Bedeutung von Top-Level-Domains (TLDs) für Start-ups

Start-ups in der Gründungsphase haben ein zentrales Ziel: Vertrauen aufbauen. Wenn die Zielgruppe in Deutschland sitzt, gilt die .de-Domain als Goldstandard für Unternehmen. Eine .de-Domain signalisiert Kund*innen, dass es sich um eine lokale, vertrauenswürdige Marke handelt und trägt zur Glaubwürdigkeit sowie Vertrautheit bei. Die .com-Domain hingegen hat sich als internationaler Standard etabliert, genießt weltweites Vertrauen und ist daher strategisch wichtig für Start-ups mit globaler Ausrichtung.

Top-Level-Domains (TLDs) lassen sich vereinfacht gesagt in drei Kategorien unterteilen: generische TLDs (gTLDs), länderspezifische TLDs (ccTLDs) und neue generische, meist spezialisierte TLDs. Generische TLDs wie .com, .net, .org oder .biz sind weltweit etabliert und bieten Flexibilität, besonders für Unternehmen, die ein breites Publikum ansprechen möchten. Länderspezifische TLDs, wie .de für Deutschland, .it für Italien oder .fr für Frankreich, stärken die lokale Präsenz einer Marke. Neue, spezialisierte TLDs wie .tech oder .shop bieten die Möglichkeit, die Domain direkt auf die Branche oder den Tätigkeitsbereich des Unternehmens auszurichten, was besonders für Nischenmärkte vorteilhaft sein kann.

Performance Marketing der Domain als Erfolgsfaktor

Das Zusammenspiel von Markennamen und Domainendungen ist im Performance Marketing von großer Bedeutung. Eine gut gewählte Kombination kann die Effektivität von Kampagnen mittels Google Ads oder Instagram Ads maßgeblich beeinflussen. Domains mit Endungen wie .com, .online oder .net bieten mehr Flexibilität und können je nach Zielgruppe und Marketingstrategie optimal eingesetzt werden. Während .com-Domains oft als Standard für globale Reichweite dienen, können spezialisierte Endungen wie, .shop, .app, .store oder .net für spezifische Branchen oder Nischenmärkte nützlich sein, um die Relevanz und die Klickraten der Anzeigen zu erhöhen. Eine prägnante und passende Domain erhöht dabei die Wahrnehmung sowie den Wiedererkennungswert der Marke, was zu einer besseren Performance der Marketingmaßnahmen führt.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Beachtung aktueller TLD-Trends. Lange Zeit war .tv sehr beliebt, heute jedoch sind TLDs wie .ai, .io, .co, .me oder .cc angesagt. Gerade für Early-Stage-Startups ist die strategische Wahl der richtigen Endung entscheidend, wobei auch die Verfügbarkeit eine große Rolle spielt. Der noch verfügbare Namespace bei .com, .de oder den restlichen generischen TLDs ist stark ausgebucht – es gibt praktisch keine 3-Zeichen-Domainnamen mehr. Daher kann das Ausweichen auf eine andere Endung sinnvoll sein, allerdings ist ein Check, ob die entsprechende .com- oder .de-Domain noch verfügbar ist, unerlässlich. Zudem sollte berücksichtigt werden, ob die Domain-Endung auch Vertrauen transportiert. Beispielsweise hat die Registry Freenom kürzlich angekündigt, sich aus dem .tk-Markt zurückzuziehen. Diese TLD ist im ersten Jahr kostenlos und wurde deshalb für zahlreiche Phishing-Angriffe und Fakeshops missbraucht worden – daher ist von einer solchen Endung abzuraten.

Mehr als eine Web-Adresse: Domain als digitaler Ausweis

Eine Domain dient nicht nur als Web-Adresse, sondern auch als digitaler Ausweis, der die Professionalität und Glaubwürdigkeit eines Unternehmens repräsentiert. Domain-Hacks, wie beispielsweise www.b.et, werstreamt.es, aber auch große Unternehmen wie lnkd.in, es.pn oder gr.pn nutzen kreative Kombinationen von Domainnamen und TLDs, um kurze und einprägsame Web-Adressen zu erstellen. Diese können nicht nur die Marke stärken, sondern auch die SEO-Effizienz erhöhen, indem sie leichter zu merken und zu teilen sind. Die Domain-Wahl hat somit auch direkte Auswirkungen auf die Suchmaschinenoptimierung (SEO) und die Online-Reichweite. Strategien zur Verbesserung der Auffindbarkeit durch spezialisierte TLDs und geo-spezifische Subdomains (z.B. de.example.com für Deutschland) können dabei helfen, eine internationale Zielgruppe gezielt anzusprechen. Lange beliebt war die Integration von Keywords in der Domain, um die SEO-Sichtbarkeit zu erhöhen. Während das für das Ranking und die Sichtbarkeit bei Google heute praktisch keine Rolle mehr spielt, kann es jedoch helfen, die Online-Präsenz für Kund*innen zu optimieren: lampenwelt.de oder garten-freunde.de signalisieren sofort, worum es in der Präsenz geht. Verwechslungen können durch klare und einprägsame Domains vermieden werden, was besonders wichtig ist, um Traffic-Verluste und potenzielle Umsatzeinbußen (und damit Reichweite für Start-ups) zu verhindern.

Marktübersicht: Bekanntheit und Kosten von TLDs

Wie verbreitet eine Top-Level-Domain (TLDs) ist und was sie kostet, kann erheblich variieren und die Wahl der Domain für Start-ups bereits in einer sehr frühen Phase beeinflussen:

Premium Domains und generische Domainnamen wie .com und .de sind aufgrund ihrer hohen Akzeptanz und Vertrauenswürdigkeit häufig teurer, bieten jedoch eine starke Markenpräsenz. In den letzten Jahren haben spezialisierte TLDs wie .online an Beliebtheit gewonnen, insbesondere in der Tech-Welt, wo TLDs wie .io, .ai und .co zunehmend genutzt werden. Die Verfügbarkeiten und Policies dieser TLDs können variieren, wobei einige einfacher zu registrieren sind als andere. Beispielsweise erfordern bestimmte TLDs wie .eu, .gov oder .edu spezifische Nachweise oder Registrierungsbedingungen, die nicht jedes Startup erfüllen kann.

Im Gegensatz dazu sind generische TLDs wie .com und .net allgemein verfügbar, was ihre Beliebtheit steigert. Die Kosten für die Registrierung von TLDs sind ebenfalls unterschiedlich. Generische TLDs wie .com kosten in der Regel zwischen zehn und 30 Euro pro Jahr. Länderspezifische TLDs wie .de können ähnlich bepreist sein, während spezialisierte TLDs wie .io oder .ai teurer sind, mit etwa 30 bis 100 Euro pro Jahr.

Premium Domains, die aus besonders begehrten, generischen, kurzen Namen oder nur aus Zwei-Zeichen bestehen, können dagegen teurer sein, bieten aber auch mehr Reichweitenpotential. Man unterscheidet dabei zwischen Domains, die einmalig mehr kosten und ab dem zweiten Jahr reguläre Gebühren für die Endung haben, und solchen, die dauerhaft mit hohen Kosten verbunden sind – allein bei united-domains gibt es circa 35.000 Premium Domains. Die Wahl der richtigen TLD ist daher nicht nur eine Frage der Verfügbarkeit und Relevanz, sondern auch des Budgets und der langfristigen Strategie eines Start-ups.

Was Tech-Start-ups mit der Inselgruppe Anguilla zu tun haben

Ein Beispiel für eine spezialisierte TLDs ist .ai: Die .ai-Domain, ursprünglich die Länderdomain für die Inselgruppe Anguilla, hat sich besonders seit dem KI-Boom in der Technologiebranche etabliert – wobei man eher korrekterweise vom AI-Boom sprechen muss. Unternehmen, die eine .ai-Domain nutzen, signalisieren Innovationskraft und technologische Ambitionen. Beispiele erfolgreicher Markenstrategien zeigen, dass Firmen wie etwa OpenAI, Salesforce und Veritone durch die Verwendung von .ai-Domains ihre Spezialisierung und Expertise im Bereich der künstlichen Intelligenz (KI) unterstreichen. Die Verwendung von .ai kann zudem ein Signal für Nutzer*innen sein und daher die Klickrate verbessern, da sie direkt mit der Technologiebranche assoziiert wird. Konkrete Tipps zur Integration spezialisierter TLDs in die Markenstrategie umfassen die frühzeitige Registrierung der gewünschten Domain, die Einbindung relevanter Keywords in die Domain und die gezielte Nutzung von SEO-Praktiken, um die Auffindbarkeit zu maximieren. Erfolgreiche Beispiele wie .tv, .me und .cc in früheren Jahren zeigen, wie spezialisierte TLDs effektiv zur Markenbildung beitragen können.

Domainnamen mit künstlicher Intelligenz finden

Die Nutzung einer KI-Domainsuche kann diesen Prozess für Start-ups erheblich vereinfachen. Hierbei wird ein präziser Eingabeprompt erstellt, welches die spezifischen Anforderungen an den Domainnamen beschreibt. Die KI analysiert diese Anweisungen und generiert eine Liste potenzieller Domainnamen, die den Kriterien entsprechen und verfügbar sind. Diese Methode reduziert den Aufwand bei der Suche nach passenden Domains und bietet eine größere Auswahl an relevanten Vorschlägen. Durch das Anpassen der Eingabeparameter können die Suchergebnisse weiter verfeinert und optimiert werden.

Der Autor Christian Dallmayer verfügt über mehr als 15 Jahre Erfahrung im Web-, Technologie- und E-Commerce-Bereich, darunter bei der Q&A-Plattform gutefrage.net, dem Softwareunternehmen equinux AG sowie dem Shopping-Anbieter 1-2-3.tv und ist seit 2022 ist als Manager bei der united-domains AG für die Bereiche B2B und B2C verantwortlich.

Auf den Kacheln im Video-Call sind Kolleg*innen zu sehen, die sich virtuell wöchentlich, aber noch nie in echt begegnet sind. Der Kollege aus der IT-Abteilung kündigt ein System-Update an. Damit das durchgeführt werden kann, werden die Anwesenden gebeten, das Update durch Klicken auf den Link im soeben versendeten E-Mail zu bestätigen. Klingt plausibel, wird gemacht. Dass es sich dabei um einen Phishing-Link handelt, stellt sich erst später heraus. So einfach können Unternehmen Opfer von Live-Deepfakes werden.

