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Mitarbeiterkommunikation ist kein Selbstläufer
4 Gründe, warum deine Mitarbeiter dir nicht mehr zuhören und Tipps, wie es besser funktioniert.
Ein erfolgreiches Unternehmen lebt von seiner Führung. Das heißt, Führungskräfte benötigen verschiedenste Leadership-Skills, die fernab von Leistung, Erfolgsdruck und Fachkompetenz liegen. Wenn diese nicht stimmen und die Mitarbeiter einem nicht mehr zuhören, entsteht schnell ein unangenehmes Klima. Daher gut zu wissen: Was in der Mitarbeiterkommunikation schieflaufen kann und wie es besser geht.
Flurfunk bestimmt die Kommunikation, die Motivation im Team hat ihren Tiefpunkt erreicht und eine gemeinsame Happy-Hour wäre das Letzte, was die Mitarbeiter mit einem erholsamen Freitagabend assoziieren? Fast jeder zweite deutsche Arbeitgeber hat Probleme, qualifizierte und talentierte Mitarbeiter zu finden - das eigene Team zu halten, wird damit zum entscheidenden Wettbewerbsvorteil. Damit die Talente jedoch auch langfristig bleiben, bedarf es mehr als hoher Gehälter und schicker Firmenwagen. Dies ist gerade auch in bzw. für Startups mit begrenzten Budget ein wichtiges Thema.
Inspiration und Vision, Fingerspitzengefühl, Selbstreflexion und authentisches Auftreten verbinden Mitarbeiter nachhaltig emotional mit der eigenen Marke. Zeit, an den entscheidenden Stellschrauben erfolgreicher Führung zu drehen.
Hier kommen vier Gründe, warum es in der Mitarbeiterkommunikation schieflaufen kann und wie du als Vorgesetzter nachhaltig Abhilfe schaffen kannst.
No go 1: Fehlende Empathie
Einen empathischen Führungsstil zu leben, bedeutet, die Persönlichkeit der einzelnen Mitarbeiter zu erkennen und angemessen darauf zu reagieren. Das bedeutet konkret, sich in bestimmten Situationen in den jeweiligen Menschen hineinzudenken und dessen Charaktermerkmale und Persönlichkeit nicht infrage zu stellen. Fehlt es dem Chef an Empathie, verursacht das Verletzungen und mitunter auch Aggressionen, die eine Zusammenarbeit schier unmöglich machen.
Tipp: Um diesen Blockaden von vornherein entgegenzuwirken, müssen Führungskräfte vor allem eins: Zuhören und Einfühlungsvermögen zeigen. Denn nur was vorgelebt wird, macht auch ganz schnell unter den Kollegen die Runde. So hat sich beispielsweise die Gesundheits-App Clue mit den Eigenheiten jedes einzelnen Mitarbeiters beschäftigt und nutzt diese Storys auch gleich fürs eigene Recruiting.
No go 2: Fehlende Selbstreflexion
Alle sprechen von "Learnings" und wie der Arbeitsalltag immer effizienter wird. Führungskräfte neigen schnell dazu, vorrangig das Entwicklungspotenzial ihres Unternehmens zu betrachten, und verlangen oft von ihren Arbeitnehmern, kontinuierlich an sich zu arbeiten. Der Blick in den Spiegel, um sich selbst zu reflektieren, fällt dabei oft eher dürftig aus. Für Mitarbeiter birgt das jedoch ein enormes Frustrationspotenzial. Insbesondere, wenn der Arbeitgeber selbst auf der Stelle tritt.
Tipp: Wer aber fortlaufend an seiner Kommunikation arbeitet, sich hinterfragt und seine Selbstwahrnehmung trainiert, wird vor allem bei seinen Kollegen punkten. Dass das nicht mit ein, zwei Führungskräfte-Trainings getan ist, liegt klar auf der Hand. Kleiner Tipp: Wöchentliche, anonyme Mitarbeiterumfragen können einfach und schnell die Stimmung im Team einfangen. Bei Optimierungsbedarf kann so sofort eingesprungen werden.
No go 3: Fehlende Authentizität
Wer als Chef Komplimente wie "Die brennt für ihre Sache!" oder "Der meint, was er sagt!" bekommt, hat offensichtlich Erfolg. Das Geheimrezept, das solche Begeisterung hervorbringt, heißt Authentizität. Authentisch zu sein, bewerten Mitarbeiter durchgängig höher als Fachkompetenz, Einfühlungsvermögen oder Belastbarkeit. Es ist kein Geheimnis, dass echte Menschen und unverfälschte Emotionen bei den Kollegen immer besser ankommen.
Tipp: Eine Führungskraft, die authentisch ist, besitzt emotionale Intelligenz. Sie weiß, wie mit eigenen und unliebsamen Gefühlen umgegangen und was davon nach außen getragen wird. Ein Vorgesetzter sollte es dabei verstehen, in gewisse "Subrollen" zu wechseln: Mal Kollege, mal Freundin, mal Vater oder Tochter, und dennoch immer Arbeitgeber, ohne zu schauspielern.
No go 4: Fehlende Geschichten
Scott Harrison durchzechte zehn Jahre lang als Clubpromoter die New Yorker Nächte. Anfangs war das vielleicht noch ganz amüsant, dann eher ernüchternd und führte zu seinem geistigen, emotionalen und moralischen Zusammenbruch. Ein Neuanfang musste her. So verbrachte er zwei Jahre in Afrika, sah vor Ort die Auswirkungen von verschmutztem Wasser und kehrte mit einer Mission in die Heimat zurück: Mit charity:water sauberes Trinkwasser in benachteiligte Regionen der Welt zu bringen. So viel Vision inspiriert: Das ehemalige Start-up hat bereits sieben Millionen Menschen mit sicherem Trinkwasser versorgt.
Ob im Consumer-Bereich oder im B2B-Segment, für Marketing, Kommunikation oder Employer Branding: Storytelling ist in aller Munde. Doch so wie Scott Harrison im halbstündigen Unternehmensporträt auf Storytelling setzt, ist das Konzept als Leadership-Skill noch weitestgehend unbekannt. Dabei eignen sich gerade hier Geschichten, um Motivation und Sinn zu stiften, sodass Mitarbeiter wieder für ihren Job brennen.
Um mit einer gut erzählten Geschichte auch im eigenen Betrieb das Publikum zu fesseln, braucht es nur ein paar simple Parameter:
Originalität: Was macht das eigene Unternehmen besonders und hebt es von der Konkurrenz ab? Die Tools des Brand Storytelling helfen dabei, den roten Faden in der Unternehmensgeschichte zu finden. Ob die Gründungsstory oder eine großartige Vision: Auch den Mitarbeitern muss davon erzählt werden, was die Marke einzigartig macht.
Kontinuität: Die Kommunikation nach Innen und Außen muss Eins werden, denn die Mitarbeiter werden natürlich nicht nur durch interne Maßnahmen, sondern auch das externe Image beeinflusst. Werden zum Beispiel bestimmte Werte definiert, sollten sich diese durch alle Kanäle, Medien und Plattformen ziehen. Dabei gilt es, eine einzigartige Stimme und eine bestimmte Tonalität zu definieren. Herrscht im Büro eher ein lockerer Ton, kann auch in der Sprache nach außen auf steifes Business-Sprech verzichtet werden.
Humor: Jede gute Geschichte verdient auch einen guten Lacher. Nimmt sich ein Unternehmen nicht allzu ernst, kommt das sehr authentisch beim Publikum an. So erzählen die Gründer des Berliner Social Start-Ups einhorn in lustigen Videos auf ihre ganz eigene Weise Geschichten aus dem Unternehmen und von den eigens kreierten Werten "fairstainable", "unicornique" und "fug: fight and hug". Humorvolle Anekdoten von Teambuilding-Reisen oder der Weihnachtsfeier finden sich bestimmt in jeder Firma.
Emotionalität: Wer sein Publikum begeistern möchte, muss Emotionen wecken. Eine gute Geschichte wird nicht nur mit Höhepunkten und Erfolgen geschrieben, gerade die Niederlagen und Konflikte machen sie authentisch und verbinden das eigene Team emotional mit dem Unternehmen. Wer als Führungskraft zudem transparente Einblicke in erreichte Meilensteine und Hürden der sich täglich schreibenden Firmengeschichte gibt, kann sich sicher sein, dass ihm wirklich zugehört wird.
Fazit
Führungskräfte benötigen heutzutage verschiedenste Leadership-Skills, die fernab von Leistung, Erfolgsdruck und Fachkompetenz liegen. Wer als Chef seinen Mitarbeitern zuhört, sich öffnet und zeigt, dass er zusammen mit den Kollegen an einem gemeinsamen Strang zieht, verschafft sich Gehör und sichert sich damit auf lange Sicht Erfolg für das Unternehmen. Und wird sicher auch mal auf ein Feierabendbier von den Kollegen eingeladen.
Die Autorin Nora Feist ist Geschäftsführerin und Storytelling-Expertin von Mashup Communications, der Berliner Agentur für PR und Brand Storytelling, www.mashup-communications.de
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Raus aus der Funding-Stressfalle!
Diese zehn Tipps helfen dir, souverän und mit mehr Gelassenheit in die nächste Funding-Runde zu gehen.
Schlaflose Nächte, die Angst, zu scheitern, vollgepackte Arbeitstage. Schon in „normalen“ Zeiten ist es herausfordernd genug, ein Start-up aufzubauen. Steht dann auch noch die nächste Funding-Runde an, bricht für viele die Hölle los. Denn der Druck, Investor*innen zu finden und den Traum am Leben zu halten, ist gigantisch. Funding-Stress in Reinform: Doch es gibt Wege raus aus der Stressfalle.
