mit themenfremden Herausforderungen betraut, fördert sie, auch indem er sie eigene Fehler machen lässt. Der berühmte Sprung ins kalte Wasser, aber in einem Rahmen, in dem man sich weiterentwickeln kann. Dies entspricht dem sogenannten Aktionslernen, also dem „Learning by Doing“. Eigenverantwortung ist hier das Zauberwort, denn die Entscheidungen werden im gesteckten Rahmen den Kolleg*innen übergeben, der oder die Gründer*in unterstützt nur, steht aber mit ausgestreckter Hand zur Seite. Eigene Erfahrungen sollen also im Team gesammelt werden, ohne dass die Gefahr besteht, das Projekt gegen die Wand zu fahren.
Bereits dieses Loslassen und Aufgaben übergeben mag manche(n) Gründer(in), die bzw. der sehr an einzelnen Projekten hängt, vor Schwierigkeiten stellen; denn loslassen ist immer schwer. Aber: Damit wird wiederum ein normalisierender Umgang mit Fehlern etabliert und gleichzeitig werden die Mitarbeiter*innen in ihrer Entwicklung gefördert. Also ein Win-win für Unternehmen und Mitarbeiter*innen.
Gründer*innen müssen beim Umgang mit Fehlern coachen
Gründer*innen sind Getriebene. Das ist nachvollziehbar in ihrer Mission, die Welt zu erobern. In diesem ständigen Drang kann aber auch das Innehalten und Reflektieren vergessen werden – dabei ist das entscheidend. Denn egal ob ein Projekt, eine Finanzierungsrunde oder ein Launch „gut“ oder „schlecht“ geklappt hat: Das Team sollte sich danach die Zeit zum Einordnen nehmen. Was haben wir mitgenommen, was können wir nächstes Mal besser machen? Die Erkenntnisse zu verschriftlichen – auf einem Whiteboard, auf Post-its, auf dem eigenen LinkedIn-Profil, wo auch immer –, hilft für die Zukunft. Hier sollten Gründer*innen zu Coaches werden, die zum (kritischen) Reflektieren animieren – und somit langfristig für Lernen, Innovationen und Resilienz sorgen.
Fehlermanagementkultur bedeutet: Fehler machen und sie aktiv managen ist besser als Fehler immer nur verhindern zu wollen
Alle drei genannten Prinzipien sorgen dafür, dass Fehler nicht verdammt und verhindert werden. Sie sorgen dafür, dass über Fehler gesprochen wird und wir daraus lernen, ihnen positive Aspekte abzugewinnen. Für Gründer*innen und Führungskräfte in Start-ups ist es daher wichtig, diese drei Strategien anzunehmen und so oft wie möglich im Joballtag zu leben. Wann immer möglich offensiv mit Fehlern umzugehen, sie einordnen und erklären, damit andere davon lernen können – das unterscheidet langfristig erfolgreiche Start-ups von sehr erfolgreichen Start-ups.
Der Autor Christoph Seckler leitet seit 2019 den Lehrstuhl für Entrepreneurial Strategy an der ESCP Business School in Berlin. Er forscht zu Entrepreneurship und speziell zum Lernen aus Fehlern und zu Fehlermanagementkultur.
5 Vorteile digitaler Task-Management-Tools
Task-Management-Tools haben in den vergangenen Monaten einen enormen Aufschwung erlebt. Zeit, sich die größten Vorteile einer guten Task-Management-Software genauer anzuschauen.

Als Trend nicht erst seit gestern diskutiert und doch noch längst nicht von allen Ernst genug genommen: Die elementare Rolle digitaler Lösungen für Firmen. Doch durch die Auswirkungen der Pandemie auf den Business-Alltag ist die Diskussion um die Bedeutung smarter Unternehmens-Software auch unter Digitalisierungsmuffeln in den Führungsetagen neu aufgeflammt.
Digitale Lösungen unterstützen Firmen in vielerlei Hinsicht: Sie ermöglichen es, dezentral zu arbeiten und fördern so Flexibilität und Agilität, sowie die Zukunfts- und Krisenresistenz eines Unternehmens. Da durch den Ausbruch der Corona-Pandemie auf einen Schlag zahllose Angestellte plötzlich remote arbeiten mussten, haben vor allem Task-Management-Tools in den vergangenen Monaten einen Aufschwung erlebt.