Deepfakes machen es möglich, Gesichtszüge, Mimik und Stimme einer Person in Echtzeit zu generieren. Roland Pucher, Leiter des Cybersecurity Innovation Labs bei PwC Österreich, schätzt, man brauche von einer Person nur fünf Minuten Videomaterial und lediglich zwei Minuten Audiomaterial als Trainingsdaten für die KI. Einem schnellen, unkritischen Blick während eines Online-Meetings hält diese KI-generierte Persona für kurze Zeit stand.

Betrug ist weder teuer noch schwer zu bewerkstelligen

Hier sieht Pucher einen der größten Anwendungsbereiche für Deepfakes in Unternehmen. Videokonferenzen sind mittlerweile alltäglich, auch stark verpixelte Videos oder abgehackter Ton sind keine Seltenheit. Das macht es Betrüger*innen noch leichter. Pucher schätzt, dass man heute bereits mit einem Setup um knapp 10.000 Euro ein relativ überzeugendes Deepfake herstellen kann. Der erhoffte Gewinn der Betrüger*innen muss ein Vielfaches davon sein, damit sich das rentiert.

Durch Deepfakes eröffnen sich neue Gefahren für die Sicherheit von Unternehmen. Vor allem die konstante technische Weiterentwicklung macht es der Cybersecurity schwer. Sind Live-Deepfakes nun eine Bedrohung für Start-ups? Roland Pucher sieht die Gefahr auf jeden Fall gegeben. Mit seinem Team macht er regelmäßig Schulungen bei Unternehmen, um auf die Gefahr von Deepfakes aufmerksam zu machen. Er erkennt hier eine Lücke in der Awareness, was die Bedrohung und den aktuellen technischen Stand der Deepfakes betrifft.

Gleichzeitig weist Pucher darauf hin, dass für gängige Betrugsversuche gar keine so ausgeklügelte Technik notwendig ist. „Die gute alte Phishing-E-Mail“ genüge in den meisten Fällen, um sich Zugang in Unternehmensinterna zu beschaffen. Gerade in größeren Unternehmen sei es immer noch relativ einfach, sich zum Beispiel als Mitarbeiter*in der IT auszugeben und so an Passwörter zu gelangen. Das testen Pucher und seine Kolleg*innen regelmäßig.

Steter Anstieg bei den Delikten – Verunsicherung steigt

Das allgemeine Bewusstsein über die Gefahren von Deepfake ist in den vergangenen Jahren zweifellos gestiegen. Eine repräsentative Bitkom-Studie aus dem Jahr 2024 zeigt, dass 60 % der Deutschen bereits von Deepfakes gehört haben, jedoch nur 15 % den Begriff gut erklären können. 23 % der Befragten geben an, grundlegendes Wissen dazu zu haben, während 22 % zwar davon gehört haben, aber nicht genau wissen, was es ist.

Fakt ist: Bei vielen Menschen führen Deepfakes zu Verunsicherung: Acht von zehn Deutschen (81 Prozent) sagen, sie würden ein Deepfake nicht erkennen. So verwundert es auch nicht, dass laut Polizeilicher Kriminalstatistik (PKS) im Bereich der Internetkriminalität ein steter Anstieg der angezeigten Straftaten zu verzeichnen ist. 2022 wurde mit 60.195 angezeigten Delikten ein neuer Höchstwert erreicht (+30,4% gegenüber Vorjahr).

Für Unternehmen bedeuten diese neuen Gefahren vor allem eines: Sicherheitsschulungen sollten um die Themen Audio und Video erweitert werden; Cyber-Kompetenz muss ausgebaut, Sicherheitslücken geschlossen werden.

Tricks und To-Do's zur Deepfake-Abwehr

Was sind nun also Maßnahmen, die Unternehmen setzen können? Bei E-Mails von unbekannten Absender*innen seien viele von uns bereits darauf trainiert, skeptisch zu sein, glaubt Roland Pucher. Dieselbe Skepsis brauche es aber bei allen Kommunikationsformen. Lieber einmal zu oft eine Info gegenchecken, als auf einen Betrug hereinfallen. Sollte es doch einmal dazu kommen, sollte unbedingt eine Anzeige erstattet werden. Cybercrime kann übrigens bei jeder Polizeidienststelle gemeldet werden.

Ein einfacher Trick, um zum Beispiel Live-Deepfakes von Gesichtern schnell zu erkennen ähnelt übrigens einer Alkoholkontrolle: Den Finger auf die Nase halten. Damit wird das Bild unterbrochen und ein Deepfake könnte als solches enttarnt werden. Und sollte die Person doch echt sein, hat man auf diesem Weg zumindest ein Meeting aufgelockert.

Junge Unternehmen starten oft ohne Arbeitnehmer oder mit einer sehr geringen Zahl an Beschäftigten. Aus diesem Grund spielt die Wahl von Software für die HR, besonders in Zeiten des Gründungsstresses, nur eine sehr untergeordnete Rolle. Ist es dennoch sinnvoll, sich für eine HR Software zu entscheiden und welche Funktionen muss eine solche Plattform bieten?

HR Software – mehr als nur ein Tool für die Gehaltsabrechnung

Bei HR Software denken viele Unternehmer zunächst an eine Software, die für die Lohn- und Gehaltsabrechnung zuständig ist. Tatsächlich ist dies ein wichtiger Teilbereich von HR-Software, jedoch nur eine Komponente von vielen.

Ein interessanter Punkt ist zum Beispiel die Mitarbeiter-Selbstbedienung, die moderne Systeme bieten. Auf diesem Weg greifen Mitarbeiter selbst auf die Plattform zu und nehmen der Personalverwaltung Arbeiten ab. So reichen die Angestellten auf diesem Weg Urlaubsanträge in digitaler Form ein, rufen ihre Gehaltsabrechnungen ab oder aktualisieren ihre persönlichen Informationen. Das minimiert die Administrationsaufgaben und hilft gleichzeitig dabei, alle relevanten Daten auf einem aktuellen Stand zu halten.

Weiterhin spielt die Weiterbildung in Start-ups und generell in Unternehmen eine wichtige Rolle. Die HR-Plattform kann dazu dienen, gezielt Kurse und Fortbildungen zu organisieren. Mitarbeiter greifen auf diese nach eigenem Zeitplan zu und bilden sich so laufend weiter. Nach erfolgreichem Abschluss erstellt die Software eine Bestätigung in der Personalakte. Das Personalwesen in Zeiten der Digitalisierung wird durch eine HR-Plattform so automatisiert und gleichzeitig vielfältiger.

Was muss eine HR Software leisten?

Eine moderne HR Software ist vor allem flexibel. Am Beispiel der HR Software von factorialhr zeigt sich, wie solche Anwendungen aufgebaut sind. Das beginnt damit, dass die Plattform mit Fokus auf eine bestimmte Branche konfiguriert wird. Jeder Sektor hat andere Anforderungen, was die Verwaltung des Personals betrifft. Hier spielen Faktoren wie Zeiterfassung, Lohnabrechnung oder Kommunikation eine Rolle.

Zu den zentralen Funktionen eines HR-Systems gehört das Reporting. HR-Manager oder die Person, die für das Personalmanagement zuständig ist, benötigen klare sowie übersichtliche Informationen. Dies liefert HR Software über ein tagesaktuelles Dashboard. Hier sind zum Beispiel Krankmeldungen, die momentane Urlaubsplanung oder die aktuelle Einsatzplanung aufgelistet. Mit diesen und vielen weiteren Funktionen erhalten HR-Manager alle Informationen, die für die Personalplanung notwendig sind.

Cloud oder local? Die Frage stellt sich auch bei HR-Software

Wie bei vielen anderen Softwarelösungen gibt es auch bei HR-Plattformen die Wahl zwischen klassischen Programmen für die lokale Installation sowie Cloud-Anwendungen. Die Unterschiede sind breit gefächert und hängen meist mit den verschiedenen Konzepten zusammen. Dies beeinflusst auch die Entscheidung für die Cloud oder On-Premises-Software.

Ein wichtiger Faktor ist die Aktualität der Software. Lösungen in der Cloud erhalten laufend Updates. Diese aktualisieren und erweitern zum einen die Funktionen. Zum anderen gibt es besonders im Bereich der Lohn- und Gehaltsabrechnungen laufend Änderungen bei Gesetzen oder Beitragssätzen. Cloud-Software ist in der Regel SaaS, sodass der Betreiber solche Änderungen einpflegt und die Berechnungen immer korrekt sind. Bei lokaler Software hängt es von der Lizenz ab. Einige Programme liefern permanent Updates aus, die jedoch zeitnah installiert werden müssen. Bei anderen Anwendungen müssen diese Änderungen manuell gesetzt werden, was für einen deutlichen Mehraufwand sorgt und Fehlerquellen erzeugt.

Zu berücksichtigen sind weiterhin die unterschiedlichen Kosten von Softwarelösungen. Cloud-Lösungen haben keine Bereitstellungskosten für die lokale Infrastruktur. Dafür fallen monatliche Gebühren für die Nutzung der Plattform an. Interessant ist, dass viele Modelle die Kosten entsprechend der Größe des Unternehmens skalieren. Start-ups mit nur wenigen Mitarbeitern zahlen so deutlich weniger als große Betriebe. Am Ende gilt es, alle Vor- und Nachteile abzuwiegen, wenn es um die konkrete Wahl der Plattform geht.

Laut Unispace Global Workplace Insights Report haben 25 % der deutschen Arbeitnehmer*innen aufgrund einer unhaltbaren Work-Life-Balance und weitere 25 % aufgrund der Firmenkultur ihren Job gekündigt. Das bedeutet, dass viele Unternehmen seit den letzten Jahren nicht nur durch den Fachkräftemangel, sondern auch aufgrund der hohen Fluktuationsraten ihrer Belegschaft vor Herausforderungen stehen. Um dies auszugleichen gilt es, Strategien einzuführen, um den eigenen Output zu steigern und die Belegschaft stärken. Die Expert*innen von Pens haben folgende sechs Tipps zur Steigerung der Mitarbeiterproduktivität zusammengestellt:

1. Leistungen der Mitarbeiter*innen anerkennen

Integriere ein System von Anreizen und Belohnungen, um Spannung und Motivation in alltägliche Aufgaben zu bringen. Anstatt auf herkömmliche Leistungsbewertungen zu warten, feiere kleine Erfolge und Meilensteine in Echtzeit. Ganz gleich, ob es sich um einen Kaffeegutschein, eine persönliche Dankesnotiz oder ein Überraschungsgeschenk wie etwa neue Schreibwaren für den Schreibtisch handelt – diese kleinen Gesten tragen viel dazu bei, die Arbeitsmoral zu steigern und positive Verhaltensweisen bei allen Mitarbeiter*innen und im Team zu stärken.

