Testbericht Buchhaltungssoftware für Gründer und Selbstständige

Buchhaltungssoftware für Gründer: Auf Heller und Pfennig

Autor: Björn Lorenz
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Das letzte was Gründer gebrauchen können, ist Ärger mit dem Finanzamt. Doch Steuerberater sind teuer und nicht immer notwendig. Buchhaltungssoftware ist heute so einfach und sicher gestaltet, dass man kein BWL-Studium benötigt, um damit zurecht zu kommen. Wir haben vier der Programme im großen Buchhaltungssoftware-Vergleich genauer unter die Lupe genommen. 

Nein, über Langeweile können Gründer nicht wirklich klagen. Sie sind Experten, Vertriebler und Servicekraft in Personalunion – und sollen zu allem Überfluss auch noch etwas von Buchhaltung verstehen. Dass viele den Job postwendend an den Steuerberater delegieren, ist verständlich, aber nicht immer sinnvoll. Zum einen arbeitet dieser nicht gerade zum Sozialtarif. Zum anderen verzichten man so darauf, in einem zentralen Aufgabenbereich eigene Kompetenzen aufzubauen – und bleibt langfristig auf teure Berater angewiesen. Zudem stehen relevante Geschäftszahlen dann oft nur verspätet zur Verfügung. Bei einem überschaubaren Belegvolumen zahlt es sich aus, die lästige Sache mit dem Finanzamt selbst in die Hand zu nehmen. Für viele Kleinbetriebe und Freiberufler genügt die vereinfachte Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR). Da nicht doppelt gebucht wird und Bilanzierungsstandards entfallen, ist diese Art der Gewinnermittlung leicht zu erlernen. Zudem gilt die Ist-Versteuerung. Die Umsatzsteuer ist also erst dann ans Finanzamt zu überweisen, wenn sie auf dem Konto eingeht und nicht bereits bei Rechnungsstellung. Zielt die Gründung auf schnelles Wachstum, kann es dennoch sinnvoll sein, gleich mit der Bilanzierung zu starten – oder zumindest eine Buchhaltungssoftware zu wählen, die beide Verfahren beherrscht. So bleibt einem ein aufwändiger Wechsel für eine gewisse Zeit erspart. Buchhaltungssoftware kann man als Einzellösung oder im Paket mit anderen kaufmännischen Funktionen kaufen. Wichtig ist vor allem, dass ein Online-Banking-Modul an Bord ist und sich angrenzende Anwendungen – hierzu gehören etwa Auftragsbearbeitung, Reisekosten- oder Lohnabrechnung – problemlos ergänzen lassen. Die manuelle Übernahme von Zahlungen und Geschäftsvorgängen würde andernfalls zu viel Arbeit machen. Für unseren Vergleichstest haben wir vier Buchhaltungssoftwares genauer unter die Lupe genommen. Die Buchungstechnik ist bei allen getesteten Programmen ausreichend komfortabel. Zudem entsprechen alle Anwendungen den aktuellen steuerrechtlichen Vorgaben in Bezug auf den Jahresabschluss und die verschiedenen steuerrechtlichen Meldungen. Unterschiede gibt es vor allem in puncto Anwenderunterstützung und Ausstattung.

Diese Buchhaltungssoftware wurde getestet:

  • WISO EÜR & Kasse 2017
  • WISO Mein Büro 365
  • Lexware buchhalter
  • Sage 50c

WISO EÜR & Kasse 2017 – Die Buchhaltungssoftware für Einsteiger

WISO EÜR & Kasse 2017 I
Bei WISO EÜR & Kasse 2017 genügen wenige Klicks, um die Umsatzsteuervoranmeldung ans Finanzamt zu schicken.