Task-Management-Software unterstützt dich dabei, Aufgaben besser zu planen, Projekte schneller und effizienter abzuschließen und ohne Brüche mit deinem Team zu kommunizieren.
Zeit, sich die fünf größten Vorteile einer guten Task-Management-Software genauer anzuschauen:
1. Alle Infos an einem Platz
Stets den Überblick über ein Projekt zu behalten ist die Grundlage eines reibungslosen Arbeitsalltags und produktiver Abläufe – egal in welcher Branche oder Abteilung. Eine gute Task-Management-Software sollte daher auf einen Blick zeigen, welche einzelnen Aufgaben ein Projekt umfasst und wie viele davon bereits abgeschlossen, in Arbeit oder noch unangetastet sind.
Die Option für alle Beteiligten des Projekts, einzelnen Aufgaben Kommentare hinzuzufügen, kann dazu beitragen, das E-Mail-Postfach zu schonen, indem kurze Abstimmungen über einen „digitalen kurzen Dienstweg“, den Kommentaren, erledigt werden. So befinden sich stets alle Informationen zu einem Projekt kontextbezogen und an einem Platz: Im Task-Management-Tool. Diese kontextbezogene Kommunikation kann die Konzentration der Kollegen verbessern, da sie nicht für ein und dasselbe Projekt immer wieder in verschiedene Oberflächen „springen“ müssen, beispielsweise das erwähnte E-Mail-Postfach, den Unternehmens-Chat mit den Kollegen oder auch die eigene analoge To-do-Liste.
Außerdem macht die zentrale Anordnung der Kommunikation um ein Projekt oder eine bestimmte Aufgabe herum Entscheidungen und beschlossene Maßnahmen für alle Beteiligten transparent und nachvollziehbar. Auch ein Teammitglied, das beispielsweise aus dem Urlaub zurückkehrt, braucht keinen zusätzlichen Update-Termin, um den Projektfortschritt zu verstehen – ein Blick in das Task-Management-Tool genügt, um nachzuvollziehen, was wann diskutiert und entschieden wurde und warum.
2. Überblick für andere Teammitglieder
„Business as usual“ bedeutete für die meisten Firmen vor einigen Jahrzehnten etwas ganz anderes als heute. Die Ausweitung des Geschäfts auf verschiedene Firmenstandorte und zunehmende Internationalisierung führen dazu, dass Kollegen, die gemeinsam an einem Projekt arbeiten, immer häufiger nicht nebeneinander in demselben Büro, vielleicht sogar nicht einmal im selben Land, sitzen. Gleichzeitig haben sich die Arbeitsweisen und Ansprüche von Mitarbeitern im Zuge der New-Work-Ära gewandelt: Flexiblere Arbeitszeiten und Homeoffice sind hierbei nur zwei populäre Beispiele. Erfolgreiches Teamwork braucht unter diesen Umständen ein hohes Maß an Transparenz und einfache Kommunikationswege, die die Grenzen der physischen Distanz überbrücken.
Innerhalb eines zentralen Task-Management-Tools, auf das dezentral sämtliche Mitarbeiter eines Projekts zugreifen können, ist der Status quo eines Prozesses stets vermerkt. Wenn also meine Kollegin aus den USA während ihrer Arbeitszeit eine Aufgabe erledigen konnte, passiert das für mich aufgrund der Zeitverschiebung womöglich „über Nacht“. Dennoch bin ich nicht gezwungen, bis zum Beginn ihrer Arbeitszeit an „meinem“ Nachmittag zu warten, um mich von ihr updaten zu lassen. Im Task-Management-Tool sehe ich auf den ersten Blick, welche Aufgaben noch offen sind oder erkenne anhand von Kommentaren, wo etwas hakt.
Mit einem Task-Management-Tool gelingt Teamwork in einem Projekt unabhängig von Ort und Zeit und alle Mitarbeiter sind stets im Bilde über den Status quo.
3. Überblick für das Management
Überwiegend schätzen und erwarten Mitarbeiter, dass sie eigenverantwortlich arbeiten können. Dadurch werden jedoch detaillierte Statusreports an den Vorgesetzten notwendig, damit das Management den Gesamtüberblick behält. Ein Task-Management-Tool kann hier unterstützen, denn es gewährt nicht nur den aktiv bei der Realisierung eines Projekts beteiligten Teammitgliedern, sondern auch den Vorgesetzten Einblick über den Fortschritt einzelner Aufgaben.
