Mach die Basics zur Priorität

Dein Online-Shop muss wie ein gut geöltes Rennauto laufen: schnell, effizient und ohne Hürden. Eine Website, die hängt oder ewig zum Laden braucht, ist der natürliche Feind der Conversion. Und vergiss nicht, dass dein Shop auf jedem Gerät, ob Smartphone oder Tablet, einwandfrei funktionieren muss. Über 70 Prozent der Nutzer*innen shoppen heutzutage mobil. Ein nicht mobiloptimierter Checkout ist ein absolutes No-Go.

Versandgeschwindigkeit ist ebenfalls kritisch. Lange Wartezeiten? Ein potenzieller Dealbreaker. Besonders vor Feiertagen kann die Versandgeschwindigkeit darüber entscheiden, ob gekauft wird oder nicht. Apropos Versand: Informier deine Kund*innen klar über die Versandkosten, um Überraschungen zu vermeiden. Versteckte Kosten sind tabu.

Und wenn du global verkaufst, übersetze deine Seite in die lokale Sprache und zeige Preise in der jeweiligen Landeswährung an. Achte darauf, dass alle Eingabefelder den lokalen Gepflogenheiten entsprechen, zum Beispiel bei Adressfeldern.

Biete die richtigen Zahlmethoden an

Ein Drittel aller abgebrochenen Käufe passiert, weil die bevorzugte Zahlungsmethode fehlt. Millennials und Gen Z schwören auf digitale Wallets, während die ältere Generation zur guten alten Banküberweisung neigt. Dein Ziel? Nicht jede erdenkliche Zahlmethode anbieten, sondern genau die richtigen für deine Zielgruppe.

Und hier kommt der Clou: Analysiere deine Daten. Welche Zahlmethoden sind gefragt, und welche bringen tatsächlich was? Einige könnten beliebt, aber teuer in der Abwicklung sein. Andere, wie der Kauf auf Rechnung, scheinen kostspielig, können aber deine Conversion signifikant steigern, besonders bei größeren Warenkörben. Gestalte den Zahlungsbereich übersichtlich, indem du ähnliche Methoden zusammenfasst.

Mach es einfach für deine Kund*innen

Niemand will sich durch lange Prozesse quälen. Frage dich: Welche Daten benötige ich wirklich? Und noch wichtiger: Mach den Kaufprozess als Gast möglich. Die Unterstützung von Auto-Complete für die Formulareingabe? Ein wahrer Game-Changer.

Ebenfalls wichtig ist eine gute Produktbeschreibung. Du willst, dass deine Kund*innen genau verstehen, was sie kaufen, bevor sie auf "Jetzt kaufen" klicken. Stelle also Menge, Einzelpreis und Gesamtpreis klar dar – unterstützt durch hochwertige Bilder der Produkte.

Und für die Zögerlichen? Hebe deine Rückgabepolitik hervor und mache ihnen deutlich, dass sie bei dir in sicheren Händen sind. Eine "30-Tage-Geld-zurück-Garantie" oder ein kostenloser Rückversand helfen, um Bedenken der Kund*innen zu zerstreuen.

Führe deine Kund*innen durch den Prozess

Ein guter Checkout-Prozess ist wie eine klare Wegweisung. Vermeide Werbebanner oder Popups, die nur vom Wesentlichen ablenken. Biete eine klare Fortschrittsanzeige und stelle sicher, dass deine Kund*innen bei Fragen nicht im Regen stehen, sondern unkompliziert Hilfe bekommen. Der Kontakt zum Kund*innenservice (via Chat oder Telefon) sollte nur einen Klick entfernt sein.

Wenn du Rabatt- oder Promo-Codes anbietest, dann platziere diese gut sichtbar und gestalte das Eingabefeld so, dass es sich vom Rest abhebt und eingeklappt werden kann, um den Checkout-Prozess klar zu halten. Weniger ist mehr, besonders im Checkout.

Teste, lerne und passe an

Zum Schluss noch ein Gedanke: Die perfekte Checkout-Lösung gibt es nicht. Was heute funktioniert, ist morgen vielleicht schon veraltet. Unsicher, ob eine neue Zahlmethode der richtige Move ist? Teste sie. Beobachte die Conversion-Rate und stelle sie in Relation zu den Kosten und der durchschnittlichen Warenkorbgröße. Suche nach Mustern, lerne daraus und passe deinen Prozess entsprechend an. So bleibt dein Online-Shop nicht nur am Puls der Zeit, sondern vielleicht sogar einen Schritt voraus.

Tipp zum Weiterlesen: Mehr Tipps zur Optimierung deines Checkouts findest du in folgender Checkliste von Unzer.

​Der Autor Boris Bongartz ist Leiter E-Commerce beim Zahlungsunternehmen Unzer.

Start-ups setzen auf flache Hierarchien, kurze Entscheidungswege und flexible Prozesse. Gründer*innen dürften jedoch einen wichtigen Aspekt für den geschäftlichen Erfolg nicht aus den Augen verlieren – den Versandprozess. Eine zuverlässige und effiziente Abwicklung sorgt für Kund*innenzufriedenheit. Parallel sichert die Optimierung ein nachhaltiges Kostenmanagement.

Gerade beim Aufbau der Versandinfrastruktur benötigen Unternehmer*innen ein Auge für Details. Es reicht nicht aus, Warenlieferungen einem beliebigen Logistikunternehmen zu übertragen. Nachverfolgbarkeit, sicheres Verpacken und ein hoher Nachhaltigkeitsfaktor sind gerade im B2C-Segment vielen Verbraucher*innen wichtig.

Versandprozess als Teil der Markenidentität

Leider unterschätzen Gründer*innen gern, wie wichtig die Verpackung und der Versandprozess als Teil der Markenwahrnehmung und Identität sind. Verbraucher*innen achten sehr genau darauf, in welcher Form Produkte ausgeliefert werden.

Das Verpackungsdesign spielt in diesem Zusammenhang eine wichtige Rolle. Start-ups haben hier die Chance, den eigenen Wiedererkennungswert zu stärken. Parallel lässt sich eine Verpackung zur Leinwand umfunktionieren, die eine klare Botschaft und Markenidentität kommuniziert.

In der Verpackung spiegelt sich aber auch der eigene Anspruch als Unternehmer*innen wider. Gerade im Hinblick auf Speziallösungen kann ein Start-up immer noch viel falsch machen. Zum Beispiel beim Flaschenversand: Glasflaschen sind besonders empfindlich – inklusive des Inhalts. Es braucht Versandlösungen und Know-how von Fullfilment-Dienstleistern wie Mail Boxes Etc. um im E-Commerce den Anforderungen gerecht zu werden. Beschädigte Ware wirkt sich letztlich negativ auf das Image aus und sollte durch geeignete Lösungen vermieden werden.

Mail Boxes Etc. bietet zudem als Franchisezentrale die Option, sich Selbstständig zu machen und ihrem Netzwerk beizutreten. Daraus ergeben sich derzeit 150 Center in Deutschland und sogar 1800 weltweit.

Nachhaltige Lösungen im Versandprozess

Nachhaltigkeit rückt für Verbraucher*innen zunehmend in den Vordergrund. Aus unternehmerischer Sicht ergeben sich Herausforderungen. Einerseits bindet der Versandprozess immer Ressourcen, sei es über die Verpackung oder den Transport. Auf der anderen Seite ist die Verpackungsqualität immer noch ein wichtiger Faktor. Sie muss den Inhalt vor Beschädigungen schützen.

Wie gelingt dieser offensichtliche Spagat vor dem Hintergrund einer Optimierung der Versandprozesse? Denkbar sind unterschiedliche Ansätze:

• Verpackungsmaterial aus Recycling-Material: Verwendung von Kartonagen und Papier auf Recycling-Basis für Umverpackung und Füllmaterial
• Biologisch abbaubares Material: Pflanzenbasiertes Verpackungsmaterial
• Reduzierung: Verwendung passgenauen Materials, was den Ressourcenverbrauch verringert
• Verwendung alternativer Materialien: z.B. Einsatz von Steinpapier ohne Zellulose-Anteil

Mittelfristig ergeben sich durch entsprechende Maßnahmen positive Effekte auf die Markenwahrnehmung. In Kombination mit eingeleiteten Schritten zur CO₂-Kompensation bauen Start-ups einen nachhaltigen und effizienten Versandprozess von der ersten Minute an auf und verschaffen sich so einen Vorsprung.

Skalierbarkeit der Versandprozesse

Gründer*innen laufen Gefahr, einen Fehler zu machen, wenn sie nicht an die Skalierbarkeit im Versandprozess denken. Doch warum ist dieser Aspekt so wichtig? Das verdeutlicht ein einfaches Beispiel: Ein Start-up beginnt mit wenigen Mitarbeiter*innen, die Bestelllisten von Hand abarbeiten. Jedes einzelne Paket wird von Hand gepackt.

Ab einer kritischen Menge ist dieses System nicht mehr praxistauglich. Es passieren Fehler und Änderungen einer Bestellung können nicht mehr umgesetzt werden. Unternehmer*innen müssen daher bereits mit der Gründung über einen geeigneten Kommissionierungsprozess nachdenken. Eine Möglichkeit: die zweistufige Kommissionierung.

Diese eignet sich, um größere Bestellmengen abzuarbeiten, da nicht pro Bestellung Artikel aus den einzelnen Kommissionierzonen entnommen werden, sondern aus einer Zone mehrere Artikel für verschiedene Bestellungen. Der Vorteil: In diesem Prozess findet die eigentliche Verpackung über Verteilstationen statt. Es werden Laufwege und damit Zeit gespart.

Zusammenarbeit mit mehreren Logistikpartnern

Ein zweiter wichtiger Schritt für mehr Skalierbarkeit im Versandprozess ist die Zusammenarbeit mit verschiedenen Logistikpartnern. Auf diese Weise erreichen Start-ups mehrere Ziele:

• Ausreichend Kapazität beim Ausfall eines Logistikpartners
• Angebot verschiedener Auswahlmöglichkeiten gegenüber den Kund*innen
• Möglichkeit einer flexiblen Preisgestaltung im Versandprozess

Gerade der letztgenannte Punkt ist nicht zu unterschätzen. Hinsichtlich der Versandlösungen liegen Logistik-Unternehmen beispielsweise beim Sperrgut-Versand preislich weit auseinander – eine Tatsache, die auch vielen Kund*innen bewusst ist, welche wiederum günstige Lösungen erwarten.

Digitalisierung der Versanddokumente

Rechnungen und Lieferscheine im Papierformat: Es gibt sie immer noch. Jedoch verursachen sie einen hohen Ressourcenverbrauch. Gerade Gründer*innen suchen deshalb nach Lösungen, um diesen Bereich effizienter zu gestalten. Versanddokumente können digitalisiert werden. Rechnungen, Widerrufsformulare und Retouren-Label werden bereits von vielen E-Commerce Unternehmen nicht mehr auf Papier gedruckt und Sendungen beigelegt.

Jedes moderne Land auf der Welt braucht Menschen, die in den Betrieben arbeiten und hier für das notwendige Wachstum sorgen, damit man sich an der Spitze etablieren kann. Doch gleichzeitig ist es auch wichtig, dass sich stets neue Unternehmen entwickeln, welche Wege gehen, die vorher noch nicht beschritten worden sind. Vor allem in Zeiten des demographischen Wandels und in Anbetracht des Fakts, dass immer mehr Menschen ins Rentenalter eintreten, werden neue Macher*innen gebraucht, die den mutigen Schritt in Richtung Selbstständigkeit gehen. Vor allem junge Menschen sind hier oftmals jene, die sich trauen und mit dem Antrieb, den die Jugend mit sich bringt, ihre Arbeit auf eigene Rechnung angehen.

Der Schritt in die Selbstständigkeit kann dabei bedeuten, dass auch ein Stück Freiheit im beruflichen Leben vorhanden ist, denn hier haben wir den idealen Gestaltungsspielraum, der besonders wertvoll ist. Gerade in der heutigen digitalen Welt gibt es zahlreiche Betätigungsfelder, mit welchen es gelingen kann, das eigene Business schnell zu skalieren und am Ende erfolgreich zu sein, was sich dann auch monetär lohnt.