2. Klare Ziele und Erwartungen setzen

Eine wesentliche Grundlage zur Steigerung der Produktivität besteht darin, den Mitarbeiter*innen klare Ziele und Erwartungen zu setzen. Wenn Teammitglieder verstehen, was von ihnen erwartet wird, und ein klar strukturiertes Programm haben, dem sie folgen können, ist es wahrscheinlicher, dass sie konzentriert bleiben und effizient auf das Erreichen dieser Ziele hinarbeiten.

Verwandle alltägliche Aufgaben in spannende Herausforderungen, indem du Wettbewerbselemente wie Bestenlisten, Abzeichen und Belohnungssysteme einführst, um Anreize für die Produktivität zu schaffen und eine gesunde Konkurrenz unter den Mitarbeitenden zu fördern. Durch die Nutzung intrinsischer Motivatoren wie Leistung und Fortschritt steigert ein Wettbewerbssystem nicht nur die Produktivität, sondern fördert auch eine unterhaltsame und dynamische Arbeitskultur.

3. Optionen für flexibles Arbeiten einführen

Gib Mitarbeiter*innen die Freiheit, ihre Arbeitspläne und -umgebungen selbst zu gestalten. Dies schafft ein Gefühl von Vertrauen und damit Loyalität. Ganz gleich, ob es sich um flexible Arbeitszeiten, Remote-Arbeitsoptionen oder festgelegte „kreative“ Zeiten handelt: Durch die Bereitstellung von Flexibilität werden individuelle Bedürfnisse berücksichtigt, was zu höherer Arbeitszufriedenheit und gesteigerter Produktivität führt. Darüber hinaus zeigt das Anbieten von Wellness-Tagen oder Home-Office-Upgrades das Engagement für das Wohlbefinden der Mitarbeitenden.

4. Firmenziele und die Wirkung deiner Belegschaft betonen

Verbinde deine Mitarbeiter*innen mit dem umfassenderen Zweck und der Wirkung ihrer Arbeit, indem du die Ergebnisse ihrer Bemühungen präsentierst. Stelle sicher, dass Mitarbeitende die unternehmensweiten Werte und Erfolge verstehen. Hebe regelmäßig Erfolgsgeschichten, Kund*innenempfehlungen und Fallstudien hervor, um zu veranschaulichen, wie jedes Teammitglied zur Mission des Unternehmens beiträgt. Durch die Betonung der Bedeutung ihrer Beiträge verspüren die Mitarbeitenden ein tieferes Gefühl der Erfüllung und Motivation, in ihren Rollen hervorragende Leistungen zu erbringen.

5. Kontinuierliches Lernen fördern

Fördere eine Wachstumsmentalität, indem du kontinuierlichem Lernen und der Entwicklung von Fähigkeiten Priorität einräumen. Biete Zugang zu exklusiven Schulungsprogrammen, Workshops und Mentoring-Möglichkeiten, die auf individuelle Karrierewünsche und die Unternehmensziele abgestimmt sind. Schaffe außerdem eine Kultur des Wissensaustauschs, in der die Mitarbeitenden ermutigt werden, voneinander zu lernen. So schaffst du ein kollaboratives Umfeld, in dem Innovation und Produktivität aufblühen können.

Investitionen in die Schulung und Entwicklung der Mitarbeitenden sind eine strategische Möglichkeit, die Produktivität zu steigern. Wenn Mitarbeitende über die notwendigen Fähigkeiten und Kenntnisse verfügen, um in ihren Rollen hervorragende Leistungen zu erbringen, sind sie besser in der Lage, Aufgaben effektiv auszuführen und zum Gesamterfolg der Organisation beizutragen.

6. Technologie und Automatisierung stärker nutzen

Durch den Einsatz von digitaler Technologie können Prozesse automatisiert, sich wiederholende Aufgaben eliminiert und so die Kapazität der Belegschaft gesteigert werden. Durch Investitionen in die richtigen Tools und Systeme können Unternehmen ihre Mitarbeitenden in die Lage versetzen, effizienter zu arbeiten und sich auf komplexere Aktivitäten zu konzentrieren. Durch die Nutzung technologischer Fortschritte können so neue Effizienzniveaus erschlossen und nachhaltiges Wachstum auf dem wettbewerbsintensiven Markt vorangetrieben werden.

Schneller, weiter, höher und permanente Selbstoptimierung – jahrzehntelang galt das als erstrebenswert. Aktuell weichen starke Ellbogen systemischem Kontextdenken und Sinnhaftigkeit ist als der entscheidende Motivator anerkannt.

Im Zeitalter von New Work und Digitalisierung ist klar, dass über Verbundenheit Mehrwerte geschaffen werden. Durch unseren Beitrag in Systemen verorten wir uns, finden Anerkennung oder Ablehnung, sind erfolgreich oder nicht. Unser Wert wird immer weniger abhängig sein von hierarchischen Titeln sondern von dem Beitrag, der uns persönlich zugeschrieben wird. Smart.

Weil wir tun, was wir lieben schaffen wir Mehrwerte. Daraus entstehen im System Gewinne und persönliche Wertschaffung. So viel zur Theorie einer zukünftigen idealen Welt in diesem freien Raum, in dem alles möglich ist.

In unserer aktuellen Welt sind neue Wirkmechanismen bereits am Start, genauso wie langhergebrachte aus sich auflösenden Strukturen. Wir befinden uns so zusagen in einem Spannungsfeld zwischen dem, was lange funktioniert hat und dem, was sich noch nicht so ganz bewährt hat.

Eigenmotiviert zur Leistungsfreude

Autonomieerleben, soziale Eingebundenheit und Kompetenzerleben fördern die eigenverantwortliche Motivation und die Identifikation mit dem, was zu tun, zu leisten ist. New Work fordert diese Wirkmechanismen. Und das passende Mindset.

Für Führungskräfte bedeutet dies: Du bist nur im Lead, wenn du dich selbst und andere dahin führen kannst, wenn du individuell wahrnehmbare Mehrwerte lieferst. Selbstreflexion ist der erste Schlüssel dazu.

• In welchen Situationen geht es mir gut? Welche Situationen meistere ich mit Leichtigkeit?
• Wo fühle ich mich nicht wohl und warum?
• Was brauche ich in diesen Situationen? Welche Skills möchte ich weiter aufbauen?
• Was ist dann anders?
• Lohnt es sich dafür an den Start zu gehen?

Ob wir und unser Unternehmen für die Zukunft gerüstet sind, liegt in der Anpassungsfähigkeit an die Dynamiken aus Agilität und Digitalisierung. Heute stellen wir die Weichen für morgen. Wer gerüstet sein will, macht sich heute bewusst, wo er morgen sein möchte und welche Fähigkeiten hierfür erfolgsentscheidend sein werden. Dies gilt für die Selbst- und die Mitarbeiterführung gleichermaßen.

Diese Veränderung ist es wert einen Moment inne zu halten und sich bewusst neu zu verorten. Werte, Möglichkeiten und Vorgehensweisen zu überdenken. Wichtig erscheint mir hierbei – bei dieser mentalen Bestandsaufnahme – anzuerkennen, genau am richtigen Ort und richtig positioniert zu sein. Und auch anzuerkennen, dass da noch Luft nach oben ist.

• Welche Anforderungen werden gestellt? Vom Markt? Von der Aufgabe, der Funktion? An das Produkt? In der Zusammenarbeit?
• Welche Anforderungen kommen morgen auf uns zu?

Das Richtige zur richtigen Zeit richtig tun oder lassen

Aber wie genau geht das? Woher wissen, was das Richtige für mich oder mein Unternehmen oder meine Mitarbeiter ist? Oftmals kann rückblickend erst richtig oder falsch beurteilt werden.

Im agilen Arbeiten werden kurze Iterationen genutzt, um Erfahrungswerte für nächsten richtigen Schritte zu gewinnen. Durch Design Thinking wird vom Ziel kommend abgeleitet, welches die richtigen Schritte sein können. Diese Methoden können wir uns in der Führung von uns selbst, von Kollegen und mit Mitarbeitern zu Nutze machen.

• Formuliere konkrete Ziele in Bezug auf Ergebnisse, Personen und Strukturen
• Welche konkreten Skills sind hierbei nötig oder unterstützend?
• Wie können diese Skills entwickelt und aufgebaut werden?

Für die persönliche Positionierung – in einem Gespräch, einem Team, mit sich selbst, im eigenen Leben, in der Zusammenarbeit, einem System und dem eigenen Werdegang – es gelten dieselben Gesetzmäßigkeiten, wie für die Positionierung eines Unternehmens.

Erfolgsbestimmend ist neben dem WAS – der Fach- und Methodenkompetenz und der Expertise – immer mehr das WIE. In einem beweglichen Umfeld kann nicht mehr stabil sein, was starr ist, sondern was beweglich ist. Starre Strukturen bieten keine Sicherheit und Legitimation basierend ausschließlich auf der Organisationsstruktur wird porös.

In einem beweglichen Umfeld braucht es Vielfältigkeit, schnelle Entscheidungs- und Reaktionswege und Freiraum für Innovation. Der echte und erkannte Mehrwert aus dem Beitrag zählt.

Möglicherweise erkennst du für dich, in deinem Team oder deinem Unternehmen, dass Ergebnisse noch nicht so erreicht werden, wie es sein könnte. Meist sind in dieser Bewegung andere oder zusätzliche Fähigkeiten nötig, als die, die bereits gut trainiert und entwickelt sind.

Zum Beispiel Mut, Durchsetzungsvermögen, frei zu Fehlern stehen können oder auch einfach nur, einen Schritt zurück zu treten und die Kontrolle abzugeben. Unser Gehirn ist trainiert darauf die Skills, die wir bereits kennen und können immer weiter zu perfektionieren. Ob genau diese auch für unsere Ziele unterstützend sind, ist unserem Gehirn egal.

