Die Befreiung von der Umsatzsteuer hat einen großen Vorteil: Sie brauchen beim Finanzamt keine Umsatzsteuererklärungen abzugeben. Wenn Sie nur mit Privatkunden Geschäfte machen, ergibt sich ein weiterer Vorzug: Sie können Ihren Kunden günstigere Angebote machen als die Konkurrenz, die Mehrwertsteuer berechnen muss, denn bei Ihnen zahlen die Kunden nur den Nettobetrag. Sollte Ihr Einkommen allerdings die Grenze zur Umsatzsteuerpflicht überschreiten, haben Sie ein Problem: Dann müssen Sie Ihren Privatkunden 19 Prozent zusätzlich berechnen. Sind diese nicht bereit, einen solchen Preisanstieg zu akzeptieren, haben Sie de facto weniger Einnahmen, weil Sie einen Teil des zusätzlichen Rechnungsbetrages selbst tragen müssen.

Darüber hinaus gibt es für Kleinunternehmer mit einem geringen Umsatz weitere Gründe, sich freiwillig für die Umsatzsteuer zu verpflichten: Wenn Sie teure Anschaffungen tätigen wollen oder müssen, können Sie die Vorsteuer dafür beim Finanzamt geltend machen. Kleinunternehmer können sich die Vorsteuer nicht zurückzahlen lassen. Außerdem brauchen Sie gegenüber Ihren Kunden nicht zu zeigen, dass Sie nur einen geringen Umsatz erwirtschaften. Bedenken Sie jedoch: Wenn Sie sich freiwillig für die Umsatzsteuer entscheiden, legen Sie sich damit für fünf Jahre fest. Nur für den schnellen Steuervorteil in einem Jahr mit vielen Ausgaben lohnt sich also der Verzicht auf Umsatzsteuerfreiheit nicht.

In der Regel müssen Unternehmer, die umsatzsteuerpflichtig sind, ihre Umsatzsteuervoranmeldung monatlich oder vierteljährlich beim Finanzamt einreichen. Der Abgabezeitraum richtet sich nach der Umsatzsteuerzahllast des Vorjahres: Lag diese bei unter 1000 Euro, kann das Finanzamt Sie von der Voranmeldung befreien und Sie müssen nur zum Jahresende eine Umsatzsteuererklärung abgeben. Betrug Ihre Umsatzsteuerzahllast im Vorjahr zwischen 1000,01 und 7500 Euro, müssen Sie die Umsatzsteuervoranmeldung fortan vierteljährlich machen. Bei Zahllastungen über 7500 Euro im Vorjahr ist eine monatliche Voranmeldung nötig. Für Existenzgründer gilt: Sie müssen im Jahr der Gründung sowie im Folgejahr auf jeden Fall monatliche Voranmeldungen abgeben.

Eigentlich ist die Umsatzsteuervoranmeldung jeweils zum zehnten eines Monats fällig. Wem diese Zeitspanne zu knapp wird, der kann beim Finanzamt eine Dauerfristverlängerung beantragen. Damit haben Sie vier Wochen länger Zeit, Ihre Unterlagen abzugeben. In der Praxis heißt das: Die Umsatzsteuervoranmeldung für das erste Quartal, also für Januar bis März, ist nicht am 10. April fällig, sondern erst am 10. Mai. Das Gleiche gilt für die monatliche Zahlweise: Für den Monat Januar muss die Anmeldung erst am 10. März erfolgen statt am 10. Februar. Seit September 2013 müssen Sie die Voranmeldungen grundsätzlich elektronisch über das Softwareprogramm Elster an Ihr Finanzamt übermitteln – und zwar mit einem Zertifikat für die authentifizierte Datenübermittlung, das Sie online beantragen können.

• Als Unternehmer schreiben Sie im Januar 2014 Ihren Kunden für Ihre Produkte Rechnungen in Höhe von 4000 Euro. Auf die Netto-Rechnungsbeträge schlagen Sie die Umsatzsteuer von 19 Prozent auf, also insgesamt 760 Euro. Sie haben demnach im Januar 2014 Bruttoeinnahmen von 4760 Euro erzielt.
• Im gleichen Monat haben Sie Waren im Brutto-Gesamtwert von 1190 Euro gekauft – also einem Netto-Einkaufswert von 1000 Euro plus 19 Prozent Umsatzsteuer. Darüber hinaus haben Sie Dienstleistungen von 1000 Euro gekauft, die einem Mehrwertsteuersatz von 7 Prozent unterliegen – haben also dafür eine Gesamtsumme von 1070 Euro bezahlt. Sie haben damit insgesamt 760 Euro Umsatzsteuer (= Mehrwertsteuer) von Ihren Kunden eingenommen und selbst 260 Euro Umsatzsteuer (= Vorsteuer) an Ihre Lieferanten gezahlt.
• Zur Berechnung Ihrer Umsatzsteuerschuld ans Finanzamt müssen Sie nun den Vorsteueranteil von Ihren Mehrwertsteuer-Einnahmen abziehen. In diesem Fall schulden Sie dem Finanzamt also 500 Euro (760 Euro minus 260 Euro). Ist die bezahlte Vorsteuer höher als die eingenommene Mehrwertsteuer – was vor allem in Gründungszeiten mit vielen Anschaffungen und noch wenigen Einnahmen der Fall sein dürfte –, bekommen Sie die Differenz vom Finanzamt zurück.