Fachliche Exzellenz allein reicht nicht mehr. Unternehmen, die auch morgen noch relevant sein wollen, brauchen Menschen, die Komplexität navigieren, Wandel gestalten und Teams inspirieren können. Doch wie lassen sich Führungspersönlichkeiten erkennen, bevor sie offiziell führen? Führung beginnt nicht erst mit der Visitenkarte. Sie zeigt sich viel früher – in Momenten, in denen Menschen Verantwortung übernehmen, ohne dass es von ihnen verlangt wird.

Die Besten sind nicht die Lautesten

Auch eine Analyse des Harvard Business Review belegt, was viele längst wissen: 71 Prozent der Arbeitgebenden halten emotionale Intelligenz für wichtiger als technische Skills. Wer reflektiert, empathisch und lösungsorientiert handelt, bringt oft mehr nachhaltige Führungsqualität mit als jemand mit reinem Fachfokus. Die besten Führungskräfte von morgen sind nicht die Lautesten. Fachwissen lässt sich erlernen, Haltung nicht. Wer Konflikte deeskaliert, sich selbst hinterfragt und andere mitnimmt, zeigt echte Führungsreife.

Leadership zeigt sich im Alltag

Führungspotenzial zeigt sich nicht im Assessment Center, sondern in der Praxis: in Projekten, bei neuen Rollen, in interdisziplinären Teams. Wer Verantwortung übernimmt, Initiative zeigt und andere involviert, gibt mehr über sich preis als jedes Kompetenzmodell. Besonders deutlich wird das, wenn gewohnte Strukturen wegbrechen: Wenn Prioritäten sich verschieben, Rollen unklar sind oder Konflikte entstehen. Wer in solchen Momenten Orientierung bietet, zeigt, dass hier echte Führung entsteht. Dabei zählt nicht nur das Ergebnis, sondern wie es erreicht wurde – mit welcher Haltung, Kommunikation und welchem Umgang mit Rückschlägen.

Entwicklung beginnt mit Selbstreflexion

Die Praxis zeigt: Zum einen ist die Beobachtung über einen längeren Zeitraum entscheidend. Führungsqualitäten sind schwer messbar, aber sichtbar. Wer genau hinschaut, erkennt sie im Verhalten im Moment. Wie geht jemand mit Druck um? Wie führt jemand ein Team, ohne sich selbst in den Mittelpunkt zu stellen? Zum anderen braucht es ein Entwicklungsumfeld, das fordert und fördert – keine Standardschulungen, sondern echte Sparring-Partner mit eigener Führungserfahrung. Menschen, die wissen, wie es ist, unter Unsicherheit zu entscheiden. Und last but not least: Entwicklung beginnt mit Selbstreflexion. Wer führen will, muss bereit sein, sich selbst infrage zu stellen. Denn wer sich selbst kennt, kann andere besser führen.

Führung entsteht nicht im luftleeren Raum

Ebenso entscheidend, wie die Person ist das Umfeld. Unternehmen, die Eigenverantwortung, kritisches Denken und Offenheit fördern, schaffen Raum für Führungspotenziale. Doch das verlangt Mut. Denn wer Entwicklung will, muss bereit sein, Macht zu teilen und Unsicherheit auszuhalten. Kultur ist kein Poster im Flur, das ein flottes Vision-Statement darstellt, sondern gelebter Alltag. Sie zeigt sich darin, ob Menschen unbequeme Wahrheiten aussprechen dürfen, ob Fehler als Risiko gelten – oder als Chance zu lernen. „Führung entsteht nicht im luftleeren Raum“, führt Thiele an. „Sie wächst in einer Kultur, die Fehler zulässt, Diversität anerkennt und Dialog stärkt.“

Der Autor Lars Thiele ist Geschäftsführer der EMENDO Leadership Consultants GmbH. Seit 2023 berät EMENDO mittelständische Unternehmen zu Themen wie Führung, Vertrieb und Verhandlung.

Ohne Emotionsmanagement wird es dir nicht gelingen, deine Mitarbeitenden zu motivieren und dazu zu bewegen, deine Unternehmensziele zu den eigenen zu machen. Denn „jede Entscheidung braucht einen emotionalen Anstoß. Aus purem Verstand heraus kann der Mensch nicht handeln“, bringt es der Neurologe Antonio Damasio auf den Punkt. Fakt ist: Entscheidungen werden so gut wie immer emotional getroffen. Dies betrifft um die 80 Prozent unserer Entscheidungen. Und zwar geschieht dies im limbischen System, dort ist das Emotionssystem beheimatet, das eine Person unbewusst bevorzugt. Dieses Emotionssystem beeinflusst weithin die Wahrnehmungen und die Motivstruktur eines Menschen. Wie bei jedem Modell gilt allerdings: Die limbischen Instruktionen bilden nicht die Landschaft „Mensch“ selbst ab, sondern stellen ein abstrahierendes Bild der Wirklichkeit dar.

Für die Führungspraxis eines Unternehmens heißt das: Indem du das Emotionssystem deiner Mitarbeitenden einschätzt und analysierst, ist es möglich, bei der Mitarbeitendenführung und der -motivation individuell auf deren Persönlichkeitsprofile einzugehen. Wichtig ist, dass du dabei Fehler vermeidest, die dazu führen, dass du mit deinem emotionalen Führungsmanagement das Gegenteil dessen erreichen, was du beabsichtigst. Welche Emotionssysteme es gibt, erfährst du in dem Infokasten „Die wichtigsten Mitarbeitendentypen“. Bitte lies dir diese Infos in Ruhe durch, bevor du dich mit den folgenden Strategien beschäftigst. Die zehn Strategien helfen dir, Fehlerquellen auszutrocknen und deine Mitarbeitenden zu motivieren, dich bestmöglich zu unterstützen.

Strategie 1: Führe mitarbeiter*inindividuell

Warum scheitert Führung so häufig? Warum laufen Motivationsaktivitäten so oft ins Leere? Ein Grund: Die meisten Unternehmer führen und motivieren ihre Mitarbeitenden über einen Kamm. Sie wenden ihre Führungstechniken bei allen Mitarbeitenden gleichermaßen an und berücksichtigen zu wenig, dass jede(r) ein einzigartiges Individuum ist. Konkretes Beispiel: Du willst deine Mitarbeitende motivieren, sich in die für die Startphase so wichtigen Akquisition der ersten Kunden mit Herzblut einzubringen. Du nimmst dir vor, sie mithilfe einer (ent)flammenden Motivationsrede bei der emotionalen Ehre zu packen. In enthusiastischen Worten beschwörst du den Teamgeist. Das ist ein Fehler, denn es gibt Mitarbeitende, die dadurch eher abgeschreckt werden: „Ich möchte gar nicht mein Bestes abliefern, sondern zuverlässige Arbeit.“ „Solch hochtrabende Worte machen mir Angst.“ Entscheidend ist, dass jede(r) Mitarbeitende unbewusst ein anderes Emotionssystem bevorzugt und von einem anderen Werte- und Motivsystem geleitet wird. Deine Aufgabe ist es, das jeweils bestimmende Emotionssystem herauszufinden und darauf basierend die Führung zu individualisieren.

Strategie 2: Führe mit Herz und Verstand

Gehörst du zu den Unternehmern, die sich noch dem Rationalitäts-Führungs-Mythos verpflichtet fühlen? Dann solltest du überlegen, ob du neben der Ratio nicht auch die Emotio einbeziehen und mit Herz und Verstand, mit Vernunft und Intuition führen solltest. Dazu ein Vorschlag: Zunächst spielt die Analyse die erste Geige – erarbeite dir eine Zahlen-Daten-Fakten-Grundlage. Bei der Entscheidung selbst aber darf und soll dann das Bauchgefühl ein intuitives Wörtchen mitreden. Und umgekehrt: Eine aus dem Bauch heraus gefällte Entscheidung wird danach unter die Lupe der rationalen Analyse gelegt und unter vernunftgemäßen Aspekten durchleuchtet.

Fast jede(r) vierte Deutsche arbeitet zumindest teilweise im Homeoffice. Trotzdem holen zahlreiche Arbeitgebende ihre Mitarbeitenden vermehrt zurück ins Büro und setzen nun wieder auf Präsenzpflicht. Die Gründe dafür sind vielfältig: leerstehende Büroflächen, Bedenken über die Produktivität oder die Sorge um den Teamgeist.

Studien zeigen ein anderes Bild: Im Homeoffice wird durchschnittlich eine Stunde mehr gearbeitet. Zudem schätzen viele Mitarbeitende die Eigenverantwortung und Selbstbestimmung, die das Arbeiten von zu Hause ermöglicht. Neben Büro und Homeoffice hat sich Coworking als dritte Option etabliert. Flexible Arbeitsräume sind besonders für jene Unternehmen attraktiv, die hybride Modelle fördern und ihren Teams mehr Freiheit bieten möchten.

Der aktuelle Trend zur Rückkehr ins Büro sorgt in vielen Unternehmen für hitzige Debatten. Was bedeutet das für die Arbeitswelt in Deutschland? Ist Homeoffice ein dauerhaftes Modell oder nur ein vorübergehender Luxus, der verschwindet, sobald sich die Machtverhältnisse auf dem Arbeitsmarkt verschieben?

Starke Wirtschaft, starke Flexibilität – Schwäche bringt Rückschritte

Die Zukunft von Homeoffice und alternativen Arbeitsorten hängt stark von der Wirtschaftslage ab. In Zeiten des Wachstums und der Innovation setzen Unternehmen auf flexible Modelle, um Talente zu gewinnen und zu halten. Doch in Krisenzeiten, wenn Einsparungen dominieren, könnten diese Modelle schnell an Bedeutung verlieren.

Die zentrale Frage lautet: Werden Unternehmen auch in schwierigen Zeiten an modernen Arbeitsmodellen festhalten, um ihre Attraktivität langfristig zu sichern? Oder markiert die Rückkehr ins Büro einen Rückschritt in alte Muster?

Homeoffice: Standard oder Privileg?

Für viele Mitarbeitende steht Homeoffice für mehr als Flexibilität – es ist ein Symbol für Vertrauen und moderne Unternehmenskultur. Gerade in einem Arbeitnehmermarkt, in dem Fachkräfte rar sind, bleibt es ein zentraler Wettbewerbsvorteil.

Doch wie stabil ist diese Entwicklung? Wenn sich der Arbeitsmarkt entspannt und die Nachfrage nach Fachkräften sinkt, könnten Arbeitgeber ihre Position verändern. Homeoffice könnte dann von einem Standard zu einem verhandelbaren Privileg werden.

