Anbieter-Check: Bookingtools

Autor: Maximilian Reichlin
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Acht Online-Buchungssysteme unter die Lupe genommen: Was sie dir als Tools rund um Terminbuchungen und Reservierungen bieten und für wen bzw. welche Branchen sie am besten geeignet sind.

In vielen Branchen sind Reservierungen und Termin­buchungen ein zentrales Thema: in der Gastronomie, bei Freizeitangeboten und Events sowie bei Angeboten rund um die Bereiche Gesundheit, Fitness, Wellness, Verleih, Leasing und viele mehr. Das zu stemmen, bedeutet einen großen Verwaltungsaufwand: Reservierungen müssen entgegengenommen und verwaltet, Ressourcen wie Mitarbeiter, Räume oder Fahrzeuge im Blick behalten werden. Gerade im Umgang mit vielen Kunden kommt es da häufig zu Über­buchungen, Doppelbuchungen oder vergessenen Reservierungen.

Das Ergebnis: Frustration bei den Kunden und Besuchern sowie zusätzliche Belastung für den Anbieter und sein Team. Online-Buchungssysteme (oder Bookingtools) sind kleine Helfer, die dich bei diesen Problemen unterstützen. Anstatt alle Reservierungen persönlich annehmen und manuell pflegen zu müssen, stellen diese Systeme deinen Kunden ein ansprechendes Online-Formular zur Verfügung, mit dem sie sich selbständig einen Termin aussuchen und online buchen (und oft direkt bezahlen) können. Alle Reservierungen landen übersichtlich in deinem Buchungskalender; Erinnerungs-E-Mails an deine Kunden reduzieren die No-shows. Mithilfe auto­matischer Dankes-Nachrichten bindest du deine Kunden langfristig. Aus der ständigen Überlastung wird so eine gesunde Auslastung, die dich und dein Business voranbringt.

Zusammen mit dem Vergleichsportal trusted haben wir acht Online-Buchungssysteme für ganz unterschiedliche Branchen unter die Lupe genommen: von Erlebnisanbietern über Dienstleister und Gesundheitseinrichtungen bis hin zu Anbietern von Kursen, Seminaren und Coachings. Im Folgenden erfährst du, wie diese Tools dich und dein Business unterstützen, wo ihre Vor- und Nachteile liegen und wie das jeweilige Preis-Leistungs-Verhältnis zu bwerten ist.

Bookingkit

Bookingkit ist ein Buchungssystem für Erlebnis- und Event­anbieter wie z.B. Escape Rooms, Lasertag- oder Paintball-Hallen, Jump­houses, Führungen oder Segway-Touren. Das Buchungssystem bindest du ganz einfach als Widget auf deiner Homepage ein und bietest so deinen Besuchern die Möglichkeit, Termine direkt online zu buchen und auch direkt zu bezahlen. Dafür sind beispielsweise PayPal und SOFORT-Überweisung angebunden; außerdem ist die Zahlung per Kreditkarte oder ganz klassisch bar und vor Ort möglich. Auch Gutscheine kannst du bequem erstellen und in bookingkit hinterlegen. In den größeren Tarifen ist das Bookingtool außerdem mit einem ausgewachsenen Ressourcenmanagementmodul ausgestattet, mit dem du Räume, Fahrzeuge und Mitarbeiter im Überblick behältst. Genial ist die mobile App, die gleichzeitig ein Ticketscanner für die Einlasskontrolle ist. Was dich und dein Business aber wirklich weiterbringt, ist das riesige Partnernetzwerk, dem sich bekannte Marken wie beispielsweise mydays, TripAdvisor, GetYourGuide, Jollydays, erlebnis­geschenk.de angeschlossen haben. Mit bookingkit erhältst du nicht nur ein Buchungssystem, sondern erschließt mit den geannten Partnern auch direkt neue Absatzmärkte für deine Erlebnisprodukte. Das Ganze hat natürlich auch seinen Preis: mindestens 49 Euro pro Monat plus prozentuale Gebühren für Onlinezahlungen, Buchungen und das Erstellen von Tickets. Willst du von der ganzen Power des Systems profitieren (und zum Beispiel auch das Ressourcenmanagement oder das E-Mail-Marketing nutzen), so schlägt das sogar mit rund 100 Euro pro Monat zu Buche. Die individuelle Lösung „ProKit“ mit priorisiertem Support und persönlichen Ansprechpartnern für alle möglichen Branchen kostet schließlich rund 500 Euro pro Monat.

