Das Münchner Start-up ist 2015 mit seiner HR-Software angetreten, um die Personalverwaltung und das Bewerbermanagement für Unternehmen von 10 bis 1000 Mitarbeitern zu digitalisieren. Was aus der Idee bis heute geworden ist, erfahren wir im Interview mit Co-Founder Hanno Renner.

Das Personio-Gründerteam (v.l.n.r.): Ignaz Forstmeier, Hanno Renner, Roman Schumacher und Arseniy Vershinin

Wie seid ihr auf die Idee zu Personio gekommen?

Mein ursprünglicher Mitgründer Nino war CTO in einem anderen Unternehmen und empfand es als sehr zeitraubend und mühsam, den Überblick über alle Personaldaten, Urlaube, Abwesenheiten, Dokumente und Fristen der Mitarbeiter anhand von Excel-Listen zu behalten. Er entwickelte unter einem anderen Namen den Prototypen des heutigen Personio. Wir haben uns den Markt genauer angeschaut und festgestellt, dass HR in vielen kleinen und mittelständischen Unternehmen noch sehr analog und manuell abläuft. Das wollten wir mit Personio ändern.

Was waren dann die wichtigsten Steps von der Gründung bis zum Go Live?

Ich habe es immer als extrem hilfreich empfunden, dass wir sowohl im Gründerteam als auch bei den ersten Mitarbeitern sehr unterschiedliche Fähigkeiten vereinen konnten. Dadurch war es uns in der Gründungsphase möglich, fast alle Aufgaben ohne externe Hilfe oder Dienstleister zu bewältigen und mit geringen finanziellen Mitteln ein Wachstum zu erzielen, das unsere erste Finanzierungsrunde möglich machte. Ganz ohne Employer Brand und internen Recruitern die ersten festen Mitarbeiter zu finden war ein weiterer erfolgskritischer Meilenstein.

Wenn ein kleines Team gemeinsam ein Unternehmen aufbauen möchte, gibt es noch keine klaren Rollen. Jeder muss überall ran, wenn gerade Hilfe benötigt wird. So kann es auch mal passieren, dass der Finanzbeauftragte plötzlich die nächste Pressemitteilung verfassen muss. Man benötigt also extrem flexible und vielseitig begabte Mitarbeiter, die sich auf ein unsicheres Umfeld einlassen und mit dem Unternehmen wachsen.

Die erste Phase nach dem Start habt ihr euch selbst finanziert. Bewusst oder eher aus Mangel an anderen Geldquellen?

Der Vorteil an Software-as-a-Service Modellen ist, dass man anfangs relativ geringe Kosten hat und gleichzeitig früh Umsätze generieren kann. Wir kamen alle direkt aus dem Studium und waren es gewohnt mit wenig Geld auszukommen. Insgesamt konnten wir mit eigenen Umsätzen auf acht Mitarbeiter wachsen. Eine Finanzierungsrunde hätte manches vielleicht komfortabler gemacht, aber nicht signifikant beschleunigt. Erst als externes Kapital unser Wachstum wirklich anschieben konnte, haben wir eine Seed-Finanzierung abgeschlossen. Natürlich war das Fundraising dann sehr viel einfacher, da wir bereits relevante Umsätze vorweisen konnten.

Nun zu eurer HR-Software Personio - auf den Punkt gebracht: Was kann sie? Euer Credo lautet: Ein Tool für alle HR-Prozesse.

Genau, Personio deckt alle wichtigen Personalprozesse von der Veröffentlichung von Stellenanzeigen, über Stammdatenverwaltung bis Mitarbeiterentwicklung ab. Mit unserer Software können Aufgaben effizient erledigt werden, die normalerweise viel Zeit und Nerven kosten. Beispiel: In einem nicht digitalisierten Umfeld füllen Mitarbeiter ihren Urlaubsantrag in Papierform aus und übergeben ihn dem Vorgesetzten, welcher den Antrag wiederum an die Personalabteilung weiterleitet.

Diese trägt händisch Urlaubstage in eigens erstellte Excel-Tabellen ein. Oft müssen sich Mitarbeiter und Vorgesetzte im Vorfeld über den vorhandenen Resturlaub erkundigen und sich mehrfach mit der Personalabteilung abstimmen. Mit Personio beantragen Mitarbeiter ihren Urlaub digital über ein eigenes Benutzerkonto, sofern Resturlaub vorhanden ist. Vorgesetzte genehmigen mit nur einem Klick, die Personalabteilung wird automatisch informiert und kann Auswertungen über alle Urlaubskontostände abrufen.

Die eben beschriebenen Vorteile von “Employee Self Service” wendet Personio konsequent auf fast alle Personalprozesse an und spart HR-Managern damit viel Zeit bei der täglichen Arbeit: On/-Offboarding neuer Mitarbeiter, Mitarbeitergespräche, Zeiterfassung, Krankheit, Bewerberauswahl sind weitere Beispiele.

Und wer sind die Kunden bzw. User? Sind auch Start-ups darunter?

