Wehende Palmen, weißer Strand, kristallklares Wasser und blauer Himmel, so weit das Auge reicht – an solch paradiesischen Sehnsuchtsorten steigt sogar im grauen Arbeitsalltag der Gute-Laune-Faktor. Also auf die Koffer, fertig, los? Nicht so schnell! Wer das Büro gegen den Beach tauschen möchte, muss einiges beachten. Denn der Megatrend Workation kann einige Tücken bergen – vor allem in puncto Steuern.

Einfach mal weg

Arbeiten, wo andere Urlaub machen? Dank digitaler Vernetzung und zunehmend flexibler Arbeitsmodelle wird Workation immer beliebter – und das selbst in wirtschaftlich volatilen Zeiten. Wie eine aktuelle PwC-Studie zeigt, erwarten viele Beschäftigte mittlerweile von ihren Arbeitgebenden, dass sie es ihnen gestatten, ihre Tätigkeit mobil im Ausland zu verrichten. Dabei sind längst nicht nur Jüngere Workation-affin. Mehr als die Hälfte der Befragten (57 Prozent) gibt an, dass ein vorhandenes Workation-Angebot ein wichtiges Kriterium bei der Jobwahl sei. Beinahe jeder Dritte (30 Prozent) würde sogar ein Stellenangebot ausschlagen, sollte die Firma keine Remote-Work-Optionen im Ausland bieten. Bei den 18- bis 29-Jährigen steigt die Zahl auf 45 Prozent. Entsprechend wichtig ist es, sich möglichst umfassend mit Workation zu befassen und das Thema transparent zu kommunizieren.

Nicht alles ist überall möglich

Wollen arbeitswütige Sommerfrischler*innen ihren Job im Anschluss an den zweiwöchigen Mittelmeertrip im Strandhotel ausüben, bedarf es zunächst der Zustimmung des Arbeitgebenden. Während Mitarbeitende zwar grundsätzlich keinen Anspruch auf Workation haben, existieren in zahlreichen Firmen bereits standardisierte Prozesse und Guidelines, über die etwa die Personalabteilung Auskunft geben kann. Allerdings zeigt die bereits erwähnte PwC-Studie auch, dass in Unternehmen, die mobiles Arbeiten am Ferienort anbieten, nur eine knappe Mehrheit der Angestellten (52 Prozent) den festgelegten Antragsprozess kennt. Etwa ein Viertel (28 Prozent) weiß zwar, dass es einen Prozess gibt, kennt aber nicht die genauen Schritte, die zum Arbeiten vom Büro an den Strand führen. Und fast jede(r) fünfte Arbeitnehmende (19 Prozent) weiß nicht einmal, ob es überhaupt einen festgelegten Antragsprozess gibt. Dadurch ergibt sich sowohl für Unternehmen als auch für Beschäftigte eine Reihe von Risken. Diese lassen sich jedoch leicht managen – insbesondere, wenn sich beide Parteien neben Arbeits-, Aufenthalts- und Sozialversicherungsfragen auch mit steuerrechtlichen Aspekten auseinandersetzen.

Wo soll’s denn hingehen?

Für Arbeitgebende spielt vor allem der Ort des „Arbeitsurlaubs“ eine entscheidende Rolle. Nicht für jedes Unternehmen kommt Mobile Working am Urlaubsort in einem der weltweit 195 Länder infrage. Anders als bei normalen Dienstreisen beschränken zahlreiche Firmen die Workation-Destination auf die Europäische Union oder Mitglieder des Europäischen Wirtschaftsraums. Der Grund: Aufenthalte in sogenannten Drittstaaten benötigen häufig eine Aufenthaltsgenehmigung. Zwar existieren in einigen Ländern Workation- oder Remote-Work-Visa, allerdings ist die Antragsstellung für einen Aufenthaltstitel beziehungsweise eine Arbeitserlaubnis nicht nur langwierig, sondern oft auch mit Extrakosten verbunden. Innerhalb der EU genießen alle Bürger*innen hingegen eine Niederlassungsfreiheit, wodurch sie in jedem der 27 Mitgliedstaaten sesshaft werden und arbeiten können. Das macht den Prozess sowohl für die verantwortliche Personalabteilung als auch für die „Workationeers“ insgesamt einfacher.

In der Regel reicht hier eine Anmeldung beim Ausländeramt beziehungsweise bei der Gemeinde sowie eine A1-Bescheinigung, die Angestellte in ihren Arbeitsferien immer mit sich führen sollten. Denn mit Letzterem weisen sie nach, dass sie während ihrer Workaway-Tätigkeit über ihr Heimatland sozialversichert sind, und müssen keine doppelten Sozialversicherungsbeiträge zahlen. Ausnahmen bestätigen allerdings auch in der Bürokratie die Regel. So verlangt beispielsweise Belgiens Arbeitnehmerentsendegesetz eine sogenannte LIMOSA-Meldung für alle, die hier temporär arbeiten. Das Online-System erfasst detaillierte Informationen über den Arbeitnehmenden, den Arbeitgebenden, die Art der Tätigkeit und die Dauer des Aufenthaltes. Ziel ist es vor allem, Schwarzarbeit zu verhindern und den sozialen Schutz der entsandten Beschäftigten zu gewährleisten, was mit der ordnungsgemäßen Anwendung des belgischen Arbeits- und Sozialrechts einhergeht.

Andere Länder, andere Regeln

Grundsätzlich fallen Bundesbürger*innen, die nur vorübergehend mobil in der Welt arbeiten, unter das deutsche Arbeitsrecht. Entsprechend müssen sich Arbeitnehmende auch bei zirka vier Wochen Meeresblick und Schirmchendrinks an Vorschriften etwa bezüglich der sicheren Ausstattung des Arbeitsplatzes in einem Co-Working-Space oder der täglich zulässigen Arbeitszeiten richten. Mit einer Ausnahme: Ist eine ausländische Bestimmung günstiger für Arbeitnehmende, gilt mit dem sogenannten Günstigkeitsprinzip immer die für den Workationeer vorteilhaftere Vorschrift. Entsprechend kritisch sollten Unternehmen und Mitarbeitende hier nicht nur im Einzelfall prüfen, ob und unter welchen Umständen ausländisches Arbeitsrecht greift. Die wichtigsten Punkte sollten in einer Zusatzvereinbarung festgehalten werden.

Die Zeit und die Steuern

Zahlreiche Firmen beschränken ihre Workation-Optionen zudem in zeitlicher Hinsicht. So kann in manchen Unternehmen 54 Tage remote aus 50 Ländern gearbeitet werden, während andere lediglich 20 Tage in 27 Staaten genehmigen. Das hat nicht zuletzt auch steuerliche Gründe, denn Arbeiten aus dem Ausland kann sowohl eine Einkommensteuerpflicht der/des Arbeitnehmenden als auch eine Lohnsteuerverpflichtung des Arbeitgebenden im Ausland auslösen. Ob zusätzliche Abgaben an die Finanzbehörde des Gastlands abgeführt werden müssen, hängt vorrangig davon ab, wie lange die Tätigkeit dort ausgeübt wird. Für gewöhnlich können in Deutschland steuerlich ansässige Arbeitnehmende bis zu 183 Tage im Jahr remote auf Reisen arbeiten, ohne dass es sich steuerlich auswirkt, wobei dies auch von der individuellen Einschätzung des jeweiligen Finanzamts abhängt. Menschen, die mehr als die Hälfte des Jahres mobil in der Welt tätig sind, gelten auch im Gastland als steuerlich ansässig, wodurch eine doppelte Erklärungspflicht entsteht. Die genaue Höhe der Abgaben ist dabei individuell und unter Berücksichtigung des jeweiligen Rechts sowie der einschlägigen Doppelbesteuerungsabkommen zu klären.