Zunächst scheint es ein schwieriger Schritt zu sein, doch auch hier entwickeln sich Automatismen

Gerade zu Beginn der Tätigkeit im eigenen Unternehmen ist es der Fall, dass viele Neuerungen auf uns warten. Beispielsweise sehen wir uns mit der unbedingten Notwendigkeit von erfolgreichem Marketing konfrontiert. Hier bietet die digitale Welt mit den sozialen Medien deutlich stärkere Chancen als es vergangene Jahre und Jahrzehnt taten. Durch die Nutzung der Medien gelingt es nicht selten, schnell zu Bekanntheit zu gelangen und so die gewünschte Zielgruppe zu erreichen. Mit der Zeit ist es auch in der Selbstständigkeit so, dass sich bestimmte Automatismen entwickeln, die dann dazu führen, dass wir uns wieder auf neue Felder stürzen können und Entwicklung betreiben.

Vor allem im jungen Alter können wir hier noch freier sein

Die meisten Menschen sind mit verschiedenen Verpflichtungen im Leben konfrontiert und müssen mit denen umgehen. Vor allem junge Menschen genießen dabei noch, nicht zu viele Verpflichtungen zu haben und noch frei entscheiden zu können. Es ist ein großer Vorteil, der auch bei der Gründung eines Unternehmens eine wichtige Rolle spielt. Wer noch keine Familie ernähren muss oder eine Hypothek abzahlt, der kann auch mehr Risiko gehen und sich dafür entscheiden, das Hobby oder die Leidenschaft zum Beruf zu machen. Verschiedene Möglichkeiten der Finanzierung sind auf dem Feld der Gründung gegeben, sodass auch die finanzielle Hürde auf ein geringeres Maß zu begrenzen ist. Die Möglichkeit, noch lange das eigene Unternehmen entwickeln zu können, nimmt ein wenig Stress aus dem Unternehmensbeginn und besteht vor allem dann, wenn wir uns bereits in jungen Jahren dazu entscheiden, auf eigene Faust zu arbeiten und mit einem Unternehmen die Vielfalt am Markt zu bereichern.

Wir brauchen mutige Macher*innen, die etwas bewegen wollen

In einer Gesellschaft ist es enorm wichtig, dass verschiedene Menschen und Charaktere unterschiedliche Aufgaben übernehmen. So kann es gelingen, wirtschaftlich nach vorne zu kommen und auch so viele Menschen wie möglich in die Situation zu bringen, in ihrer jeweiligen Lebensphase zufrieden zu sein. Gebraucht werden dabei auch mutige Macher, welche sich dazu entscheiden, selbstständig zu werden und mit einem eigenen Unternehmen an den Start zu gehen, welches sich dann entwickelt.

Die Zahl von Cyberangriffen zeigt unaufhaltsam. Diese Entwicklung machet Unternehmen schwer zu schaffen. Experten wie beispielsweise von Interpol prognostizieren auch für die kommenden Jahre, dass Cyberattacken wie Ransomware und Phishing deutlich zunehmen werden. Damit Unternehmen sich auf das kommende Jahr vorbereiten können, ist es wichtig, dass sie ihre Sicherheitslücken kennen und auch beheben. Dabei zeichnen sich einige Trends in Sachen Cybersecurity ab:

Cybersecurity-Trend 1: Kritische Infrastrukturen bleiben im Visier von Cyberkriminellen

Kritische Infrastrukturen sind laut Medienberichten fast täglich Ziel einer Cyberattacke. Diese Lage verunsichert Unternehmen zunehmend. Gerade hochsensible Infrastrukturen wie das Gesundheitswesen oder die Energieversorgung werden von Cyberkriminellen noch stärker attackiert werden. Auffallend ist, dass die Angriffe häufiger, schneller und fokussierter werden. Der Grund dafür ist nicht nur die zunehmende Professionalisierung der Hacker, sondern auch der Trend zu Cybercrime-as-a-Service (CaaS). Damit wird es auch für Hobbykriminelle einfacher, ihre eigenen Angriffe zu entwickeln und dadurch Profit zu machen.

Cybersecurity-Trend 2: Neue Regulierungen auf dem Weg

Das Europäische Parlament hat sich 2022 mit den Mitgliedsstaaten der EU auf einen Rahmen (NIS 2) geeinigt, der das Netz und Informationssysteme besser vor Cyberattacken schützen soll. Mit NIS 2 werden Mindestanforderungen zur Zusammenarbeit zwischen den Ländern geschaffen und diese so harmonisiert. Auch hier steht die kritische Infrastruktur im Fokus, da hohe Bußgelder verhängt werden, sollten die neuen Anforderungen nicht eingehalten werden. Andere Unternehmen müssen ebenfalls auf Grundlage des neuen Rahmens ihre Sicherheitsmaßnahmen nachbessern und Behörden innerhalb von 24 Stunden nach einem Vorfall einen Bericht zur Verfügung stellen. Erschreckend ist aber, dass 47 Prozent der IT-Sicherheitsverantwortlichen in Unternehmen im Sicherheitsbarometer 2022 angaben, die gängigen Maßnahmen überhaupt nicht zu kennen. Zehn Prozent der Befragten gaben an, keine Vorkehrungen für erhöhte IT-Sicherheit zu treffen. Unternehmen sollten demnach jetzt Maßnahmen ergreifen, um ihre Schwachstellen zu schließen und die Sicherheitsmaßnahmen auf den neuesten Stand bringen, um nicht nur Cyberangriffe zu vermeiden, sondern auch Bußgelder vorzubeugen.

Cybersecurity-Trend 3: IT-Fachkräftemangel macht den Unternehmen nach wie vor zu schaffen

Laut dem Statistischen Bundesamt hatten mehr als drei Viertel der deutschen Unternehmen Probleme, Stellen zu besetzen. Auch international sieht die Lage nicht besser aus. Laut der Cybersecurity Workforce Studie 22 fehlten Unternehmen 3,4 Millionen zusätzliche Arbeitskräfte im Bereich IT-Sicherheit. Gleichzeitig nehmen Cyberattacken zu. So verschärft sich die Lage weiter, da Sicherheitslücken zu spät oder gar nicht geschlossen werden können, da diese schlichtweg übersehen werden. Um diesen Herausforderungen zu begegnen, sollten Unternehmen junge Nachwuchstalente einstellen, auch wenn diese noch über geringe Berufserfahrung verfügen. Zudem eignen sich Schulungen und Weiterbildungen, wenn Firmen neue Sicherheitsstandards und Regularien rechtzeitig implementieren wollen.

Cybersecurity-Trend 4: Social-Engineering wird verstärkt Banken treffen

Social-Engineering-Attacken sind oft nur der Anfang eines größer angelegten Cyberangriffs. Das wird auch zukünftig der Fall sein und die Kriminellen werden ihre Ziele ausweiten, denn zunehmend gerät auch der Banken- und Finanzsektor in den Fokus. Eine hohe Gefahr geht von sogenannten Social-Engineering-Attacken in Echtzeit aus. Hier ruft ein vermeintlicher Bankmitarbeiter oder eine angeblich staatliche Organisation einen Kunden an und drängt diesen sein Geld auf ein „sicheres“ Konto zu überweisen. Da der/die Kund*in das Geld selbst überweist, ist es für die echte Bank nur schwer zu erkennen, dass in diesem Fall ein Betrugsdelikt vorliegt. Aber auch die Anzahl von Identitätsdiebstahl und Kontoübernahmen für kriminelle Zwecke werden im Banksektor ansteigen, da sich auch hier die Cyberkriminellen professionalisieren.

Cybersecurity-Trend 5: Deepfakes als neue Gefahr

Laut Europol und dem FBI geht eine ernsthafte Gefahr von Deepfakes aus. Auch wenn diese noch nicht so ausgereift sind, dass sie als massentauglich eingeschätzt werden, wird die Technologie zukünftig von Cyberkriminellen missbraucht werden, um ihre Betrugsszenarien noch authentischer zu gestalten. Es gibt bereits Fälle, in dem gefälschte Videos oder auch Voice-overs durch Deepfake zum Einsatz kamen und so Know-Your-Customer-Prozesse (KYC) ausgehebelt wurden. Da die Technologie sich auch hier immer weiter entwickelt, ist es nur eine Frage der Zeit, bis diese von Cyberkriminellen genutzt wird. Denn die technischen Grundlagen sind vorhanden und der Quellcode, um ein Deepfake zu erzeugen, ist öffentlich zugänglich.

Fazit

Unternehmen und IT-Entscheider*innen sollten sich auf die zunehmenden Herausforderungen bezüglich IT-Sicherheit vorbereiten. Sie sollten auch ihre Sicherheitsmaßnahmen auf den neuesten Stand bringen, um ihre Kunden besser zu schützen. Denn das Risiko Opfer einer Cyberattacke ist nur mehr eine Frage der Zeit.

Der Autor Stephan Schweizer ist CEO der Nevis AG, die digitale Sicherheitslösungen entwickelt.

Leistungsfeedback geben

Für Mitarbeiter*innen ist es wichtig, dass sie ein regelmäßiges Leistungsfeedback erhalten. Nur so können sie ihre eigenen Fähigkeiten und ihre Arbeit realistisch einschätzen und gegebenenfalls verbessern. In diesem Zusammenhang ist es wichtig, das gesamte Leistungsspektrum der Angestellten in den Blick zu nehmen. Die erreichten Erfolge sollten hierbei ebenso erwähnt werden wie die Bereiche, in denen noch Verbesserungspotenzial besteht.

Bei Leistungsgesprächen kommt es stark darauf an, dass sie konstruktiv sind. Das Feedback sollte möglichst greifbar und umsetzbar sein. Die Vorgesetzten sollten anhand klarer Beispiele Hinweise geben, wie die Angestellten ihre Leistung verbessern könnten. Klarheit und Transparenz sind in diesem Zusammenhang wichtig. Außerdem zeichnen sich gute Feedbackgespräche dadurch aus, dass sie die Selbstreflexion der Mitarbeiter*innen fördern. Diese sollten sich selbst Gedanken machen, welche Stärken und Schwächen sie haben und idealerweise Möglichkeiten benennen, wie sie an sich selbst arbeiten können.

Förderung der Motivation

Bei Mitarbeiter*innengesprächen sollten Führungskräfte Mitarbeitende motivieren. Diese sind dann besonders engagiert, um dem Lob gerecht zu werden und es auch in Zukunft wieder zu erhalten. Das fördert einerseits die Freude am Arbeiten und erhöht andererseits die Effizienz und Produktivität des Unternehmens. Motivation wird unter anderem dadurch erreicht, dass man die erbrachten Leistungen würdigt. Diese sollten nicht schnell abgetan, sondern ausdrücklich besprochen werden.

Viele Angestellte empfinden es zudem als motivierend, wenn sie immer wieder neue Aufgaben und mehr Verantwortung übernehmen dürfen. Häufig ist es daher eine gute Idee, die Entwicklungsmöglichkeiten im Mitarbeiter*innengespräch aufzuzeigen. Wenn die Mitarbeiter*innen genau wissen, was sie erreichen möchten, können Führungskräfte häufig dabei helfen, die persönlichen Ziele zu erreichen. Eine solche Unterstützung fördert das Engagement und sorgt für eine große Mitarbeiter*innenbindung

Stärkung des Mitarbeiter*innenzusammenhalts

Ein weiteres Ziel von Mitarbeiter*innengesprächen ist es üblicherweise, den Zusammenhalt im Team zu stärken und für eine gute Arbeitsatmosphäre zu sorgen. Das lässt sich beispielsweise dadurch erreichen, dass Probleme und Herausforderungen identifiziert und mögliche Lösungsansätze entwickelt werden. Hierbei kann es um individuelle Schwierigkeiten zwischen einzelnen Mitarbeiter*innen oder grundlegende Probleme im Team geben. Mitarbeiter*innengespräche sollten daher immer eine offene und vertrauensvolle Atmosphäre bieten, in der man seine Ansichten sorgenfrei artikulieren und gegebenenfalls Diskussionen über Verbesserungsmöglichkeiten führen kann.

Des Weiteren ist es in Mitarbeiter*innengesprächen eine gute Idee, die Bedeutung von Teamarbeit und Zusammenhalt zu betonen. Es gibt immer wieder Angestellte, die lieber für sich arbeiten und den Kontakt zu Kolleg*innen meiden. Im Namen des Unternehmens und für die Nutzbarmachung von Synergien ist es hilfreich, wenn man bestehende Barrieren aufbricht und Wege aufzeigt, wie ein Miteinander im Betrieb optimal funktionieren kann.