2489 Start-ups wurden laut Bundesverband Deutsche Startups im Jahr 2023 in Deutschland gegründet. Sie alle suchen nach Investor*innen, denn „ohne Moos nix los“, wie der Volksmund sagt. Die Konkurrenz ist groß. Gleichzeitig scheinen die Geldgebenden deutlich vorsichtiger zu sein und länger zu prüfen, bevor sie investieren. Aktuell befürchtet so auch etwa jedes neunte Start-up (elf Prozent) in den kommenden zwölf Monaten eine Insolvenz, wie eine Umfrage des Digitalverbands Bitkom unter 172 Tech-Start-ups zeigt. Die Konjunkturflaute trifft auch die jungen Unternehmen; Besserung ist nach Einschätzung des Startup-Verbands erst mal nicht in Sicht.
Funding: Fulltime-Job neben dem Fulltime-Job
Na, genug Druck aufgebaut? Dabei habe ich den zeitlichen Stessfaktor noch gar nicht genannt. Gerade in der Seed-Phase und der Series A ist das Funding ein Fulltime-Job neben deinem Fulltime-Job. Anstrengend genug. Gleichzeitig musst du in dieser Phase mit einer Vielzahl widersprüchlicher Gefühle und Gedanken klarkommen. Du musst beispielsweise gegenüber Investor*innen brillieren, egal wie es in dir aussieht. Du willst dem Team Sicherheit vermitteln, obwohl dich die Angst umtreibt zu scheitern. Die Verantwortung für das Team und die Zukunft deines Unternehmens liegen schwer auf deinen Schultern. Genauso wie die Unsicherheit, was welche(r) Investor*in wann macht. Doch das liegt außerhalb deiner Kontrolle, egal wie gut du dich vorbereitest. Dabei ist die Angst vor Kontrollverlust mehr als unangenehm.
Das alles zeigt eindringlich, wie herausfordernd der Weg für Gründer*innen ist. Und wie wichtig es ist, sich frühzeitig gegen Funding-Stress zu wappnen. Denn um dem Druck zu begegnen, brauchst du emotionale Widerstandsfähigkeit: Resilienz. Sie hilft dir dabei, Ablehnung, Rückschläge und Unsicherheit zu bewältigen und deiner Vision treu zu bleiben.
Sie hilft dir dabei, kritisches Hinterfragen seitens der Investor*innen, als das zu nehmen, was es ist: Sie machen nur ihren Job. Und sie hilft dir dabei, in Alles-oder-Nichts-Momenten bei den Gesprächen souverän und gelassen zu bleiben.
Dein Zehn-Punkte-Programm gegen den Funding-Stress
1. Nimm an, was ist ...
… oder wie die Kölner sagen würden: „Et es wie et es!“ Funding-Stress ist normal – bestraf dich nicht dafür. Denn Gefühle und Erfahrungen, die wir akzeptieren, empfinden wir als weniger schlimm. „Normalisierung“ heißt das in der Psychologie. Was du annimmst, wird kleiner und weniger bedrohlich. Auch wenn du in einer Stressphase schlechter schläfst und sich das Gedankenkarussell mal in Bewegung setzt, nimm es an, statt dir vorzuwerfen, dass du die Kontrolle verloren hast.
2. Lass es dir gut gehen
Funding ist ein Marathon, kein Sprint. Drei bis fünf Monate lang wirst du immer wieder extreme Zeiten erleben. Priorisiere in dieser Zeit deine Selbstfürsorge: viel Sport, ausgewogene Ernährung, wenig Alkohol. Dieser Ausgleich ist in stressigen Phasen besonders wichtig. Tu, was dir gut tut – und nimm dir dafür doppelt so viel Zeit wie sonst. Am besten etablierst du deine Entspannungsroutinen übrigens lange vor dem Funding. Denn unter Stress fallen wir auf unsere Gewohnheiten zurück – aber nur, wenn wir welche haben.
3. Bleib in deinem Kontrollbereich
Arbeite dich nicht an Dingen ab, die außerhalb deiner Kontrolle liegen. Konzentriere dich stattdessen auf das, was du kontrollieren und gestalten kannst. Ein gute Unternehmenskultur, passende KPIs, ein starkes Pitchdeck, ein breites Netzwerk an wertvollen VC-Kontakten: All diese Grundlagen des Fundings liegen in deiner Hand. Auf sie solltest du dich konzentrieren – und nicht auf das, was die Investor*innen damit machen. Denn das liegt außerhalb deiner Kontrolle.
4. Setze deinen Fokus aufs Funding
Arbeite in der heißen Phase außer am Funding an nichts anderem Wesentlichen. Dafür hast du deine Co-Founder*innen und dein Team! Schone deine Ressourcen. Das heißt auch, dass du die Pausen bewusst zur Regeneration nutzt und nicht, um schnell noch ein paar Vertriebstermine einzuschieben, dass du nachts nicht noch den operativen Kram abarbeitest, sondern dich erholst und früh ins Bett gehst. Für dich ist jetzt nur das Funding dran. Und Erholung. Sonst nichts.
5. Such dir eine(n) erfahrene(n) Begleiter*in
Den Weg, den du jetzt gehst, haben andere schon vor dir genommen. Nutze diese Erfahrungen. Mit erfahrenen Begleiter*innen an deiner Seite ist der Weg leichter. Suche dir einen Coach oder eine Mentorin, der/die die Prozesse kennt und dir sagen kann, was normal oder abwegig ist und verlässlich an deiner Seite steht. Das gibt dir Sicherheit.
6. Arbeite im Team
Teile deine Last mit deinen Co-Founder*innen und dem Team. Kommuniziere offen, wo ihr steht und was das Team jetzt tun kann, um dich bestmöglich zu unterstützen. Du musst nicht alles alleine schaffen (auch wenn dir deine „schwarzen Gedanken“ genau das vielleicht suggerieren wollen). Vertrau auf dein Team und gib Aufgaben bewusst ab. Gemeinsam seid ihr stärker.
7. Schaff einen War-Room
Gib dem Funding ein klares Zuhause. Schafft, wenn möglich, einen War-Room, in dem alles passiert, was mit dem Prozess zu tun hat. Damit stellst du sicher, dass das Funding nicht dein ganzes Leben übernimmt.
8. Sprich über das Worst-Case-Szenario
Zum War-Room gehört auch das Worst-Case-Szenario. Was ist das Schlimmste, das passieren kann? Geh diese Frage ernsthaft durch. Denn oft ist die maximale Fallhöhe weniger existenziell als vermutet. Und kombiniere diese Überlegungen mit einem „Pre-Mortem“: Angenommen das Funding ist total schiefgegangen: Was ist passiert? Wovor solltest du am meisten Angst haben? Was ist am wahrscheinlichsten? Wogegen kannst du was machen? Was hat die größten negativen Auswirkungen? Finde dann Lösungsansätze für all die Themen, die in deiner Hand liegen.
9. Starte früh und bleib flexibel
Funding-Runden lassen sich nur schwer planen. Je größer dein Spielraum, desto gelassener bleibst du. Mach dir klar, was dein eigentliches Ziel ist. Was für ein Unternehmen willst du schaffen? Was willst du wirklich erreichen? Und überlege dir dann, was valide Alternativen zur Funding-Runde sind. Denn: Viele Wege führen nach Rom.
10. Feiere Erfolge, auch die kleinen
Konzentriere dich nicht nur auf den großen Abschluss. Feiere jeden noch so kleinen Meilenstein, am besten im Team. Die ersten Pitchdecks sind raus, die ersten Termsheets, die Due Diligence startet …, all das sind Gründe zum Feiern.
Die Autorin Dorothea von Wichert-Nick unterstützt Start-ups und Gründer*innen mit ihrem Unternehmen volate dabei, neue Perspektiven zu entwickeln und ihre Führungsfähigkeiten an die sich ständig wandelnden Anforderungen anzupassen.
Spezialanfertigungen für Startups
Worauf ist zu achten, wenn Dinge benötigt werden, die nicht von der Stange kommen – also Sonder- beziehungsweise Spezialanfertigungen?
Copy und Paste ist nichts, was in der Startup-Branche wirklich durchsetzungsfähig ist. Es geht darum, neue Wege zu beschreiten, besondere Lösungsansätze zu finden und Kreativität und Innovation ganz oben auf die Liste der Ziele zu setzen. Das ist natürlich Fluch und Segen zugleich, denn einerseits verändert man die Welt, andererseits ist die Welt nicht immer dafür bereit.
Das bedeutet, dass sowohl in der Produktion als auch im täglichen Geschäft möglicherweise Dinge benötigt werden, die nicht von der Stange kommen – also Sonder- beziehungsweise Spezialanfertigungen. Diese können physische Produkte im Herstellungsprozess sein, aber auch individualisierte Softwarelösungen fallen in diese Kategorie.
Spezialanfertigungen in der Produktion
Das Problem mit speziellen Produkten ist, dass sie nun mal nicht massenweise produziert werden – das hebt den Preis an. Doch Gründer sind sich dieser Situation meist bewusst und wollen es trotzdem versuchen. Dann brauchen sie Partner, die Spezialanfertigungen liefern, die bei der Umsetzung der eigenen Vision helfen.
Sondervarianten können unterschiedlich aussehen. Manchmal sind es Kleidungsstücke aus einem bestimmten Stoffmix, manchmal eher Flaschen in besonderen Formen oder aber Spezialschrauben vom Experten. Wie man aus diesen Beispielen sieht – manchmal ist eine Sonderanfertigung schon das Produkt, das am Ende verkauft oder nur noch minimal verarbeitet wird. Oder aber es sind wie im Falle der Spezialschrauben Teile nötig, um die Eigenproduktion überhaupt erst zu ermöglichen.
Wichtig ist bei der Suche nach einem Zulieferer, dass man sich professionell präsentiert. Erfahrene Unternehmer wissen, dass die Zusammenarbeit mit Startups Risiken beinhaltet. Deshalb ist der erste Eindruck wichtig. Doch man darf auch selbst Ansprüche haben – auf keinen Fall sollte man nur wegen eines guten Preises den erstbesten Geschäftspartner wählen, bei dem aber die Chemie so gar nicht stimmt.
Das Besondere im Unternehmen
Neben den notwendigen Spezialanfertigungen, die die Produktion überhaupt erst ermöglichen, gibt es auch noch Sonderanfertigungen, die nicht das Überleben des Startups bedingen. Sie sind eher dazu da, Identität und Wiedererkennungswert zu schaffen.