Jeder Tag ist ein neuer Tag auf dem großen Spielplatz

In unserem Alltag befinden wir uns x-mal in Situationen, in denen wir neue Skills trainieren können – wir müssen es nur tun. Von der Willensabsicht in die Willensumsetzung – hier helfen im ersten Schritt Leitplanken. Meist geschieht das durch äußere Notwendigkeiten oder wir schaffen uns diesen Raum selbst, in dem wir bewusst die Entscheidung treffen einen Skill, eine Fähigkeit entwickeln und trainieren zu wollen.

• Welche Routinen sind förderlich? Welche kann ich ersetzen? Welche sollte ich austauschen?
• Welche Vorgehensweise und innere Einstellung könnten die Wirkung meiner Fach- und Methodenkompetenz vergrößern?

Lebenslanges Lernen - Fehler sind ein Investment in die Zukunft

Wer neues ausprobiert macht Fehler und Fehler sind teuer. Wenn wir daraus nicht lernen und Schlüsse ziehen, um gravierenderen Fehlern vorzubeugen. Deshalb gilt: wer ein zukunftsfähiges System aufbauen möchte plant Fehlertoleranzen ein, in der Potenzialentwicklung von Menschen und zukunftsfähigen Systemen. Fehler beschleunigen die Lernkurve, bauen stabil Erfahrungswissen auf.

Je mehr Erfahrungswerte unseren Entscheidungen zugrunde liegen, desto freier können wir uns in Situationen begeben.

Also, Inspiriere dich und deine Mitarbeiter zu neuen Erfahrungen. Frage Dich: Gibt es neben dem besten Lösungs- und Umsetzungsvorschlag einen noch besseren?

So wie wir die Entwicklung von Projekten und Produkten planen, genauso lässt sich die Entwicklung der wichtigsten Ressource umsetzen. Damit der Mensch selbstbestimmt im Mittelpunkt steht.

Damit wir nicht ausschließlich von der Vergangenheit geprägt sind, sondern auch selbstbestimmt von der Zukunft.

Fazit

Im Spannungsfeld der Ablösung einer alten, funktionierenden Welt in eine neue digitale Welt stellt neue Anforderungen an uns. Unsere persönlichen Verhaltens- und Vorgehensweisen entscheiden, wie erfolgreich unsere Kompetenzen in sich verändernden Umgebungen, Systemen und Strukturen wirken und aufgebaut werden können.

Agile Strukturen und Unternehmensausrichtungen erfordern ein agiles Mindset. Ein Mindset, das sich schnell auf Möglichkeiten und neue Gegebenheiten einstellen kann.

Die Transformation unserer Fähigkeiten in New Work Skills ist für jeden und als Führungskraft für jeden Mitarbeiter individuell anzupassen. Das ist die zentrale Anforderung heute.

Im BANDAO JOURNAL haben wir rund um die zentralen Themen der Zusammenarbeit und Führung praxisrelevante und -erprobte Ansätze zur Entwicklung und Förderung von Skills zusammengeführt. Für jeden, der für sich selbst, seine Mitarbeiter oder Teams Potenzial entdecken und entwickeln möchte. Für jeden, der weiß, da ist noch Luft nach oben.

Viele Arbeitnehmer*innen verbringen einen Teil ihrer Arbeitszeit mittlerweile im Homeoffice und fragen sich: Wer zahlt die Kosten dafür? Einigen sich Arbeitgebende und Arbeitnehmende auf eine Homeoffice-Regelung, so müssen Arbeitgebende dafür sorgen, dass ihren Beschäftigten alle notwendigen Arbeitsmittel zur Verfügung stehen. Dazu gehören zum Beispiel PC, Laptop oder auch ein Telefon. Laufende Kosten für das Telefon oder Handy können Chef*innen pauschal in Höhe von 20 Prozent (höchstens 20 Euro monatlich) ohne Einzelnachweis erstatten. Alternativ dazu können Arbeitnehmende für einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten den beruflichen Anteil für das gesamte Jahr nachweisen. Internetkosten lassen sich mit Nachweis bis zu 50 Euro monatlich pauschal besteuern.

Steuern sparen mit der Homeoffice-Pauschale

Mit verschiedenen Regelungen zum Homeoffice und zum häuslichen Arbeitszimmer lassen sich zudem Steuern sparen. Die Regierung hat die Homeoffice-Pauschale dauerhaft entfristet. Sie beträgt inzwischen sechs Euro pro Tag. Beschäftigte können so bis zu 1.260 Euro pro Jahr absetzen, also für insgesamt bis zu 210 Tage im Jahr. Die Pauschale gilt auch, wenn kein eigenes Arbeitszimmer zur Verfügung steht. Sie lässt sich allerdings nicht neben der Werbungskostenpauschale in Höhe von 1.230 Euro pro Jahr berücksichtigen. Zumindest erhöht sich die Wahrscheinlichkeit, schneller über den Pauschbetrag zu kommen und zusätzliche Kosten geltend machen zu können.

Arbeiten gemeinsam veranlagte Ehepartner im Homeoffice, können beide die Homeoffice-Pauschale in Anspruch nehmen. Damit will der Gesetzgebende Familien mit kleineren Wohnungen ohne separates Arbeitszimmer entlasten. Die Zeit, die Beschäftigte im Homeoffice verbringen, müssen sie aufzeichnen und in geeigneter Form glaubhaft machen. Sie sollten darauf achten, dass die Angaben in der Steuererklärung zusammenpassen. Ein Abzug von Pendler- und Homeoffice-Pauschale am selben Tag ist nicht möglich.

Häusliches Arbeitszimmer

Wer über ein eigenes Arbeitszimmer verfügt, kann pauschal 1.260 Euro pro Jahr absetzen, wenn es den Mittelpunkt der gesamten beruflichen oder betrieblichen Tätigkeit bildet. Mit Nachweis lassen sich auch höhere tatsächliche Kosten berücksichtigen. Es gilt zu prüfen, was am vorteilhaftesten ist: Homeoffice-Pauschale oder Absetzen des häuslichen Arbeitszimmers. Und dabei sollen weitere Werbungskosten und Angaben zur Pendlerpauschale im Auge behalten werden.

Start-ups setzen auf flache Hierarchien, kurze Entscheidungswege und flexible Prozesse. Gründer*innen dürften jedoch einen wichtigen Aspekt für den geschäftlichen Erfolg nicht aus den Augen verlieren – den Versandprozess. Eine zuverlässige und effiziente Abwicklung sorgt für Kund*innenzufriedenheit. Parallel sichert die Optimierung ein nachhaltiges Kostenmanagement.

Gerade beim Aufbau der Versandinfrastruktur benötigen Unternehmer*innen ein Auge für Details. Es reicht nicht aus, Warenlieferungen einem beliebigen Logistikunternehmen zu übertragen. Nachverfolgbarkeit, sicheres Verpacken und ein hoher Nachhaltigkeitsfaktor sind gerade im B2C-Segment vielen Verbraucher*innen wichtig.

Versandprozess als Teil der Markenidentität

Leider unterschätzen Gründer*innen gern, wie wichtig die Verpackung und der Versandprozess als Teil der Markenwahrnehmung und Identität sind. Verbraucher*innen achten sehr genau darauf, in welcher Form Produkte ausgeliefert werden.

Das Verpackungsdesign spielt in diesem Zusammenhang eine wichtige Rolle. Start-ups haben hier die Chance, den eigenen Wiedererkennungswert zu stärken. Parallel lässt sich eine Verpackung zur Leinwand umfunktionieren, die eine klare Botschaft und Markenidentität kommuniziert.

In der Verpackung spiegelt sich aber auch der eigene Anspruch als Unternehmer*innen wider. Gerade im Hinblick auf Speziallösungen kann ein Start-up immer noch viel falsch machen. Zum Beispiel beim Flaschenversand: Glasflaschen sind besonders empfindlich – inklusive des Inhalts. Es braucht Versandlösungen und Know-how von Fullfilment-Dienstleistern wie Mail Boxes Etc. um im E-Commerce den Anforderungen gerecht zu werden. Beschädigte Ware wirkt sich letztlich negativ auf das Image aus und sollte durch geeignete Lösungen vermieden werden.

Mail Boxes Etc. bietet zudem als Franchisezentrale die Option, sich Selbstständig zu machen und ihrem Netzwerk beizutreten. Daraus ergeben sich derzeit 150 Center in Deutschland und sogar 1800 weltweit.

Nachhaltige Lösungen im Versandprozess

Nachhaltigkeit rückt für Verbraucher*innen zunehmend in den Vordergrund. Aus unternehmerischer Sicht ergeben sich Herausforderungen. Einerseits bindet der Versandprozess immer Ressourcen, sei es über die Verpackung oder den Transport. Auf der anderen Seite ist die Verpackungsqualität immer noch ein wichtiger Faktor. Sie muss den Inhalt vor Beschädigungen schützen.

Wie gelingt dieser offensichtliche Spagat vor dem Hintergrund einer Optimierung der Versandprozesse? Denkbar sind unterschiedliche Ansätze:

• Verpackungsmaterial aus Recycling-Material: Verwendung von Kartonagen und Papier auf Recycling-Basis für Umverpackung und Füllmaterial
• Biologisch abbaubares Material: Pflanzenbasiertes Verpackungsmaterial
• Reduzierung: Verwendung passgenauen Materials, was den Ressourcenverbrauch verringert
• Verwendung alternativer Materialien: z.B. Einsatz von Steinpapier ohne Zellulose-Anteil

Mittelfristig ergeben sich durch entsprechende Maßnahmen positive Effekte auf die Markenwahrnehmung. In Kombination mit eingeleiteten Schritten zur CO₂-Kompensation bauen Start-ups einen nachhaltigen und effizienten Versandprozess von der ersten Minute an auf und verschaffen sich so einen Vorsprung.

Skalierbarkeit der Versandprozesse

Gründer*innen laufen Gefahr, einen Fehler zu machen, wenn sie nicht an die Skalierbarkeit im Versandprozess denken. Doch warum ist dieser Aspekt so wichtig? Das verdeutlicht ein einfaches Beispiel: Ein Start-up beginnt mit wenigen Mitarbeiter*innen, die Bestelllisten von Hand abarbeiten. Jedes einzelne Paket wird von Hand gepackt.

Ab einer kritischen Menge ist dieses System nicht mehr praxistauglich. Es passieren Fehler und Änderungen einer Bestellung können nicht mehr umgesetzt werden. Unternehmer*innen müssen daher bereits mit der Gründung über einen geeigneten Kommissionierungsprozess nachdenken. Eine Möglichkeit: die zweistufige Kommissionierung.

