Rechtsgrundlage für die Gewinnermittlung mittels Einnahmen Überschuss Rechnung ist in Deutschland § 4 Abs. 3 des Einkommensteuergesetzes.

Eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung darf von Steuerpflichtigen erstellt werden, um folgende Einkünfte zu ermitteln:

• Einkünfte aus selbstständiger Arbeit (Freiberufler)
• Einkünfte aus einem Gewerbebetrieb, wenn
  ● der Jahresumsatz maximal 600.000,00 Euro beträgt*
  ● und der Jahresgewinn maximal 60.000,00 Euro beträgt*
  ● und sie nicht nach anderen Gesetzen, als nach den Steuergesetzen verpflichtet sind, Bücher zuführen (beispielsweise wegen der Eintragung in das Handelsregister).

*Ist ein Schwellenwert überschritten, muss zwingend eine Bilanz erstellt werden (kaufmännische Buchführung). Das Finanzamt muss allerdings mitteilen, dass Sie infolge des Überschreitens einer der beiden Grenzen buchführungspflichtig sind. Die steuerliche Buchführungspflicht beginnt dann in dem Jahr, das auf diese Mitteilung des Finanzamts folgt.

Als Grundlage für die Einnahmen-Überschuss-Rechnung dienen Aufzeichnungen, in denen alle im Laufe eines Jahres zugeflossenen Einnahmen bzw. abgeflossenen Ausgaben erfasst und aufgegliedert werden.

Nach dem sog. "Zufluss-Abfluss-Prinzip" sind die Betriebseinnahmen in dem Wirtschaftsjahr anzusetzen, in dem sie eingegangen sind, und die Betriebsausgaben in dem Wirtschaftsjahr abzusetzen, in dem sie geleistet worden sind. Bestandsveränderungen bleiben unberücksichtigt. Das Prinzip gilt auch für geleistete und erhaltene Anzahlungen.

Beispiel 1: Ein Unternehmer erhält im Dezember 2012 Ware. Diese bezahlt er jedoch erst im Januar 2013. Folge: Die Zahlung stellt Betriebsausgaben in 2013 dar.

Beispiel 2: Ein Unternehmer erbringt im Januar 2013 eine Leistung, die der Kunde jedoch schon im Dezember 2012 bezahlt hat. Folge: Die Zahlung stellt Betriebseinnahmen in 2012 dar.

Achtung: Das Zufluss-Abfluss-Prinzip ermöglicht durch das Verschieben von Zahlungszielen einen steuerlichen Handlungsspielraum.

Ausnahme vom Zufluss-Abfluss-Prinzip: Bei regelmäßig wiederkehrenden Einnahmen bzw. Ausgaben (Zinsen, Miete, Pacht) gilt das Jahr der wirtschaftlichen Zugehörigkeit und nicht das Jahr der Zahlung, wenn die Zahlung innerhalb von 10 Tagen vor oder nach Jahreswechsel erhalten bzw. geleistet wurde.

Investitionen in das bewegliche Anlagevermögen können nicht komplett, sondern nur in Höhe der zulässigen Abschreibung als Ausgabe gewinnmindernd abgezogen werden. Die Idee dahinter ist, dass Anlagevermögen (Bsp.: Laptop, PKW) nicht im Jahr der Anschaffung verbraucht wird, sondern das Anlagevermögen dem Unternehmen langfristig zur Verfügung steht. Es stellt also einen Vermögenswert dar. Als Ausgaben dürfen daher nur die Wertminderungen des Anlagevermögens angesetzt werden. Die Wertminderung von Vermögensgegenständen nennt man Abschreibung. Welche Wertminderung zulässig ist, ergibt sich aus den AfA Tabellen. AfA steht für Absetzung für Abnutzung. In den AfA-Tabellen stehen die Jahre, über die ein Vermögensgegenstand abgeschrieben wird.

Beispiel:

Ein Unternehmer kauf im Januar 2012 ein Kfz für 12.000 € netto. Kraftfahrzeuge haben laut der AfA-Tabelle eine Nutzungsdauer von 6 Jahren und werden daher über 6 Jahre abgeschrieben. Im Jahr 2012 hat der Unternehmer somit einen Geldabfluss von 12.000 € netto + 2.280 € MwSt. Als Betriebsausgaben kann er in 2012 jedoch nur 2.000 € ansetzen. In den Jahren 2013-2017 kann er jedoch auch Betriebsausgaben in Höhe von 2.000 € ansetzen, obwohl kein Geldfluss stattfindet.

Berechnung:
Abschreibung = Anschaffungskosten / Nutzungsdauer = 12.000 / 6  = 2.000 / Jahr

Folgende Einzelaufzeichnungen sind ergänzend erforderlich:

• Für umsatzsteuerliche Zwecke müssen die Einnahmen und Ausgaben getrennt nach Steuersätzen und steuerfreien Umsätzen aufgezeichnet werden
• Nicht abnutzbare Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens (Grund und Boden) sind in ein Anlagenverzeichnis aufzunehmen
• Für die Abschreibung von abnutzbaren Anlagegütern (= AfA, z. B. Betriebs-Pkw, PC etc.) muss eine Abschreibungsübersicht erstellt werden, aus der sich Anschaffungsdatum, Kaufpreis und Abschreibungsdauer bzw. in Anspruch genommene AfA-Beträge ersehen lassen
• Wirtschaftsgüter, deren Anschaffungs- oder Herstellungskosten oder Einlagewerte den Betrag von 150 € übersteigen sollten in ein besonderes Verzeichnis aufgenommen werden.
• Nicht oder beschränkt abziehbare Aufwendungen müssen einzeln und getrennt von den anderen Betriebsausgaben aufgezeichnet werden (Bewirtungskosten, Geschenke für Geschäftspartner usw.)

