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Buchhaltung aus der Cloud: eine Alternative zur klassischen Software. Wir haben wichtige Anbieter unter die Lupe genommen.

Führte früher kein Weg am Kauf einer Software vorbei, bucht man heute einfach einen Cloud-Dienst. Auf diese Weise spart man Zeit und reduziert die Fehlerquote. Zudem stehen Kundendaten und Geschäftszahlen überall zur Verfügung, wo es einen Internetanschluss gibt. Um Backups und Datenschutz braucht man sich dabei ebenso wenig Gedanken zu machen, wie um komplizierte Netzwerkinstallationen: einfach einen zusätzlichen Nutzer ergänzen und schon wird im Team gearbeitet.

Wir wollten wissen: Was können die wichtigen Cloud-Dienste rund um Auftragsbearbeitung und Buchhaltung, und wie benutzerfreundlich und übersichtlich sind sie?

Folgende Anbieter haben wir untersucht: LexOffice, Sage, Debitoor, sevDesk, Fast Bill, Papierkram, Billomat

 

LexOffice

„LexOffice“ ist in drei Versionen erhältlich. Das Angebot reicht von der einfachen Auftragsbearbeitung bis zum Komplettpaket inklusive Anlagenverwaltung und vollwertiger Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR). LexOffice ist alles andere als eine staubtrockene Buchhaltung. Daher ist der Cloud-Dienst auch für Einsteiger geeignet, die lediglich kaufmännische Grundkenntnisse mitbringen. Ausgangspunkt ist immer der Beleg. Wird eine Rechnung geschrieben, erstellt LexOffice die dazugehörige Buchung automatisch. Eingangsbelege werden elektronisch oder als gescannte Papierbelege hochgeladen. Bei der späteren Verarbeitung erscheint die Buchungsmaske direkt neben dem Belegbild, was eine schnelle Belegerfassung gewährleistet. Bereits vorhandene Informationen, wie etwa die Rechnungsnummer, kann man per Texterkennung halbautomatisch übernehmen.

Statt sich Kontonummern zu merken, wird bei der Buchung nach schlüssigen Begriffen wie etwa „Handwerker“ oder „Bürobedarf“ gesucht, um den Beleg zu kontieren. Ähnlich einfach ist der Abgleich der Kontoumsätze mit offenen Ein- und Ausgangsrechnungen. Für Analysen wird neben der obligatorischen EÜR ein grafisches übersichtliches Dashboard angeboten. Im Bereich der Auftragsbearbeitung überzeugt die Software mit nützlichen Details wie die Verarbeitung von An- oder Abschlagszahlungen.

LexOffice wird laufend weiterentwickelt. So sind erst kürzlich Paypal-Zahlungen und die Option, beim E-Mail-Rechnungsversand externe Dateien anzuhängen, hinzugekommen. Ein großer Teil des Funktionsumfangs steht auch auf dem Tablet zur Verfügung.

Fazit
Der Online-Dienst ist solide und so einfach zu bedienen, dass kaufmännische Grundkenntnisse genügen. Da die Belege mit der Buchung online gespeichert werden, kann man Kundenfragen auch unterwegs beantworten. Ein weiterer Pluspunkt: Zusätzlich Dienste von Drittanwendern lassen sich einfach ergänzen.

 

SevDesk Buchhaltung

„SevDesk Buchhaltung“ ist ähnlich strukturiert wie LexOffice und Debitoor. Auch hier beginnt der Buchungsvorgang beim Beleg. Zwar übernimmt sevDesk mehr Informationen automatisch aus dem Beleg als zum Beispiel Debitoor, doch wurden im Test nicht immer alle relevanten Details erkannt. Gebucht wird, indem den einzelnen Vorgängen Kategorien zugewiesen werden, wofür wenige Tastaturanschläge genügen. Anlagenzugänge lassen sich parallel zur Belegerfassung erfassen, was Fehler vermeidet und Zeit spart.