Diese eignet sich, um größere Bestellmengen abzuarbeiten, da nicht pro Bestellung Artikel aus den einzelnen Kommissionierzonen entnommen werden, sondern aus einer Zone mehrere Artikel für verschiedene Bestellungen. Der Vorteil: In diesem Prozess findet die eigentliche Verpackung über Verteilstationen statt. Es werden Laufwege und damit Zeit gespart.

Zusammenarbeit mit mehreren Logistikpartnern

Ein zweiter wichtiger Schritt für mehr Skalierbarkeit im Versandprozess ist die Zusammenarbeit mit verschiedenen Logistikpartnern. Auf diese Weise erreichen Start-ups mehrere Ziele:

• Ausreichend Kapazität beim Ausfall eines Logistikpartners
• Angebot verschiedener Auswahlmöglichkeiten gegenüber den Kund*innen
• Möglichkeit einer flexiblen Preisgestaltung im Versandprozess

Gerade der letztgenannte Punkt ist nicht zu unterschätzen. Hinsichtlich der Versandlösungen liegen Logistik-Unternehmen beispielsweise beim Sperrgut-Versand preislich weit auseinander – eine Tatsache, die auch vielen Kund*innen bewusst ist, welche wiederum günstige Lösungen erwarten.

Digitalisierung der Versanddokumente

Rechnungen und Lieferscheine im Papierformat: Es gibt sie immer noch. Jedoch verursachen sie einen hohen Ressourcenverbrauch. Gerade Gründer*innen suchen deshalb nach Lösungen, um diesen Bereich effizienter zu gestalten. Versanddokumente können digitalisiert werden. Rechnungen, Widerrufsformulare und Retouren-Label werden bereits von vielen E-Commerce Unternehmen nicht mehr auf Papier gedruckt und Sendungen beigelegt.

Der beste Chef bzw. die beste Chefin ist der/die, der/die sich operativ überflüssig macht. Doch der Weg dahin ist steinig. Wer es jedoch schafft, seinen Zuständigkeitsbereich so zu organisieren, dass er wie am Schnürchen praktisch von allein läuft, kann guten Gewissens delegieren und sich um die eigentlichen Führungsaufgaben kümmern: strategische Planung, richtungsweisende Entscheidungen, Analyse von Optimierungspotenzialen, Kontaktpflege und Netzwerk sowie die Koordination nach innen wie nach außen.

Wenn man so etwas wie ein Rezept für echte Führungsqualitäten und gute Unternehmensführung aufstellen wollte, die unabhängig von den jeweilen Persönlichkeitsaspekten gelten, sind diese sechs allgemeingültigen Zutaten - ZZP + TTS - unverzichtbar:

Z wie Ziele setzen

Ohne klar definierte Benchmarks stochern Mitarbeiter blind im Minenfeld der Erwartungen. Sie sind der Maßstab für die KPIs (Key Performance Indicators), an denen die Leistungen nicht nur des Unternehmens, sondern heruntergebrochen auch die von Abteilungen und letztlich jedem/jeder Einzelnen transparent werden. Eine Zieldefinition ist aber nur so viel wert, wie sie verständlich und realistisch definiert, formuliert und kommuniziert wird. Blumige Allgemeinplätze sind also ebenso kontraproduktiv wie überzogene, aber auch unterfordernde Leistungshorizonte.

Z wie Zuständigkeiten klären

Arbeitsteiliges Wirtschaften braucht für die Koordination der Aufgaben klare Zuordnungen und Verantwortlichkeiten. Hier lauern die typischen Zeit- und Energiefresser für die Zusammenarbeit. Wer sich immer wieder konfliktträchtig über die Zuständigkeiten verständigen muss, kann weder produktiv noch zufrieden mit der Arbeit sein. Ständiges Kompetenzgerangel ist dabei genauso abträglich wie der nicht unterbundene Versuch, lästige Aufgaben an andere Kolleg*innen oder Abteilungen wegzuschieben. Hier liegt die Wurzel für viele Streitfälle, Effizienzprobleme und nicht zuletzt Motivationsverluste und schlechte Stimmung.

P wie Prozesse optimieren

Barrieren, Sackgassen und überflüssige Schleifen sind die natürlichen Feind*innen effizienter und befriedigender Zusammenarbeit. Das betrifft sowohl die Workflows innerhalb eines Zuständigkeitsbereiches, etwa einer Entwicklungsabteilung, ganz besonders aber auch die zwischen den Abteilungen. Prozessoptimierung muss also über die gesamte Kette hinweg gedacht und gelöst werden, damit der Effekt nicht verpufft. Parallele Aktivitäten oder Prozesse ohne sinnvollen Output binden zudem unnötigerweise teure und zunehmend knappe Personalressourcen. Besondere Aufmerksamkeit muss auch den Schnittstellen als Übergabepunkte gelten, an denen Reibungsverluste besonders häufig auftreten.

T wie Tools bereitstellen

Wir alle kennen den oft nur allzu berechtigten Frust über dysfunktionale Werkzeuge. Statt die Arbeit zu erleichtern, kreativer und produktiver zu machen, sind sie ein ständiges Hindernis und damit Motivationskiller und Ergebnisverhagler zugleich. Ein Schmied, der ständig seinen Hammer reparieren muss, verliert irgendwann ebenso die Lust wie ein Personalplaner, der sich über nervige IT-Tools ärgern muss – und das zu Recht. Gerade die eigentlich als Effizienz-Booster gedachte und dringend benötigte IT gibt viel zu oft Anlass zu Klagen. Konstruktiv gedacht ist hier also ein idealer Ansatzpunkt für Optimierungen. Merke: Ohne gescheite Tools kein gescheiter Output.

T wie Teamgeist fördern

Wenn diese Hausaufgaben einigermaßen zufriedenstellend gelöst sind, dann – und erst dann – kann über Teamspirit als Extraschub verleihender Spaß- und Motivationsfaktor nachgedacht werden. Kurzfristiger Aktionismus wie eine Floßfahrt oder Klettertour als „Sahnehäubchen“ verfliegt schnell und hat keine prägende Wirkung, wenn darunter latenter Frustsumpf lauert. Teamgeist ist kein kosmetischer Effekt, sondern im besten Fall die logische Konsequenz gelebter Führungsqualitäten. Mitarbeiter*innen, die sich auf informelle Rituale wie etwa den Freitags-Lunch mit dem Chef bzw. der Chefin freuen, sind ein vielsagender Hinweis darauf.

S wie Soziale Faktoren berücksichtigen

Ein gerade für die jüngere Generation zunehmend wichtiger Aspekt guter Unternehmensführung sind soziale Führungskompetenzen wie Respekt, Anerkennung, Wertschätzung, Gerechtigkeit, Diskriminierungsfreiheit und Angemessenheit von Konsequenzen. Sogenannte Bias-Verzerrungen, also Ungleichbehandlungen aufgrund von Alter, Geschlecht, ethnischer oder konfessioneller Zugehörigkeit, sexueller Orientierung oder sozialem Status, werden nicht länger hingenommen. Die Sensibilität dafür war wahrscheinlich noch nie so ausgeprägt. Entsprechende Compliance-Richtlinien gehören in jedes Unternehmen – und es ist die Aufgabe von Führungskräften, sie mit Leben zu füllen

Es klingt so einfach, aber …

Es klingt so einfach nach einem ‚Man-nehme-Rezept‘. Aber machen wir uns nichts vor, wir sprechen hier von einer dynamischen Balance, die ständig nachjustiert werden muss. Neue Aufgaben und Mitarbeiter, veränderte Herausforderungen und Umgebungsvariablen sorgen ständig für Unruhe. Aber wenn erst einmal die Basis geschaffen ist und die Ebenen einigermaßen ineinandergreifen, sind Stabilität und Resilienz gegen solche Einflussgrößen weitaus größer. Und das ist ein Indikator für echte Führungsqualitäten und gute Unternehmensführung.

Die Autorin Martina Jahrbacher ist Geschäftsführerin der Kommunikationsagentur PR-COM in München.

Es steht außer Frage, dass die wirtschaftliche Lage besser sein könnte. In der Tat haben viele Unternehmen mit den sich immer weiter verschlechternden wirtschaftlichen Aussichten zu kämpfen – vor allem kleine Unternehmen, die bereits mit einem geringen Budget planen und zurechtkommen müssen, wissen oft nicht, wie sie weiterhin auf dem Markt bestehen, geschweige denn, in die Cyber-Security investieren können.

Die allgemeine Annahme, dass es ja immer die anderen trifft und kleine Unternehmen sowieso nicht interessant für Cyber-Kriminelle sind, veranlasst viele kleinere Unternehmen dazu, das Budget genau an der falschen Stelle – der Cyber-Security – zu kürzen.

Damit begeben sich die kleinen Unternehmen direkt auf die Zielscheibe der Cyber-Kriminellen. Der Schaden, der durch einen möglichen Angriff entstehen könnte, könnte im schlimmsten Fall das Aus für das Unternehmen bedeuten.

Aus diesem Grund ist es wichtig, dass sich kleine Unternehmen genauer mit der Frage beschäftigen, wie sie sich auch mit einem kleinen Budget effektiv vor Cyber-Angriffen schützen können.

Weniger ist mehr? Viel hilft viel? – Was stimmt denn nun?

Ich mach mir die Welt, wie sie mir gefällt!

Schön wäre es, wenn das so einfach ginge. Aber schließlich gibt es doch genug Sprüche, die man für unterschiedliche Situationen nutzen kann, oder nicht?

Unternehmen, die ihr Budget für die Cyber-Security kürzen, nutzen einfach den Spruch „Weniger ist mehr“, während Unternehmen, die viel Geld für die Cyber-Security ausgeben, den Spruch „Viel hilft viel“ in den Mund nehmen und somit auf das Gießkannenprinzip setzen.

Doch, was stimmt den nun? – Die goldene Mitte. Weder der eine, noch der andere Spruch liegt vollkommen im Recht. Vielmehr nähern sie sich einander an und treffen sich auf halben Wege.