Selten geschätztem Micromanagement wird so die Notwendigkeit entzogen und Teams, egal ob mit flachen oder stärker ausgeprägten Hierarchien, bleiben produktiv und ihre Mitglieder über alle Level optimal informiert.
4. Verschiedene Stati einer Aufgabe darstellen
Um ein Projekt optimal planen und steuern zu können, braucht es ein tiefes Verständnis davon, welche Zwischenschritte für die Umsetzung nötig sind. Hierfür lohnt es sich, bei der Auswahl eines Task-Management-Tools darauf zu achten, dass die Aufteilung der jeweiligen Stati so flexibel und individuell wie möglich gestaltet ist. Denn während für das eine Projekt und dessen beauftragtes Team die Schritte „offen“, „in Bearbeitung“, „abgeschlossen“ genügen, braucht es bei einem anderen Auftrag beispielsweise noch einen Reiter „Zwischenziele“, „Wiederkehrende Aufgaben“ – oder etwas ganz anderes. Ein gutes Task-Management-Tool ermöglicht es so, alle notwendigen Zwischenschritte und jedes Unterprojekt übersichtlich darzustellen und auf den ersten Blick zu erfassen.
5. Mithilfe von Automatisierungen To-dos erstellen
Aufgaben und neue To-dos ergeben sich für die meisten von uns heute aus unterschiedlichsten Quellen: Per Mail oder telefonisch kommen beispielsweise Aufträge der Kunden rein, über den Firmen-Chat erreicht uns Feedback von Kollegen, das umgesetzt werden muss. In einem Meeting ergeben sich weitere Tasks zur Projektrealisierung. Dazu kommen in manchen anderen Unternehmen Ticketing-Tools oder ein Web-Client, über den Kundenanfragen an die Mitarbeiter gestellt werden – die Quellen, aus denen die Aufgaben kommen können, sind vielfältig. Um das bereits erwähnte „Springen“ in unterschiedliche Oberflächen zu vermeiden, den Fokus und die Produktivität hoch zu halten, sind Automationen, die neue To-dos direkt in ein Task-Management-Tool speisen, von enormem Wert. Dies gelingt über Integrationen beispielsweise mit den Anbietern zuvor genannter Lösungen wie einem E-Mail-Client, einem Chat- oder Ticketing-Tool.
Die Task-Management-Software wird so zum Dreh- und Angelpunkt für die Mitarbeiter, in der alle Aufgaben händisch oder automatisiert zusammenlaufen und gebündelt werden. Von dort aus kann das Teammitglied alle Tasks sortieren und priorisieren, wie es individuell gebraucht wird. So kann sich der Mensch mithilfe smarter Technologie das Arbeiten erleichtern und Fokus und Produktivität steigern.
Der Autor Michael Hollauf ist Gründer und CEO von MeisterTask, einem Online-Task-Management-Tool für Teams
Projektmanagement: klassisch, agil oder hybrid?
Klassisches oder agiles Projektmanagement? Diese Frage hat sich in vielen Unternehmen zur Glaubensfrage entwickelt. Dabei haben beide Ansätze Stärken und Schwächen. Deshalb ist es in der Praxis oft sinnvoll, das Beste bzw. Zielführendste aus den beiden Projektmanagement-Welten zu vereinen.

Ziel eines professionellen Projektmanagements ist es, Projekte so zu planen und zu steuern, dass
- deren Risiken begrenzt,
- die Chancen genutzt und
- die Projektziele in der angestrebten Qualität erreicht werden – und zwar termingerecht und im definierten Kostenrahmen.
Vor dieser Herausforderung standen Unternehmen schon immer bei ihrem Bestreben, Change-Projekte und -Vorhaben so zu gestalten, dass sie ihre Ziele zu erreichen und der Erfolg auch langfristig gesichert ist.
Dabei gilt es jedoch zu beachten: Projekte finden stets in einem Umfeld statt. Deshalb werden zum Teil auch bewährte (Projektmanagement-)Verfahren und -Methoden obsolet, wenn sich die Rahmenbedingungen ändern. Dies geschieht seit einigen Jahren verstärkt in der von rascher Veränderung und sinkender Planbarkeit geprägten VUKA-Welt – auch aufgrund der digitalen Transformation der Wirtschaft und Gesellschaft. In ihr werden die (Change-)Projekte nicht nur zahlreicher, sondern auch komplexer. Deshalb stellen immer mehr Unternehmen ihr klassisches Projektmanagement in Frage und suchen nach neuen, meist agileren Formen des Projektmanagements.