Achtung: Betriebsstätte

Mobile Working im Ausland kann bei Arbeitgebenden auch für einen hohen administrativen Aufwand sorgen, beispielsweise in Form von Registrierungs-, Erklärungs-, Buchführungs- und sonstigen Aufzeichnungs- und Dokumentationspflichten. Und diese sollten sie nicht auf die leichte Schulter nehmen. Steuerbehörden legen bei Prüfungen mittlerweile vermehrt Augenmerk auf mögliche Betriebsstättengründungen durch Beschäftigte, die vorübergehend mobil in der Welt arbeiten. Unter bestimmten Voraussetzungen kann im Rahmen eines Workation-Aufenthalts eine neue Betriebstätte begründet werden. Besondere Aufmerksamkeit schenken Kontrolleur*innen dabei Mitarbeitenden, die befugt sind, Verträge im Namen des Unternehmens zu schließen – also Organmitglieder oder Führungskräfte, die beispielsweise Projekte leiten oder anderen wesentlichen Geschäftstätigkeiten nachgehen. Sollte hier die Gründung einer Betriebsstätte im Ausland festgestellt werden, hat das nicht nur bürokratische und rechtliche Folgen, sondern potenziell auch steuerliche. Im Ernstfall kann es sogar zu einer Verlagerung der Erträge ins Ausland und einer doppelten Besteuerung der Unternehmensgewinne kommen.

Der Autor Prof. Dr. Christoph Juhn ist Professor für Steuerrecht, Steuerberater und besitzt einen Master of Laws. 2015 gründete er die JUHN Partner GmbH und 2017 die JUHN BESAU GmbH. Parallel dazu betreibt der Steuerprofi unter @juhnsteuerberater einen erfolgreichen YouTube-Kanal.

Unter steuerlichen Gesichtspunkten erwies sich bislang eine Holdingstruktur als vorteilhaft, wobei die operative Gesellschaft (GmbH) von einer ebenfalls als GmbH gestalteten Gesellschaft gehalten wurde, welche ihrerseits von dem / der Gründenden gehalten wurde. Vielfach wurde zwischen den beiden Gesellschaften noch eine Organschaft geschlossen, der ein Ergebnisabführungsvertrag zugrunde lag. Diese Struktur ermöglichte es einerseits, etwaige Gewinne lediglich mit einem kombinierten Steuersatz aus Gewerbe- und Körperschaftsteuer von circa 30% vorzubelasten, die dann als Ausschüttung von der natürlichen Person mit dem Abgeltungsteuersatz von 25% bezogen werden konnte. Andererseits war eine nahezu steuerfreie Veräußerung der operativen Gesellschaft möglich. Dieser Veräußerungserlös konnte dann wieder investiert werden und löste erst im Rahmen einer späteren Ausschüttung an den Gründer eine weitergehende Besteuerung in Höhe des Abgeltungsteuersatzes von 25% aus.

2021: Rechtsformneutralität bringt gleiche steuerliche Ergebnisse

Mit der Option zur Körperschaftsteuer können Gründende einer Personengesellschaft nunmehr das gleiche steuerliche Ergebnis erzielen, denn 2021 schuf der Gesetzgeber mit dem Körperschaftmodernisierungsgesetz eine Rechtsformneutralität bezüglich der Besteuerung von Unternehmen zwischen Personen- und Kapitalgesellschaften, indem er der Personengesellschaft ein Wahlrecht zur Körperschaftsteuer eingeräumt hat. Das aus gesellschaftsrechtlicher Perspektive oft vorteilhaftere Personengesellschaftsrecht kann also gewählt werden, ohne dadurch steuerliche Nachteile gegenüber einer Kapitalgesellschaft zu erleiden.

Steuerliche Rahmenbedingungen für Mitarbeitervergütungen

Genauso wichtig sind die steuerlichen Rahmenbedingungen für Mitarbeitervergütungen. In den letzten Jahren wurden hier zwar gesetzliche Änderungen vorgenommen, diese konnten aber nur unzureichend die Realität und Bedürfnisse der Start-ups abdecken. Im Kern geht die Besteuerung davon aus, dass Arbeit jeweils gleich besteuert und nicht einer unternehmerischen Beteiligung gleichgestellt werden soll: Die Besteuerung für den/die Gründenden selbst mit seiner/ihrer Gesellschaft gilt eben nicht für die Mitarbeitenden, obwohl sie, wie der/die Gründer*innen auch, ebenfalls ihre Arbeits- und Innovationskraft einbringen.

Echte Beteiligung als Instrument immer noch realitätsfern?

Vor diesem Hintergrund scheint der einfachste Weg eine echte Beteiligung der Mitarbeitenden am Unternehmen. So erhalten sie Gewinnausschüttungen und sind an Exit-Erlösen beteiligt. Sie erlangen im Gegenzug aber auch alle mit einer gesellschaftsrechtlichen Beteiligung verbundenen Rechte (etwa Teilnahme- und Stimmrechte) und Pflichten (beispielsweise Treuepflichten). Ein solcher gesellschaftsrechtlicher Einfluss ist aus Sicht des Gründenden nicht immer wünschenswert, da er seine gestalterische Freiheit einschränken kann. Steuerlich stellt sich bei echten Beteiligungen das Problem, wenn die jeweilige Beteiligung unter dem Verkehrswert des Unternehmens gewährt wird. Dann liegt ein geldwerter Vorteil in Höhe der Differenz vor, der mit Zufluss einer Besteuerung wie Lohn unterliegt, obwohl keine Liquidität erlangt wird (Dry Income).

Lösung der Dry Income-Problematik

Dieses Problem hat der Gesetzgeber im Juli 2021 mit § 19a EStG abzumildern versucht, indem die Besteuerung aufgeschoben wurde. Die Einzelheiten und Anforderungen an einen solchen Steueraufschub wurden aber als realitätsfern und unzureichend angesehen. Ungewöhnlich zügig reagiert der Gesetzgeber nun mit dem Zukunftsfinanzierungsgesetz hierauf:

• Die Besteuerung des geldwerten Vorteils aus der Beteiligung soll mit Veräußerung oder Beendigung des Arbeitsverhältnisses erfolgen; ab 2024 spätestens 20 statt bisher zwölf Jahre nach deren Übertragung.
• Im Falle des Rückerwerbs der Anteile bei Verlassen des Unternehmens soll nur die tatsächlich an den/die Mitarbeitenden gezahlte Vergütung maßgeblich sein, wodurch insbesondere in Leaver-Fällen, in denen der Kaufpreis in der Regel unterhalb des Verkehrswerts der Beteiligung liegt, das Risiko einer Besteuerung von nicht realisierten Werten entschärft wird.
• Eine Besteuerung wird weitergehend bis zum Zeitpunkt des tatsächlichen Verkaufs hinausgeschoben, wenn der/die Arbeitgebende auf freiwilliger Basis unwiderruflich erklärt, dass er/sie die Haftung für die einzubehaltende und abzuführende Lohnsteuer übernimmt.

Hierzu müssen die Beteiligungen

• nicht vom Arbeitgebenden selbst, sondern können auch durch (Gründungs-)Gesellschafter*innen gewährt werden;
• nicht solche des Unternehmens des Arbeitgebenden, sondern können auch konzernangehörige Beteiligungen sein.

Des Weiteren wird der Anwendungsbereich dergestalt ausgeweitet, dass

• begünstigte Unternehmen solche mit bis zu 1.000 Mitarbeitenden sind, die einen Jahresumsatz von höchstens 100 Mio. EUR oder eine Jahresbilanzsumme von höchstens 86 Mio. EUR aufweisen, wobei diese Schwellenwerte im Zeitpunkt der Übertragung der Beteiligung oder in einem der sechs vorangegangenen Kalenderjahre nicht überschritten sein dürfen, und
• der maßgebliche Gründungszeitraum des Unternehmens maximal 20 Jahre vor dem Beteiligungszeitpunkt liegen darf.

Steuerliche Stärkung unter anderem durch Pauschalbesteuerung

Weitergehend kann der durch die Anteilsübertragung gewährte geldwerte Vorteil bei dem Mitarbeiter pauschal mit einem Steuersatz in Höhe von 25% besteuert werden und unterliegt nicht mehr dem persönlichen Einkommensteuersatz. Auch wird der Freibetrag für die verbilligte oder unentgeltliche Überlassung von Mitarbeiterkapitalbeteiligungen vom Arbeitgeber ab 2024 von derzeit 1.440 auf 5.000 EUR jährlich erhöht, was auch zu einer Sozialversicherungsfreiheit in gleicher Höhe führt. Dies erfordert aber, dass es sich um eine freiwillige Leistung des Arbeitgebenden handelt, die grundsätzlich allen Mitarbeitenden des Unternehmens offensteht, die ein Jahr oder länger ununterbrochen in einem gegenwärtigen Dienstverhältnis zu diesem stehen. Daher ist dieses Tool für eine reine Managementbeteiligung nicht geeignet.