Coworking: Das dritte Modell in der Analyse

Coworking Spaces haben sich als dritte Option neben Büro und Homeoffice etabliert und bieten eine attraktive Lösung für hybrides Arbeiten. Sie ermöglichen produktives Arbeiten in professioneller Umgebung, ohne lange Pendelzeiten. Unternehmen, die Flexibilität fördern, profitieren von motivierten Mitarbeitenden.

Doch mit der aktuellen „Back to Office“-Entwicklung stellt sich die Frage: Bleibt Coworking ein fester Bestandteil hybrider Arbeitsmodelle oder wird es wieder primär von Freelancer*innen und Selbstständigen genutzt? Die Entscheidung, in flexible Arbeitsorte zu investieren, könnte langfristig über Zufriedenheit, Effizienz und Innovation mitentscheiden.

Was bedeutet das für die Unternehmenskultur?

Befürworter*innen der Präsenzarbeit betonen die Vorteile von persönlichem Austausch und spontanen Gesprächen. Doch die letzten Jahre haben bewiesen, dass dezentrale Modelle bei guter Organisation ebenfalls erfolgreich sein können.

Ein Rückschritt zu starren Strukturen birgt Risiken: Mitarbeitende, die sich an Flexibilität gewöhnt haben, könnten an Motivation und Bindung verlieren. Die Herausforderung besteht darin, ein Gleichgewicht zwischen Unternehmensinteressen und Bedürfnissen der Mitarbeitenden zu finden.

Fazit: Flexibilität bleibt ein Balanceakt

Homeoffice und hybride Arbeitsmodelle werden bleiben, solange Fachkräfte gefragt sind. Doch in wirtschaftlich unsicheren Zeiten könnten diese Modelle zur Ausnahme werden. Unternehmen sollten ihre Arbeitsmodelle zukunftssicher gestalten, denn Flexibilität ist mehr als ein Trend – sie ist ein Schlüsselfaktor für Motivation, Bindung und Wettbewerbsfähigkeit.

Wie viel Spielraum Unternehmen in schwierigen Zeiten lassen und wie stark Mitarbeitende für ihre Freiheiten kämpfen, wird die Arbeitswelt der Zukunft entscheidend prägen.

In der dynamischen Welt des Unternehmertums gibt es zahlreiche Herausforderungen, denen Gründer*innen täglich begegnen. Eine der subtilsten, aber zugleich gefährlichsten ist die Manipulation. Während die meisten Geschäftsleute ihre Beziehungen auf Vertrauen und Integrität aufbauen möchten, gibt es immer wieder Personen, die Manipulation als Werkzeug verwenden, um eigene Interessen durchzusetzen.

Manipulation kann in vielen Formen auftreten – von emo­tionaler Beeinflussung über subtile Machtausübung bis hin zu gezielten Täuschungsmanövern. Doch wie lässt sich Manipulation frühzeitig erkennen? Welche Signale sollten alarmieren? Und vor allem: Wie kann man sich und sein Geschäft vor den schädlichen Einflüssen manipulativer Personen schützen?

Was ist Manipulation im Business-Kontext?

Manipulation im Business bezieht sich auf Verhaltensweisen und Taktiken, die darauf abzielen, andere Menschen zu beeinflussen, oft ohne dass diese es bemerken, um eigene Ziele zu erreichen. Im Gegensatz zu ehrlicher Überzeugung wird bei der Manipulation versucht, die Entscheidungsfreiheit der anderen Person einzuschränken oder sie zu Handlungen zu bewegen, die ihrem eigenen Interesse widersprechen.

Diese Taktiken können in Geschäftsverhandlungen, beim Führen von Mitarbeitenden, im Kund*innenkontakt oder in Partnerschaften auftreten. Die manipulierte Person wird in eine Position gedrängt, in der sie glaubt, freiwillig eine Entscheidung zu treffen, während sie in Wirklichkeit subtil beeinflusst wurde.

Typische Formen der Manipulation im Business

Manipulation hat viele Facetten und kann in unterschiedlichsten Formen auftreten. Zu den häufigsten Manipulationstaktiken zählen:

• Emotionale Erpressung: Hierbei nutzt der/die Manipulator*in emotionale Bindungen oder Schwächen aus, um die andere Person zu einer bestimmten Handlung zu drängen. Typische Aussagen könnten sein: „Wenn du wirklich an das Unternehmen glaubst, wirst du diesen Schritt machen“ oder „Ich dachte, wir sind Freunde. Warum vertraust du mir nicht?“
• Falschinformation und Täuschung: Manipulative Personen neigen dazu, Informationen zu verzerren oder bewusst falsche Informationen zu streuen, um die Wahrnehmung ihres Gegenübers zu beeinflussen. Beispielsweise könnte ein Geschäftspartner die Risiken einer Investition herunterspielen, um das Gegenüber zu einer Beteiligung zu bewegen.
• Druck und Dringlichkeit: Manipulator*innen schaffen oft eine künstliche Dringlichkeit, um Druck auszuüben. Aussagen wie „Dieses Angebot gilt nur heute“ oder „Wenn du jetzt nicht zusagst, ist der Deal vom Tisch“ zielen darauf ab, die betroffene Person unter Stress zu setzen und ihr keine Zeit zu lassen, die Situation angemessen zu überdenken.
• Schmeichelei und Charme: Manche Manipulator*innen setzen gezielt Schmeichelei und Charme ein, um das Vertrauen ihres Gegenübers zu gewinnen und die Wachsamkeit zu senken. Diese scheinbar freundliche und positive Beeinflussung kann dazu führen, dass die betroffene Person ihre Schutzmechanismen fallen lässt.
• Spielen mit Schuldgefühlen: Manipulative Personen erzeugen oft Schuldgefühle, um andere zu beeinflussen. Dies kann dazu führen, dass die betroffene Person aus einem falschen Pflichtgefühl heraus Entscheidungen trifft, die nicht in ihrem besten Interesse liegen.

Warnsignale für Manipulation

Es gibt bestimmte Warnsignale, auf die du achten solltest, um Manipulation frühzeitig zu erkennen:

• Unklare oder widersprüchliche Kommunikation: Manipulator*innen neigen dazu, vage oder mehrdeutige Aussagen zu machen. Wenn ein(e) Geschäftspartner*in ständig seine/ihre Meinung ändert oder Informationen zurückhält, ist Vorsicht geboten.
• Übermäßige Betonung von Loyalität und Vertrauen: Wenn jemand ständig betont, wie wichtig Vertrauen ist, und dabei subtile Hinweise gibt, dass Misstrauen unangebracht sei, könnte dies ein Zeichen für Manipulation sein.
• Unangemessener Druck oder Eile: Wenn du dich in einer Situation wiederfindest, in der du unter extremen Zeitdruck gesetzt wirst, ohne die Möglichkeit zu haben, eine Entscheidung gründlich zu überdenken, könnte dies ebenfalls ein Hinweis auf Manipulation sein.
• Widersprüchliches Verhalten: Achte auf Menschen, deren Worte und Taten nicht übereinstimmen. Wenn jemand einerseits Vertrauen und Respekt signalisiert, sich andererseits aber nicht an Absprachen hält oder ständig Ausreden findet, solltest du skeptisch werden.
• Unerklärliche Schuldgefühle oder Zweifel: Wenn du nach einem Gespräch mit einem/einer Geschäftspartner*in oder Mitarbeiter*in regelmäßig unsicher, schuldig oder verunsichert bist, obwohl es keinen offensichtlichen Grund dafür gibt, könntest du Opfer manipulativer Taktiken sein.

Strategien zum Schutz vor Manipulation

Das Erkennen von Manipulation ist der erste Schritt, doch es ist ebenso wichtig, sich aktiv davor zu schützen.

• Zunächst sollten klare Grenzen in Geschäftsbeziehungen gesetzt werden. Dies betrifft sowohl den persönlichen als auch den beruflichen Bereich. Klare Regeln und Erwartungen lassen wenig Raum für Manipulation. Es ist ebenso wichtig, die Motive und Absichten der anderen Seite zu hinterfragen. Eine gesunde Skepsis hilft dabei, potenzielle Manipulationsversuche zu erkennen, bevor sie Schaden anrichten.
• Fördere Transparenz und Offenheit in deinem Unternehmen. Je mehr Informationen offen und ehrlich geteilt werden, desto weniger Raum bleibt für Manipulation. Schenke Vertrauen, aber verifiziere auch regelmäßig die Aussagen und Handlungen deiner Geschäftspartner*innen, um sicherzustellen, dass Absprachen eingehalten werden.
• Ein starkes Team kann ebenfalls eine wirksame Verteidigungslinie gegen Manipulation sein. Indem du deine Mitarbeitenden schulst und ihnen die Werkzeuge an die Hand gibst, Manipulation zu erkennen und darauf zu reagieren, reduzierst du das Risiko, dass dein Unternehmen ausgenutzt wird.
• Zudem solltest du darauf achten, deine Unabhängigkeit zu bewahren. Lass dich nicht in emotionale oder finanzielle Abhängigkeiten drängen. Eine unabhängige Position stärkt deine Verhandlungsbasis und macht es schwieriger für andere, dich zu manipulieren.
• In schwierigen oder unklaren Situationen kann es hilfreich sein, den Rat externer Expert*innen einzuholen, sei es durch Mentor*innen, Berater*innen oder Anwält*innen. Diese können eine objektive Einschätzung der Situation geben und dir helfen, Manipulationsversuche zu erkennen und abzuwehren.

Wachsamkeit und Selbstschutz als Schlüssel zum Erfolg

Manipulation ist in der Geschäftswelt eine reale Gefahr, die nicht unterschätzt werden sollte. Gründer*innen sind besonders anfällig, da sie oft auf der Suche nach Partnerschaften, Investor*innen oder neuen Kund*innen sind und dabei manchmal ihre Wachsamkeit verlieren. Doch indem du die Anzeichen von Manipulation kennst und bewusst Strategien zum Selbstschutz anwendest, kannst du dich und dein Unternehmen bestmöglich schützen.

Wachsamkeit, gesunde Skepsis und klare Kommunikation sind dabei deine besten Werkzeuge. Schaffe eine Unternehmenskultur, die auf Offenheit und Transparenz basiert, und ermutige dein Team, stets kritisch zu denken. So wehrst du nicht nur Manipulation erfolgreich ab, sondern baust zugleich auch langfristig stabile und vertrauensvolle Geschäftsbeziehungen aufbauen, die auf gegenseitigem Respekt und echtem Vertrauen basieren.

Der Autor Andreas Belocerkov ist Finanzexperte und Gründer von The Investment Club, der sich mit der Total Return-Investment-Strategie, Asset Protection und Nachfolgeregelungen befasst.