Das können beispielsweise Werbegeschenke sein. Diese zu individualisieren, ist ein erster Schritt, um sich von ähnlichen Unternehmen zu unterscheiden und ein wenig Aufmerksamkeit zu erhalten. Neben klassischen Werbegeschenken wie Kugelschreibern oder Einkaufschips kann man mithilfe eines Druckservices vielleicht auch Dinge bedrucken, die nicht so weit verbreitet sind, wie Kopfhörer oder Fitnessgeräte.
Besonderheiten gibt es auch für das Büro:
- Wandmalerei für Aufenthaltsraum
- höhenverstellbare Tische und Stühle
- Gründertoken (z.B. Münze oder Plakette)
- Namensschilder
Die Besonderheiten im Büro helfen nicht nur Besuchern des Startups, sondern auch den Mitarbeitern dabei, sich mit dem Unternehmen zu identifizieren. Diese müssen nicht immer Sonderanfertigungen sein, aber so kann nun mal das gewisse Etwas in die Büroräume kommen.
Nicht-physische Sonderanfertigungen
Wichtiger als die Gestaltung oder mögliche Werbegeschenke sind individuelle Produkte, die nicht physisch sind. Darunter fallen zum Beispiel Softwarelösungen. Denn nicht alle Startups wollen greifbare Produkte vertreiben. Auch Anwendungen und Programme können Grundlage für ein Unternehmen sein.
Häufig werden Apps innerhalb des Unternehmens entwickelt und müssen somit nicht extern beschafft werden. Doch es gibt auch Situationen, in denen es sinnvoll sein kann, sich Hilfe von außen zu holen. Beispielsweise, wenn ein bestimmter Produktionsablauf automatisiert werden soll oder wenn die Integration von Code in eine bestehende Website oder Anwendung Schwierigkeiten bereitet.
Auch eine Website kann als Sonderanfertigung gelten. Denn eine Website mit Wiedererkennungswert stammt meist nicht aus dem Baukasten. Design, Funktionen, Inhalte, Shops – all das kann ebenfalls durch Dienstleister speziell für das Startup gestaltet werden. Möglicherweise kann man hier schauen, ob man nicht auf Freiberufler oder auch andere Startups setzt, um sich gegenseitig zu unterstützen und auch langfristige Partnerschaften zu knüpfen, die sich später noch einmal auszahlen.
Gründen - aber sicher!
Arbeitsschutz: Wahrlich kein Thema, das auf der Gründeragenda oben ansteht. Dennoch ist es rein rechtlich gesehen von Anfang an unvermeidbar.
Laut Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) ist jeder Arbeitgeber grundsätzlich verpflichtet, erforderliche Maßnahmen zu treffen, um den Arbeitsschutz zu gewährleisten – und diesen sogar noch zu verbessern und kontinuierlich anzupassen. Dabei spielt es nun keine Rolle, ob es sich „nur“ um einen Büroarbeitsplatz handelt oder um einen Arbeitsplatz in einer Industrie.
So gibt es Aufsichtsbehörden, die jederzeit das Recht haben, die Umsetzung von Arbeits- und Gesundheitsschutz im Unternehmen zu kontrollieren. Es ist für den Gründer deshalb notwendig, eine Dokumentation über die getroffenen Maßnahmen anzufertigen. Wenn im Rahmen einer Überprüfung festgestellt wird, dass der Arbeitsschutz nicht oder nicht umfassend angewendet wird oder dass nicht alle Maßnahmen zufriedenstellend ausgeführt werden, können Bußgelder oder Regressforderungen für den Unternehmer die Folge sein. Bei schwerwiegenden Missachtungen der gesetzlichen Vorschriften, kann es sogar zu einem Verfahren vor einem Gericht oder der Stilllegung des Betriebes kommen.
Gefährdungsbeurteilung: Ab dem ersten Mitarbeiter Pflicht
Viele Start-ups beschäftigen kaum mehr als zehn Mitarbeiter. Was die jungen Unternehmer aber oftmals nicht wissen ist, dass die Vorschriften beim Arbeits- und Gesundheitsschutz bereits ab dem ersten Mitarbeiter greifen und verpflichtend sind.
Dazu gehört es, dass der Unternehmer eine sogenannte Gefährdungsbeurteilung des jeweiligen Arbeitsplatzes erstellt. In der Praxis wird der Gründer dabei von einem externen oder internen Gutachter – der sogenannten Fachkraft für Arbeitssicherheit – unterstützt und beraten. Diese Beurteilung ist wichtig, damit überhaupt erst einmal Maßnahmen für den Arbeitsschutz getroffen sind.
Die Beurteilung einer Gefährdung hilft neuen Unternehmen dabei die einzelnen Arbeitsplätze so sicher ausgestattet werden können, dass das Unternehmen erfolgreich, sicher und gesundheitsfördernd arbeiten kann. Nicht selten können vorrauschauende Gefährdungsbeurteilungen auch zu genaueren Kostenschätzungen für neue Geschäftsfelder führen. Aufgrund der Gefährdungsbeurteilung werden verschiedene Ziele und Maßnahmen erarbeitet. Das Start-up ist nicht nur dazu verpflichtet, diese Maßnahmen umzusetzen, sondern auch diese Maßnahmen kontinuierlich zu überprüfen und anzupassen.
Ebenso wichtig ist es, dass die Umsetzung der Maßnahmen regelmäßig kontrolliert wird. Stellt sich die Unwirksamkeit von Arbeitsschutz und Sicherheit im Zuge dieser Kontrollen dar, oder entsprechen diese nicht mehr dem technischen Stand, muss das Unternehmen entsprechend nachbessern.
Arbeitssicherheitsgesetz
In Deutschland wird durch das sogenannte Arbeitssicherheitsgesetz (ArbSchG) geregelt, welche Maßnahmen von einem Unternehmen zum Aufbau einer geeigneten Arbeitsschutzorganisation getroffen werden müssen. Die Betreuungsform sowie der Umfang der Organisation hängt dabei maßgeblich von der Größe des Unternehmens und der Branche ab.
So ist es notwendig, dass ab dem ersten Mitarbeiter eine Fachkraft für Arbeitssicherheit sowie ein Betriebsarzt bestellt werden müssen; bei zwei Mitarbeitern müssen sogenannte Ersthelfer im Betrieb ausgebildet und bestellt werden. Oftmals haben junge Gründer nicht die finanziellen Mittel für die Einstellung dieser Fachkräfte und lassen diesen Schritt außer Acht. Gründer können jedoch auch externe Dienstleister damit beauftragen, um einerseits Kosten zu sparen und andererseits den Arbeitsschutz zu gewährleisten!
Größere Unternehmen, die mehr als 20 Mitarbeiter beschäftigen, müssen Sicherheitsbeauftragte benennen. Diese müssen zwingend aus der eigenen Belegschaft stammen. Diese Sicherheitsbeauftragten unterstützen das Unternehmen dabei, die verschiedenen Maßnahmen zum Arbeits- und Gesundheitsschutz im Unternehmen umzusetzen. Außerdem fungieren sie als Ansprechpartner für ihre Kollegen.
Gefährdungsbeurteilung
Der Begriff Arbeitsschutz und Arbeitssicherheit wird auch deshalb von vielen Gründern vernachlässigt, weil der Irrglaube vorherrscht, dass nur Mitarbeiter geschützt werden müssen, die an besonders gefährlichen Arbeitsplätzen arbeiten. Dem ist aber nicht so! Jeder Arbeitsplatz verlangt es, dass entsprechende Maßnahmen getroffen werden, auch wenn es sich nur um einen Büroarbeitsplatz handelt. Ein Mitarbeiter, der den ganzen Tag im Büro arbeitet, hat ebenso einen Anspruch darauf, dass seinen individuellen Sicherheitsbedürfnissen Rechnung getragen wird wie jeder andere Mitarbeiter auch.
Die Beurteilung der Gefährdung ist somit auch dann zu analysieren, wenn es um einen eher „harmlosen“ Arbeitsplatz geht. Gefahren können am Arbeitsplatz von vielerlei Faktoren ausgehen. Diese sollten wenn möglich von Beginn der Arbeit ausgeschlossen werden können. Die Gefährdungsbeurteilung eines Computer-Arbeitsplatzes muss dabei verschiedene Angaben enthalten. So muss sie zum Beispiel Auskunft über die Art der technischen Ausstattung geben können. Auch die falschen Büromöbel können zur Schädigung der Gesundheit führen, etwa zu Rückenleiden.
Die Gefährdungsbeurteilung muss Aufschluss darüber geben können, ob es sich um ergonomisch gestaltete Büromöbel handelt, die den gesundheitlichen Bedürfnissen des Mitarbeiters gerecht werden kann. Weitere Faktoren wie die Bewegungsfreiheit am Arbeitsplatz, die Beleuchtung des Platzes sowie die Positionierung des Bildschirms müssen in einem Gefährdungsgutachten bewertet und einbezogen werden. Diese – und weitere Faktoren – hat der Gesetzgeber in Vorschriften und Gesetzen festgehalten, um sicheres und komfortables Arbeiten zu ermöglichen.
Selbstverständlich kann nicht für jede Neugründung pauschalisiert gesagt werden, dass der Arbeits- und Gesundheitsschutz immer vernachlässigt wird. Auffällig ist jedoch, dass ihm oftmals nur eine geringfügige Bedeutung beigemessen wird. So mangelt es häufig gar nicht an der Thematik selbst. Viele Unternehmen beschäftigen sich sehr wohl mit dem Arbeits- und Gesundheitsschutz ihrer Mitarbeiter. Sie lassen die Gefährdungsbeurteilung anfertigen und daraus wird für sie auch ersichtlich, welche Maßnahmen es diesbezüglich umzusetzen gilt.
