Einfach himmlisch: Cloudbuchhaltung im Test

Autor: Björn Lorenz
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Buchhaltung aus der Cloud: eine Alternative zur klassischen Software. Wir haben wichtige Anbieter unter die Lupe genommen.

Führte früher kein Weg am Kauf einer Software vorbei, bucht man heute einfach einen Cloud-Dienst. Auf diese Weise spart man Zeit und reduziert die Fehlerquote. Zudem stehen Kundendaten und Geschäftszahlen überall zur Verfügung, wo es einen Internetanschluss gibt. Um Backups und Datenschutz braucht man sich dabei ebenso wenig Gedanken zu machen, wie um komplizierte Netzwerkinstallationen: einfach einen zusätzlichen Nutzer ergänzen und schon wird im Team gearbeitet.

Wir wollten wissen: Was können die wichtigen Cloud-Dienste rund um Auftragsbearbeitung und Buchhaltung, und wie benutzerfreundlich und übersichtlich sind sie?

Folgende Anbieter haben wir untersucht: LexOffice, Sage, Debitoor, sevDesk, Fast Bill, Papierkram, Billomat

LexOffice
„LexOffice“ ist in drei Versionen erhältlich. Das Angebot reicht von der einfachen Auftragsbearbeitung bis zum Komplettpaket inklusive Anlagenverwaltung und vollwertiger Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR). LexOffice ist alles andere als eine staubtrockene Buchhaltung. Daher ist der Cloud-Dienst auch für Einsteiger geeignet, die lediglich kaufmännische Grundkenntnisse mitbringen. Ausgangspunkt ist immer der Beleg. Wird eine Rechnung geschrieben, erstellt LexOffice die dazugehörige Buchung automatisch. Eingangsbelege werden elektronisch oder als gescannte Papierbelege hochgeladen. Bei der späteren Verarbeitung erscheint die Buchungsmaske direkt neben dem Belegbild, was eine schnelle Belegerfassung gewährleistet. Bereits vorhandene Informationen, wie etwa die Rechnungsnummer, kann man per Texterkennung halbautomatisch übernehmen.

Statt sich Kontonummern zu merken, wird bei der Buchung nach schlüssigen Begriffen wie etwa „Handwerker“ oder „Bürobedarf“ gesucht, um den Beleg zu kontieren. Ähnlich einfach ist der Abgleich der Kontoumsätze mit offenen Ein- und Ausgangsrechnungen. Für Analysen wird neben der obligatorischen EÜR ein grafisches übersichtliches Dashboard angeboten. Im Bereich der Auftragsbearbeitung überzeugt die Software mit nützlichen Details wie die Verarbeitung von An- oder Abschlagszahlungen.

LexOffice wird laufend weiterentwickelt. So sind erst kürzlich Paypal-Zahlungen und die Option, beim E-Mail-Rechnungsversand externe Dateien anzuhängen, hinzugekommen. Ein großer Teil des Funktionsumfangs steht auch auf dem Tablet zur Verfügung.

Fazit
Der Online-Dienst ist solide und so einfach zu bedienen, dass kaufmännische Grundkenntnisse genügen. Da die Belege mit der Buchung online gespeichert werden, kann man Kundenfragen auch unterwegs beantworten. Ein weiterer Pluspunkt: Zusätzlich Dienste von Drittanwendern lassen sich einfach ergänzen.

SevDesk Buchhaltung
„SevDesk Buchhaltung“ ist ähnlich strukturiert wie LexOffice und Debitoor. Auch hier beginnt der Buchungsvorgang beim Beleg. Zwar übernimmt sevDesk mehr Informationen automatisch aus dem Beleg als zum Beispiel Debitoor, doch wurden im Test nicht immer alle relevanten Details erkannt. Gebucht wird, indem den einzelnen Vorgängen Kategorien zugewiesen werden, wofür wenige Tastaturanschläge genügen. Anlagenzugänge lassen sich parallel zur Belegerfassung erfassen, was Fehler vermeidet und Zeit spart.

Eine weitere Arbeitserleichterung sind wiederkehrende Belege, etwa für Servicerechnungen oder die monatlichen Abschläge für Strom und Wasser. In Sachen Auswertungen bietet SevDesk die obligatorische EÜR und ein knappes Dashboard mit einer Umsatz-/Ausgaben-Übersicht an. Artikel- und Kundendatenbank bieten begrenzten Raum für Details, aber es wurde an Funktionen wie etwa Skonto oder eine grobe Klassifizierung gedacht.

Zudem wird auf zwei Ebenen zwischen Organisationen und Mitarbeitern unterschieden. Umsatzsteuersätze lassen sich auf Artikelebene festlegen, sodass auch Rechnungen mit unterschiedlichen Steuervorgaben erstellt werden können. Vorbildlich ist der kaufmännische Workflow umgesetzt, der nicht mit der Rechnung endet, sondern bei Bedarf mit einer Mahnung fortgesetzt werden kann. Ein- und ausgehende Zahlungen lassen sich über das Online-Banking übernehmen, sodass keine Doppeleingaben erforderlich sind. Für iPhones und Android-Smartphones stellt SevDesk mobile Apps zur Verfügung, um Belege zu scannen und unterwegs Aufträge zu bearbeiten. Mit dem Wechsel auf die größere „SevDesk Warenwirtschaft“ kommen Anwender in Genuss von Lagerführung und einer flexibleren Kunden- und Lieferantenverwaltung.

Fazit
SevDesk ist eine insgesamt ausgewogene und empfehlenswerte Einstiegslösung. Luft nach oben besteht in in puncto Auswertungen & Reporting. Vorbildlich ist die Systemintegration: SevDesk kann mit rund 20 Schnittstellen zu angrenzenden Online-Diensten aufwarten.

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