„WISO EÜR & Kasse ist 2017“ ist eine übersichtliche, leicht zu bedienende Buchhaltungssoftware für die vereinfachte Gewinnermittlung. Die einzelnen Geschäftsvorgänge werden über eine simple Eingabemaske erfasst. Da bei der EÜR praktisch alle Ereignisse einen Zahlungsbezug haben, ist neben dem Sach- immer auch ein Geldkonto anzugeben. Wiederkehrende Vorgänge lassen sich mithilfe von Buchungsvorlagen deutlich schneller verarbeiten. Regelmäßig wiederkehrende Zahlungen mit konstanten Beträgen können über die Terminverwaltung automatisiert werden. Betrifft ein Beleg mehrere Konten, sorgen Splitbuchungen für Effizienz. Spätestens mit der Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung werden die Buchungssätze des betreffenden Zeitraums festgeschrieben. Sie können dann nur noch per Storno aus der Welt geschafft werden. Ein rückstandsloses Löschen ist nicht mehr möglich. Damit entspricht die Buchhaltungssoftware den aktuellen gesetzlichen Anforderungen. Die Buchhaltung wird um Faktura und Anlagenverwaltung ergänzt. Über das integrierte Online-Banking lassen sich Bankumsätze abrufen – in umgekehrter Richtung aber keine Überweisungen oder Lastschriften erstellen. Abschreibungen werden halbautomatisch verbucht. Der Funktionsumfang ist bei allen drei Modulen limitiert, dürfte jedoch für die meisten Gründer ausreichend sein. Zusätzlich zum Jahresabschluss und den Steueranmeldungen, kann WISO EÜR & Kasse mit grafischen Auswertungen und einer Investitionsplanung aufwarten.

Mit Automatikbuchungen übernimmt WISO EÜR & Kasse 2017 einen Teil des Buchungsaufwands selbst.

Fazit: Die Buchhaltungssoftware WISO EÜR & Kasse 2017 punktet mit günstigen Anschaffungskosten und einer einfachen Bedienung. Letztere ist allerdings auch der schlanken Ausstattung geschuldet. So fehlt beispielsweise die Möglichkeit, digitale Belege gemeinsam mit den Buchungssätzen zu speichern. Da keine ergänzende Reisekostenabrechnung angeboten wird, sind derartige Belege aufwendig zu erfassen. Ebenso fehlt eine Lagerverwaltung, weshalb die Buchhaltungssoftware für Dienstleister besser geeignet ist als für Händler, Hersteller oder Handwerker. Unterstützt wird neben Windows auch macOS.

Testurteil: gut
Preis/Leistung: sehr gut

WISO Mein Büro 365 Standard – Buchhaltungssoftware mit Lücken

WISO Mein Büro 365 kann mit grafischen Auswertungen, etwa zum Umsatz, aufwarten.

„WISO Mein Büro 365 Standard“ ist eine Mischung aus Buchhaltung, Auftragsbearbeitung und Office-Software. Der Vorteil: Das breite Spektrum macht zusätzliche Software – sofern man an die einzelnen Module keine allzu hohen Anforderungen stellt – verzichtbar. Ebenso wie WISO EÜR & Kasse setzt auch WISO Mein Büro ausschließlich auf die EÜR. Zwar kann von der Ist- auf die Soll-Versteuerung gewechselt werden, jedoch ohne Jahresabschluss. Die Standardversion ist für Gründer gedacht, die lediglich vorkontieren und die periodischen Abschlüsse dem Steuerberater überlassen. Um die Sache mit der Steuer in die Hand zu nehmen, ist die Plus-Version erforderlich. WISO Mein Büro erstellt die meisten Buchungssätze automatisch – zum Beispiel, indem den ein- und ausgehenden Zahlungen auf dem Kontoauszug Kategorien zugewiesen werden. Auch deshalb fällt die Buchungsmaske eher schlank aus. Buchungsvorlagen fehlen völlig. Auf manuelle Buchungen kann man jedoch nur verzichten, wenn diverse Zusatzmodule hinzugebucht werden. Nur dann ist die Buchhaltungssoftware zum Beispiel in der Lage, Eingangsrechnungen automatisch zu buchen. Die Gebühr für die Jahresversion markiert also nur selten das Ende der Fahnenstange. Wichtige Kennzahlen wie Umsätze, Einnahmen und Ausgaben sind mit den vorhandenen Berichten abgedeckt. Einige Reports lassen sich sogar teilweise durchklicken. Erfreulich ist, dass sich die Auswertungen mit vergleichsweise einfachen Mitteln anpassen lassen. Zusätzliche Optionen bietet der vorformatierte Export ins Excel-Format.