Was das Zukunftsfinanzierungsgesetz vermissen lässt

Bedauerlicherweise hat der Gesetzgeber keine Anpassung im Vermögensbildungsgesetz vorgenommen, auf welchem die Begünstigungen für die Mitarbeiterbeteiligungen aufbauen. Diese Regelungen kommen nicht zur Anwendung, wenn es sich beim Start-up um eine Personengesellschaft handelt, die sich für die Körperschaftsteuer entscheidet – und deshalb steuerlich wie eine Körperschaft behandelt wird.

Alternative Beteiligungsmodelle noch notwendig?

Dem Problem des Dry Income begegnete die Gestaltungspraxis bislang durch Hurdle- oder Growth Shares. Bei Hurdle Shares erfolgt lediglich eine Beteiligung an den zukünftigen Wertsteigerungen, weshalb diese im Zeitpunkt der Gewährung grundsätzlich nicht zu einem sofortigen steuerlich relevanten Lohnzufluss führen. Weiterhin haben sich Virtual Shares oder Virtual Options als Instrument der Incentivierung von Mitarbeitenden erwiesen. Mit solchen Ansprüchen vermeidet man wegen ihrer rein schuldrechtlichen Ausgestaltung eine gegebenenfalls nicht gewünschte Teilhabe an Zukunftsfragen des Unternehmens. Steuerlich betrachtet stellt lediglich die jeweilige (indirekte) Partizipation an den Gewinnen und/oder dem Exit-Erlös zu besteuernden Lohn dar. Dieser wird nach dem individuellen Steuersatz besteuert, sodass die steuerlichen Regelungen für Einkünfte aus Kapitalvermögen nicht angewendet werden. Dem/der Mitarbeitenden fließt hier nicht bereits mit Einräumung dieser Ansprüche etwas zu, sodass sich das Dry Income-Problem nicht stellt.

Fazit

Die Regierung ist das Thema verbesserter steuerlicher Rahmenbedingungen angegangen. Man ist dabei zwar noch lange nicht bei den Vergünstigungen, die andere Standorte insoweit genießen – aber es ist ein wesentlicher Schritt. Nun müssen die Gründenden die jeweiligen Weichen selbst stellen.

Zu den Autoren:

Dr. Matthias Geurts ist Partner bei der Kanzlei Schalast und berät Venture Capital-/Private Equity-Investoren in aufsichtsrechtlichen Strukturierungsfragen und Start-ups sowie Gründer bei der Optimierung ihrer Unternehmensgestaltung, deren Finanzierung und Mitarbeiter-beteiligungsmodellen.

Dr. Marc-Andre Rousseau ist Partner bei der Kanzlei Schalast für den Bereich Venture Capital/Start-ups. Er berät Venture Capital-Investoren, Family Offices und Angel-Investoren sowie Startups in allen rechtlichen Finanzierungsfragen sowie Start-ups bei Exit- und Gewinnbeteiligungsmodellen.

Soweit Investor*innen im Rahmen einer Finanzierungsrunde Eigenkapital zur Verfügung stellen, werden die Terms üblicherweise im Rahmen eines Beteiligungsvertrages vereinbart. Strukturell umfasst ein Beteiligungsvertrag eine Beteiligungs- und Gesellschaftervereinbarung (Investment and Shareholders Agreement). Die Beteiligungsvereinbarung beinhaltet die Struktur und die Konditionen des Investments, wohingegen die Gesellschaftervereinbarung die gegenseitigen Rechte und Pflichten der künftigen Gesellschafter*innen sowie das Verhältnis zur Gesellschaft definiert.

Beteiligungsvereinbarung

Regelmäßig werden die durch die Investor*innen zu übernehmenden Geschäftsanteile im Rahmen einer Bar-Kapitalerhöhung neu ausgegeben. Die Beteiligungsvereinbarung beinhaltet die wesentlichen Konditionen der Beteiligung und der hierfür zu erbringenden Gegenleistung ausgehend von der (im Rahmen eines Cap Table) festgelegten Pre-Money-Bewertung.

Die Gegenleistung der Investor*innen besteht zunächst aus dem unmittelbar zu leistenden Nominalwert. Als weitere Leistungen werden Zuzahlungen in die Kapitalrücklage der Gesellschaft gemäß § 272 Abs. 2 Nr. 4 HGB, die Einbringung von Darlehensforderungen (soweit Wandeldarlehen gewandelt werden sollen), Sachleistungen (häufig bei strategischen Investor*innen) oder sonstige Leistungen vereinbart. Die Leistungspflichten können hierbei von sog. Milestones abhängig sein, mithin von bestimmten durch das Start-up zu erreichenden Zielen. Zur Vermeidung von Konflikten sind eine klare Beschreibung der Ziele und ein Konfliktlösungsmechanismus sinnvoll. Aus Sicht der Gründenden, aber auch der weiteren Gesellschafter*innen, ist ferner ein Mechanismus wichtig für den Fall, dass ein Investor seine Leistungsverpflichtung nicht (vollständig) erfüllt. Eine solche Investor-Default-Klausel sieht regelmäßig die Rückübertragung der übernommenen Anteile durch den betroffenen Investor für den Fall seiner Nichtleistung vor.

Beteiligungsvereinbarungen enthalten zudem regelmäßig eine Verwässerungsschutzklausel. Diese räumt den Investor*innen das Recht ein, weitere neu auszugebende Geschäftsanteile zum Nominalwert zu übernehmen, falls in einer späteren Finanzierungsrunde Anteile an der Gesellschaft zu einem geringeren Anteilspreis als dem der gegenwärtigen Finanzierungsrunde ausgegeben werden (sog. Downround). Die Anzahl der zusätzlich auszugebenden Geschäftsanteile berechnet sich auf Grundlage der Ausgabepreise der betreffenden Finanzierungsrunden.

Häufig wird eine Weighted-­Average-Betrachtung vereinbart, bei der der gewichtete Durchschnittspreis aus dem Anteilspreis der Downround und der ursprünglichen Finanzierungsrunde gebildet wird. Die Investor*innen werden nachträglich so gestellt, als hätten sie zwar nicht zum

Anteilspreis der Downround gezeichnet (dies wäre ein recht investorenfreundlicher Full-Ratchet-Verwässerungsschutz), aber zu dem entsprechend definierten Durchschnittspreis.

Wichtig in der Beteiligungsvereinbarung sind ferner die dort beinhalteten Garantieregelungen und deren Rechtsfolgen. Hierbei zu unterscheiden sind sog. Title-Garantien, die insbesondere das Bestehen des gesellschaftsrechtlichen Status der Gesellschaft und der Geschäftsanteile betreffen, von den Business- und/oder Company-Garantien, die den (auch operativen) Status der Gesellschaft umfassen. Abhängig vom Zuschnitt des Geschäftsbetriebs und dem Sicherungsinteresse des/der Investor*in werden die operativen Themen häufig umfassend in einem Garantiekatalog abgebildet. Im Gegensatz zu Exit-Transaktionen sind Freistellungen für Themen aus einer Due Diligence grundsätzlich nicht gebräuchlich, hier können aber sog. Post-Closing-­Conditions verlangt sein, durch die den Gründenden Pflichten nach Signing auferlegt werden, um bestehende rechtliche Themen zu lösen.

Gebräuchlich sind Haftungs-Cap, etwa in Höhe des Gesamtinvestments des/der betreffenden Investor*in und/oder der betreffenden Finanzierungsrunde. Für die persönliche Haftung der Gründenden (soweit etwa bei einem Early-Stage-Investment vereinbart) wird häufig auf einen Cap in der Größenordnung eines Jahresgehalts der Gründenden zurückgegriffen. Die beste Absicherung der Gründenden ist jedoch eine gewissenhafte Offen­legung der Themen gegenüber dem/der Investor*in, da die Kenntnis der Investor*innen von einem Sachverhalt einen Garantieverstoß auf dieser Grundlage ausschließt. Im Sinne der Vermeidung von Konflikten empfiehlt es sich, die Art der Offenlegung in der Beteiligungsvereinbarung zu referenzieren, etwa unter Bezugnahme auf den dokumentierten Status eines Datenraums.

