Richtiges Verabschieden will gelernt sein. Der Gastgeber gibt in der Regel die Impulse. Zu den eindeutigen Abschieds-Zeichen zählen: die Sekretärin steckt den Kopf zur Tür herein, telefonische Erinnerung an einen Termin, der mehr oder minder dezente Blick auf die Uhr. Er signalisiert deutlich, dass das Gespräch beendet ist. Steht der Gastgeber sogar auf, besagt dies unmissverständlich: ‚Zeit zu gehen’. „Ignorieren Sie dieses Signal nicht, indem Sie sitzen bleiben und munter weiter reden. Sonst begehen Sie einen Fauxpas“, interpretiert die Trainerin Lis Droste diese Zeichensprache. Der Besucher steht ebenfalls auf, wartet bis der Gastgeber die Hand gibt, bedankt sich für das Gespräch und geht. Will ein Besucher überhaupt nicht gehen, bleibt nur eins: aufstehen, Tür öffnen, hinaus komplimentieren.

Die Wertschätzung, die ein Unternehmer Geschäftspartnern und Kunden entgegen bringt, lässt sich in Entfernungen messen: Je weiter er den Besucher begleitet oder begleiten lässt – bis zur Tür, an den Aufzug, die Treppe, den Ausgang, zum Auto – desto höheres Ansehen genießt der Gast.

Geschäftlich führt selbst die beste Verpackung nur dann zum Erfolg, wenn auch der Inhalt stimmt. Im persönlichen Gespräch kann man mit einfachen und gut verständlichen ersten Sätzen punkten und durch Small Talk und Interesse am anderen Sympathie erzielen. Bewährt hat es sich auch, positiv und konkret zu formulieren, statt mit Allgemeinplätzen zu langweilen und für schlechte Stimmung zu sorgen. Geht man davon aus, dass in den ersten Sekunden ein Bild entsteht, das nicht mehr grundlegend verändert sondern nur um neue Eindrücke ergänzt wird, erkennt man die Bedeutung jedes einzelnen Elements der eigenen Kommunikation. Dabei gilt es, jeweils die Erwartung der Zielgruppe zu treffen, ohne dabei zum Schauspieler zu werden. Kommunikationsexperten raten deshalb aus der Fülle der Tipps zum eigenen Auftritt und Erscheinungsbild nur diejenigen umzusetzen, von denen man selbst überzeugt ist. Achten Sie auch auf die von Ihnen präsentierten Unterlagen. Umgeknickte Ecken, Kaffeeflecken und Unpünktlichkeit gehören nicht nur bei Banken zu den absoluten Don’ts. Denn wer auf diese Dinge keinen Wert legt, ist mutmaßlich auch kein guter Geschäftspartner. Diesen Sachverhalt übersehen gerade Gründer aus weniger förmlichen Branchen. Wer im kulturellen Bereich, in der Gastronomie oder im Medienbereich arbeitet, muss im Alltag nicht selten ganz andere Erwartungen erfüllen als etwa bei Gesprächen mit potenziellen Finanzierungspartnern.

Die meisten Unternehmer haben vor Augen, wie sie sich selbst sehen. Diese Idealvorstellung weicht jedoch oft von dem realistischen Bild ab, das andere von uns haben und erschwert zugleich den selbstsicheren und positiven Auftritt. Überbrücken lässt sich diese Kluft durch offenes und ehrliches Feedback aus dem eigenen Umfeld. Fragen Sie Freunde und Angehörige genau wie Mitglieder Ihrer Zielgruppe um Rat und bitten Sie dabei um schonungslos ehrliches Feedback. Denn nur wer weiß, wo er steht, kann besser werden. Trotzdem: Der Kunde kennt nur den Blick in den Rückspiegel, für die Vision bleibt der Unternehmer zuständig – vom ersten Eindruck bis zur langfristigen Geschäftsbeziehung.

