Egal ob Pandemien, Kriege oder Lieferengpässe – in krisengeplagten Zeiten zählt Anpassungsfähigkeit mehr als alles andere. Um diese Eigenschaft bei ihren Mitarbeitenden auszubilden, setzen viele Unternehmen auf Upskilling. Doch Know-how allein macht noch lange keine krisenfesten Angestellten. Wichtiger ist das Verhalten.

Upskilling ist das Modewort der Stunde, wenn es darum geht, das eigene Unternehmen zukunftsfähig aufzustellen. Firmen investieren dabei oft viel Zeit und Geld, um Skills zu definieren, komplexe Modelle zu entwerfen und Trainingsprogramme aufzusetzen.

Doch wer von uns kann schon wissen, welche Skills in Zukunft tatsächlich gebraucht werden? Anfang der 90er gab es für die breite Öffentlichkeit weder Suchmaschinen noch Internetzugang. Heutzutage wird hingegen der routinierte Umgang mit Office-Lösungen und Google als Mindeststandard vorausgesetzt. Die Mitarbeitenden sitzen zudem global verteilt im Büro, im Home Office oder am Laptop auf Geschäftsreise. Es ist eine neue Welt, die ein vollkommen anderes Skill-Repertoire erfordert. Die Geschichte zeigt also, dass der Blick in die Glaskugel selten zu fruchtbaren Fortbildungsmaßnahmen führt. Es wird immer umwälzende Ereignisse und Entwicklungen geben, die bahnbrechende Effekte auf Mensch, Gesellschaft und Wirtschaft haben und somit unsere Anpassungsfähigkeit herausfordern.

Statt nach dem Gießkannenprinzip verschiedenste Weiterbildungsmöglichkeiten für die Entwicklung von Skills anzubieten, sollten Unternehmen daher ihr Augenmerk auf das Verhalten ihrer Mitarbeitenden richten. Denn es reicht nicht, Wissen anzuhäufen, wenn es in der Praxis keine Anwendung findet. Die Frage ist nur: Wie erkennt und fördert man erfolgversprechendes Verhalten der Mitarbeitenden? Genau hier kommt Behavioral Intelligence ins Spiel.

Mit Behavioral Intelligence Verhalten von Top-Performern skalieren

Obwohl es unmöglich ist, vorherzusagen, welche Skills die Zukunft konkret erfordern wird, können die meisten Unternehmen sehr wohl Mitarbeitende benennen, die neuen Herausforderungen am besten gewachsen sind. Doch was unterscheidet diese Menschen von anderen? Behavioral Intelligence kann dieses Rätsel entschlüsseln. Sie analysiert menschliche Verhaltensweisen und macht diese messbar. Zu diesem Zweck wertet die KI anhand von Millionen von Datenpunkten zahlreiche unterschiedliche Merkmale aus, wie etwa die Sprache, die Stimme, den Tonfall, die Mimik und die Gestik.

Um nun festzustellen, was Top-Performer*innen im Unternehmen besser machen als andere, lädt man diesen Personenkreis zu einer Videosimulation auf einer Behavioral-Intelligence-Plattform ein. Am Bildschirm sehen sich die Mitarbeitenden im Rahmen von Tests mit verschiedenen realitätsnahen Gesprächssituationen konfrontiert. Sie müssen etwa die unbequemen Fragen eines aufgebrachten Kunden beantworten oder sollen eine Krisensituation souverän lösen. Während sie mit dem virtuellen Gesprächspartner interagieren, analysiert die Video-KI im Hintergrund das Verhalten im Gespräch und den Umgang mit der jeweiligen Problemlage. Aus diesen Daten gewinnt das Unternehmen ein Erfolgsprofil – das zukünftig als Zielvorgabe für die angestrebte krisenfeste Unternehmenskultur gilt. Das versetzt Personaler*innen in die Lage spezielle Trainings zu erstellen, um auch andere Mitarbeitende auf den Kurs zum/zur Top-Performer*in zu bringen.

Qualität statt Quantität

Die Trainings laufen dabei ähnlich ab wie der Prozess zur Erstellung des Zielprofils: Mitarbeitende durchlaufen realistische Video-Simulationen mit verschiedenen Gesprächssituationen. Die Gespräche werden aufgezeichnet, analysiert und auf Übereinstimmung mit dem Zielprofil bewertet. So erhalten die Mitarbeitende von der KI objektives Feedback und erfahren, wie ihr Verhalten auf andere Menschen wirkt. Sie lernen, was sie verbessern sollten, um etwa offener oder sympathischer rüberzukommen. Ganz konkret werden die Aspekte und Skills gefördert, die auch tatsächlich im beruflichen Einsatz benötigt werden.

Die Trainings lassen sich individuell auf die unterschiedlichsten Gesprächs- und Krisensituationen anpassen. Die Bereitstellung erfolgt über die Plattform global für alle Standorte. So ist es möglich, Mitarbeitende beispielsweise gezielt auf neue Produktauslieferungen und Kund*innengruppen vorzubereiten oder eine aktuelle Krise zu stemmen. Mit menschlichen Trainern wäre ein Unterfangen dieser Art wesentlich langsamer, aufwendiger und teurer.

Die richtige Unternehmenskultur fördert Upskilling ganz von alleine

Eine Video-KI in der Mitarbeitendenentwicklung einzusetzen, steigert die Performance und senkt Kosten. Menschliche Erfolgsfaktoren wie eine ausgeprägte Krisenfestigkeit und die Bereitschaft, neue Herausforderungen zu stemmen, werden durch die Behavioral-Intelligence-Plattform identifiziert und gefördert. Die daraus resultierende fortschrittsorientierte Unternehmenskultur motiviert Mitarbeitende dann von ganz allein, neue Skills zu erlernen – denn Upskilling ist natürlich nicht vollkommen unwichtig. Jedoch sollten Unternehmen sich zunächst darauf konzentrieren, den kulturellen Wandel zu fördern und Verhalten zu optimieren. So gewinnt man Mitarbeitende, die in einem volatilen Business-Umfeld bestehen können – und sich aus eigenem Antrieb weiterbilden möchten.

Der Autor Dr. Patrick Oehler ist Co-Founder und Managing Director von Retorio. Das HR-Tech Unternehmen mit Sitz in München bietet eine wissenschaftlich fundierte Behavioral-Intelligence-Plattform.

Die derzeitigen wirtschaftlichen Entwicklungen verändern unsere Gehaltsvorstellungen. Bleibt das eigene Einkommen in Zeiten steigender Inflation hinter erhöhten Lebenskosten zurück, führt das nicht nur zu Unzufriedenheit, sondern letztendlich auch dazu, dass sich viele Arbeitnehmende nach einem neuen Job umsehen. So steigt aktuell die Fluktuationsrate vieler Unternehmen.

Das zeigt auch unser durch Studien bestätigter State of People Enablement Report 2023: Gehälter, die als zu niedrig empfunden werden, erhöhen die Bereitschaft, den Arbeitsplatz zu wechseln – und 82 % der Befragten sind in diesem Jahr aktiv auf Jobsuche. Kein Wunder, denn für 76 % von ihnen ist eine als nicht ausreichend wahrgenommene Vergütung Grund genug, sich neu zu orientieren – Zahlen, die für Unternehmen ein Weckruf sein sollten.

Denn Spitzenkräfte zu verlieren führt nicht nur zu finanziellen Nachteilen und einem höheren administrativen Aufwand, sondern auch zum Verlust innovativer und lösungsorientierter Teammitglieder, die potenzielle Führungskräfte sein könnten. Unternehmen stehen somit vor der Herausforderung, ihren Mitarbeitenden Gehälter zu zahlen, die von der gesamten Belegschaft als fair und wettbewerbsfähig wahrgenommen werden – besonders in Zeiten von Inflation, Krisen und Konflikten.

Zudem beeinflusst eine als fair wahrgenommene Vergütung nicht nur die Motivation von Beschäftigten, sondern auch ihre Gesundheit. Das erkannten Forschende bereits im Jahr 2017, als sie typische Stresssymptome und Herzprobleme bei Arbeitnehmenden diagnostizierten, die ihre Entlohnung als unfair bezeichneten. Dabei stand das Empfinden von Fairness über der tatsächlichen Höhe der Entlohnung.

Da dieses Empfinden zumeist auf subjektiver Wahrnehmung basiert (die sich zwischen Arbeitnehmenden und -gebenden häufig unterscheidet), sind Führungskräfte am Zug, frühzeitig einen objektiven, abteilungsübergreifenden Rahmen für faire und transparente Gehaltsentscheidungen zu schaffen. Dabei unterstützt ein sie Vergütungsplan.

Vergütungsplanung als Grundlage für transparente Gehälter

Das Ziel einer Vergütungsstrategie ist es, mittels transparenter Gehaltsentscheidungen die besten Talente auf das Unternehmen aufmerksam zu machen und bestehendes Talent zu motivieren und zu halten. Gut durchdachte Vergütungspläne berücksichtigen deshalb nicht nur die Gehaltsspanne, sondern auch Gesundheitsleistungen, bezahlten Urlaub und Benefits wie ein kostenloses Sportangebot.

Unternehmen sind am Zug, ihr Vergütungsmanagement wettbewerbsfähig zu gestalten und nach ihrer Branche und dem eigenen Budget auszurichten. Dazu sollten sie Elemente wie Jahresgehalt, Boni, Kapitalbeteiligung, Versicherung, Weiterbildung, bezahlter Urlaub, Krankheitsgeld und berufliche Entwicklungsmöglichkeiten berücksichtigen. Aus diesem Grund vergleicht ein fairer Vergütungsplan aktuelle Mitarbeitergehälter mit Branchen-Benchmarks und hält von vornherein fest, wann Mitarbeitende Anspruch auf Gehaltserhöhungen oder Prämien haben und wie diese gezahlt werden.

Checkliste für Unternehmen: Entwicklung und Umsetzung eines Vergütungsplans

Genauso wichtig wie die Entwicklung und Skalierung eines Vergütungsplans ist dessen richtige Umsetzung. An dieser Stelle lassen sich sechs Schritte definieren, die es bei der Entwicklung und Umsetzung des Vergütungsplans zu befolgen gilt.

