Kompakte Geschäftsräume: Erweiterungsmöglichkeiten für Events und Meetings


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Gibt es günstige Tagungsräume für Veranstaltungen? Als Start-up muss man auf die Kosten achten. Gerade bei Veranstaltungen können diese schnell ausufern. Wer als Newcomer mit seinen Geschäftsräumen zunächst noch eingeschränkt ist, muss für verschiedene Situationen auf Alternativen ausweichen.

Um Kosten zu sparen, muss man hier das richtige Angebot finden. Das hängt aber von verschiedenen Faktoren ab. Soll die Veranstaltung ein Event sein, um sich potenziellen Kunden als Geschäftspartner vorzustellen oder geht es um und Veranstaltungen, auch interner Art?

Zweck und Umfang sind für die Planung genauso wichtig wie die Beurteilung, ob die eigenen Geschäftsräume dafür genutzt werden können oder ob man auf andere Locations ausweichen muss – und falls ja: auf welche? Auch wenn sie günstig sein sollen, sind sie ein Aushängeschild für das Unternehmen und müssen daher ansprechend sein und zum Unternehmen passen!

Foto: unsplash.com, © Nastuh Abootalebi, CC0

Um welche Veranstaltungen geht es?

Der Platzbedarf ist bei den verschiedenen Veranstaltungen unterschiedlich. Ein Tag der offenen Tür muss zum Beispiel (so besagt es ja der Name) in den eigenen Räumen stattfinden. Wer als Einmannbetrieb von Zuhause aus arbeitet und möglicherweise eine Ecke des Wohnzimmers als Büro nutzt, hat dabei schlechte Karten, denn er ist nicht auf den Besucheransturm eingerichtet und möchte zudem nicht zu viel Privates preisgeben. Dies würde also nicht funktionieren.

Doch es gibt zahlreiche andere Events, die für das Unternehmen infrage kommen:

  • Vorträge und Präsentationen
  • Seminare (Fortbildungen)
  • regelmäßige Kurse, die das Unternehmen künftig für Kunden anbieten möchte (Computerkurse durch IT-Unternehmen, den richtigen Heckenschnitt durch Gartenbauunternehmen etc.)
  • Workshops
  • Tagungen
  • Kongresse
  • Neuerdings gibt es sogar „Barcamps“, quasi eine Tagung mit einem gewissen Mix verschiedener Veranstaltungen.

Jede dieser Veranstaltungen benötigt ein unterschiedliches Platzangebot, manche müssen vielleicht im Freien stattfinden oder für jeden Teilnehmer eine bestimmte Ausstattung (eigener PC oder Ähnliches) bereitstellen. Daher geht es im zweiten Schritt um den Soll-Ist-Vergleich des vorhandenen Platzes.

Platzbedarf vs. vorhandener Platz

Nachdem feststeht, ob es sich um ein kleines Meeting oder einen Kongress handeln soll und mit welcher Teilnehmerzahl entsprechend zu rechnen ist (Kongresse sind die umfangreichste Veranstaltung, zudem üblicherweise mehrtätig, was eine erweiterte Planung notwendig macht), kann der vorhandene Platz besser eingeschätzt werden.

Wer nur über ein oder zwei Räume verfügt oder von Zuhause aus arbeitet, hat praktisch keine Möglichkeit, umfangreiche Events in den eigenen Räumen zu planen. Darüber hinaus verfügen kleine Unternehmen gerade im Dienstleistungsbereich auch nicht über zusätzliche Produktions-, Lager- oder Versandräume, die einbezogen werden könnten. In einem solchen Fall ist es also unumgänglich, die Events extern abzuhalten.

Mögliche Alternativen für kleine Events und wenig Platz

Wer zumindest über ein Grundstück oder einen Hof verfügt, kann sich hier zunächst überlegen, ob es sinnvoll ist, ein Zelt zu nutzen. Dies sollte allerdings zum Firmenkonzept passen, sonst geht die Idee nach hinten los.

Foto: unsplash.com, © Toa Heftiba, CC0

Ein Zeltverleih ist relativ günstig und sorgt gleichzeitig auch für Aufbau, Bestuhlung, Catering und Getränke, sodass die Räumlichkeiten und die Speisung der Gäste gesichert sind. Auch das Ambiente kann gehoben sein, da solche Zelte auch für Hochzeiten genutzt werden und entsprechend dekoriert und ausgestattet sind.