Gesellschaftervereinbarung

Die Gesellschaftervereinbarung regelt im Wesentlichen die Rechte und Pflichten der Gesellschafter*innen untereinander und gegenüber der Gesellschaft. Regelmäßig unterliegen die Geschäftsanteile bestimmten Verfügungsbeschränkungen, die festlegen, ob und in welchem Umfang diese übertragen und/oder belastet werden dürfen. Die Gründenden werden häufig für einen definierten Zeitraum generell daran gehindert sein, über ihre Anteile ohne Zustimmung der Investor*innen zu verfügen (sog. Lock Up). Üblich ist zudem die Vereinbarung eines Vorerwerbsrechtes (Right of First Refusal) und eines Mitverkaufsrechts (Tag-Along). Umgekehrt sind (Minderheits-)Gesellschafter*innen beim Vorliegen bestimmter weiterer Bedingungen auf Verlangen regelmäßig verpflichtet, ihre Beteiligung an einen Dritten mitzuver­äußern (Mitverkaufspflicht bzw. Drag-Along).

Mittels der sog. Liquidationspräferenz (Liquidation Preference) erhalten die Investor*innen im Rahmen eines Erlösereignisses, insbesondere eines Exits, vorrangig ihre Investitionssumme. Marktüblich ist hier derzeit ein Vorzug in Höhe des 1,0-Fachen des getätigten Investments. Verbleibende Erlöse werden anteilig auf alle Gesellschafter*innen verteilt, wobei sich die Investoren den Erlösvorzug anrechnen lassen müssen (Non-Participating-Liquida­tion-Preference).

Für Gründende wesentlich ist die Regelung zum Vesting. Diese legt fest, welche Konsequenzen das Ausscheiden eines Gründenden aus seiner Tätigkeit bei der Gesellschaft auf seine Beteiligung hat. Anknüpfend an ein bestehendes Beschäftigungsverhältnis (i.d.R. Geschäftsführeranstellungsvertrag) werden bestimmte Ausscheidensszenarien in sogenannte Good-Leaver- und Bad-Leaver-Fälle aufgeteilt. Da das selbstverschuldete Ausscheiden eines Gründenden sanktioniert werden soll, muss dieser in Bad-Leaver-Fällen (i.d.R. Kündigung durch die Gesellschaft aus wichtigem Grund gemäß § 626 BGB; Straftaten gegenüber der Gesellschaft) sämtliche Anteile zum Nominalwert abgeben. In Good-Leaver-­Fällen wird er, abhängig von der Dauer der Zugehörigkeit zur Gesellschaft, einen Teil seiner Anteile behalten dürften (die „gevesteten“ Anteile). Mitunter sind diese treuhänderisch auf einen anderen Gesellschafter zu übertragen.

Ferner werden in der Gesellschaftervereinbarung Regelungen zur Corporate Governance und zum Wettbewerbsverbot enthalten sein. Mitsprache- und Informa­tionsrechte stellen ­sicher, dass die Investor*innen bzw. die Investor*innenmehrheit bei bestimmten Grundsatzentscheidungen, ein Mitspracherecht erhält. Üblich sind Zustimmungsvorbehalte, im Einzelfall die Einrichtung eines Beirats und regelmäßig die Verabschiedung einer Geschäftsordnung für die Geschäftsführung.

Fazit

Ein Beteiligungsvertrag beinhaltet überwiegend Standard­regelungen, wobei sich im Detail gründer*innen-/oder investor*innenfreundliche Ausgestaltungen zeigen. Bei den Verhandlungen über die Ausgestaltung dieser Regelungen ist im Einzelfall ein Ausgleich zu finden zwischen dem (Sicherungs-)Interesse der Investor*innen und den Interessen der Gründenden.

Die Autoren:
Alexander Weber, LL.M. ist Rechtsanwalt und Partner bei Heuking Kühn Lüer Wojtek in München.
Roman Ettl-Steger, LL.M. (King’s College London) ist Senior Associate im Bereich Venture Capital am Münchner Standort derselben Kanzlei, www.heuking.de

Nicht zuletzt die Covid-19 Pandemie hat gezeigt, dass sich der Arbeitsmarkt verändert. Zeit- und ortsunabhängiges Arbeiten wird mehr gefordert denn je – sei es von Arbeitnehmenden oder Arbeitgebenden. Die tatsächliche Umsetzung von Remote Work über Ländergrenzen hinweg ist jedoch auf dem Papier leichter als in der Arbeitswelt. Während Prozesse und Strukturen vergleichsweise unkompliziert angepasst werden können, stellen komplexe, rechtliche Anforderungen in den jeweiligen Ländern die größere Herausforderung dar. Konkret lohnt sich für Unternehmen daher zunächst die Frage: Welche Compliance Aspekte gibt es zu beachten?

Andere Länder, andere Sitten

Angefangen bei Arbeitserlaubnissen, müssen Unternehmen die rechtlichen Gegebenheiten individuell für jedes Land prüfen. Sobald die Arbeitsgenehmigung vorhanden ist, warten aber weitere Herausforderungen, die viel Bürokratie und wenig Gestaltungsfreiraum mitbringen. Steuervorgaben, Sozialversicherungen und Arbeitsschutzregelungen unterscheiden sich oft von Land zu Land, insbesondere außerhalb der EU. Bevor also ein Arbeitsverhältnis zwischen Unternehmen und Mitarbeitende aus dem Ausland eingegangen wird, müssen beide Parteien sich mit Fragen zu Probezeiten, verpflichtenden Sozialleistungen und Mindesturlaub auseinandersetzen oder – bestenfalls – bereits auseinandergesetzt haben.

Da die Anforderungen und Informationen zu internationalen Arbeitsbedingungen sehr vielfältig und komplex oder zum Teil auch schwer zugänglich sind, empfiehlt sich eine Employer of Record-Lösung. Diese ermöglicht Unternehmen, Mitarbeitende weltweit einzustellen, ohne dafür Niederlassungen oder Tochtergesellschaften zu gründen und verantwortet zudem Personalprozesse. Ab einer gewissen Größe können EOR-Lösungen jedoch sehr kostspielig werden. Deshalb müssen Unternehmen abwägen, inwiefern sich der Einsatz der finanziellen Ressourcen für den grenzübergreifenden Zugang zu qualifizierten Mitarbeitenden lohnt. Und erst, wenn sichergestellt wurde, dass alle rechtlichen Bedingungen erfüllt werden können, folgt der nächste Punkt auf der Agenda: Mitarbeitende weltweit mit dem richtigen aber auch sicherem Equipment ausstatten.

Einheitliches Equipment überall – aber bitte nur mit sicheren Daten

Um ihrer Tätigkeit – zumindest technisch – überhaupt erst nachgehen zu können, benötigen Arbeitnehmende die nötige Ausstattung. Laptops, Smartphones und alle weiteren erforderlichen Endgeräte müssen dementsprechend an Orte auf der ganzen Welt verschickt werden. Als weniger problematisch erweisen sich dabei Lieferungen in die USA, EU oder UK. Der Versand in Drittstaaten hingegen ist aufgrund von hohen Zöllen und damit verbundenen Auflagen oft mit hohem logistischem Aufwand verbunden. Um Lieferungen auf globaler Ebene zu vereinfachen und zu automatisieren, bieten sich auf dem Markt verschiedene Software-Lösungen an.

Als weitere Herausforderung kommt die Sicherheit der Daten hinzu, mit denen Arbeitnehmende und Arbeitgebende von überall aus arbeiten. Anders als bei einem festen Bürostandort mit stationären Computern, lassen sich Daten in remote-first Unternehmen nur schwer überwachen. Um die Datensicherheit trotzdem zu gewährleisten, setzen an dieser Stelle Mobile-Device-Management-Systeme an. Damit werden Computerdaten unabhängig von Zeit und Ort sicher verwaltet – auch bei Offboarding-Prozessen. Sind die Mitarbeitenden erst einmal ausgestattet, die Daten gesichert und die Arbeit erledigt, stehen Gehaltszahlungen an.