• Die Vergütungsphilosophie festlegen: Die Vergütungsphilosophie des Unternehmens dient als Basis und Begründung für jegliche Gehaltsentscheidungen. Sie bestimmt, wie und wann die Gehälter der Mitarbeitenden im Laufe der Zeit steigen und welche Meilensteine sie erreichen müssen, um Erhöhungen oder Boni zu erhalten.
• Benchmark-Daten sammeln: Für einen erfolgreichen Vergütungsplan müssen Unternehmen recherchieren, was die Konkurrenz bietet und wohin sich der Branchenmarkt entwickelt. Wenn andere Unternehmen der Branche Senior-Berater*innen 100.000 Euro pro Jahr zahlen, das eigene jährliche Vergütungspaket für dieselbe Position jedoch 60.000 Euro beträgt, wird es schwierig, Top-Talente zu gewinnen.
• Einen Rahmen für die berufliche Entwicklung erstellen: Individuelle Entwicklungspläne zeigen Mitarbeitenden ihren persönlichen Lernpfad auf. Interne Entwicklungs-, Lern- und Mentorship-Programme sowie individuelle Zielvereinbarungen in Form von OKRs unterstützen Mitarbeitende dabei, ihr Potenzial auszuschöpfen und zielfokussiert über sich hinauszuwachsen.
• Die Planung richtig umsetzen: Bevor Organisationen ihren neuen Vergütungsplan implementieren, gilt es sicherzustellen, dass er mit den staatlichen, lokalen und bundesstaatlichen Vergütungsgesetzen und -vorschriften übereinstimmt. Zudem sollte das gesamte Team darüber informiert werden, dass ein solcher Plan in Arbeit ist, um den Prozess transparent zu gestalten und Fragen frühzeitig klären zu können.

Unternehmen müssen sich auch bewusst sein, dass mit dem einmaligen Erstellen und Implementieren eines Vergütungsplans nicht alles getan ist. Der Plan muss kontinuierlich überprüft und die Gehaltsstrukturen aktualisiert werden, damit die Belegschaft mit den Vergütungspaketen zufrieden bleibt.

Entwicklungsbasierte Vergütung – was Unternehmen beachten müssen

Für eine mitarbeiterzentrierte Unternehmensstrategie sollte die Vergütung stets das individuelle Wachstum der Mitarbeitenden reflektieren, belohnen und fördern. Die Basis dafür bilden regelmäßige Performance-Reviews. Diese Gespräche geben Arbeitnehmenden Feedback zu ihrer Leistung und Entwicklung und bieten eine Möglichkeit für Rücksprache mit der Führungskraft.

Es gibt viele gute Gründe für Reviews: Sie dienen der Selbstreflexion und Erfassung von Stärken und Wachstumsbereichen, können das Engagement steigern sowie Klarheit über Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten schaffen. Zudem fördern Mitarbeitergespräche die Kommunikation zwischen Teammitgliedern und Vorgesetzten und ermöglichen so faire und transparente Vergütungsentscheidungen.‍

Individuelle OKRs – Unterstützung für zielgerichtete Entwicklung

Um Teammitglieder in ihrer Entwicklung und in Gehaltsverhandlungen zu unterstützen, kann ihr individueller Zielfortschritt mithilfe der OKR-Methode festgehalten werden. OKRs lassen sich in zwei Schritte herunterbrechen: ein Ziel festlegen (das Objective) und drei bis fünf Kernergebnisse definieren (die Key Results).

Das heißt jedoch nicht, dass Vergütung davon abhängig gemacht werden sollte, wie involviert Mitarbeitende in Team- oder Unternehmens-OKRs sind. Da alle Beschäftigten unterschiedlich viele Touchpoints mit den aktuellen Top-Zielen ihres Unternehmens haben, wäre dies keine faire Methode. Hier geht es vielmehr um die Festlegung persönlicher OKRs, die Mitarbeitende als Leitfaden nutzen können, um ihren Entwicklungspfad im Unternehmen zu planen.

Ein Hinweis an dieser Stelle: OKRs sollen als Inspiration dienen und den Ehrgeiz der Beschäftigten wecken. Das bedeutet, dass von Mitarbeitenden keine 100-prozentige Erfüllung ihrer persönlichen OKRs erwartet werden sollte, um ihren Zielfortschritt und ihre positive Entwicklung zu demonstrieren. Wurden die OKRs gemeinsam mit der Führungskraft ambitioniert genug formuliert, kann bereits eine Erfüllung von 80 % der Kernergebnisse eine gute Argumentationsgrundlage für Gehaltserhöhungen oder Beförderungsentscheidungen sein.

Mit transparent gestaltetem Vergütungsmanagement verbessern Unternehmen ihre Chancen, Fachkräfte zu rekrutieren, zu motivieren und zu halten erheblich. Wirksame Vergütungspläne sollten neben der Gehaltsspanne daher auch Elemente wie die variable Vergütung und einen internen Entwicklungsrahmen beinhalten.

Damit zeigen Führungskräfte Mitarbeitenden ihre Wertschätzung, steigern die Lohntransparenz und verringern das Stressniveau im Team – was sich wiederum positiv auf die Fluktuationsrate auswirkt.

Der Autor Kajetan von Armansperg ist Mitgründer und Co-CEO von Leapsome, einer Personalentwicklungs-Plattform, die von Insight Partners, Creandum und dem Visionaries Club unterstützt wird. Leapsome hilft mehr als 1500 Unternehmen (darunter Spotify, Unity und monday.com) dabei, die Weiterbildung, Produktivität und Bindung ihrer Mitarbeitenden zu fördern, was zu leistungsstarken und motivierten Teams führt.

Die Gründung eines neuen Unternehmens umfasst viele Aufgaben. Daher ist es kein Wunder, dass viele Existenzgründer von Stress überwältigt werden. Denn Jungunternehmer müssen nicht nur dafür sorgen, dass ein Unternehmen richtig gegründet wird und qualifizierte Fachkräfte anzieht, sondern sich auch in einem hart umkämpften Gesamtmarkt etablieren. So ist das Wichtigste eine wirklich stabile Konstruktion.

Nach der Gründung eines Unternehmens wird die Freizeit oft nach hinten verschoben, so dass nur sehr wenig Zeit bleibt, sich körperlich und geistig zu erholen. Gerade junge Unternehmer sind einem erhöhten Stress ausgesetzt und haben wenig Zeit oder Gelegenheit, sich zu erholen. Auf Dauer beeinträchtigt zu viel Stress jedoch nicht nur den Geschäftserfolg, sondern stellt auch ein großes Risiko für die eigene Gesundheit dar. Das Wichtigste ist eine klare Trennung zwischen Freizeit und Arbeitszeit herzustellen. Nur so gelingt es alle Herausforderungen in der Existenzgründung mit bravur zu meistern. Wir verraten Ihnen, was Start-ups beachten müssen, um unnötigen Stress zu vermeiden. So gibt es hier ein paar praktische Tipps, um Stress abzubauen und eine gesunde Work-Life-Balance zu finden.

Sport und Fitness als Ausgleich

Ein gesunder Geist ruht in einem fitten Körper – Sport und Fitness ist eine gute Lösung, um einen Ausgleich von den Aufgaben der Existenzgründung zu erhalten. Dabei gelingt es nicht nur für ein paar Stunden den Stress im Jungunternehmen auszublenden, sondern auch die Leistungsfähigkeit von Körper und Geist zu erhöhen. Denn ein regelmäßiges Sportprogramm sorgt dafür, dass man deutlich stressresistenter wird und damit auch schwierige Arbeitssituationen mühelos managen kann. Doch nicht nur als aktiver Part gelingt es für etwas Entspannung zu sorgen, auch in der Zuschauerrolle kann Sport als eine hervorragende Ablenkung dienen. In Verbindung mit einer Sportwette auf verschiedene Sport-Events wird es hier möglich die Spannung noch einmal zu erhöhen, so dass den Unternehmensalltag voll und ganz ausblenden kann. In jedem Fall sollte man hier einen Online Sportwettenbonus in Anspruch nehmen, um sich einen kleinen Vorteil beim Wetten auf Fußballspiele, Tennis-Matches oder Formel-1-Rennen zu verschaffen. Mit dem Bonus ist es unkompliziert möglich das Spielguthaben zu erhöhen. So kann der Sport sehr vielseitig genutzt werden, um Stress abzubauen.

Hilfe in Anspruch nehmen

Die meisten jungen Unternehmer möchten so viele Aufgaben aus eigener Hand erledigen, wie es nur geht. Doch kommt es hier sehr schnell zu einer Überbelastung, da es nur selten gelingt allen anstehenden Herausforderungen gerecht zu werden. Demnach kann es sehr hilfreich sein sich Unterstützung zu holen, um einfacher mit Konflikten umgehen zu können und verschiedene Aufgaben zu bewältigen.

Zeitmanagement ist ein wichtiger Bestandteil

Der Tag hat nur 24 Stunden – viele Unternehmer arbeiten gerade bei einer Existenzgründung viel mehr, als es eigentlich gut wäre. Während Mitarbeiter in Unternehmen feste Zeiten für die Erledigung ihrer Aufgaben haben, verschieben Jungunternehmer den Feierabend oft sehr lange hinaus. So ist ein effektives Zeitmanagement der Schlüssel für weniger Stress am Arbeitsplatz. Viele Aufgaben lassen sich auch schon vor der Mittagspause erledigen, wenn man nach einem strukturierten Plan vorgeht. Daher ist es wichtig, die Zeit sehr genau einzuteilen und jeden Tag nur bestimmte Aufgaben zu erledigen. Sobald diese Aufgaben erledigt sind, ist es Zeit für eine wohlverdiente Pause.

Uns bleibt im Arbeitsalltag in den täglichen Routinen meist zu wenig Zeit, um Energie zu tanken. Wer an diesem Punkt angekommen ist, entfremdet sich emotional und mental von seiner Arbeit. Das Ergebnis: Das Engagement lässt nach, der Mitarbeitende ist demotiviert und wird gleichgültig. Man spricht hier auch von einer stillen Kündigung.

Anderen, denen die psychische Widerstandskraft aufgrund zu hoher Belastung abhandenkommt, laufen Gefahr, einen Burn-out zu erleiden. Um neue Lösungen und Innovationen voranzutreiben und so wettbewerbsfähig zu bleiben, sind Unternehmen darauf angewiesen, dass ihre Mitarbeitenden Freude an ihrem Job haben und sich mit ganzer Kraft für ihre Arbeit einsetzen. Denn nur, wer sich im Unternehmen wohlfühlt und mit seinen Aufgaben identifiziert, ist leistungsfähig und innovativ.

Freiräume für individuelle Flow-Erlebnisse im Joballtag schaffen

Langfristig können Unternehmen ihre Mitarbeitenden vor allem motivieren, indem sie deren Zufriedenheits- und Wohlfühlgrad am Arbeitsplatz signifikant verbessern. Dazu gehört es, den Mitarbeitenden Freiräume für ihre individuellen Flow-Erlebnisse zu ermöglichen. Dabei gibt es ganz unterschiedliche Flow-Typen. So schöpfen einige Menschen ihre Energie aus kreativen Aktivitäten, wie Musik, Tanz oder Kunst andere wiederum brauchen Sport und Bewegung. Doch egal, zu welchem Flow-Typ man auch gehört, im Flow-Zustand erlebt sich der Mensch in seiner Selbstwirksamkeit. Das lässt ihn Souveränität, Stärke und Sicherheit spüren. Nicht zuletzt geht ein Flow-Erlebnis oft mit einem Gefühl von Glück einher. Mitarbeitende empfinden ihr Tun in diesem Zustand als freudvoll und erfüllend. Genau das ist wichtig, um ihre Bindung an ihre Aufgaben und ihr Unternehmen zu festigen.