Schlaflose Nächte, die Angst, zu scheitern, vollgepackte Arbeitstage. Schon in „normalen“ Zeiten ist es herausfordernd genug, ein Start-up aufzubauen. Steht dann auch noch die nächste Funding-Runde an, bricht für viele die Hölle los. Denn der Druck, Investor*innen zu finden und den Traum am Leben zu halten, ist gigantisch. Funding-Stress in Reinform: Doch es gibt Wege raus aus der Stressfalle.

2489 Start-ups wurden laut Bundesverband Deutsche Start­ups im Jahr 2023 in Deutschland gegründet. Sie alle suchen nach Investor*innen, denn „ohne Moos nix los“, wie der Volksmund sagt. Die Konkurrenz ist groß. Gleichzeitig scheinen die Geldgebenden deutlich vorsichtiger zu sein und länger zu prüfen, bevor sie investieren. Aktuell befürchtet so auch etwa jedes neunte Start-up (elf Prozent) in den kommenden zwölf Monaten eine Insolvenz, wie eine Umfrage des Digitalverbands Bitkom unter 172 Tech-Start-ups zeigt. Die Konjunkturflaute trifft auch die jungen Unternehmen; Besserung ist nach Einschätzung des Startup-Verbands erst mal nicht in Sicht.

Funding: Fulltime-Job neben dem Fulltime-Job

Na, genug Druck aufgebaut? Dabei habe ich den zeitlichen Stessfaktor noch gar nicht genannt. Gerade in der Seed-Phase und der Series A ist das Funding ein Fulltime-Job neben deinem Fulltime-Job. Anstrengend genug. Gleichzeitig musst du in dieser Phase mit einer Vielzahl widersprüchlicher Gefühle und Gedanken klarkommen. Du musst beispielsweise gegenüber Investor*innen brillieren, egal wie es in dir aussieht. Du willst dem Team Sicherheit vermitteln, obwohl dich die Angst umtreibt zu scheitern. Die Verantwortung für das Team und die Zukunft deines Unternehmens liegen schwer auf deinen Schultern. Genauso wie die Un­sicherheit, was welche(r) Investor*in wann macht. Doch das liegt außerhalb deiner Kontrolle, egal wie gut du dich vorbereitest. Dabei ist die Angst vor Kontrollverlust mehr als unangenehm.

Das alles zeigt eindringlich, wie herausfordernd der Weg für Gründer*innen ist. Und wie wichtig es ist, sich frühzeitig gegen Funding-Stress zu wappnen. Denn um dem Druck zu begegnen, brauchst du emotionale Widerstandsfähigkeit: Resilienz. Sie hilft dir dabei, Ablehnung, Rückschläge und Unsicherheit zu bewältigen und deiner Vision treu zu bleiben.

Sie hilft dir dabei, kritisches Hinterfragen seitens der Investor*innen, als das zu nehmen, was es ist: Sie machen nur ihren Job. Und sie hilft dir dabei, in Alles-oder-Nichts-Momenten bei den Gesprächen souverän und gelassen zu bleiben.

Dein Zehn-Punkte-Programm gegen den Funding-Stress

1. Nimm an, was ist ...

… oder wie die Kölner sagen würden: „Et es wie et es!“ Funding-Stress ist normal – bestraf dich nicht dafür. Denn Gefühle und Erfahrungen, die wir akzeptieren, empfinden wir als weniger schlimm. „Normalisierung“ heißt das in der Psychologie. Was du annimmst, wird kleiner und weniger bedrohlich. Auch wenn du in einer Stressphase schlechter schläfst und sich das Gedankenkarussell mal in Bewegung setzt, nimm es an, statt dir vorzuwerfen, dass du die Kontrolle verloren hast.

2. Lass es dir gut gehen

Funding ist ein Marathon, kein Sprint. Drei bis fünf Monate lang wirst du immer wieder extreme Zeiten erleben. Priorisiere in dieser Zeit deine Selbstfürsorge: viel Sport, ausgewogene Ernährung, wenig Alkohol. Dieser Ausgleich ist in stressigen Phasen besonders wichtig. Tu, was dir gut tut – und nimm dir dafür doppelt so viel Zeit wie sonst. Am besten etablierst du deine Entspannungsroutinen übrigens lange vor dem Funding. Denn unter Stress fallen wir auf unsere Gewohnheiten zurück – aber nur, wenn wir welche haben.

3. Bleib in deinem Kontrollbereich

Arbeite dich nicht an Dingen ab, die außerhalb deiner Kontrolle liegen. Konzentriere dich stattdessen auf das, was du kontrollieren und gestalten kannst. Ein gute Unternehmenskultur, passende KPIs, ein starkes Pitchdeck, ein breites Netzwerk an wertvollen VC-Kontakten: All diese Grundlagen des Fundings liegen in deiner Hand. Auf sie solltest du dich konzentrieren – und nicht auf das, was die Investor*innen damit machen. Denn das liegt außerhalb deiner Kontrolle.

4. Setze deinen Fokus aufs Funding

Arbeite in der heißen Phase außer am Funding an nichts anderem Wesentlichen. Dafür hast du deine Co-Founder*innen und dein Team! Schone deine Ressourcen. Das heißt auch, dass du die Pausen bewusst zur Regeneration nutzt und nicht, um schnell noch ein paar Vertriebstermine einzuschieben, dass du nachts nicht noch den operativen Kram abarbeitest, sondern dich erholst und früh ins Bett gehst. Für dich ist jetzt nur das Funding dran. Und Erholung. Sonst nichts.

5. Such dir eine(n) erfahrene(n) Begleiter*in

Den Weg, den du jetzt gehst, haben andere schon vor dir genommen. Nutze diese Erfahrungen. Mit erfahrenen Begleiter*innen an deiner Seite ist der Weg leichter. Suche dir einen Coach oder eine Mentorin, der/die die Prozesse kennt und dir sagen kann, was normal oder abwegig ist und verlässlich an deiner Seite steht. Das gibt dir Sicherheit.

6. Arbeite im Team

Teile deine Last mit deinen Co-Founder*innen und dem Team. Kommuniziere offen, wo ihr steht und was das Team jetzt tun kann, um dich bestmöglich zu unterstützen. Du musst nicht alles alleine schaffen (auch wenn dir deine „schwarzen Gedanken“ genau das vielleicht suggerieren wollen). Vertrau auf dein Team und gib Aufgaben bewusst ab. Gemeinsam seid ihr stärker.

7. Schaff einen War-Room

Gib dem Funding ein klares Zuhause. Schafft, wenn möglich, einen War-Room, in dem alles passiert, was mit dem Prozess zu tun hat. Damit stellst du sicher, dass das Funding nicht dein ganzes Leben übernimmt.

8. Sprich über das Worst-Case-Szenario

Zum War-Room gehört auch das Worst-Case-Szenario. Was ist das Schlimmste, das passieren kann? Geh diese Frage ernsthaft durch. Denn oft ist die maximale Fallhöhe weniger existenziell als vermutet. Und kombiniere diese Überlegungen mit einem „Pre-Mortem“: Angenommen das Funding ist total schiefgegangen: Was ist passiert? Wovor solltest du am meisten Angst haben? Was ist am wahrscheinlichsten? Wogegen kannst du was machen? Was hat die größten negativen Auswirkungen? Finde dann Lösungsansätze für all die Themen, die in deiner Hand liegen.

9. Starte früh und bleib flexibel

Funding-Runden lassen sich nur schwer planen. Je größer dein Spielraum, desto gelassener bleibst du. Mach dir klar, was dein eigentliches Ziel ist. Was für ein Unternehmen willst du schaffen? Was willst du wirklich erreichen? Und überlege dir dann, was valide Alternativen zur Funding-Runde sind. Denn: Viele Wege führen nach Rom.

10. Feiere Erfolge, auch die kleinen

Konzentriere dich nicht nur auf den großen Abschluss. Feiere jeden noch so kleinen Meilenstein, am besten im Team. Die ersten Pitchdecks sind raus, die ersten Termsheets, die Due Diligence startet …, all das sind Gründe zum Feiern.

Die Autorin Dorothea von Wichert-Nick unterstützt Start-ups und Gründer*innen mit ihrem Unternehmen volate dabei, neue Perspektiven zu entwickeln und ihre Führungsfähigkeiten an die sich ständig wandelnden Anforderungen anzupassen.

Sein(e) eigene(r) Chef*in zu sein, ist eine tolle Sache, aber auch eine extreme Verantwortung. Klappt etwas nicht, trägt man die volle Verantwortung und kann schnell das Gefühl bekommen, versagt zu haben. Als Gründer*in und Unternehmer*in muss man sich ständig beweisen. Anfangs arbeitet man oft in einer Art Einzelkämpfer*innenmentalität und investiert unermüdlich Zeit und Energie – erstaunlicherweise oft mit großer Freude. Doch sobald das Geschäft richtig Fahrt aufnimmt, stößt man schnell an die Grenzen der Arbeitskapazität eines kleinen Kernteams, das bislang mit blindem Verständnis fungiert hat.

Die nächste Herausforderung besteht darin, neue Mitarbeitende einzustellen und einzuarbeiten. Anstatt zu sinken, steigt die Belastung weiter. Nun steht man vor doppelter Verantwortung: Man muss nicht nur das Unternehmen und seine Vision am Markt verteidigen und durchsetzen, sondern auch das eigene Team führen und mitnehmen. Die zusätzliche Aufgabe der Mitarbeitendenführung führt häufig zu einer erhöhten psychischen Belastung, die sich auf die ohnehin schon hohe physische Belastung aus den langen Arbeitsstunden aufsetzt.

Viele Gründer*innen laufen in dieser Phase Gefahr, entscheidende Fehler zu machen und dann an Selbstzweifeln und Überforderung zu scheitern. Trotz eines gut laufenden operativen Geschäfts können die psychosozialen Herausforderungen überwältigend sein und letztlich zu einem Misserfolg führen.

Manchmal sind es kleine Fehlentscheidungen, die später das Aus eines Unternehmens bedeuten können. Neue Erkenntnisse, insbesondere aus den Neurowissenschaften, bieten wertvolle Einblicke in effektive Selbstführung und können als Katalysator für nachhaltigen persönlichen und geschäftlichen Erfolg dienen.