Karrierechancen aufzeigen und Ziele besprechen

Vor allem für Mitarbeiter*innen stellen Mitarbeiter*innengespräche häufig eine gute Möglichkeit dar, um über ihre Karriere und mögliche Weiterentwicklungen zu sprechen. Beispielsweise ist es möglich, dass die einzelnen Angestellten gerne an Fort- und Weiterbildungen teilnehmen würden, um ihre Fähigkeiten und Qualifikationen auszubauen beziehungsweise praktische Erfahrungen zu sammeln. Hier können Vorgesetzte dann Unterstützung anbieten.

Ebenfalls ratsam ist es, über die langfristigen Karrierepläne zu sprechen. Wo sehen sich die Angestellten in fünf oder sogar zehn Jahren? So finden die Vorgesetzten heraus, wie zufrieden die Belegschaft mit ihrer Tätigkeit ist und ob sie dem Betrieb dauerhaft treu bleiben will. Hierbei ist es wichtig, die Wünsche und Ziele der Mitarbeiter*innen zu benennen, gleichzeitig aber auch deutlich zu machen, welche Leistungen und Verantwortlichkeiten der Betrieb von ihnen erwartet. Anschließend ist es durch die Erstellung von Entwicklungsplänen möglich, an der Erreichung der gemeinsamen Ziele zu arbeiten und den Mitarbeiter*innen die Ressourcen und Hilfsmittel zur Verfügung zu stellen, die diese für ihre Weiterentwicklung benötigen.

Die Arbeitszufriedenheit erhöhen

Ein Punkt bei Mitarbeiter*innengesprächen, der leider häufig zu kurz kommt, ist die Steigerung der Arbeitszufriedenheit. Ein solches Gespräch ist nur dann zielführend, wenn es kein Monolog der Führungskraft darstellt, sondern eine lebhafte Diskussion anregt. Die Angestellten wollen sich ernst genommen und wertgeschätzt fühlen. Das ist nur dann möglich, wenn sie offen und ohne Angst vor Repressionen ihre Meinung sagen und ihre Erfahrungen während der Arbeit schildern können.

Es gibt vielfältige Möglichkeiten, wie das Arbeitsumfeld im Büro verbessert oder eine bessere Work-Life-Balance für die Mitarbeiter*innen erreicht werden kann. Das ist beispielsweise über Boni oder die Aussicht auf Beförderungen möglich. Hierbei ist es wichtig, konkrete Kriterien zu benennen, die für bestimmte Belohnungen und das Vorankommen auf der Karriereleiter notwendig sind. Dann können gezielt Maßnahmen ergriffen werden, um sich selbst zu verbessern. Eine solche hohe Transparenz und konkrete Möglichkeiten, um beruflich aufzusteigen, erhöhen die Motivation spürbar.

Eine Verbesserung der Kommunikation

Zahlreiche Probleme in Unternehmen sind auf eine gestörte Kommunikation zurückzuführen. Schwierigkeiten liegen beispielsweise vor, wenn Mitarbeitende kein Feedback geben dürfen oder dieses von den Vorgesetzten ignoriert wird. Andersherum kann es passieren, dass die Anweisungen und Erwartungen der Führungsebene nicht klar kommuniziert werden, sodass die Belegschaft nicht genau weiß, was von ihr erwartet wird. Dann kann sie nicht effizient arbeiten.

Ein Mitarbeiter*innengespräch ist häufig ein sinnvoller Rahmen, um über die Kommunikation im Unternehmen zu sprechen. Angestellte können eventuelle Schwierigkeiten deutlich machen und Vorschläge unterbreiten, wie die Kommunikation verbessert werden könnte. Das betrifft die alltägliche Arbeit ebenso wie das eigentliche Mitarbeiter*innengespräch. Je klarer die Kommunikation funktioniert, desto seltener treten Missverständnisse auf und desto besser funktioniert die Arbeit.

Fazit: Mitarbeiter*innengespräche penibel vorbereiten

Mitarbeiter*innengespräche sind eine hervorragende Möglichkeit, um die Arbeitseffizienz in einem Unternehmen zu erhöhen. Hierfür ist es wichtig, diese genau vorzubereiten und sich die persönlichen Zielsetzungen vor Augen zu führen. Das betrifft die Mitarbeiter*innen genauso wie die Führungskräfte. Wichtig ist es unter anderem, ein konkretes Leistungsfeedback zu geben, die Motivation und den Mitarbeiterzusammenhalt zu fördern und über Karrierechancen und die Arbeitszufriedenheit zu sprechen. Insbesondere eine verbesserte Kommunikation hilft dabei, für eine erfolgreiche Zusammenarbeit im Unternehmen zu sorgen.

In den letzten Jahren ist das Risiko von Cyberattacken für Unternehmen gestiegen. Das Jahr 2023 ist dabei keine Ausnahme. Tatsächlich ist die Cyberbedrohung in diesem Jahr so hoch wie noch nie, wie das BSI in seinem Lagebericht zur IT-Sicherheit in Deutschland feststellt. Besonders Ransomware ist die beliebteste Methode von Hacker*innen, um vor allem große, zahlungsstarke Unternehmen anzugreifen. Dabei werden wichtige Daten von Cyberkriminellen verschlüsselt, für deren Freigabe anschließend ein Lösegeld gefordert wird. Doch während sich Unternehmen gegen Angriffe von außen wappnen, sollten Risiken innerhalb des Unternehmens nicht vernachlässigt werden.

Wo Menschen arbeiten passieren Fehler. Das bedeutet nicht, dass alle manuellen Tätigkeiten automatisiert werden sollten oder Prozesse gar ohne Fachkräfte funktionieren. Aber Unternehmen sollten dieses Risiko einbeziehen. Eine Studie des Digitalverbands Bitkom zeigt, dass Handlungen, die zu Datenverlusten führten, in Jahr 2023 zu 25 Prozent von unabsichtlich handelnden Mitarbeitenden ausgingen. Vor zwei Jahren lag dieser Wert noch bei 42 Prozent. Damit dieser Trend weiterhin negativ bleibt, sollten Unternehmen in drei Bereiche investieren: Aufklärung, Backups und Kontrolllösungen.

Die Schwierigkeit mit SaaS

Immer mehr Unternehmen nutzen mittlerweile Software-as-a-Service-Lösungen, kurz SaaS. Diese bieten viele Vorteile vor allem für kleinere und mittlere Unternehmen, denn sie sind oft eine stressfreie und kosteneffiziente Lösung. Doch der Umgang sollte gelernt sein, denn anscheinend birgt die Sicherung von SaaS-Daten ein hohes Risiko für Datenverluste. Eine ESG-Studie von TechTarget zeigt, dass über die Hälfte der Befragten Unternehmen schon mal SaaS-Daten verloren hat. Cyberattacken sind in 34 Prozent der Fälle für den Verlust dieser Daten verantwortlich. Versehentliches Löschen liegt mit 33 Prozent fast gleichauf. Der Wert ist erschreckend hoch.

Wie kann man diesen Prozentsatz reduzieren? Ein entscheidender Punkt ist die Aufklärung und Schulung der Endanwender*innen, also der Mitarbeitenden, die die Software täglich benutzen. Viele der Nutzer*innen gehen – ebenso wie Unternehmen – davon aus, dass die Daten, die sie in den Anwendungen erstellen, automatisch gesichert werden. Durch Schulungen kann ein sicherer Umgang mit der Software sowie mit wichtigen Daten gewährleistet werden. Ein erster Schritt ist es, sich der Sensibilität von Daten bewusst zu werden. So gewinnt auch die Wichtigkeit von Datensicherung an Brisanz.

Richtig abgesichert

Den Grundstein für eine solide Strategie im Bereich Cybersicherheit stellt die Datensicherung dar. Eine gut geplante Backup-Strategie ermöglicht es Unternehmen, ihre Daten regelmäßig zu sichern und im Falle eines Angriffs schnell wiederherzustellen. Auch bei einem erfolgreichen Ransomware-Angriff befinden sich Unternehmen in einer vorteilhafteren Lage, wenn ihre Daten an verschiedenen Orten gespeichert sind. Deshalb stellen Backups die letzte Verteidigungslinie gegen Cyberkriminelle dar – und eben auch gegen interne, versehentliche Löschungen. Doch die stetig wachsende Komplexität moderner Backup-Umgebungen, insbesondere mit der Integration von Cloud- und SaaS-Diensten, erschwert die Aufgabe der Backup-Administrator*innen erheblich. Das Hinzufügen neuer Plattformen und Technologien führt zu einem erhöhten Verwaltungsaufwand und stellt neue Anforderungen an die Überwachung und Fehlerbehebung. Die manuelle Identifizierung und Behebung von Problemen in solch komplexen Umgebungen erfordert beträchtliche Zeit und Ressourcen, die oft nicht verfügbar sind. Dies führt zu einem erhöhten Risiko von Ausfällen, Datenverlust und unzureichender Datenwiederherstellung.

Was ist Monitoring und Reporting?

Um diese Hürden zu meistern, können hochautomatisierte Backup-Monitoring- und -Reporting-Lösungen zum Einsatz kommen. Diese Tools gewährleisten mit dem Blick von außen, dass Administrator*innen die Kontrolle über die Umgebung erhalten. Ein gutes Backup-Monitoring-System ist entscheidend, um sicherzustellen, dass Backups ordnungsgemäß durchgeführt und mögliche Probleme oder Fehler erkannt und behoben werden können. Automatische Benachrichtigungen über fehlgeschlagene Backups, unvollständige Sicherungen oder Speicherplatzprobleme sind hierbei hilfreich. Backup-Monitoring und -Reporting-Lösungen sind darüber hinaus besonders wichtig für Audits und Compliance-Anforderungen. Häufig müssen Unternehmen nachweisen können, dass ihre Daten regelmäßig und zuverlässig gesichert werden.

Mithilfe eines umfassenden Reportings wird die Erstellung von Berichten über den Status der Backups, die Einhaltung von Sicherheitsrichtlinien und die Nachverfolgung von Änderungen an den Backup-Konfigurationen ermöglicht. Die Einhaltung von Audits und Compliance-Vorgaben ist von großer Bedeutung, da Unternehmen gesetzlichen Vorschriften und Branchenstandards entsprechen müssen. Sind die Backups rundum gesichert und überwacht sowie auf Fehler geprüft, ist ein Unternehmen für den Ernstfall gewappnet. Egal ob Cyberangriff oder Verlust durch Mitarbeitende – die Daten sind jederzeit wiederherstellbar.

Der Autor Stefan Schröder ist Geschäftsführer und CTO bei der Schmitz RZ Consult GmbH und Entwickler von BACKUP EAGLE®. Die Schmitz RZ Consult GmbH gehört zur accompio Unternehmensgruppe.

Wer sicherstellen möchte, dass einer reibungslosen Kommunikation innerhalb der Personalabteilung nichts im Wege steht, sollte einige Punkte beachten. Immerhin sorgt ein entsprechender Austausch dafür, dass vielen Missverständnissen von vornherein vorgebeugt werden kann.

Gleichzeitig ist es natürlich auch wichtig, sicherzustellen, dass der Informationsfluss zwischen Personalabteilung und anderen Bereichen des Unternehmens gewährleistet werden kann. Die folgenden Abschnitte liefern einige wertvolle Tipps, die sowohl Start-ups als auch alteingesessenen Unternehmen dabei helfen können, die Weichen richtigzustellen.

Denn: Eine verlässliche Grundstruktur schafft die Basis dafür, dass alle Abläufe bestmöglich ineinandergreifen. Wer dementsprechend bemerkt, dass etwaige Kommunikationslücken für Probleme sorgen, sollte nicht lange warten, sondern sich auf Ursachensuche begeben.

Kommunikation in einzelne Teilbereiche aufsplitten

Sowohl in kleinen als auch in größeren Personalabteilungen lohnt es sich, die Kommunikation in einzelne Unterbereiche aufzuteilen. Während ein flexibler Online Urlaubsplaner dafür sorgt, dass jeder mit einem Blick herausfinden kann, wann sein Kollege nicht anwesend sein wird, kann ein Dienstplan in der Kaffeeküche dabei helfen, sich auf stressige Tage optimal vorzubereiten.

Besonders praktisch ist in diesem Zusammenhang, dass es mittlerweile verschiedene Online Tools gibt, die sich auf unterschiedliche Bereiche beziehen und dementsprechend die Möglichkeit bieten, alles akribisch durchzukalkulieren. Die Unterteilung in verschiedene Bereiche bietet viele Vorteile.