Das agile Projektmanagement: eine Reaktion auf die gestiegene Komplexität
Dem klassischen Projektmanagement-Modell (auch Wasserfall-Modell genannt) zufolge, besteht ein Projekt aus genau definierten, aufeinander folgenden Phasen. In der Regel werden die vier Phasen Startphase, Planungsphase, Ausführungsphase(n) und Abschlussphase unterschieden. Und bei Softwareprojekten oft die Phasen Analyse, Design, Implementierung, Test und Betrieb.

Low-Code-Technologie als Digitalierungs-Tool
Schnelle Anwendungsentwicklung treibt die digitale Transformation voran - worauf es dabei ankommt.

Die Uhr tickt: In den nächsten Jahren werden disruptive Technologien viele Unternehmen aus dem Markt drängen. Der Grund: Die digitale Transformation schreitet unaufhaltsam voran, und viele Unternehmen haben es verpasst, auf den Digitalisierungszug aufzuspringen. Das liegt häufig nicht etwa daran, dass sie nicht um die Notwendigkeit wüssten, sondern ihnen fehlen schlicht und ergreifend die erforderlichen Mittel und Ressourcen.
Den größten Wandel erfährt die IT-Abteilung. Sie ist längst nicht mehr nur ein Lieferant von Hard- und Software-Lösungen, sondern ein Dienstleister in vielen Bereichen. Einerseits müssen Mitarbeiter die Lauffähigkeit bestehender Systeme sicherstellen, andererseits gilt es, IT-gestützte Prozesse zu etablieren. Neben der zeitaufwendigen Pflege von Bestandssystemen bleibt oftmals kaum Zeit, sich mit Trends zu beschäftigen oder neue Applikationen zu entwickeln. Um dennoch Schritt halten zu können, setzen immer mehr Unternehmen auf die Low-Code-Technologie.
Was ist Low-Code?
Über Low-Code-Plattformen können Applikationen (u.a. mobile Apps oder ERP-Systeme) schneller und mit weniger Quellode entwicklt und bereitgestellt werden werden als mit herkömmlichen Softwareentwicklungsmethoden.
Fünf Erfolgsfaktoren von Low-Code für digitale Transformationsprojekte im Überblick:
1. Geschwindigkeit: Der Schnellste macht das Rennen
Üblicherweise benötigen Unternehmen mehrere Monate oder sogar Jahre, um neue Applikationen oder Web-Oberflächen zu entwickeln – was große Backlogs zur Folge hat. Doch Stakeholder, Kunden und Führungskräfte sind heute nicht mehr bereit, so lange zu warten. Hier spielt Low-Code seine Vorteile aus: Die Entwicklung verschiedenster Anwendungen lässt sich deutlich beschleunigen. Mit dieser Methode – Entwickler müssen Code nicht manuell programmieren, sondern können Applikationen im Baukastenprinzip modellieren – dauert die Entwicklung neuer Anwendungen im Schnitt etwa 16 bis 20 Wochen. Damit reduziert sich die Zeit bis zum Launch einer App um das Vierfache. Dank Low-Code sind IT-Entwickler in der Lage, den gestiegenen Anforderungen der Digitalisierung besser gerecht zu werden – und sowohl Stakeholder und die Führungsetage als auch Endkunden zufriedenzustellen.
2. Design Thinking: Gute Entwickler brauchen gutes Feedback
Dieses Konzept beruht auf visuellem Prototyping und einer engen Zusammenarbeit von Endbenutzern und Entwicklern. Auch hier spielen Low- Code-Plattformen ihre Stärken aus: Unternehmen können visuelle Mockups nicht nur einfach und schnell, sondern auch ebenso unkompliziert an die Nutzer weiterleiten. Auf Basis deren Feedbacks können Entwickler dann gezielte Änderungen an der Anwendung vornehmen. Auch Bugs lassen sich zügig beheben, da das aufwendige, manuelle Codieren entfällt. Zudem erlaubt Low-Code es, Veränderungen und neue Versionen einer Anwendung bequem per Mausklick auszuspielen. Neue Versionen können so binnen Stunden oder maximal Tagen entstehen.