1. Stress und Überlastung (mit bewährten Methoden reduzieren)

Als Gründer*in bist du oft hohem Arbeits- und Entscheidungsdruck ausgesetzt, was zu chronischem Stress und Burnout führen kann. Chronischer Stress kann den Cortisolspiegel erhöhen, was dich auf Dauer krank macht und die kognitive Leistungsfähigkeit beeinträchtigt. Achtsamkeitsübungen reduzieren nachweislich den Cortisolspiegel und verbessern die kognitive Kontrolle. Das heißt, du kannst dein Gehirn fast wie einen Muskel auf Stressresilienz trainieren und bleibst unter Druck ruhiger und triffst bessere Entscheidungen. Nach nur acht Wochen Mediation ist beispielsweise nachweisbar, dass die Aktivität der rechten Amygdala deutlich abnimmt. Die Amygdala ist das Alarmsystem im Gehirn, und die rechte Amygdala ist vor allem dafür da, aus den Umgebungsreizen herauszufiltern, was Stress machen könnte und was Aufmerksamkeit kriegen soll. Auch deine Angst vorm Scheitern hat hier ihren Ursprung. Eine Reduktion der Tätigkeit der rechten Amygdala bedeutet nichts anderes, als dass uns Außenreize seltener stören. Mit anderen Worten: mehr Fokus! Regelmäßiger moderater Sport senkt zusätzlich Stresshormone und fördert das allgemeine Wohlbefinden.

2. Schlafmangel und falsches Essen (vermeiden)

Schlafmangel ist weitverbreitet und kann die Entscheidungsfindung, Kreativität und emotionale Stabilität beeinträchtigen. Vergiss den 5AM-Club, wenn du nicht um 22 Uhr ins Bett gehst. Denn der Effekt auf das Gehirn ist eindeutig: Schlafmangel macht dumm. Schlaf ist entscheidend für die Konsolidierung von Gedächtnisinhalten und die Wiederherstellung kognitiver Funktionen. Guter Schlaf, in Dauer und Schlafenszeit deinen individuellen biologischen Bedürfnissen folgend, ist aus neurowissenschaftlicher Sicht der zentrale Baustein effizienter Selbstführung für Gründer*innen. Auch wenn Schlafdisziplin in spannenden Zeiten und bei dem tollen Team, das du hast, oft schwerfällt, solltest du unbedingt darauf achten. Zentral meint in diesem Kontext wirklich zentral. Denn aus deinen individuellen, durch deine Biologie vorgegebenen Schlafenszeiten lassen sich die Zeitphasen ableiten, in denen du am leistungsfähigsten bist.

Verstehst und beachtest du den Zusammenhang zwischen zirkadianem Rhythmus und Produktivität, kannst du diese Hochleistungsphasen bewusst nutzen, um einen Flow-Zustand zu aktivieren, der bis zu fünf Mal mehr Produktivität verspricht. 500 Prozent Produktivitätssteigerung sind wirklich möglich, allerdings nur, wenn du dich nicht selbst durch deine Essgewohnheiten sabotierst. Deine Ernährung hat nämlich großen Einfluss auf deine Produktivität. Das gilt sowohl für die Menge und die Qualität als auch für die Essenszeiten. Es nützt dir nichts, deine Hochleistungsphasen zu kennen, wenn du deinen Körper durch zu schwere Ernährung zum falschen Zeitpunkt selbst sabotierst. Da ist unser Körper gnadenlos: Verdauung hat Vorrang vor Konzentration. Mit einer Portion Currywurst-Pommes oder Käse-Nachos im Magen hat dein Körper kaum Kapazität für Flow.

3. Dein persönliches Produktivitätsprofil erkennen (und nutzen)

Der zirkadiane Rhythmus ist unsere innere Uhr und beeinflusst Schlaf-Wach-Zyklen, Hormonproduk­tion, Körpertemperatur und unser Verhalten. Er hat einen großen Einfluss auf unsere Produktivität, da er bestimmt, wann wir geistig am fittesten oder müde sind. Das biblische „Alles hat seine Zeit“ kann deshalb tatsächlich physiologisch begründet werden. Unser Testosteronspiegel ist beispielsweise morgens am höchsten. Auch unser Cortisolspiegel ist in den frühen Morgenstunden (etwa um 6 bis 8 Uhr) am höchsten. Ein moderat hoher Cortisolspiegel am Morgen hilft, wach und aufmerksam zu sein, um den Tag zu beginnen. Ein chronisch erhöhter Cortisolspiegel stört dagegen den Schlaf-Wach-Zyklus. Um 4.30 Uhr wach zu liegen und Sorgen zu wälzen, hat einen Namen: Stress-induzierte Schlaflosigkeit. Es ist die durch den eigenen Körper ausgesprochene Einladung, mit einem/einer Coach oder Therapeut*in das Thema Stress zu diskutieren.

Aufbauend auf diesen natürlichen biologischen Zyklen habe ich gemeinsam mit meinem Team das „BioTimeBoxing“ entwickelt. Die Idee dieser Zeitmanagement- und Produktivitätstechnik ist, bestimmte Aufgaben in festgelegte Zeitintervalle zu legen. Dabei berücksichtigt man die individuellen physiologischen und mentalen Tagesrhythmus, identifiziert Höchstleistungsphasen des Tages und beugt durch klügere Planung einer Überforderung vor. Aus physiologischer Sicht gibt es auch Zeitphasen, in denen wir besonders konzentriert arbeiten und einen Flow-Zustand aktivieren können. Laut Forschung können wir in diesen Phasen bis zu fünf Mal produktiver sein als sonst.

4. Motivationsverlust und miese Laune verhindern (durch natürliches Dopamin)

Mangelnde Motivation zeigt sich auch bei Gründer*innen in der gefürchteten Prokrastination. Wir fangen lieber gar nicht erst mit der schwierigen Aufgabe an. Wir drücken uns genauso gern darum, den neuen Businessplan oder die Präsentation für die Investor*innen fertigzustellen, wie davor, dem/der Mitarbeitenden in der Probezeit zu sagen, dass er/sie doch nicht ins Team passt. Das eine ist kognitiv herausfordernd, das andere macht uns schlechte Gefühle. Beides will unser Gehirn vermeiden. Kurzfristig fühlen wir uns zwar besser, weil wir die Aufgabe nicht angehen müssen. Aber schon mittelfristig sorgt die Entscheidung für Frust und miese Laune. Prokrastination ist allerdings kein Bug unseres Gehirns, sondern ein Feature. Denn unser Gehirn will uns jetzt vor schlechter Stimmung bewahren, es pfeift gern mal auf morgen.

Aber auch Motivation hat eine physiologische Grundlage: den Botenstoff Dopamin, den wir über unser Belohnungssystem aktivieren können. Denn wenn wir ein Ziel verfolgen, wird Dopamin freigesetzt, was uns antreibt und zu Handlungen motiviert. Es fördert die Lust an der Aufgabenbewältigung und an Erfolgen. Im Gegensatz zur verbreiteten Meinung wird Dopamin nicht nach Erreichen des Ziels (als Belohnung) freigesetzt, sondern im Gegenteil, davor. Dazu muss das Ziel allerdings für uns passend sein. Bei der Formulierung unserer Ziele müssen wir für den passenden Dopaminschub sorgen, um unser evolutionär auf Prokrastination programmiertes Denkorgan mit seinen eigenen Mitteln zu schlagen:

• Setze dir klare und spezifische Ziele: Anstatt „Ich will mein Start-up wachsen lassen“, ist „Ich möchte innerhalb der nächsten drei Monate zehn neue Kund*innen gewinnen“ effektiver. Formuliere deine Ziele positiv: Statt „Ich möchte weniger Zeit mit ineffizienten Meetings verschwenden“, ist „Ich möchte jede Woche eine Stunde für fokussierte Produktentwicklung einplanen“ effektiver. Klare Ziele erleichtern es dem Gehirn, eine konkrete Handlung zu planen und durchzuführen – vor allem wenn jedes Zwischenziel auf eine große Vision einzahlt.
• Über erreichbare Zwischenziele zu einer großen Vision und umgekehrt: Durch die Unterteilung in kleinere, erreichbare Zwischenziele wird die kontinuierliche Freisetzung von Dopamin gefördert. Jeder kleine Erfolg sorgt für einen Schub und motiviert zum Weitermachen. Das Endziel ist deine große Vision von dem, was du erreichen möchtest. Und jetzt kommt ein entscheidender Trick. Mit einer Technik namens Visionskaskade kannst du dir klarmachen, wie jede Aufgabe, beispielsweise die nervige Präsentation, auf das Endziel einzahlt und dadurch Dopamin im Überfluss generieren. Wie das genau funktioniert, beschreibe ich in meinem Buch „Follow Your Flow“ (s. Tipp am Ende des Beitrags). Auch wie du deine persönlichen Produktivzeiten findest und optimal nutzen kannst, um deine Ziele mit und nicht gegen deinen Körper zu erreichen, erkläre ich dir step-by-step. So kannst du zwar auch als Gründer*in dem Tag nicht mehr Stunden geben, aber du kannst deine Zeit effizienter nutzen und deine Ziele stressfreier erreichen.

Du schaffst das (wenn du Ratschläge annimmst)

Ich habe selbst als junger Gründer jede dieser Phasen durchlebt und überlebt. Inzwischen müsste ich nachzählen, wie viele Unternehmen ich gegründet habe, aber ich kann dir deshalb versprechen: Du schaffst das auch. Ich habe mich vielleicht zu sehr auf Trial and Error verlassen und musste beispielsweise mit einer unglaublichen Prokrastinationsphase für meine Doktorarbeit bezahlen. Mein Rat: Hör auf das, was dir erfolgreiche Gründer*innen raten – nicht auf diejenigen, die selbst am Rande ihrer Kräfte sind und eigentlich aufgeben möchten; aber bleib vor allem in deinem eigenen Rhythmus.

Wenn du deinem Körper durch ausreichend Schlaf und eine gute Ernährung genügend Energie zuführst und deinen Tag richtig planst, gelangst du zur richtigen Zeit in den Flow-­Zustand. Dadurch steigerst du deine Wirksamkeit um ein Vielfaches. Diese Wirksamkeit bringt dich nach vorn und gibt Ruhe für gute Entscheidungen. Mit der Zeit wird es immer einfacher, wenn du weißt, wie es richtig gemacht wird, und du wirst jede deiner Aufgaben erfolgreich bewältigen. Fortschritte stellen sich dann systematisch ein. Statt „Fake it till you make it“ gilt daher besser: „Flow it till you make it.“

Der Autor Dr. Frederik Hümmeke ist Experte in den Bereichen Coaching, Leadership, Konfliktbewältigung, Krisenmanagement und Buchautor von:
Follow your Flow. Mit neuster Forschung und erprobten Praxistipps wirklich wirksam und zufrieden werden. ISBN: 978-3-86470-988-3, Books4success 2024, 19,19 Euro (Taschenbuch), 17,99 Euro (eBook)

Das Thema Internetsicherheit bleibt für Geschäftsinhaber auf der ganzen Welt weiterhin ein wichtiges Anliegen. Das Jahr markierte einen Anstieg der Betrugsfälle gegen kleine Unternehmen, vor allem aber gegen kleine und mittelständische Unternehmen (KMUs). Ein Bericht von Interpol vom Anfang des Jahres zeigte, dass Cyberkriminelle ihre Angriffe auf Ziele von Einzelpersonen und kleinen Unternehmen bis hin zu Großunternehmen, Regierungen und kritischen Infrastrukturen ausgeweitet haben. Aber wie kann man sich schützen? Hier sind drei Strategien, die Sie anwenden können, um Ihr Unternehmen in Zukunft zu schützen.