Vor allem die Tatsache, dass es auf ihrer Basis besonders leichtfällt, den Überblick zu bewahren, sorgt dafür, dass in der Vergangenheit immer mehr Unternehmen dazu übergegangen sind, vom „großen Ganzen“ ins „detaillierte Kleine“ zu planen.

Solange jedes Teammitglied weiß, wo und wie die entsprechenden Informationen abgerufen werden können, ist es möglich, einen weitestgehend unkomplizierten Ablauf zu gewährleisten.

Regelmäßige Teammeetings einberufen

Auch in einer Zeit, in der sich viele Aufgaben online erledigen lassen und in der es lediglich die passenden Tools braucht, um Urlaub, andere Abwesenheiten und Einsätze zu planen, ist es meist nicht möglich, den persönlichen Kontakt komplett zu ersetzen.

Ein regelmäßiger Austausch, zum Beispiel auf der Basis von Teammeetings, kann dabei helfen, offene Fragen auf kurzem Dienstweg zu klären. Damit jedoch alle von besagten Meetings profitieren können, ist es selbstverständlich wichtig, seine Mitarbeitenden in Bezug auf eine rege Teilnahme zu sensibilisieren. Das bedeutet, das Veranstaltungen dieser Art:

• am besten frühzeitig angekündigt werden sollten,
• im Idealfall dann stattfinden, wenn möglichst viele Teammitglieder ohnehin arbeiten müssen,
• mithilfe eines Protokolls nachgehalten werden sollten.

Zu guter Letzt ist es wichtig, darauf zu achten, dass die Meetings möglichst positiv in Erinnerung bleiben. Mitarbeitende, die bei jedem einberufenen Treffen befürchten müssen, „wieder einmal“ vor allen anderen kritisiert zu werden, dürften sich beim nächsten Mal zweimal überlegen, ob sie nicht unter Vorgabe einer Ausrede absagen.

Persönliche Gespräche statt E-Mails: Auch in der Personalabteilung ein Thema

So gut wie jeder, der regelmäßig Textnachrichten versendet, weiß, dass die eigentliche Botschaft durchaus falsch ankommen kann. Daher bietet es sich an, auch im geschäftlichen Alltag möglichst oft auf eine persönliche Kommunikation, zum Beispiel face to face oder am Telefon, zu setzen.

Auf diese Weise ist es nicht nur möglich, Missverständnissen vorzubeugen, sondern auch, den Kontakt zu Kollegen nicht vollends zu verlieren. Hierbei handelt es sich um eine tolle Alternative, die bewirken kann, dass letztendlich auch der Teamzusammenhalt gestärkt wird.

Moderne Tools für das Arbeiten an gemeinsamen Projekten

Unabhängig davon, ob es darum geht, mehr Personal einzustellen, den Fachkräftemangel im IT-Bereich zu bekämpfen, alte Akten zu überarbeiten oder Informationen rund um besondere Dokumente, wie zum Beispiel Zeugnisse, einzuholen: Der Alltag in einer Personalabteilung ist mit vielen Projekten verbunden. Und letztendlich sorgen immer wieder auch gesetzliche Neuerungen dafür, dass ein bereits bestehender Status Quo überarbeitet werden muss.

Gerade dann, wenn mehrere Mitarbeitende an einem Projekt beschäftigt sind, stellt sich häufig die Frage nach dem aktuellen Zwischenstand. Das Problem: Wenn jede(r) nur an seinen eigenen Dateien arbeitet und die entsprechenden Ergebnisse mehr oder weniger regelmäßig zusammengetragen werden, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass sich Überschneidungen ergeben.

Hier kann es sich, ähnlich wie beim oben erwähnten Urlaubsplaner, lohnen, auf Tools zu setzen, die ein gemeinsames Bearbeiten von Dokumenten erlauben. Auf diese Weise braucht es nur einen Blick, um herauszufinden, wie der aktuelle Stand ist, welche Punkte noch offen sind und wo sich gegebenenfalls Probleme zeigen könnten.

Eine wichtige Frage: Wie sollte die Personalabteilung nach außen kommunizieren?

Mit Hinblick auf Kommunikationstools und Organisationsmöglichkeiten, die heutzutage auch mit Vorliebe in der Personalabteilung genutzt werden, hat sich im Laufe der Zeit viel getan.

Eine Frage bleibt jedoch offen: „Wie sollte die Personalabteilung nach außen kommunizieren?“. Immerhin sind die Mitarbeitenden vor Ort wichtige Ansprechpartner*innen für andere, die zum Beispiel nach einer Hochzeit ihre Stammdaten ändern, Urlaub einreichen oder sich über Kündigungsfristen und Co. informieren möchten.

Das Problem: Vor allem in großen Unternehmen zeigt sich schnell, dass es als Mitarbeitende einer Personalabteilung schwierig werden kann, eine Aufgabe zu beenden, ohne unterbrochen zu werden. Eingehende Anrufe und E-Mails sorgen nicht selten dafür, dass das Team, das mit dem HR-Bereich betraut wurde, immer wieder aus seinem Workflow herausgerissen wird.

Hier kann es helfen, andere Mitarbeitende entsprechend zu sensibilisieren und innerhalb der Personalabteilung klare Öffnungszeiten festzulegen, in denen die betreffenden Personen erreichbar sind. So ist es häufig möglich, noch effektiver zu arbeiten und sich zu den jeweiligen Zeiten auf genau die Aufgaben zu fokussieren, die gerade anstehen. Hiervon profitieren nicht nur die Mitarbeiter der Personalabteilung, sondern die komplette Belegschaft.

Ein „Kummerkasten“ für mögliche Verbesserungsvorschläge

Keine Abteilung ist perfekt! Auch in einer gut organisierten Personalabteilung gibt es immer wieder Bereiche, die dazu einladen, etwas genauer unter die Lupe genommen zu werden. Daher empfiehlt es sich, mit Hinblick auf etwaigen Optimierungsbedarf die Menschen zu fragen, die hiervon am meisten betroffen sind: das Team selbst.

Wie wäre es zum Beispiel mit einem „Kummerkasten“, der nicht nur dazu dient, gegebenenfalls Dampf abzulassen, sondern sich auch dazu anbietet, in das interne Verbesserungsmanagement eines Unternehmens aufgenommen zu werden? Das Prinzip: Wer einen Verbesserungsvorschlag einbringt, der die Abteilung tatsächlich unterstützt und von dem alle profitieren können, wird mit einem Bonus belohnt. Oft zeigt sich in diesem Zusammenhang, dass es lediglich einen kleinen Anreiz braucht, um dafür zu sorgen, dass auch eine Personalabteilung sukzessive besser werden kann.

Fazit

Wer im Zusammenhang mit Unternehmen an Optimierungsabläufe denkt, denkt häufig an den Bereich der Produktion. Aber: Auch die Abläufe in einer Personalabteilung sind es definitiv wert, etwas genauer in Augenschein genommen zu werden. Unter anderem auch deswegen, weil die Mitarbeitenden vor Ort somit „ganz nebenbei“ die Chance haben, den Stress in ihrem Alltag zu reduzieren.

Dank moderner Tools und mit ein wenig Einfallsreichtum und Kreativität ist es häufig möglich, die Gegebenheiten zu optimieren … und dementsprechend auch einer hohen Fluktuation vorzubeugen. Immerhin ist es definitiv von Vorteil, wenn diejenigen, die in der Personalabteilung arbeiten, mit ihrem Job zufrieden sind und dies auch den Kolle*innen gegenüber ausstrahlen. Eine Win-win-Situation für alle Beteiligten.

Praxistipps für die Lagerung langjähriger Unterlagen

Die korrekte Handhabung von Aufbewahrungsfristen für langjährige Unterlagen ist für Unternehmen und Privatpersonen von entscheidender Bedeutung. Dabei ist es unerheblich, ob die Unterlagen in eigenen oder speziell dafür angemieteten Räumlichkeiten aufbewahrt werden. Das korrekte Archivieren und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sollen nicht nur dabei helfen, Ordnung zu bewahren, sondern auch rechtliche Probleme vermeiden. Hier gibt es die Tipps, wie sich Unterlagen über viele Jahre hinweg effektiv lagern lassen und dabei gesetzlichen Anforderungen gerecht werden.

Wie sind die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen bei Dokumenten in Deutschland?

In Deutschland gibt es verschiedene gesetzliche Regelungen, die die Aufbewahrungsfristen für Dokumente festlegen. Die genauen Fristen können je nach Art der Dokumente und der rechtlichen Bedeutung variieren. Hier sind einige allgemeine Richtlinien:

• Steuerunterlagen: Steuerrelevante Unterlagen, wie zum Beispiel Buchführungsunterlagen, Jahresabschlüsse, Buchungsbelege, Inventare und Bilanzen, sollten gemäß § 147 Abs. 1 Abgabenordnung (AO) für einen Zeitraum von 10 Jahren aufbewahrt werden. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht wurde.
• Handelsunterlagen: Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse und Handelsbriefe sollten gemäß § 257 Handelsgesetzbuch (HGB) für einen Zeitraum von 6 Jahren aufbewahrt werden. Bei elektronischer Buchführung können sich besondere Regelungen ergeben.
• Personalunterlagen: Lohn- und Gehaltsabrechnungen sowie alle anderen Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, sollten gemäß § 41 Abgabenordnung (AO) ebenfalls 10 Jahre aufbewahrt werden.
• Vertragsunterlagen: Verträge sollten in der Regel bis zum Ablauf möglicher Gewährleistungsansprüche aufbewahrt werden. Dies kann je nach Vertragsart und individuellen Absprachen variieren, liegt jedoch oft bei 3 bis 5 Jahren.
• Arbeitsrechtliche Unterlagen: Arbeitsverträge, Kündigungen und andere arbeitsrechtliche Dokumente sollten für die Dauer des Arbeitsverhältnisses und darüber hinaus aufbewahrt werden. In der Regel sind dies 10 Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses.
• Bauunterlagen: Bauunterlagen sollten gemäß der jeweiligen Landesbauordnung für einen Zeitraum von mindestens 5 Jahren nach Abschluss der Baumaßnahme aufbewahrt werden.
• Medizinische Unterlagen: In der Medizin gelten besondere Regeln für die Aufbewahrung von Patient*innenakten. Hier sollten die Unterlagen gemäß den Vorgaben des Bundesmantelvertrags-Ärzte (BMV-Ä) für mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden.
   

Fristen machen es teilweise unumgänglich, sich den Rat eines spezialisierten Rechtsanwalts oder Steuerberaters einzuholen, um juristisches Ungemach zu verhindern. Unternehmen und Privatpersonen, die mit dem Gedanken spielen, Lagerraum für Unterlagen anzumieten, können sich vorher professionellen Rat einholen, um sicherzustellen, dass sie mit der Fremdeinlagerung die aktuellen gesetzlichen Anforderungen erfüllen. Gesetze und Vorschriften können sich ändern und individuelle Umstände können spezielle Anpassungen erfordern. In diesem Zuge sollte auch darauf geachtet werden, dass der Lagerraum neben Sicherheitsstandards auch über die richtige Größe für den jeweiligen Gebrauch verfügt.

Die richtige Auswahl der Aufbewahrungsfristen für effiziente Einlagerung verstehen

Bevor man sich mit der Lagerung Ihrer Unterlagen auseinandersetzen kann, ist es essenziell, die geltenden Aufbewahrungsfristen zu verstehen. Das ist notwendig, um die Belegung der Lagerplätze im Vorfeld zu planen. Verschiedene Dokumente unterliegen unterschiedlichen rechtlichen Bestimmungen. Je länger Unterlagen aufbewahrt werden müssen, desto weiter können sie "nach hinten" sortiert werden. Zu den Fristen der Aufbewahrung kann es sinnvoll sein, Experten zu konsultieren oder sich ausführlich über die spezifischen Anforderungen für den Landkreis oder die Branche zu informieren. Die gezielte Nachfrage hilft dabei, keine Unterlagen zu vernichten, die eventuell einer längeren Aufbewahrungsfrist unterliegen, als man selbst vermutet hat.

Papierfreie Büros – Digitale Archivierung als zeitgemäße Lösung, wenn es möglich ist

In Zeiten fortschreitender Digitalisierung ist die digitale Archivierung eine effiziente Alternative zur physischen Aufbewahrung. Das greift nur für Unterlagen, die nicht physisch mit einer Unterschrift versehen sein müssen, um Rechtskraft zu erlangen. Bei Unterlagen, die digital archiviert werden dürfen, lohnt es sich, in sichere, verschlüsselte Speicherlösungen zu investieren. Zudem gilt, dass eine klare Struktur für die digitale Ablage zu implementieren ist. Dies ermöglicht nicht nur einen schnellen Zugriff auf benötigte Informationen, sondern reduziert auch den Platzbedarf erheblich.