Denn es ist weder klug, das Budget für die Cyber-Security zu sehr zu kürzen, noch macht es Sinn, Unmengen an Geld in die Cyber-Security zu setzen, wenn das nicht notwendig ist. Doch, was machen Unternehmen, die keine andere Wahl haben und nur auf ein kleines, begrenztes Budget zugreifen können. Sind sie die ersten, die von den Haien gefressen werden?

Nein. Denn die Wahrheit ist, dass es nicht immer die kostenintensiven Tools sein müssen, die den besten Schutz bieten.

Vielmehr lautet das Stichwort in diesem Fall „Kostenoptimierung“. Wer sich intensiv mit der Cyber-Security, Maßnahmen und den Kosten auseinandersetzt, kann sein kleines Unternehmen auch mit einem kleinen Budget sicher und effektiv vor Cyber-Angriffen schützen.

So optimieren kleine Unternehmen ihre Kosten für das Cyber-Security-Budget

Für die Kostenoptimierung des Budgets der Cyber-Security des Unternehmens spielt es eine wichtige Rolle, sich erst einmal einen Überblick über all die Maßnahmen zu verschaffen, die für eine sichere und effektive Cyber-Security-Politik im Unternehmen eine wichtige Rolle spielen.

Auf diese Weise können kleine Unternehmen besser planen und schaffen sich nicht teure Tools an, die sich in Wahrheit vielleicht gar nicht brauchen.

Einen festen Bestandteil der Cyber-Security-Strategie sollten jedoch auf jeden Fall die folgenden Punkte sein:

Tool/Maßnahme IAM (Identitäts- und Zugangsmanagement):

• Bearbeitung der Zugriffsanfragen
• Überwachung der Identitäten
• Überwachung der Verwaltungsfunktionen
• Schutz aller Anmeldeinformationen

Tool/Maßnahme VPN:

• Sowohl im Büro als auch im Home-Office (vor allem in kleinen Unternehmen und Start-Ups arbeiten viele Mitarbeiter von zu Hause) spielt es eine wichtige Rolle, dass sich alle Mitarbeiter eine VPN einrichten und sich somit vor Cyber-Angriffen schützen.

Tool/Maßnahme Vulnerability Management:

• Kontinuierliche Überprüfung, ob Sicherheitslücken in dem IT-System bestehen.
• Klassifizieren, Priorisieren und Beheben der Angriffspunkte

Tool/Maßnahme SIEM (Security Information and Event Management):

• Ganzheitlicher Überblick über die Geräte, Netzkomponenten und Anwendungen
• Sammeln relevanter Daten
• Analyse der Daten, um rechtzeitig möglicherweise verdächtige Muster erkennen zu können.

Tool/Maßnahme EDR (Endpoint Detection and Response):

• Schutz von Endgeräten
• Analyse des Verhaltens der Geräte (PC, Laptop, Server, Smartphone, Tablet, etc.)
• Anbieten unmittelbarer Reaktionen zur Abwehr, falls es zu Anomalien kommt

Tool/Maßnahme Schulungen der Mitarbeiter:

• Mitarbeiter des Unternehmens sollten sich in dem Bereich der Cyber-Security auskennen. Unwissenheit schützt bekanntlich vor Strafe nicht, weshalb es falsch wäre, an dieser Stelle zu sparen. Mitarbeiter, die wissen, worauf sie achten müssen und wie sie sich verhalten sollten, tragen zu dem Schutz des Unternehmens vor Cyber-Angriffen bei.
• In den Schulungen lernen Mitarbeiter wertvolle Informationen, sodass sie ihren Teil zu der Cyber-Security des Unternehmens beitragen können.

Bezüglich dieser Aspekte gibt es nichts zu rütteln – sie stellen einen wichtigen Bestandteil einer Cyber-Security-Strategie eines jeden Unternehmens dar – egal, ob klein oder groß.

So sparen kleine Unternehmen Kosten bezüglich ihres Cyber-Security-Budgets

Um Kosten bezüglich der Cyber-Security sparen zu können, sollten sich kleine Unternehmen vor allem die folgenden Hinweise und Tipps zu Herzen nehmen:

• Oft nutzen Unternehmen ihre bestehenden Technologien nicht vollkommen aus. Es ist also wichtig, sich genau mit verschiedenen Tools und ihren Funktionen auseinanderzusetzen, bevor neue Tools gekauft werden. Nicht selten kaufen Unternehmen verschiedene Tools, die sich jedoch in verschiedenen Funktionen überschneiden. Das ist rausgeschmissenes Geld, das Unternehmen gut an anderer Stelle nutzen können.
• Unternehmen sollten sich mit verschiedenen Lieferanten auseinandersetzen und nicht auf zu viele verschiedene Quellen zurückgreifen. Zwar kann ein Lieferant kaum alle Ansprüche bezüglich der Cyber-Security erfüllen, doch die Anzahl der verschiedenen Lieferanten sollte so gering wie möglich gehalten werden. Oft besteht auch die Möglichkeit der sogenannten „Cyber-Security-Integrationsstrategie. Bei dieser können Unternehmen die bereits vorhandenen Tools in Produkte integrieren, die sie erst zu einem späteren Zeitpunkt erwerben. So kann das Cyber-Security-Netzwerk nach und nach ausgebaut werden, ohne direkt eine zu große Summe investieren zu müssen.
• Sicherlich ist es bequem, die Arbeit bezüglich der Cyber-Security abzugeben. Doch Dritte kosten eben entsprechend Geld, weshalb es sinnvoll ist, sich als Unternehmen zu überlegen, an welcher Stelle Dritte zwingend benötigt werden und an welcher Stelle sie selbst tätig werden können.

Mit diesen Hinweisen und Tipps im Hinterkopf sollten sich Unternehmen noch einmal intensiv an ihre Cyber-Security-Strategie setzen und diese gemeinsam mit einem Experten auf dem Gebiet (der übrigens in jedem Unternehmen vorhanden sein und als Ansprechpartner dienen sollte) durchgehen.

Es ist durchaus möglich, bezüglich der Cyber-Security-Strategie zu sparen, ohne an Schutz einzubüßen. Doch es ist wichtig, dass gezielt überlegt wird, an welcher Stelle Kosten gespart werden können, um so sicherstellen zu können, dass sich das Unternehmen nicht selbst auf die Zielscheibe der Cyber-Hacker setzt und mit Neon-Zeichen auf sich aufmerksam macht. Denn leider werden die Angriffe immer raffinierter, was einen guten und umfangreichen Schutz im Namen der Cyber-Security zu einem absoluten Muss macht.

Vernetzt und mobil – das Dilemma des modernen Reisens

Jedes Start-up, das international tätig ist, kennt die Bedeutung von Mobilität und die Dringlichkeit eines reibungslosen Reisens. Meetings in London, Präsentationen in Paris oder ein Workshop in Berlin – all das erfordert Planung und Logistik. Doch was passiert, wenn man plötzlich am Gate stehenbleibt und wegen Überbuchung nicht mitfliegen kann? Welche Rechte haben Reisende nach einer Nichtbeförderung?

Digitalisierung als Hilfsmittel

Eine weitere, oft übersehene Möglichkeit, sich gegen Nichtbeförderung zu wappnen, ist die Nutzung digitaler Tools und Legal-Tech-Plattformen. Apps, die Echtzeitinformationen über Flugstatus und Überbuchungen bieten, können den Unterschied zwischen rechtzeitigem Erscheinen zu einem wichtigen Meeting oder einem verpassten Geschäftsabschluss bedeuten. Hinzu kommt die Option, Entschädigungsansprüche direkt über solche Plattformen geltend zu machen und somit Zeit und Ressourcen zu sparen.

Entschädigungsansprüche für EU-Flüge

Innerhalb der EU sind die Rechte von Passagieren bei Nichtbeförderung klar definiert. Passagiere haben Anspruch auf Entschädigung, die je nach Flugdistanz variiert und bis zu 600 Euro reichen kann. Dabei ist es unerheblich, ob das Flugzeug wegen technischer Probleme oder aufgrund von Überbuchung nicht starten kann. Der Schlüssel hierbei ist, gut informiert zu sein und proaktiv seine Rechte geltend zu machen.

Vorbereitung als Schlüssel zum Erfolg

Neben der Kenntnis über rechtliche Ansprüche sollten Start-ups auch in ihrer Reiseplanung flexibel und vorbereitet sein. Alternativrouten, vorab gecheckte Hoteloptionen in der Nähe des Flughafens oder sogar ein Backup-Plan für Videokonferenzen statt physischen Meetings können entscheidend sein. Das Ziel ist es, den Schaden minimal zu halten und das Beste aus der Situation herauszuholen.

Sensibilisierung durch Schulung und Information

Eine wirksame Methode, um sich gegen die Unwägbarkeiten von Geschäftsreisen zu wappnen, ist die Schulung des eigenen Teams. Start-ups sollten regelmäßige Schulungen und Informationsveranstaltungen anbieten, in denen die Rechte der Fluggäste, insbesondere bei Nichtbeförderung, klar dargelegt werden. Durch die Vermittlung von Wissen kann das Bewusstsein für mögliche Reisefallen geschärft werden. Wenn jede(r) Mitarbeitende genau weiß, wie in solchen Situationen zu reagieren ist, kann das Unternehmen als Ganzes schneller und effizienter handeln.

Networking und Teambuilding: Vom Problem zur Chance

In jeder Herausforderung steckt auch eine Chance. Nichtbeförderungen können zu unerwarteten Netzwerkmöglichkeiten führen, wenn man andere betroffene Passagiere trifft oder spontane Teambuilding-Erfahrungen macht, wenn mehrere Teammitglieder gemeinsam stranden. In solchen Momenten zeigt sich die wahre Stärke eines Unternehmens: die Fähigkeit, sich anzupassen, kreativ zu denken und aus jeder Situation das Beste zu machen.

Zusammenfassung: Vorausschauend handeln

Nichtbeförderung ist mehr als nur ein kleines Ärgernis. Für Start-ups und moderne Unternehmen kann sie bedeuten, dass Monate der Vorbereitung und Planung zunichtegemacht werden. Doch durch Proaktivität, die richtige Vorbereitung und das Nutzen digitaler Hilfsmittel können solche Rückschläge minimiert und sogar in Chancen umgewandelt werden. Letztlich zeigt uns die Erfahrung mit Nichtbeförderung, dass in unserer vernetzten Welt das beste Werkzeug gegen Unvorhersehbares eine gute Vorbereitung und Flexibilität ist.

