Interne Kommunikation muss neu gedacht werden

Autor: Dr. Anja Werth
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Tipps und To Do's für die Entwicklung nachhaltiger interner Kommunikationsstrategien für junge Unternehmen.

„Interne Kommunikation? Wird die nicht ein wenig überschätzt? Es zählt doch eher das Marketing.“ Diese Aussage kommt mir leider immer noch häufig zu Ohren in der heutigen Arbeitswelt. Glücklicherweise wandelt sich das Bild jedoch. Immer mehr Unternehmen erkennen den hohen Wert der Kommunikation innerhalb des Unternehmens an. Das liegt mitunter an der agilen Transformation, aber auch andere Faktoren spielen mit rein.

Durch die neuen Entwicklungen hinsichtlich der Personalauswahlverfahren wird immer stärker deutlich, dass alles nach außen dringt. Spätestens beim Thema Personalmarketing kommt die Frage auf, ob Angestellte die Firma als attraktiven Arbeitgeber nach außen hin empfehlen würden. Heute entscheiden oftmals die Teams, ob jemand eingestellt wird. Ist das Unternehmen in der Lage seine Angestellten für die eigenen Themen zu begeistern und zu motivieren? Kann es sie langfristig binden? Zu diesen Fragen sollten sich junge Unternehmen Gedanken machen, wenn sie wachsen wollen.

Die Arbeitswelt verändert sich, und mit ihr die Ansprüche der Angestellten. Ein Kicker, Kaffee, Schokolade und gute Bewertungen im Internet, die interessanterweise auch noch von aktuellen Mitarbeitern geschrieben werden, reichen nicht mehr, um sich als attraktiver Arbeitgeber nach außen hin darzustellen. Interne Kommunikation muss neu gedacht werden.

Unterschiedliche Arbeitstypen brauchen unterschiedliche Kommunikationsregeln

Wie wir dank des Eisberg-Modells von Paul Watzlawick und des Vier-Seiten-Modells von Kommunikationswissenschaftler Friedemann Schulz von Thun wissen, geht es bei Kommunikation nicht allein um einen Austausch von Informationen. Es spielt neben der Sachebene noch die Beziehungsebene eine Rolle. Es ist also nicht nur entscheidend, was ich sage, sondern auch, wie ich es sage, und wie diese Aussage beim Empfänger meiner Nachricht ankommt.

Sowohl im Arbeitsalltag als auch im privaten Bereich haben sich „Ich-Botschaften“ bewährt. Wenn ich sage: „Ich fühle mich dadurch gestört“, ist das eindeutig eine andere Botschaft, als wenn ich sage: „Du störst mich“. Letzteres klingt eher nach einem persönlichen Angriff, und dürfte beim Gegenüber als verletzend oder kränkend ankommen. Das kann zu Konflikten führen, die schnell eine schlechte Stimmung im ganzen Team oder sogar im ganzen Büro hervorrufen. Natürlich macht auch der Ton die Musik.

Bei allen Maßnahmen, die von Unternehmen umgesetzt werden, sollte beachtet werden, dass Menschen unterschiedlich ticken. Nicht jeder kommt immer mit allem zurecht. Während die einen Tastengeklapper und Hintergrundgeräusche um sich herum mögen, wollen andere absolute Stille und Abgeschiedenheit, wenn sie beispielsweise Konzepte oder Kundenmails schreiben. Sie kommunizieren im Arbeitsalltag lieber über digitale Plattformen mit dem Team. Bei ihnen muss man anklopfen (und das auch nur bei dringenden Anliegen), während andere praktisch jede Gelegenheit nutzen, um mit den Kollegen ins Gespräch zu kommen. Dafür sollten räumliche Möglichkeiten vorhanden sein, oder geschaffen werden. Bezüglich der individuellen Arbeitsleistung muss das übrigens zunächst einmal gar nichts heißen.