Unsere etwa 400 Kunden sind hauptsächlich Unternehmen in der DACH-Region mit 10 bis 1000 Mitarbeitern. Start-ups sind auch einige darunter, da Personio bei schnell wachsenden Unternehmen besonders viel Mehrwert stiftet. Innerhalb der Unternehmen nutzen HR Manager und Recruiter unser Tool am häufigsten, gefolgt von der Geschäftsführung. Aber auch normale Mitarbeiter sind Personio-User, da sie in der Software zum Beispiel Urlaube beantragen, Stammdaten pflegen oder Lohnzettel einsehen können. Durch Tochtergesellschaften deutscher Unternehmen und einige “exotischere” Kunden sind wir aber mittlerweile in über 30 Ländern vertreten.

Gibt es vergleichbare Lösungen - wenn ja, wie unterscheidet sich Personio von den anderen?

Ein wesentlicher Unterschied zu vielen etablierten Wettbewerben ist, dass Personio als flexible Cloud-Lösung, die in jedem Web Browser betrieben werden kann, in unter vier Wochen voll einsatzbereit ist. Beim Stichwort „Cloud“ reagieren einige Unternehmen vorerst kritisch. Was passiert mit den Daten meiner Mitarbeiter? Wo landen diese und wie sicher sind sie? Hier können wir Interessenten meist die Angst nehmen, da Personio ausschließlich auf ISO-zertifizierten Rechenzentren in Deutschland betrieben wird und somit dem deutschen Datenschutz unterliegt.

Zudem decken viele Lösungen nur einzelne Personalprozesse wie Fehlzeitenverwaltung oder Bewerbermanagement ab. In Summe führen diese “Insellösungen” zu Intransparenz und aufwändiger Datenpflege - Mitarbeiterinformationen sind über mehrere Tabellen verteilt. Personio bündelt den gesamten Mitarbeiter-Lifecycle von der Stellenausschreibung über die Bewerberauswahl bis zu Personalverwaltung und -entwicklung in einer Lösung. Dadurch behält man den Überblick und findet alle Informationen an einer Stelle. Personio ist extrem flexibel und kann auch komplexe Unternehmensstrukturen und HR-Prozesse abbilden, ohne dass dafür programmiert werden muss.

Nochmal zurück zum Thema Finanzierung: 2016 habt ihr dann von Business Angels und Investoren 2,1 Mio. Euro eingesammelt – u.a. von den Samwer-Brüdern? Was hatte sich dadurch an bzw. in eurem Unternehmen geändert?

In erster Linie konnten wir durch die Finanzierungsrunde neue Mitarbeiter einstellen, um Wachstum und Produktentwicklung schneller voranzutreiben. Auch aus PR-Gründen war die Runde sehr wertvoll und hat uns in den Folgemonaten viel Aufmerksamkeit und letztlich Neugeschäft eingebracht. Besonders von den Business Angels konnten wir viel über Company Building lernen. An unserer Arbeitsweise hat sich nichts verändert, da unsere Investoren nie versucht haben sich in irgendwelche Entscheidungen einzumischen.

Jetzt habt ihr eine Series A Finanzierungsrunde in Höhe von 10,5 Mio. Euro abgeschlossen. Als neuer Investor kommt der VC Northzone an Bord. Was geschieht mit dem Kapital? Wachsen und Internationalisieren?

Wir arbeiten weiter daran, Personio zum führenden HR-Betriebssystem auszubauen, an das sich andere HR-Services für z.B. Mitarbeiter-Engagement oder Multiposting “andocken” können. Kerngedanke ist immer, dass HR-Verantwortliche alle Aufgaben mit nur einem Tool bewältigen können. Natürlich wollen wir auch weiterhin an unserem Unternehmenswachstum arbeiten, viele zukünftige Kollegen für uns gewinnen und mit Hilfe der gewonnenen Ressourcen neue Marketingkanäle bespielen. Eine Internationalisierung außerhalb der DACH-Region steht frühestens nächstes Jahr an.

Und last but not least: Was rätst du anderen Gründern aus eigener Erfahrung?

Tatsächlich gibt es kein Geheimrezept – kein Start-up gleicht dem anderen. Eine häufige Aussage, die ich nur bestätigen kann: Fähige und motivierte Mitarbeiter sind neben dem richtigen Timing einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren. Man sollte sich sehr früh und detailliert überlegen, mit wem man zusammenarbeiten will und welche Anforderungen die jeweilige Rolle mit sich bringt. Das Zwischenmenschliche ist in einem Start-up intensiver und man verbringt wesentlich mehr Zeit miteinander als in anderen Unternehmen.

Als Gründer sollte man sich zudem früh mit Themen wie Organisationsentwicklung, Führung, Mitarbeiterentwicklung und gemeinsamen Werten auseinandersetzen. Gerade bei schnell wachsenden Startups fühlt sich der Schritt vom “operativen Macher” zur Führungskraft, die hauptsächlich andere Mitarbeiter unterstützt und das große Ganze im Blick behält, sehr ungewohnt an. Personio ist rund um mission-based Teams aufgebaut, die sich quartalsweise eigene Objectives and Key Results (OKRs) setzen. Manche Teams arbeiten agil. Auch da muss aber jeder seinen eigenen Weg finden.

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Das Interivew führte Hans Luthardt

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