In den letzten Jahren ist das Risiko von Cyberattacken für Unternehmen gestiegen. Das Jahr 2023 ist dabei keine Ausnahme. Tatsächlich ist die Cyberbedrohung in diesem Jahr so hoch wie noch nie, wie das BSI in seinem Lagebericht zur IT-Sicherheit in Deutschland feststellt. Besonders Ransomware ist die beliebteste Methode von Hacker*innen, um vor allem große, zahlungsstarke Unternehmen anzugreifen. Dabei werden wichtige Daten von Cyberkriminellen verschlüsselt, für deren Freigabe anschließend ein Lösegeld gefordert wird. Doch während sich Unternehmen gegen Angriffe von außen wappnen, sollten Risiken innerhalb des Unternehmens nicht vernachlässigt werden.

Wo Menschen arbeiten passieren Fehler. Das bedeutet nicht, dass alle manuellen Tätigkeiten automatisiert werden sollten oder Prozesse gar ohne Fachkräfte funktionieren. Aber Unternehmen sollten dieses Risiko einbeziehen. Eine Studie des Digitalverbands Bitkom zeigt, dass Handlungen, die zu Datenverlusten führten, in Jahr 2023 zu 25 Prozent von unabsichtlich handelnden Mitarbeitenden ausgingen. Vor zwei Jahren lag dieser Wert noch bei 42 Prozent. Damit dieser Trend weiterhin negativ bleibt, sollten Unternehmen in drei Bereiche investieren: Aufklärung, Backups und Kontrolllösungen.

Die Schwierigkeit mit SaaS

Immer mehr Unternehmen nutzen mittlerweile Software-as-a-Service-Lösungen, kurz SaaS. Diese bieten viele Vorteile vor allem für kleinere und mittlere Unternehmen, denn sie sind oft eine stressfreie und kosteneffiziente Lösung. Doch der Umgang sollte gelernt sein, denn anscheinend birgt die Sicherung von SaaS-Daten ein hohes Risiko für Datenverluste. Eine ESG-Studie von TechTarget zeigt, dass über die Hälfte der Befragten Unternehmen schon mal SaaS-Daten verloren hat. Cyberattacken sind in 34 Prozent der Fälle für den Verlust dieser Daten verantwortlich. Versehentliches Löschen liegt mit 33 Prozent fast gleichauf. Der Wert ist erschreckend hoch.

Wie kann man diesen Prozentsatz reduzieren? Ein entscheidender Punkt ist die Aufklärung und Schulung der Endanwender*innen, also der Mitarbeitenden, die die Software täglich benutzen. Viele der Nutzer*innen gehen – ebenso wie Unternehmen – davon aus, dass die Daten, die sie in den Anwendungen erstellen, automatisch gesichert werden. Durch Schulungen kann ein sicherer Umgang mit der Software sowie mit wichtigen Daten gewährleistet werden. Ein erster Schritt ist es, sich der Sensibilität von Daten bewusst zu werden. So gewinnt auch die Wichtigkeit von Datensicherung an Brisanz.

Richtig abgesichert

Den Grundstein für eine solide Strategie im Bereich Cybersicherheit stellt die Datensicherung dar. Eine gut geplante Backup-Strategie ermöglicht es Unternehmen, ihre Daten regelmäßig zu sichern und im Falle eines Angriffs schnell wiederherzustellen. Auch bei einem erfolgreichen Ransomware-Angriff befinden sich Unternehmen in einer vorteilhafteren Lage, wenn ihre Daten an verschiedenen Orten gespeichert sind. Deshalb stellen Backups die letzte Verteidigungslinie gegen Cyberkriminelle dar – und eben auch gegen interne, versehentliche Löschungen. Doch die stetig wachsende Komplexität moderner Backup-Umgebungen, insbesondere mit der Integration von Cloud- und SaaS-Diensten, erschwert die Aufgabe der Backup-Administrator*innen erheblich. Das Hinzufügen neuer Plattformen und Technologien führt zu einem erhöhten Verwaltungsaufwand und stellt neue Anforderungen an die Überwachung und Fehlerbehebung. Die manuelle Identifizierung und Behebung von Problemen in solch komplexen Umgebungen erfordert beträchtliche Zeit und Ressourcen, die oft nicht verfügbar sind. Dies führt zu einem erhöhten Risiko von Ausfällen, Datenverlust und unzureichender Datenwiederherstellung.

Was ist Monitoring und Reporting?

Um diese Hürden zu meistern, können hochautomatisierte Backup-Monitoring- und -Reporting-Lösungen zum Einsatz kommen. Diese Tools gewährleisten mit dem Blick von außen, dass Administrator*innen die Kontrolle über die Umgebung erhalten. Ein gutes Backup-Monitoring-System ist entscheidend, um sicherzustellen, dass Backups ordnungsgemäß durchgeführt und mögliche Probleme oder Fehler erkannt und behoben werden können. Automatische Benachrichtigungen über fehlgeschlagene Backups, unvollständige Sicherungen oder Speicherplatzprobleme sind hierbei hilfreich. Backup-Monitoring und -Reporting-Lösungen sind darüber hinaus besonders wichtig für Audits und Compliance-Anforderungen. Häufig müssen Unternehmen nachweisen können, dass ihre Daten regelmäßig und zuverlässig gesichert werden.

Mithilfe eines umfassenden Reportings wird die Erstellung von Berichten über den Status der Backups, die Einhaltung von Sicherheitsrichtlinien und die Nachverfolgung von Änderungen an den Backup-Konfigurationen ermöglicht. Die Einhaltung von Audits und Compliance-Vorgaben ist von großer Bedeutung, da Unternehmen gesetzlichen Vorschriften und Branchenstandards entsprechen müssen. Sind die Backups rundum gesichert und überwacht sowie auf Fehler geprüft, ist ein Unternehmen für den Ernstfall gewappnet. Egal ob Cyberangriff oder Verlust durch Mitarbeitende – die Daten sind jederzeit wiederherstellbar.

Der Autor Stefan Schröder ist Geschäftsführer und CTO bei der Schmitz RZ Consult GmbH und Entwickler von BACKUP EAGLE®. Die Schmitz RZ Consult GmbH gehört zur accompio Unternehmensgruppe.

Sie fördern Teambuilding, Motivation und Innovation. Kein Wunder, dass Off-Sites immer beliebter werden. Gerade Start-ups arbeiten häufig in full-remote oder hybriden Settings. Sich täglich nur über einen Bildschirm zu sehen, erschwert es, eine echte kollegiale Beziehung aufzubauen. Online fehlt es meistens an einer menschlichen Verbindung. Die Off-Site ist eine gute Gelegenheit, hier nachzuhelfen. Bei der Organisation darf aber nie das eigentliche Ziel der Veranstaltung aus den Augen verloren gehen. In unserem Unternehmen nutzen wir Off-Sites gezielt, um reale Verbindungen zwischen unseren Teammitgliedern herzustellen. Dazu kommt aber auch der Aspekt, dass wir alle Mitarbeitenden auf denselben Stand bringen. Das gilt besonders für strategische Themen und hilft dabei die kommenden Monate von der gleichen Position aus gemeinsam zu planen.

Wie wir das bei awork schaffen, zeige ich in den folgenden Tipps:

But first: Let’s talk Money

Klar, Off-Sites kosten Geld. Aber um die gewünschten Effekte zu erzielen und Spaß zu machen, müssen sie euch nicht Bankrott machen. Start-ups sind oft knapp bei Kasse und müssen daher ihr Budget besonders effektiv planen. Daher möchte ich auch mit unseren Kosten transparent sein, damit alle wissen, worauf sie sich einlassen.

Wie viel Geld ihr konkret in eure Off-Site stecken müsst, hängt natürlich von den geplanten Aktivitäten, der Länge und der Größe des Unternehmens ab. Eine Rafting-Tour für alle wird natürlich deutlich mehr kosten als ein Pub-Crawl durch die Bars eurer Stadt. Zusätzlich kommen noch Anfahrts- und Unterbringungskosten für eure Mitarbeiter*innen dazu.

Ein weiterer Faktor hier ist Zeit. Wer früher plant und rechtzeitig bucht, kommt am Ende günstiger bei weg. Wir beginnen mit der Planung für unsere Off-Site zum Beispiel sechs Monate im Voraus. Als Budget rechnen wir mit ungefähr 1000 Euro pro Person. Mit unserer aktuellen Größe von 30 bis 40 Leuten haben wir für unsere letzte Off-Site also 30.000 bis 40.000 Euro ausgegeben.

Wie so oft, hilft ein Puffer gegen unvorhersehbare Fälle: Plant am besten ein bisschen mehr Geld am Anfang ein, damit es hinten raus an nichts fehlt.

Die Zeit macht’s: 2 Tage oder 2 Wochen?

Vor allem, wenn man sich noch nie im echten Leben gesehen hat, wünscht man sich, so viel und so lange Zeit mit dem Team vor Ort zu verbringen. Das muss aber nicht immer sonderlich produktiv für das Teambuilding sein. Unserer Erfahrung nach sind die Off-Sites am effektivsten, die nicht zu lang, aber auch nicht zu kurz sind. Na klar, wie auch sonst. Die goldene Mitte macht’s: Vier bis fünf Tage ist da in der Praxis unser “sweet spot”. Warum? Bei uns arbeitet ein Teil des Teams hybrid, der andere remote. Diese Arbeitsmodelle bieten wir an, um das Privatleben besser vereinbar mit dem Job-Alltag zu machen. Wenn wir also Menschen zwei Wochen in eine Off-Site “zwingen” würden, wäre das nicht mehr gegeben.

Dazu kommt, dass es für manche Menschen überwältigend sein kann, plötzlich auf eine große Anzahl von Menschen zu treffen. Besonders, wenn sie die Arbeit aus den eigenen vier Wänden heraus gewohnt sind. Auch diese Aspekte sollte man als Führungskraft beachten. Dennoch braucht es einige Zeit, bis sich persönliche Beziehungen wirklich entwickeln. Daher wären zwei Tage für unser Ziel schlichtweg zu kurz. Schließlich muss man bei der Off-Site auch erstmal ankommen und die vielen Eindrücke verarbeiten. Zwei Tage lohnen sich vor allem dann nicht, wenn die Anreise bei einigen aus dem Team länger ausfällt. Bei uns kommen beispielsweise Kolleg*innen von Rio bis Rom nach Hamburg. Die veranschlagte Zeit sollte dann aber möglichst intensiv genutzt werden.