Die Motivation, die ein Flow weckt, bleibt nach dem Flow-Erlebnis erhalten. Ergebnisse und Ideen, die im Flow erreicht werden, sind der beste Beweis dafür, welche Wirksamkeit das eigene Schaffen hat. Darum vermittelt das Agieren im Flow dem/der Einzelnen ein Gefühl von Erfolg. Erfolge vieler Einzelner potenzieren sich zu einem Mehrgewinn für das gesamte Team oder Unternehmen.

Leitfaden für Flow-Work im Unternehmen

Menschen im Flow-Zustand können ihr Energielevel erhöhen. Das befähigt sie zu herausragenden Leistungen. Flow-Work führt somit zu gesteigerter Produktivität bei mentalem Wohlbefinden. Wie können Unternehmen Bedingungen für Flow-Work schaffen? Folgender 10-Punkte-Leitfaden gibt die Antworten.

1. Etabliere ein Morgen-Ritual

Finde die Möglichkeit, die am besten zu deinem Team passt: Spiele zum Beispiel Gute-Laune-Musik oder etwas Entspannendes zum Start in den Tag. Beginne den Morgen mit einer ersten Atempause, in der alle Mitarbeitenden einfache, angeleitete Atemübungen durchführen. Einige Male tief durchzuatmen, bevor man sich konzentriert, hilft zu fokussieren. Oder dein Team kann mit einer Bewegungseinheit in den Tag starten. Schüttel oder klopfe dich aus. Mach ein paar Kniebeugen und strecke dich. Werft euch einander einen Ball oder Klatschimpuls zu. Ganz wichtig: Nimm deine Team-Mitglieder und deren Energie dabei bewusst wahr.

2. Schaffe Freiräume für den Flow-Zustand

Ermutige deine Mitarbeitenden dazu, auf einen Anruf oder eine E-Mail nicht sofort zu reagieren. Beharre nicht darauf, dass eine Aufgabe sofort erledigt werden muss. Die Hektik, die dadurch entsteht, reißt Menschen häufig aus einem Flow-Zustand heraus. Flow ist die tiefe Hinwendung zu einer Tätigkeit. Diese kann nur gelingen, wenn alle anderen Reize ausgeblendet werden. Dessen muss sich ein(e) Vorgesetzte(r) ebenso bewusstwerden wie ein(e) Mitarbeitendende(r). Freiraum für den Flow-Zustand heißt, dass Mitarbeitende entscheiden können, wann sie in voller Konzentration und Hingabe welche Aufgabe erledigen, um so das bestmögliche Ergebnis zu erzielen.

3. Führe ‘Bin-im-Flow-Signale’ ein

Vermeide, dass deine Mitarbeitenden im Flow-Zustand gestört werden. Denn wenn sie gerade mit einer Aufgabe gut vorankommen, an einer Lösung arbeiten oder eine kreative Idee entwickeln, kann eine Störung diesen Flow umgehend beenden. Da Flow-Work nicht von außen erkennbar ist, vereinbare Zeichen, mit denen jede(r) Mitarbeitende kommunizieren kann, dass er/sie sich in eine Aufgabe vertieft hat: ein Fähnchen am Computer, die Kopfhörer über den Ohren, ein Schildchen ‘Achtung: Bin im Flow’ am Bürostuhl oder an der Bürotür.

4. Dränge nicht auf feste Pausen-Zeiten

Viele Unternehmen haben die Arbeitstage ihrer Mitarbeitenden fest strukturiert, dazu gehört auch eine verpflichtende Mittagspausenzeit, in der niemand arbeiten darf. Ein festes Pausenschema widerspricht dem Konzept der individuellen Flow-Work. Deshalb lass die Mitarbeitenden möglichst selbst entscheiden, wann sie Pausen einlegen wollen.

5. Sorge für eine optimale Beanspruchung und Auslastung

Viele Mitarbeitende leiden an Unter- oder Überforderung. Das kann an der zeitlichen Beanspruchung ebenso liegen wie an der inhaltlichen, also ihren Aufgabenstellungen. Um im Flow erfolgreich zu sein, muss ihre Tätigkeit ihrem Leistungsniveau und ihren mentalen wie körperlichen Kapazitäten entsprechen. Dabei bitte nicht vergessen: Alle lernen stetig dazu, entwickeln und verbessern sich. Daher solltest du deinen Mitarbeitenden immer wieder neue Perspektiven bieten.

6. Gestalte Flow-Räume

Pausen dienen der Regeneration, aber sie können viel mehr bringen: Flow für die nächste Arbeitsphase. Unternehmen können dazu beitragen, dass Mitarbeitende mental gestärkt und erholt aus ihren Pausen zurückkehren, indem sie Möglichkeiten der individuellen Pausengestaltung schaffen. Denn jeder Mensch schöpft je nach Flow-Typ Energie aus unterschiedlichen Aktivitäten. Künstlerische Flow-Typen könnten beispielsweise ihre Hirntätigkeit in entspannte Schwingungen versetzen, indem sie Bildentwürfe scribbeln, Spieltypen freuen sich über einen Tischkicker im Pausenraum, aktive Sportler drehen mittags ihre Laufrunde. Ganz nebenbei kann jeder durch Balance-Übungen auf einem Rollboard seine Sinne schärfen. Spirituelle Flow-Typen vitalisieren ihre Kräfte über eine Yogaeinheit und eine Meditation. Dafür brauchen sie einen Raum für den Rückzug.

7. Vertraue bei Remote-Work

Auch beim Remote-Arbeiten sollten deine Angestellten das Prinzip der Flow-Work nutzen. Vertraue darauf, dass sie durch Flow ihre Effektivität erhöhen. Lass die Sorge los, dass deine Mitarbeitenden zu viel Zeit beim Skizzen scribbeln verbringen oder einen halben Marathon während der ‘regulären’ Arbeitszeit laufen. Führe bei wichtigen Aufgaben nicht Buch über geleistete Arbeitszeit, sondern schätze das Ergebnis kreativen Flow-Works.  Leichter wird dieses Vertrauen, wenn du ein klares System von Handlungsanforderungen und Leistungszielen sowie ein System für Feedback und Rückmeldung etablierst.

8. Ändere deine Meeting-Kultur

Gehe einen neuen Weg, um inspirierte Kollegen und Kolleginnen an einen Tisch zu bringen. Gib allen die Möglichkeit, fünfzehn Minuten vor dem Meeting in ihren individuellen Flow zu gelangen. Das kann über das Hören eines Lieblingssongs oder eine Fantasiereise ebenso gelingen wie durch ein gemeinsames Spiel. Menschen, die mental frisch und motiviert sind, werden lösungsorientiert zusammenarbeiten und in kürzerer Zeit effektive Resultate erzielen. Selbst wenn in diesem Zustand Ideen diskutiert werden, die sich am Ende nicht für die Umsetzung eignen, wirst du erleben, dass das Meeting nicht ein Treffen müder Menschen ist, die Energie aus der Kaffeetasse zu schöpfen versuchen. Mentale Präsenz ist die Voraussetzung für das Entwickeln kreativer Lösungen.

9. Lass Flow-Work ohne Bewertung zu

Das Ende jeder Kreativität ist Kritik. Das erleben wir gerade in Meetings. Im Flow-Zustand finden wir hingegen gerade deshalb außergewöhnliche Lösungen, weil unsere Hirnströme umschalten. Dazu gehört, dass unser ‘innerer Kritiker' verstummt. Lass darum zu, dass in Meetings Ideen fließen, sogar Schnapsideen. Ersetze den inneren nicht durch die äußeren Kritiker.

10. Etabliere eine wertschätzende, motivierende Unternehmenskultur

Mitarbeitende sollten sich gesehen und geschätzt fühlen und keinen Druck erleben. Flow-Erlebnisse setzen Sicherheit und Vertrauen voraus. Regelmäßige Flow-Erlebnisse wirken präventiv, indem sie Angst und Stress vorbeugen. Flow-Work als neue Arbeitsform fördert die mentale Gesundheit ihrer Mitarbeitenden, schützt sie vor Erschöpfung und reduziert das Risiko eines Burn-outs. Fördere eine Unternehmenskultur, die dazu beiträgt, die Arbeitskraft deiner Mitarbeitenden für dein Unternehmen langfristig zu erhalten und sichere so deinen Unternehmenserfolg.

Die Autorin Anna Greie ist selbst Unternehmerin, Coach, Tanzpädagogin und Autorin, die die modernen Tools der Körperarbeit aus Tanz, Gesang und Schauspiel anwendet, um Menschen in ihren individuellen Flow-Zustand zu versetzen.

Englisch ist eine der am weitesten verbreiteten Sprachen des Planeten und unangefochtene Lingua Franca. Als Muttersprache wird Englisch von mehr als 370 Millionen Menschen gesprochen. Mehr als 1,3 Milliarden Menschen beherrschen es und nutzen es für ihre Kommunikation mit anderen.

Englisch ist nicht nur die Sprache der Wissenschaft und Diplomatie, sondern in der heutigen Welt unabdingbar für internationale Beziehungen und für die Industrie und den Handel.

Was sind aber im konkreten die persönlichen Vorteile des Englischlernens als Arbeitnehmer?

Bessere Karrierechancen

• Für Arbeitgeber sind Englischkenntnisse ein wichtiger Faktor bei der Entscheidung über Anstellung und Beförderung. Für sehr bestimmte Positionen ist ein geschäftsfähiges Englisch schlicht Voraussetzung.
• Je höher die Englischkenntnisse sind, desto besser sind die Chancen auf eine Beförderung oder nach einer Bewerbung den Zuschlag für eine Position zu erhalten, die höhere Anforderungen an die Sprachkenntnisse stellt.

Erhöhte Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung

• Mit besseren Englischkenntnissen stehen mehr Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung zur Verfügung. Viele Schulungen, Webinare, Kurse, Konferenzen etc. werden ausschließlich auf Englisch angeboten. Wer gut Englisch versteht und spricht, hat Zugang zu mehr Wissen und Fähigkeiten.
• Zusätzlich können auf solchen Veranstaltungen Kontakte geknüpft werden mit Experten und Fachkollegen aus der ganzen Welt. Das ist sehr wertvoll für die persönliche berufliche Entwicklung und steigert die eigenen Erfolgschancen in der Karriere.

Verbesserte Wettbewerbsfähigkeit

• Wer Englisch erlernt hat und beherrscht, ist also im Vorteil gegenüber anderen Bewerbern. Das gilt insbesondere für Branchen, für die Englischkenntnisse unabdingbar sind.
• Im Job selbst wird eine verbesserte Fähigkeit zur Kommunikation auf Englisch zum Erfolg auf internationalen Märkten beitragen und die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens insgesamt steigern. Mit guten Englischkenntnissen kann ein Produkt detaillierter angepriesen werden und eine persönliche Note in Verhandlungsgesprächen gesetzt werden.

Gelingende Kommunikation

• Kommunikation mit internationalen Geschäftspartnern kann effektiver gestaltet werden. Mit guten Englischkenntnissen werden Missverständnisse vermieden und Verhandlungen finden schneller einen Abschluss.
• Gleichzeitig lässt sich die Beziehung zu Kunden weltweit einfacher aufbauen und pflegen.