Ebenfalls auf der Habenseite zu verbuchen ist die integrierte Anlagenverwaltung. Die generiert neben den Abschreibungen auch das Formblatt zur Anlage EÜR der Steuererklärung – das beherrscht bei weitem nicht jede Buchhaltungssoftware. Zu WISO Mein Büro gibt es eine mobile Version, die jedoch lange nicht aktualisiert wurde. Der Funktionsumfang ist auf Angebote und Rechnungen beschränkt. Eigenartigerweise können dabei keine neuen Stammdaten erfasst werden. Erst kürzlich erschienen ist eine Cloud-Version, die sich jedoch bei näherer Betrachtung als klassisches Hosting-Angebot entpuppt.

Die Eingabehilfen bei Buchungen fallen bei WISO Mein Büro 365 eher bescheiden aus.

Fazit: Bei WISO Mein Büro ist die Buchführung fast schon ein Abfallprodukt. Weil Buchungen im Hintergrund verarbeitet werden, kommt man mit der Buchungsmaske nur selten in Berührung. Ideal für Einsteiger ohne Buchhaltungskenntnisse. Auf der anderen Seite sind die Gesamtkosten der Buchhaltungssoftware wegen der zahlreichen Module und der Kombination aus monatlichen Gebühren und Jahreslizenz nicht gerade transparent. In Sachen Cloud und Mobile besteht noch Luft nach oben, zumal derzeit nur Windows als Betriebssystem unterstützt wird.

Testurteil: gut
Preis/Leistung: sehr gut

Lexware buchhalter 2017 – Die innovative Buchhaltungssoftware

Bei Lexware buchhalter finden sich auch kaufmännische Einsteiger zurecht.

„Lexware buchhalter 2017“ beherrscht neben der EÜR auch die doppelte Buchhaltung. Anwender können also klein starten und später auf größere netzwerk- und mandantenfähige Pakete wechseln. Kaufmännische Grundkenntnisse sind bei Lexware buchhalter von Vorteil, aber nicht zwingend erforderlich. Die Benutzerführung ist ein gutes Beispiel dafür, wie sich komplexe Eingaben stark vereinfachen lassen: Die gesamte Maske kann aus vorbelegten Aufklappmenüs gefüllt werden, wobei wenige Tastaturanschläge genügen, um den richtigen Eintrag zu finden. Vorlagen und Terminbuchungen helfen, den Verwaltungsaufwand zu reduzieren. Lexware buchhalter arbeitet mit Buchungsstapeln, in denen Geschäftsvorgänge bis zur finalen Übernahme geparkt werden. Anschließend lassen sich Korrekturen nur noch via Storno umsetzen.

Nützlich für Einsteiger: Im Beipack sind Einsteigertrainings und ein Online-Portal mit Arbeitshilfen und Fachtexten zum kaufmännischen Rechnungswesen enthalten. Auch in puncto Ausstattung hat Lexware buchhalter die Nase vorn: Hier können Anwender zwischen druckorientierten Berichten – unter anderem Bilanz, Listen oder betriebswirtschaftliche Auswertungen (BWA) – und dem integrierten Business Cockpit wählen. Letzteres liefert komprimierte Übersichten zu Umsätzen, Kosten und Ausgaben, die sich bei Bedarf bis auf die Buchungsebene durchklicken lassen. Hinzu kommen Kostenstellenauswertungen, Budgetvergleiche oder die Bankenmappe, die allesamt mittelständischen Ansprüchen genügen.

Lexware buchhalter wird von anderen Lexware-Anwendungen, zum Beispiel zur Auftragsbearbeitung, Anlagenverwaltung, Lohn- oder Reisekostenabrechnung flankiert. Buchungen aus diesen Bereichen lassen sich halbmanuell übernehmen, sodass keine Doppeleingaben erforderlich sind. Zu den neueren Funktionen gehört die digitale Belegverwaltung: Elektronische oder gescannte Rechnungen werden zunächst in einem Posteingangskorb ablegt und anschließend sukzessive abgearbeitet. Der betreffende Beleg wird anschließend gemeinsam mit dem Buchungssatz gespeichert. Damit ist der klassische Papierordner unter bestimmten Umständen obsolet. Lexware buchhalter läuft ausschließlich unter Windows. Eine mobile Anwendung steht nicht zur Verfügung.

