Zuerst schreiben Sie eine E-Mail und bedanken sich für das Gespräch. Gleichzeitig nehmen Sie die Adresse in Ihre Datei auf und behandeln den Adressaten so, als wäre er bereits ein Kunde: Er erhält Newsletter, Produkt-Infos, Einladungen usw. Dadurch bleiben Sie ihm in Erinnerung. Schicken Sie E-Mails, und zwar an ihn persönlich. Das ist rechtlich o.k., wenn Sie ihn beim Besuch beiläufig fragen, ob Sie ihm gelegentlich wichtige Infos über Ihr Leistungspaket mailen dürfen.

Zur Info-Box Nach dem Besuch: Eine E-Mail als Memo

Überlassen Sie nichts dem Zufall. Beantworten Sie daher für sich vor dem Nachfassen folgende „W-Fragen“:

Wie fasse ich nach? Unbedingt telefonisch, weil es nur so zum Dialog kommt. Bevorzugen Sie das Festnetz, es sei denn, Sie haben Handy-Telefonate abgesprochen.
Wen muss ich am Apparat haben? Sie sollten den Entscheider am Telefon haben, sonst landen Sie in der „Warteschleife“.
Wie reagiere ich, wenn der Kunde noch nicht entschieden hat? Machen Sie keinen neuen Anruftermin aus. Fragen Sie nach der Entscheidungsreife oder nach dem Entscheidungsgrund („Wovon hängt Ihre Entscheidung ab?“).
Wie oft soll ich nachfassen? Nicht mehr als drei Mal. Nur wenn der Kunde für weitere Gespräche Interesse signalisiert oder Sie eine neue Idee haben, ist weiteres Nachfassen sinnvoll.

Tim Klein, der sich Anfang 2010 mit seiner Firma Prox42 als Softwareentwickler und Serveradministrator selbständig gemacht hat, hat gute Erfahrungen mit einem kurzen Online-Fragebogen gemacht, dessen Link er nach Abschluss eines Projekts per E-Mail an die Kunden schickt. „Ich frage kurz ab, ob sie mit der Abwicklung des Auftrags, mit der Qualität meiner Leistung und mit meiner Erreichbarkeit zufrieden waren, und biete anschließend ein Textfeld, in dem die Kunden frei etwas formulieren können“, erklärt der Kölner.

Auf diese Weise hat er bereits eine Reihe von Kundenstimmen eingefangen und auf seiner Webseite veröffentlicht. „Einige Kunden möchten nicht öffentlich ihre Meinung abgeben, das muss man dann auch akzeptieren“, so Tim Klein. Bei länger dauernden Aufträgen hakt er alle paar Monate bei den Kunden nach. Die Veröffentlichung der Kundenstimmen hat auf jeden Fall bei Neukunden Interesse geweckt: „Ich habe schon eine Anfrage einer IT-Agentur bekommen, weil sie gesehen hat, dass ich bereits mit anderen Agenturen zusammengearbeitet habe“, berichtet der Softwareentwickler. Er hat Glück, dass seine ersten Kunden, die er bereits nebenberuflich betreut hat, über private Kontakte zu ihm kamen. „Ganz ohne Referenzen ist es nämlich schwierig, Kunden zu gewinnen“, so der Eindruck des Gründers.

Coach Gitte Härter meint hingegen: „Es ist gut, wenn man Kundenreferenzen hat – aber es ist auch nicht tragisch, wenn man am Anfang noch keine Kunden vorweisen kann.“ Wer gerade erst mit der Selbständigkeit beginnt und noch keine Referenzen hat, sollte stattdessen mit einem guten Unternehmensauftritt punkten. Sein Licht nicht unter den Scheffel stellen und sich kompetent präsentieren, ohne mit platten Marketingsprüchen für sich zu werben – damit können auch Neulinge Kunden gewinnen.

Zur Checkliste So werden Referenzen gefunden und gelesen

Nicht alle Referenzen tun einem Unternehmer tatsächlich gut – deshalb sollte man gut überlegen, wen man als seinen Kunden präsentieren will. Ein Beispiel für eine schlechte Referenz ist etwa die vom Profi gestaltete Webseite – die der Kunde anschließend eigenmächtig verändert hat, bis vom eigentlichen Design und Inhalt nicht mehr viel übrig war. Wer solch eine unschöne Webseite als Referenz angibt, schadet seinem Unternehmen mehr, als dass ihm die Referenz helfen würde.

Kundenlob kann ein Unternehmen auch in eine falsche Schublade stecken: Angenommen, ein Gründer möchte sich auf eine bestimmte Branche spezialisieren. Der Zufall will es allerdings, dass seine ersten Kunden aus ganz anderen Branchen kommen. Dann wäre es fatal, diese Kunden als Referenz zu nennen. Stattdessen sollte der Gründer weiter in seiner Wunschbranche akquirieren, bis er jemanden gefunden hat, der sich als „richtige“ Referenz eignet.
Ebenso verhält es sich mit Kunden, die in Branchen mit einem schlechten Ruf tätig sind: Wer zum Beispiel auch mal Aufträge für die Waffenindustrie annimmt oder für ein Unternehmen arbeitet, das mit Scientology in Verbindung gebracht wird, sollte diese Kontakte seinen Neukunden wohl eher verschweigen.

Alles in allem sind Referenzen eine gute Sache. Allerdings sollte man über das Sammeln von Kundenstimmen und Belegen für seine Arbeit nicht das Wichtigste vergessen: „Referenzen sind nur ein Extra, die Grundlage für mein Unternehmen bin ich selbst“, betont Gitte Härter. „Deshalb sind Empfehlungen immer nur das Gewürz für ein Unternehmen – und nicht die Hauptzutat.“