CentralPlanner

CentralPlanner bezeichnet sich selbst als Online-Reservierungsbuch für die Gastronomie, versteht sich dabei aber nicht in erster Linie als Reservierungstool, sondern als Organisa­tionshilfe, mit der du Reservierungen und Buchungen verwaltest. Dazu legst du in CentralPlanner sog. Räume oder Bereiche an – beispielsweise den Gastraum und die Terrasse als zwei ­getrennte Bereiche – und verwaltest deine Reservierungen manuell. Selbstverständlich ist in CentralPlanner auch ein Online-Reservierungswidget integriert, das du ganz einfach auf deiner Website einbindest. Auch die Reservierung via Mobilgeräte ist möglich. Das Tool ist kostenlos verfügbar; dann ist die Zahl der monatlichen Reservierungen auf 50 beschränkt und du hast kaum Zugriff auf Spezialfeatures. Für 15 Euro pro Monat (Basistarif) schaltest du unbegrenzt viele Reservierungen frei, für rund 30 Euro im Monat (Premium-­tarif) zusätzlich die Verwaltung von Tischen und Plätzen sowie eine Newsletterintegration für dein Marketing. Den größten Funktionsumfang bietet die Professional-Version für rund 50 Euro pro Monat, in der CentralPlanner dich außerdem bei der Auslastungsplanung unterstützt (d.h., das System weiß schon bei der Reservierung, wie viele Plätze noch verfügbar sind) und automatische Erinnerungs- und Dankes-E-Mails verschickt. Lobenswert: Den CentralPlanner kannst du 
30 Tage lang kostenlos testen.

Cituro

Cituro ist ein Terminbuchungssystem für Dienstleister aller Art. Als mögliche Branchen nennt der Provider unter anderen Friseure, Beauty-, Wellness-, Sport- und Freizeitanbieter, Coaches, Ärzte oder auch Mechaniker. Mit cituro stellst du deinen Kunden einen intuitiven Onlinekalender zur Verfügung, in den sie sich eintragen und so ihre Termine buchen können. Das klappt auf deiner Website, via Facebook, Google, Insta­gram, QR-Code oder Link. Mithilfe des Buchungswidgets bietest du deinen Kunden flexibel kombinierbare Dienstleistungen und Servicepakete an. Im Backend ist der Kalender von cituro mit einem Schichtplaner verknüpft, sodass du zu jedem Termin auch deine Mitarbeiter organisieren kannst. Ein weiteres Plus ist das Kundenverwaltungstool, das sehr umfangreich ausfällt. Hier landen deine Kunden in einer Datenbank samt Terminhistorie, sodass sich Folgetermine noch besser und kundenfreundlicher planen lassen; etwa, indem du einem Kunden wieder den gleichen Mitarbeiter zuweist, der ihn auch schon beim letzten Mal betreut hat. Außerdem können Kunden Termine nicht nur buchen, sondern nachträglich selbständig verschieben oder verändern. Einziges Manko: ­Aktuell verfügt der Anbieter noch nicht über die Möglichkeit, PayPal-Zahlungen zu akzeptieren. Integriert sind bis dato ­Onlinezahlungen per Apple Pay und Google Pay sowie das Zahlen per Kreditkarte. Die PayPal-Schnittstelle soll aber im Laufe dieses Jahres hinzugefügt werden. Cituro kostet rund 20 Euro pro Monat für einen Kalender; jeder weitere kostet zusätzlich 5 Euro pro Monat. Ein Kalender reicht aber in der Regel schon aus, sodass das Buchungssystem angenehm preiswert ausfällt.