Umsetzung, Kompetenzen, Maßnahmen
Das größte Problem in der Praxis ist jedoch die Umsetzung selbst. So ist oft nicht klar, welche Kompetenzen vorliegen. Mitarbeiter wissen aufgrund fehlender Sicherheitskräfte nicht, an wen sie sich mit ihrem Anliegen wenden müssen. Dann fallen diese Anliegen, die vielleicht später zu einem Sicherheitsrisiko führen können unter den Tisch und das kann schwerwiegende Konsequenzen nach sich ziehen.
Studien und Forschungen haben ergeben, dass es nicht nur bei der Ermittlung und Klärung der Verantwortlichkeiten für den Arbeitsschutz zu Problemen kommt. Auch fehlt es nicht selten an einem entsprechenden Maßnahmenkatalog, der zum Beispiel genau regelt, welche Erste-Hilfe-Maßnahmen in Notfällen zu treffen sind. Dafür gibt es in vielen jungen Unternehmen überhaupt kein Konzept.
Weiterhin mangelt es in der Praxis an Sicherheitsanweisungen, die die Mitarbeiter durch Führungskräfte und Verantwortliche erhalten. Bei der Organisation und Umsetzung des Arbeits- und Gesundheitsschutzes ist bei Neugründungen – und auch bei wachsenden Unternehmen – noch viel zu tun.
Ein störungsfreier Ablauf in einem jungen Unternehmen wird vor allem dadurch gewährleistet, dass die Sicherheit der Mitarbeiter nicht nachlässt. Dass diese sich an ihrem Arbeitsplatz wohl und sicher fühlen und nicht durch Krankheiten oder Leiden langfristig ausfallen. Leitende Unternehmer müssen sich ihrer Verantwortung noch deutlicher bewusstwerden. In ihren Händen liegt nicht nur die Zukunft des noch jungen Unternehmens, sondern auch das Wohl sowie die Sicherheit seiner Angestellten.
Der Autor René Muster ist Fachkraft für Arbeitssicherheit und Geschäftsführer von KOMPASS – Kompetenzzentrum Arbeitsschutz & Sicherheitstechnik
Password Management für Start-ups
5 Tipps zum sicheren Umgang mit Passwörtern, Identitäten und Dokumenten.
Laut einer branchenübergreifenden PwC-Studie war bereits jedes siebte Start-up-Unternehmen Opfer eines Cyber-Angriffs. Diese Zahl bezieht sich auf den Zeitraum 2014 bis 2017 und dürfte aufgrund der allgemeinen Zunahme von Cyber-Attacken heute noch deutlich höher liegen. Das zentrale Einfallstor für Kriminelle sind nach wie vor unsichere Passwörter. Mit einem Password-Management-System lässt sich dieser Problematik jedoch begegnen.
Alarmierende Faktenlage
Laut PwC fühlt sich knapp die Hälfte aller Start-up-Chefs durch Cyber-Attacken bedroht. Dass diese Sorge begründet ist, unterstreicht eine Umfrage des VDE (Verband der Elektroindustrie) aus dem Jahr 2019. Demnach verzeichnen bereits 37 Prozent der kleinen Unternehmen (bis 50 Mitarbeiter), welche insbesondere aus dem innovativen Start-up-Bereich kommen, einen Sicherheitsvorfall. Die wesentliche Motivation der Angreifer sei es, an das Know-how der jungen Unternehmen zu gelangen. Obwohl Anwendern sehrwohl bewusst ist, dass unsichere Passwörter eine erhebliche Schwachstelle darstellen, war das beliebteste Passwort im Jahr 2018 laut Hasso-Plattner-Institut erneut die Ziffernfolge „123456“ (Quelle).
Unter Betrachtung all dieser Faktoren liegt es auf der Hand, dass professionelles Password Management höchste Priorität genießen sollte. Entsprechende Systeme müssen jedoch einige Anforderungen erfüllen, um den Ansprüchen von Start-ups zu genügen. Der Schlüssel ist hierbei die Vereinbarkeit von Wachstum und Sicherheit. Befolgen junge Unternehmen die nachfolgenden Tipps, lässt sich dieser Balanceakt schaffen.
Tipp 1: Flexible, allumfassende Lösung auswählen
Start-up-Unternehmen kennen oftmals keine festen Bürozeiten oder definierte Arbeitsorte. Das Team arbeitet mit Hochdruck daran, die Marke groß zu machen. Also muss die Verfügbarkeit der Unternehmensdaten jederzeit und überall gegeben sein - ob in der Bahn, im Home-Office oder beim spontanen Online Meeting. Um in Szenarien dieser Art für vollständige Sicherheit sorgen zu können, muss ein Password-Management-System sämtliche Zugangspunkte abdecken. Dies gilt gleichermaßen für Cloud- und On-Premise-Anwendungen wie für den Online- und Offline-Zugriff. Am besten lässt sich die Anforderung über Add-ons für verschiedene Browser und Apps für den mobilen Datenzugriff umsetzen.
Tipp 2: Produktivität nicht aus den Augen verlieren
Bei der Verwaltung von Passwörtern spielen zwei Aspekte eine Rolle. Während der IT-Fokus auf dem größtmöglichen Schutz von Unternehmensdaten liegt, möchten die agilen Start-up-Mitarbeiter ihre Arbeit schnell und einfach erledigen. Langwierige Authentifizierungsprozesse sind deshalb fehl am Platz. Vielmehr muss das Password Management zeitsparend sein. Selbst, wenn im Hintergrund ein komplexes System zum Einsatz kommt, sollten die Anwender dies nicht bemerken. Junge Unternehmen entscheiden sich daher am besten für eine selbsterklärende, leicht zu bedienende Lösung. Hierdurch vermeiden sie Schulungsaufwände und lange Einarbeitungszeiten. Zudem wird das Onboarding neuer Angestellter vereinfacht.
Tipp 3: Zentrales Rechtemanagement in den Vordergrund stellen
Es ist keine Seltenheit, dass die „Allround-Mitarbeiter“ von jungen Unternehmen dutzende Accounts besitzen. Viele dieser Zugänge erfordern darüber hinaus einen regelmäßigen Passwortwechsel. Es ist daher nur menschlich, bei der Passwortvergabe den Weg des geringsten Widerstands zu gehen. Um hier die Kontrolle zu behalten, ist ein zentrales Rechtemanagement-System, das sämtliche Vorgänge überwacht, unabdingbar. Nicht selten werden Zugangsdaten außerdem mit Kollegen geteilt. Unterstützt das Password-Management-System Single Sign-on und ein Mehraugenprinzip, so stellt auch dies kein Problem mehr dar.
Tipp 4: In kleinen Schritten beginnen
Insbesondere bei neu gegründeten Unternehmen sind Budgets naturgemäß begrenzt. Start-ups sollten daher auch beim Password Management ausschließlich für die Features bezahlen, die sie tatsächlich benötigen. Besonders geeignet sind Systeme mit kostengünstigen Einstiegsversionen. Diese beinhalten einerseits die wichtigsten Basisfunktionen wie eine zentrale Teamdatenbank und Single Sign-on. Auf der anderen Seite lassen sie sich bei Bedarf auf einfache Weise upgraden.
Tipp 5: Skalierbarkeit beachten
Password-Management-Systeme müssen mit dem Wachstum von Start-ups mithalten können. In diesem Punkt empfehlen sich insbesondere Lösungen, die über eine Multi-Tier-Architektur verfügen. Software, die auf diesem Schichtenmodell basiert, lässt sich optimal an veränderte Rahmenbedingungen anpassen. Unternehmen bleiben somit jederzeit flexibel.
Fazit: Sicherheit und Benutzerfreundlichkeit gleichermaßen wichtig
Die Sicherheit von Unternehmensdaten kann nur dann garantiert werden, wenn jeder Zugangspunkt kontrollierbar ist. Ohne Software-Unterstützung ist dies kaum noch realisierbar. Bevor der IT-Bereich jedoch mit dem Management von Identitäten und Passwörtern beginnt, sollten die Anforderungen an das System klar definiert sein. Letztlich gilt es, einen Abgleich zwischen Sicherheitsaspekten und den Anforderungen der Mitarbeiter vorzunehmen. Denn nur Lösungen mit hoher Akzeptanz und Praxistauglichkeit bieten die Möglichkeit, das Sicherheitsniveau in Start-ups nachhaltig zu steigern.
Der Autor Thomas Malchar ist CEO der MATESO GmbH. Das Unternehmen bietet mit Password Safe eine Verschlüsselungs-Software zur Verwaltung von Identitäten, Passwörtern und Dokumenten.
Soziokratie im Startup
Soziokratie ist ein Organisationsmodell für gelingende Zusammenarbeit und Entscheidungen auf Augenhöhe. Wie du davon profitierst.
Gründer gehen in ihren Start-ups neue kreative Wege, so auch im Bereich der Mitarbeiterführung. Ein innovativer Weg besteht in der Einführung soziokratischer Grundsätze. Der Begriff „Soziokratie“ setzt sich zusammen aus dem lateinischen „socius“, dem Gefährten, und dem griechischen „kratein“, dem Regieren. Er findet sich bereits bei dem französischen Philosophen Auguste Comté, der auch den Begriff „Soziologie“ prägte.
Gleichwertigkeit als Fundament
Entscheidender Aspekt des soziokratischen Modells ist die Gleichwertigkeit aller Beteiligten. Es geht um Gleichberechtigung, Transparenz und Partnerschaftlichkeit in der Mitarbeiterführung. In einem Team zum Beispiel agieren und diskutieren alle Mitglieder auf Augenhöhe und können in Entscheidungsprozessen denselben Stimmenanteil geltend machen. Unter bestimmten Voraussetzungen kann ein Teammitglied mit einer Art Veto-Recht sogar eine Teamentscheidung zum Einsturz bringen. Es versteht sich von selbst, dass sich solch ein Modell nur erfolgreich um- und einsetzen lässt, wenn alle Teilnehmer intensiv und nachhaltig darauf vorbereitet werden. Bereits 1994 hat Stefan Kühl in seinem Buch „Wenn die Affen den Zoo regieren“ die Vorteile, aber auch die Tücken und Nachteile der flachen Hierarchien beschrieben. Der Versuch, eine höhere Wertschöpfung zu erzielen, indem den Mitarbeitern mehr Eigenverantwortung übertragen und das Unternehmen zu einer selbstlernenden Organisation entwickelt wird, kann in sein Gegenteil umschlagen. Allerdings: Wenn du als Gründer die folgenden 10 Schritte beachtest, vermeidest du den Ausbruch des Chaos in deinem „Zoo“.