3. Lean Startup: Großer Nutzen für kleines Geld
Viele Unternehmen scheuen den Aufwand, eine neue Anwendung zu entwickeln. Oft ist vorab nicht klar, ob sie den Anforderungen der Stakeholder oder Kunden genügen würde. Mit Low-Code lassen sich Minimum Viable Products (MVP) sehr schnell erstellen. So können Unternehmen einfach testen, ob die Anwendung den Anforderungen genügen könnte. Gleichzeitig müssen sie nicht befürchten, zu viel Zeit, Ressourcen und Geld in eine Entwicklung zu investieren, da sich der Arbeitsaufwand in Grenzen hält.
4. User Experience Design: So stimmen die inneren und äußeren Werte
Mittels Low-Code lassen sich auch Web-Benutzeroberflächen und mobile Apps komfortabel und visuell modellieren. So kann die User Experience, die einen hohen Stellenwert in der Anwendungsentwicklung hat, zum Mittelpunkt des Entwicklungsprozesses avancieren. Die Berücksichtigung des Nutzer-Feedbacks erlaubt eine schnelle, kollaborative Design-Iteration – unabhängig davon, wo sich Entwickler und Benutzer befinden.
5. Skalierung: Damit die Digitalisierung mit dem Erfolg mitwachsen kann
Low-Code ermöglicht eine deutlich bessere Skalierung – sowohl von Prototypen als auch von Mockups. Daraus lassen sich innerhalb kürzester Zeit vollständig integrierte Enterprise-Applikationen entwickeln. War das visuelle Prototyping ursprünglich eher eine Randerscheinung, kann es sich so als feste Instanz bei den Entwicklern etablieren.
Tipp zum Weiterlesen: Das Playbook „Warum die Digitale Transformation viele IT-Teams überfordert (und was sich dagegen tun lässt)“ von OutSystems, hier geht's zum kostenlosen Download
Corporate Coworking: Arbeiten auf Augenhöhe
Corporate Coworking ist die moderne Form der Kooperation zwischen Großunternehmen und Start-ups. Ein Plädoyer für noch mehr Synergie-Effekte.

Mit Corpoworking entsteht eine neue Form der Kooperation: weg von der losen Zusammenarbeit in Hubs hin zur strukturellen Verankerung in Großunternehmen. Das bietet Start-ups neue Möglichkeiten, denn es gilt: Innovationen finden nicht mehr hinter verschlossenen Labortüren großer Unternehmen statt. Start-ups haben große Chancen, sich als Treiber für Digitalisierung gegenüber Großunternehmen fest zu etablieren. Die eher klassische „Forschung & Entwicklung“ sicherte den Unternehmen mittels Patenten eine exklusive Marktstellung. Die Zeiten, in denen Ingenieure, Chemiker oder andere Wissenschaftler exklusiv für einen Großkonzern Innovationen hervorgebracht haben, sind vorbei. Durch die weltweit gewachsene Zahl forschender Unternehmen hat das Risiko zugenommen, dass konkurrierende Unternehmen auf demselben Gebiet an ähnlichen Innovationen arbeiten. Damit wurde die Gefahr zu groß, neue Entwicklungen zu verpassen. Das Zeitalter von Open Innovation hatte begonnen.
6 Gründe, warum Start-ups auf nachhaltige IT setzen sollten
Insbesondere junge Unternehmen, die noch nicht am Markt etabliert sind, müssen sich durch Innovationen und Anpassungsfähigkeit behaupten. Neben dem Einsatz moderner Technologie wird zunehmend mehr auch eine nachhaltige Unternehmensstrategie und verantwortungsvolles unternehmerisches Handeln von der Öffentlichkeit erwartet.

Um sich dem Vergleich mit etablierten Unternehmen zu stellen und um wettbewerbsfähig bleiben zu können, sollten gerade auch junge Unternehmen auf Nachhaltigkeit setzen. Doch was steckt hinter dem Begriff Nachhaltigkeit? Was wird unter Green IT verstanden? Wie passt Nachhaltigkeit mit IT zusammen? Und kann es sich ein junges Unternehmen wirtschaftlich überhaupt leisten nachhaltig zu agieren?
Projektmanagement effizient und profitabel aufbauen
Egal, in welcher Gründungsphase Sie gerade stecken – das Zauberwort für effizientes Arbeiten heißt: Projektmanagement. Wir zeigen in 10 Schritten, worauf es ankommt.