Mehr Kunden

• Wer sprachlich weltweit agieren kann, dem steht auch die Möglichkeit offen, den internationalen Kundenstamm des Unternehmens kontinuierlich zu erweitern.
• Das Erlernen von Englisch ermöglicht, auf internationalen Märkten tätig zu sein, weil die Kommunikation mit Kunden einfacher und zielgerichteter sein kann.

Verbesserte Ergebnisse in Verhandlungen

• Die eigenen Standpunkte, Qualitätsmerkmale und Bedürfnisse können bei Verhandlungen mit internationalen Partnern und Kunden leichter kommuniziert werden, wenn auf Englisch gesprochen wird. Im Umkehrschluss werden auch die Bedürfnisse der Gesprächspartner umfänglich verstanden und es kann angemessen darauf eingegangen werden, indem beispielsweise das eigene Produkt bedürfnisgerecht angepasst wird.
• Manchmal ist es sogar ein Vorteil gegenüber Verhandlungen in der eigenen Muttersprache, da eine bessere sprachliche Vorbereitung von Nöten ist. Diese kann sich im Nachhinein auszahlen, denn eine ausführliche Vorbereitung führt auch zu einer höheren Professionalität und damit zu erhöhtem Vertrauen des Geschäftspartners oder des Kunden.
• Englischkenntnisse führen zu besseren Verhandlungsergebnissen und zu besserer Zusammenarbeit.

Größere Selbstsicherheit auf Geschäftsreisen

• Die Beherrschung von Sprache führt zu höherer Selbstsicherheit. Selbstsichere Menschen sind mutiger und ihnen wird größeres Vertrauen entgegengebracht.
• Werden Verhandlungen auf Englisch geführt, steigt die Erfolgsrate in gleichem Maße mit den höheren Englischkenntnissen. Es kann souveräner auf unvorhersehbare Situationen und besser auf neue Herausforderungen reagiert werden.
• Auf Geschäftsreisen trägt eine gute Sprachbeherrschung auch zu einer leichteren Orientierung bei und zu einer Sensibilisierung für kulturelle Unterschiede.

Erhöhte Interkulturelle Kompetenz

• Wer in der Lage ist, kulturelle Unterschiede wahrzunehmen, kann sich besser anpassen und hat in Folge mehr Erfolg mit internationalen Geschäftspartnern.
• Das Erlernen aller Fremdsprachen wird immer die interkulturelle Kompetenz stärken, da sich unausweichlich mit den kulturellen Unterschieden beschäftigt wird im Vergleich zu den eigenen Verhaltensweisen und Traditionen.
• Die Fähigkeit Englisch zu sprechen, ermöglicht es, die Perspektiven und Bedürfnisse von Menschen aus anderen Kulturen besser zu verstehen und sich in sie hineinzuversetzen. Das eröffnet die Option, kulturell angepasste und individuell auf internationale Partner und Kunden ausgerichtete Angebote zu erstellen oder Positionen zu vertreten.
• Eine gute interkulturelle Kompetenz ist neben dem eigentlichen Spracherwerb des Englischen gleichbedeutend wichtig, um auf dem globalen Markt Geschäftsbeziehungen aufzubauen und aufrechtzuerhalten.

Fazit: Englisch öffnet einem die Welt

Das Erlernen von Englisch ist ein wichtiger Schritt, da es in vielen Geschäftsfeldern als wichtige Kompetenz angesehen wird, über Englischkenntnisse zu verfügen. Es verbessert die berufliche Entwicklung und erhöht die Karrierechancen nicht nur im eigenen Land, sondern auch global. Wer Englisch spricht kommuniziert effektiver und wird in internationalen Geschäftsumgebungen selbstbewusster auftreten und erfolgreicher sein.

Es gibt viele Möglichkeiten, Englisch zu lernen und man kann jederzeit damit beginnen, unabhängig von Alter, Talent oder Wissensstand. Neben Videotutorials, Kursbüchern oder Sprachlern-Apps ist es die effektivste Methode, mit einem guten Englischlehrer zu lernen. Das wird schnell zum gewünschten Erfolg führen. Eine der besten Englisch-Lern-App, um einen Lehrer zu finden, ist im Übrigen italki.

Während eines hektischen Arbeitstags wünscht sich der ein oder andere von uns nur eines: Ruhe. Uns fehlt die Lust, den ausschweifenden Geschichten der Kollegen oder der langen Rede des Chefs zuzuhören. Doch was geschieht, wenn wir gar nicht zuhören können – selbst wenn wir es wollten? Der Verlust des Hörvermögens ist für Betroffene ein tiefer Einschnitt in den Alltag. Wer schlecht oder kaum noch etwas hört, ist für bestimmte Arbeitsbereiche nicht mehr einsetzbar. Um das zu vermeiden, kommen Hörgeräte als Hörhilfe am Arbeitsplatz zum Einsatz.

Arbeiten mit dem Hörgerät – fällt das nicht unangenehm auf?

Nimmt die Hörfähigkeit im Alter oder durch eine Überbelastung des Gehörs langsam ab, wird dieser Zustand von den Betroffenen zunächst kaum wahrgenommen. Auch die Mitmenschen werden sich in der Anfangszeit nicht über das mehrmalige Nachfragen in einem Gespräch wundern. Vor allem in Großraumbüros oder Lärmarbeitsplätzen ist es laut und hektisch, sodass Verständigungsprobleme keine Seltenheit sind.

Fällt es jedoch in ruhigen Bereichen ebenfalls schwer, akustische Signale wahrzunehmen, fühlen sich Hörgeschädigte unsicher. Obwohl viele von ihnen wissen, dass Hörgeräte Abhilfe schaffen, hadern sie mit der Entscheidung, sich eines anzuschaffen. Schuld daran sind meist unbegründete Ängste:

• Wie reagieren meine Mitmenschen, wenn sie das Hörgerät sehen?
• Kann sich meine Hörfähigkeit durch das Hörgerät nicht sogar verschlimmern?
• Ist so ein Hörgerät nicht viel zu teuer?

Aufgrund dieser Überlegungen verzichten viele Menschen zunächst auf den Einsatz einer Hörhilfe. Die Folge: Die Hörschädigung schreitet fort und beeinträchtigt zunehmend die Lebensqualität. Zudem führt schlechtes Hören im Job zu einer Minderung der Leistungsfähigkeit und schlimmstenfalls einem schlechteren Stand unter den Kollegen. Schließlich gehören Kommunikationsprobleme zu den häufigsten Teamproblemen im Berufsleben.

Darum sind Hörgeräte am Arbeitsplatz eine große Hilfe

Die Zweifel, die von einem Hörverlust Betroffene gegenüber einer Hörhilfe hegen, lassen sich in der Regel schnell zerstreuen. Wer sich gut informiert und den Rat einer Fachkraft einholt, bemerkt die Vorteile eines Hörgeräts. Die meisten Modelle sind klein und kompakt. Mikrofon, Prozessor und Lautsprecher – die drei Komponenten der Apparatur – vereinen sich in einem winzigen Gehäuse. Dieses passt bequem in den Gehörgang und ist dementsprechend von außen kaum zu sehen.

Die richtige Motivation

Wer sich selbstständig macht, verzichtet auf die Sicherheit eines geregelten Einkommens, auf einen Urlaubsanspruch und allzu oft auch auf geregelte Arbeitszeiten. In der Regel haben Unternehmer hierfür einen Beweggrund, der weit über das klassische „Brötchen verdienen“ hinausgeht.

Vielmehr haben Gründer oft den Antrieb, etwas besser machen zu wollen als andere Unternehmen, für ihre Mitmenschen eine tolle oder qualitativ hochwertige Dienstleistung anzubieten oder einfach ihrer Passion nachzugehen. Wer sich diese Beweggründe für das aufnehmen seiner Tätigkeit bewusst macht, der wird auch in schlechten Zeiten und bei Motivationskrisen auf diesen „inneren Antrieb“ zurückgreifen können – und es dann schaffen, weiter diszipliniert und voller Freude an die bevorstehenden Aufgaben heranzugehen.

Tipp: Visualisieren Sie ihre Beweggründe, warum Sie den Schritt in die Selbstständigkeit gewagt haben. Teilen Sie auch ihren Kunden mit, welche Passion Sie mit ihrem Beruf verbinden. Erarbeiten Sie ein Leitbild für Ihr Unternehmen, in dem Sie nicht nur Ihre Motivation, sondern auch die Werte, für die Sie stehen definieren. So haben Sie einen Kompass, an dem Sie sich orientieren können, auch wenn die Zeiten gerade rau sind. So helfen Sie nicht nur, sich selbst zu motivieren, Sie erschaffen auch ein ganz eigenes unverwechselbares Profil für Ihr Unternehmen.

Nicht umsonst haben viele größere Firmen ein Leitbild erstellt, auch wenn sie nicht in einer Branche agieren, in der dies auf den ersten Blick unbedingt notwendig erscheint.

Klare Ziele definieren

„Schauen wir mal wie es läuft“ – das ist kein guter Rat für Selbstständige oder Gründer. Definieren Sie klare Ziele, die Sie erreichen wollen. Erfolgreiche Business-Ratgeber sind der Meinung, dass man dabei durchaus „groß“ denken sollte. Statt zu denken, „das kann ich niemals schaffen“ denken Sie lieber „wie kann ich das schaffen.“

Ein Marathonläufer ist schließlich auch nicht eines Tages vor die Tür gegangen und hat fast 42 Kilometer am Stück durchgehalten. Stattdessen hat er Zwischenschritte definiert um diese Distanz irgendwann zu schaffen. Dann ging er daran kontinuierlich seine Zeit zu verbessern.

Ziele zu definieren ist schon vor dem Gang in die Selbstständigkeit unerlässlich. Ohne ausgefeilten Business-Plan sollte niemand an den Start gehen.