Nachhaltigkeit in Unternehmen - Vorteile im Überblick
Unternehmensgründer haben zu Beginn ihrer Tätigkeit oft ganz andere Probleme, als sich mit der Nachhaltigkeit in ihrem eigenen Unternehmen zu beschäftigen. Dabei kann der frühe nachhaltige Kurs ein Erfolgsgarant für das Unternehmen sein, denn er schafft ein völlig anderes Image und bietet dem Unternehmer etliche Vorteile. Nur, was bedeutet die Nachhaltigkeit überhaupt und was kann ein Gründer tun, um sie umzusetzen? Dieser Artikel beschäftigt sich mit den Fragen.
Ein Vorteil: gutes Image
Von Anfang an müssen sich Unternehmer mit vielen Menschen beschäftigen. Auf der einen Seite stehen die Kunden, auf der anderen ihre eigenen Verkäufer, dann gibt es Investoren und Mitarbeiter. Und vielen von ihnen ist es wichtig, dass ein Unternehmen auf nachhaltiger Basis arbeitet. Jetzt muss natürlich erst verstanden werden, was damit überhaupt gemeint ist. Generell ist damit ein ressourcenschonendes Verhalten gemeint, welches weder Mensch noch Natur ausbeutet. Aus unternehmerischer Sicht dient das Verhalten durchaus einem guten Image:
- Kunden - viel häufiger achten Kunden heute genau darauf, wer hinter einem Produkt oder einer Dienstleistung steckt. Wird gemutmaßt, dass ein Unternehmer seine Mitarbeiter ausbeutet oder auch Produkte zu Billigpreisen oder gar in Kinderarbeit im Ausland fertigt, wird das Unternehmen oft von Kunden gemieden. Wer hingegen die Produktionsprozesse sehr offen beschreibt und dabei beweist, dass nachhaltig gearbeitet werden kann, gewinnt bei Kunden Vertrauen.
- Verkäufer - die meisten Unternehmen müssen selbst bei anderen Betrieben einkaufen - seien es Maschinen, seien es Teile. Ein Betrieb mit schlechtem Ruf wird teils von Verkäufern gemieden, da es zu einem Imageschaden kommen könnte.
- Investoren - private oder auch geschäftliche Investoren und Geldgeber achten auf das Image des Unternehmens. Ein nachhaltiges Arbeiten kann hier laut deutsche-bank.de zu einem Vorteil verhelfen, der bessere Vertragsabschlüsse ermöglicht.
Social Software in Start-ups
10 Punkte, die Sie beachten Sollten, wenn Sie in Ihrem Start-up eine Social Software einführen möchten.
Social Software beschreibt die Kommunikation und Zusammenarbeit im Unternehmen über das Internet mit den Techniken von Social Media. Prozesse und Arbeitsabläufe werden transparenter, nachvollziehbarer und Mitarbeiter können sich einfacher vernetzen und ihr Wissen austauschen. Social Software gliedert sich hauptsächlich in die Bereiche Kommunikation (Instant Messaging, Direktnachrichten), Kollaboration (Social Network, Projektmanagement, Issue-Tracking-System), Suche & Indexierung (Kontextsuche, Tagging, Vorschläge) sowie Wissensmanagement (Wiki, Blog, Dokumenten-Management-System).
Für Start-ups und KMU bieten sich dank Social Software große Einsparungspotenziale und Produktivitätssteigerungen. Die Einführung von Social Software kann aber nur dann erfolgreich sein, wenn der Anwender mit seinen Anforderungen im Mittelpunkt steht.
Hier sind die 10 Erfolgsfaktoren bei der Einführung einer neuen Unternehmens-Software:
1. Einführung aktiv vorantreiben
Als Geschäftsführer sollten Sie die Einführung (mit) vorantreiben und für die neue Software bei Ihren Mitarbeitern werben. Sie haben auch die Aufgabe, die Projektleitung zu unterstützen und zu motivieren. Ebenso wichtig sind Meinungsführer, die im Zuge der Einführung vorangehen und sich vernetzen. Ein erfolgreiches Social-Software-Projekt braucht Enthusiasten, die für ihr Engagement honoriert werden (z.B. durch Anerkennung und Profilierung als Experte). So wird die Einführung von Social Software eine Bewegung, die das ganze Unternehmen langsam und stetig durchdringt, später vielleicht sogar in der Kommunikation mit Kunden und Partnern.
2. Änderung von Abläufen einplanen
Es muss klar sein, dass die neue Software auch Änderungen von Abläufen nach sich ziehen wird. Fast jede Änderung in Abläufen erzeugt Angst oder Vorbehalte bei den Betroffenen. Und so ist es eine wichtige Aufgabe, aus den Betroffenen Beteiligte zu machen, die Änderungen in ihrem Arbeitsgebiet als Chance sehen und aktiv vorantreiben. Hierbei ist es sehr sinnvoll auf die Berater eines Softwareanbieters zurückzugreifen, die Erfahrung in der Prozessanalyse haben und bei Bedarf weitere Informationen und Schulungen anbieten.
3. Key User einbeziehen
Die Einbeziehung von Key Usern, sprich Multiplikatoren, bereits in der Konzeptphase bewirkt, dass keine Prozesse und darauf basierend Verfahren konzipiert werden, die am Geschäft vorbei laufen. Dadurch wird von Anfang an die Praktikabilität als auch die Akzeptanz von Social Software gefördert. Diese Leute sind dann auch eine große Hilfe bei der Einführung und für die Zeit danach. Dies gilt auch dann, wenn die Entscheidung für eine bestimmte Lösung noch nicht gefallen ist.
4. Dokumentation erstellen
Mit der Einführung einer neuen Software hat das Unternehmen die Chance, den Mitarbeitern eine ausführliche Dokumentation der Prozessabläufe zur Verfügung zu stellen. Das ist häufig auch ein großer Vorteil gegenüber dem „alten Stand“, weil Dokumentationen über Prozesse und Verfahren häufig lückenhaft sind oder komplett fehlen. Gerade bei kleineren Unternehmen sind diese Fragen noch nicht im Rahmen eines Qualitätsmanagement erfasst.
5. Internen Projektleiter benennen
Eine Person aus Ihrem Unternehmen sollte zum internen Projektleiter ernannt werden. Dieser Mitarbeiter hat die Aufgabe, die notwendigen Änderungen an den Geschäftsprozessen zu koordinieren und als Ansprechpartner für den Softwareanbieter zu dienen. Ein gewisses Maß an IT-Wissen ist vorteilhaft, um mit den Anbieter auf Augenhöhe diskutieren zu können. Die Rolle des Projektleiters kann im Einzelfall auch durch einen vertrauenswürdigen unabhängigen Berater übernommen werden, mit dem die Statements der Softwarelieferanten besprochen werden können.
6. Tests und Schulungen
Eine angemessene Test- und Schulungsphase, in der Mitarbeiter geschult und die Abläufe getestet werden, ist sehr zu empfehlen. Fast jede Software muss auf das Unternehmen angepasst werden, und auch die Zugriffsrechte der einzelnen Benutzer passen in der Regel nicht von Anfang an, so dass für jede Abteilung einige Durchläufe eingeplant werden sollten. Weiterführende Informationen des Softwareanbieters, z.B. in Form von Kurzanleitungen, Videos und Infografiken, sollten für jeden Mitarbeiter zugänglich und leicht verständlich sein.
7. Positives Beispiel kommunizieren
Für einige Mitarbeiter werden sich durch neue Software organisatorische Änderungen ergeben, die zunächst als negativ empfunden werden. Suchen Sie sich also eine Abteilung, die eindeutig von der neuen Software profitiert, wie etwa Vertrieb oder Back Office. Stellen Sie sicher, dass diese Abteilung vom ersten Tag an aktiv mit der Software arbeitet. Nutzen die Erfahrungen dieser Abteilung als positives Beispiel, um weitere Bereiche des Unternehmens davon zu begeistern.
8. Offenheit und Verständnis vermitteln
Um das Projekt erfolgreich zu gestalten muss von Anfang an klar sein, dass das laufende Geschäft weitergeht – und die Einführung der neuen Software „on Top“ kommt. Damit diese Mehrbelastung durch die Belegschaft getragen wird, ist es wichtig, die Vorteile der neuen Software für das gesamte Unternehmen her-auszuarbeiten. Der Mehrwert (z.B. Zeitersparnis, weniger E-Mails, permanente Verfügbarkeit von Daten) muss den Beschäftigten nachvollziehbar vermittelt werden, damit sie die Software annehmen und aktiv unterstützen.
9. Keine Insellösungen basteln
Social Software dient der besseren, vereinfachten Zusammenarbeit und Kommunikation von Mitarbeitern. Daher müssen alle Mitarbeiter – sofort oder in Etappen – einen Zugang erhalten. Der Einsatzbereich ist vor allem interdisziplinär sinnvoll und sollte somit abteilungsübergreifend vom Vertrieb, über IT bis zur Personalabteilung stattfinden. Oftmals sehen Unternehmen den Einsatz von Social Software nur für technikaffine Mitarbeiter vor oder sie vergessen die Einbindung von weniger am Produkt oder der Dienstleistung beteiligten Mitarbeiter (z.B. Buchhaltung). Um erfolgreiche Social Collaboration zu betreiben, muss jedoch jeder Mitarbeiter eingebunden werden.