Doch was lässt sich auf keinen Fall digital abspeichern? In den vielen Fällen erfordert die Rechtskraft eines Dokuments eine persönliche, handgeschriebene Unterschrift der beteiligten Parteien. Diese Unterschrift dient dazu, die Authentizität des Dokuments bestätigen und die Zustimmung der Unterzeichnenden zu den darin enthaltenen Bedingungen oder Vereinbarungen ausdrücken. Das zu digitalisieren und das "Urdokument" zu vernichten wäre fatal. Auch Dokumente, die eine notarielle Beglaubigung verlangen, um ihre Rechtskraft zu gewährleisten, sind nicht zu digitalisieren. Mit der Unterschrift bestätigt der Notar die Identität der Unterzeichnenden. Die Unterschrift fungiert als Beglaubigung.

Das A und O der Aufbewahrung - Kategorisierung, Organisation, Prüfung und Aktualisierung der Unterlagen

Auch für die physische Aufbewahrungsmethode bei Unterlagen gilt, dass eine klare Kategorisierung sowie eine passende Organisation vorgenommen werden muss. Sie ist unerlässlich. Wird eine Räumlichkeit für die Aufbewahrung ausgesucht, muss eine systematische Struktur festgelegt werden, die es im Bedarfsfall ermöglicht, Dokumente leicht zu finden. Von daher sind Kategorien zu wählen, welche die Aufbewahrungsfristen berücksichtigen und vorsehen, dass Unterlagen möglich leicht zu ergänzen sind, ohne Tonnen an Papier zu bewegen. Mit einer intuitiven Benennung lässt sich die Effizienz der Archivierung nachhaltig steigern.

Aufbewahrungsfristen ändern sich – ebenso wie geschäftliche Anforderungen. Daher ist es wichtig, die eigene Archivierungspolitik regelmäßig zu überprüfen und wenn notwendig anzupassen. Wichtig ist es dabei, einen Zeitplan für die Überprüfung älterer Unterlagen und prüfen Sie, ob diese weiterhin aufbewahrt werden müssen. Dies ermöglicht nicht nur die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, sondern minimiert auch den Aufwand für die Verwaltung veralteter Dokumente.

Die Welt der Start-up-Unternehmen ist geprägt von Innovation, Risiko und ständigem Wandel. In einem so dynamischen Umfeld sind Führungskräfte gefragt, die nicht nur über ausgezeichnete unternehmerische Kenntnisse, sondern auch über besondere Führungskompetenzen, insbesondere Coaching-Skills, verfügen, um ihre Mitarbeitenden in diesem Spannungsfeld abzuholen. Dahinter verbergen sich Fähigkeiten, die es einer Person ermöglichen, andere zu unterstützen, ihr volles Potenzial zu entfalten, Ziele zu erreichen und persönliche oder berufliche Entwicklungen voranzutreiben. „Dies beinhaltet aktives Zuhören, Fragestellungen, Empathie, Feedback und die Fähigkeit, individuelle Stärken zu erkennen und zu fördern“, erklärt Julia Atkinson, Professional Certified Coach. Gemeinsam mit ihrer Kollegin, Antje Brügmann, Master Certified Coach und Trainerin, verrät sie hier, warum Coaching für die Start-up-Führung so hilfreich und sinnvoll ist und welche Vorteile ein coachender Führungsstil mit sich bringt. Außerdem liest du, wie es dir schnell und mühelos gelingt, Coachingtechniken in deine Führungspraxis zu integrieren.

Darum benötigen Führungskräfte in Start-up-Unternehmen Coaching-Skills:

• Führung und Teambildung: Start-up-Gründer*innen und Führungskräfte müssen nicht nur ihr Unternehmen leiten, sondern auch Teams aufbauen und führen. Coaching-Skills ermöglichen es ihnen, ihre Mitarbeitenden zu inspirieren, zu motivieren und zu unterstützen, um gemeinsam Großes zu erreichen.
• Schnelles Lernen und Anpassungsfähigkeit: Start-ups sind gezwungen, sich rasch an neue Gegebenheiten anzupassen und aus Fehlern zu lernen. Coaching-Skills helfen Führungskräften, ihre Teams dabei zu unterstützen, in einem ständig veränderlichen Umfeld erfolgreich zu sein.
• Talententwicklung und Mitarbeiterbindung: Die Fähigkeit, Mitarbeitende individuell zu fördern und deren Potenzial zu erkennen, ist entscheidend, um hochqualifizierte Talente langfristig an das Unternehmen zu binden.
• Problemlösung und Entscheidungsfindung: Start-up-Unternehmen sehen sich oft mit komplexen Herausforderungen konfrontiert. Coaching unterstützt Führungskräfte bei der Entwicklung von Problemlösungsstrategien und der effektiven Entscheidungsfindung.
• Kommunikation und Konfliktmanagement: Effektive Kommunikation und das Management von Konflikten sind unerlässlich, um ein gesundes Arbeitsumfeld zu schaffen. Coaching-Skills befähigen Führungskräfte, Konflikte früh und konstruktiv zu lösen und eine offene Kommunikationskultur zu etablieren.

So kannst du Coaching-Skills erwerben

• Schulungen und Workshops: Führungskräfte in Start-up-Unternehmen können von speziellen Coaching-Schulungen und Workshops profitieren, die auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind. Sie können alleine oder aber auch mit Kolleg*innen teilnehmen.
• Eigene Teilnahme an Mentoring und Coaching: Die Zusammenarbeit mit erfahrenen Coaches und Mentoren kann wertvolle Einsichten und Erfahrungen vermitteln, um Coaching-Skills zu entwickeln. So lernst du Coaching-Techniken, die zu deiner Persönlichkeit und deinen Stärken passen und dadurch mit großer Authentizität umgesetzt werden können.
• Selbststudium und Ressourcen: Zahlreiche Ressourcen wie Bücher, Online-Kurse und Materialien stehen zur Verfügung, um die Grundlagen des Coachings zu erlernen und zu vertiefen. Dies bietet sich in aller Regel als Einstieg an – oder um Gelerntes zu vertiefen.
• Praktische Anwendung: Die Anwendung von Coaching-Prinzipien in der täglichen Arbeit ist der beste Weg, um die Fähigkeiten zu festigen. Führungskräfte sollten Chancen suchen, um Coaching-Skills in der Praxis zu nutzen. Mindestens am Anfang, aber auch als Wegbegleitung bietet sich an, sich von Zeit zu Zeit gemeinsam mit einem Coach zu reflektieren und dafür Sorge zu tragen, dass der coachende Führungsstil immer mehr zur Alltagspraxis wird.

Fazit

In der rasanten Welt der Start-up-Unternehmen sind Coaching-Skills ein unschätzbares Führungsinstrument. Sie fördern nicht nur die persönliche Entwicklung und die des Teams, sondern prägen auch maßgeblich eine wertschätzende Kommunikations- und Unternehmenskultur und tragen so zum Erfolg des Unternehmens bei. Start-up-Führungskräfte, die diese Fähigkeiten beherrschen, sind besser gerüstet, um die Herausforderungen zu bewältigen und die Chancen zu nutzen, die sich in diesem dynamischen Umfeld bieten. Investitionen in die Entwicklung von Coaching-Kompetenzen sind daher eine Investition in die Zukunft und den nachhaltigen Erfolg von Start-up-Unternehmen.

Um die Vorteile eines coachenden Führungsstils in Start-up-Unternehmen voll auszuschöpfen, bieten die erfahrenen Coaches Julia Atkinson und Antje Brügmann ein Intensiv-Seminar an, das Führungskräften die Gelegenheit gibt, Coaching-Skills gezielt zu erweitern und in der Praxis anzuwenden. Es findet vom 18. bis 22. März 2024 im Hotel Nixe Palace auf Mallorca statt, Anmeldungen sind hier möglich

Ein Unternehmen zu gründen ist eine tiefgreifende Herausforderung, die Engagement, Stressresistenz und Beharrlichkeit erfordert. Francesca Spengos und Dr. Rahmyn Kress, die Co-Gründer*innen des ClimateTech-Start-ups WeVee Technologies, haben diese Erfahrung am eigenen Leib gemacht. Sie verließen die etablierten Strukturen der Unternehmenswelt, um mit ihrem Start-up einen positiven Wandel herbeizuführen und ihre Vision von einer nachhaltigen Zukunft für die kommenden Generationen zu verwirklichen. Ihr Ziel ist es, den Übergang zur E-Mobilität zu beschleunigen und sowohl nachhaltigen als auch effizienten Konsum zu fördern, indem sie das Pendeln und Reisen mit Elektrofahrzeugen personalisieren.

Was sie auf ihrer gemeinsamen Gründungsreise gelernt haben und wie sie dieses Ziel erreichen, teilen Francesca und Rahmyn bereitwillig. Sie geben Einblicke und Ratschläge, die ihrer Meinung nach entscheidend sind, um eine solide Grundlage für ein erfolgreiches Unternehmen zu schaffen.

Kommunikation & Vertrauen

„Wie in jeder Beziehung sollte die Wahl des Geschäftspartners in erster Linie auf Vertrauen basieren. Vertrauen in die Fähigkeiten und Grenzen des anderen, Bestätigung eines gemeinsamen Wertesystems, eines gemeinsamen Ziels und einer gemeinsamen Ethik.

Dieses Vertrauen kann nur durch effektive Kommunikation im Alltag umgesetzt werden. Für Gründer*innen-Duos ist es unerlässlich, immer im offenen Austausch zu bleiben. Während des Gründungsprozesses ist es von größter Bedeutung, die Arbeitsweise des anderen zu verstehen und zu respektieren. Zu erkennen, wann jemand bereit ist, ein Thema aufzugreifen und wann nicht, ist entscheidend, um harmonisch zusammenzuarbeiten und Missverständnisse und unnötige Konflikte zu vermeiden.

Wir haben erkannt, wie wichtig es ist, einander den notwendigen Raum zu geben, um Situationen in der eigenen Geschwindigkeit zu überdenken und zu bewerten, da unsere Köpfe unterschiedlich arbeiten. Zu vertrauen, dass wir einander zuhören und alle offenen Punkte wieder aufgreifen werden, war einer der stärksten Aspekte unserer Beziehung. Als Gründerteam mit unterschiedlichen Hintergründen, Lebenswegen und Talenten ergänzen wir uns perfekt und heben uns so von anderen ab. Unser Schlüssel zum Erfolg liegt in der langfristigen Zusammenarbeit, gegenseitigem Respekt und der Fähigkeit, dem anderen genug Raum zu geben, seine Stärken in das Unternehmen einzubringen.“

Strategie und Zielerreichung

„Unsere Mission ist klar definiert: Wir wollen die Einführung der Elektromobilität beschleunigen. Als Co-Gründer*innen von WeVee Technologies verfolgen wir diese Mission mit einer agilen und schnellen Vorgehensweise, ohne den Blick für das Wesentliche zu verlieren. Für jedes Gründer*innen-Team sind ein klar umrissenes Ziel und eine fundierte Strategie unverzichtbar. Wenn ihr als Team zusammenarbeitet, müsst ihr euch über eure Ziele im Klaren sein und einen Plan haben, wie ihr sie erreichen wollt. Von Anfang an haben wir unsere Ziele klar formuliert und einen Fahrplan entwickelt, wie wir diese erreichen können. Diese Klarheit hilft uns, auf Kurs zu bleiben und den Erfolgsweg zu verfolgen, auch wenn wir gelegentlich Umwege in Kauf nehmen müssen.“

Problemlösung und Innovation

„Probleme und Hindernisse sind keine Sackgassen, sondern Herausforderungen, die gemeistert werden wollen. Als Unternehmer*innen werdet ihr sicherlich auf solche Hürden stoßen. Wie ihr damit umgeht, entscheidet über euren Erfolg. Wir lassen uns nicht entmutigen, wenn der erste Lösungsansatz nicht direkt zum Ziel führt. Stattdessen findet gerade Rahmyn oft unkonventionelle Wege und entwickelt innovative Lösungen. Dabei ist es wichtig zu betonen, dass unsere Ziele unerschütterlich sind, die Strategie jedoch flexibel bleibt und sich an äußere Umstände anpassen lässt, um das gewünschte Ergebnis zu erzielen. Wir schrecken nicht davor zurück, Situationen neu zu bewerten. Diese Einstellung hat uns in schwierigen Zeiten zum Erfolg verholfen. Bei WeVee lassen wir unsere Egos vor der Tür. Es handelt sich um eine Art mathematische Gleichung – Pro und Contra, ohne persönliche Befindlichkeiten, nur das Beste für das Unternehmen und unsere Vision.“