Eine weitere Arbeitserleichterung sind wiederkehrende Belege, etwa für Servicerechnungen oder die monatlichen Abschläge für Strom und Wasser. In Sachen Auswertungen bietet SevDesk die obligatorische EÜR und ein knappes Dashboard mit einer Umsatz-/Ausgaben-Übersicht an. Artikel- und Kundendatenbank bieten begrenzten Raum für Details, aber es wurde an Funktionen wie etwa Skonto oder eine grobe Klassifizierung gedacht.

Zudem wird auf zwei Ebenen zwischen Organisationen und Mitarbeitern unterschieden. Umsatzsteuersätze lassen sich auf Artikelebene festlegen, sodass auch Rechnungen mit unterschiedlichen Steuervorgaben erstellt werden können. Vorbildlich ist der kaufmännische Workflow umgesetzt, der nicht mit der Rechnung endet, sondern bei Bedarf mit einer Mahnung fortgesetzt werden kann. Ein- und ausgehende Zahlungen lassen sich über das Online-Banking übernehmen, sodass keine Doppeleingaben erforderlich sind. Für iPhones und Android-Smartphones stellt SevDesk mobile Apps zur Verfügung, um Belege zu scannen und unterwegs Aufträge zu bearbeiten. Mit dem Wechsel auf die größere „SevDesk Warenwirtschaft“ kommen Anwender in Genuss von Lagerführung und einer flexibleren Kunden- und Lieferantenverwaltung.

Fazit
SevDesk ist eine insgesamt ausgewogene und empfehlenswerte Einstiegslösung. Luft nach oben besteht in in puncto Auswertungen & Reporting. Vorbildlich ist die Systemintegration: SevDesk kann mit rund 20 Schnittstellen zu angrenzenden Online-Diensten aufwarten.

 

Sage

„SageOne“ ist in zwei Versionen erhältlich. Die „Start“-Version richtet sich speziell an Einsteiger und Kleinunternehmen und umfasst neben der Buchhaltung Module zu Banking und Auftragsbearbeitung. Das reicht, um Rechnungen zu schreiben, Bilanzauswertungen abzurufen oder das Finanzamt regelmäßig mit Umsatzsteuervoranmeldungen zu beglücken. Hinzu kommt ein relativ bequemer Abgleich der Bankumsätze mit der Buchhaltung und eine recht übersichtliche Verwaltung offener Rechnungen. 

Buchhaltungsaffine Anwender haben es dadurch vielleicht etwas leichter bei der Einarbeitung. Ein weiterer Vorteil ist, dass wachstumsorientierte Gründer bei SageOne mit der Gewinnermittlung starten und später auf die Bilanzierung wechseln können. Die Buchungsmaske ist übersichtlich gestaltet und mit zahlreichen Eingabehilfen ausgestattet – erreicht aber nicht die praktische Eleganz von LexOffice. Gescannte oder digitale Belege können mit dem Buchungssatz archiviert werden. Für die schnelle Information zwischendurch ist die Chefübersicht auf der Startseite vorgesehen. 

Über die mobile App stehen die Kennzahlen auch auf Smartphone & Tablet zur verfügen. Zudem kann man unterwegs Rechnungen erfassen. Mit dem Wechsel auf die größere Version „SageOne Buchhaltung“ werden Lagerverwaltung, ein erweitertes Dashboard und zusätzliche Unternehmensanalysen freigeschaltet.

Fazit

SageOne ist eine solide Cloud-Lösung für Auftragsbearbeitung, Zahlungsverkehr und Buchhaltung und mit einer vollwertigen Finanzbuchhaltung und Lagerverwaltung aufwarten. Dafür ist die Benutzerführung nicht ganz so innovativ. 