10. Ergebnisse evaluieren
Um eine dauerhaft erfolgreiche Nutzung der Software zu gewährleisten, sollten die Ergebnisse regelmäßig analysiert werden. Wie aktiv wird die Lösung genutzt? Ergeben sich weitere Einsatzmöglichkeiten? Der Vergleich von geplanten und tatsächlichen Zielen hilft, die Maßnahmen entsprechend der veränderten Gegebenheiten anzupassen. Social Collaboration ist ein dynamischer Prozess, dessen Strategie kontinuierlich der jeweiligen Unternehmensbedürfnisse angepasst werden muss.
Der Autor:
Lukas Pfeiffer ist Experte für Social Software bei SWABR-Software, dem Spezialisten für Lösungen zur internen Kommunikationen, Wissensmanagement und Team Collaboration. Die zertifizierte Echtzeit-Software ist plattformunabhängig, mehrsprachig und flexibel einsetzbar. Weitere Infos unter www.swabr.com
Datenschutz - diese drei Kontrollmaßnahmen müssen sein!
Halbwissen oder gar Unwissenheit ist nicht nur unsexy, sondern in diesem Fall für Unternehmen sogar gefährlich: Bei Nichteinhaltung der datenschutzrechtlichen Anforderungen drohen empfindliche Geldbußen bis weit in den sechsstelligen Eurobereich sowie Haftstrafen von bis zu zwei Jahren. Trotzdem wissen viele Selbständige – vom Kleinunternehmen bis hin zum Mittelstand – oftmals nicht oder nur unzureichend, wie Datenschutz in der Praxis richtig funktioniert. Wir zeigen, worauf es grundlegend ankommt.
Mit Zutritts-, Zugangs-, Zugriffs-, Weitergabe-, Eingabe-, Auftrags-, Verfügbarkeits- sowie der Datentrennungs-Kontrolle kennt § 9 des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) acht sogenannte technische und organisatorische Maßnahmen, die zu treffen sind, um den Datenschutz zu gewährleisten. Übergeordnetes Ziel ist die Datensicherheit, welche einen ergänzenden Aspekt des Datenschutzes darstellt. Allein schon die begriffliche Nähe der Worte Zutritts-, Zugangs- und Zugriffskontrolle legen einen definierten Blick und Obacht im täglichen Umgang nahe.
I. Zutrittskontrolle
Zutrittskontrolle meint im Datenschutz, Maßnahmen zu ergreifen, die verhindern, dass unbefugte Personen den physikalischen Zutritt zu Datenverarbeitungsanlagen erhalten. Dazu zählen im weitesten Sinn Computer jeder Art – Server, PC, Notebook, Smartphone, Kopierer und andere Geräte, die sich zur Verarbeitung personenbezogener Daten eignen. Unbefugte Personen sind all jene, welche sich aufgrund der ihnen zugewiesenen Aufgaben nicht bei den entsprechenden Geräten aufhalten müssen. Ziel ist es, die Möglichkeit unbefugter Kenntnis- oder Einflussnahme von vornherein auszuschließen. Die Schutzmaßnahmen sollen mit zunehmender Sensibilität der Daten entsprechend steigen.
Maßnahmen im Rahmen der Zutrittskontrolle sind:
- Empfang mit Personenkontrolle sowie das Tragen von Firmen-/ Besucherausweisen
- Verschlossene Türen
- Alarmanlage
- Videoüberwachung und Wachdienst
- Schlüssel- und Chipkartenregelung sowie biometrische Einlass-Systeme
- Einbruchhemmende Fenster
II. Zugangskontrolle
Die Zugangskontrolle verhindert die Nutzung der Datenverarbeitungsanlagen durch Unbefugte. Während die Zutrittskontrolle den physikalischen Zutritt verhindert, unterbindet die Zugangskontrolle die Nutzung des Systems. Dabei dürfen Unternehmen die Angreifbarkeit von außen via Datenverbindung (Internet) keinesfalls außer Acht lassen – ein bedeutendes Einfallstor für Cyberkriminelle und Datendiebe.
Folgende Maßnahmen können ergriffen werden, um den unerlaubten Zugang zu personenbezogenen Daten zu verhindern:
- Bildschirmschoner mit Passwortschutz
- Passwortrichtlinie
- Magnet- und Chipkarte
- Benutzername und Passwort
- PIN-Verfahren
- Einsatz von Spamfilter und Virenscanner
- Biometrische Verfahren
III. Zugriffskontrolle
Die Zugriffskontrolle stellt sicher, dass ausschließlich befugte Personen Zugriff auf personenbezogene Daten, Programme, und Dokumente erhalten. Die Berechtigung ergibt sich aus der Aufgabenzuweisung und der Organisation des Betriebes. Wichtig: Der Vorgesetzte eines befugten Mitarbeiters verfügt nicht automatisch über eine Zugriffsberechtigung. Ein unbefugtes Lesen, Kopieren, Verändern oder Löschen personenbezogener Daten während ihrer Verarbeitung, Nutzung oder Speicherung soll ausdrücklich verhindert werden. Eine Zugriffsmatrix dokumentiert unter Zuhilfenahme eines Berechtigungskonzepts, welcher Mitarbeiter auf welche Daten und Programme Zugriff hat. Bei der Verwendung mobiler Datenträger und Endgeräte(USB-Stick, Notebook, Kamera, usw.) verdient die Zugriffskontrolle erhöhte Aufmerksamkeit. Datensicherheit sollte hier auch durch den Einsatz eines entsprechenden Verschlüsselungsverfahrens sichergestellt werden.
Maßnahmen der Zugriffskontrolle sind:
- Erstellen eines Berechtigungskonzepts
- Einrichten von Administratorenrechten
- Verschlüsselung der Datenträger
- Regelungen für den Gebrauch von mobilen Datenträgern und Endgeräten
- Verschlüsselung des WLAN
- Löschung wiederbeschreibbarer Datenträger und deren datenschutzkonforme Vernichtung
Letztlich schließen Zutritts-, Zugangs- und Zugriffskontrolle jeweils nahtlos aneinander an. Im Einzelfall muss daher jedes Unternehmen prüfen, welche der einzelnen Maßnahmen zweckmäßig und umsetzbar sind. Nicht nur aufgrund der engen Begrifflichkeiten: Um kostspielige Missverständnisse in der Datensicherheit zu vermeiden, braucht es Sorgfalt und Expertise. Externe Datenschutzbeauftragte bieten fachkundige Unterstützung und sicheren Umgang mit den technischen und organisatorischen Maßnahmen sowie allen weiteren datenschutzspezifischen Themen. Professionell betreut gehen Datenschutz und Datensicherheit Hand in Hand – zum Schutz vor Strafe und vor allem des eigenen Unternehmens.
Die Autorin Regina Mühlich, Inhaberin von AdOrga Solutions in München, www.adorgasolutions.de ist als externe Datenschutzbeauftragte und Managementberaterin tätig. Die geprüfte und anerkannte Sachverständige für IT und Datenschutz, Datenschutzauditorin (DSA-TÜV) und Qualitätsmanagementbeauftragte betreut bundesweit kleine und mittelständische Unternehmen.
7 Tipps für effektives Arbeiten im Home Office
Immer mehr Menschen arbeiten von zu Hause aus. Dort gibt es aber unzählige Störfaktoren, die der Effektivität im Wege stehen können. Mit diesen 7 Tipps halten Sie diese besser von sich fern und optimieren Ihre Heimarbeit.
1. Schaffen Sie einen festen Arbeitsplatz
Es heißt nicht ohne Grund „Home-Office“. Aus Ihrem Bett, von Ihrer Couch oder vor Ihrem Fernseher zu arbeiten wäre keine gute Idee. Sie sind es gewohnt, an diesen Orten zu entspannen. Schaffen Sie sich eine geordnete Atmosphäre. Es muss nicht unbedingt ein ganzer Raum sein. Aber ein Ort, der Ihnen signalisiert, dass dort gearbeitet wird.
2. Lernen Sie richtig zu kommunizieren
Anrufe, E-Mails, Sofortnachrichtendienste oder Video-Chats sind Möglichkeiten, um zu kommunizieren. Jeder muss für sich herausfinden, welcher Kanal sich am besten eignet und wie man diese miteinander kombiniert. Manchmal ist es effizienter, eine E-Mail zu verschicken, als einen Anruf zu tätigen.
3. Kleiden Sie sich für Ihren Job
Aufzustehen, im Pyjama einen Café zu trinken und direkt mit dem Job loszulegen hat bestimmt einen gewissen Reiz. Für die meisten gilt aber: Kleiden Sie sich angemessen. Das wird Ihnen helfen, den Arbeitsmodus einzulegen und richtig zu fokussieren.
4. Feste Arbeitszeiten sind wichtig
Sagen Sie sich nicht, dass Sie morgen Vormittag irgendwann mit der Arbeit beginnen. Seien Sie stattdessen diszipliniert und beginnen Sie jeden Tag um dieselbe Uhrzeit. Damit Ihre Heimarbeit nicht in Konflikt mit Ihrem Privatleben gerät, sollten sie den Arbeitstag idealerweise auch immer zur gleichen Uhrzeit enden lassen.
5. Bestimmte Aufgaben für jeden Tag
Erstellen Sie To-do-Listen für jeden Tag, an dem Sie von zu Hause arbeiten. Das hilft Ihnen, sich auf die wesentlichen Dinge zu fokussieren und gibt Ihnen die Möglichkeit zu messen, wie viel schon erledigt wurde. Erledigen Sie komplizierte und unangenehme Aufgaben zuerst und Routineaufgaben am Schluss.
6. Machen Sie Pausen
Wenn Sie sich schon kleiden, als wären Sie in einem Büro, sollten Sie auch andere Gewohnheiten auf Ihre Heimarbeit übertragen. Machen Sie Pausen. Eine einstündige Mittagspause ist ein perfekter Energielieferant, um Ihren Kopf wieder auf Touren zu bekommen.
7. Lassen Sie sich nicht ablenken
Auch wenn es Ihnen schwer fällt, versuchen Sie während der Arbeit den Kontakt zu Ihren Familienmitgliedern oder Freunden zu vermeiden. Signalisieren Sie klar, dass Sie nicht ansprechbar sind. Hier heißt es, Linie zu bewahren, sonst wird es mit Ihrer Heimarbeit auf Dauer nicht gut gehen.