Zeitmanagement

„Zeit ist eine endliche Ressource und für Gründer*innen äußerst wertvoll. Wenn ihr ein Unternehmen gründet, müsst ihr in der Lage sein, eure Zeit effektiv zu managen, um Konflikte und Stress zu vermeiden und die Produktivität zu maximieren. Rahmyn und ich haben erkannt, wie wichtig es ist, Aufgaben zu delegieren und klar zu kommunizieren, wer welche Aufgaben übernimmt. Wir achten auch darauf, regelmäßig Pausen einzulegen, damit unser Gehirn neu starten und neue Energie tanken kann. Zum Beispiel gehe ich gerne in der Natur spazieren und höre den natürlichen Klängen zu oder lege mich auf meine Shakti-Matte und spiele das Zirpen von Grillen ab, um meinem Gehirn und meinem Körper eine Pause zu gönnen. Rahmyn kocht gern und rekalibriert, indem er mit seinen Söhnen Tennis spielt und sich beim Yoga entspannt.“

Bereitschaft, kalkulierte Risiken einzugehen

„Die Gründung eines Unternehmens ist ein Risiko für sich. Es gibt keine Garantie für Erfolg. Aber wenn ihr nicht bereit seid, eure Ideen nach außen zu tragen, werdet ihr nie erfahren, ob ihr es geschafft hättet. Um unsere Vision zu verwirklichen, müssen wir die Balance zwischen Risiko und Sicherheit finden, um weiter voranzukommen. Rahmyn und ich sind offen für Feedback und bereit, unseren Ansatz kontinuierlich zu überprüfen und anzupassen, ohne das Geschäftsmodell zu gefährden. Diese Einstellung hat uns geholfen, auch in schwierigen Zeiten erfolgreich zu sein. Die Leidenschaft für das, was wir tun, und die Bereitschaft, Berge zu versetzen, um unsere Vision zu verwirklichen, sind die Grundlage für unseren nachhaltigen Erfolg als Gründer*innen-Duo. Man sollte niemals gründen, nur um des Gründens willen. Man muss sich im Klaren sein, dass die Gründung eines Unternehmens viel Arbeit, Stress und Verantwortung mit sich bringt. Bevor es losgehen kann, muss die Bereitschaft vorhanden sein, die Ärmel hochzukrempeln und sich voll und ganz zu engagieren.“

Fazit

Die Gründung und Führung eines Unternehmens gleicht einem Wald: Jedes Teammitglied, jeder „Baum“, muss individuell gepflegt werden, damit es wachsen kann und die "Äste" harmonisch ineinandergreifen können. Als Führungskraft ist es wichtig, stets den ganzen „Wald“ im Blick zu behalten und sicherzustellen, dass das gesamte Ökosystem gesund und produktiv ist. Francesca und Rahmyn sind der lebendige Beweis dafür, dass unterschiedliche Hintergründe und Talente nicht nur ergänzend sind, sondern auch den Schlüssel zum Erfolg eines Unternehmens bergen. Ihre Erfolgsgeschichte zeigt, dass gute Kommunikation, klare Ziele und Strategien, Problemlösungsfähigkeit und Innovationsgeist, effektives Zeitmanagement und die Bereitschaft, Risiken einzugehen, für den Erfolg eines Unternehmens entscheidend sind.

Über WeVee

WeVee Technologies ist ein europäisches ClimateTech-Unternehmen, das sich die Veränderung von Lebensstilen in Richtung Nachhaltigkeit durch die Anpassung der Verhaltensökonomie zum Ziel gesetzt hat. Die Mission von WeVee besteht darin, einen schnellen, unterhaltsamen, angenehmen und nahtlosen Übergang zur E-Mobilität zu schaffen, den nachhaltigen und effizienten Verbrauch zu verbessern und das berufliche Pendeln und Reisen mit Elektrofahrzeugen zu personalisieren.

Nach etlichen Jahren, in denen die Umsätze im Onlinehandel kontinuierlich stiegen, ist jetzt erstmals seit 15 Jahren ein Umsatzrückgang im deutschen E-Commerce zu verzeichnen. Das belegen aktuelle Zahlen des EHI Retail Institute. Ukrainekrieg und Wirtschaftskrise haben in Kombination mit Inflation und steigenden Verbraucherpreisen für Stagnation bei den Umsätzen gesorgt und veranlassen viele Konsument*innen zu Kaufzurückhaltung oder zum Aufschieben von Kaufentscheidungen. Im Jahresendgeschäft 2023 stellt das die Onlinehändler*innen vor neue Herausforderungen. Um die auch in diesem Jahr zweifelsohne vorhandenen Chancen im umsatzstärksten 4. Quartal zu nutzen, müssen sie darauf achten, ihre Werbebudgets passgenau einzusetzen.

Die Online-Marketing-Expert*innen der Performance-Marketing-Agentur Smarketer aus Berlin haben anhand der wichtigsten Daten und Kennzahlen zum Thema analysiert, wie Händler*innen Umsatzchancen in diesem besonders sensiblen Handelsmarktumfeld optimal für sich nutzen und mit welchen Strategien sie sich optimal auf die Shopping-Events im 4. Quartal vorbereiten.

Omnichannel-Ansatz ist ein Muss – und KI hilft

Wichtig zu verstehen ist für Händler*innen zunächst, dass es mehr denn je auf einen Omnichannel-Ansatz, also das geschickte Zusammenspiel sämtlicher Kanäle im Online-und Präsenzhandel ankommt. Angesichts dieser oftmals unübersichtlichen Datenfülle kann Künstliche Intelligenz unterstützen und zusätzliche Zielgruppeninformationen liefern – und dabei helfen, die Customer Journey im Detail besser zu verstehen. Wichtig ist dabei aber auch das Zusammenspiel von KI-Funktionen mit menschlicher Justierung. Denn gerade an außergewöhnlich umsatzstarken Tagen sollten Händler*innen automatisierte Gebotsstrategien manuell anpassen, um teure Fehler bei der Ausspielung zu vermeiden.

Wichtig ist die Erkenntnis, dass sich aus der aktuellen Wirtschaftslage auch Chancen für Neugeschäft ergeben – denn die finanziellen Herausforderungen tragen dazu bei, dass Kund*innen offener für neue Marken und Geschäfte sind. Diesen Sachverhalt sollten sich Marketer zunutze machen. Käufer*innen, die mit steigenden Preisen konfrontiert sind, handeln überlegter, suchen online verstärkt nach Sonderangeboten, kaufen aber auch in anderen Shops und entscheiden sich dabei für andere Marken als gewöhnlich.

Gerade der Handel vor Ort kann hiervon aufgrund von den in der Pandemie hinzugekommenen Varianten wie Click & Collect sowie Ship from Store profitieren und sine Offline-Verkaufsziele in die Kampagnen integrieren. Dabei können YouTube-Maßnahmen wie Video Action Campaigns sowie Display und Discovery Ads eine stimmige Ergänzung für eine effiziente SEA-Strategie sein. Auch die weitgehend automatisierte Werbelösung Google Performance Max bietet sich mit ihren Machine-Learning-Fähigkeiten an – gerade für Unternehmen, die in der Vergangenheit eher lokal aufgestellt waren. Diese können so gezielt Standorte und lieferbare Produkte hervorheben und gerade vor den Feiertagen mit der sicheren Verfügbarkeit gegenüber Online-only-Händlern punkten. Auf der Basis von Performance Max ist es möglich, mit einer einzigen Kampagne das gesamte Portfolio von Google Ads zu bespielen und dabei die Zielgruppen an jedem Punkt der Customer Journey abzuholen.

Amazon bleibt Dreh- und Angelpunkt im E-Commerce – nicht nur am Black Friday

Weiterhin ein Muss aus Sicht des Marketings bleiben die zahlreichen etablierten Shopping-Events, von den Amazon Prime Deal Days (10./11. Oktober) über Singles Day (11.November) bis hin zu Black Friday (24.11.), Cyber Monday (27.11.) und Cyber Week. Dabei sollten Händler*innen auch die umliegenden Zeiten nicht unterschätzen. Im Jahr 2023 werden die Verbraucher*innen früher als je zuvor mit den Weihnachtseinkäufen beginnen, sodass der gesamte November wichtig bleibt. Und nicht zuletzt nimmt direkt nach Weihnachten das Suchvolumen wieder zu und bleibt den gesamten Januar über für den Einzelhandel attraktiv. Diese Post-Peak-Phase eignet sich hervorragend für eine erneute Kontaktaufnahme zu Websitebesucher*innen und YouTube-Nutzer*innen.

Weiterhin wichtig bleibt für Onlinehändler*innen die Marketplace-Plattform von Amazon, die inzwischen eine Vielzahl attraktiver Werbemittel von Sponsored Brands über Sponsored Display bis Sponsored Products. Die Agentur Amzell, ein Unternehmen der Smarketer Group, bietet Brands ein umfangreiches Portfolio rund um das gesamte Amazon Produktmarketing. Die Top-Plätze werden auch in den nächsten Wochen stark umkämpft sein – Präsenz ist hier der entscheidende Faktor. Dabei beobachten wir, dass die Verbraucher*innen in diesem Jahr noch preissensibler agieren und gezielter auf Rabatte achten als in der Vergangenheit. Doch gerade weil nicht erst zum Black Friday eingekauft wird, rät er Händler*innen, möglichst bald passende Produkte und Keywords zu definieren und Kampagnen bereits frühzeitig aufzusetzen, um diese bis zu den entscheidenden Tagen optimal justieren zu können. An den Tagen selbst sollten Händler*innen die Budgets und Kampagnen mehrmals täglich überprüfen und situativ anpassen, um nicht die eigenen Umsatzchancen vorzeitig auszubremsen.

Neue Spielfelder: Microsoft Ads und TikTok mit einplanen

Doch neben Google-Ads, YouTube-Videowerbung und Amazon Ads spielt zunehmend aufgrund der Veränderungen im KI-Umfeld inzwischen auch Microsoft Advertising eine wichtigere Rolle. Der Trend hin zu ChatGPT und Microsofts Engagement bei Open AI haben dazu beigetragen, dass sowohl Search Ads als auch Anzeigen im Microsoft Audience Network noch attraktivere Werbeumfelder werden. Diese sollten daher als Teil der Online-Strategie mitgedacht werden, zumal sich bestimmte Kampagnenziele auf diesem Weg billiger und schneller erreichen lassen als über andere Wege.

Nicht zuletzt gibt es aber auch im Social-Media-Umfeld mit TikTok eine wichtige Plattform, die insbesondere im E-Commerce-Umfeld von vielen Händler*innen noch nicht ausreichend gewürdigt wird. Denn 58 Prozent der TikTok-Nutzer*innen entdecken neue Produkte und Marken über Videos im Trend auf TikTok – und die Wahrscheinlichkeit, dass sie ein Produkt kaufen, welches sie auf der Plattform gesehen haben, liegt beim Faktor 1,4. Mithilfe der integrierten Tools für Conversion Tracking und ROAS lassen sich Anzeigen optimieren – und mit Hilfe von Retargeting-Kampagnen können Nutzer*innen erneut angesprochen werden, die bereits mit einer Marke interagiert haben. Die Videos im 9:16-Format lassen sich zudem hervorragend für weitere Videoplattformen wie Instagram Reels oder YouTube Shorts einsetzen.

Fazit: Jahresendgeschäft unter schwierigen Vorzeichen

Auch wenn die Sonderkonjunktur der letzten Jahre im Onlinehandel vorbei ist, bietet das Geschäft gerade in der Vorweihnachtszeit eine Vielzahl an Möglichkeiten – der Wirtschaftskrise und der Kaufzurückhaltung zum Trotz. Doch mehr als in den Vorjahren kommt es darauf an, Werbebudgets effizient einzusetzen und die Verbraucher*innen mit einer gezielten Marketingstrategie zu erreichen. Unternehmen, die ihre gewohnten Marketingmaßnahmen in Google Ads und Amazon Ads um Kampagnen bei Microsoft Ads und TikTok erweitern, haben ebenso die Möglichkeit, erfolgreich zu punkten wie Marken, die auf Videowerbung und Performance Max setzen. Immer wichtiger werden hierbei eine stringente Datenstrategie und ein akribisches Monitoring – wer hier Nachholbedarf hat, sollte sich externes Know-how und Erfahrung ins Haus holen.