Wozu eine teure Software, wenn ein Excel-Sheet ohne zeitraubende Schulungen das Gleiche leistet? Projekte einfach machen bedeutet: Sie arbeiten nur mit effektiv zielführenden Instrumenten und Methoden. In jedem Fall mit klarer Struktur. Verbindliche Absprachen, regelmäßige Meetings, intuitive Vorlagen: So werden Ihre Projekte unkompliziert und profitabel – und auch unerfahrenere Mitarbeiter haben die Chance, hier gute Ergebnisse zu erzielen. Diese 10 Schritte helfen Ihnen dabei, Projektmanagement von Anfang an effektiv zu gestalten.
Schritt 1: Legen Sie die Ziele und Leitlinien für Ihr Projektmanagement fest.
Einfaches Projektmanagement leistet so viel wie das jeweilige Unternehmen benötigt. Nicht mehr und nicht weniger. Die Orientierung an einem Projektmanagement-Standard ist dabei sicher sinnvoll. Aber eben nur die Orientierung. Die Musik spielt in der Passgenauigkeit der Projektstruktur zu Ihrem Unternehmen. Klären Sie vorab einige wichtige Fragen, wie etwa: Was sind die Ziele für unser Projektmanagement? Wo stehen wir jetzt? Was erwarten wir – was unsere Kunden? Auf Basis dieser Antworten helfen Leitlinien, das richtige Maß an Projektmanagement zu definieren.
Schritt 2: Definieren Sie, was Sie in Ihrem Unternehmen als Projekt bezeichnen.
Legen Sie präzise fest, was in Ihrem Unternehmen ein Projekt ist und was nicht. Außergewöhnliche, komplexe Vorhaben von strategischer und/oder wirtschaftlicher Bedeutung sollten als Projekt geführt werden. Definieren Sie dabei eine Mindestgröße in Hinblick auf Budget und Ressourcen: Kleinere Unternehmen gehen von fünf Personentagen oder 5000 Euro aus, Konzerne nicht selten vom Zwanzigfachen dieses Werts. Entscheidend ist: Was passt zu Ihrem Unternehmen?
Hierzu einige Projektmanagement-Tipps:
- Nutzen Sie nur die „best-ofs“ etablierter Methoden – Ihre Ziele immer im Blick. So halten Sie Termine und Budgets ein und machen Projekte bzw. Projektmanagement erfolgreich.
- Setzen Sie auch bei projektähnlichen Aufgaben eine abgespeckte Version des Werkzeugkoffers ein, die weniger Know-how erfordert und den Bearbeitungsaufwand weiter reduziert. Struktur, Professionalität und ein bisschen Projekt-Know-how schaden nie.
Schritt 3: Schaffen Sie klare Verantwortlichkeiten.
Schnelle Entscheidungen sind im Projektgeschäft (übrigens nicht nur dort) entscheidend. Schaffen Sie eine Blaupause für eine einfache Projektorganisation. Erfolgsrelevant ist, dass jede Projektrolle nur mit einer Person besetzt wird. Vereinbaren Sie klare Verantwortlichkeiten, Aufgaben, Kompetenzen und Schnittstellen verbindlich mit den handelnden Personen – und nehmen Sie diese in die Pflicht. Denn letztendlich entscheidet die aktive Umsetzung dieser Prinzipien über den Erfolg des Projektmanagements.
Es gilt: „Kompass statt Leitplanken“, d.h.: Schreiben Sie kein dickes Rollenhandbuch, das jede Aufgabe im Team haarklein vorschreibt. Formulieren Sie praktische Leitlinien und Werte für jeden im Projektteam: sei es Auftraggeber, Projektleiter oder Projektmitarbeiter. Und bieten Sie so Orientierung für die Zusammenarbeit z.B. in Hinblick auf Entscheidungen, Eskalationen oder Information. Übersehen Sie nicht, auch die Kontaktpunkte zum Tagesgeschäft zu definieren.
Schritt 4: Wählen Sie den Projektleiter sorgsam aus.
