Anbieter-Check: Projektmanagement-Tools

Autor: Maximilian Reichlin
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Acht agile Projektmanagement-Tools unter die Lupe genommen: Was sie dir und deinem Team bei der Projektplanung und -verwaltung bieten.

Projektmanagement-Tools helfen Projektleitern und ihren Teams dabei, ihre Projekte strukturiert zu planen und zu verwalten. Das tun sie auf vielfältige Weise, zum Beispiel, indem sie einzelne Projektaufgaben übersichtlich darstellen, die Kommunikation zwischen den Teammitgliedern erleichtern oder Tools für die Budgetierung, Zeiterfassung und Abrechnung von Projekten zur Verfügung stellen.

Der Markt rund um cloud­basierte Projekt­management-Tools ist mittlerweile riesig. Als einer der neuen Standards für junge, agile Teams hat sich die Projektverwaltung mittels Kanban-­Boards herauskristallisiert. Dieses ursprünglich aus Japan stammende System zielt darauf ab, selbst komplexe Projekte mit vielen einzelnen Tasks übersichtlich und anschaulich darzustellen und damit dem Projektteam die gemeinsame Arbeit zu erleichtern. In Zusammenarbeit mit dem unabhängigen B2B-Vergleichsportal trusted.de haben wir uns einige der bekanntesten und für Start-ups relevantesten agilen Projektmanagement-Tools angesehen.

Im Folgenden erfährst du, welche Lösung für dich und dein Team am besten geeignet ist und wo die Stärken und Schwächen der einzelnen PM-Tools liegen.

Asana

Asana ist eine Art Urgestein und zugleich Vorbild für ­die meisten modernen Projekt-management-­Lösungen. Ausgestattet mit Kanban-Boards, To-do-Listen, Gantt-Diagrammen und einer Kalender­ansicht, präsentiert sich das Tool als sehr flexibel und ist für eine Vielzahl unterschiedlichster Projekte einsatzbar. Besonders nützlich sind die Vorlagen, die dir helfen, Projekte schneller und passgenau zu planen. Asanas inoffizielles Motto lautet: Hohe Planungssicherheit bei hoher Geschwindigkeit. Das klappt auch ganz gut. Viele Templates für Projekte sind bereits vorinstalliert und unterscheiden zum Beispiel Use Cases, Branchen und Projekttypen. Nahezu im Monatstakt kommen neue Updates hinzu, die das Tool um neue Features oder zusätz­liche Templates erweitern. Ein mögliches Manko ist der Serverstandort USA, der für deutsche User vor allem datenschutztechnisch ein Thema sein könnte.

Awork

Awork ist ein smartes und flexibles Projektmanagement-Tool. Flexibel vor allem deswegen, weil du deine Projekte genau so anlegen kannst, wie du es willst bzw. benötigst: beispielsweise als Kanban-Board, in der Listenansicht als To-do-Liste oder auf einem Gantt-Diagramm. Letzteres zeigt dir dein Projekt und dessen einzelne Aufgaben und Phasen in Abhängigkeit voneinander auf einem Zeitstrahl an, sodass du auch den zeitlichen Horizont im Blick behältst. Zwischen diesen Ansichten kannst du nach Belieben wechseln und stets jene Ansicht wählen, die für das aktuelle Projekt oder für die Situa­tion am besten geeignet ist. Ansonsten fällt awork durch eine sehr verspielte und bunte, aber dennoch übersicht­liche Benutzeroberfläche auf. Toll ist der integrierte digitale Assistent, der dich rechtzeitig an anstehende Aufgaben und auslaufende Fristen erinnert. Ebenfalls nützlich ist der zentrale Teamkalender, auf den alle Mitglieder deines Projektteams Zugriff haben. Awork gibt es für kleine Teams bis zu zehn Nutzern und drei Projekten ganz umsonst. Sprengst du diesen Rahmen, kostet dich das Tool aber nicht die Welt: Zwischen 12 und 15 Euro pro Monat und Nutzer musst du für awork kalkulieren. Ein Nachteil des Tools: Eine Offline-Nutzung von awork ist auch in den mobilen Apps nicht möglich; so benötigst du immer eine aktive Internetverbindung, wenn du an deinen Projekten arbeiten möchtest.