Das Whitepaper „Das stärkste Quartal des Jahres. E-Commerce-Erfolg im 4. Quartal 2023“ kannst du hier kostenlos als PDF downloaden

Die Start-up-Welt ist geprägt von Innovation, Dynamik und dem Streben nach bahnbrechenden Erfolgen. In diesem faszinierenden Ökosystem kommen visionäre Gründer*innen zusammen, um ihre Träume in die Realität umzusetzen und die Welt ein Stückchen zu verbessern. Doch neben der genialen Idee und einer soliden Geschäftsstrategie gibt es einen entscheidenden Faktor, der über Erfolg oder Misserfolg entscheidet. Und gerade für Frühphasen-Investor*innen ist er von großer Bedeutung: das Gründer*innen-Team. Meiner Erfahrung nach kommt es auf die folgenden fünf Eigenschaften bei guten Gründer*innen-Teams an.

Matchfaktor 1: Eine hohe Problemlösungskompetenz

Gründen ist eine Achterbahnfahrt. Es kommen viele Rückschläge, neue Marktentwicklungen und manchmal auch Gesetze hinzu. Auf all das müssen Start-ups in Windeseile reagieren. Eine hohe Problemlösungskompetenz ist daher essentiell, um sich im Markt zu behaupten. Als Investor*innen fragen wir deshalb vor allem rückwärtsgewandt nach vorherigen Situationen, in denen die Gründer*innen unerwartete Probleme gelöst haben, um antizipieren zu können, ob sie mit neuen Problemen, die sicher kommen werden, gut umgehen können.

Matchfaktor 2: Leidenschaft für das Thema

Für uns bei better ventures gilt immer: Leidenschaft schlägt Erfahrung. Wir würden immer eher in ein Team investieren, das voller Leidenschaft für ein Thema brennt, als in eines, das über viel Erfahrung verfügt, aber nicht 100 Prozent hinter dem Thema steht. Ideal ist natürlich die Kombi. Der Grund: Gründen ist in aller Regel ein Marathon und kein Sprint. Gründer*innen brauchen eine hohe Resilienz. Wenn man mit Leidenschaft dabei ist, hält man länger durch und gibt bei Rückschlägen nicht so schnell auf. Wir stellen deshalb gerne die Frage nach dem Warum: Warum ist das Start-up gegründet worden? Gibt es lediglich eine Lücke im Markt, oder ein echtes Problem, das einen nachts nicht schlafen lässt und dessen Lösung die Gesellschaft voranbringt?

Matchfaktor 3: Funktionale Diversität ist erfolgskritisch

Gründer*innen sollten sich in ihrer funktionalen Expertise optimal ergänzen, also komplementär zueinander sein. Gleichzeitig sollten sie dabei optimal auf die Herausforderung ihres Geschäftsmodell ausgerichtet sein. So können sie eigenständiger und mit geringerem Kostenaufwand durch die hohe See navigieren, auch wenn diese mal rau wird. Wir haben vergangenes Jahr deshalb zum Beispiel mit 42watt in ein Start-up investiert, in dem der Altersunterschied der Gründer beinahe 30 Jahre beträgt. Der eine Gründer ist totaler Experte für das Fach, der andere hat als ehemaliger Investor schon alles gesehen und weiß, wie man ein Unternehmen aufbaut. Das ist die perfekte Kombination und einer der vielen Faktoren von Diversität.

Machtfaktor 4: Der Cultural Fit wird oftmals unterschätzt

Ein Faktor, der oftmals unterschätzt wird: Der Cultural Fit. Hochperformante Gründer*innen-Teams vertreten ähnliche Werte. Was zunächst wie ein weicher Faktor klingt, kann in Krisensituationen über Erfolg oder Misserfolg entscheiden. Denn eine starke Wertebasis trägt zur langfristigen Stabilität und zum Erfolg des Unternehmens bei. Ein Team, das auf einer gemeinsamen Kultur basiert, ist resilienter und besser in der Lage, Herausforderungen zu meistern und wichtige Entscheidungen zu treffen. Entsprechend herausfordernd ist es, den Cultural Fit zu überprüfen. Wir haben dafür vor Jahren eine Fragebatterie entwickelt, die auf unseren Werten aufbaut: Eine Frage, die wir zum Beispiel immer stellen: Was war in den vergangenen eineinhalb Jahren ein großer Wendepunkt für dich, an dem du etwas über dich gelernt hast? Gründer*innen sollten sich ihre eigenen Werte bewusst machen – und davon ausgehend den oder die richtige Partner*in suchen.

Matchfaktor 5: Ein Growth Mindset, das sich auch in der Kommunikation widerspiegelt

Ein gutes Gründer*innen-Team pflegt eine offene Grundhaltung, die auf ehrlicher und direkter Kommunikation basiert. Als Investorin ist es mir lieber, dass wir eine angeregte, intensive Diskussion mit dem Gründer*innen-Team führen und beide Seiten mit offenen Karten spielen, als eine künstliche Harmonie entstehen zu lassen. In diesem Punkt spiegelt sich auch das Growth Mindset der Gründervinnen wider. Wir möchten keine heile Welt präsentiert bekommen, sondern viel lieber wissen, wo es hakt und wo wir als Investor*innen mit unserem Netzwerk, unserer funktionalen Expertise und Erfahrung helfen können. Gründer*innen-Teams, die diese Offenheit an den Tag legen und ehrlich zu uns und zu sich selbst sind, sind langfristig erfolgreicher – weil sie die Herausforderung nicht scheuen, sondern sie offen ansprechen und um Hilfe bitten können. Das ist ein nicht unwesentlicher Skill für Gründer*innen-Teams.

Die Autorin Tina Dreimann ist Mitgründerin und Geschäftsführerin des Impact Angel Clubs better ventures, Mitglied des Beirates für Junge Digitale Wirtschaft des Bundesministeriums für Wirtschaft und Klimaschutz von Robert Habeck und 2023 mit dem German Startup Award als „Investorin des Jahres” ausgezeichnet worden.

Mitarbeiterbeteiligungen sind ein unverzichtbares Instrument, um qualifiziertes Personal zu gewinnen und an Start-ups zu binden. Während eine Beteiligung vor einigen Jahren noch als besonderer Anreiz gesehen wurde, betrachten viele umworbene Führungskräfte und Talente eine Beteiligung inzwischen gar als unverzichtbar. Gleichzeitig ist es für die langfristige Erreichung der Unternehmensziele essentieller und schwieriger denn je, Mitarbeitende in der Gründungsphase zu gewinnen, zu binden und zu motivieren.

Auch wenn bzw. gerade weil die finanziellen Mittel in den frühen Unternehmensphasen meist begrenzt sind, kommt kaum ein (junges) Unternehmen mehr darum herum, seine Schlüsselmitarbeiter zusätzlich zu motivieren. Der Verzicht auf ein größeres Gehalt und Sicherheit im Vergleich zu einem Job in einem etablierten Unternehmen will schließlich über die Chance auf eine Beteiligung am laufenden bzw. späteren (Exit-)Erfolg kompensiert werden. Im Sinne einer zeitgemäßen Unternehmenskultur sollte dieser daher nicht nur den Gründenden zugutekommen, sondern auch zusätzlichen Teammitgliedern, ohne die das Wachstum des Unternehmens bis hin zum möglichen Exit-Erfolg schließlich gar nicht erst möglich wäre.

Die Mitarbeiterbeteiligung hat neben ihrer Funktion als personalpolitische Maßnahme – indem sie die Motivation und Leistungsbereitschaft der jeweiligen Mitarbeitenden positiv beeinflusst und diese damit längerfristig an das Unternehmen bindet – also auch einen finanzwirtschaftlichen Effekt, indem sie die Liquidität (etwa aufgrund höherer Gehälter) des Unternehmens schont.

Doch nicht nur während der ersten Schritte eines Start-ups sind Mitarbeiterbeteiligungen hilfreich und wertvoll, in fortgeschrittenen Phasen bis hin zum Scaling sind sie ebenso ein bedeutendes Instrument auf dem Weg zum Erfolg.

Virtuelle Mitarbeiterbeteiligungen (VSOP) - was ist das eigentlich?

Unter dem Sammelbegriff Mitarbeiterbeteiligung (englisch meist kurz: ESOP, Employee Stock Ownership Plan) haben sich in der Praxis verschiedene Modelle herausgebildet, die sich in ihrer rechtlichen Ausgestaltung und Komplexität teils erheblich unterscheiden und somit auch in ihrer tatsächlichen Umsetzung im Unternehmen unterschiedlich aufwendig sind. Mitarbeiterbeteiligungsmodelle mit realen Geschäftsanteilen erfordern in Deutschland aktuell regelmäßig aufwendige Prozesse und verursachen teils erhebliche Kosten, weshalb „virtuelle Beteiligungen“ in Deutschland die gängige Alternative sind. Die Intention der Beteiligung ist dabei identisch.

Über virtuelle Beteiligungen, kurz VSOP für Virtual Stock Option Plan, werden die Begünstigten vermögensmäßig so gestellt, als wären sie als Gesellschafter*innen am Unternehmen beteiligt. Im Ergebnis wird somit das identische wirtschaftliche Ergebnis erreicht, das aufwendige Stock Option Programme ebenso zum Ziel haben. Ein VSOP bietet dabei aber mehr Flexibilität bei geringerem Verwaltungsaufwand und gleichzeitigen steuerlichen Vorteilen.

Vorteile und Gründe von Mitarbeiterbeteiligungen in verschiedenen Unternehmensphasen

Die übergeordneten Ziele von Mitarbeiterbeteiligungen sind offensichtlich: wichtige Talente und Mitarbeitende sollen gewonnen, gehalten und motiviert werden. Aber in welcher Unternehmensphase kommen welche Vorteile und Effekte weshalb besonders zum Tragen?

Gründungsphase

• Liquiditätsvorteile: Start-ups in der Gründungsphase verfügen oft über begrenzte finanzielle Ressourcen. In dieser Phase ist es entscheidend, die ersten Team-Mitglieder zu gewinnen, um das Unternehmen aufzubauen. Mitarbeiterbeteiligungen können ein wirksames Mittel sein, um hochqualifizierte Mitarbeitende trotz der anfänglich reduzierten Gehälter zu gewinnen und zu motivieren. Potenzielle zukünftige Beteiligungserlöse sollen die aktuellen Opportunitätskosten der Mitarbeitenden ausgleichen.
• Zusammengehörigkeit: VSOPs bieten nicht nur eine Methode, um Mitarbeitende am Unternehmenserfolg zu beteiligen, sondern fördern die Identifikation mit dem Unternehmen, indem sie ein Gefühl des unternehmerischen Mitbesitzes etablieren. Diese Strategie dient nicht nur, aber vor allem in frühen Entwicklungsphasen eines Startups der Förderung des Wir-Gefühls und Team-Buildings.
• VSOP im Gründerteam: Als Begünstigte eines VSOPs kommen in den Early Stages auch die für das Unternehmen operativ tätigen Gründungsgesellschafter*innen selbst in Betracht. Die Mitarbeiterbeteiligung kann hier zusätzliche Leistungsanreize schaffen und insbesondere die Nachteile, die die Gründungsgesellschafter*innen zur Finanzierung ihres Unternehmens aufgrund der üblichen Sonderrechte ihrer Investor*innen (z.B. Erlöspräferenzen, Verwässerungsschutz) eingehen müssen, zumindest teilweise wieder ausgleichen.