Verwenden Sie ein VPN

Während Business-VPNs eine ähnliche Funktion wie Verbraucher-VPNs erfüllen, gibt es einige wichtige Unterschiede. Zunächst einmal sind sie darauf ausgelegt, die Privatsphäre des gesamten Unternehmens zu schützen und sie bieten zusätzlichen Schutz vor Überwachung und Hacking. Verbraucher-VPNs werden in der Regel für individuelle Vorlieben wie das Entsperren einer Website oder eines Dienstes verwendet, während Geschäfts-VPNs für die Sicherheit und den Schutz von Daten im Unternehmen eingesetzt werden. Vorteilhaft ist es, ein VPN kostenlos zu testen, um die Funktionalität zu erforschen.

VPNs können verwendet werden, um auf regional eingeschränkte Websites zuzugreifen, Ihre Browsing-Aktivitäten vor neugierigen Blicken in öffentlichen WLANs zu schützen und vieles mehr. Heutzutage sind VPNs sehr beliebt, aber nicht aus den Gründen, aus denen sie ursprünglich geschaffen wurden. Ursprünglich waren sie nur ein Weg, um Geschäftsnetzwerke sicher über das Internet miteinander zu verbinden oder Ihnen den Zugriff auf ein Geschäftsnetzwerk von zu Hause aus zu ermöglichen.

Schützen Sie Ihre Systeme

Die meisten Cyber-Angriffe kommen in Form von Software, die auf die eine oder andere Weise auf Ihren Systemen installiert ist. Sie können die Risiken solcher Angriffe drastisch reduzieren, indem Sie einfach sicherstellen, dass Sie die richtige Antiviren-Software installiert und aktualisiert haben. Letzteres ist besonders wichtig, da jeden Tag neue Viren entwickelt und im Internet verkauft werden. Wenn Ihre Antivirus-Software nicht auf dem neuesten Stand gehalten wird, verpasst sie möglicherweise einfach ein schädliches Programm.

Außerdem ist es wichtig, regelmäßig Backups von wichtigen Daten zu erstellen und sichere Passwörter für alle Ihre Geräte zu verwenden. Unter Umständen genügt es einem Angreifer, sich Zugang zu einem Gerät zu verschaffen, das von einem Mitarbeiter genutzt wird, der ein schlechtes Passwort verwendet oder es versäumt, die Multi-Faktor-Authentifizierung für Geräte und Konten zu nutzen. Selbst wenn Ihr Unternehmen nicht groß genug ist, um eine vollwertige IT-Abteilung zu beschäftigen, sollten Sie Ihre Mitarbeiter dahingehend aufmerksam machen, die notwendigen Schritte zur Sicherheit zu unternehmen.

Achten Sie auf E-Mails

Heutzutage werden viele Cybersecurity-Angriffe in Form von Social Engineering durchgeführt. Dabei werden sorgfältig gestaltete E-Mails und Anrufe verwendet, um Ihre Mitarbeiter dazu zu bringen, den Hackern Zugang zu gewähren, indem sie entweder Malware installieren oder Anmeldedaten auf von den Hackern kontrollierten Webseiten preisgeben.

Social Engineering ist die Kunst, Menschen zu manipulieren, damit sie vertrauliche Informationen preisgeben. Die Art der Informationen nach denen diese Kriminellen suchen, kann variieren, aber wenn Einzelpersonen ins Visier genommen werden wird versucht ihnen Ihre Passwörter oder Bankdaten herauszulocken, oder sich Zugang zu Ihrem Computer zu verschaffen, um heimlich bösartige Software zu installieren.

Kriminelle verwenden Social-Engineering Taktiken, weil es in der Regel einfacher ist, Ihre natürliche Neigung zum Vertrauen auszunutzen, als Wege zu finden, Ihre Software zu hacken. Es ist zum Beispiel viel einfacher jemanden dazu zu bringen Ihnen sein Passwort zu geben, als zu versuchen sein Passwort zu hacken (es sei denn, das Passwort ist wirklich schwach).

Seriöse Unternehmen und Organisationen kontaktieren Sie nicht, um Ihnen Hilfe anzubieten. Wenn Sie den Absender nicht ausdrücklich um Hilfe gebeten haben, betrachten Sie jedes Angebot zur "Hilfe" bei der Wiederherstellung der Kreditwürdigkeit, der Refinanzierung eines Hauses, der Beantwortung Ihrer Frage usw. als Betrug. Wenn Sie eine Bitte um Hilfe von einer Wohltätigkeitsorganisation erhalten, zu der Sie keine Beziehung haben, sollten Sie diese ebenfalls löschen. Suchen Sie selbst nach seriösen Wohltätigkeitsorganisationen, um nicht auf einen Betrug hereinzufallen.

Schlussfolgerung

Für die deutliche Zunahme von Cyber-Betrug und Malware-Angriffen in diesem Jahr sind viele Faktoren verantwortlich. Die Tatsache, dass die meisten Menschen von zu Hause aus arbeiten, dürfte jedoch einen großen Anteil daran haben. Zum Unterschied vom Büro, wo es einfach ist, die IT-Mitarbeiter um Rat zu fragen, nehmen viele einfach eine Do-it-yourself Haltung ein und machen dadurch mehr Fehler. Obwohl die Menschen immer schlauer im Umgang mit ihren Daten werden, und die Technologie es einfacher gemacht hat, sind diese Praktiken nicht alltäglich. Schärfen Sie Ihr Bewusstsein für die Bedeutung des Datenschutzes und schützen Sie Ihre persönlichen Daten noch heute.

Als Trend nicht erst seit gestern diskutiert und doch noch längst nicht von allen Ernst genug genommen: Die elementare Rolle digitaler Lösungen für Firmen. Doch durch die Auswirkungen der Pandemie auf den Business-Alltag ist die Diskussion um die Bedeutung smarter Unternehmens-Software auch unter Digitalisierungsmuffeln in den Führungsetagen neu aufgeflammt. 


Digitale Lösungen unterstützen Firmen in vielerlei Hinsicht: Sie ermöglichen es, dezentral zu arbeiten und fördern so Flexibilität und Agilität, sowie die Zukunfts- und Krisenresistenz eines Unternehmens. Da durch den Ausbruch der Corona-Pandemie auf einen Schlag zahllose Angestellte plötzlich remote arbeiten mussten, haben vor allem Task-Management-Tools in den vergangenen Monaten einen Aufschwung erlebt.

Task-Management-Software unterstützt dich dabei, Aufgaben besser zu planen, Projekte schneller und effizienter abzuschließen und ohne Brüche mit deinem Team zu kommunizieren.

Zeit, sich die fünf größten Vorteile einer guten Task-Management-Software genauer anzuschauen: 


1. Alle Infos an einem Platz

Stets den Überblick über ein Projekt zu behalten ist die Grundlage eines reibungslosen Arbeitsalltags und produktiver Abläufe – egal in welcher Branche oder Abteilung. 
Eine gute Task-Management-Software sollte daher auf einen Blick zeigen, welche einzelnen Aufgaben ein Projekt umfasst und wie viele davon bereits abgeschlossen, in Arbeit oder noch unangetastet sind.

Die Option für alle Beteiligten des Projekts, einzelnen Aufgaben Kommentare hinzuzufügen, kann dazu beitragen, das E-Mail-Postfach zu schonen, indem kurze Abstimmungen über einen „digitalen kurzen Dienstweg“, den Kommentaren, erledigt werden. So befinden sich stets alle Informationen zu einem Projekt kontextbezogen und an einem Platz: Im Task-Management-Tool. Diese kontextbezogene Kommunikation kann die Konzentration der Kollegen verbessern, da sie nicht für ein und dasselbe Projekt immer wieder in verschiedene Oberflächen „springen“ müssen, beispielsweise das erwähnte E-Mail-Postfach, den Unternehmens-Chat mit den Kollegen oder auch die eigene analoge To-do-Liste.

Außerdem macht die zentrale Anordnung der Kommunikation um ein Projekt oder eine bestimmte Aufgabe herum Entscheidungen und beschlossene Maßnahmen für alle Beteiligten transparent und nachvollziehbar. Auch ein Teammitglied, das beispielsweise aus dem Urlaub zurückkehrt, braucht keinen zusätzlichen Update-Termin, um den Projektfortschritt zu verstehen – ein Blick in das Task-Management-Tool genügt, um nachzuvollziehen, was wann diskutiert und entschieden wurde und warum.


2. Überblick für andere Teammitglieder

„Business as usual“ bedeutete für die meisten Firmen vor einigen Jahrzehnten etwas ganz anderes als heute. Die Ausweitung des Geschäfts auf verschiedene Firmenstandorte und zunehmende Internationalisierung führen dazu, dass Kollegen, die gemeinsam an einem Projekt arbeiten, immer häufiger nicht nebeneinander in demselben Büro, vielleicht sogar nicht einmal im selben Land, sitzen. Gleichzeitig haben sich die Arbeitsweisen und Ansprüche von Mitarbeitern im Zuge der New-Work-Ära gewandelt: Flexiblere Arbeitszeiten und Homeoffice sind hierbei nur zwei populäre Beispiele. Erfolgreiches Teamwork braucht unter diesen Umständen ein hohes Maß an Transparenz und einfache Kommunikationswege, die die Grenzen der physischen Distanz überbrücken.


Innerhalb eines zentralen Task-Management-Tools, auf das dezentral sämtliche Mitarbeiter eines Projekts zugreifen können, ist der Status quo eines Prozesses stets vermerkt. Wenn also meine Kollegin aus den USA während ihrer Arbeitszeit eine Aufgabe erledigen konnte, passiert das für mich aufgrund der Zeitverschiebung womöglich „über Nacht“. Dennoch bin ich nicht gezwungen, bis zum Beginn ihrer Arbeitszeit an „meinem“ Nachmittag zu warten, um mich von ihr updaten zu lassen. Im Task-Management-Tool sehe ich auf den ersten Blick, welche Aufgaben noch offen sind oder erkenne anhand von Kommentaren, wo etwas hakt. 
Mit einem Task-Management-Tool gelingt Teamwork in einem Projekt unabhängig von Ort und Zeit und alle Mitarbeiter sind stets im Bilde über den Status quo. 