Jira

Jira ist im Vergleich zu seinem kleinen Bruder Trello (ebenfalls in diesem Anbieter-Check vertreten) das deutlich komplexere Tool und verzichtet auf Spielereien wie bunte Hintergründe und lustige Sticker. Die Oberfläche ist weiß, kühl und minimalistisch gehalten. Dafür sind die Möglichkeiten zur Anpassung deiner Kan- ban-­Boards umso vielfältiger. Keine Frage, Jira ist ein echtes Brett und erfordert ein wenig mehr Know-how, als die smarten und bunten Tools wie awork, monday und Co. Dafür lässt sich – mit ein wenig Arbeitsaufwand – so gut wie jeder individuelle Workflow abbilden. ­Zudem ist das integrierte Zeiterfassungssystem und Berichtswesen sehr umfangreich und gut umgesetzt. Seine Ursprünge hat Jira übrigens als Projektmanagement- und Ticketing-Tool für die Softwareentwicklung, was ein wenig den Umfang und die nicht ganz so leichte Einarbeitung erklärt. Jira gibt es entweder als Flatrate für kleine Teams mit bis zu zehn Mitgliedern für 10 US-Dollar pro Monat oder für 7 bis 14 Dollar pro Monat und Nutzer in den Premium-versionen.

MeisterTask

MeisterTask setzt auf digitale und vollständig anpassbare Kanban-Boards als Kern seiner Software. Diese kannst du nach deinen Wünschen konfigurieren, um eigene Projektphasen abzubilden oder neue Hintergründe für deine Boards festzulegen. MeisterTask sieht jedoch nicht nur gut aus. Hervorragend am schlanken System ist die Aufteilung einzelner Aufgaben in To-do-Listen, wobei du selbst einzelne Tasks auf der Liste noch einmal in einzelne Unteraufgaben unterteilen kannst. So lassen sich mit ein wenig Aufwand selbst die kompliziertesten Strukturen in dem Tool abbilden. Wirklich gelungen sind auch die Automations, die du ebenfalls ganz nach Belieben anpassen kannst. So triggerst du beispielsweise Aktionen im System, wenn eine bestimmte Bedingung erfüllt wird. Nehmen wir etwa an, du möchtest dem Projektleiter automatisch eine E-Mail schicken, wenn du eine besonders wichtige Aufgabe abgeschlossen hast. Mit den sogenannten Section Actions ist das kein Problem. Vorteilhaft: Für kleine Teams gibt es MeisterTask als abgespeckte kostenlose Basisversion, mit der du unbegrenzt viele Projekte tracken kannst. Dabei musst du nur auf einige Annehmlichkeiten wie die Automatisierungen oder wechselnde Hintergründe für deine Boards verzichten. In der Premiumversion gibt es das Tool ab ca. 8 Euro pro Nutzer und Monat.

Monday

Monday wurde in Deutschland durch seine auffällige Werbekampagne bekannt und schickt sich nun an, die deutsche Konkurrenz zu überholen. Dabei will das Tool vor allem mit Einfachheit punkten. Selbst komplexe Aufgaben lassen sich in monday – mit dem passenden Projekt-Template – so einfach wie möglich darstellen. Diese Projektvorlagen sind es, die monday interessant machen. Denn ähnlich wie bei awork hast du damit stets die für dich beste Ansicht auf dein laufendes Projekt: ob agile Sprints mithilfe von Kanban, Produkt-Launches im zeit­lichen Verlauf der Timeline-Ansicht (Gantt-Diagramm) oder in der Karten-Ansicht, um beispielsweise lokale Kampagnen und Kundenprojekte umzusetzen. Das alles funktioniert natürlich ebenso einfach in der mobilen App für iOS- und Android-Geräte. Alles in allem ist monday ein sehr einfach zu bedienendes Tool, das, je nach Teamgröße, ab 20 Euro pro Monat zu Buche schlägt und damit auch keine Budgets sprengt. Vorsicht ist allerdings vor den Werbeversprechen geboten, da monday sich gern selbst schmeichelt. Obwohl teilweise nicht nur als PM-Tool, sondern auch als CRM-System und Sales-Pipeline angepriesen, fehlt es vor allem in der Kontaktverwaltung noch an wichtigen Features. Wenn du darauf verzichten kannst und wirklich nur eine Lösung für deine Projektverwaltung suchst, ist das kein Dealbreaker.