Um Ziele richtig zu definieren, gibt es die sogenannte „SMART- Methode“. Bei ihr steht jeder Buchstabe für eine spezifische Eigenschaft des Ziels. So wird die „SMART-Methode“ definiert:

• Das „S“ steht für „specific“. Statt zu sagen „ich will erfolgreich sein“ sollte die Formulierung besser lauten: „Ich will mit meinem Unternehmen in einem Jahr die Gewinnzone erreichen.“
• Das „M“ bedeutet „measurable“, also zu deutsch „messbar“. Das Ziel: „Ich will meinen Umsatz jedes Jahr um zehn Prozent steigern“ erfüllt dieses Kriterium. Die Formulierung: „Ich will schauen, dass es von Jahr zu Jahr besser läuft“, dagegen nicht.
• Das „A“ steht für „achiveable“, also erreichbar. Das widerspricht im ersten Moment, dem oben erwähnten „groß“ denken, ist es aber nicht. Ein erreichbares Zwischenziel kann nämlich eine Stufe auf der Treppe nach oben zu einem sehr ambitionierten Vorhaben sein. Wenn Ihre Vision lautet: „Ich möchte Millionär werden“ kann ihr erreichbares Zwischenziel sein: „Ich möchte dieses Jahr 100.000 Euro Gewinn machen.“
• Das „R“ steht für „relevant“. Das bedeutet, dass das Ziel in Verbindung zu deiner Tätigkeit stehen muss. Das angesprochene Vorhaben Millionär zu werden, kann beispielsweise auch durch einen Lottogewinn oder eine Erbschaft erreicht werden. Relevant formuliert müsste es lauten: „Ich will durch meine berufliche Tätigkeit Millionär werden.“
• Das „T“ – zu guter letzt steht für „timeframe“ also für den Zeitpunkt. Um beim „Millionär“-Beispiel zu bleiben: Wenn ihr erreichbares Ziel lautet: „Ich will 100.000 Euro Gewinn in diesem Jahr machen, können Sie formulieren: „Ich will bis zum Jahr 2040 Millionär werden.“

Eine effiziente Teamarbeit gilt als wichtiger Schlüssel zum Unternehmenserfolg. Egal, ob Start-up, großes Unternehmen oder lokaler Dienstleister – es bleibt immer ein Balanceakt, ein funktionierendes Team zusammenzubringen, das in der Lage ist, langfristig motiviert zusammenzuarbeiten.

Kleinere Teamprobleme gehören zum Arbeitsalltag, das ist vollkommen normal. Doch wenn ein Team sein persönliches „Gleichgewicht“ auch nach längerer Zeit der Zusammenarbeit nicht findet oder es ihm an den richtigen Werkzeugen zur Weiterentwicklung fehlt, ist dicke Luft am Arbeitsplatz noch das geringste Übel.

Spätestens wenn die Effizienz aufgrund mangelnder Motivation nachlässt, klingeln in der Chefetage die Alarmglocken. „Eine schnelle Lösung muss her!“, heißt es dann. Doch auf die Schnelle lassen sich meist nur die akuten Symptome bekämpfen. Eine professionelle Teamdiagnose braucht ebenso Zeit, wie die Prozesse, die sie anstößt.

Umso wichtiger ist es, Führungskräfte präventiv über die häufigsten Teamprobleme aufzuklären. In diesem Beitrag werden wir uns daher 10 häufige Probleme in Arbeitsteams ansehen und dir zeigen, wie du sie rechtzeitig erkennen und mit welchen einfachen Methoden du sie aus dem Weg räumen kannst.

Die 10 häufigsten Teamprobleme und deren Lösungsansätze

Problem 1: Unklare Rollen und Verantwortlichkeiten

Unklare Rollen und Verantwortlichkeiten können innerhalb eines Teams schnell zum Problem werden. Wenn nicht klar ist, wer welche Aufgaben übernimmt, kann es zu Unstimmigkeiten, Unsicherheiten und Konflikten kommen. Ein Zeichen dafür sind beispielsweise andauernde Anschuldigungen der Versäumnis ohne Eingeständnisse der Beteiligten.

Und tatsächlich trifft die Schuld hier am ehesten den/die Teamleiter*in: er oder sie sollte dringend ein klärendes Treffen einberufen, auf dem die Rollen und Verantwortlichkeiten jedes Teammitglieds gemeinsam besprochen werden.

Es ist wichtig, dass jedes Mitglied weiß, was von ihm erwartet wird, und dass die Erwartungen klar formuliert werden. Auch sollten mögliche Konsequenzen für das Nichterfüllen der Aufgaben thematisiert werden, um künftiges Fehlverhalten zu verhindern.

Zur Prävention dieses Teamproblems helfen außerdem die Erstellung einer Aufgabenliste und einer Verantwortungsmatrix, die allen Teammitgliedern zentral zur Verfügung gestellt werden. Darüber hinaus muss sichergestellt werden, dass die Kommunikation zwischen den Teammitgliedern nicht gestört ist.

Problem 2: Kommunikationsprobleme

Den meisten Führungskräften dürfte das Sender-Empfänger-Modell nach Shannon und Weaver bekannt sein. Der Sender (beispielsweise der/die Chef*in) codiert eine Information in ein Signal, welches vom Empfänger (etwa einem/einer Mitarbeiter*in) decodiert wird. Daraufhin folgt ein Feedback des Empfängers zum Sender.

Was in der Theorie simpel klingt, bietet in der Praxis viel Raum für Störungen. So kann es vorkommen, dass der Empfänger die Nachricht nicht decodieren, nicht verstehen kann. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn der Sender undeutliche oder unvollständige Worte gewählt hat.

Übertragen auf den Arbeitsalltag im Team, multipliziert sich die Gefahr solcher Kommunikationsstörungen um ein Vielfaches. Wenig überraschend fallen daher die Studien aus, in denen eine gestörte Kommunikation zum häufigsten Teamproblem überhaupt erklärt wird.

Was aber tun, wenn wichtige Informationen nicht oder erst zu spät bei deinen Teammitgliedern ankommen? Auch hierfür gibt es simple Lösungsansätze:

1. Ein einheitliches Kommunikationssystem verwenden: Alle Teammitglieder sollten die gleichen Kommunikationskanäle verwenden, um sicherzustellen, dass alle Informationen zeitnah und korrekt verteilt werden.
2. Regelmäßige Meetings vereinbaren: Ein regelmäßiges Meeting hilft den Teilnehmern, sich auf dem Laufenden zu halten und gemeinsam an den Projekten zu arbeiten.
3. Bei Bedarf den Kommunikationskanal anpassen: Abhängig von der Natur der Information können verschiedene interne Kommunikationskanäle verwendet werden, um sicherzustellen, dass die Informationen die richtigen Personen erreichen.
4. Automatisierte Erinnerungen verschicken: Automatisierte Erinnerungen per E-Mail oder SMS können helfen, sicherzustellen, dass alle Teammitglieder die wichtigsten Informationen rechtzeitig erhalten.
5. Klare Ziele definieren: Ein klares Ziel trägt dazu bei, dass alle Teammitglieder wissen, wohin sie arbeiten, was sie als Nächstes tun müssen und wer für was verantwortlich ist.

Problem 3: Fehlende Ziele

„Wir sitzen alle im selben Boot“. Kommt dir dieser Spruch als Teammitglied oder Chef*in vielleicht bekannt vor? In dieser Redewendung steckt eine tiefere Wahrheit, als sie es erahnen lässt.

Denn wer gemeinsam „die Segel hisst“, der braucht ein klares Ziel vor Augen. Selbst die Entdecker*innen vor unserer Zeit waren sich dessen bewusst. Ein Christoph Kolumbus wusste zu Beginn seiner Reise vielleicht noch nicht, welchen Ort er finden würde, doch hat ihn und seine Mannschaft das gemeinsame Ziel vereint, etwas Neues entdecken!

Ziele, Etappen und Meilensteine spielen beim Teamwork eine besondere Rolle. Sie stiften Bedeutung für das Team und motivieren im besten Fall jeden einzelnen dazu, sein Bestes zu geben.

Umso wichtiger ist es, diese Teamziele zugänglich zu vermitteln. Ob zu Beginn eines Projektes, eines neuen Geschäftsjahrs oder im laufenden Prozess – kommuniziere die Ziele zu jedem Zeitpunkt so, dass keine Fragen offenbleiben. Und wenn du vermutest, dass deine Teammember unterschiedliche Vorstellungen des Ziels haben könnten, hilft auch hier wieder ein gemeinsames Treffen, um die Unklarheiten und Teamprobleme im Dialog zu beseitigen.

Problem 4: Schlechtes Arbeitsumfeld

Kein Team ist wie das andere. Während es für die einen Gang und Gäbe ist, sich analytisch mit Problemen und Fragestellungen auseinanderzusetzen, legen andere Wert auf einen eher kreativen oder unkonventionellen Arbeitsansatz. Natürlich spielt auch die Branche bzw. das Tätigkeitsfeld eine maßgebliche Rolle, wie sich teamintern mit unterschiedlichen Sachverhalten auseinandergesetzt wird.

Doch egal, wie dein Team am besten funktioniert: ein schlechtes Arbeitsumfeld kann immer zum Produktivitätskiller und einem echten Teamproblem werden. Wie aber lässt sich „schlecht“ in diesem Zusammenhang verstehen?

Es ist eigentlich ganz einfach. Fühlen sich Mitarbeitende am Arbeitsplatz wohl (sowohl physisch als auch psychisch!) spricht man von einem guten Arbeitsumfeld. Als Teamleiter*in liegt es an dir, genau das sicherzustellen. Wenn du das Gefühl hast, dass das Mitarbeiterwohl leidet, solltest du möglichst schnell herausfinden, woran das liegt.

Dafür eignen sich Umfragen besser als jedes andere Tool. Entweder baust du diese in eure regelmäßigen Meetings ein oder du verwendest ein Online-Tool. Der Vorteil von digitalen Umfragen zur Mitarbeiterzufriedenheit besteht darin, dass du durch die anonymisierte Abgabe von Stimmen ein wesentlich ehrlicheres Bild über die tatsächliche Sachlage erhältst.

Problem 5: Ungleiches Engagement

Wir haben eingangs vom Gleichgewicht eines Teams gesprochen, das es aller Teamprobleme zum Trotze zu halten gilt. Besonders schwierig wird das jedoch, wenn sich einzelne Teammitglieder mehr engagieren als andere.

Das kann verschiedene Gründe haben, zum Beispiel:

• die Ziele wurden unterschiedlich aufgefasst
• Mitarbeitende brennen stärker für ihren Job als andere
• eine gestörte Kommunikation
• uvm.

Zu einem Teamproblem wird die Angelegenheit dann, wenn Einzelpersonen statt 100 % nur noch 50 % geben. Oder aber, wenn fleißige Mitarbeitende aus Frust selbst die Lust am Arbeiten verlieren.

Du magst es vielleicht schon erahnen: auch hier liegt der Schlüssel zur Lösung des Problems in einer offenen Kommunikation. Nutze Gruppenbesprechungen dazu, dir eine persönliche Evaluation der Leistungen des Einzelnen einzuholen. Auf diese Weise offenbaren sich verborgene Diskrepanzen zwischen Selbst- und Fremdwahrnehmung unglaublich schnell.

Problem 6: Allgemeine Unzufriedenheit

Du hast die bisherigen Ratschläge befolgt und trotzdem gibt es noch Teammitglieder, die die Stimmung im Team mit ihrer Unzufriedenheit regelmäßig herunterziehen? Das ist nicht auszuschließen, schließlich tickt jeder Mensch anders. Möglicherweise macht dein*e Mitarbeiter*in gerade privat eine schwierige Zeit durch? Oder aber sie besetzt die falsche Stelle mit den falschen Aufgaben?

Um das herauszufinden, kannst du die Person bitten, einen Persönlichkeitstest nach Belbin durchzuführen. Dieser hilft dir und ihr dabei, besser zu verstehen, worin die individuellen Stärken und Potentiale liegen.