 

Debitoor

„Debitoor M“ ist eine einfach strukturierte Cloud-Lösung, die auf jeglichen Schnick-Schnack verzichtet. Dadurch ist der Spielraum stellenweise etwas eingeschränkt. Die Buchhaltung arbeitet ausschließlich zahlungs- und belegorientiert. Die Buchungsmaske ist der von LexOffice ähnlich, aber weniger detailliert. Um Ausgaben zu buchen, ist zunächst der Beleg hochzuladen. Anscheinend ist auch Debitoor mit einer OCR-Funktion ausgestattet, automatisch übernommen wurde im Test allerdings nur der Rechnungsbetrag. Bei den Auswertungen bietet der Dienst auch Bilanz & GuV an, jedoch nur als Alternative zur EÜR für Kleinbetriebe. Die Prozesse der doppelten Buchführung werden nicht unterstützt. Ergänzend zu den druckorientierten Auswertungen gibt es auf dem Startbildschirm ein kleines Management-Dashboard, das über den aktuellen Status von Umsatz, Einnahmen und Ausgaben informiert. Auch die Auftragsbearbeitung ist bewusst schlank gehalten. Die Produkt- und Kundendatenbank dienen entsprechend nur dem Zweck, Informationsbausteine für die Rechnungsstellung zu liefern. Für Kleinbetriebe mag das ausreichen. Bei wachsender Produktpalette droht hingegen latente Unübersichtlichkeit. Zudem müssen die Daten für Marketingaktivitäten mit Kunden so extern aufbereitet werden, etwa mit einer Tabellenkalkulation. 

Mobile Lösungen komplettieren den Funktionsumfang. Hinzu kommen Anbindungen an angrenzende Cloud-Dienste wie Rechnungsdienste, Zeiterfassung, Webshops oder Zahlungsdienstleister. Mit der mit 30 Euro pro Monat vergleichsweise hochpreisigen Debitoor L-Version können mehrere Nutzer unbegrenzt Rechnungen erstellen und Vorgänge buchen.

Fazit

Debitoor M ist ein schlanker und einfach zu bedienender kaufmännischer Cloud-Dienst für Kleinbetriebe mit überschaubarem Belegaufkommen. Prozesse und Funktionen reichen für das Tagesgeschäft aus. Die Vernetzung mit anderen Diensten ist ebenso gelungen wie die mobile App.

FastBill

„FastBill Pro“ konzentriert sich voll und ganz auf den Bereich der Auftragsbearbeitung. EÜR und Steueranmeldungen lassen sich hier nicht erstellen. Stattdessen ist für einen komfortablen Datenaustausch mit dem Steuerberater gesorgt: Über die DATEV connect-Anbindung kann man nicht nur Buchungsdaten, sondern auch elektronische Belege übertragen. Für den mobilen Einsatz steht eine Scan-App zur Verfügung. Wer unterwegs Rechnungen erstellen will, muss allerdings mit Webbrowser Vorlieb nehmen. Ausgabenbelege werden bei FastBill lediglich für den Steuerberater erfasst. Da es keine Vorkontierung gibt, lassen sich Fragen zur Ausgabenstruktur mit dem Dienst nur sehr eingeschränkt beantworten.

Die Kundenkartei unterscheidet zwischen Privat- und Geschäftskunden, wobei man letzteren Ansprechpartner zuordnen kann. Es lassen sich Zahlungskonditionen hinterlegen, allerdings keine Rabatte. Eine Kontakthistorie soll in Kürze folgen. Jede Kundenakte enthält Rechnungen, Dokumente und Projekte, was bei komplexeren Geschäftsbeziehungen für mehr Übersicht sorgt. Praktisch ist die integrierte Projektzeiterfassung. Wer mit Kunden Rahmenvereinbarungen trifft, kann periodisch wiederkehrende Rechnungen anlegen. 

Anders als bei anderen Diensten informiert das Dashboard auf dem Startbildschirm nur über die laufenden Prozesse; Geschäftszahlen sind in einem eigenen Abschnitt untergebracht.

Fazit

Gründer, die nicht auf aktuelle Zahlen angewiesen sind und die Buchhaltung lieber dem Steuerberater überlassen, sind hier gut bedient. In Sachen Rechnungsstellung und Offene-Posten-Verwaltung ist der Dienst gut aufgestellt. Mit knapp 100 Euro im Monat ist der Preis jedoch recht hoch.

