Projektmanagement-Tools helfen Projektleitern und ihren Teams dabei, ihre Projekte strukturiert zu planen und zu verwalten. Das tun sie auf vielfältige Weise, zum Beispiel, indem sie einzelne Projektaufgaben übersichtlich darstellen, die Kommunikation zwischen den Teammitgliedern erleichtern oder Tools für die Budgetierung, Zeiterfassung und Abrechnung von Projekten zur Verfügung stellen.

Der Markt rund um cloud­basierte Projekt­management-Tools ist mittlerweile riesig. Als einer der neuen Standards für junge, agile Teams hat sich die Projektverwaltung mittels Kanban-­Boards herauskristallisiert. Dieses ursprünglich aus Japan stammende System zielt darauf ab, selbst komplexe Projekte mit vielen einzelnen Tasks übersichtlich und anschaulich darzustellen und damit dem Projektteam die gemeinsame Arbeit zu erleichtern. In Zusammenarbeit mit dem unabhängigen B2B-Vergleichsportal trusted.de haben wir uns einige der bekanntesten und für Start-ups relevantesten agilen Projektmanagement-Tools angesehen.

Im Folgenden erfährst du, welche Lösung für dich und dein Team am besten geeignet ist und wo die Stärken und Schwächen der einzelnen PM-Tools liegen.

Asana

Asana ist eine Art Urgestein und zugleich Vorbild für ­die meisten modernen Projekt-management-­Lösungen. Ausgestattet mit Kanban-Boards, To-do-Listen, Gantt-Diagrammen und einer Kalender­ansicht, präsentiert sich das Tool als sehr flexibel und ist für eine Vielzahl unterschiedlichster Projekte einsatzbar. Besonders nützlich sind die Vorlagen, die dir helfen, Projekte schneller und passgenau zu planen. Asanas inoffizielles Motto lautet: Hohe Planungssicherheit bei hoher Geschwindigkeit. Das klappt auch ganz gut. Viele Templates für Projekte sind bereits vorinstalliert und unterscheiden zum Beispiel Use Cases, Branchen und Projekttypen. Nahezu im Monatstakt kommen neue Updates hinzu, die das Tool um neue Features oder zusätz­liche Templates erweitern. Ein mögliches Manko ist der Serverstandort USA, der für deutsche User vor allem datenschutztechnisch ein Thema sein könnte.

Awork

Awork ist ein smartes und flexibles Projektmanagement-Tool. Flexibel vor allem deswegen, weil du deine Projekte genau so anlegen kannst, wie du es willst bzw. benötigst: beispielsweise als Kanban-Board, in der Listenansicht als To-do-Liste oder auf einem Gantt-Diagramm. Letzteres zeigt dir dein Projekt und dessen einzelne Aufgaben und Phasen in Abhängigkeit voneinander auf einem Zeitstrahl an, sodass du auch den zeitlichen Horizont im Blick behältst. Zwischen diesen Ansichten kannst du nach Belieben wechseln und stets jene Ansicht wählen, die für das aktuelle Projekt oder für die Situa­tion am besten geeignet ist. Ansonsten fällt awork durch eine sehr verspielte und bunte, aber dennoch übersicht­liche Benutzeroberfläche auf. Toll ist der integrierte digitale Assistent, der dich rechtzeitig an anstehende Aufgaben und auslaufende Fristen erinnert. Ebenfalls nützlich ist der zentrale Teamkalender, auf den alle Mitglieder deines Projektteams Zugriff haben. Awork gibt es für kleine Teams bis zu zehn Nutzern und drei Projekten ganz umsonst. Sprengst du diesen Rahmen, kostet dich das Tool aber nicht die Welt: Zwischen 12 und 15 Euro pro Monat und Nutzer musst du für awork kalkulieren. Ein Nachteil des Tools: Eine Offline-Nutzung von awork ist auch in den mobilen Apps nicht möglich; so benötigst du immer eine aktive Internetverbindung, wenn du an deinen Projekten arbeiten möchtest.

Jira

Jira ist im Vergleich zu seinem kleinen Bruder Trello (ebenfalls in diesem Anbieter-Check vertreten) das deutlich komplexere Tool und verzichtet auf Spielereien wie bunte Hintergründe und lustige Sticker. Die Oberfläche ist weiß, kühl und minimalistisch gehalten. Dafür sind die Möglichkeiten zur Anpassung deiner Kan- ban-­Boards umso vielfältiger. Keine Frage, Jira ist ein echtes Brett und erfordert ein wenig mehr Know-how, als die smarten und bunten Tools wie awork, monday und Co. Dafür lässt sich – mit ein wenig Arbeitsaufwand – so gut wie jeder individuelle Workflow abbilden. ­Zudem ist das integrierte Zeiterfassungssystem und Berichtswesen sehr umfangreich und gut umgesetzt. Seine Ursprünge hat Jira übrigens als Projektmanagement- und Ticketing-Tool für die Softwareentwicklung, was ein wenig den Umfang und die nicht ganz so leichte Einarbeitung erklärt. Jira gibt es entweder als Flatrate für kleine Teams mit bis zu zehn Mitgliedern für 10 US-Dollar pro Monat oder für 7 bis 14 Dollar pro Monat und Nutzer in den Premium-versionen.

MeisterTask

MeisterTask setzt auf digitale und vollständig anpassbare Kanban-Boards als Kern seiner Software. Diese kannst du nach deinen Wünschen konfigurieren, um eigene Projektphasen abzubilden oder neue Hintergründe für deine Boards festzulegen. MeisterTask sieht jedoch nicht nur gut aus. Hervorragend am schlanken System ist die Aufteilung einzelner Aufgaben in To-do-Listen, wobei du selbst einzelne Tasks auf der Liste noch einmal in einzelne Unteraufgaben unterteilen kannst. So lassen sich mit ein wenig Aufwand selbst die kompliziertesten Strukturen in dem Tool abbilden. Wirklich gelungen sind auch die Automations, die du ebenfalls ganz nach Belieben anpassen kannst. So triggerst du beispielsweise Aktionen im System, wenn eine bestimmte Bedingung erfüllt wird. Nehmen wir etwa an, du möchtest dem Projektleiter automatisch eine E-Mail schicken, wenn du eine besonders wichtige Aufgabe abgeschlossen hast. Mit den sogenannten Section Actions ist das kein Problem. Vorteilhaft: Für kleine Teams gibt es MeisterTask als abgespeckte kostenlose Basisversion, mit der du unbegrenzt viele Projekte tracken kannst. Dabei musst du nur auf einige Annehmlichkeiten wie die Automatisierungen oder wechselnde Hintergründe für deine Boards verzichten. In der Premiumversion gibt es das Tool ab ca. 8 Euro pro Nutzer und Monat.