Problem 7: Fehlende Motivation

Oft werden allgemeine Unzufriedenheit und fehlende Motivation verwechselt. In der Tat handelt es sich dabei aber um zwei vollkommen verschiedene Teamprobleme mit eigenen Ursachen und Folgen.

Fehlende Motivation tritt auf, wenn:

• es keine klaren Ziele gibt
• keine wirkliche Teamführung existiert
• außer dem monatlichen Gehalt keine weiteren Anreize für Leistung bestehen
• sich Teammitglieder nicht als Teil eines Teams sehen

Insbesondere letztgenannter Punkt kann den Unterschied machen. Ein funktionierendes Team tendiert eher zur Dynamik des gegenseitigen Anspornens und wird dadurch deutlich seltener mit mangelnder Mitarbeitermotivation zu kämpfen haben.

Im Umkehrschluss besteht die Lösung dieses Teamproblems vor allem darin, den Zusammenhalt langfristig zu stärken. Teamcoach Christoph Scheunemann hat in den letzten 10 Jahren Dutzende Teambuilding Ideen für Unternehmen aus ganz Deutschland umgesetzt. Der Experte fasst zusammen, worauf es ankommt:

„Teambuilding ist ein Prozess, der langfristig gepflegt werden will. Arbeitgeber, die auf eine starke Zusammenarbeit ihrer Mitarbeiter angewiesen sind, sollten wenigstens 2 teamfördernde Events pro Geschäftsjahr veranstalten. Sinnvollerweise werden diese Teamevents auch zur Incentivierung und dem Aufbau der eigenen Arbeitgebermarke genutzt. So profitieren Unternehmen neben dem teambildenden Effekt von einer gesteigerten Mitarbeitermotivation und gewinnen als Arbeitgeber wertvolle Punkte bei der Generation Z.“

Problem 8: Schlechte Führung

Sicher kennst du den Spruch „ein Team ist nur so gut wie sein Chef“. Selbst das beste Team mit den talentiertesten Leuten kann ernsthafte Probleme bekommen, wenn es nicht richtig geführt und gefördert wird.

Gerade jungen Führungskräften fehlt es oftmals an Erfahrung, ein Team erfolgreich zu leiten. Solltest du das Gefühl haben, dass du selbst oder dein*e Chef*in mit der Situation überfordert ist, hilft es, sich Rat von außen einzuholen.

Es muss nicht gleich ein teures Führungskräftetraining sein. Zum Anfang kannst du auf Bücher und Videoinhalte zurückgreifen, um dein Wissen zu schulen. An der Stelle möchten wir dich herzlich dazu einladen, durch unsere Rubriken Organisation und Soft Skills zu stöbern. Dort findest du zu vielen Führungsthemen interessante Tipps.

Problem 9: Unzureichende Ressourcen

Aus der Garage zum Millionen-Startup? Naja, in der Praxis funktioniert das eher selten. Denn produktive Arbeit setzt Ressourcen voraus – materielle wie immaterielle. Damit es nicht zu Teamproblemen kommt, solltest du deshalb sicherstellen, dass:

alle Teammitglieder in ihren Tätigkeiten geschult sind: ein Studienabschluss ersetzt keine Praxiserfahrung, regelmäßige Weiterbildungen sind oftmals sinnvoll

eine gute informationelle Infrastruktur besteht: die Kommunikation muss im digitalen Kosmos ebenso wie am stationären Arbeitsplatz reibungslos funktionieren

Arbeitswerkzeuge bereitstehen: ein Tischler kann ohne gutes Rohholz ebenso wenig ein edles Möbelstück fertigen wie ein 3D-Artist produktiv auf einem verstaubten Rechner von 2003 arbeiten.

Welche Ressourcen dein Team tatsächlich benötigt, hängt natürlich von vielen Faktoren ab und lässt sich an dieser Stelle nicht pauschal beantworten. Bist du dir unsicher, was deine Angestellten wirklich brauchen, dann Frage einfach!

Problem 10: Persönliche Konflikte zwischen den Mitgliedern

Man muss nicht immer einer Meinung sein. Kleinere Konflikte gehören zum Arbeitsalltag im Team dazu und sind vollkommen normal. Hatten sich zwei oder mehr Kolleg*innen aber so richtig in den Haaren und verhärten die Fronten, solltest du als Führungskraft schlichtend einschreiten.

Speziell für diesen Zweck gibt es verschiedene Teambuilding-Übungen, die entzweite Teams wieder zusammenführen sollen. Hilfreich ist es, diese fernab des Arbeitsplatzes in lockerer Atmosphäre durchzuführen. Escape Games eignen sich zum Beispiel sehr gut dazu, eine eingeschlafene Kooperation wiederzubeleben. Und auch hier gilt wieder: interveniere. Sprich mit deinen Angestellten. Sie werden dich wissen lassen, was sie bewegt, und du kannst die passenden Schlüsse daraus ziehen.

Fazit: Teamprobleme gehören dazu – und sind nicht unlösbar

Es ist wichtig, dass man sich als Teammitglied bewusst macht, dass Teamprobleme nie vollständig vermieden werden können. Es ist jedoch entscheidend, wie damit umgegangen wird. Es müssen Strategien entwickelt werden, mit denen sich die häufigsten Probleme effizient lösen lassen und das Arbeiten in einem guten Teamklima langfristig gefördert wird.

Wenn jeder bereit ist, Verantwortung für seine Rolle zu übernehmen und seinen Teil dazu beizutragen, können selbst die schwierigsten Situationen bewältigt werden. Wir hoffen, dass wir dir mit diesem Artikel ein paar wertvolle Impulse geben konnten und freuen uns, hoffentlich schon bald über deine Erfolgsstory berichten zu können.

Immer mehr Meetings lassen uns durch unsere Arbeitstage hetzen. Trotzdem fragen wir uns abends regelmäßig, was wir eigentlich geschafft haben. Hybride Teams können die Anzahl von Meetings konsequent reduzieren, in dem sie das passende Meetingformat auswählen und smarte Kollaborationstools nutzen. Das macht die verbleibenden Meetings fokussierter und produktiver und neben meetingfreier Zeit winken mehr Freiraum und Flexibilität.

Wir sind im Team dauernd miteinander beschäftigt. Ein Meeting jagt das andere. Dazwischen kommen wir kaum zum Denken, manchmal reicht es nicht mal für eine Biopause zwischen den Terminen. Geredet wird viel miteinander, zu Wichtigem kommen wir aber trotzdem nicht.

Obwohl wir hetzen, kommen wir nicht vom Fleck

Unsere gelernte Reaktion auf „viel zu viel zu tun“ besteht darin, noch mehr zu tun, um den Berg abgearbeitet zu bekommen. Wir hoffen, dass es danach besser wird. Dabei merken wir nicht, dass wir unser Problem damit nicht lösen, sondern nur noch verschärfen. Mehr vom Gleichen hat noch nie geholfen, und als Maßnahme gegen zu viel Arbeit wirkt es direkt kontraproduktiv.

Um gegen all die unbeantworteten E-Mails in der Inbox anzukommen, schreiben wir E-Mails im Akkord. Und bekommen als Reaktion – Überraschung – noch mehr E-Mails.

Um trotz der vielen, unproduktiven Meetings weiter zu kommen, setzen wir noch mehr Meetings an. Und fühlen uns am Ende der Marathontage nur noch unproduktiver und erschöpfter.

Wenn wir mit dem Auto unterwegs sind und das Gefühl haben, zu schnell zu sein, ist klar, was wir machen. Wir gehen vom Gas, wechseln die Spur und versuchen die Kontrolle wieder zu erlangen. Noch schneller fahren ist eine völlig abwegige Reaktion.

Vom Gas gehen bringt neuen Flow

Es ist wie bei der bekannten Parabel von den Waldarbeitern, die sich mit einer stumpfen Säge dabei abmühen, einen Baum zu fällen. Auf die Empfehlung, die Säge zu schärfen, entgegnen sie: „Dafür haben wir keine Zeit, wir müssen doch sägen.“

Mit Abstand betrachtet, fällt es uns also leicht zu erkennen, dass vom Gas gehen und anhalten, um aufs Wesentliche zu fokussieren, viel mehr produktiven Flow bringt, als kopflos weiterzuhetzen. Sind wir jedoch mittendrin, fällt es umso schwerer.

Gelingt es uns hingegen, regelmäßig anzuhalten und uns zu fokussieren, dann bringt das die Freude an unserer Arbeit zurück und wir können erleben, dass die ersehnten produktiven Ergebnisse viel leichter entstehen, weil wir mehr Wichtiges tun und nicht nur Dringendes.

Zwei Fragen für mehr Fokus in und außerhalb von Meetings

Gerade weil wir es so eilig haben, sollten wir also bewusst langsam machen zwischendurch und anhalten.

Mehr freie Zeit für die wichtigen Dinge statt Meetingmarathon wird möglich, indem wir uns die Zeit nehmen, zwei fokussierende Fragen vor dem Ansetzen des nächsten Meetings zu beantworten.

1. Wozu wollen wir uns im Meeting treffen?

2. Welche Art von Meeting ist dafür hilfreich?

Wenn wir uns zunächst klar darüber werden, was wir im Meeting gemeinsam machen wollen, also welche Art von Interaktion stattfinden soll, erreichen wir mit diesem kurzen Zwischenhalt schon viel. Denn damit können wir nicht nur die Meetingagenda viel fokussierter gestalten, sondern auch noch feststellen, ob ein Meeting überhaupt erforderlich ist.

Als Hilfestellung haben wir drei Kategorien typischer Interaktionen im Meeting identifiziert.

1. Informieren, abstimmen, Ideen sammeln

Wenn es im Meeting zum Beispiel „nur“ darum geht, Informationen in Form einer Power-Point Präsentation zu vermitteln, oder uns zu einer Terminsuche abzustimmen, so ist das kaum komplex und üblicherweise auch wenig emotional. Deshalb können wir dafür gut auf ein Meeting verzichten und das Ganze asynchron miteinander klären.

2. Diskutieren, entscheiden

Gibt es beispielsweise eine Frage zu diskutieren, bei der die Meinungen auseinander gehen und von deren Antwort für die Beteiligten etwas abhängt, so kann es auch mal emotional sein und die hin und her fliegenden Gesprächsstränge haben eine gewisse Komplexität. Um konstruktiv zu diskutieren und Entscheidungen zum weiteren Vorgehen zu treffen, ist ein Meeting hilfreicher als ein E-Mail-Pingpong. In Präsenz treffen muss ich mich dafür nicht notwendigerweise, ein Online-Meeting kann hierfür ein zeit-effizientes Format sein.

3. Kennenlernen, Bindung stärken, Konflikte klären

Ging es zum Beispiel zu einem Thema schon diverse Male hoch her und haben sich die Fronten verhärtet, dann sind wir bei Kategorie 3 angekommen. Die Perspektiven zusammen zu bringen, ist dann eine komplexe und emotionale Aufgabe. Eine Aufgabe, die sich am leichtesten mit einem Präsenz-Meeting lösen lässt. Im persönlichen Treffen lässt sich auch der Teamgeist viel einfacher pflegen, als wenn wir uns nur über Bildschirme begegnen.