Die nächste Herausforderung: Währungen weltweit

Sobald Arbeitnehmende von unterschiedlichen Ländern aus arbeiten, bedeutet das für Unternehmen häufig, die Gehälter in lokalen Währungen auszuzahlen. Damit sind gleichzeitig Wechselkursrisiken und hohe Spesen verbunden. Ein Lösungsansatz, um Spesen zu reduzieren, stellt die aktive Zusammenarbeit mit Banken dar. Insbesondere moderne Online-Banken wie Revolut, Wise, n24 bieten den zusätzlichen Vorteil, Überweisungen mit verringerten Wechselkursrisiken zu tätigen. Doch neben der rechtmäßigen Bezahlung von Gehältern sehen sich viele Unternehmen mit einer weiteren Schwierigkeit konfrontiert: Alle Mitarbeitenden gleich zu behandeln.

Gleichbehandlung vs. Gesetze

Arbeitskräfte in der ganzen Welt einzustellen, hat zur Folge, dass für diese unterschiedliche Gesetze gelten. Auch wenn Unternehmen den Anspruch haben, alle Mitarbeitenden gleich zu behandeln, stoßen sie spätestens bei dem Thema Urlaubs- und Feiertage an ihre Grenzen. Die Anzahl der gesetzlichen Urlaubstage ist in jedem Land individuell festgelegt. Auch die gesetzlichen Feiertage unterscheiden sich von Land zu Land. Hinzu kommen Ausnahmen, in denen Länder zu besonderem Anlass zusätzliche Feiertage vergeben, wie beispielsweise am Todestag von Queen Elizabeth in den UK. Außerdem werden Feiertage, die auf einen Sonntag fallen, in manchen Ländern laut Gesetz mit einem Urlaubstag ausgeglichen oder sogenannte ‘Floating Holidays’ vergeben, an die sich gehalten werden muss. Und Zuschläge, zum Beispiel für Nacht- oder Wochenendarbeit, variieren ebenfalls. Da nicht alle Länder einheitliche Regelungen haben, sind Unternehmen also gezwungen, eine gerechte Lösung unter Einhaltung aller Gesetze zu finden. Ein Lösungsansatz hierfür sind beispielsweise individuelle Benefits für alle Mitarbeitende, damit ungleiche Gesetze kompensiert werden. Und obwohl eine Reihe von Schwierigkeiten auf remote-first Unternehmen zukommen, weist Fernarbeit trotzdem zentrale Vorteile auf.

Wo Herausforderungen liegen, warten auch Chancen

In Zeiten von Fachkräftemangel ermöglicht es Remote Work, qualifizierte Mitarbeitende auf der ganzen Welt zu finden. Die Suche nach Personal muss nicht mehr nur auf ein Land oder eine Stadt, in der Unternehmen sitzen, beschränkt werden, sondern kann international ausgedehnt werden. Auf der anderen Seite haben Arbeitnehmende, die aufgrund ihrer familiären Situation oder anderer Ursachen ortsgebunden sind, genauso die Möglichkeit, ein passendes Unternehmen zu finden.

Zudem wirkt sich ein internationales Team vor allem auf global agierende Unternehmen positiv aus. Multikulturelle Teams, die unterschiedliche Zeitzonen abdecken und verschiedene Sprachen sprechen, können wegen ihrer unterschiedlichen Hintergründe wertvollen Input liefern, da sie selbst unterschiedliche Zielgruppen darstellen – und davon profitieren Unternehmen auf wirtschaftlicher sowie Mitarbeitende auf persönlicher Ebene.

Da das Thema Work-Life-Balance innerhalb des aktuellen gesellschaftlichen Wandels immer mehr an Bedeutung gewinnt, schafft Fernarbeit einen weiteren Vorteil: Flexibles Arbeiten unabhängig von Zeit und Ort. Mitarbeitende sparen sich beispielsweise den Weg zur Arbeit und können sich Arbeitszeiten selbst einteilen. Und Unternehmen gewinnen an Attraktivität, während sie geeignetes Personal weltweit finden können.

Fazit: Nicht alles auf einmal und schon ist Remote Work möglich

Auch wenn internationale Länder und Gesetze viele Hürden für Remote-Arbeit darstellen, liegen darin große Chancen, mit denen sich Unternehmen Wettbewerbsvorteile verschaffen können. Dabei können durchaus Kompromisse eingegangen werden, indem das Recruiting zunächst in spezifische Länder oder Ländergruppen, wie zum Beispiel innerhalb der EU, erweitert wird. Wichtig ist letzten Endes, eine Balance zwischen eingesetzten Ressourcen und daraus resultierenden Benefits zu finden – sodass letztendlich das “friendly” in remote-friendly in den Vordergrund rückt und das Unternehmen noch attraktiver macht.

Die Autorin Lydia Kothmeier ist VP of Operations bei Storyblok, Anbieter eines Headless Content Management System (Headless CMS). Mit Hintergrund- und Fachwissen aus M&A, Financial Planning & Analysis, People Management sowie Erfahrung als Business Consultant und als Prokuristin, kann Lydia heute umso mehr Kenntnisse in ihrer Tätigkeit anwenden.

Es ist ein Thema, über das Unternehmer*innen und Geschäftsführer*innen zumeist ungern sprechen, doch das ihnen gleichfalls ebenso Sorgen bereitet. Was tun, wenn Mitarbeitende betrügen? Leider kommt es vor, dass Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen ihren Arbeitgebenden beispielsweise bestehlen, bei den Arbeitszeiten betrügen oder sich gar in eine Bestechung verwickeln lassen. Unternehmensbetrug kann so facettenreich sein, dass man die Art und Weise mitunter lange nicht durchschaut oder sich überhaupt ausmalen kann.

Der Schaden kann vielfältig sein

Nicht immer fällt der Betrug am Arbeitgebenden durch fehlende Gewinne auf. Es gibt durchaus Fälle, in denen der finanzielle Aspekt gar nicht relevant ist. Bei diesen Fällen geht es um entwendete Gegenstände, die den Unternehmer bzw. die Unternehmerin nicht viel gekostet haben. Konkret können dies beispielsweise Gadgets für Kunden sein, die in Einzelfällen nicht funktionieren und somit ein Imageproblem darstellen.

Es gibt aber auch Fälle, bei denen innerhalb eines Unternehmens Dinge passieren, die auffällig sind, aber noch keine klare Absicht erkennen lassen. Besonders hohe Strom- oder Wasserrechnungen, starker Mehrverbrauch von Materialien, aber auch Vorkommnisse, die die Sicherheit von Mitarbeitenden oder Arbeitsabläufe betreffen. Ebenso wenn Vermutungen hinsichtlich eines Arbeitszeitbetrugs, unerlaubter Nebenbeschäftigungen oder Zweifel bei Spesenabrechnungen bestehen, sollten Arbeitgebende aktiv nachforschen.

Manche Betrugsfälle fallen zunächst auch gar nicht auf. Hier werden nur kleinste Diebstähle begangen oder minimale Veränderungen vorgenommen oder es kommt über einen längeren Zeitraum zu unregelmäßigen, aber insgesamt vielen kleinen Aktionen. Das können aktive sein, aber auch passive wie das Nichtbeachten von Verpflichtungen oder Zuständigkeiten. Insbesondere Wirtschafts- oder Versicherungsbetrug gehören hier zu Gefahren, die oft erst nach Jahren oder gar Jahrzehnten auffallen und zu einer Katastrophe, ja sogar zum Untergang eines Unternehmens führen können.

