Bei teuren Anschaffungen und großen Volumen ist es sinnvoll, drei bis fünf individuelle Angebote einzu­holen. Die Anbieter können Sie im Internet auswählen, von einem Einkaufsmakler ermitteln lassen, oder Sie lassen sich Tipps in Unternehmernetzwerken wie den Wirtschaftsjunioren geben.

Nachdem Sie einen Katalog mit den für Sie wichtigen Entscheidungskriterien formuliert haben, senden Sie die Bitte um ein Angebot an die Anbieter aus Ihrer engeren Wahl. Bei der Angebotsprüfung benötigen Sie nicht nur eine Checkliste mit Ausschlusskriterien, sondern auch ein Schema für die qualitative Prüfung der Angebote. Wenn nicht das billigste Angebot, sondern das für Sie günstigste ausgewählt werden soll, hilft eine Tabelle mit gewichteten Kriterien.

Im Einzelfall können Sie den Listenpreis vor der endgültigen Bestellung nachverhandeln. Der größte Fehler, den man beim Einkauf machen kann, ist es, nicht an Listenpreisen zu rütteln. Ein erfolgreicher Einkäufer zeichnet sich demnach dadurch aus, dass er, basierend auf einer realistischen Bedarfsplanung, den Vorteil des eigenen Unternehmens im Blick behält und Verkaufsfloskeln herausfiltert. Das ist wichtig, denn eine Vielzahl von Büchern und Seminaren bereiten Verkäufer auf den richtigen Umgang mit ihren Kunden vor.

Dass dabei nicht immer der Nutzen des Kunden im Vordergrund steht, ist sicher keine Überraschung. Entscheiden muss der Kunde auch über die richtige Bestellmenge. Für größere Bestellmengen sprechen Rabatte und geringere Lieferkosten, dagegen sprechen Lagerkosten und die höhere Kapitalbindung. Gerade bei der Mengenplanung müssen junge Unternehmen auf ihre Liquidität achten. Ein großer Fehler ist es, zu teuer und zu viel einzukaufen und damit Finanzmittel zu binden. Hilfreich bei der Planung kann es sein, die Kostenstruktur der Lieferanten zu verstehen und so Ansatzpunkte für eine Win-Win-Situation zu finden.

Wer in Verhandlungen geht, sollte gut vorbereitet sein. Kennt man sich mit dem Unternehmen des potenziellen Lieferanten und dessen Zielen aus, dann gelingt es leichter, einen gemeinsamen Weg zum Ziel zu finden. Der ist oft von Zugeständnissen beider Seiten gesäumt. Kennt man aus eigenen Recherchen die wirtschaftlich lohnende Preisuntergrenze des Verkäufers, hat man es leichter, zum Ziel zu kommen und realis­tische Forderungen zu stellen.

Bei Verhandlungen stehen wie bei jeder Form der Kommunikation nicht nur die Sachargumente im Mittelpunkt, sondern auch die mensch­liche Seite. Einen guten Draht zum Verkäufer zu entwickeln, hat schon in vielen Verhandlungen zum Durchbruch geführt. Erfolgreiche Einkäufer sind authentisch und bauen Vertrauen auf. Sie beachten viele Variablen außerhalb des Preises. Reine Preisdrückerei rächt sich irgendwann sicherlich.