Je komplexer und emotionaler also die Interaktion im Meeting, desto mehr Präsenz ist hilfreich. Mit einer fokussierteren Auswahl des passenden Meetingsformats, können wir mehr Freiräume schaffen zwischen den Meetings und kommen in den Meetings leichter zu den erwünschten Ergebnissen. Einen Überblick gibt unsere Meetingformat-Interaktions-Matrix.

Hybride Teams schaffen bewusste Freiräume durch asynchrones Arbeiten

Wichtige Ergebnisse entstehen nicht nur in Meetings, sondern vielmehr auch zwischen Meetings. Deswegen ist es nur konsequent, diese produktiven Zwischenräume viel mehr zu nutzen und stetig zu vergrößern. Dies gelingt zum Beispiel dadurch, gezielt mehr asynchron zusammenzuarbeiten. Gemeint ist damit, zeitversetzt gemeinsam an einem Thema zu arbeiten. Ein kreatives Brainstorming findet dann zum Beispiel nicht im Meeting statt, sondern schon zuvor asynchron auf einem digitalen Whiteboard. Gerade eher Introvertierte schätzen diesen Modus oft deutlich mehr, als auf Knopfdruck im Meeting Ideen zu generieren.

Am einfachsten lassen sich Interaktionen der oben benannten Kategorie 1 (Informieren, abstimmen, Ideen sammeln) aus Meetings auslagern. Aktuelle Informationen zu Projektständen oder Arbeitsergebnissen können beispielsweise asynchron über ein digitales Taskboard zugänglich gemacht werden – lesen kann sie vorab jede(r) selbst. Im Meeting selbst liegt der Fokus dann nicht mehr auf den zeitraubenden Status-Updates, sondern auf der Vereinbarung der nächsten Schritte.

Hybride Teams sind hier klar im Vorteil, da sie zwangsläufig smartere Tools und Techniken nutzen, um auch auf Distanz eng abgestimmt miteinander arbeiten zu können. Beliebte Beispiele sind hier digitale Taskboards und Whiteboards Whiteboards.

All das setzt natürlich zunächst eine Zeitinvestition in den Aufbau asynchroner Werkzeuge und Strukturen voraus. Wer so schon arbeitet, bewertet diese Investition als sehr nützlich. Es ermöglicht, viel weniger Meetings zu haben und bringt viel Arbeitsfreude zurück, da wieder mehr Zeit für Wichtiges und Unvorhergesehenes frei wird.

Der Versuchung widerstehen, die frei gewordene Zeit gleich wieder zu füllen

Aber Achtung! Wenn wir dank fokussierter Auswahl des passenden Meetingformats und asynchroner Arbeit weniger Meetings haben, sollten wir mit der frei gewordenen Zeit sehr achtsam umgehen. Sonst füllen wir die wertvollen, neuen Freiräume wieder nur mit zusätzlicher Arbeit an Dringendem.

Das kann sich anfangs unangenehm anfühlen, fast wie auf (Beschäftigung-)Entzug und es kann sich die leise Frage melden „Bin ich jetzt noch wichtig mit weniger Terminen im Kalender?“

Wer es schafft, den abgespeckten Kalender zu verteidigen, wird damit belohnt, die freie Zeit endlich für das nutzen zu können, was wirklich voranbringt. Das sind die großen, wichtigen Themen, für die der Tag bisher nie lang genug war – und die einen am Abend zufrieden den Laptop zuklappen lassen.

Anhalten und Fokussieren sind wirksame Gegenmaßnahmen, wenn es mehr zu tun gibt als der Arbeitstag lang ist. Ein erster Schritt kann sein, sich vor dem Ansetzen des nächsten Meetings kurz Zeit zu nehmen und zu hinterfragen, ob es ein Meeting braucht und wenn ja, welches Format das geeignetste ist. Noch mehr Luft im Kalender entsteht durch mehr asynchrones Zusammenarbeiten. Wirksame Veränderungen, die neue Freiräume schaffen, in denen wieder mehr Flow und Zufriedenheit Platz haben.

Tipp zum Weiterlesen: Gesine Engelage-Meyer, Sonja Hanau, Mit hybriden Teams mehr erreichen, Werkzeuge, Methoden und Praktiken für gelungene Zusammenarbeit auf Distanz, ISBN 978-3-86980-644-0, 1. Auflage BusinessVillage 2022, 29,95 Euro

Hier sind fünf Gründe, warum Firmen noch nicht auf papierloses Arbeiten umgestiegen sind, und was Führungskräfte tun können, um Vorurteile und Hindernisse aus dem Weg zu räumen.

1. Angst vor Veränderungen

„Wir machen das seit Jahren so. Warum jetzt etwas ändern?“ Das hört man häufig von jenen, die noch nicht papierlos arbeiten. Die Angst vor Veränderungen beruht auf der Furcht vor dem Unbekannten. Für viele ist es ein sicherer Hafen, bei dem zu bleiben, „was doch bisher auch funktionierte“.

Was tun? Man mag Angst vor Veränderung haben, aber tatsächlich ist es in der heutigen, von Technologie geprägten Welt viel riskanter, hinterherzuhinken oder gar stehenzubleiben. Nutze dein persönliches Netzwerk und connecte dich mit anderen, die bereits erfolgreich vollständig papierlos arbeiten. So bekommst du Einblick, wie andere die Umstellung geschafft haben und kannst von deren Erfahrung profitieren. Beobachte, wie andere digitale Technologien einsetzen und du wirst schnell merken, wie spannend und profitabel es sein kann, Neues auszuprobieren. Erstelle einen Plan mit einem definierten Endpunkt. Auf diese Weise wird das, was vorher „unbekannt“ war, jetzt „bekannt“ – und die Angst löst sich schnell in Luft auf.

2. Investitionen in IT-Fachwissen und teures Training

Die digitale Transformation und der Abschied vom Papier erscheinen besonders skeptischen Manager*innen häufig wie ein hohes Hindernis, das es zu bezwingen gilt. Aber selbst die Mutigen haben oft so ihre Bedenken. Wird sich die Investition auszahlen? Sind wir in der Lage, die Technologie richtig zu nutzen? Wo soll ich überhaupt anfangen?

Was tun? Die gute Nachricht: Die Technologie, um „papierlos“ zu werden, ist weder kompliziert noch teuer. Alles, was du wirklich brauchst, sind Scanner, PDF-Software, eine Software-Suite für Bürodokumente, Tools für elektronische Signaturen und Dateiserver. Viele dieser Produkte und Tools hast du schon im Einsatz. Es ist also mehr eine Sache der Einstellung als der technischen Skills. Wenn du nur wilst, findest du einen einfachen Weg. Außerdem kannst du schrittweise vorgehen. Nach den ersten erfolgreich durchgeführten Schritten auf dem Weg zur vollständigen Digitalisierung können größere Unternehmen, die mit größeren IT-Abteilungen ausgestattet sind, die nötige Technologie in ihre selbst entwickelten Anwendungen integrieren. Kleinere Unternehmen schaffen das auch durch den Zukauf von Standardsoftware.

3. Abhängigkeit von der handschriftlichen Unterschrift

Viele Unternehmen beobachten die Abkehr von der „handschriftlichen Unterschrift“ – also wenn Stift und Papier für eine klassische physische Unterzeichnung verwendet werden. Doch häufig wirft das auch die Frage nach der Rechtsgültigkeit von elektronischen Signaturen auf – und ob diese vor Gericht Bestand haben.

Was tun? Noch eine gute Nachricht: Unterschriften mit Stift und Papier sind nicht die einzigen rechtlich zulässigen Unterschriften. In der EU ist der rechtliche Rahmen für eSignaturen mit der eIDAS-Verordnung schon seit 2014 festgelegt. Diese Verordnung über die elektronische Identifizierung und über Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen gilt für alle EU-Mitgliedstaaten und enthält alle notwendigen Vorschriften für den Einsatz digitaler Signaturen.

Und auch außerhalb der EU gibt es verbindliche Regelungen für elektronische Signaturen. So ist etwa in den USA die Verwendung von eSignaturen schon seit dem Jahr 2000 – unter anderem – mit dem Electronic Signatures in Global and National Commerce Act (ESIGN) anerkannt.

4. Einhaltung von Vorschriften

Unternehmen müssen gewisse Compliance-Vorschriften sowie Branchen- und Unternehmensrichtlinien einhalten, d.h. eine Reihe von Vorgaben, die für die Geschäftsprozesse relevant sind. Die große Sorge hierbei: Können digitalisierte Prozesse überhaupt all diese Vorgaben erfüllen?

Was tun? Sehr wahrscheinlich ist dein aktueller, auf Papier basierter Dokumenten-Workflow mit deinen Compliance-Richtlinien konform. Bei der Umstellung auf rein digitale Dokumenten-Workflows musst du natürlich sicherstellen, dass auch diese den Vorschriften entsprechen. Digitale Dokumentenprozesse sind in Bezug auf die Einhaltung von Vorschriften aber absolut nichts Besonderes: Im Grunde sind nur die gleichen Grundsätze anzuwenden. Viele Compliance-Anforderungen lassen sich im paperless office sogar einfacher und zuverlässiger erfüllen. Wenn dein Unternehmen spezifische Dokumente für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren muss, kannst du diese Unterlagen einfacher und kostengünstiger speichern und die Erstellung eines Prüfpfads automatisieren. Du wirst die Effizienzsteigerung schnell bemerken.

5. Sicherheitsaspekte

Eine der häufigsten Sorgen im Zusammenhang mit Digitalisierung ist natürlich die Sicherheit. Wie schütze ich meine vertraulichen Informationen vor Hackern und Cyberkriminellen – oder auch Mitarbeitenden, denen keinen Zugang zu bestimmten Informationen gestattet ist?

Was tun? Es gibt viele Produkte für Dokumentensicherheit, mit denen du deine Informationen schützen kannst. Lösungen zur Verwaltung von Dokumentenrechten (Digital Rights Management) ermöglichen den Zugriff auf verschlüsselte Dokumente auf Grundlage der Identität des Benutzers und der ihm zugewiesenen Nutzerrechte. Größere Unternehmen, die bereits Personal für digitale Sicherheit beschäftigen, verfügen in der Regel ohnehin über das nötige Fachwissen, um solche Lösungen einzusetzen. Für kleinere Unternehmen ist es eine gute Idee, in Sicherheitsberatung zu investieren, wenn sie mit vielen sensiblen Informationen in einer stark regulierten Branche zu tun haben. Letztendlich wird jedoch der Verzicht auf Papier und die Anwendung guter digitaler Sicherheitsstandards die Sicherheit sensibler Daten nur noch weiter verbessern.