Doctolib Pro

Doctolib Pro richtet sich hauptsächlich an Ärzte, Therapeuten, Krankenhäuser und andere Gesundheitseinrichtungen. Das System ist nicht nur ein Buchungs- oder Terminverwaltungstool, sondern vor allem eine Plattform für Patienten, auf der diese Ärzte in ihrer Nähe finden und online einen Termin buchen können. Nutzt du Doctolib Pro als Buchungssystem, geht damit automatisch ein Profil im Doctolib-Netzwerk einher, wodurch du von deinen Patienten besser und schneller gefunden wirst. Kern des Tools sind der übersichtliche ­Buchungskalender sowie die HTML-Buchungswidgets, die du einfach auf deiner Website einbindest. So bietest du nicht nur neuen Patienten, sondern auch deinen Bestandspatienten eine bequeme Buchungsoption über die Plattform. Nur auf sozialen Medien funktioniert das Widget leider nicht. Toll ist allerdings, dass du das Buchungsformular, was Pflichtangaben und benutzerdefinierte Felder angeht, ganz individuell gestalten kannst. Auf Wunsch kannst du deinen Patienten außerdem die Möglichkeit bieten, ihre Termine flexibel zu verschieben oder zu stornieren. Buchungsbestätigungen verschickt Doctolib per SMS, E-Mail oder Push-Nachricht (in der Doctolib-App). Diesen Funktionsumfang gibt es für einen relativ hohen Monatspreis von 130 Euro; dafür kümmert sich der Anbieter ohne Aufpreis um die persönliche Einrichtung der Software in deiner Praxis und die Schulung deiner Mitarbeiter. Beachtenswert ist auch, worauf du dich bei Doctolib Pro in Zukunft noch freuen darfst, denn der Anbieter zählt in Sachen Arztsoftware zu den innovativsten Unternehmen der Branche. In Frankreich experimentiert das Unternehmen zum Beispiel bereits mit Features wie Videosprechstunden und anderen zukunftsweisenden Ideen.

Edoobox

Edoobox ist eines der umfangreichsten Buchungssysteme für Kurse, Seminare sowie einmalige und wiederkehrende Events. Das System aus der Schweiz enthält nicht nur ein vollständig anpassbares Buchungswidget (das sich auch sehr gut mit WordPress-Websites versteht), sondern liefert gleichzeitig auch ein System für die Kursverwaltung und das Eventmanagement. Für dein eigenes Buchungswidget kannst aus ­25 Vorlagen wählen, die du mit vielen Designoptionen ganz klar an deine CI anpassen kannst. Neben der Onlinebuchung integriert edoobox auch die Onlinezahlung, u.a. per PayPal, Stripe, SOFORT-Überweisung, Kreditkarte oder das Zahlen auf Rechnung. Ein wichtiges Alleinstellungsmerkmal für die Eventbranche ist die MustPay-Funktion, die sich auf Wunsch aktivieren lässt. So können sich Besucher nur dann verbindlich für ein Event anmelden, wenn sie im Voraus bezahlen. Eine Einblendung mit Countdown („Ihr Platz ist noch X Minuten lang für Sie reserviert“) kannst du ebenfalls hinzufügen. So verhinderst du schon bei der Buchung No-shows und Zahlungsausfälle. Zudem kannst du ein Wartelisten-­Feature aktivieren; den Besuchern auf der Warteliste teilt edoobox automatisch freiwerdende Plätze per E-Mail zu. Preislich kannst du zwischen zwei Modellen wählen: entweder den Business-Tarif für günstige 9 Euro im Monat, in dem aber noch zusätzliche Kosten pro Buchung auf dich zukommen, oder die Flatrate-Optionen Limited 1 bis 3 ohne Buchungspauschalen. Diese kosten zwischen rund 20 und 75 Euro pro Monat und unterscheiden sich durch Limits auf gleichzeitig mögliche Angebote und Teilnehmer. Eines der wenigen Mankos des Tools ist die Benutzeroberfläche, die sehr altbacken und ein wenig nach den Office-Programmen der 90er-Jahre anmutet. Zudem könnte das Interface intui­tiver gestaltet sein; der Provider hat aber bereits eine Generalüberholung der Benutzeroberflache angekündigt.

Planyo

Planyo richtet sich an Dienstleister bzw. Anbieter von Ferienwohnungen, Hotels oder Sportangeboten, an Therapeuten, Auto-, Shuttlebus und Parkplatzvermieter sowie an Kurs- und Seminarleiter. Das System präsentiert sich dementsprechend flexibel. Planyo lässt sich spielend leicht in jede Website einbinden und ist mit vielen CMS kompatibel, darunter WordPress, Joomla, Drupal, WooCommerce oder Homepage-Baukästen wie Jimdo und Weebly. Darüber hinaus hat planyo Schnittstellen zu über 70 Zahlungsanbietern und anderen Tools bzw. Plattformen wie Social Media, CRM-Systemen, Buchhaltungstools, Google Suite und vielen mehr. Auch das Buchungsformular ist stark anpassbar und lässt sich in über 30 Sprachen ausspielen. Planyos größte Stärke ist somit seine Vielseitigkeit. Das ist aber gleichzeitig auch eine Schwäche des Tools. Denn obwohl du es in so gut wie jedem Business, in dem Menschen Termine buchen, einsetzen kannst, bietet es kaum nützliche Features für spezifische Branchen; anders als beispielsweise Doctolib Pro für Ärzte oder edoobox für Seminare und Kurse. Der Funktionsumfang ist zwar groß, allerdings müssen viele Features erst auf den persönlichen Workflow angepasst werden, sodass die Einrichtung einer Buchungsseite durchaus Zeit und Mühe in Anspruch nimmt. Dafür ist der Anbieter preislich sehr flexibel. Hier kannst du aus einem monatlichen Fixpreis von 23 Schweizer Franken im Monat (der in Monaten außerhalb deiner Saison pausiert werden kann) oder einem Provisionsmodell, in dem du zwischen 0,5 und 1,5 Prozent jeder Buchung bezahlst, wählen.