Ist ein Unternehmer umsatzsteuerpflichtig, werden alle Beträge in der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben) netto ausgewiesen.

• Vorsteuer und an das Finanzamt abgeführte Umsatzsteuer sind Betriebsausgaben
• vereinnahmte und vom Finanzamt erstattete Umsatzsteuer sind Betriebseinnahmen
• Umsatzsteuer auf Eigenverbrauch ist eine Betriebseinnahme

Unternehmen, welche die Kleinunternehmer-Regelung wählen, sind von der Umsatzsteuer befreit und können deshalb auch keine Vorsteuer abziehen. Es werden dann alle Beträge als Bruttobeträge ausgewiesen.

Die Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG ist eine Vereinfachungsregelung im Umsatzsteuerrecht, die Unternehmern mit niedrigen Umsätzen ein Wahlrecht gewährt, weitgehend wie Nichtunternehmer behandelt zu werden. Im Wesentlichen können Kleinunternehmer daher auf den Ausweis und die Abführung von Umsatzsteuer verzichten, sind dann aber vom Vorsteuerabzug aus Rechnungen anderer Unternehmer ausgeschlossen.

• Private Versicherungen wie Krankenversicherung gehören nicht in die Einnahmen-Überschuss-Rechnung, da diese der privaten Ebene und nicht der unternehmerischen zuzuordnen sind. Die private Krankenversicherung gehört in die Anlage Vorsorgeaufwand.
• Spenden gehören nicht in die Einnahmen-Überschuss-Rechnung
• Aufnahme und Tilgung von Darlehen gehören nicht in die Einnahmen-Überschuss-Rechnung

Der anhand der EÜR ermittelte Gewinn wird in der Einkommensteuererklärung in der passenden Anlage (bspw. Anlage G bei Einkünften aus Gewerbebetrieb) eingetragen. Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung muss mit eingereicht werden, um die Berechnung des Gewinns darzulegen. In welcher Form die Einnahmen-Überschuss-Rechnung eingereicht werden muss, ist jedoch abhängig von der Höhe der Betriebseinnahmen.

• Liegen die Betriebseinnahmen (nicht der Gewinn) über 17.500 €, ist die Anlage Einnahmen-Überschuss-Rechnung zu verwenden. Diese muss elektronisch an das Finanzamt übermittelt werden. Dies kann via Elster durchgeführt werden.
• Liegen die Betriebseinnahmen (nicht der Gewinn) unter  17.500 Euro pro Jahr, kann der Steuererklärung eine formlose Gewinnermittlung beigefügt werden. Diese zu erstellen ist jedoch meistens aufwändiger als die Anlage Einnahmen-Überschuss-Rechnung zu verwenden. Daher mein Tipp an Sie: Nutzen Sie unabhängig vom Gewinn die Anlage EÜR.

Sie wissen nun, was eine EÜR ist und warum Sie diese erstellen müssen. Noch offen ist nun die Frage, wie Sie diese erstellen können bzw. wie Sie die Werte ermitteln, die Sie die Anlage EÜR eintragen müssen.

Dafür haben Sie grundsätzlich 2 Möglichkeiten:

Sie können einen Steuerberater mit Ihrer laufenden Buchhaltung beauftragen oder Sie können Ihre Buchhaltung selber machen. Die Einkommensteuererklärung (wovon die EÜR ein Teil ist) können Sie ebenfalls selber machen oder nur diese an den Steuerberater übergeben.  

Vor- und Nachteile einer eigenen Buchführung:

• Sie werden gezwungen, sich mit Ihren Geschäftszahlen zu beschäftigen, was dazu führt, dass Sie ein gutes Verständnis für diese entwickeln, Sie Ihr Geschäft besser verstehen und wirtschaftlichere Entscheidungen treffen. Nicht selten hört man von Gründer, aber auch von gestandenen Selbständigen, dass „die Zahlen der Steuerberater“ macht. Ein aus meiner Sicht äußerst fahrlässiges Verhalten. Der Steuerberater erfasst die Vergangenheit, aber es ist die Aufgabe des Unternehmers, das Unternehmen rentabel in die Zukunft zu führen.
• Keine Kosten für den Steuerberater und keine zeitraubende Kommunikation und Vorbereitung.
• Sie haben Ihre Zahlen immer griffbereit.
• Sie können Ihre Buchhaltung an Ihre Bedürfnisse anpassen und müssen keine standardisierten Begriffe und Konten verwenden.
• Sie machen anfänglich Fehler, die Ihnen mit einem Steuerberater eher nicht passieren.
• Selbstdisziplin und Ordnung ist unerlässlich, die beim Steuerberater völlig normal ist.
• Auch mit eigener Buchhaltung steht Ihnen Ihr Steuerberater für konkrete Fragen zur Verfügung. Diese Beratungen sind jedoch dann im Normalfall nicht in einem monatlichen Betrag abgegolten.