Zudem können Dokumente im Notfall leichter wiederhergestellt werden. Cloud-basierte Technologie kann etwa im Falle einer Naturkatastrophe (Brand, Überschwemmung, Sturm etc.) oder eines Stromausfalles die notwendigen Sicherungsmaßnahmen bieten. Ja, dafür sind Investitionen in Hardware, Software, Cloud-Dienste, Prozessentwicklung und Schulungen notwendig, aber: Die Rentabilität des papierlosen Arbeitens ist letztendlich groß. Die Überwindung dieser Ausreden und vermeintlichen Hindernisse macht sich durch erhöhte Effektivität und Effizienz der neuen digitalen Workflows vielfach bezahlt. Viel Erfolg!

Die Autorin Karolin Köstler ist Senior Marketing Manager EMEA bei Foxit, einem führenden Anbieter innovativer PDF- und eSignatur-Lösungen. Foxit hat weltweit über 700 Mio. Anwender*innen und über 485.000 Kund*ionnen, von KMUs bis hin zu globalen Konzernen.

Die zwei Gründer, Henning Staudt und Anton Gartner, haben das Unternehmen noch als Studenten gegründet. Bereits damals waren sie eingefleischte Sneakers-Fans und verdienten sich ihren Lebensunterhalt mit Nebenjobs, als Sneaker-Verkäufer. Als Erstes eröffneten sie eine Instagram-Seite mit dem Namen „heat.mvmnt“. Dort fanden Sneaker-Liebhaber tolle Anregungen für ihren nächsten Kauf und starke Fotos zu neuesten Trends, bei den beliebten Turnschuhen. Bei der Namensfindung kam es darauf an das Thema Sneakers aufzugreifen, aber auch den Community-Gedanken beizubehalten.

Eigene Produkte verkaufen – oder Informationen aggregieren

Es gibt Unternehmen, die eigene Produkte verkaufen wie Lands‘ End. Und Start-ups wie HEAT MVMNT, die es sich zur Aufgabe machen, Informationen zu einem ganz speziellen Thema zu sammeln, zu sortieren und weiterzugeben. Auf der Plattform oder über die App können Endverbraucher zwar nicht direkt ihren Traum-Sneaker kaufen, bekommen aber alle wichtigen Informationen, gut verpackt und übersichtlich.

Die zwei Gründer erklären das Konzept ihres Unternehmens gern so: „Wir vermitteln Sneaker fast so wie ein Versicherungsmakler. Diesem gehört nicht das gesamte Versicherungsunternehmen, er verkauft nur die Produkte der Versicherung, wofür er eine Provision erhält. Bei uns kann man die Sneaker nicht direkt bestellen, sondern man findet alle Informationen zu Sneakers in unserer App oder auf unserer Website. Wenn man einen Sneaker bei uns anklickt, wird man weitergeleitet zu einem Shop, bei dem man diesen dann bestellen kann.“

Bei den Sneakers fokussiert sich HEAT MVMNT fast ausschließlich auf limitierte Modelle, die es nur sehr selten gibt und die auch nur in ganz wenigen Shops erhältlich sind, noch dazu zeitlich begrenzt.

2023: große Ziele für das Geburtsland der Sneakers

HEAT MVMNT liefert alle wichtigen Informationen auf einen Blick und aus einer Hand. Das Start-up stellt zudem einen Release-Kalender zur Verfügung, in dem sämtliche Termine aufgelistet sind. Die HEAT MVMNT App ist heute in neun Ländern vertreten, das große Ziel für 2023 ist die Etablierung der App in den USA – im Geburtsland der Sneaker.

Mittlerweile arbeitet das Start-up mit Sitz im rheinland-pfälzischen Neustadt auf 170 Quadratmetern Bürofläche mit 13 Mitarbeitenden, weitere Kolleginnen und Kollegen unterstützen dauerhaft aus dem Homeoffice. Ende 2022 werden weitere 150 Quadratmeter an Bürofläche hinzukommen. Diese wird unter anderem für die Lagerung von „HEAT MVMNT Sneaker-Essentials“ benötigt. Dabei handelt es sich um unternehmenseigene Produkte, die mit wachsendem Erfolg über einen eigenen Onlineshop verkauft werden.

Das Beispiel HEAT MVMNT beweist gleich dreierlei: Auch im schwieriger werdenden wirtschaftlichen Umfeld können pfiffige Start-ups mit der richtigen Idee durchstarten. Zweitens: Besonders im E-Commerce gibt es mit der passenden Geschäftsidee zur richtigen Zeit noch eine Menge zu gewinnen. Und drittens: Customer Centricity ist das A und O für den Erfolg eines Business Case.

Welche Aufgaben hat das IT-Sicherheitsgesetz?

Das „Gesetz zur Erhöhung der Sicherheit informationstechnischer Systeme“, kurz: IT-Sicherheitsgesetz, regelt die Sicherheit „kritischer Infrastrukturen“ (KRITIS) bereits seit 2015. Es legt die Aufgaben und Pflichten des Staates und der Betreiber solcher Einrichtungen und Organisationen fest, die für das staatliche Gemeinwesen eine besondere Bedeutung haben. Funktionieren sie nicht richtig oder fallen gar aus, käme es zu Störungen der öffentlichen Sicherheit, gravierenden Versorgungsengpässen und anderen dramatischen Auswirkungen.

Zu den KRITIS gehören folgende Sektoren:

1. Staat und Verwaltung
2. Wasserversorgung
3. Gesundheit
4. Ernährung
5. Energie
6. Telekommunikation und Informationstechnik
7. Versicherungs- und Finanzwesen
8. Kultur und Medien
9. Transport und Verkehr

Der Nachfolger des IT-Sicherheitsgesetzes (IT-SiG) ist das IT-Sicherheitsgesetz 2.0 (IT-SiG 2.0). Dieses ist seit Mai 2021 gültig. Das Gesetz umfasst mehr Bereiche, räumt dem Staat zusätzliche Befugnisse ein und beinhaltet für die KRITIS-Betreiber noch mehr Pflichten.

Überarbeitung des IT-Sicherheitsgesetzes aufgrund zunehmender Cyberkriminalität

Mit der zunehmenden Digitalisierung wächst auch die Bedrohung durch Cyber-Angriffe. So geht etwa aus einem Bericht des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik hervor, dass im Jahr 2021 mehr als 144 Millionen neue Schadprogramme hervorgebracht wurden. Und dies ist nur die Summe eines einzigen Jahres. Dabei konzentrieren sich die Angreifer weniger auf private Personen, sondern vor allem auf öffentliche Einrichtungen und Unternehmen. Ein erfolgreich durchgeführter Angriff kann hier schnell zum Stillstand führen und stellt deshalb eine deutliche und existenzbedrohende Gefahr dar.

Sind Einrichtungen betroffen, die eine große Rolle für das Funktionieren des Gemeinwesens spielen, können derartige Angriffe wie erwähnt fatale Folgen haben. Aus diesem Grund sind insbesondere die Betreiber dieser „kritischen Infrastrukturen“ (KRITIS) nach dem Sicherheitsgesetz verpflichtet, Maßnahmen zu ergreifen, um innerhalb des Unternehmens für eine maximale IT-Sicherheit zu sorgen und Cyber-Attacken zu verhindern.

Das IT-Sicherheitsgesetz 2.0 (IT-SiG 2.0) verschärft diese Pflichten noch einmal deutlich. So müssen die KRITIS-Unternehmen spätestens ab dem 1. Mai 2023 ergänzend spezielle Angriffserkennungssysteme vorhalten. Die Systeme sollen kontinuierlich Merkmale und Parameter aus den Betriebsprozessen erfassen und auswerten. Sie sollten in der Lage sein, mögliche Bedrohungen zu erkennen, zu vermeiden und Beseitigungsmaßnahmen für Störungen vorzusehen.

Wen betrifft das IT-Sicherheitsgesetz 2.0?

Wer sich selbstständig machen und ein Unternehmen gründen möchte, sollte wissen, welche Branchen zu den „kritischen Infrastrukturen“ (KRITIS) zählen. Dabei handelt es sich um Anlagen und Einrichtungen bestimmter Bereiche wie zum Beispiel Ernährung, Wasser, Gesundheit oder Energie, die für die Sicherung der Grundbedürfnisse der Bevölkerung eine besondere Bedeutung haben.

Wie erwähnt, sind die Betreiber solcher „kritischen Infrastrukturen“ nach dem IT-Sicherheitsgesetz 2.0 dazu verpflichtet, notwendige Maßnahmen zu ergreifen, um sich und ihre informationstechnischen Systeme gegen Cyber-Angriffe zu schützen. Die Unternehmen müssen dem BSI gegenüber selbsttätig nachweisen, dass sie alle Anforderungen erfüllen. Aber auch die Behörde darf prüfen, ob die KRITIS-Betreiber ihren Pflichten nachkommen. Bei Verstößen müssen diese mit sehr hohen Bußgeldern im Millionenbereich rechnen.

Die zu treffenden Maßnahmen sollen laut IT-Sicherheitsgesetz 2.0 „dem Stand der Technik“ entsprechen und „angemessen“ sein. Um die notwendigen Maßnahmen näher zu bestimmen, können sich KRITIS-Betreiber zum einen an den sogenannten branchenspezifischen Sicherheitsstandards orientieren, die jeweils nur für einen bestimmten Sektor gelten (etwa Ernährung, Wasser oder Energie). Darüber hinaus stellt das BSI einen Anforderungskatalog mit allgemeingültigen Anforderungen zur Verfügung, in dem es die jeweiligen Sicherheitsvorkehrungen erklärt.

Erweiterung um weitere Bereiche

Neben den Unternehmen der KRITIS sind inzwischen außerdem Betriebe aus anderen Bereichen vom IT-Sicherheitsgesetz 2.0 betroffen. Nunmehr zählen auch Entsorger zur kritischen Infrastruktur und müssen sich an die entsprechenden Aufgaben und Pflichten des IT-SiG 2.0 halten.

Des Weiteren sind besondere Pflichten für „Unternehmen im besonderen öffentlichen Interesse“ hinzugekommen. Diese sind im § 2 Absatz 14 BSIG definiert. Hierunter fallen

• Unternehmen aus dem Bereich der Munitions-, Waffen- oder Rüstungsproduktion sowie Hersteller von Waren, die IT-Sicherheitsfunktionen zur Verarbeitung von Verschluss produzieren (§ 2 Absatz 14 Nr. 1 BSIG),
• große Unternehmen, die für die Volkswirtschaft Deutschlands von erheblicher Bedeutung sind (§ 2 Absatz 14 Nr. 2 BSIG) sowie
• nach § 2 Absatz 14 Nr. 3 BSIG außerdem Betreiber „eines Betriebsbereichs der oberen Klasse im Sinne der Störfall-Verordnung“.

Der Staat hat den Anwendungsbereich damit deutlich ausgeweitet. Die Regelung betrifft nun generell alle Firmen ab einer bestimmten Wichtigkeit für die hiesige Volkswirtschaft. Auch Unternehmen, die sich keinem der im BSI-Gesetz (unter § 2 Absatz 10 BSIG) genannten Sektoren zuordnen lassen, sollten deshalb prüfen, ob sich aufgrund des IT-Sicherheitsgesetzes 2.0 für sie entsprechende Pflichten ergeben.