SimplyBook.me

SimplyBook.me hat sich – wie der Name schon sagt – vor allem die Einfachheit auf die Fahne geschrieben, sowohl für dich, als auch für deine Kunden. Das Buchungssystem für Dienstleistungsunternehmen lässt sich so gut wie überall integrieren, wo deine potenziellen Kunden auf dich aufmerksam werden könnten: per Widget auf deiner Website, bei Google und Google Maps, auf Facebook und Instagram. Ähnlich wie bei Doctolib Pro geht auch bei SimplyBook.me automatisch ein Profil in einem großen Netzwerk mit eigener Plattform mit dem Buchungssystem einher, in diesem Fall Booking.com. Das Buchungswidget und der Buchungskalender im Backend bilden den Kern des Systems, hinzu kommen Onlinezahlungen (u.a. via PayPal, Stripe), E-Mail- und SMS-Benachrichtigungen, Bewertungsmodule (damit deine Kunden dich und deinen Service bewerten können), einfache Änderungen und Stornierungen, Gruppenbuchungen etc. Ergänzt wird das Ganze durch die sog. individuellen Funktionen, also Erweiterungen, die du deinem Buchungssystem flexibel hinzufügen kannst. Dazu gehören beispielsweise Gutscheine und Geschenkkarten, Anmeldeformulare, die Kursverwaltung, Produktverkäufe, Mitgliedschaften oder Abonnements. Das Ganze ist nicht nur recht einfach zu handhaben, sondern sieht auch wirklich schick aus – und ist für bis zu 50 Buchungen pro Monat und in eingeschränktem Funktionsumfang kostenlos. Brauchst du mehr Buchungen (und mehr individuelle Funktionen), so bezahlst du dafür zwischen 8 und 50 Euro pro Monat.

Virtuagym

Virtuagym ist in erster Linie kein Buchungssystem, sondern eine Trainings-, Fitness- und Ernährungs-App für Verbraucher. Für Unternehmen stellt virtuagym allerdings auch weitreichende Verwaltungstools zur Verfügung. Dazu gehören eine Online-Community, die Kommunikation mit deinen Mitgliedern, Analytics und Auswertungen, ein anpassbarer Onlineshop, ein Abrechnungsmanager sowie eben auch die Terminplanung und Onlinebuchung. Wunschkunden sind Fitnesscenter und -studios, Personal Coaches sowie Anbieter von Wellness-, Yoga-, Martial-Arts- oder Tanzkursen. Mithilfe von virtuagym bietest du Kurse und Services in deinem eigenen Onlineshop an, in dem deine Kunden Kurse und Anwendungen buchen und direkt bezahlen können. Im Backend hast du dann Zugriff auf die Termin- und Ressourcenplanung und kannst beispielsweise Räume, Trainer und mehr verwalten. Über die App stellst du deinen Kunden Trainingspläne und Informationen über ihren Fortschritt zur Verfügung und motivierst sie mit individuellen Herausforderungen oder Auszeichnungen. Als reines Buchungstool ist virtuagym damit ein wenig zu umfangreich; als All-in-One-Lösung für Fitness- und Sportanbieter ist das Tool allerdings bestens geeignet und gehört zu den umfangreichsten und performantesten ­Lösungen am Markt.

Hier findest du die wichtigsten Fakten aus unserem Anbieter-Check im Überblick

Der Autor Maximilian Reichlin ist Leiter der Online-Redaktion bei trusted.de. Das unabhängige Vergleichsportal für Business-­Tools ist eines der führenden Informationsmedien für B2B-Software im deutschsprachigen Raum.

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