Technik im Home-Office


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Was Arbeitgeber und Arbeitnehmer bei der Ausstattung und Nutzung von Technik im Home-Office beachten sollten.

Ein Home-Office wird heute immer beleibter – doch es bedarf auch entsprechender Technik und Arbeitgeber müssen sich vorher genau informieren, @ Roberto Nickson / Unsplash.com

Nicht nur wird die Arbeit im Home-Office immer beliebter, auch für Unternehmen ist sie höchst praktikabel, da letztendlich weniger Räumlichkeiten im Gebäude benötigt werden. Eltern können im Home-Office hervorragend Teilzeit arbeiten, und wer lange Anfahrtswege mitsamt Staus hat, der ist daheim von den Ärgernissen befreit. Doch bringt dieser besondere Arbeitsplatz auch einige Tücken mit sich, die zu Beginn Häufig nicht berücksichtigt werden. Die Ausstattung muss stimmen, die Technik muss funktionieren und zuletzt kommen Gesetze mit ins Spiel.

Wie ist das Ganze steuerlich zu handhaben?

In korrekter Weise handelt es sich beim Home-Office schlichtweg um ein Arbeitszimmer, in dem der Arbeitnehmer im Auftrag seines Vorgesetzten arbeitet. Grundsätzlich können heimische Arbeitszimmer steuerlich geltend gemacht werden, doch unterliegen sie festen Regeln:

  • Arbeitsplatz – das Zimmer muss ein echtes Arbeitszimmer sein, um anerkannt zu werden. Je nach Bezirk und Finanzamt kann es durchaus geschehen, dass ein Arbeitszimmer, welches zugleich ein Gästezimmer ist, aufgrund der wohnlichen Atmosphäre nicht anerkannt wird. Einige Aspekte sind stets nur teilweise absetzbar: Strom, Heizung, aber auch der Telefon- und Internetzugang, sofern für diesen Platz nicht eine eigene Leitung gelegt wird.
  • Einrichtung – sie sollte vom Arbeitgeber gestellt werden, wobei dieselben Regeln gelten, wie für einen Arbeitsplatz im Firmengebäude. Da dies Arbeitsmittel sind, kann der Arbeitgeber sie natürlich absetzen.
  • Technik – sie sollte stets vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellt werden. Dies würde auch im Büro im Betrieb der Fall sein, zudem sind gestellte Arbeitsmittel absetzbar.

Die Stellung der Technik hat aber auch sicherheitsrelevante Gründe. Es ist sinnvoll, dass der Arbeitnehmer einzig die gestellten Geräte für die Arbeit nutzen darf, denn so lassen sich Sicherheitsrisiken umgehen. Ein Arbeitgeber weiß nie, auf welchen Seiten der Arbeitnehmer während seiner Freizeit surft – nicht alle Seiten sind sicher und es wäre fatal, wenn eingefangene Trojaner oder Schadprogramme von diesem Laptop auf den Firmenserver kommen.

Es gibt keine klare Regelung, ob sich ein Arbeitgeber an Heiz- und Stromkosten zu beteiligen hat. Gut ist, vor der Heimarbeit einen Vertrag auszuarbeiten, der auch diese Punkte klärt. Und: Mitarbeiter sind im Home-Office nicht unbedingt unfallversichert. Ein Gericht entschied, dass ein Mitarbeiter, der während der Arbeitszeit im Home-Office beim Toilettengang einen Beinbruch erlitt, nicht unter die Versicherungspflicht fällt. Ob dieses Urteil allerdings auf Dauer Bestand hat, ist fraglich.

Was tun bei Schäden?

Es kann immer zu Defekten kommen. Im Home-Office ist gewissermaßen der Vorgesetzte wohlauf, der seinen Arbeitnehmer alle Gerätschaften und Möbel zur Verfügung stellt. Es ist Firmeneigentum und der Mitarbeiter unterliegt der Sorgfaltspflicht, doch so wie er nicht den Computer oder Drucker im Betrieb ersetzen muss, wenn er während der Arbeit ohne äußere Einwirkung kaputt geht, müsste auch im Home-Office der Vorgesetzte den Schaden übernehmen. Komplizierter ist es, wenn der Arbeitnehmer eigene Arbeitsmittel nutzen soll oder nutzt:

  • Schadenübernahme – jede Nutzungsstunde geht von der Haltbarkeit eines Geräts ab. Nutzt der Angestellte nun seinen Privatlaptop für die Arbeit im Home-Office und weist er einen Defekt auf, ist es für die Arbeit erst einmal tragisch, es kann aber bezüglich der Schadensregulierung ein größeres Problem entstehen: Denn wer ist nun verantwortlich für den Schaden und ist es nicht Zufall, dass das Gerät mitten während der Betriebsarbeit nicht mehr funktionierte? Wäre der Schaden sonst auch eingetreten?
  • Wasserschäden – Handelt es sich um ein Arbeitszimmer, kann die Technik Schaden nehmen. Grundsätzlich sind die Gerätschaften im heimischen Arbeitszimmer von der Hausratsversicherung abgedeckt, bei Schäden an Firmeneigentum greift zudem die Haftpflicht. Aber: Vorab muss geprüft werden, ob Schäden aus einem Arbeitszimmer, welches im Angestelltenverhältnis für den Betrieb genutzt wird, abgedeckt sind.

Das Beste ist, sämtliche Querelen bezüglich der Abnutzung oder Defekte privater Geräte zu umgehen und dem Arbeitnehmer für das Home-Office sämtliche Arbeitsmittel zur Verfügung zu stellen. Diese kann der Arbeitgeber nun über Laptop- und Smartphoneversicherungen absichern und sich somit vor teuren Ersatzkosten schützen. Dies gilt gerade bei teuren Arbeitsgeräten, die in der Anschaffung ein tiefes Loch in die Kasse reißen.

Was wird in einem Home-Office normalerweise benötigt?

Die Frage lässt sich einfach beantworten: Alles, was für die Ausübung der im Arbeitsvertrag stehenden Tätigkeit nötig ist, und zwar in der Art und Weise, wie sie das Arbeitsschutzgesetz vorgibt. Im Grunde genommen sollten all die Möbel und Geräte in das Home-Office gebracht werden, die diesem Mitarbeiter im Betrieb selbst zur Verfügung stehen. Zudem gilt:

  • Arbeitsplatz – natürlich kann der Mitarbeiter auch am Couch- oder Esstisch arbeiten, doch sieht das Gesetz einen echten Arbeitsplatz vor. Dieser besteht aus einem Schreibtisch, der den Regelungen entspricht. Dasselbe gilt für den Stuhl – auch hier muss ein ergonomischer Bürostuhl vorhanden sein. Des Weiteren obliegt es dem Arbeitgeber, eine Beleuchtung bereitzustellen, die den Anforderungen der Berufsgenossenschaft entspricht. Ob der Mitarbeiter sie nutzt oder nicht, unterliegt natürlich nicht der Aufgabe des Vorgesetzten.
  • Technik – Laptop, eventuell ein Drucker und weitere Geräte. Welche Technik notwendig ist, entscheidet die Aufgabe des Mitarbeiters. Viel wichtiger als die Geräte ist jedoch der Zugang zum Firmenserver. Denn dieser muss gesichert sein, zudem müssen auch im Home-Office die Bedingungen der Datenschutzverordnung eingehalten werden.
  • Telefon – der Mitarbeiter sollte ein festes Firmensmartphone haben, welches sich via VPN ins Netz wählt und mit dem Firmenserver verbunden ist. Auf diese Weise lässt sich sicherstellen, dass Kundenrufnummern nicht versehentlich in den Umlauf geraten.

In den meisten Fällen ist es sinnvoll, den Mitarbeiter via VPN ins Internet und zum Firmenserver zu schicken. So ist die Datensicherheit sichergestellt und Datenübertragungen können nicht abgegriffen werden.

Die technischen Anforderungen sind je nach Tätigkeit höchst unterschiedlich, @ Roberto Nickson / Unsplash.com

Fazit – die Einrichtung nicht auf die leichte Schulter nehmen

Wer seinen Mitarbeitern ein echtes Home-Office einrichten möchte, der muss dies mit derselben Sorgfalt tun, die auch für die Betriebsräume gilt. Der Arbeitsschutz greift auch daheim. Bezüglich der Technik und Einrichtungsgegenstände kann jedem Arbeitgeber nur geraten werden, die einzelnen Stücke selbst anzuschaffen und zur Verfügung zu stellen. Die Nutzung privater Arbeitsmittel führt unweigerlich zu Missverständnissen und Ärger, zudem kann ein Arbeitgeber diese Geräte nicht versichern. Gut ist, mit dem Mitarbeiter eine feste Home-Office-Vereinbarung auszuarbeiten, die sämtliche Punkte regelt.

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