3. Überblick für das Management

Überwiegend schätzen und erwarten Mitarbeiter, dass sie eigenverantwortlich arbeiten können. Dadurch werden jedoch detaillierte Statusreports an den Vorgesetzten notwendig, damit das Management den Gesamtüberblick behält. Ein Task-Management-Tool kann hier unterstützen, denn es gewährt nicht nur den aktiv bei der Realisierung eines Projekts beteiligten Teammitgliedern, sondern auch den Vorgesetzten Einblick über den Fortschritt einzelner Aufgaben.
Selten geschätztem Micromanagement wird so die Notwendigkeit entzogen und Teams, egal ob mit flachen oder stärker ausgeprägten Hierarchien, bleiben produktiv und ihre Mitglieder über alle Level optimal informiert.


4. Verschiedene Stati einer Aufgabe darstellen

Um ein Projekt optimal planen und steuern zu können, braucht es ein tiefes Verständnis davon, welche Zwischenschritte für die Umsetzung nötig sind. Hierfür lohnt es sich, bei der Auswahl eines Task-Management-Tools darauf zu achten, dass die Aufteilung der jeweiligen Stati so flexibel und individuell wie möglich gestaltet ist. Denn während für das eine Projekt und dessen beauftragtes Team die Schritte „offen“, „in Bearbeitung“, „abgeschlossen“ genügen, braucht es bei einem anderen Auftrag beispielsweise noch einen Reiter „Zwischenziele“, „Wiederkehrende Aufgaben“ – oder etwas ganz anderes. Ein gutes Task-Management-Tool ermöglicht es so, alle notwendigen Zwischenschritte und jedes Unterprojekt übersichtlich darzustellen und auf den ersten Blick zu erfassen. 


5. Mithilfe von Automatisierungen To-dos erstellen

Aufgaben und neue To-dos ergeben sich für die meisten von uns heute aus unterschiedlichsten Quellen: Per Mail oder telefonisch kommen beispielsweise Aufträge der Kunden rein, über den Firmen-Chat erreicht uns Feedback von Kollegen, das umgesetzt werden muss. In einem Meeting ergeben sich weitere Tasks zur Projektrealisierung. Dazu kommen in manchen anderen Unternehmen Ticketing-Tools oder ein Web-Client, über den Kundenanfragen an die Mitarbeiter gestellt werden – die Quellen, aus denen die Aufgaben kommen können, sind vielfältig. Um das bereits erwähnte „Springen“ in unterschiedliche Oberflächen zu vermeiden, den Fokus und die Produktivität hoch zu halten, sind Automationen, die neue To-dos direkt in ein Task-Management-Tool speisen, von enormem Wert. Dies gelingt über Integrationen beispielsweise mit den Anbietern zuvor genannter Lösungen wie einem E-Mail-Client, einem Chat- oder Ticketing-Tool.
Die Task-Management-Software wird so zum Dreh- und Angelpunkt für die Mitarbeiter, in der alle Aufgaben händisch oder automatisiert zusammenlaufen und gebündelt werden. Von dort aus kann das Teammitglied alle Tasks sortieren und priorisieren, wie es individuell gebraucht wird. So kann sich der Mensch mithilfe smarter Technologie das Arbeiten erleichtern und Fokus und Produktivität steigern.

Der Autor Michael Hollauf ist Gründer und CEO von MeisterTask, einem Online-Task-Management-Tool für Teams

Laut einer branchenübergreifenden PwC-Studie war bereits jedes siebte Start-up-Unternehmen Opfer eines Cyber-Angriffs. Diese Zahl bezieht sich auf den Zeitraum 2014 bis 2017 und dürfte aufgrund der allgemeinen Zunahme von Cyber-Attacken heute noch deutlich höher liegen. Das zentrale Einfallstor für Kriminelle sind nach wie vor unsichere Passwörter. Mit einem Password-Management-System lässt sich dieser Problematik jedoch begegnen.

Alarmierende Faktenlage

Laut PwC fühlt sich knapp die Hälfte aller Start-up-Chefs durch Cyber-Attacken bedroht. Dass diese Sorge begründet ist, unterstreicht eine Umfrage des VDE (Verband der Elektroindustrie) aus dem Jahr 2019. Demnach verzeichnen bereits 37 Prozent der kleinen Unternehmen (bis 50 Mitarbeiter), welche insbesondere aus dem innovativen Start-up-Bereich kommen, einen Sicherheitsvorfall. Die wesentliche Motivation der Angreifer sei es, an das Know-how der jungen Unternehmen zu gelangen. Obwohl Anwendern sehrwohl bewusst ist, dass unsichere Passwörter eine erhebliche Schwachstelle darstellen, war das beliebteste Passwort im Jahr 2018 laut Hasso-Plattner-Institut erneut die Ziffernfolge „123456“ (Quelle).

Unter Betrachtung all dieser Faktoren liegt es auf der Hand, dass professionelles Password Management höchste Priorität genießen sollte. Entsprechende Systeme müssen jedoch einige Anforderungen erfüllen, um den Ansprüchen von Start-ups zu genügen. Der Schlüssel ist hierbei die Vereinbarkeit von Wachstum und Sicherheit. Befolgen junge Unternehmen die nachfolgenden Tipps, lässt sich dieser Balanceakt schaffen.

Tipp 1: Flexible, allumfassende Lösung auswählen

Start-up-Unternehmen kennen oftmals keine festen Bürozeiten oder definierte Arbeitsorte. Das Team arbeitet mit Hochdruck daran, die Marke groß zu machen. Also muss die Verfügbarkeit der Unternehmensdaten jederzeit und überall gegeben sein - ob in der Bahn, im Home-Office oder beim spontanen Online Meeting. Um in Szenarien dieser Art für vollständige Sicherheit sorgen zu können, muss ein Password-Management-System sämtliche Zugangspunkte abdecken. Dies gilt gleichermaßen für Cloud- und On-Premise-Anwendungen wie für den Online- und Offline-Zugriff. Am besten lässt sich die Anforderung über Add-ons für verschiedene Browser und Apps für den mobilen Datenzugriff umsetzen.

Tipp 2: Produktivität nicht aus den Augen verlieren

Bei der Verwaltung von Passwörtern spielen zwei Aspekte eine Rolle. Während der IT-Fokus auf dem größtmöglichen Schutz von Unternehmensdaten liegt, möchten die agilen Start-up-Mitarbeiter ihre Arbeit schnell und einfach erledigen. Langwierige Authentifizierungsprozesse sind deshalb fehl am Platz. Vielmehr muss das Password Management zeitsparend sein. Selbst, wenn im Hintergrund ein komplexes System zum Einsatz kommt, sollten die Anwender dies nicht bemerken. Junge Unternehmen entscheiden sich daher am besten für eine selbsterklärende, leicht zu bedienende Lösung. Hierdurch vermeiden sie Schulungsaufwände und lange Einarbeitungszeiten. Zudem wird das Onboarding neuer Angestellter vereinfacht.

Tipp 3: Zentrales Rechtemanagement in den Vordergrund stellen

Es ist keine Seltenheit, dass die „Allround-Mitarbeiter“ von jungen Unternehmen dutzende Accounts besitzen. Viele dieser Zugänge erfordern darüber hinaus einen regelmäßigen Passwortwechsel. Es ist daher nur menschlich, bei der Passwortvergabe den Weg des geringsten Widerstands zu gehen. Um hier die Kontrolle zu behalten, ist ein zentrales Rechtemanagement-System, das sämtliche Vorgänge überwacht, unabdingbar. Nicht selten werden Zugangsdaten außerdem mit Kollegen geteilt. Unterstützt das Password-Management-System Single Sign-on und ein Mehraugenprinzip, so stellt auch dies kein Problem mehr dar.

Tipp 4: In kleinen Schritten beginnen

Insbesondere bei neu gegründeten Unternehmen sind Budgets naturgemäß begrenzt. Start-ups sollten daher auch beim Password Management ausschließlich für die Features bezahlen, die sie tatsächlich benötigen. Besonders geeignet sind Systeme mit kostengünstigen Einstiegsversionen. Diese beinhalten einerseits die wichtigsten Basisfunktionen wie eine zentrale Teamdatenbank und Single Sign-on. Auf der anderen Seite lassen sie sich bei Bedarf auf einfache Weise upgraden.

Tipp 5: Skalierbarkeit beachten

Password-Management-Systeme müssen mit dem Wachstum von Start-ups mithalten können. In diesem Punkt empfehlen sich insbesondere Lösungen, die über eine Multi-Tier-Architektur verfügen. Software, die auf diesem Schichtenmodell basiert, lässt sich optimal an veränderte Rahmenbedingungen anpassen. Unternehmen bleiben somit jederzeit flexibel.

Fazit: Sicherheit und Benutzerfreundlichkeit gleichermaßen wichtig

Die Sicherheit von Unternehmensdaten kann nur dann garantiert werden, wenn jeder Zugangspunkt kontrollierbar ist. Ohne Software-Unterstützung ist dies kaum noch realisierbar. Bevor der IT-Bereich jedoch mit dem Management von Identitäten und Passwörtern beginnt, sollten die Anforderungen an das System klar definiert sein. Letztlich gilt es, einen Abgleich zwischen Sicherheitsaspekten und den Anforderungen der Mitarbeiter vorzunehmen. Denn nur Lösungen mit hoher Akzeptanz und Praxistauglichkeit bieten die Möglichkeit, das Sicherheitsniveau in Start-ups nachhaltig zu steigern.

Der Autor Thomas Malchar ist CEO der MATESO GmbH. Das Unternehmen bietet mit Password Safe eine Verschlüsselungs-Software zur Verwaltung von Identitäten, Passwörtern und Dokumenten.

Gründer gehen in ihren Start-ups neue kreative Wege, so auch im Bereich der Mitarbeiterführung. Ein innovativer Weg besteht in der Einführung soziokratischer Grundsätze. Der Begriff „Soziokratie“ setzt sich zusammen aus dem lateinischen „socius“, dem Gefährten, und dem griechischen „kratein“, dem Regieren. Er findet sich bereits bei dem französischen Philosophen Auguste Comté, der auch den Begriff „Soziologie“ prägte.

