Sie fahren regelmäßig zu Kunden, Lieferanten, Fortbildungen oder zum Großmarkt? Dann wird’s Zeit, dass Sie Ihre Mobilität effektiv gestalten. Ein wichtiger Punkt: Steuern und Auto.

Die KFZ-Nutzung ist das Lieblingsthema aller Betriebsprüfer. Wer also keine bösen und teuren Überraschungen erleben will, sollte sich rechtzeitig mit den steuerlichen Aspekten vertraut machen. Hier das Wichtigste im Schnellüberblick zu diesem komplexen Thema.

Das Finanzamt stellt eine wesentliche Frage: Nutzen Sie das Auto nur geschäftlich, oder fahren Sie auch schon einmal privat damit? Wenn Sie es nur geschäftlich nutzen, zählt es zum sogenannten notwendigen Betriebsvermögen. Damit ist klar, dass es überwiegend für Firmenfahrten genutzt wird. Bei einem Taxifahrer oder einem Vertreter liegt es auf der Hand, dass er das Auto häufig beruflich benötigt. Bei anderen Berufsgruppen ist das möglicherweise nicht so eindeutig.

Um dem Finanzamt beweisen zu können, dass der Wagen zu über 50 Prozent beruflich genutzt wird, kann der Firmeninhaber beispielsweise über eine längere Zeit – etwa drei Monate – seine Fahrten in einem entsprechenden Buch erfassen. Wurde der betriebliche Nutzungsumfang des Wagens einmal dargelegt, geht das Finanzamt auch in den folgenden Jahren von dieser Nutzung aus – außer es gibt wesentliche Veränderungen, wenn etwa die Art oder der Umfang der Tätigkeit wechseln.

Die Ein-Prozent-Regel

Also: Egal, ob der Gründer einen gebrauchten Wagen kauft, ein Auto reimportiert oder sich für den Neuwagen entscheidet: Es spielt keine Rolle, was das Auto tatsächlich gekostet hat. Ausschlaggebend ist nur der Listenpreis. Kostet das Auto also inklusive Mehrwertsteuer 25.000 Euro, so muss der Unternehmer jeden Monat 250 Euro versteuern. Alternative: Der Gründer führt ein Fahrtenbuch, dann kann er die tatsächlichen Kosten berechnen.

Fahrtenbuch richtig führen

Das Fahrtenbuch muss für das gesamte Wirtschaftsjahr lückenlos und fehlerfrei geführt werden. Ein elektronisches Fahrtenbuch wird übrigens nur dann anerkannt, wenn nach dem Ausdruck nachträgliche Veränderungen der aufgezeichneten Angaben nicht mehr möglich sind beziehungsweise dokumentiert werden.
Damit es beim Finanzamt keine Probleme gibt, sollte es so aufgebaut sein:

• Das Datum jeder Fahrt, auch der privaten, wird notiert.
• Ebenso der Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder Fahrt sowie Umweg-Kilometer.
• Das amtliche Kennzeichen muss außerdem etwa auf dem Umschlag des Fahrtenbuchs festgehalten werden.

Bei betrieblichen Fahrten kommt außerdem das Reiseziel mit Ort, Straße, Hausnummer, der Reisezweck und Namen der aufgesuchten Geschäftspartner hinzu. Die Angabe von Uhrzeiten im Fahrtenbuch ist freiwillig. Sie ist dann empfehlenswert, wenn Mehraufwand für Verpflegung geltend gemacht wird. Für Fahrten zwischen der Wohnung und dem Betrieb genügt ein Vermerk in dem Fahrtenbuch.

Betriebs- oder Privatvermögen?

Wird der Wagen zu weniger als 50 Prozent beruflich genutzt, kann der Gründer wählen, ob er ihn als Betriebsvermögen ausweist oder zum Privatvermögen rechnet. Jetzt werden jedoch die Privatfahrten nicht mehr mit der Ein-Prozent-Regel erfasst. Stattdessen muss der Gründer ein Fahrtenbuch führen oder anhand der geschätzten privat gefahrenen Kilometer berechnen, wie hoch der prozentuale Privatanteil der Kosten ist. Allerdings muss er dem Finanzamt dabei glaubhaft belegen können, in welchem Umfang er den Wagen betrieblich nutzt.

Wenn das Auto sogar zu weniger als zehn Prozent für geschäftliche Fahrten eingesetzt wird, gehört es zum Privatvermögen. Der Unternehmer kann dann jede geschäftliche Fahrt mit 30 Cent pro Kilometer als Betriebsausgabe geltend machen. Kosten für Versicherungen, Benzin, neue Reifen oder ähnliches kann er dann jedoch nicht mehr absetzen. Alternative: Ein Fahrtenbuch führen und alle tatsächlichen Kosten ansetzen. Dazu müssen aber auch sämtliche Belege gesammelt werden. Dieses Vorgehen lohnt sich in diesem Fall besonders dann, wenn die Betriebskosten des Wagens sehr hoch und mit 30 Cent pro Kilometer nicht abgedeckt sind.