Wachstumsphase

• Ressourcen für Wachstum: Eine der größten Herausforderungen für Unternehmen in Wachstumsphasen ist die schnelle Gewinnung qualifizierter, passender Mitarbeitenden. Durch den großen Bedarf nach neuen Experten und Talenten gilt es hier, Zeit und Budget zu sparen. Oft ist es notwendig, die gewünschten Personen aus erfolgreichen, hochdotierten Positionen abzuwerben. Unternehmensanteile als Ergänzung zum Gehalt können dabei zum Entscheidungsfaktor werden, der zeitgleich die finanzielle Belastung senken kann.
• Unternehmenskultur und Zusammengehörigkeit: Viele Unternehmen befinden sich in Wachstumsphasen im kulturellen Umbruch. Änderung der strategischen Ausrichtung, Ausstieg von Gründungsmitgliedern oder auch Umstrukturierungsmaßnahmen stellen Unternehmen in dieser entscheidenden Phase vor Herausforderungen. In diesen Zeiten können Mitarbeiterbeteiligungsprogramme eine wichtige Rolle dabei spielen, die Verbundenheit und Identifikation mit den Unternehmenszielen und der Unternehmenskultur aufrechtzuerhalten.
• Leistungsanreiz durch Ziel-Alignment: Das Ziel in intensiven, fordernden Wachstumsphasen ist es zweifelsfrei, das Maximum aus einem Team herauszuholen. Dafür ist es regelmäßig erforderlich, die sogenannte Extrameile zu gehen. Mit einer Beteiligung kann der dafür notwendige Anreiz geschaffen werden, damit Mitarbeiter die Unternehmensziele zu ihren persönlichen Zielen machen - weil sie von dessen Erfolg profitieren, wie auch die Gründer*innen selbst. Heißt: Mit dem persönlichen Interesse am Unternehmenserfolg steigt die Leistungsbereitschaft und auch Zufriedenheit im Erfolgsfall, vor allem für Führungskräfte und Mitarbeitende in Schlüsselpositionen, trotz häufig nervenaufreibender Zeiten. Dies hilft auch für die notwendige Übergabe von Verantwortung vom Gründungsteam an ihr erweitertes Management.

Scaling (pre-Exit)

• Fluktuation verringern und Know-how halten: Mit wachsendem Erfolg des Unternehmens geraten Führungskräfte und Expert*innen in den Fokus anderer Mitbewerber*innen, erhalten reizvolle Angebote oder wollen sich eigenen Ideen widmen. Mitarbeiterbeteiligungen mit andauernden Vesting-Zeiträumen können ein entscheidender Faktor sein, diese Mitarbeitenden weiter an das Unternehmen zu binden und gleichzeitig ihre Motivation aufrechtzuerhalten.
  Die Kosten, die durch Fluktuation und den damit verbundenen Verlust von Wissen entstehen, sind enorm. Die Ausgabe von Anteilen kann Start-ups vor diesen schützen, indem es für zwiegespaltene Mitarbeitende der entscheidende Faktor für einen Verbleib sein kann. Somit wird essentielles Wissen gehalten und hohe Kosten für die Einstellung von Ersatz gespart.
• Ziel-Orientierung & Motivation: Ein Beteiligungsprogramm, das Gründer*innen, Gesellschafter*innen und Mitarbeitende auf gleiche Ebene stellt, schafft eine harmonische Ausrichtung der Unternehmensziele. Selbst in herausfordernden Phasen sind alle Beteiligten gleichermaßen daran interessiert, gemeinsam an einem Strang zu ziehen und die Ziele weiter zu verfolgen. Mitarbeitende erkennen, dass sie sich auf der Zielgeraden befinden, und die Aussicht, von der Erreichung dieser Ziele zu profitieren, kann eine zusätzliche, höchst motivierende Komponente darstellen.
• Kapitalstruktur: VSOPs können ein Faktor zur Optimierung der Kapitalstruktur des Unternehmens sein. Die Notwendigkeit einer möglichen Fremdfinanzierung wird reduziert, was eine Verbesserung der finanziellen Stabilität des Unternehmens vor dem Exit zur Folge hat.

Entscheidend ist es allerdings zweifelsfrei, Mitarbeiterbeteiligungsprogramme unabhängig der aktuellen Unternehmensphase individuell auf die Gegebenheiten, Strategie und Ziele des jeweiligen Unternehmens anzupassen. Nur so lassen sich die entsprechenden Vorteile und Effekte für Mitarbeiter und Unternehmen gleichermaßen realisieren bzw. das volle Potenzial des Beteiligungsprogrammes ausschöpfen.

Diese Fragen solltest du dir vor Einführung eines Beteiligungsprogrammes stellen

Vor der Einführung eines Beteiligungsprogrammes sollte sich jedes Unternehmen im Klaren sein, welche Ausgestaltungsmöglichkeiten es dafür gibt - und somit, wie ihr jeweiliges, individuelles Programm aussehen sollte. Hier ein Auszug von Fragen, die du dir bzw. ihr euch für die Ausgestaltung stellen solltet:
 

• Welche Art des Beteiligungsprogrammes ist für uns das Richtige?
• Welche primären Ziele verfolgen wir mit dem Programm?
• Ist unser Unternehmen Exit-getrieben oder nicht?
• Welche Beteiligungshöhe ist für unsere (ersten) Mitarbeitenden angemessen?
• Steht die Beteiligungshöhe der verschiedenen Mitarbeitenden im Verhältnis zueinander?
• Bis zu welcher Größe wird unser Unternehmen voraussichtlich wachsen?
• Wie viele Mitarbeitenden sollen letztlich beteiligt werden?
• Welcher Vesting- und Cliff-Zeitraum passt zu meiner Unternehmens- und Personalstrategie?
• Wie hoch ist unser jeweiliger Strike- bzw. Base-Preis pro Mitarbeitende(r)?
• Was soll mit den Mitarbeiterbeteiligungen passieren, wenn ein begünstigter Mitarbeiter die Firma verlässt?
• Wie ist der „Exit-Fall“ definiert, in dem die Mitarbeitenden profitieren?
• Sollen Mitarbeitenden ihre Anteile verkaufen oder übertragen dürfen?
• Ist die vertragliche Ausgestaltung rechtssicher und frei von potenziellen Missverständnissen?
• Wie kommunizieren wir das Programm an unsere Mitarbeitenden?

Werden diese Fragen nicht bzw. unzureichend geklärt und die Ausgestaltung passt nicht zu der Strategie und den Zielen des Start-up-Mitarbeitenden, verpufft der gewünschte Effekt schnell und das Modell ist gewissermaßen nur ein stumpfes Schwert.

Über die Autoren:

Kolja Czudnochowski ist (Serien-)Unternehmer, Angel Investor und Mitgründer von ESOP-Direkt, dem Ansprechpartner zur fairen und rechtlich sicheren Mitarbeiterbeteiligung in Unternehmen. Kolja lagen Konzepte zur fairen und wirtschaftlich attraktiven Incentivierung von Mitarbeiter*innen früh am Herzen. Bei der Einführung eigener Beteiligungsprogramme beobachtete er, dass unzureichende Beratung, fehlende Transparenz und schwerwiegende Fehler bei der Umsetzung von Beteiligungsprogrammen keine Ausnahme waren. Bei ESOP-Direkt verantwortet er die Weiterentwicklung des Projektes und dessen Angebot und steht in engem Austausch mit Start-ups und KMUs.

Dr. Christopher Hahn ist Gründungspartner von trustberg, Rechtsanwalt, Business Angel und Mitgründer von ESOP-Direkt. Als Anwalt konzentriert er sich auf Gesellschaftsrecht, M&A und Venture Capital. Seit mehreren Jahren ist Christopher Hahn Experte auf dem Gebiet der Mitarbeiterbeteiligungen und schrieb u.a. das Standardwerk Virtuelle Mitarbeiterbeteiligungen für Springer Gabler. Bei ESOP-Direkt verantwortet er die Unternehmensentwicklung sowie die zeitgemäße, rechtlich einwandfreie und individuell-passende Ausgestaltung der Beteiligungsprogramme.

Innovationen, Pitches und Finanzierungsrunden: Start-up-Unternehmer*innen leben in einer Welt der Möglichkeiten. Ambitioniert und voller Tatendrang neigen sie dazu, über das Unvermeidliche nicht nachzudenken – den Tod. Schließlich scheint das Thema in jungem Alter noch weit entfernt. Doch Unfälle oder plötzliche Krankheiten können das Leben schneller beenden oder einschränken als erwartet. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, dass auch junge Gründerinnen und Gründer frühzeitig an ihre Nachfolgeplanung denken. Sie tragen nämlich nicht nur die Verantwortung für das Unternehmen und die Investoren, sondern auch für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die oft mit Herzblut und Engagement an der Verwirklichung der Unternehmensvision arbeiten. Hier liest du Tipps, wie du die Unternehmensnachfolge frühzeitig organisieren kannst. Es gilt: Eine rechtliche und steuerlich sichere Erbplanung sichert die Familie ab, gewährleistet die Versorgung und ermöglicht die erfolgreiche Fortführung des Start-ups.

Jung und erfolgreich heißt nicht unverwundbar

Es mag verlockend sein, sich in einer Phase des Aufstiegs und der Erfolge unbesiegbar zu fühlen. Dieser Enthusiasmus bei jungen Unternehmerinnen und Unternehmern kann jedoch dazu führen, dass Gedanken an das Unausweichliche verdrängt werden. Es ist jedoch enorm wichtig, dass nicht außer Acht gelassen wird, dass Unfälle und plötzliche Schicksalsschläge jeden treffen können. Da Start-up-Unternehmer*innen häufig viele Verantwortungen und Herausforderungen allein tragen, ist es unentbehrlich, frühzeitig zu überlegen, wer im Notfall das Unternehmen weiterführen könnte und wie die Versorgung der Familie gewährleistet wird.

Von besonderer Bedeutung ist diese Frage, wenn minderjährige Kinder betroffen sind. Für Einzelgründer*innen ohne Testament könnte das Unternehmen im Falle ihres Ablebens an Eltern oder Geschwister vererbt werden. Dies kann zu Komplikationen führen, da diese Erben oft nicht über die notwendigen Qualifikationen verfügen, um die Firma erfolgreich weiterzuführen. Um solche Probleme zu vermeiden, ist es entscheidend, ein Testament aufzusetzen, das klare Regelungen für den Fortbestand des Unternehmens enthält. Wenn mehrere Gründerinnen beteiligt sind, ist es ratsam, im Voraus zu klären, wie die Übertragung von Unternehmensanteilen und die steuerlichen Folgen bei einem Ausfall geregelt werden sollen. Dies ist wichtig zu planen, selbst wenn es die Investor*innen vorher nicht verlangen. Derartige Fragen werden oftmals von privaten Geldgeber*innen und Private-Equity-Gesellschaften nicht explizit gefordert, was jedoch zu Unsicherheiten und möglichen Konflikten in der Zukunft führen kann, sollte eine(r) der Gründer*innen ausfallen.

Essenzieller Bestandteil für den langfristigen Erfolg: Der Notfallplan

Der Notfallplan in einer Nachfolgeregelung ist wesentlicher Bestandteil für den langfristigen Erfolg eines Start-up-Unternehmens, besonders bei Alleingründer*innen. Er sorgt nicht nur für die Kontinuität im Fall unvorhergesehener Ereignisse, sondern schafft auch Vertrauen bei den Geldgeber*innen. Zudem stärkt eine transparente Nachfolgeplanung das Vertrauen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in die Zukunft des Unternehmens und ermöglicht ihnen, beruhigt an der Verwirklichung der Firmenziele mitzuwirken. Hierbei sollte frühzeitig ein umfassendes Risikomanagement entwickelt werden. Der Notfallplan sollte klare Maßnahmen enthalten, wer in solchen Fällen die Unternehmerin oder den Unternehmer vertritt und wer die Firma übernehmen könnte, um deren Fortführung zu gewährleisten. Bei einer Gruppe von Führungskräften können die anderen Gründer*innen den Part des Ausfallenden übernehmen. Dennoch sollten erbrechtliche Aspekte und Regelungen bereits zu Beginn der Zusammenarbeit im Detail geklärt werden. Darüber hinaus sind regelmäßige Treffen und eine offene Kommunikation essenziell, um die Erben auf die Übernahme des Unternehmens vorzubereiten.

Nicht allein die Verantwortung schultern: Wie professionelle Hilfe unterstützen kann

Bei der Nachfolgeplanung für junge Startup-Unternehmer*innen kann es äußerst wertvoll sein, Hilfe von externen Fachkräften in Anspruch zu nehmen. Diese können den Gründerinnen und Gründern proaktive Unterstützung bieten, um eine geregelte und reibungslose Nachfolge zu ermöglichen. Sie vermitteln nicht nur Fachwissen, sondern können auch als Coaches fungieren und dabei helfen, eventuelle Unstimmigkeiten innerhalb der Firma oder der Familie zu klären. Besonders bei der Regelung privater Finanzen, bei der oft Kinder involviert sind, kann professionelle Beratung von unschätzbarem Wert sein. So können rechtliche und emotionale Aspekte gleichermaßen berücksichtigt werden.