Stackfield

Stackfield bietet ein ganz klassisch konfigurierbares Kanban-Board für die agile Projektverwaltung. In Anbetracht der Konkurrenz in Form von awork und monday ist das eigentlich ein alter Hut. Was stackfield allerdings auszeichnet, sind die sehr umfangreichen Möglichkeiten, dich mit deinem Team auszutauschen. Genial ist zum Beispiel der integrierte Chat. Ähnlich wie bei Slack erstellst du hier Gruppen (die beispielsweise deine Projektteams abbilden können), startest Diskussionen mit deinen Teammitgliedern und tauschst Neuigkeiten und Dateien aus. Selbst Audio- und Video-Anrufe sind jederzeit möglich. Damit ist der Messenger von atackfield umfangreich genug, um ein eigenes Tool sein zu können, und unterstützt die operative Projektarbeit durch lückenlose Kommunikation mit allen Beteiligten und Verantwortlichen. Wie viel Geld du für stackfield ausgeben musst, orientiert sich an der Größe deines Teams. Kleine Teams mit bis zu fünf Nutzern sind mit rund 30 Euro dabei, größere Teams zahlen zwischen 50 und 170 Euro pro Monat im Jahresvertrag.
 
Trello

Trello wurde – ebenso wie sein in diesem Check behandeltes „Schwesterntool“ Jira – vom britischen Hersteller Atlassian entwickelt und ist das einfachere der beiden Tools. Trello hat konfigurierbare Kanban-Boards im Gepäck, die vor allem darauf ausgerichtet sind, möglichst viele Informationen auf den an sich überschaubaren Aufgabenkarten unterzubringen. Das gelingt einerseits durch farbige Flags, die du den Aufgaben flexibel hinzufügen kannst, und andererseits mithilfe von Stickern, die du – ganz im Sinne der ursprünglich analogen Kanban-­Boards mit Post-it-Zetteln – auf deine Karte „heftest“. Das kann durchaus nützlich sein, um besonders wich­tige Aufgaben zu kennzeichnen, ist aber in erster Linie eine schöne Spielerei, ebenso wie die Möglichkeit, die Kanban-Boards mit eigenen Hintergrundbildern auszustatten. Keine Spielerei, sondern schlichtweg brillant sind die sogenannten PowerUps, die du deinem Board hinzufügen kannst. So verbindest du dieses beispielsweise mit Google Drive oder Dropbox, um Dateien einfacher auszutauschen, oder mit Slack, um Push-Nachrichten aus Trello direkt in deinen Slack-Channel schicken zu lassen. Trello gibt es kostenlos. In der Basisversion sind aber nur bis zu zehn Team-Boards integriert; zudem kannst du jedes Board nur mit einem einzigen PowerUp aufrüsten, was deine Möglichkeiten stark einschränkt und das Tool seiner individuellen Stärke beraubt. Sinnvoller ist daher die Nutzung des Premiumtarifs.

Wrike

Wrike ist eines der komplexeren Projektmanagement-Tools aus unserem Vergleich. Es enthält so gut wie alles, was du dir für die operative Projektarbeit wünschst: Projekte lassen sich hier als Kanban-Board, Gantt-Diagramm oder To-do-Listen anlegen. Dafür steht eine große Anzahl an Vorlagen für verschiedene Use Cases und Arten von Teams zur Verfügung. Ob nun Marketing, Sales oder Software- und Produktentwicklung – so gut wie jedes Team findet hier eine geeignete Lösung. Kern des Ganzen ist das Task Management, in dem du Aufgaben anlegen, an dein Team verteilen und mit Subtasks ausstatten kannst. Eine E-Mail­-Integration hilft dir dabei, wichtige Nachrichten im Blick zu behalten. Zudem ist ein Team-Chat integriert, mit dem du immer die Verbindung zu deinem Team hältst. Hinzu kommen Integrationen und Schnitt­stellen zu Tools wie Gmail, Google Drive, Dropbox, MailChimp Gihub, Adobe, Salesforce und viele mehr. Der große Funktionsumfang und die vielen Möglichkeiten, die du mit Wrike hast, führen aber auch dazu, dass Einsteiger eine Weile daran zu knabbern haben, bis das System einsatzbereit ist. Dafür ist der Preis verschmerzbar. Für kleine Teams bis fünf Nutzer gibt es Wrike mit den wichtigsten Tools gratis, zwischen 10 und 25 US-Dollar pro Monat und Nutzer kosten jene ­Tarife, die auch großen Teams und hohen Ansprüchen gerecht werden. Zudem bietet der Hersteller Marketing- und Professional-­Services-Teams maßgeschneiderte Lösungen.

Hier findest du die wichtigsten Fakten aus unserem Anbieter-Check im Überblick:

Der Autor Maximilian Reichlin ist Leiter der Online-Redaktion bei trusted.de. Das Vergleichsportal für Business-­Tools ist eines der führenden Informationsmedien für B2B-Software im deutschsprachigen Raum. Die unabhängigen Branchenexperten und Redakteure haben Tools in über 250 Kategorien getestet und verglichen.

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