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2. Schritt: Marktüberblick
Wenn Sie sich entschieden haben, welchen Anforderungen künftige Lieferanten und ihre Produkte entsprechen müssen, gilt es, geeignete Anbieter zu finden. Angebote einzuholen rechnet sich für kleine Unternehmen oft nicht. In diesen Fällen bietet es sich an, über das Internet einen Preisvergleich vorzunehmen und zusätzlich mit regionalen Anbietern, die zum Beispiel in den gelben Seiten zu finden sind, Kontakt aufzunehmen. So bekommen Sie schnell einen Überblick über die Preisstruktur und können sich in kürzester Zeit für den eigenen Lieferantenpool entscheiden. Dabei darf man Preis und Kosten nicht verwechseln. Denn schon bei der Bestellung kommt es nicht nur auf den Preis (mit oder ohne Mehrwertsteuer) an, sondern auch auf Zahlungsbedingungen, Lieferzeit, Vertragslaufzeiten etc.
Alle entstehenden Kosten müssen vor einer Kaufentscheidung bekannt sein. Bei Gebrauchsgütern wie Druckern etc. oder auch Telefonverträgen bietet es sich an, vor der Kaufentscheidung die „Total Cost of Ownership“ zu berechnen, denn oft ist das auf den ersten Blick günstigere Angebot doch das teurere. Gerade bei Bestellungen per Vorkasse und Serviceverträgen ist zudem die wirtschaftliche Situation des Lieferanten entscheidend. Mit gewisser Verzögerung kann man sich im Falle von Kapitalgesellschaften über diese kostenfrei im Internet informieren unter www.unternehmensregister.de
3. Schritt: Verhandeln
Bei teuren Anschaffungen und großen Volumen ist es sinnvoll, drei bis fünf individuelle Angebote einzuholen. Die Anbieter können Sie im Internet auswählen, von einem Einkaufsmakler ermitteln lassen, oder Sie lassen sich Tipps in Unternehmernetzwerken wie den Wirtschaftsjunioren geben.
Nachdem Sie einen Katalog mit den für Sie wichtigen Entscheidungskriterien formuliert haben, senden Sie die Bitte um ein Angebot an die Anbieter aus Ihrer engeren Wahl. Bei der Angebotsprüfung benötigen Sie nicht nur eine Checkliste mit Ausschlusskriterien, sondern auch ein Schema für die qualitative Prüfung der Angebote. Wenn nicht das billigste Angebot, sondern das für Sie günstigste ausgewählt werden soll, hilft eine Tabelle mit gewichteten Kriterien.
Im Einzelfall können Sie den Listenpreis vor der endgültigen Bestellung nachverhandeln. Der größte Fehler, den man beim Einkauf machen kann, ist es, nicht an Listenpreisen zu rütteln. Ein erfolgreicher Einkäufer zeichnet sich demnach dadurch aus, dass er, basierend auf einer realistischen Bedarfsplanung, den Vorteil des eigenen Unternehmens im Blick behält und Verkaufsfloskeln herausfiltert. Das ist wichtig, denn eine Vielzahl von Büchern und Seminaren bereiten Verkäufer auf den richtigen Umgang mit ihren Kunden vor.
Dass dabei nicht immer der Nutzen des Kunden im Vordergrund steht, ist sicher keine Überraschung. Entscheiden muss der Kunde auch über die richtige Bestellmenge. Für größere Bestellmengen sprechen Rabatte und geringere Lieferkosten, dagegen sprechen Lagerkosten und die höhere Kapitalbindung. Gerade bei der Mengenplanung müssen junge Unternehmen auf ihre Liquidität achten. Ein großer Fehler ist es, zu teuer und zu viel einzukaufen und damit Finanzmittel zu binden. Hilfreich bei der Planung kann es sein, die Kostenstruktur der Lieferanten zu verstehen und so Ansatzpunkte für eine Win-Win-Situation zu finden.
Wer in Verhandlungen geht, sollte gut vorbereitet sein. Kennt man sich mit dem Unternehmen des potenziellen Lieferanten und dessen Zielen aus, dann gelingt es leichter, einen gemeinsamen Weg zum Ziel zu finden. Der ist oft von Zugeständnissen beider Seiten gesäumt. Kennt man aus eigenen Recherchen die wirtschaftlich lohnende Preisuntergrenze des Verkäufers, hat man es leichter, zum Ziel zu kommen und realistische Forderungen zu stellen.
Bei Verhandlungen stehen wie bei jeder Form der Kommunikation nicht nur die Sachargumente im Mittelpunkt, sondern auch die menschliche Seite. Einen guten Draht zum Verkäufer zu entwickeln, hat schon in vielen Verhandlungen zum Durchbruch geführt. Erfolgreiche Einkäufer sind authentisch und bauen Vertrauen auf. Sie beachten viele Variablen außerhalb des Preises. Reine Preisdrückerei rächt sich irgendwann sicherlich.
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Einkauf ist ein Dauerthema
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Wer sich für sein Unternehmen kein Mittelmaß, sondern das Beste wünscht, muss die Leistungen seiner Lieferanten kontinuierlich beobachten und bewerten. Dabei kommt es nicht nur auf die Qualität der erbrachten Leistung an, sondern auch auf Termintreue, Flexibilität und das Kommunikationsverhalten des Zulieferers.
Nahezu jeder Lieferant ist austauschbar. Schon deshalb sollten Sie immer auf der Suche nach noch besseren Lieferanten sein. Regelmäßig lohnt es sich, die Qualität der aktuellen Lieferanten und das Preisniveau auf dem Markt zu vergleichen. So erkennen Sie schnell, ob vereinbarte Konditionen noch marktgerecht sind und Laufzeitverträge weiterhin dem eigenen Bedarf entsprechen.
Helfen kann dabei eine Bezugsquellenliste, in die Sie im Laufe der Zeit mögliche Anbieter eintragen, sodass Sie bei Bedarf alle Kontaktdaten beisammen haben. Wenn Sie Ihre Verträge und die damit verbundenen Kündigungsfristen kennen, haben Sie die Möglichkeit, Ihren Einkauf kontinuierlich zu optimieren. Natürlich dürfen Sie nicht am falschen Ende sparen und auch nicht in Abhängigkeit von einem einzelnen Lieferanten geraten.
Wer für jedes wichtige Angebot mindestens zwei Anbieter kennt, die als Lieferanten in Frage kämen, ist auf der sicheren Seite. Neuester Trend ist Nachhaltigkeit im Einkauf. Veränderte Erwartungen der Kunden, staatliche Auflagen und nicht zuletzt auch gestiegene Kosten für umweltschädliches Verhalten machen es für immer mehr Unternehmen reizvoll, auch beim Einkauf auf die Einhaltung ökologischer und sozialer Mindeststandards zu achten.