Nicht gleich wie die Axt im Walde

Die Herausforderung innerhalb eines Unternehmens ist die Vielzahl von Personen, die potenziell infrage kommen. Sei es durch unterschiedliche Arbeits- oder Prozessstationen oder große Abteilungen. Was Geschäftsführer*innen also auf jeden Fall vermeiden sollten, ist gleich wie die Axt im Walde zuzuschlagen und ein Exempel zu statuieren. Denn nichts ist für Arbeitgebende schlechter, als durch vorschnelle Verdächtigungen im schlimmsten Fall das Vertrauen eines ganzen Teams zu verlieren. Und es gilt zu bedenken: Mitarbeitende reden auch abteilungsübergreifend miteinander. Ein vertrauensvolles Arbeitgebende-Arbeitnehmende-Verhältnis sollte immer oberste Priorität haben. In der Regel wird ein Betrug nur von einer Person oder einer kleinen Personengruppe begangen. Dabei muss nicht immer das Offensichtlichste auch richtig sein. Bei zu schneller Verurteilung kann es sogar passieren, dass die falsche Person verantwortlich gemacht wird und die tatsächlichen Verantwortlichen durch diese Vorwarnung ihre Spuren verwischen können.

Spuren nachverfolgen bis zur Quelle

Die Verantwortlichen bei Unternehmensbetrug können an den unterschiedlichsten Stellen sitzen. Für eine erfolgreiche und vor allem richtige Aufklärung gilt es mit viel Feingefühl und Geduld vorzugehen. Neben der Gefahr falscher Verdächtigungen muss auch bedacht werden, dass die ausführenden Personen nicht unbedingt auch die Drahtzieher sein müssen. So kann die kriminelle Intention von jemandem ausgehen, der außerhalb des Unternehmens agiert, ein Wettbewerber oder eine kriminelle Organisation zum Beispiel. Es ist aber auch möglich, dass Personen mit höheren Positionen im Unternehmen persönliche verdeckte Ziele verfolgen.

Maßnahmen wie offene Bestechungen, Drohungen, Erpressungen oder wesentlich perfideres „Einweben“ von Strohmännern, um diese anschließend „gefügig“ zu machen, sind im Bereich der Möglichkeiten. Wenn in solchen Fällen ein Detektiv engagiert wird, ist dessen erster Schritt: Informationen sammeln. Hier geht der Detektiv je nach Herausforderung unterschiedlich vor. Alles, was man aus Kriminalfilmen kennt, ist theoretisch auch in der Realität möglich. Auftreten als Lieferant, Handwerker, Techniker, das Nutzen von versteckten Kameras, Mikrophonen oder Drohnen. Ein hoch technologisiertes Equipment allein macht aber noch keinen guten Detektiv. Viel wichtiger sind Anerkennungen durch den Bund der internationalen Detektive, BID, und die DGFK, Deutsche Gesellschaft für Kriminalistik. Diese Mitgliedschaften werden nur an Detekteien vergeben, die sich als professionell und vertrauenswürdig auf ihrem Gebiet erwiesen haben.

Der Autor Michael Günther ist Detektiv und Gründer der Detektei Günther in Bremen.

Als Unternehmer*in und Arbeitgeber*in ist man in der Verantwortung, Verträge rechtskonform abzuschließen und alle arbeitsrechtlichen Vorschriften einzuhalten. Anwaltliche Unterstützung ist nicht nur beim Formulieren von Kündigungen oder Abmahnungen ratsam. Denn auch der Arbeitsvertrag muss natürlich fehlerfrei sein.

Fair und rechtskonform: Was muss im Arbeitsvertrag stehen?

Die Gründung ist erfolgt und nun werden Mitarbeitende eingestellt. Doch wie führt man ein Bewerbungsgespräch und was gehört in den Arbeitsvertrag? Viele Berliner Start-ups arbeiten mit einem Rechtsanwalt für Arbeitsrecht in Berlin zusammen und profitieren von rechtssicheren und fairen Verträgen. Wer als zukünftige(r) Arbeitgeber*in Konflikten im Bezug auf den Urlaub, den Kündigungsschutz oder die Bezahlung von Überstunden aus dem Weg gehen möchte, sollte beim Arbeitsvertrag keine Kompromisse eingehen. Übrigens kann ein(e) Arbeitsrechtsanwalt*in auch als Berater*in für die ersten Bewerbungsgespräche zur Verfügung stehen. Fehler oder mangelnde Eindeutigkeit in mündlichen Absprachen und in Schriftform können langfristig Ärgernisse nach sich ziehen und sollten vermieden werden.

Mitarbeiter*in schaltet Anwalt ein: Was tun?

Grundsätzlich gibt es vor dem Arbeitsgericht weder für den Arbeitgebenden noch für den Arbeitnehmenden Anwaltszwang. Davon abgesehen, sollte ein Unternehmen nicht ohne eigenen Rechtsbeistand auftreten, wenn die Gegenseite bereits einen Anwalt bzw. eine Anwältin eingeschaltet hat. Bei tiefgreifenden Streitigkeiten die vor dem Landes- oder Bundesarbeitsgericht verhandelt werden, besteht grundsätzliche Anwaltspflicht. Um eine Streitigkeit vorher beizulegen und es nicht soweit kommen zu lassen, empfiehlt es sich, frühzeitig mit einem Anwalt bzw. einer Anwältin zu kooperieren und sich unterstützen zu lassen. Als Nicht-Jurist*in ist es nicht möglich, Recht zu bekommen und sich gegen die anwaltlich gestützten Forderungen zu wehren. In diesem Fall kann der Arbeitgeber bzw. die Arbeitgerberin sogar recht haben, doch Recht bekommen wird er/sie im Regelfall nicht.

Der Unternehmenskauf - eine komplexe Angelegenheit

Wer ein bestehendes Unternehmen aufkauft, sollte die Vertragsabwicklung nicht ohne juristischen Beistand vornehmen. Handelt es sich um eine Firma mit Angestellten, ist ein Anwalt bzw. eine Anwältin für Arbeitsrecht umso wichtiger, da es zusätzliche Fragen zu klären gibt. Dem gegenüber kann man unkompliziert in die Freiberuflichkeit starten, da man in diesem Fall keine Verantwortung für Mitarbeitende eingeht. Neben dem Unternehmenskauf spielt die rechtssichere Abwicklung auch beim Firmenverkauf oder im Falle einer drohenden Insolvenz eine essenzielle Rolle. Hier geht es nicht nur um große Geldsummen, sondern um die Vertragserfüllung gegenüber den Mitarbeitenden.

Um eine Klageflut zu umgehen und sich von Anfang an abzusichern, sollten Kündigungs- und Aufhebungsverträge grundsätzlich rechtssicher sein.

Ein(e) Unternehmer*in haftet für seine Firma und ist zur Einhaltung aller arbeitsrechtlichen Vorschriften verpflichtet. Doch Hand aufs Herz: Welche(r) Gründer*in und Jungunternehmer*in kennt all die gesetzlichen Vorschriften aus dem Effeff? Die beste Strategie für eine reibungslose Gründung und Mitarbeitendenanstellung beruht auf den Kompetenzen eines Anwalts bzw. einer Anwältin für Arbeitsrecht. Diese kennen die Fallstricke und wissen, welcher Ausdruck in einem Vertrag welche Bedeutung hat. Rechtssicherheit ist ein wichtiges Fundament für Arbeitgeber*innen, die unanfechtbare Verträge abschließen möchten.

Die firmeneigene Webpräsenz ist für Unternehmen ein wichtiger Baustein für wirtschaftlichen Erfolg. Eine ansprechende Webseite oder ein informativer Blog sorgen für Kundenbindung und Neukundengewinnung. Zur attraktiven Webseitengestaltung gehören auch visuelle Elemente wie Fotos oder Grafiken. Den Unternehmen ist in der Regel bekannt, wie wichtig der Erwerb von Lizenzrechten ist, bevor ein Bild auf der eigenen Firmenseite online gestellt werden kann. Trotz aller Sorgfalt bei der rechtssicheren Bildernutzung kommt es dennoch zu bösen Überraschungen. Eine vermeintlich sichere Lizenz entpuppt sich als Verstoß gegen Urheber- oder Persönlichkeitsrechte – und hohe Kosten drohen.

Es gibt für die rechtssichere Nutzung von Bildern eine ganze Reihe an Regeln zu beachten. Es gibt allerlei Fallstricke, in die Unternehmen unbewusst hineinstolpern können. In diesem Beitrag informiert wir, wie sich Unternehmen rechtlich eindeutig absichern können, wenn sie Bilder für ihre Online-Firmenpräsenz nutzen wollen.