Raus aus dem (Home-)Office, rein in die Natur!

Was sich für uns als super Mittel bewährt hat, sind Aktivitäten in der Natur. Für die allermeisten Start-up-Positionen arbeiten wir am Bildschirm aus einem Büro oder den eigenen vier Wänden. Auch flexible Arbeitszeiten sorgen nicht immer dafür, sich mal in die Natur zu begeben, frische Luft zu schnappen und abzuschalten. Besonders, wenn man in einer Großstadt lebt. Deshalb arbeiten wir mit designierten Partnern zusammen, die uns unvergessliche Erlebnisse in tollen Locations außerhalb der Großstadt und des Büros ermöglichen. Hier kann neue Kreativität gefunden werden, da man sich außerhalb des gewohnten Settings befindet.

Unsere Empfehlung – awork erprobt

• Hochseilgarten – für Nerven wie Drahtseile
• Nächtliche Fakelwanderung
• Gemeinsames Floßbauen und dann natürlich auch direkt testen
• Slackline-Challenge, Bogenschießen, Stelzenlaufen, Wasserbomben-Flacht, Tauziehen
• Gemütliches Lagerfeuer

Time to say Goodbye: Alle wieder Zuhause – und jetzt?

Die Off-Site ist vorbei, alle Teammitglieder hatten (hoffentlich) eine tolle Zeit und sitzen nun wieder daheim vor ihren Laptops und PCs. Und jetzt? Ziel muss es sein, das Gelernte und Erlebte auch nach einer Off-Site im Kopf der Mitarbeiter*innen zu verankern und den neu gewonnenen Teamspirit auch nachhaltig aufrechtzuerhalten. Nur wie? Dazu veranstalten wir Follow-up-Workshops zur Reflektion. Alle sechs bis acht Wochen bereiten wir Thematiken aus der Off-Site auf und hinterfragen den aktuellen Stand. Dazu kommen alle Teammitglieder digital zusammen und reflektieren das Erlebte und geben Feedback zum Event. So bleiben die Learnings aktuell und man erfährt, ob die gesetzten Ziele wirklich umgesetzt werden konnten.

Die Off-Site bleibt dadurch nicht nur ein einmaliges Ereignis, sondern schafft eine Vertrauensbasis, von der das Team langfristig profitieren kann. Zusätzlich planen wir in dieser Zeit die kommenden oder benötigten Ziele für die nächste Off-Site.

Ein letzter Tipp: Gebt die Organisation an ein designiertes Team. Wir haben eine Art Off-Site-Komitee aus vier bis fünf Personen unter der Leitung unserer Office- und Event-Managerin. Sie setzt den “Grundstein” und recherchiert im Voraus Location und Zeiträume. Danach kommt das Planungsteam regelmäßig zusammen und bespricht Workshop-Inhalte, Agenda, externe Partner*innen und ähnliches.

Der Autor Tobias Hagenau ist Work-Management-Experte und Gründer des Projektmanagement-Tools awork

Praxistipps für die Lagerung langjähriger Unterlagen

Die korrekte Handhabung von Aufbewahrungsfristen für langjährige Unterlagen ist für Unternehmen und Privatpersonen von entscheidender Bedeutung. Dabei ist es unerheblich, ob die Unterlagen in eigenen oder speziell dafür angemieteten Räumlichkeiten aufbewahrt werden. Das korrekte Archivieren und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sollen nicht nur dabei helfen, Ordnung zu bewahren, sondern auch rechtliche Probleme vermeiden. Hier gibt es die Tipps, wie sich Unterlagen über viele Jahre hinweg effektiv lagern lassen und dabei gesetzlichen Anforderungen gerecht werden.

Wie sind die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen bei Dokumenten in Deutschland?

In Deutschland gibt es verschiedene gesetzliche Regelungen, die die Aufbewahrungsfristen für Dokumente festlegen. Die genauen Fristen können je nach Art der Dokumente und der rechtlichen Bedeutung variieren. Hier sind einige allgemeine Richtlinien:

• Steuerunterlagen: Steuerrelevante Unterlagen, wie zum Beispiel Buchführungsunterlagen, Jahresabschlüsse, Buchungsbelege, Inventare und Bilanzen, sollten gemäß § 147 Abs. 1 Abgabenordnung (AO) für einen Zeitraum von 10 Jahren aufbewahrt werden. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht wurde.
• Handelsunterlagen: Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse und Handelsbriefe sollten gemäß § 257 Handelsgesetzbuch (HGB) für einen Zeitraum von 6 Jahren aufbewahrt werden. Bei elektronischer Buchführung können sich besondere Regelungen ergeben.
• Personalunterlagen: Lohn- und Gehaltsabrechnungen sowie alle anderen Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, sollten gemäß § 41 Abgabenordnung (AO) ebenfalls 10 Jahre aufbewahrt werden.
• Vertragsunterlagen: Verträge sollten in der Regel bis zum Ablauf möglicher Gewährleistungsansprüche aufbewahrt werden. Dies kann je nach Vertragsart und individuellen Absprachen variieren, liegt jedoch oft bei 3 bis 5 Jahren.
• Arbeitsrechtliche Unterlagen: Arbeitsverträge, Kündigungen und andere arbeitsrechtliche Dokumente sollten für die Dauer des Arbeitsverhältnisses und darüber hinaus aufbewahrt werden. In der Regel sind dies 10 Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses.
• Bauunterlagen: Bauunterlagen sollten gemäß der jeweiligen Landesbauordnung für einen Zeitraum von mindestens 5 Jahren nach Abschluss der Baumaßnahme aufbewahrt werden.
• Medizinische Unterlagen: In der Medizin gelten besondere Regeln für die Aufbewahrung von Patient*innenakten. Hier sollten die Unterlagen gemäß den Vorgaben des Bundesmantelvertrags-Ärzte (BMV-Ä) für mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden.
   

Fristen machen es teilweise unumgänglich, sich den Rat eines spezialisierten Rechtsanwalts oder Steuerberaters einzuholen, um juristisches Ungemach zu verhindern. Unternehmen und Privatpersonen, die mit dem Gedanken spielen, Lagerraum für Unterlagen anzumieten, können sich vorher professionellen Rat einholen, um sicherzustellen, dass sie mit der Fremdeinlagerung die aktuellen gesetzlichen Anforderungen erfüllen. Gesetze und Vorschriften können sich ändern und individuelle Umstände können spezielle Anpassungen erfordern. In diesem Zuge sollte auch darauf geachtet werden, dass der Lagerraum neben Sicherheitsstandards auch über die richtige Größe für den jeweiligen Gebrauch verfügt.

Die richtige Auswahl der Aufbewahrungsfristen für effiziente Einlagerung verstehen

Bevor man sich mit der Lagerung Ihrer Unterlagen auseinandersetzen kann, ist es essenziell, die geltenden Aufbewahrungsfristen zu verstehen. Das ist notwendig, um die Belegung der Lagerplätze im Vorfeld zu planen. Verschiedene Dokumente unterliegen unterschiedlichen rechtlichen Bestimmungen. Je länger Unterlagen aufbewahrt werden müssen, desto weiter können sie "nach hinten" sortiert werden. Zu den Fristen der Aufbewahrung kann es sinnvoll sein, Experten zu konsultieren oder sich ausführlich über die spezifischen Anforderungen für den Landkreis oder die Branche zu informieren. Die gezielte Nachfrage hilft dabei, keine Unterlagen zu vernichten, die eventuell einer längeren Aufbewahrungsfrist unterliegen, als man selbst vermutet hat.

Papierfreie Büros – Digitale Archivierung als zeitgemäße Lösung, wenn es möglich ist

In Zeiten fortschreitender Digitalisierung ist die digitale Archivierung eine effiziente Alternative zur physischen Aufbewahrung. Das greift nur für Unterlagen, die nicht physisch mit einer Unterschrift versehen sein müssen, um Rechtskraft zu erlangen. Bei Unterlagen, die digital archiviert werden dürfen, lohnt es sich, in sichere, verschlüsselte Speicherlösungen zu investieren. Zudem gilt, dass eine klare Struktur für die digitale Ablage zu implementieren ist. Dies ermöglicht nicht nur einen schnellen Zugriff auf benötigte Informationen, sondern reduziert auch den Platzbedarf erheblich.

Doch was lässt sich auf keinen Fall digital abspeichern? In den vielen Fällen erfordert die Rechtskraft eines Dokuments eine persönliche, handgeschriebene Unterschrift der beteiligten Parteien. Diese Unterschrift dient dazu, die Authentizität des Dokuments bestätigen und die Zustimmung der Unterzeichnenden zu den darin enthaltenen Bedingungen oder Vereinbarungen ausdrücken. Das zu digitalisieren und das "Urdokument" zu vernichten wäre fatal. Auch Dokumente, die eine notarielle Beglaubigung verlangen, um ihre Rechtskraft zu gewährleisten, sind nicht zu digitalisieren. Mit der Unterschrift bestätigt der Notar die Identität der Unterzeichnenden. Die Unterschrift fungiert als Beglaubigung.

Das A und O der Aufbewahrung - Kategorisierung, Organisation, Prüfung und Aktualisierung der Unterlagen

Auch für die physische Aufbewahrungsmethode bei Unterlagen gilt, dass eine klare Kategorisierung sowie eine passende Organisation vorgenommen werden muss. Sie ist unerlässlich. Wird eine Räumlichkeit für die Aufbewahrung ausgesucht, muss eine systematische Struktur festgelegt werden, die es im Bedarfsfall ermöglicht, Dokumente leicht zu finden. Von daher sind Kategorien zu wählen, welche die Aufbewahrungsfristen berücksichtigen und vorsehen, dass Unterlagen möglich leicht zu ergänzen sind, ohne Tonnen an Papier zu bewegen. Mit einer intuitiven Benennung lässt sich die Effizienz der Archivierung nachhaltig steigern.

Aufbewahrungsfristen ändern sich – ebenso wie geschäftliche Anforderungen. Daher ist es wichtig, die eigene Archivierungspolitik regelmäßig zu überprüfen und wenn notwendig anzupassen. Wichtig ist es dabei, einen Zeitplan für die Überprüfung älterer Unterlagen und prüfen Sie, ob diese weiterhin aufbewahrt werden müssen. Dies ermöglicht nicht nur die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, sondern minimiert auch den Aufwand für die Verwaltung veralteter Dokumente.