Klickbare Dashboards vermitteln bei Lexware buchhalter einen schnellen Überblick über die Geschäftssituation.

Fazit: Die Buchhaltungssoftware „Lexware buchhalter“ ist die richtige Wahl für ambitionierte, wachstumsorientierte Gründer. Die Software entspricht professionellen Standards und hat genügend Potenzial für die Verarbeitung größerer Belegvolumen. Anwenderhilfen und die fachliche Unterstützung sind ebenso vorbildlich wie die Ausbaufähigkeit der Software.

Testurteil: sehr gut
Preis/Leistung: sehr gut

Sage 50c Standard – Die solide Buchhaltungssoftware

Über den mehrstufigen Verzeichnisbaum am linken Rand der Buchungsmaske sind Buchungsvorlagen schnell ausgewählt.

„Sage 50c“ ist ähnlich positioniert wie Lexware buchhalter. Die Buchhaltungssoftware beherrscht die doppelte Buchführung ebenso wie die vereinfachte Gewinnermittlung. Sie ist einzeln oder im Gesamtpaket mit der Warenwirtschaft erhältlich. Die Ausstattung der Finanzbuchhaltung ist professionell, wenn auch nicht so leichtgängig wie bei Lexware buchhalter. Gut gelöst ist der direkte Zugriff auf Buchungsvorlagen, die sich aus einem strukturierten Verzeichnisbaum am linken Rand der Buchungsmaske auswählen lassen. Dadurch werden mehrere Klicks eingespart und man behält bei großen Vorlagensammlungen den Überblick. Der Kontenrahmen ist in mehrere Abschnitte gegliedert, was ebenfalls für Transparenz sorgt. Komplexe Geschäftsvorfälle lassen sich über Splitbuchungen komfortabel erfassen. Bei Jahresabschluss und Umsatzsteuervoranmeldung helfen Assistenten, wovon speziell Einsteiger profitieren. Was hingegen fehlt, sind Fachinformationen und E-Trainings. Das Berichtswesen ist tendenziell eher druckorientiert, informiert jedoch mit Bankenmappe, BWA und diversen Statistiken umfassend über die Geschäftslage. Zusätzlich gibt es ein Dashboard auf der Startseite, das einen schnellen Überblick über zentrale Daten wie etwa Außenstände, Umsätze oder Liquidität vermittelt. Allerdings muss die Anzeige hierfür manuell aktualisiert werden. Bei Sage 50c können elektronische Belege gemeinsam mit den Buchungssätzen gespeichert werden. Da jedoch ein integrierter Viewer fehlt, muss man die Buchhaltung verlassen, um den Beleg einzusehen.

Die mobile App ist ausschließlich für Smartphones gedacht und nur für jene Anwender interessant, die auch die Auftragsbearbeitung mit Sage 50c erledigen. Strukturell ist Buchhaltungssoftware schwächer ausgestattet als der direkte Wettbewerber Lexware buchhalter. So muss beispielsweise das Online-Banking oder die integrierte Programmsuche kostenpflichtig hinzugebucht werden. Vertikal fehlt die Option, eine Reisekostenabrechnung anzubinden. Eine weitere Einschränkung besteht darin, dass sich Sage 50c ausschließlich mieten lässt.

Die Buchungen zu den laufenden Ausgangsrechnungen übernimmt Sage 50c automatisch in die Buchhaltung.

Fazit: Sage 50c Standard ist eine solide Einstiegslösung für Existenzgründer. Kaufmännische Grundkenntnisse sollten vorhanden sein, um sich schnell in die Software einzuarbeiten. Positiv sind vor allem die effiziente Buchungsmaske und die insgesamt gute Ausstattung des Berichtswesens zu werten. Punktabzüge in der B-Note gibt es für die stellenweise zu schlanke Ausstattung und die noch ausbaufähige Anwenderunterstützung.