Gleichwertigkeit als Fundament

Entscheidender Aspekt des soziokratischen Modells ist die Gleichwertigkeit aller Beteiligten. Es geht um Gleichberechtigung, Transparenz und Partnerschaftlichkeit in der Mitarbeiterführung. In einem Team zum Beispiel agieren und diskutieren alle Mitglieder auf Augenhöhe und können in Entscheidungsprozessen denselben Stimmenanteil geltend machen. Unter bestimmten Voraussetzungen kann ein Teammitglied mit einer Art Veto-Recht sogar eine Teamentscheidung zum Einsturz bringen. Es versteht sich von selbst, dass sich solch ein Modell nur erfolgreich um- und einsetzen lässt, wenn alle Teilnehmer intensiv und nachhaltig darauf vorbereitet werden. Bereits 1994 hat Stefan Kühl in seinem Buch „Wenn die Affen den Zoo regieren“ die Vorteile, aber auch die Tücken und Nachteile der flachen Hierarchien beschrieben. Der Versuch, eine höhere Wertschöpfung zu erzielen, indem den Mitarbeitern mehr Eigenverantwortung übertragen und das Unternehmen zu einer selbstlernenden Organisation entwickelt wird, kann in sein Gegenteil umschlagen. Allerdings: Wenn du als Gründer die folgenden 10 Schritte beachtest, vermeidest du den Ausbruch des Chaos in deinem „Zoo“.

Social Software beschreibt die Kommunikation und Zusammenarbeit im Unternehmen über das Internet mit den Techniken von Social Media. Prozesse und Arbeitsabläufe werden transparenter, nachvollziehbarer und Mitarbeiter können sich einfacher vernetzen und ihr Wissen austauschen. Social Software gliedert sich hauptsächlich in die Bereiche Kommunikation (Instant Messaging, Direktnachrichten), Kollaboration (Social Network, Projektmanagement, Issue-Tracking-System), Suche & Indexierung (Kontextsuche, Tagging, Vorschläge) sowie Wissensmanagement (Wiki, Blog, Dokumenten-Management-System).

Für Start-ups und KMU bieten sich dank Social Software große Einsparungspotenziale und Produktivitätssteigerungen. Die Einführung von Social Software kann aber nur dann erfolgreich sein, wenn der Anwender mit seinen Anforderungen im Mittelpunkt steht.

Hier sind die 10 Erfolgsfaktoren bei der Einführung einer neuen Unternehmens-Software:

1. Einführung aktiv vorantreiben

Als Geschäftsführer sollten Sie die Einführung (mit) vorantreiben und für die neue Software bei Ihren Mitarbeitern werben. Sie haben auch die Aufgabe, die Projektleitung zu unterstützen und zu motivieren. Ebenso wichtig sind Meinungsführer, die im Zuge der Einführung vorangehen und sich vernetzen. Ein erfolgreiches Social-Software-Projekt braucht Enthusiasten, die für ihr Engagement honoriert werden (z.B. durch Anerkennung und Profilierung als Experte). So wird die Einführung von Social Software eine Bewegung, die das ganze Unternehmen langsam und stetig durchdringt, später vielleicht sogar in der Kommunikation mit Kunden und Partnern.

2. Änderung von Abläufen einplanen

Es muss klar sein, dass die neue Software auch Änderungen von Abläufen nach sich ziehen wird. Fast jede Änderung in Abläufen erzeugt Angst oder Vorbehalte bei den Betroffenen. Und so ist es eine wichtige Aufgabe, aus den Betroffenen Beteiligte zu machen, die Änderungen in ihrem Arbeitsgebiet als Chance sehen und aktiv vorantreiben. Hierbei ist es sehr sinnvoll auf die Berater eines Softwareanbieters zurückzugreifen, die Erfahrung in der Prozessanalyse haben und bei Bedarf weitere Informationen und Schulungen anbieten.

3. Key User einbeziehen

Die Einbeziehung von Key Usern, sprich Multiplikatoren, bereits in der Konzeptphase bewirkt, dass keine Prozesse und darauf basierend Verfahren konzipiert werden, die am Geschäft vorbei laufen. Dadurch wird von Anfang an die Praktikabilität als auch die Akzeptanz von Social Software gefördert. Diese Leute sind dann auch eine große Hilfe bei der Einführung und für die Zeit danach. Dies gilt auch dann, wenn die Entscheidung für eine bestimmte Lösung noch nicht gefallen ist.

4. Dokumentation erstellen

Mit der Einführung einer neuen Software hat das Unternehmen die Chance, den Mitarbeitern eine ausführliche Dokumentation der Prozessabläufe zur Verfügung zu stellen. Das ist häufig auch ein großer Vorteil gegenüber dem „alten Stand“, weil Dokumentationen über Prozesse und Verfahren häufig lückenhaft sind oder komplett fehlen. Gerade bei kleineren Unternehmen sind diese Fragen noch nicht im Rahmen eines Qualitätsmanagement erfasst.

5. Internen Projektleiter benennen

Eine Person aus Ihrem Unternehmen sollte zum internen Projektleiter ernannt werden. Dieser Mitarbeiter hat die Aufgabe, die notwendigen Änderungen an den Geschäftsprozessen zu koordinieren und als Ansprechpartner für den Softwareanbieter zu dienen. Ein gewisses Maß an IT-Wissen ist vorteilhaft, um mit den Anbieter auf Augenhöhe diskutieren zu können. Die Rolle des Projektleiters kann im Einzelfall auch durch einen vertrauenswürdigen unabhängigen Berater übernommen werden, mit dem die Statements der Softwarelieferanten besprochen werden können.


6. Tests und Schulungen

Eine angemessene Test- und Schulungsphase, in der Mitarbeiter geschult und die Abläufe getestet werden, ist sehr zu empfehlen. Fast jede Software muss auf das Unternehmen angepasst werden, und auch die Zugriffsrechte der einzelnen Benutzer passen in der Regel nicht von Anfang an, so dass für jede Abteilung einige Durchläufe eingeplant werden sollten. Weiterführende Informationen des Softwareanbieters, z.B. in Form von Kurzanleitungen, Videos und Infografiken, sollten für jeden Mitarbeiter zugänglich und leicht verständlich sein.


7. Positives Beispiel kommunizieren

Für einige Mitarbeiter werden sich durch neue Software organisatorische Änderungen ergeben, die zunächst als negativ empfunden werden. Suchen Sie sich also eine Abteilung, die eindeutig von der neuen Software profitiert, wie etwa Vertrieb oder Back Office. Stellen Sie sicher, dass diese Abteilung vom ersten Tag an aktiv mit der Software arbeitet. Nutzen die Erfahrungen dieser Abteilung als positives Beispiel, um weitere Bereiche des Unternehmens davon zu begeistern.

8. Offenheit und Verständnis vermitteln

Um das Projekt erfolgreich zu gestalten muss von Anfang an klar sein, dass das laufende Geschäft weitergeht – und die Einführung der neuen Software „on Top“ kommt. Damit diese Mehrbelastung durch die Belegschaft getragen wird, ist es wichtig, die Vorteile der neuen Software für das gesamte Unternehmen her-auszuarbeiten. Der Mehrwert (z.B. Zeitersparnis, weniger E-Mails, permanente Verfügbarkeit von Daten) muss den Beschäftigten nachvollziehbar vermittelt werden, damit sie die Software annehmen und aktiv unterstützen.

9. Keine Insellösungen basteln

Social Software dient der besseren, vereinfachten Zusammenarbeit und Kommunikation von Mitarbeitern. Daher müssen alle Mitarbeiter – sofort oder in Etappen – einen Zugang erhalten. Der Einsatzbereich ist vor allem interdisziplinär sinnvoll und sollte somit abteilungsübergreifend vom Vertrieb, über IT bis zur Personalabteilung stattfinden. Oftmals sehen Unternehmen den Einsatz von Social Software nur für technikaffine Mitarbeiter vor oder sie vergessen die Einbindung von weniger am Produkt oder der Dienstleistung beteiligten Mitarbeiter (z.B. Buchhaltung). Um erfolgreiche Social Collaboration zu betreiben, muss jedoch jeder Mitarbeiter eingebunden werden.

10. Ergebnisse evaluieren

Um eine dauerhaft erfolgreiche Nutzung der Software zu gewährleisten, sollten die Ergebnisse regelmäßig analysiert werden. Wie aktiv wird die Lösung genutzt? Ergeben sich weitere Einsatzmöglichkeiten? Der Vergleich von geplanten und tatsächlichen Zielen hilft, die Maßnahmen entsprechend der veränderten Gegebenheiten anzupassen. Social Collaboration ist ein dynamischer Prozess, dessen Strategie kontinuierlich der jeweiligen Unternehmensbedürfnisse angepasst werden muss.

Wozu eine teure Software, wenn ein Excel-Sheet ohne zeitraubende Schulungen das Gleiche leistet? Projekte einfach machen bedeutet: Sie arbeiten nur mit effektiv zielführenden Instrumenten und Methoden. In jedem Fall mit klarer Struktur. Verbindliche Absprachen, regelmäßige Meetings, intuitive Vorlagen: So werden Ihre Projekte unkompliziert und profitabel – und auch unerfahrenere Mitarbeiter haben die Chance, hier gute Ergebnisse zu erzielen. Diese 10 Schritte helfen Ihnen dabei, Projektmanagement von Anfang an effektiv zu gestalten.

Schritt 1: Legen Sie die Ziele und Leitlinien für Ihr Projektmanagement fest.

Einfaches Projektmanagement leistet so viel wie das jeweilige Unternehmen benötigt. Nicht mehr und nicht weniger. Die Orientierung an einem Projektmanagement-Standard ist dabei sicher sinnvoll. Aber eben nur die Orientierung. Die Musik spielt in der Passgenauigkeit der Projektstruktur zu Ihrem Unternehmen. Klären Sie vorab einige wichtige Fragen, wie etwa: Was sind die Ziele für unser Projektmanagement? Wo stehen wir jetzt? Was erwarten wir – was unsere Kunden? Auf Basis dieser Antworten helfen Leitlinien, das richtige Maß an Projektmanagement zu definieren.

Schritt 2: Definieren Sie, was Sie in Ihrem Unternehmen als Projekt bezeichnen.

Legen Sie präzise fest, was in Ihrem Unternehmen ein Projekt ist und was nicht. Außergewöhnliche, komplexe Vorhaben von strategischer und/oder wirtschaftlicher Bedeutung sollten als Projekt geführt werden. Definieren Sie dabei eine Mindestgröße in Hinblick auf Budget und Ressourcen: Kleinere Unternehmen gehen von fünf Personentagen oder 5000 Euro aus, Konzerne nicht selten vom Zwanzigfachen dieses Werts. Entscheidend ist: Was passt zu Ihrem Unternehmen?
Hierzu einige Projektmanagement-Tipps:

• Nutzen Sie nur die „best-ofs“ etablierter Methoden – Ihre Ziele immer im Blick. So halten Sie Termine und Budgets ein und machen Projekte bzw. Projektmanagement erfolgreich.
• Setzen Sie auch bei projektähnlichen Aufgaben eine abgespeckte Version des Werkzeugkoffers ein, die weniger Know-how erfordert und den Bearbeitungsaufwand weiter reduziert. Struktur, Professionalität und ein bisschen Projekt-Know-how schaden nie.
  