Lassen Sie sich einen guten Projektleiter für Ihr Projektmanagement etwas kosten. Mit ihm, als zentraler Figur im Projekt, steht und fällt alles. Die Anforderungen an ihn als „Führungskraft auf Zeit“ reichen weit über reine Fachkenntnis hinaus. Er muss das Projekt fachlich leiten, das Team führen, die Beteiligten (Stakeholder) aktiv einbinden und mit den Schnittstellen zum Tagesgeschäft oder auch den Kunden kommunizieren. Kurzum, er muss ein guter Manager sein. Deshalb ist er sorgsam auszuwählen und auszubilden. Achten Sie auf sein ausgeprägtes Selbstverständnis sowie einen gestandenen, authentischen und offenen Charakter von hoher sozialer Kompetenz.
So positionieren Sie Ihren Projektleiter richtig:
- Wenn Sie neu einstellen, bedenken Sie: Zeugnisse und Zertifikate sind nicht allein entscheidend. Auch die Persönlichkeit ist ein großer Erfolgsfaktor im Projektmanagement.
- Räumen Sie Ihrem Projektleiter genug Zeit und Kompetenzen für seine Aufgaben ein.
- Ein guter Projektleiter klärt aktiv einfache, individuelle Spielregeln zur Zusammenarbeit aller Personen und Entscheider – auch mit Ihnen. „Was erwartet er? Was erwarten Sie?“ Schlüssige Antworten darauf reduzieren Konflikte und lassen Sie mit einer Stimme sprechen.
- Beachten Sie: Die Positionierung des Projektleiters ist eine echte Frage der Unternehmenskultur.
Schritt 5: Erstellen Sie einen Leitfaden für jede Projekt-Phase.
Was muss ich wann mit wem tun? Standardfragen für Projektleiter, die vor allem dann knifflig werden, wenn Projektleitung nicht alltäglich ist. Projektprozesse basieren im Projektmanagement sinnvoll auf den besten Elementen etablierter Standards. Eine pragmatische Checkliste visualisiert als verbindlicher Leitfaden in jeder Phase, wer was wann zu tun hat – vom Antrag über die Entscheidung, Durchführung, Steuerung bis zur Live-Schaltung und dem Nutzeninkasso am Ende. Binden Sie aktiv alle Schlüsselpersonen in die Entwicklung dieser Checkliste ein. So wird an alles gedacht, und Ihr Projektleiter gewinnt die nötige Sicherheit, um jedes Vorhaben professionell realisieren zu können.
Schritt 6: Klären Sie: Wie soll der Zielzustand aussehen?
Oft scheitern Projekte an unklaren Zielen oder einem unterschiedlichen Verständnis des Vorhabens zwischen Auftraggeber und Projektleiter. Deshalb erarbeiten beide den Zielzustand und die Rahmenbedingungen des Vorhabens – und schreiben gemeinsam eine praxisorientierte User Story: Wie soll der Zielzustand nach Abschluss aussehen? Was ist dazu nötig, was wichtig? Und was kann ausgegrenzt werden? Beide nehmen Risiken vorweg, identifizieren die Beteiligten (Stakeholder) und legen den Nutzen fest. Der Projektleiter fasst alle Vereinbarungen in verständlichen, nachvollziehbaren Zielformulierungen zusammen. So klärt er das gemeinsame Verständnis und sichert die spätere, zweifelsfreie Beurteilung der Zielerreichung im Rahmen des Projektmanagements.
Das Prinzip dahinter lautet „Clever und smart“:
- Nutzen Sie bei der Zielformulierung das sogenannte SMART-Prinzip: Spezifisch: Die Ziele sind präzise formuliert. Messbar: Quantifizierte Erfolgskriterien machen Ziele messbar. Und die gibt es nahezu immer. Akzeptiert: Die Ziele werden von jedem ausdrücklich angenommen. Realistisch: Die formulierten Ziele sind erreichbar. Terminiert: Für das Ziel existiert eine klare Terminvorgabe.
- Holen Sie wichtige Schlüsselpersonen frühzeitig mit an den Tisch, um teure und zeitraubende Fehlplanungen zu vermeiden.
- Greifen Sie auf intuitive Arbeitstechniken zurück, wie etwa Mind-Maps, um komplexe Zusammenhänge transparent zu machen. So sorgen Sie für Klarheit im Projektmanagement.
Schritt 7: Verstehen Sie Planung als laufenden Prozess.