Testurteil: sehr gut
Preis/Leistung: gut

Buchhaltungssoftware Test & Vergleich in der Detail-Ansicht

Gesamtfazit zum Buchhaltungssoftware Vergleich 2017

Gründer haben unterschiedliche Anforderungen und Ziele. Wer auf schnelles Wachstum setzt benötigt eine andere Buchhaltungssoftware als Gründer, für die Selbstständigkeit nur eine Alternative zum klassischen Job ist. Für Gewerbetreibende sind andere Funktionen wichtig als für Freiberufler.

Für ambitionierte Anwender sind Lexware buchhalter 2017 und Sage 50c am besten geeignet. Sie können damit schlank starten und den Funktionsumfang sukzessive ausbauen. Beide Anbieter begleiten das Unternehmen bis ins mittelständische Umfeld. Im direkten Vergleich hat Lexware buchhalter jedoch die Nase leicht vorn: Wegen der besseren Anwenderunterstützung, der breiteren Ausbaufähigkeit und der etwas umfangreicheren Ausstattung.

Für den klassischen Einzelkämpfer ist hingegen WISO EÜR & Kasse ein preiswerter Einstieg. Die Software ist ausgesprochen einfach zu bedienen und vergleichsweise umfangreich ausgestattet. Wer die Steuererklärung selbst am PC erstellt, kann den Jahresabschluss direkt übernehmen.

Testsieger: Lexware buchhalter 2017
Preis-Leistungs-Sieger: WISO EÜR & Kasse 2017

Info: Steuersoftware mit Buchhaltung

Auch Steuerprogramme wie etwa Taxman, WISO Steuer-Sparbuch oder Steuer-Spar-Erklärung sind mit zusätzlichen Buchhaltungsanwendungen ausgestattet. Diese Pakete sind ab 25 Euro aufwärts erhältlich. Ein Vorteil ist, dass sich hier der Gewinn beziehungsweise Verlust direkt in die Einkommensteuererklärung übernehmen lässt. Zudem ist die Gewinnermittlung häufig kommentiert, was Einsteigern entgegenkommt. Allerdings gibt es auch Abstriche: So muss man beispielsweise auf eine Auftragsbearbeitung verzichten. Zudem sind nur das vergangene und laufende Geschäftsjahr buchbar. Unterstützt wird dabei ausschließlich die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR).

Info: In diesen Fällen reicht die EÜR

Die EÜR ist ein vereinfachter Jahresabschluss für Freiberufler und Kleinbetriebe. Während es bei Freiberuflern keine Einschränkungen gibt, ist die EÜR für gewerbliche Unternehmen nur dann zulässig, wenn 

  • sie nicht im Handelsregister eingetragen sind,
  • der Umsatz unter 600.000 Euro p. a. liegt und
  • der Gewinn nicht höher als 60.000 Euro p. a. ausfällt.

Im Dienstleistungsbereich verschwimmen die Grenzen zwischen freier und gewerblicher Tätigkeit. Freiberufler sollten also tunlichst darauf achten, keine gewerblichen Tätigkeiten zu übernehmen, wenn sie ihren Status nicht verlieren wollen – oder derartige Arbeiten separat abrechnen.

Info: Buchhaltungssoftware aus der Cloud

Wer viel unterwegs ist oder mit unterschiedlichen Endgeräten arbeitet, empfindet webbasierte Buchhaltungslösungen als bequem. Um damit zu arbeiten, ist lediglich ein Webbrowser beziehungsweise eine mobile App erforderlich. Lokale Installationen entfallen ebenso wie regelmäßige Updates. Der Nachteil: eine Internetverbindung ist unverzichtbar. Der Großteil dieser Dienste umfasst neben der Buchhaltung auch Auftragsbearbeitung und Online-Banking. Dabei wird meist nur die EÜR unterstützt. Gute Angebote sind mit mobilen Belegscannern ausgestattet und lassen sich mit Partnerlösungen – etwa für die Reisekostenabrechnung – verknüpfen. Bezahlt wird eine monatliche Nutzungsgebühr. Im Vergleich zur klassischen Buchhaltungssoftware sind die Dienste schlanker ausgestattet und dafür einfacher zu bedienen. Cloud-Buchhaltungen sind perfekt, wenn sich mehrere Personen an unterschiedlichen Standorten gemeinsam um den Papierkram kümmern. Zu den bekanntesten Lösungen gehören:

Info: Die GoBD & ihre Folgen für Kleinbetriebe

Seit Anfang 2015 gelten für Unternehmen die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“. Hinter dem leicht sperrigen Begriff verbirgt sich ein Schreiben der Finanzbehörden, das sich unter anderem mit der digitalen Speicherung steuerlich relevanter Informationen beschäftigt. Hierzu gehören neben elektronischen Belegen auch die Daten kaufmännischer Programme. Betrafen solche Regelungen bislang fast ausschließlich große Betriebe, zählen diesmal auch Freiberufler oder Kleingewerbetreibende zu den „Opfern“. Die wichtigsten fünf Punkte:

  • Bereits verarbeitete Geschäftsvorgänge dürfen nicht mehr nachträglich gelöscht oder verändert werden. Lediglich ein ordnungsgemäßer Storno ist erlaubt. Excel als Buchhaltungssoftware ist damit Geschichte
  • Digital gespeicherte Belege dürfen nicht verändert werden. Sollte es dennoch erforderlich sein, ist eine umfassende Protokollierung notwendig. Die Speicherung in einem Windows-Dateiordner genügt also nicht.
  • Es ist immer das Original aufzubewahren. Wer eine digitale Rechnung akzeptiert, muss den Beleg auch in digitaler Form angemessn aufbewahren.
  • Papierdokumente dürfen gescannt werden. Das Original kann vernichtet werden, wenn sichergestellt ist, dass es bei der Konvertierung zu keinen Änderungen kommt und die Datei anschließend unveränderbar aufbewahrt wird.
  • Der ordnungsgemäße Ablauf dieser Prozesse ist in einer Verfahrensdokumentation zu beschreiben.

Info: DATEV Unternehmen online

Die DATEV ist der bekannteste Anbieter von Buchhaltungssoftware. Als IT-Dienstleister der Steuerberater setzt das Unternehmen auf die enge Zusammenarbeit zwischen Berater und Unternehmen. DATEV-Anwendungen sind deshalb nicht am freien Markt, sondern ausschließlich über den Berater erhältlich – zumindest offiziell. Die Zusammenarbeit zwischen Berater und Gründer lässt sich grundsätzlich frei gestalten. Häufig übernimmt der Steuerberater die komplette Buchhaltung oder beschränkt sich auf Auswertungen und Periodenabschlüsse. In letzterem Fall bucht der Gründer die Belege vor und übermittelt die Buchungsdaten anschließend an den Berater. Einzige Voraussetzung: Die eingesetzte Buchhaltungssoftware benötigt einen DATEV-Export. In umgekehrter Richtung versendet der Steuerberater Auswertungen per E-Mail oder Post.

Komfortabler ist die DATEV-Lösung „Unternehmen online“ – eine Art gemeinsamer, virtueller Arbeitsplatz für Berater und Mandanten. Da der Service in der Cloud läuft, können beide Seiten darauf zugreifen, ohne dass hierfür Listen oder Datensätze verschickt werden müssen. Das spart Zeit und reduziert den Abstimmungsaufwand. Gründer, die diesen Service nutzen, finden eine relativ übersichtliche Buchungsmaske vor, mit der sich die laufenden Geschäftsvorgänge in Stapeln erfassen lassen. Stapel bedeutet, dass sich einzelne Buchungen ohne Storno ändern lassen. Da in jedem Fall der Berater das letzte Wort hat, sind Eingabehilfen stark reduziert. Wer den Service nutzt, sollte sich einigermaßen sicher im betrieblichen Rechnungswesen bewegen. DATEV Unternehmen online ist eine Eingabemaske ohne eigene Intelligenz. Auswertungen werden ausschließlich vom Steuerberater bereitgestellt.

Fazit: Interessant für Anwender, die dauerhaft mit dem Steuerberater zusammenarbeiten, aber die tägliche Buchungsarbeit selbst übernehmen. Die Buchhaltungssoftware „DATEV Unternehmen online“ reduziert die Prozesslaufzeiten, indem Buchungssätze und Auswertungen online bereitgestellt werden. Relevante Geschäftszahlen stehen dadurch schneller zur Verfügung.

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