Grundsätzlich für die Lizenzierung sorgen

Im Streitfall um Nutzungsrechte muss der Verwender beweisen, dass er dieses Recht erworben hat. Die Beweislast liegt also beim Unternehmen, das ein Foto nutzen möchte. Es muss deshalb für jedes Foto vorab die Lizenz einholen und klären, ob es auf der eigenen Firmenwebseite eingesetzt werden darf.

Gerichte erwarten in diesem Punkt große Sorgfalt: Wer also Bilder einsetzen möchte, muss deren Herkunft lückenlos nachvollziehbar machen. Wie Abmachungen und Verträge den Weg vom Fotografen als Urheber bis zum Nutzungsrecht des Verwenders geebnet haben, muss dokumentiert sein.

Oft besteht der Irrtum, dass die Geldzahlung für eine Lizenz damit gleichbedeutend sei, man hätte das Foto quasi käuflich erworben und könne damit tun, was man möchte. Im Medienbusiness verwenden Profis detaillierte Rechtekataloge, wenn sie eine umfassende Nutzungserlaubnis erwerben wollen. Es ist entscheidend, dass ein Unternehmen diesen Prozess gewissenhaft regelt.

Eigene Fotos erstellen

Auf den ersten Blick scheint die rechtliche Situation unkompliziert, wenn der Nutzer gleichzeitig der Fotograf ist. An selbst aufgenommenen Fotos hat der Urheber das volle Nutzungsrecht. Doch wie sieht die Situation aus, wenn das Foto von einer GbR genutzt wird und jener Gründer das Unternehmen verlässt, dessen Foto auf der Webseite eingesetzt wird? Derartige Fragen werden selten im Gründungsprozess geregelt und führen später zu Streitfällen. Neben dem Urheberrecht spielen auch Persönlichkeitsrechte eine Rolle: Sind Personen auf einem Foto abgebildet, hängt die Verwendung des Fotos von ihrer Zustimmung ab. Das Gleiche gilt, wenn eine ganze Personengruppe abgebildet ist.

Das Internet als Bildquelle

Beauftragt das Unternehmen angestellte Mitarbeiter mit der Fotoerstellung, ist das juristisch unproblematisch. Nutzungsrechte stehen dem Unternehmen zu, wenn die Fotoerstellung für Unternehmenszwecke zu den Mitarbeiteraufgaben gehört. Allerdings ist es empfehlenswert, eine entsprechende Regelung in den Arbeitsvertrag aufzunehmen.

Die Bildbeschaffung über Dritte kennt meistens zwei Wege. Entweder wird ein externer Fotograf beauftragt oder passende Bilder werden im Internet gesucht. Bei Stockfotos oder generischen Motiven ist es meistens am einfachsten, bereitgestellte Bilder aus dem Internet herunterzuladen.

Doch genau hier lauern Risiken: Viele Bilder stehen scheinbar kostenlos zur Verfügung. Aber das bedeutet nicht, dass ein kostenloses Foto auch frei nutzbar ist. Übersieht man hier wichtige Bedingungen, drohen erhebliche Kosten. Das betrifft hohe Nachzahlungen bei den Lizenzgebühren sowie Opportunitätskosten. Diese entstehen, wenn sich Zeitverluste, Rechtsstreitigkeiten und Vertrauensschäden summieren. Besser ist es, Geld für den Erwerb von passenden Nutzungsrechten zu investieren, anstatt im Internet viel Zeit für die Suche nach angeblich kostenlosen Bilderquellen zu verschwenden.

Bildersuche per Suchmaschine

Wo liegen die Ursachen, wenn Bildnutzer in rechtliche Probleme geraten? Ein wichtiger Grund ist die Angebotsfülle an Fotos in Suchmaschinen. Beliebt ist beispielsweise die Google-Bildersuche: Denn über Suchbegriffe öffnen sich gewaltige Fotosammlungen. Dabei bietet Google eine Filterfunktion an, mit der sich nach vermeintlich lizenzfreien Fotos suchen lässt. Schnell wird dann beim passenden Motiv zugegriffen. Allerdings garantiert Google nicht, dass die gefilterten Fotos tatsächlich den gesuchten Kriterien entsprechen.

Genau hier liegt das Risiko für eine Abmahnung. Das Schlagwort "Nutzungsfreigabe" ist wenig aufschlussreich. Es lässt sich damit nicht herleiten, welchen konkreten Nutzungsbedingungen das Foto unterworfen ist und welche Einschränkungen bestehen.

Die Google-Bildersuche eignet sich lediglich zur internen Vorauswahl. Findet man ein passendes Motiv, ist die Recherche nach den dazugehörigen Nutzungsbedingungen unverzichtbar.

Stockfotos beschaffen

Spezialisierte Datenbanken stellen sogenannte Stockfotos bereit. Sie eignen sich, wenn man keine individuell erstellten Aufnahmen benötigt. Die finanzielle Spannbreite reicht von kostenlos über Pauschaltarif bis zu exklusiven Nutzungsrechten für einige Tausend Euro Lizenzgebühr. Fotomaterial aus diesen Agenturangeboten sollten nie einfach heruntergeladen und in die eigene Webpage eingebaut werden. Zuerst sollten Lizenzbedingungen bei Bilddatenbanken geprüft werden.

Produktbilder als Sonderfall

Auch bei Produktbildern tragen die Händler Verantwortung für den Erwerb der Nutzungsrechte. Keineswegs kann ein beliebiges Produktfoto aus dem Internet verwendet werden – auch wenn es um das gleiche Produkt geht. Hersteller bieten registrierten Händlern oft an, entsprechende Produktfotos zu verlinken oder für Onlineshops herunterzuladen. Werden keine weiteren Angaben genannt, dürfen Händler das Foto für das eigene Verkaufsangebot nutzen.

Anders sieht es mit Fotos im eingerichteten Pressebereich aus. Diese Fotos dürfen nicht für Verkaufsangebote eingesetzt werden. Verwenden Händler solche Fotos ohne Rücksprache, gehen sie das Risiko einer Abmahnung ein. Auch beim Produktbild gilt: Der Hersteller muss klären, ob und zu welchen Bedingungen er das Bild verwenden kann.

Nutzungsrechte vertraglich sichern

Eine Nutzungsvereinbarung kann theoretisch auf vielerlei Weise geschlossen werden – zum Beispiel per Handschlag. In der Praxis empfiehlt sich jedoch eine schriftliche Dokumentation per Dokument oder zumindest per E-Mail.

Bilderverletzung – welche Folgen drohen?

Wer mit Nutzungsrechten nachlässig umgeht, riskiert hohe Konsequenzen. Bei Bilddiebstahl hat ein Fotograf viele Ansprüche. Abmahnen kann er jeden, der auf rechtswidrige Art die Fotos nutzt. Will der Nutzer ihn an den Lieferanten verweisen, muss der Fotograf das nicht hinnehmen. Ganz im Gegenteil kann er beide Seiten abmahnen lassen – Unternehmen und Bildlieferanten.

Ist die Fotonutzung illegal, drohen dem Nutzer Auskunfts- und Unterlassungsansprüche, Schadenersatz sowie Anwaltsgebühren. Leider lässt sich der Sachverhalt nicht durch Löschen des Fotos auf der eigenen Webseite bereinigen. Das muss in rechtlicher Hinsicht mit der gleichzeitigen Abgabe einer sogenannten strafbewehrten Unterlassungserklärung verbunden sein. Sonst droht Klage.

Der Autor: Die Tätigkeitsschwerpunkte von Rechtsanwalt Dr. Michael Metzner sind Gewerblicher Rechtsschutz, Medienrecht und Urheberrecht. Seine Kanzlei berät Onlineshop-Betreiber, Onlinehändler sowie eine Vielzahl an Unternehmen im Segment E-Commerce.

Sich im E-Commerce selbständig machen – davon träumen viele Menschen. Zumal der Onlinehandel mit der Corona-Krise und der fortschreitenden Digitalisierung immer weiter an Attraktivität gewinnt. Es wird dabei jedoch unterschätzt, dass es nicht einfach ist, die Eröffnung von Onlineshops rechtssicher, effektiv und nachhaltig zu gestalten.