Weil sich Projekte meist auf komplexen, innovativen Feldern abspielen, kostet die Startplanung beim Projektmanagement Zeit und ist oft nur begrenzt belastbar. Eine Grobplanung, die nach und nach verfeinert wird, ist einfacher. Ziele und zu erreichende Ergebnisse bilden dabei natürlich immer die Messlatte. Der Detailgrad der Planung hängt im Projektmanagement von den Unternehmensvorgaben und -notwendigkeiten, aber auch vom Projekt selbst ab. So fließen Geld und Ressourcen nicht in detailverliebte Pläne, die manchmal schon beim Projektstart Makulatur sind.
Schritt 8: Sorgen Sie für Aktualität mit Hilfe von Zwischenberichten.
Aussagekräftige Zwischenberichte sind im Projektmanagement ein Muss. Sie zeigen Professionalität und ermöglichen, wenn nötig, eine Entscheidung zum Projekt. Oft tun sich Projektleiter schwer, komplexe Projektsituationen realistisch einzuschätzen und einfache Empfehlungen zu entwickeln. Alles im Plan? Lage kritisch? Wir müssen unbedingt eingreifen? Hier spielen auch subjektive Kriterien, wie die persönliche Risikobereitschaft des Projektmanagers eine Rolle. Was für den einen ein Kinderspiel scheint, jagt einem anderen den Schweiß auf die Stirn.
Praxis-Tipp für Ihr Projektmanagement: Das „Ampelmännchen“ sorgt für Objektivität: Unterstützen Sie die Einschätzung mit Hilfe eines einfachen Excel-Modells. Dies errechnet nach Beantwortung einiger einfacher Fragen formelbasiert den Projektstatus in den Ampel-Farben Rot, Gelb und Grün. So entlasten Sie die Projektleiter vom Risiko subjektiver Einschätzungen und informieren alle Empfänger objektiv und transparent. Das macht alle Projektentscheider handlungsfähiger.
Schritt 9: Nutzen Sie Meetings und Jour fixes effektiv.
Brauchen Sie diese Meetings wirklich? Unbedingt, aber einfach, aussagekräftig, kurz und knackig. Ein gutes Meeting dauert nicht länger als eine Stunde und verzichtet auf unnötige Diskussionen. Ergebnisorientierung statt Kaffeekränzchen. Präsentation und Sprache orientieren sich zwingend an der Zielgruppe des Meetings – getreu dem Motto „Der Wurm muss dem Fisch schmecken und nicht dem Angler“. Eine rechtzeitig versandte Agenda verpflichtet die Teilnehmer zur Vorbereitung, ein Protokoll sichert Verbindlichkeit und Nachvollziehbarkeit im Rahmen des Projektmanagements.
Wichtige Meeting-Maximen sind:
- Der Teilnehmerkreis ist immer klein, überschaubar und damit arbeitsfähig. Wer bei den konkreten Themen nicht dabei sein muss, erhält das Protokoll.
- Fördern Sie das Bewusstsein, dass Entscheidungen auch aktiv eingefordert werden müssen. Ein Chart mit der vorbereiteten Entscheidungsfrage und dem Ankreuzfeld für ein „Ja, akzeptiert“ wirkt Wunder.
- Zum Standard gehört unbedingt ein Protokoll zur Kommunikation der Ergebnisse. In Jour Fixes hat sich ein visualisierter Fortschrittsbericht bewährt.
Schritt 10: Beherzigen Sie: Erfolgreiches Projektmanagement ist stets auch eine Frage der Unternehmenskultur.
„Alle für einen, einer für alle“ auf der Grundlage unternehmensweit gültiger Werte und Ziele – diese Kultur macht Projekterfolg. Projekte und Tagesgeschäft funktionieren konkurrenzfrei gemeinsam für Erfolg und Weiterentwicklung. Dieses Bewusstsein müssen alle Menschen im Unternehmen aktiv in ihrem Tun, in ihren Werten und Entscheidungen leben. Beim Projektmanagement gilt: Mitmachen und Vormachen: Leben Sie in der Geschäftsführung die Werte und Ziele für Projektarbeit vor. Setzen Sie diese konsequent um, und fordern sie aktiv ein, was Sie auf den Weg gebracht haben. Berücksichtigen Sie auch bei der Personalauswahl, welcher Bewerber dazu passt. So profitiert Ihr Unternehmen vom neuen Geist eines „einfachen“, aber genau deshalb erfolgreichen Projektmanagements.
Die Autorin Sabine Dietrich ist Management-Beraterin, Trainerin und Coach sowie die Inhaberin von mpmEXPERTS