Mit den richtigen Verhandlungstechniken können junge und am Markt noch wenig erprobte Unternehmen ihre Erfolgschancen klar verbessern. Lesen Sie, wie Sie als Einkäufer von Waren oder Dienstleistungen strategisch geschickt agieren.

Nicht nur der richtige Verkaufspreis entscheidet über Ihren Erfolg als Unternehmer. Genauso kommt es auf den Einkauf an, der in vielen Unternehmen ein Schattendasein fristet. Das ist ein grober Fehler, denn wenn es gelingt, strategisch richtig einzukaufen und dabei die Einkaufskosten zu senken, hat das deutliche Auswirkungen auf den Gewinn. Diese Überlegung wird immer wichtiger, denn in den letzten Jahren ist der Anteil zugekaufter Produkte und Dienstleistungen gestiegen.

Gerade junge Unternehmen haben auf die Frage „Make or Buy“ häufig den Zukauf von Waren und Dienstleis­tungen gewählt. Das schafft zwar mehr Flexibilität, Risikostreuung und Kostenvorteile, sorgt aber zu­gleich für Know-how-Verlust und Abhängigkeit von Lieferanten. Wer seinen Einkauf verbessern möchte, muss sich nicht nur mit dem eigenen Bedarf beschäftigen und den Unterschied zwischen Preis und Kosten verstehen, sondern auch versuchen, Verkäufer zu verstehen.

Wo sich das Sparen lohnt

Der praxiserprobte Einkäufer weiß: Zuverlässige Lieferanten sind rar und somit Gold wert, und die Suche nach  passenden Lieferanten stellt eine besondere Herausforderung dar. Und beim Einkauf zu sparen ist ebenfalls für jeden Unternehmer wichtig. Sparpotenzial liegt nicht nur in den klassischen Einsatzfaktoren, sondern auch bei den allgemeinen Verwaltungskos­ten, bei Telefon- und Stromtarifen und Reisekosten.

Nicht vergessen darf man jedoch, dass die mögliche Ersparnis und der dafür nötige Aufwand im richtigen Verhältnis stehen müssen. Wie oft hat man schon lange Telefonate geführt und Stunden im Internet recherchiert, um am Ende doch nur einen um ein paar Euro günstigeren Anbieter zu finden. Große Unternehmen gehen davon aus, dass sich ein Lieferantenwechsel aufgrund der damit verbundenen Mehrarbeit in der Buchhaltung und bei der Bestellung erst ab einem Preisunterschied von zehn Prozent lohnt.

Soweit wirtschaftlich sinnvoll, sollte man möglichst wenige Lieferanten haben. Die Bestellung aus einer Hand spart Lieferkosten und der Buchhaltung viele Kleinstrechnungen. Optimal ist es, eine überschaubare Zahl von Anbietern zu nutzen, die im Durchschnitt gute Preise und guten Service bieten.

Die drei Schritte einer strategischen Einkaufsplanung

1. Schritt: Bedarfsanalyse

Erster Schritt für die Einkaufsplanung ist den eigenen Bedarf zu erheben bzw. vor der Gründung zu schätzen. Einkaufsziele ergeben sich stets aus den Unternehmenszielen. Wer im Premiumsegment tätig ist, wird viel Wert auf die Qualität legen. Wer selbst den günstigsten Preis machen möchte, ist vielleicht bereit bei der Zuverlässigkeit Abstriche zu machen, solange der Lieferant möglichst güns­tig ist. Haben Sie die Frage beantwortet, was Ihr Unternehmen in der nächsten Zeit beschaffen muss, erhalten Sie durch diese Bedarfsplanung erste Hinweise darauf, in welchen Positionen Einsparpotenzial steckt. Um mit der eigenen Zeit möglichst gut hauszuhalten, lohnt es sich, nach dem sogenannten Pareto-Prinzip zu handeln. Danach lassen sich 80 Prozent der theoretisch möglichen Einsparungen schon mit 20 Prozent des Zeitaufwands erzielen.

Haben Sie dann die Mengen aus der Bedarfsplanung mit voraussicht­lichen Preisen hinterlegt, wissen Sie, welche Positionen eine nähere Be­trachtung wert sind. Oft sind das nicht nur einmalige Großanschaffungen wie Maschinen oder Kraftfahrzeuge, sondern auch Vorleistungen, die häufig zum Einsatz kommen. Bei einem Elektronikunternehmen sind das wichtige Bauteile, bei einem Onlineshop Waren, Verpackungskartons und Transportdienstleistungen.