Größere Unternehmen haben meist einen Konferenzraum, einen Aufenthaltsraum oder eine Kantine für die Belegschaft. Eine Veranstaltung (auch mit Führung) kann in einem dieser Räume stattfinden. Auch kleine Vorträge, Meetings und Tagungen können an einen solchen Ort verlegt werden.

Außergewöhnliche Veranstaltungsorte für ungewöhnliche Geschäftsideen

Wenn klar ist, dass die Veranstaltung nicht in den eigenen Räumen stattfinden kann, ist zu überlegen, in welcher Umgebung das Event extern am besten abgehalten werden sollte.

Zweckgebundene Beispiele:

Falls das Unternehmen mit Immobilien handelt oder neue Wohnungen verkauft, würde es sich anbieten, die Veranstaltung in einem der Immobilien abzuhalten. Gerade im gehobenen Wohnungsmarkt werden zahlungskräftige Kunden sich gerne eine Präsentation des Maklers in Verbindung mit einem Event in einer historischen Villa oder einer exklusiven Gartenanlage anschauen. Eine Hinterhof-Zeltparty dürfte nicht den gewünschten Effekt bringen.

Wer Spielgeräte für Kinder entwickelt, kann eine Veranstaltung beispielsweise in einem Kindergarten planen, der eben diese Geräte nutzt und in Absprache mit der Leitung die Räume entsprechend mit wenigen Mitteln und der Unterstützung eines Caterers herrichten.

Nicht zweckgebundene Orte:

Aber auch wer einfach nur ein besonderes Ambiente möchte, das den Teilnehmern sowohl im Gedächtnis bleibt, als auch einen gewissen Werbeeffekt besitzt, hat verschiedene ungewöhnliche Orte zur Auswahl.

Beispiele dafür sind: 

  • Ein Seminar auf einem Boot in Berlin auf der Spree,
  • Ein Künstlermeeting in einem Loft mit Dachterrasse,
  • Eine Tagung für Jäger in einer modernen Jagdhütte im Wald,
  • Eine Gärtner-Konferenz in einem Wintergarten.

Weitere günstige Möglichkeiten wären Vorträge in einem Nebenraum einer Gaststätte, spezielle Tagungsräume in Hotels (besonders bei mehrtägigen Veranstaltungen, bei denen die Teilnehmer auch übernachten müssen) oder Kongresse in einer Stadthalle. Gerade spezielle Tagungsräume in Hotels sind für „Anfänger“ empfehlenswert, da man hier Profis an der Hand hat, die einen mit Rat und Tat unterstützen können.

Foto: ID38504_Megha01_992298_Pixabay

Es gibt auch günstige Angebote für Kleinveranstaltungen, bei denen man Räume von Vereinen anmieten kann, aber auch Schlösser, Klöster, Jugendherbergen oder Schulräume (Aula) sowie Gemeinderäume, Sporthallen, Museums- und Ausstellungsräume oder Studios können als Veranstaltungsort dienen.

Der ultimative Tipp:

Wenn alle Stricke reißen, wäre eventuell eine Online-Veranstaltung eine Option: Mit dem passenden Anbieter lassen sich Webinare oder Vorträge selbst abhalten. Sie können im Internet weltweit und flexibel besucht werden. Dazu gehört zwar ebenfalls eine gute Planung, aber aufgrund der entfallenden Unterbringungs- und Personalkosten sowie der fehlenden Verköstigung und Übernachtung geht es kaum günstiger!

Planung

Vorrangig geht es hier zwar um verschiedene Platzvorschläge bei begrenztem Budget, aber Vorsicht: Auch, wenn das Budget knapp ist, kann zu große Sparsamkeit an der falschen Stelle einen nicht wieder gutzumachenden Imageschaden verursachen. DEN absoluten Spartipp für DIE günstigste Möglichkeit gibt es also nicht, denn die Preise für die Räume variieren regional erheblich und müssen bei den Anbietern erfragt werden.

Mit dem richtigen Raum ist es allerdings noch nicht getan, daher sollte ein optimales Event auch gut geplant sein. Dazu gehören beispielsweise eine rechtzeitige Programmplanung, der Versand von Einladungen mit Antwortkarten, Seminarunterlagen, Präsentationen, Anfahrtskizzen, Übernachtungsmöglichkeiten und Buchung von Rednern oder Sponsoren. Und natürlich darf das Equipment (Beamer, Mikro, Leinwand etc.) nicht vergessen werden!

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