Ein wesentlicher Schritt ist die Anmeldung einer Marke, um das mühsam aufgebaute Unternehmen zu schützen. Dabei kommt es darauf an, ob man eine Marke für den deutschen Markt, die EU oder weltweit anmelden möchte. Doch das sind nicht die einzigen Details, die bei der Anmeldung der Marke wichtig sind. Im Folgenden liest du, wie man bei der Anmeldung richtig vorgeht und worauf man dringend achten sollte.

Die Markenanmeldung

Es besteht bei der Markenanmeldung grundsätzlich kein Zwang, einen Anwalt zu nehmen. Geht die Anmeldung schief, werden die Kosten vom Amt allerdings nicht erstattet. Zudem können durch Widersprüche oder Abmahnungen durchaus vierstellige Beträge zusammenkommen. Bei der Wahl des Markenamtes sollte man sich zunächst die Frage stellen, wo die Kunden sitzen, die man in den ersten Jahren überwiegend beliefert. Ist das zu 80 Prozent Deutschland, spricht einiges dafür, eine deutsche Marke anzumelden. Für die Schweiz sollte es dagegen eine internationale Registrierung sein.

Wichtig ist auch, ob der E-Commerce nur im eigenen Onlineshop oder zusätzlich auf Plattformen wie Amazon Marketplace erfolgen soll. Im zweiten Fall sollte die Marke für die Amazon Brand Registry geeignet sein – denn dafür verlangt Amazon bestimmte Voraussetzungen.

Der Name des Shops

Man muss sich bei der Anmeldung zudem darüber bewusst sein, dass man zum einen den Namen des Shops und zum anderen die Marken der angebotenen Produkte oder Dienstleistungen schützen kann. Der wohl größte Fehler vor der Anmeldung ist eine unzureichende Recherche nach älteren Marken, Firmennamen oder Unternehmenskennzeichen, die mit der eigenen Anmeldung kollidieren könnten. Denn bei Marken gilt das Prioritätsprinzip. Salopp ausgedrückt: Wer zuerst kommt, mahlt zuerst. Dabei gilt, dass auch ähnliche, verwechslungsfähige Marken neue Anmeldungen verhindern können. Die Verwechslungsfähigkeit ist eine komplizierte Rechtsfrage.

Die Pflege der Marke

Ist die Marke eingetragen, vergessen Onlinehändler*innen oft die nötige Pflege. Bei rund 15.000 monatlichen Anmeldungen allein beim EUIPO ist die Gefahr kollidierender Anmeldungen groß. Passt man nicht auf, rücken konkurrierende Zeichen an die eigene Marke heran und die Marke droht zu verwässern oder wertlos zu werden. Ein konsequentes Vorgehen gegen Markenverletzer*innen ist also angebracht. Im Übrigen verfällt eine Marke, wenn sie innerhalb von fünf Jahren nicht genutzt wird.

Nutzung von Online-Formularen

Die Online-Formulare der Markenämter sind mittlerweile recht nutzerfreundlich und bieten einen günstigen Zugang zur Markenanmeldung. Wer sich auskennt, kann diesen Weg beschreiten. Allerdings darf man nicht vergessen, dass Markenrecht ein sehr spezielles und komplexes Rechtsgebiet ist, bei dem unzählige Fallstricke lauern, die mit erheblichen finanziellen Risiken verbunden sind.

Bei Unsicherheiten oder Zweifeln sollten Gründer*innen von Onlineshops unbedingt erwägen, anwaltliche Hilfe in Anspruch zu nehmen. Die Vereinbarung eines Pauschalpreises ist dabei sicherlich sinnvoll.

Der Autor Dr. Michael Metzner ist Rechtsanwalt ist Rechtsanwalt für Urheber- und Medienrecht sowie für gewerblichen Rechtsschutz und mit der komplexen Thematik für Unternehmen im E-Commerce-Bereich langjährig vertraut.

Arbeitszeitgesetz und Vereinbarungen zur Arbeitszeit

Auch im Homeoffice gelten weiter die Vereinbarungen zur Arbeitszeit und natürlich die Arbeitszeitgesetze. Ist eine Höchstarbeitszeit von beispielsweise acht Stunden vereinbart, darf diese nicht einfach so überschritten werden. Auch Ruhepausen von mindestens 30 Minuten und bei einer Arbeitszeit von mehr als sechs Stunden 45 Minuten müssen eingehalten werden. Auch müssen zwischen Ende des vorherigen Arbeitstages und Beginn des Neuen grundsätzlich 11 Stunden Freizeit sein.

Arbeitszeiterfassung

Ein sehr spezielles Thema ist das der Arbeitszeiterfassung. Der Arbeitgeber ist dazu verpflichtet alle Stunden, die über die Höchstarbeitszeit von acht Stunden hinausgehen, aufzuzeichnen. Diese Pflicht kann jedoch auch an den Arbeitnehmer übertragen werden. Vor Ort haben die meisten großen Unternehmen ein Zeiterfassungssystem, welches im Homeoffice allerdings nicht genutzt werden kann. Kann auf solche Systeme online zugegriffen werden, dann müssen diese auch von Mitarbeiter genutzt werden. Dazu gibt es hilfreiche Tools, wie zum Beispiel die kostenlose Stundenzettel Vorlage von Papershift, womit man eine Arbeitszeiterfassung von überall aus möglich machen kann.

Wann Überwachungsmaßnahmen angebracht sind

Grundsätzlich kann ein Arbeitszeitbetrug zu einer fristlosen Kündigung führen. Nicht jeder Arbeitnehmer geht sorgsam mit diesem Privileg um und geht während der Arbeitszeit anderen Dingen nach oder ist gar nicht erst erreichbar. Wird die notwendige Arbeitsleistung erbracht, kann man das Thema sicherlich locker angehen, wird diese aber nicht mehr ausreichend erbracht, wird es schwierig. Überwachung darf jedoch nur dann stattfinden, wenn ein klarer Anlass besteht. Ein einfacher Verdacht reicht nicht aus, dieser muss auf Tatsachen gestützt werden. Regelmäßige Kommunikation und gute Abstimmung können solche Themen oftmals bereits frühzeitig vom Tisch räumen und Missverständnisse vermeiden.

Arbeits(zeit)schutz

Vor allem hinsichtlich des Arbeitszeitschutzes ist eine genaue Aufzeichnung sehr wichtig. Der Arbeitgeber hat eine Überwachungs- und Fürsorgefunktion und muss sich darum kümmern, dass die gesetzlichen Beschränkungen eingehalten werden. Wird über einen betrieblichen Laptop gearbeitet, kann dieser beispielsweise die Nutzung nur für einen bestimmten Zeitraum freigeben oder aber man arbeitet mit Cloud Lösungen bzw. E-Mail Accounts die nach einer bestimmten Zeit nicht mehr zur Verfügung stehen.

Müssen Mitarbeiter im Homeoffice permanent erreichbar sein?

Nur weil man im Homeoffice arbeitet, heißt das nicht, dass man auch ständig erreichbar sein muss. Vor allem nicht in der Freizeit. Ausnahmen müssen vertraglich festgehalten werden und es gelten die Grundsätze des Arbeitszeitgesetzes. Der Arbeitgeber ist aber auch befugt feste Zeitfenster einzurichten, in denen man erreichbar sein muss oder eben an Telefonkonferenzen teilnimmt.

Flexible Arbeitszeiten

Wann man sich vorher mit dem Arbeitgeber abspricht, dann ist auch eine gewisse Flexibilität im Homeoffice gewährleistet, die dieses ja gerade erst so attraktiv macht. Das beruht allerdings auf Gegenseitigkeit, da die meisten Arbeitnehmer auch deutlich zufriedener sind, wenn sie den Arbeitsalltag selbst gestalten dürfen. Wenn man während der Arbeitszeit mal schnell die Waschmaschine befüllt ist das auch noch nicht gleich ein Verstoß. Vertrauensarbeitszeit ist immer noch das beste Modell, da das Homeoffice auch nach Corona noch eine große Rolle spielen wird und der Arbeitnehmer die erforderlichen Leistungen in der Regel auch von sich aus erbringt.