8 Tipps und Tricks gegen Aufschieberitis
Sind Sie auch von der "Aufschieberitis" (Prokrastination) befallen? Sprich: Neigen Sie dazu, wichtige oder auch unangenehme Dinge vor sich her zu schieben? Falls ja, können Ihnen folgende Tipps als "Rettungsring" dienen und Sie im Büroalltag entlasten.
1. Tagesziele setzen
Setzen Sie sich Tagesziele, um den Arbeitstag vorzustrukturieren. Achtung: Die Ziele sollten noch Luft für Unterbrechungen und Spontanes enthalten.
2. Aufgaben unterteilen
Große Aufgaben verlieren ihren Schrecken, wenn man sie in kleine, einfache Schritte unterteilt.
3. Fortschritte festhalten
Protokollieren Sie Ihre Erfolge und tauschen Sie sich mit Menschen ähnlicher Veranlagung aus. Eine gute Idee ist auch, in einem Blog öffentlich über Ihren Arbeitsfortschritt an einem Projekt Rechenschaft abzulegen.
4. Zeitvorgaben
Setzen Sie sich sportliche Zeitvorgaben. Wenn zu viel Zeit zur Verfügung steht, passiert, was der britische Soziologe Parkinson wie folgt beschrieben hat: "Work expands so as to fill the time available for its completion."
5. Realistisch planen
Realistische Vorgaben sind wichtig. Viele neigen dazu, ihre Fähigkeiten zu überschätzen und damit die benötigte Zeit zu unterschätzen.
6. Unangenehmes zuerst
Unangenehme Aufgaben sollten vorgezogen werden. Danach fühlt man sich befreit und erleichtert.
7. Belohnen Sie sich
Belohnen Sie sich, wenn Sie ein Zwischenziel erreicht haben.
8. Halten Sie sich fit
Achten Sie auf ausreichend Schlaf, Bewegung, Sauerstoff und gute Ernährung.
All you can drive!
Früher oder später benötigen die meisten Gründer ein Auto, um mobil zu sein. Beim Neuwagen-Leasing werden sog. All-inclusive-Angebote immer beliebter – wir erklären, was es damit auf sich hat.
Monatlich einen fixen Betrag zahlen, dafür dann ohne weitere Kosten und Mehraufwand telefonieren oder im Internet surfen: Sogenannte Flatrate-Tarife machen es möglich und sind heute gang und gäbe. Selbständige, die mobil sein müssen und auf der Suche nach einem Neuwagen sind, können solche bequemen All-inclusive-Angebote auch beim Autokauf nutzen. Seit Ford und VW als Vorreiter dieses Thema auf dem hiesigen Automarkt eingeführt und etabliert haben, boomt das Geschäft mit den "Rundum-sorglos-Paketen" – auch in Form von vielfältigen Leasing-Angeboten speziell für Selbständige.
Was sind All-inclusive-Autos?
Bei diesen Offerten handelt es sich in der Regel um Neuwagen-Leasing über eine Laufzeit von 12 bis 48 Monaten – geschnürt in einem Komplett-Angebot. In diesen Angebotspaketen sind – je nach Anbieter und Käuferwünschen – Wartungsarbeiten, Verschleißreparaturen, Mobilitätsgarantie, Tank-Service und im Idealfall auch die Kfz-Versicherung in einer monatlichen Fix-Summe inbegriffen. Dass diese Komplett-Angebote zum Verkaufsschlager avanciert sind, belegt eine aktuelle Untersuchung des Duisburger Center Automotive Research Instituts (CAR): Demnach waren Mitte 2010 fast die Hälfte aller Hersteller-Aktionen solche Flatrate-Offerten.
Nur Bares ist Wahres?
Wer das Geld für seinen Neuwagen bar auf den Tisch des Autohändlers legt, hoffte bislang auf großzügige Rabatte seitens des Verkäufers. Da die Finanzierungsangebote der Autobanken mittlerweile vergleichbar günstig sind, ist das Bargeld-Argument nicht mehr ausschlaggebend. In der Ausgabe 04/2011 der Zeitschrift Finanztest wird dargelegt, dass nur noch 20 Prozent der Autokäufer den Kaufpreis bar auf den Tisch legen – die Mehrheit der Käufer zieht dagegen einen Finanzkauf vor, und nicht selten sind
Die Vorteile der Flatrates
Auch der ADAC weist auf die Vorteile der All-inclusive-Angebote hin: Diese liegen im Komfort und damit verbunden in der Bequemlichkeit, die diese den Kunden bieten: Denn der Käufer spart Zeit und Ressourcen, da die gesamte Abwicklung unkompliziert und unbürokratisch vom Anbieter erledigt wird. Damit entfällt oft auch der Aufwand für die Suche nach der günstigsten Kfz-Versicherung – diese ist entweder bereits im Paket enthalten oder kann zumindest dazugebucht werden. Ebenso entfällt das aufwendige Preisevergleichen bei anfallenden Reparaturarbeiten. Der Hauptvorteil für Sie als Kunde und Unternehmensgründer liegt darin, dass Sie über die komplette Dauer der vereinbarten Laufzeit monatlich eine genau kalkulierbare, fixe Summe entrichten, darüber hinaus aber keine Verschleiß-Reparaturkosten einplanen müssen und somit vor bösen Überraschungen bestmöglich geschützt sind. Dies kommt nicht zuletzt Ihrer Liquidität zugute und spart wertvolle Zeit, welche Sie im Business-Alltag bestimmt besser investieren können.
Worauf sollten Sie achten?
Wie erwähnt, sind die Angebote der Autohersteller vielfältig und umfangreich. Die Offerten können im Detail stark variieren, je nachdem, ob und welche Zusatzwünsche Sie als Käufer haben. Es gilt: Sie sollten sich vorab klar machen, was Ihnen persönlich wichtig ist und welchen Betrag Sie in Ihre Mobilität investieren wollen.
Neben Ihrem ureigenen persönlichen Geschmack in Sachen Fahrzeug-Marke, Wagengröße und Ausstattung empfiehlt sich unter anderem ein Blick auf folgende Punkte:
- Für welche Modelle aus der betreffenden Fahrzeugflotte sind die Komplett-Angebote verfügbar?
- Welche Leistungen sind in dem Paket inklusive, welche noch als Optionen erhältlich. Dies betrifft etwa die Frage nach der Winterbereifung Ihres neuen Fahrzeugs: Bietet das betreffende Paket ausschließlich die Winterreifen oder beinhaltet es idealerweise die vier Winterreifen als Komplett-Set auf Felgen?
- Wie hoch ist die Sonderzahlung (also die Einmalzahlung am Beginn des Leasings oder am Ende der Laufzeit)?
All you can drive!
Die Angebote sind vielfältig, das Vergleichen der Leasing-Pakete ist im Detail schwierig. Wir zeigen Ihnen in diesem Artikel beispielhaft einige Flatrate-Angebote. Sie sind für eine Laufzeit von 36 Monaten bei einer jährlichen Fahrleistung von 20.000 km berechnet. Alle Angaben stammen von den Anbietern, die Aktualität der Angebote und die Verfügbarkeit müssen Sie bei Interesse noch einmal selbst überprüfen. Und wenn dann zu guter Letzt aus Ihrer Sicht alles passt, können Sie Ihre Rundum-sorglos-Mobilität im neuen Auto genießen und Vollgas geben fürs eigentliche Business.
So bremsen Sie das Finanzamt aus
Sie fahren regelmäßig zu Kunden, Lieferanten, Fortbildungen oder zum Großmarkt? Dann wird’s Zeit, dass Sie Ihre Mobilität effektiv gestalten. Ein wichtiger Punkt: Steuern und Auto.
Die KFZ-Nutzung ist das Lieblingsthema aller Betriebsprüfer. Wer also keine bösen und teuren Überraschungen erleben will, sollte sich rechtzeitig mit den steuerlichen Aspekten vertraut machen. Hier das Wichtigste im Schnellüberblick zu diesem komplexen Thema.
Das Finanzamt stellt eine wesentliche Frage: Nutzen Sie das Auto nur geschäftlich, oder fahren Sie auch schon einmal privat damit? Wenn Sie es nur geschäftlich nutzen, zählt es zum sogenannten notwendigen Betriebsvermögen. Damit ist klar, dass es überwiegend für Firmenfahrten genutzt wird. Bei einem Taxifahrer oder einem Vertreter liegt es auf der Hand, dass er das Auto häufig beruflich benötigt. Bei anderen Berufsgruppen ist das möglicherweise nicht so eindeutig.
Um dem Finanzamt beweisen zu können, dass der Wagen zu über 50 Prozent beruflich genutzt wird, kann der Firmeninhaber beispielsweise über eine längere Zeit – etwa drei Monate – seine Fahrten in einem entsprechenden Buch erfassen. Dabei reichen Angaben über die betrieblich veranlassten Fahrten aus, also der Anlass und die jeweils zurückgelegte Strecke sowie die Kilometerstände zu Beginn und Ende des Aufzeichnungszeitraums. Das Fahrverhalten in diesem Zeitraum muss beispielhaft für den Rest des Jahres sein. Aber auch eingetragene Termine in Kalendern, die Abrechnung gefahrener Kilometer gegenüber Auftraggebern oder Reisekostenaufstellungen können die überwiegend betriebliche Nutzung des Autos glaubhaft belegen.
Wurde der betriebliche Nutzungsumfang des Wagens einmal dargelegt, geht das Finanzamt auch in den folgenden Jahren von dieser Nutzung aus – außer es gibt wesentliche Veränderungen, wenn etwa die Art oder der Umfang der Tätigkeit wechseln.