Auch Zeitpläne lassen sich durch Mind Mapping erstellen. „Legen Sie einen Meilenstein-/Hindernis-Ast an“, empfiehlt der Experte. „Auf einer Zeitachse können Sie dann eintragen, wann Sie welche Schritte machen müssen und welche Probleme es dabei geben könnte.“ So könnten Lieferzeiten den Umbau des neuen Büros verzögern, oder die Flyer werden bestellt, bevor überhaupt die Telefonnummer des Geschäfts feststeht. Anhand der Mind Map bekommt man ein Gefühl dafür, welcher Zeitrahmen und welcher Vorlauf für alle Aktionen notwendig sind. Auch für Gespräche mit Banken, Steuerberatern oder Behörden empfiehlt Müller eine Mind Map. „Zeichnen Sie dabei auch einen Zweig mit den Zielen, die Sie in dem Gespräch erreichen wollen – dann können Sie die Mind Map direkt als Besprechungsagenda mitnehmen.“ Da sich Mind Maps hervorragend ergänzen lassen, kann man gleich nach dem Gespräch auch die Ergebnisse hineinschreiben.

Businesspläne lassen sich ebenso mit Hilfe einer Mind Map erstellen. In einer ersten Version könnten Zielgruppen, Finanzierung, Positionierung oder Marketing stehen. In ausgefeilteren Mind Maps kann man dann im Detail auf die einzelnen Punkte eingehen und zum Beispiel Marketing, Finanzierungs- oder Strategiepläne erstellen. Sind Mind Maps also eigentlich nichts anderes als ein Brainstorming? Nein, meint Experte Horst Müller. „Mind Maps erzeugen durch die visuelle Aufbereitung oft einen Aha-Effekt, und neue Zusammenhänge werden plötzlich klar.“ Dadurch, dass man pro Ast nur einen Begriff wählt, müssen Dinge präzisiert und auf den Punkt gebracht, Ober- und Unterbegriffe hierarchisch definiert werden. „Hinter jeder Mind Map steht eine persönliche Denkweise“, so Müller. Daher lassen sich Mind Maps von anderen nicht ohne Weiteres lesen.

Wer sich das erste Mal mit Mind Maps beschäftigt, wird sie vielleicht als unübersichtlich, konfus und verschachtelt empfinden. Doch die Inhalte sind sehr wohl strukturiert und geordnet. Da nur Schlüsselwörter und keine ganzen Sätze benutzt werden, werden Assoziationen erzeugt, Eindrücke, Gefühle und Ideen miteinander verknüpft, die zu ganz neuen Ergebnisse führen. „Die einen sind überzeugt, ihnen fällt durch Mind Mapping mehr ein als durch andere Methoden, die anderen können komplexe Fragestellungen besser strukturieren“, so die Erfahrung von Horst Müller. „Ich kenne auf jeden Fall – mit Ausnahme von sehr linear denkenden Menschen – kaum jemanden, der damit nicht zurechtkommt.“

Entlasten Sie konsequent Ihr Gehirn von der Aufgabe, Daten speichern zu müssen. Hierzu schreiben Sie jede Aufgabe, jede Idee, jeden Termin direkt auf. Dafür benötigen Sie in allen Situationen ein Werkzeug zum Festhalten Ihrer Ideen. Am einfachsten Stift und Notizblock. Für die „Sammelstellen“ Ihrer Daten und Infos gilt die Regel: so viele wie nötig, so wenige wie möglich.

Beispiele:

• E-Mail-Eingang: Auch wenn Sie mehrere E-Mail-Adressen haben, versuchen Sie, alle Mails an eine Adresse weiterzuleiten, damit Sie nicht aufwändig mehrere Konten abrufen müssen.
• Kiste im Büro/Wohnung: Richten Sie sich eine Kiste ein, in die all Ihre Aufgaben und Angelegenheiten gelegt werden. Machen Sie dies am besten auch gleich für Ihre Familienmitglieder. Bei Kindern wirkt dies oft Wunder: Zettel in der Kiste heißt, ich habe noch etwas zu tun, Kiste leer heißt, ich darf spielen. Wenn Sie keine Kiste als Eingangsbox haben, übernimmt meistens das ganze Büro/Haus diese Funktion.
• Anrufbeantworter: Nutzen Sie auch diese klassische Form der Nachrichtenspeicherung.