Neben der Umsetzung branchenspezifischer Strategien stehen Unternehmen, die sich neu am Markt positionieren, vor der Herausforderung, ihren Mitarbeitern immer komplexere IT-Strukturen anzubieten und deren reibungslose Funktion zu garantieren. Das kostet neben Zeit auch wertvolle Ressourcen. Zur Sicherstellung einer intakten Infrastruktur bietet es sich daher an, Teilbereiche aus dem Informations- und Kommunikationsbereich über Managed Services von einem externen Dienstleister betreuen zu lassen.

Dabei sind folgende fünf Vorteile zu sehen:

1. Services nach Maß

Technisch immer auf dem neuesten Stand zu sein und das dafür notwendige Know-how kontinuierlich aufzubringen, stellt gerade kleine und mittelständische Unternehmen vor Herausforderungen. Managed Services beinhalten verschiedene Dienstleistungen zur Bereitstellung oder Überwachung von Informations- und Kommunikationssystemen. Zu den Schwerpunkten zählen etwa das Verfügbarmachen von Servern, die regelmäßige Kontrolle der IT-Infrastruktur sowie etwaige Updates von Software und Antiviren-Lösungen. Grundsätzlich liegt die Entscheidung darüber, welche Teilbereiche der IT durch einen externen Dienstleister unterstützt werden sollen, im Ermessen des Auftraggebers. Alle Zuständigkeitsbereiche legen die Vertragspartner vorab gemeinsam fest.

2. Aktuell und individuell

Mit Unterstützung eines Anbieters für Managed Services stellen Unternehmen sicher, stets mit einer funktionstüchtigen, aktualisierten und individuell zugeschnittenen IT zu arbeiten. So lassen sich etwa komplette Firmennetzwerke inklusive aller PCs, Notebooks, Firewalls, Server und anderer wichtiger Komponenten aus der Ferne beaufsichtigen. Von der fachgerechten Installation bis hin zu regelmäßigen Updates, einer Spam-Filterung sowie einem Online-Back-up wichtiger Daten sorgen wir als externe Instanz für den einwandfreien Zustand des Systems. Zudem besteht für den Auftraggeber jederzeit die Möglichkeit, auf Basis eines vorab vereinbarten Service-Level-Agreement (SLA) die Services sowie die ausgeführte Qualität zu messen und zu bewerten.

3. Reporting-Modul

Selbst moderne Informations- und Telekommunikationsanlagen können von Störungen betroffen sein. Schwankungen im Stromnetz oder unsachgemäße Lagerung der Hardware gehören zu den häufigsten Ursachen. Ein leicht zu bedienendes Reporting-Modul als fester Bestandteil des Managed-Service-Konzeptes gibt Aufschluss über Art und Schweregrad der Störung. Auf dieser Grundlage können wir in der externen Verwaltung schnell darüber entscheiden, ob ein Termin vor Ort nötig ist oder sich das Problem aus der Ferne beheben lässt.

4. Effizienzsteigerung

Laut einer aktuellen Online-Befragung der AKAD-Hochschule in Leipzig führen gestiegene Kommunikationsanforderungen und Ineffizienzen in der Büroorganisation dazu, dass lediglich drei Tage pro Arbeitswoche für produktives Arbeiten übrig bleiben. Bei der Auslagerung einiger Teilbereiche aus dem Informations- und Kommunikationsbereich profitieren Auftraggeber nicht nur vom Erfahrungsschatz des externen IT-Dienstleisters, sondern auch von einer Effizienzsteigerung im eigenen Unternehmen. Dazu Blatt: „Im Gegensatz zum Outsourcing fallen bei Managed Services keine firmeneigenen Stellen oder ganze Abteilungen weg. Vielmehr steht hierbei die Entlastung einzelner Mitarbeiter im Vordergrund, damit diese sich auf ihre Kernaufgaben fokussieren können, was wiederum deren Effizienz erhöht.“

5. Passt sich dem Wachstum an

Mit erfolgreicher Etablierung am Markt steigt in der Regel auch die Auftragslage eines Unternehmens. Eine stabile Nachfrage sorgt wiederum langfristig dafür, dass die Anzahl der Mitarbeiter und Arbeitsplätze im Unternehmen zunimmt. Je mehr Schnittstellen zum Kommunikations- und Informationssystem hinzukommen, desto unübersichtlicher wird auch die Infrastruktur. Damit diese weiterhin zur Firmengröße passt und ein reibungsloser Zugang jederzeit sichergestellt werden kann, sollte sich ein Fachmann um die Erweiterung des Systems kümmern. Dank Managed Services reagieren Unternehmen schnell und flexibel auf solche Veränderungen, die in Zeiten der Digitalisierung und beschleunigter Prozesse zum Alltag in jeder Branche gehören.