Die Ein-Prozent-Regel
Selbst wenn das Auto überwiegend geschäftlich genutzt wird, unterstellt das Finanzamt immer eine geringe private Nutzung: Zum Beispiel für die Fahrten von zu Hause ins Büro und zurück. Und diese Privatfahrten muss der Unternehmer als eine Art Einkommen versteuern. Um die Steuerhöhe zu berechnen, gibt es die sogenannte Ein-Prozent-Regel. Sie heißt so, weil der Firmeninhaber jeden Monat ein Prozent des Brutto-Listenpreises des Wagens mit seinem persönlichen Steuersatz versteuern muss
Also: Egal, ob der Gründer einen gebrauchten Wagen kauft, ein Auto reimportiert oder sich für den Neuwagen entscheidet: Es spielt keine Rolle, was das Auto tatsächlich gekostet hat. Ausschlaggebend ist nur der Listenpreis. Kostet das Auto also inklusive Mehrwertsteuer 25.000 Euro, so muss der Unternehmer jeden Monat 250 Euro versteuern. Alternative: Der Gründer führt ein Fahrtenbuch, dann kann er die tatsächlichen Kosten berechnen.
Die Fahrtenbuchmethode ist dann vorteilhaft, wenn das Fahrzeug nur selten für Privatfahrten genutzt wird, oder wenn die Werte nach der Ein-Prozent-Methode die tatsächlichen Kosten übersteigen. Das ist häufig bei älteren Fahrzeugen der Fall. Die Ein-Prozent-Methode ist dagegen bei Neufahrzeugen zu empfehlen, die zu mehr als zwölf Prozent privat genutzt werden. Sie ist auch dann oft die bessere Wahl, wenn der Listenpreis relativ niedrig ist, wie etwa bei Kleinwagen.
CarSharing für Gründer
Für gewerblich genutzte Fahrzeuge müssen Selbständige in der Regel einen beachtlichen Aufwand betreiben: Anschaffung, Versicherung, Wartung und Pflege verschlingen viel Zeit und Geld. Überdies sind zentrale Parkmöglichkeiten knapp und die Mieten für eigene Stellplätze entsprechend hoch. Hier kann CarSharing eine Lösung sein.
Die wichtigsten Vorteile von CarSharing auf einen Blick:
Kosten richten sich nach Fahrzeugnutzung
CarSharing ist besonders für Gründer eine oft preisgünstige Alternative zum eigenen Firmenfahrzeug, denn die Kosten richten sich nach der tatsächlichen Nutzung der Fahrzeuge. So kann das Startkapital statt in einen Firmenwagen in das Kerngeschäft investiert werden. In jedem Fall entsteht eine betriebswirtschaftliche Entlastung, weil Verwaltungsaufgaben komplett ausgelagert und im Preis inbegriffen sind.
Zugriff auf große Fahrzeugflotte
Mit CarSharing haben Gründer Zugriff auf eine große Fahrzeugflotte, idealerweise auf verschiedene Modelle unterschiedlicher Größe. Wartung und Pflege obliegen immer dem jeweiligen Anbieter. Außerdem verringert sich durch die Nutzung von CarSharing-Fahrzeugen langfristig der ökologische Fußabdruck des Unternehmens. Einige CarSharing-Firmen sind mit dem „Blauen Engel“ ausgezeichnet, dem Siegel für nachhaltige Mobilität.
Um zu entscheiden, welcher CarSharing-Anbieter für das eigene Unternehmen passt, sollten folgende Aspekte vorab betrachtet werden:
1. Der Standort entscheidet mit
Der jeweilige Standort der CarSharing-Fahrzeuge ist ein maßgeblicher Faktor. Steht das Auto zu weit weg, ist eine häufige und vor allem kurze Nutzung zu zeitaufwändig. Im Idealfall sollte sich mindestens eine CarSharing-Station mit reservierten Stellplätzen in fußläufiger Entfernung befinden. In einigen Großstädten gibt es zudem so genannte „Free Floating“-Angebote, das sind Mietwagen, die nicht an feste Stellplätze gebunden sind. Sie werden stattdessen in einem definierten Stadtbereich nach Bedarf am Straßenrand geparkt und vom nachfolgenden Nutzer von dort aus weitergefahren. Diese Fahrzeuge eignen sich jedoch eher für kurze, sogenannte „One-Way-Fahrten“ innerhalb der Stadt. Längere Dienstfahrten gehen bei dieser Variante sehr schnell ins Geld. Hier sollte genau verglichen werden, welches Angebot sich am besten für den jeweiligen Bedarf eignet.
2. Die Fahrzeuge müssen zum eigenen Bedarf passen
Müssen häufig große Gegenstände oder viel Gepäck transportiert werden, kommt nur ein CarSharing-Unternehmen in Frage, das auch größere Fahrzeugmodelle zur Verfügung stellen kann, wie zum Beispiel Kombi, Van oder Transporter. Soll das CarSharing-Fahrzeug nicht zu offensichtlich als solches erkennbar sein, stellen einige Anbieter auch sehr dezent gebrandete Autos zur Verfügung. Manche bieten an, das Fahrzeug temporär mit dem eigenen Firmenlogo auf einer Magnetfolie auszustatten.
3. Ein unternehmerfreundlicher Service zählt
Ein guter CarSharing-Service stellt einen möglichst reibungslosen Ablauf sicher und ist rund um die Uhr erreichbar. Zum Beispiel wird bei einem Fahrzeugausfall der nachfolgende Kunde rechtzeitig von den Service-Mitarbeitern benachrichtigt und ein Ersatzfahrzeug zur Verfügung gestellt. Einige CarSharing-Unternehmen bieten für Geschäftskunden auch exklusiv reservierte Zeitfenster für bestimmte Fahrzeuge an oder bei entsprechender Auslastung eine eigens eingerichtete CarSharing-Station auf dem Firmengelände. Der Anbieter Cambio beispielsweise rechnet private Fahrten mit den Mitarbeitern direkt ab, denn eine Weitervermietung von firmeneigenen Wagen an Angestellte kann vom Steuerprüfer als Gewährung eines geldwerten Vorteils bewertet werden. Dies ist bei direkter Abrechnung zwischen CarSharing-Anbieter und Mitarbeiter ausgeschlossen.
4. Die Kosten und Leistungen vergleichen
Je nach Art und Dauer der Nutzung lohnt es sich natürlich, bei sonst gleich guten Voraussetzungen, auch die Preise der verschiedenen Anbieter miteinander zu vergleichen. Zählt man sämtliche Kosten rund um ein eigenes Fahrzeug zusammen, ist CarSharing nicht selten die preisgünstigere Alternative. In jedem Fall gewinnen Unternehmen beim CarSharing durch den Zugriff auf verschiedene Automodelle eine hohe Flexibilität und durch die Auslagerung von Pflege, Wartung und Verwaltung der Fahrzeuge deutlich mehr personelle Kapazitäten für andere Aufgaben.
Der Autor Joachim Schwarz ist Verkehrsplaner und seit der Gründung im Jahr 2000 Geschäftsführer der Holdinggesellschaft cambio Mobilitätsservice GmbH & Co. KG. Cambio unterhält aktuell in 19 deutschen und 31 belgischen Städten mehr als 1.900 Fahrzeuge für 70.000 Kunden.
Geschäftsreisemanagement und digitale Plattformen: Herausforderungen & Vorteile
Geschäftsreisemanagement, auch bekannt als Corporate Travel Management (CTM), umfasst die Planung, Organisation und Kontrolle von Geschäftsreisen und -aktivitäten. Dabei kommt es darauf an, die Effizienz der Geschäftsreisen zu optimieren, die Reisekosten zu minimieren und die Bedürfnisse der Mitarbeitenden optimal zu erfüllen. Eine zunehmend wichtige Rolle im modernen Geschäftsreisemanagement spielen digitale Plattformen, die durch zentrale Verwaltung und Automatisierung erheblich zum Effizienzgewinn beitragen.
Definition und Überblick zum Geschäftsreisemanagement
Geschäftsreisemanagement bezieht sich auf die Verwaltung der Reisebuchungen, die Einhaltung der Reiserichtlinien, die Kostenkontrolle, die Sicherheit der Reisenden, die Berichterstattung und die Optimierung der Geschäftsreiseprozesse.
Ein wesentliches Ziel des Geschäftsreisemanagements ist es, den Reisenden eine effiziente, kostengünstige und sichere Erfahrung zu ermöglichen, während gleichzeitig die Reisekosten für das Unternehmen reduziert und die Einhaltung der internen und externen Vorschriften gewährleistet werden. Unternehmen nutzen häufig spezialisierte Software, Reisebüros oder Travel Management Companies (TMCs) zur Unterstützung des Geschäftsreisemanagements.
Geschäftsreisen-Veranstalter können in vielerlei Hinsicht von durchdachten, zentralen Plattformen für das Geschäftsreisemanagement profitieren.
Welches sind die wichtigsten Herausforderungen im Geschäftsreisemanagement?
Erfolgreiches Geschäftsreisemanagement ist mit mehreren Herausforderungen für Unternehmen und Mitarbeiter verbunden. Diese umfassen Aspekte wie:
- Kostenkontrolle und -effizienz: Die Kontrolle der Reisekosten ist eine zentrale Herausforderung. Unternehmen müssen die Reisekosten minimieren, ohne die Effizienz oder die Zufriedenheit der Mitarbeitenden zu beeinträchtigen.
- Einhaltung von Reiserichtlinien: Die Sicherstellung der Einhaltung von internen Reiserichtlinien und externen Vorschriften ist entscheidend für ein effektives Geschäftsreisemanagement.
- Reisesicherheit und -risiko: Die Gewährleistung der Sicherheit von Mitarbeitenden auf Geschäftsreisen ist von höchster Bedeutung. Unternehmen müssen Risikobewertungen durchführen, Notfallpläne erstellen und die Mitarbeitenden über mögliche Gefahren informieren.
- Umweltauswirkungen: Unternehmen stehen unter Druck, ihre Umweltauswirkungen einschließlich der CO₂-Emissionen im Zusammenhang mit Geschäftsreisen zu reduzieren.
- Technologie, Automatisierung und Integration: Die Integration von Technologien zur Optimierung des Geschäftsreisemanagements ist eine zunehmend wichtige Herausforderung. Dazu gehören Buchungstools, mobile Apps, künstliche Intelligenz und Datenanalyse.