Hilfreiche Fragestellungen zu Kommunikationswegen

Neben der Produktion von Texten und der Pflege des Intranets, oder der regelmäßigen Erstellung von Newslettern gehört auch das Thema Arbeitsräume zur Internen Kommunikation. Im Folgenden einige Fragen, die sich ein Unternehmen dazu machen sollte:

Welche Art von Kommunikation und Informationsfluss lassen die Räumlichkeiten zu? Großraumbüro? Coworking Spaces? Hat jeder seinen festen Arbeitsplatz, oder rotiert man? Gibt es Räume, oder Orte, an denen sich alle zu einem gemeinsamen Austausch treffen können? Wo finden Meetings oder Abstimmungen statt? Wie interagiert das Team im Home Office? Über welche Plattformen wird kommuniziert? Welche Funktionen haben diese Plattformen? Kann man hier die neusten unternehmerischen Erfolge posten, oder Veranstaltungen planen? Kann man chatten, sowohl zu zweit als auch in Gruppen? Werden crossmediale Kommunikationsformate genutzt?

Business-Kaffeekränzchen

Manche Unternehmen arbeiten mit sogenannten Taskboards. Auf Whiteboards wird dargestellt, wer gerade an welchem Projekt arbeitet, und wer sich in welcher Projektphase befindet. Diese Boards stehen häufig in Meetingräumen, oder im Flur. Natürlich sollte eine solche Übersicht stets aktuell gehalten werden. So kann man beispielsweise auch außerhalb von Meetings mit Kollegen bei einer Tasse Kaffee ganz entspannt vor diesem Board über die neuesten Entwicklungen sprechen und auf diese Weise Ideen und Impulse austauschen. Wenn sich noch ein paar Lacher dazugesellen, ist nicht nur eine gute Arbeitsatmosphäre im Büro gesichert, sondern darüber hinaus auch ein wichtiger Schritt in Richtung Teambuilding getan. Zusammen lachen stärkt den Zusammenhalt untereinander und fördert die Zusammenarbeit im Team.

Teamevents und Pausenkultur

Wie sieht die Unternehmenskultur aus? Gibt es Teamevents? Wie werden Erfolge des Unternehmens gefeiert? Gibt es eine Pausenkultur? Ausreichende Pausen sollten auf jeden Fall eingehalten werden, um auch den privaten Kommunikationsaustausch zwischen den Angestellten zu fördern. Wer beim Mittagessen oder Kaffee mit den anderen lachen, oder sich an einem schlechten Tag bei ihnen „ausheulen“ kann, wird danach in der Regel harmonischer mit ihnen zusammenarbeiten.  

Konflikte lösen

Konflikte im Team sollten schnellstmöglich gelöst werden. Beim häufigen Auftreten von Konflikten oder Projektabbrüchen macht es Sinn eine Kommunikationsberatung einzuschalten. Meist werden dann Interviews mit Gruppen oder Einzelgespräche geführt, um zu sehen, was schiefläuft. Hier lassen sich oftmals festgefahrene Kommunikationsmuster erkennen, die den meisten gar nicht mehr auffallen. Die Lösung liegt häufig in der Aufsetzung einer neuen Kommunikationsarchitektur und festen Kommunikationsregeln, die vom gesamten Team anerkannt und umgesetzt werden. Der Begriff Kommunikationsarchitektur – bekannt unter anderem aus der Informationstechnologie – gefällt mir sehr, da er auch das Räumliche miteinbezieht.

Nichts ist besser als ein eingespieltes Team

Haben sich die Kommunikationswege eines Teams über einen gewissen Zeitraum hinweg etabliert und als effektiv erwiesen, sollte sie möglichst beibehalten werden, frei nach dem Prinzip „Never change a running system“. Und der Erfolg winkt: Stimmt die interne Kommunikation, kann die Unternehmenskultur auch frei und transparent nach außen gelebt werden, wo sie auf positive Resonanz stößt – sowohl auf Kunden- als auch auf Bewerberseite.

Die Autorin Dr. phil. Anja Werth beschäftigt sich seit Jahren intensiv mit den Themen Kommunikation in Unternehmen sowie Personalauswahlverfahren in der neuen Arbeitswelt.

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