Papierkram

Bei „Papierkram“ fallen vor allem die relativ günstigen Gebühren ins Auge. Eine akzeptable Ausstattung gibt es hier bereits für unter fünf Euro im Monat. Allerdings muss man dabei auf mobile Apps verzichten, die werden derzeit (noch) nicht angeboten. Papierkram umfasst Buchhaltung und Auftragsbearbeitung – alles, was kleine Betriebe zum Start benötigen. Nach dem ersten Login begleitet ein Assistent den Anwender durch die Programmeinrichtung, sodass die wichtigsten Daten zu Beginn zur Verfügung stehen. Der Inhalt hochgeladener Belege wird nicht immer sicher erkannt. Dadurch ist der manuelle Aufwand bei der Belegbuchung unterschiedlich hoch.

Die Kundenverwaltung ist übersichtlich und informiert in unterschiedlichen Verzeichnissen über Rechnungen, Projekte und zugeordnete Dokumente. Preisnachlässe lassen sich weder kunden- noch artikelbezogen definieren. Während sich Umsätze von Banken direkt herunterladen lassen, ist die Kommunikation mit dem Finanzamt umständlich. Es fehlt eine direkte ELSTER-Anbindung. In Sachen Auswertungen liefert die Software neben der EÜR eine Cash-Flow-Analyse. 

Fazit

Ein preisgünstiger Service, der vor allem für Dienstleister geeignet ist. Der fehlenden mobile App und dem unkomfortablen Handling mit der Umsatzsteuervoranmeldung steht die gelungene Projektzeiterfassung gegenüber.

Billomat

Gebucht wird bei „Billomat Business“ nach dem Schubladenprinzip, indem man den Eingangsbelegen Kategorien zuweist. Belege lassen sich als PDF oder mit der Billomat App scannen. Die im Test gut funktionierende Texterkennung übernimmt buchungsrelevante Angaben wie etwa den Rechnungsbetrag, was den Eingabeaufwand reduziert. Wer statt EÜR einen Jahresabschluss benötigt, kann die Buchungsdaten in die Online-Buchhaltung „FreeFIBU“ übernehmen oder per Schnittstelle an den Steuerberater weiterleiten. Generell überzeugt Billomat in Sachen Integrationsfähigkeit: Es lassen sich hier knapp 20 Online-Dienste anbinden. 

In der Stammdatenverwaltung beweist Billomat Business Tiefgang: Preisstaffeln auf Artikelebene sind bei anderen Cloud-Diensten eher eine Rarität. Die Kundenverwaltung informiert in mehreren Registern über Angebote, Rechnungen und andere Vorgänge. Zudem können Skonto und individuelle Kundenrabatte festgelegt werden. Ein echtes Alleinstellungsmerkmal ist die Option, ein Customer-Self-Service-Portal einzurichten, von dem sich Kunden aktuelle Dokumente wie etwa Rechnungen herunterladen können. 

Billomat ist zudem mit einem Banking-Modul ausgestattet, sodass sich ein- und ausgehende Zahlungen bequem den jeweiligen Geschäftsvorgängen zuordnen lassen. Das Berichtswesen kann man sich mithilfe kleiner Widgets selbst zusammenstellen, wobei die grafischen Auswertungen zu Außenständen oder Umsätzen kaum Wünsche offen lassen. Unterwegs kann auf die mobile App per Smartphone zugegriffen werden.

Fazit

Billomat Business ist in der Kerndisziplin Auftragsbearbeitung vorbildlich ausgestattet und flexibel einsetzbar. Ein Pluspunkt ist das umfangreiche Reporting, das mit einer Vielzahl grafischer Auswertungen überzeugt. Zu den Lücken gehört die fehlende App für Tablets und die noch nicht vorhandene (aber avisierte) Umsatzsteuervoranmeldung.

Hier gibts eine detaillierte Tabelle aller Anbieter zum Download.


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