  

Schritt 3: Schaffen Sie klare Verantwortlichkeiten.

Schnelle Entscheidungen sind im Projektgeschäft (übrigens nicht nur dort) entscheidend. Schaffen Sie eine Blaupause für eine einfache Projektorganisation. Erfolgsrelevant ist, dass jede Projektrolle nur mit einer Person besetzt wird. Vereinbaren Sie klare Verantwortlichkeiten, Aufgaben, Kompetenzen und Schnittstellen verbindlich mit den handelnden Personen – und nehmen Sie diese in die Pflicht. Denn letztendlich entscheidet die aktive Umsetzung dieser Prinzipien über den Erfolg des Projektmanagements.
Es gilt: „Kompass statt Leitplanken“, d.h.: Schreiben Sie kein dickes Rollenhandbuch, das jede Aufgabe im Team haarklein vorschreibt. Formulieren Sie praktische Leitlinien und Werte für jeden im Projektteam: sei es Auftraggeber, Projektleiter oder Projektmitarbeiter. Und bieten Sie so Orientierung für die Zusammenarbeit z.B. in Hinblick auf Entscheidungen, Eskalationen oder Information. Übersehen Sie nicht, auch die Kontaktpunkte  zum Tagesgeschäft zu definieren.

Schritt 4: Wählen Sie den Projektleiter sorgsam aus.

Lassen Sie sich einen guten Projektleiter für Ihr Projektmanagement etwas kosten. Mit ihm, als zentraler Figur im Projekt, steht und fällt alles. Die Anforderungen an ihn als „Führungskraft auf Zeit“ reichen weit über reine Fachkenntnis hinaus. Er muss das Projekt fachlich leiten, das Team führen, die Beteiligten (Stakeholder) aktiv einbinden und mit den Schnittstellen zum Tagesgeschäft oder auch den Kunden kommunizieren. Kurzum, er muss ein guter Manager sein. Deshalb ist er sorgsam auszuwählen und auszubilden. Achten Sie auf sein ausgeprägtes Selbstverständnis sowie einen gestandenen, authentischen und offenen Charakter von hoher sozialer Kompetenz.

So positionieren Sie Ihren Projektleiter richtig:

• Wenn Sie neu einstellen, bedenken Sie: Zeugnisse und Zertifikate sind nicht allein entscheidend. Auch die Persönlichkeit ist ein großer Erfolgsfaktor im Projektmanagement.
• Räumen Sie Ihrem Projektleiter genug Zeit und Kompetenzen für seine Aufgaben ein.
• Ein guter Projektleiter klärt aktiv einfache, individuelle Spielregeln zur Zusammenarbeit aller Personen und Entscheider – auch mit Ihnen. „Was erwartet er? Was erwarten Sie?“ Schlüssige Antworten darauf reduzieren Konflikte und lassen Sie mit einer Stimme sprechen.
• Beachten Sie: Die Positionierung des Projektleiters ist eine echte Frage der Unternehmenskultur.
  
  

Schritt 5: Erstellen Sie einen Leitfaden für jede Projekt-Phase.

Was muss ich wann mit wem tun? Standardfragen für Projektleiter, die vor allem dann knifflig werden, wenn Projektleitung nicht alltäglich ist. Projektprozesse basieren im Projektmanagement sinnvoll auf den besten Elementen etablierter Standards. Eine pragmatische Checkliste visualisiert als verbindlicher Leitfaden in jeder Phase, wer was wann zu tun hat – vom Antrag über die Entscheidung, Durchführung, Steuerung bis zur Live-Schaltung und dem Nutzeninkasso am Ende. Binden Sie aktiv alle Schlüsselpersonen in die Entwicklung dieser Checkliste ein. So wird an alles gedacht, und Ihr Projektleiter gewinnt die nötige Sicherheit, um jedes Vorhaben professionell realisieren zu können.

Schritt 6: Klären Sie: Wie soll der Zielzustand aussehen?

Oft scheitern Projekte an unklaren Zielen oder einem unterschiedlichen Verständnis des Vorhabens zwischen Auftraggeber und Projektleiter. Deshalb erarbeiten beide den Zielzustand und die Rahmenbedingungen des Vorhabens – und schreiben gemeinsam eine praxisorientierte User Story: Wie soll der Zielzustand nach Abschluss aussehen? Was ist dazu nötig, was wichtig? Und was kann ausgegrenzt werden? Beide nehmen Risiken vorweg, identifizieren die Beteiligten (Stakeholder) und legen den Nutzen fest. Der Projektleiter fasst alle Vereinbarungen in verständlichen, nachvollziehbaren Zielformulierungen zusammen. So klärt er das gemeinsame Verständnis und sichert die spätere, zweifelsfreie Beurteilung der Zielerreichung im Rahmen des Projektmanagements.
Das Prinzip dahinter lautet „Clever und smart“:

• Nutzen Sie bei der Zielformulierung das sogenannte SMART-Prinzip: Spezifisch: Die Ziele sind präzise formuliert. Messbar: Quantifizierte Erfolgskriterien machen Ziele messbar. Und die gibt es nahezu immer. Akzeptiert: Die Ziele werden von jedem ausdrücklich angenommen. Realistisch: Die formulierten Ziele sind erreichbar. Terminiert: Für das Ziel existiert eine klare Terminvorgabe.
• Holen Sie wichtige Schlüsselpersonen frühzeitig mit an den Tisch, um teure und zeitraubende Fehlplanungen zu vermeiden.
• Greifen Sie auf intuitive Arbeitstechniken zurück, wie etwa Mind-Maps, um komplexe Zusammenhänge transparent zu machen. So sorgen Sie für Klarheit im Projektmanagement.

Schritt 7: Verstehen Sie Planung als laufenden Prozess.

Weil sich Projekte meist auf komplexen, innovativen Feldern abspielen, kostet die Startplanung beim Projektmanagement Zeit und ist oft nur begrenzt belastbar. Eine Grobplanung, die nach und nach verfeinert wird, ist einfacher. Ziele und zu erreichende Ergebnisse bilden dabei natürlich immer die Messlatte. Der Detailgrad der Planung hängt im Projektmanagement von den Unternehmensvorgaben und -notwendigkeiten, aber auch vom Projekt selbst ab. So fließen Geld und Ressourcen nicht in detailverliebte Pläne, die manchmal schon beim Projektstart Makulatur sind.

Schritt 8: Sorgen Sie für Aktualität mit Hilfe von Zwischenberichten.

Aussagekräftige Zwischenberichte sind im Projektmanagement ein Muss. Sie zeigen Professionalität und ermöglichen, wenn nötig, eine Entscheidung zum Projekt. Oft tun sich Projektleiter schwer, komplexe Projektsituationen realistisch einzuschätzen und einfache Empfehlungen zu entwickeln. Alles im Plan? Lage kritisch? Wir müssen unbedingt eingreifen? Hier spielen auch subjektive Kriterien, wie die persönliche Risikobereitschaft des Projektmanagers eine Rolle. Was für den einen ein Kinderspiel scheint, jagt einem anderen den Schweiß auf die Stirn.
Praxis-Tipp für Ihr Projektmanagement: Das „Ampelmännchen“ sorgt für Objektivität: Unterstützen Sie die Einschätzung mit Hilfe eines einfachen Excel-Modells. Dies errechnet nach Beantwortung einiger einfacher Fragen formelbasiert den Projektstatus in den Ampel-Farben Rot, Gelb und Grün. So entlasten Sie die Projektleiter vom Risiko subjektiver Einschätzungen und informieren alle Empfänger objektiv und transparent. Das macht alle Projektentscheider handlungsfähiger.

Schritt 9: Nutzen Sie Meetings und Jour fixes effektiv.

Brauchen Sie diese Meetings wirklich? Unbedingt, aber einfach, aussagekräftig, kurz und knackig. Ein gutes Meeting dauert nicht länger als eine Stunde und verzichtet auf unnötige Diskussionen. Ergebnisorientierung statt Kaffeekränzchen. Präsentation und Sprache orientieren sich zwingend an der Zielgruppe des Meetings – getreu dem Motto „Der Wurm muss dem Fisch schmecken und nicht dem Angler“. Eine rechtzeitig versandte Agenda verpflichtet die Teilnehmer zur Vorbereitung, ein Protokoll sichert Verbindlichkeit und Nachvollziehbarkeit im Rahmen des Projektmanagements.
Wichtige Meeting-Maximen sind:

• Der Teilnehmerkreis ist immer klein, überschaubar und damit arbeitsfähig. Wer bei den konkreten Themen nicht dabei sein muss, erhält das Protokoll.  
• Fördern Sie das Bewusstsein, dass Entscheidungen auch aktiv eingefordert werden müssen. Ein Chart mit der vorbereiteten Entscheidungsfrage und dem Ankreuzfeld für ein „Ja, akzeptiert“ wirkt Wunder.
• Zum Standard gehört unbedingt ein Protokoll zur Kommunikation der Ergebnisse. In Jour Fixes hat sich ein visualisierter Fortschrittsbericht bewährt.

Schritt 10: Beherzigen Sie: Erfolgreiches Projektmanagement ist stets auch eine Frage der Unternehmenskultur.

„Alle für einen, einer für alle“ auf der Grundlage unternehmensweit gültiger Werte und Ziele – diese Kultur macht Projekterfolg. Projekte und Tagesgeschäft funktionieren konkurrenzfrei gemeinsam für Erfolg und Weiterentwicklung. Dieses Bewusstsein müssen alle Menschen im Unternehmen aktiv in ihrem Tun, in ihren Werten und Entscheidungen leben. Beim Projektmanagement gilt: Mitmachen und Vormachen: Leben Sie in der Geschäftsführung die Werte und Ziele für Projektarbeit vor. Setzen Sie diese konsequent um, und fordern sie aktiv ein, was Sie auf den Weg gebracht haben. Berücksichtigen Sie auch bei der Personalauswahl, welcher Bewerber dazu passt. So profitiert Ihr Unternehmen vom neuen Geist eines „einfachen“, aber genau deshalb erfolgreichen Projektmanagements.

Die Autorin Sabine Dietrich ist Management-Beraterin, Trainerin und Coach sowie die Inhaberin von mpmEXPERTS