GoBD konforme Buchhaltung: Rechtssicherheit für Start-ups und Selbstständige

Seit 2014 gelten in Deutschland die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff – kurz GoBD genannt. Sie wurden eingeführt, um klare Regelungen für die Finanzbuchhaltung im digitalen Zeitalter zu schaffen. Wir versorgen Sie mit allen Informationen und den wichtigsten Punkten aus den GoBD, sodass Sie Fehler mit Folgen wie teuren Rückzahlungen von Anfang an vermeiden können.

GoBD – was steckt genau dahinter?

In den GoBD definiert das Bundesministerium für Finanzen (BMF) genau, wie Sie auch als Start-up oder Selbstständiger Ihre Buchführung zu erledigen haben. Wie eine ordnungsgemäße Aufbewahrung aller Belege und steuerrechtlich relevanter Daten auszusehen hat, wird ebenfalls festgelegt. Damit lösen die Grundsätze alle vorherigen Regelungen wie die GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) und die GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme) ab.

Für Gründer, Start-ups und Selbstständige gilt die GoBD genauso wie für große Unternehmen. Das sind die wichtigsten Punkte, die darin festgehalten sind:

• Datensicherheit: Schutz vor Datenverlusten oder unberechtigten Zugriffen
• Datenunveränderlichkeit: Keine Rechnung darf nachträglich verändert, überschrieben oder ersetzt werden. Änderungen und Korrekturen sind im Zweifelsfall nur mit klarer Kennzeichnung möglich

Das klingt erstmal relativ simpel, wenn man allerdings in Richtung Umsetzung steuert, kann es gerade für Start-Ups und Selbstständige, die GoBD-konform arbeiten möchten, schon etwas komplizierter werden.

Welche Bereiche Ihres Unternehmens sind von den GoBD betroffen?

Die GoBD umfassen alle Unternehmensbereiche, die steuerrelevante Daten produzieren und speichern. Das heißt konkret

• Finanz- und Lohnbuchhaltung
• Warenwirtschaft
• Zahlungsverkehr

Auch alle geschäftlichen E-Mails oder Arbeitsanweisungen fallen im weitesten Sinne unter die Regelungen. Sie als Gründer eines Start-ups oder als Selbstständiger sollten die GoBD also keinesfalls auf die leichte Schulter nehmen. Wenn Sie allerdings gewissenhaft arbeitet und alle Richtlinien einhalten, können Ihnen die GoBD auch dabei helfen, Fehler in Ihrem System zu erkennen und dahingehend zu optimieren.

Kernaussagen der GoBD

Die Regelung greift für die gesamte Buchhaltung, egal, ob sie manuell oder digital erstellt wird. Die GoBD stellen an Sie als Gründer eines Start-ups oder als Selbstständige/r einige Anforderungen. Gerade bezüglich der Nachvollziehbarkeit der Beleg- und Buchführung müssen Sie ein paar Regeln einhalten. Alle Unterlagen, die mit Ihrer elektronischen Buchführung zu tun haben, müssen so beschaffen sein

• nachvollziehbar und prüfbar
• klar, wahrhaftig und fortlaufend aufgezeichnet
• vollständig und richtig
• zeitgerecht
• geordnet
• unveränderlich

Das heißt, wenn Sie Rechnungen schreiben, müssen diese Vorgaben immer erfüllt sein – die sogenannte klare Verfahrensdokumentation. Die GoBD gelten ebenfalls, wenn Sie über Ihre Bargeschäfte ein Kassenbuch führen oder geschäftliche E-Mails digital speichern. Dabei ist es übrigens ebenfalls egal, ob Sie Kleinunternehmer sind und eine simple Einnahmen-Überschussrechnung machen müssen oder ein Unternehmen sind, das klassisch bilanziert. Bei einer Betriebsprüfung müssen sämtliche Vorgaben der GoBD auch für Start-Ups oder Selbstständige eingehalten werden.

Welche Aspekte der GoBD sind für Sie als Start-up oder Selbstständige/r am wichtigsten?

Zwei Bereiche sind für Sie als Gründer und Selbstständige/r besonders relevant:

• Bareinnahmen in einer Kasse
• Rechnungen richtig ausstellen

1. Bare Einnahmen und Ausgaben richtig dokumentieren

Besonders als Freiberufler oder ganz am Anfang eines Unternehmens sind Bargeld-Einnahmen und -Ausgaben gar nicht mal so selten. Um GoBD-konform zu arbeiten und auf Nummer sicher zu gehen, sollten Sie sich als Start-up oder Selbstständige/r nach einem geeigneten Kassensystem umsehen. Sie müssen darin tägliche Aufzeichnungen führen. Auch an dieser Stelle wird Nachvollziehbarkeit bei der Archivierung und Datensicherheit großgeschrieben.  

2. Rechnungen richtig ausstellen

Laut den GoBD muss jeder Vorgang, der in Ihrer Buchführung auftaucht, per Beleg nachgewiesen werden. Das klingt an sich simpel, allerdings müssen darauf diese Inhalte zu finden sein:

• Eindeutige Belegnummer wie Rechnungs- oder Eingangsnummer
• Datum der Ausstellung
• Belegaussteller und Empfänger, sprich die Adresse der Firma und des Bearbeiters sowie des Kunden
• Betrag sowie Leistungen bzw. Mengenangaben, aus denen sich dieser zusammensetzt
• Währung, in der die Rechnung ausgestellt ist
• Geschäftsvorfall, also ob es sich um einen Lieferschein, eine Rechnung etc. handelt

Am einfachsten suchen Sie sich als Gründer eines Start-ups oder Selbstständige/r eine moderne Buchhaltungssoftware, die GoBD konform arbeitet. Darin können Sie mit ein paar Klicks eine Rechnungsvorlage generieren und alle wichtigen Belege speichern. Auch die Prüfmöglichkeiten für Ihren Steuerberater und das Finanzamt sind damit im vollen Umfang gegeben.

3. Aufbewahrungspflicht beachten

Wenn Sie als Start-up-Gründer oder Selbstständige/r GoBD-konform arbeiten wollen, dann müssen Sie auch bestimmte Aufbewahrungsfristen für Rechnungen und andere steuerrelevante Belege einhalten. Hier ein tabellarischer Überblick für Sie: