Wer in diesem Jahr ein Offsite für das Sales-Team plant oder ein exklusives „Coder-Retreat“ in den Alpen buchen will, sollte das Budget neu kalkulieren. Der Gesetzgeber hat zum Jahreswechsel auf eine rechtsprechungsfreundliche Auslegung des Bundesfinanzhofs (BFH) reagiert und die Zügel spürbar angezogen. Die bisherige Praxis, auch Events für geschlossene Kreise pauschal mit 25 Prozent zu versteuern, ist damit Geschichte.

Gesetzgeber kassiert BFH-Urteil

Hintergrund der Neuregelung ist ein „Korrektiv“ der Politik. Der BFH hatte in der Vergangenheit entschieden, dass auch Feiern mit begrenztem Teilnehmerkreis als Betriebsveranstaltung gelten können. Dies ermöglichte es Unternehmen bislang, die vereinfachte Pauschalsteuer auch für Department-Events oder Founder-Offsites anzuwenden.

Diese weite Auslegung widerspricht jedoch nach Ansicht des Gesetzgebers dem ursprünglichen Sinn der Pauschalierung nach § 40 Abs. 2 EStG. Das Ziel der Regelung sei die Vereinfachung von Massenvorgängen – und das setze voraus, dass die Veranstaltung der gesamten Belegschaft offensteht.

„Der BFH hat den Begriff der Betriebsveranstaltung sehr weit ausgelegt. Nach dieser Rechtsprechung konnten auch exklusive Feiern pauschal besteuert werden, obwohl nur ein kleiner Kreis eingeladen war“, erklärt Gabriele Busch, Steuerberaterin bei Ecovis in Nürnberg.

Wer nicht alle einlädt, zahlt voll

• Die neue Marschroute ist klar: Die 25-Prozent-Pauschalsteuer ist ab sofort an die Offenheit der Teilnahme gekoppelt.
• Die Regel: Die Veranstaltung muss allen Beschäftigten des Unternehmens oder eines klar abgegrenzten Betriebsteils offenstehen.
• Das Detail: Entscheidend ist nicht, wer tatsächlich kommt, sondern wer kommen durfte.

Sobald eine Einladung von vornherein selektiv ausgesprochen wird – etwa das „Sales-Dinner“ nach einem erfolgreichen Quartal oder das strategische Wochenende nur für die C-Level-Ebene – entfällt das Steuerprivileg. Zwar gelten solche Events lohnsteuerlich weiterhin als Betriebsveranstaltung, doch die finanzielle Begünstigung wird gestrichen.

Bürokratie-Falle für schlanke Strukturen

Für Gründer*innen wiegt der Wegfall der Pauschalierung doppelt schwer. Zum einen erhöht sich die Steuerlast, zum anderen entsteht ein erheblicher Verwaltungsaufwand, der gerade in schlanken Organisationen ohne große HR-Abteilung schmerzt.

Bisher sorgte die Pauschalsteuer dafür, dass die Aufwendungen beitragsfrei in der Sozialversicherung blieben und nicht individuell zugeordnet werden mussten. Dieser „Clean-Cut“ ist bei geschlossenen Team-Events nun vorbei.

Die Konsequenzen für die Administration:

• Individuelle Zurechnung: Die Kosten (Essen, Anreise, Unterkunft) müssen jedem teilnehmenden Mitarbeiter einzeln als geldwerter Vorteil zugerechnet werden.
• Sozialversicherungspflicht: Der Vorteil wird voll sozialversicherungspflichtig.
• Stimmungs-Killer Lohnabrechnung: Die Beträge tauchen auf der individuellen Lohnabrechnung der Mitarbeiter auf – was bei reinen „Belohnungs-Events“ oft zu Irritationen führt, wenn plötzlich Steuern auf das Firmenessen anfallen.

Fazit: Incentives neu denken

Die Neuregelung trifft die Start-up-Kultur, in der Teamevents oft gezielt als Incentive eingesetzt werden, besonders hart. Wer weiterhin exklusive Events für einzelne Teams durchführen möchte, muss sich auf höhere Lohnnebenkosten (ca. 30 bis 50 % Aufschlag durch Sozialabgaben) und komplexere Abrechnungsprozesse mit dem Steuerberater einstellen.

„Arbeitgeber sollten bestehende Konzepte für Betriebsfeiern überprüfen und rechtzeitig anpassen“, rät Expertin Busch. Nur durch eine vorausschauende Planung lassen sich böse Überraschungen bei der nächsten Lohnsteuerprüfung – und schlechte Stimmung im Team – vermeiden.

Deine Checkliste zur rechtssicheren Eventplanung

Nutze diese Liste VOR jeder Buchung, damit du später keinen Stress mit dem Finanzamt oder der Lohnbuchhaltung bekommst.

Phase 1: Der Teilnehmerkreis (dein wichtigster Checkpoint)

Das ist ab sofort der entscheidende Hebel. Hier legst du fest, ob es teuer oder günstig wird.

• Zielgruppe definieren: Wer ist eingeladen?
  • Option A: Die gesamte Belegschaft (Alle).
  • Option B: Ein klar abgegrenzter Betriebsteil (z. B. „Alle aus der Filiale X“ oder „Das ganze Lager-Team“).
  • Option C: Ein selektiver Kreis (z.B. „Nur High-Performer“, „Sales-Team nach Zielerreichung“, „C-Level“).
• Check „Offenheit“: Hatte wirklich jede(r) aus Gruppe A oder B theoretisch die Chance teilzunehmen? (Denk dran: Es geht ums „Dürfen“, nicht ums „Kommen“).
• Entscheidung:
  • Bei A oder B: Pauschalsteuer (25 %) möglich. -> Alles entspannt.
  • Bei C: Keine Pauschalierung. -> Volle Steuer- und Sozialversicherungspflicht.

Phase 2: Budgetierung (Kostenwahrheit)

Wenn du dich für Exklusivität (Option C) entschieden hast, musst du neu rechnen.

• Kosten pro Kopf ermitteln: Gesamtkosten (Location, Essen, Drinks, Anreise, Hotel) geteilt durch Anzahl der Teilnehmer.
• Bei „Exklusiv-Events“ (Option C):
  • Hast du ca. 30–50 % Puffer für Lohnnebenkosten eingeplant? (Arbeitgeberanteile SV + Übernahme der Lohnsteuer).
  • Hast du geklärt, ob die Firma die Lohnsteuer übernimmt (Netto-Lohn-Vereinbarung)? Damit das Event für deine Kollegen netto kostenlos bleibt.
• Freibetrag checken: Liegen die Kosten (bei offenen Events, A & B) unter 110 Euro pro Nase? (Falls ja: steuerfrei. Falls nein: Der übersteigende Betrag kann pauschaliert werden – aber nur, wenn das Event „offen“ war).

Phase 3: Dokumentation (Sichere dich ab)

Damit du bei der nächsten Lohnsteuerprüfung entspannt bleibst.

• Einladung speichern: Archiviere die Einladungs-Mail oder den Aushang. Das ist dein Beweis, an wen sich das Event gerichtet hat (Nachweis der „Offenheit“).
• Teilnehmerliste führen: Schreib genau auf, wer wirklich da war.
• Zuordnung für die Payroll:
  • Bei offenen Events: Gesamtsumme und Teilnehmerzahl reichen meist.
  • Bei exklusiven Events: Erstelle eine Liste, die jedem Kollegen exakt seine Kosten zuordnet (Wer hatte das Einzelzimmer? Wer ist Bahn gefahren?).

Phase 4: Interne Kommunikation & HR

Vermeide Frust im Team und in der Personalabteilung.

• Payroll briefen: Schick die Infos (Liste, Kosten, Art des Events) vor dem Abrechnungslauf an die Lohnbuchhaltung. Nicht erst danach!
• Kollegen informieren (nur bei exklusiven Events): Falls die Versteuerung auf der Gehaltsabrechnung auftaucht (selbst wenn die Firma zahlt, sieht man das oft als „durchlaufenden Posten“), sag den Leuten vorher Bescheid: „Auf eurer Abrechnung steht Posten X – keine Sorge, das kostet euch netto nichts, muss aber steuerlich draufstehen.“

Die Steuer-Ampel für deine Planung
 

Im Geschäftsjahr 2025 investierte das Companisto Business Angel Netzwerk nach eigenen Angaben in Start-ups aus 15 unterschiedlichen Branchen. Die Top-Branchen, in die investiert wurden, waren MedTech, Automotive und GreenTech. Der Fokus lag dabei auf strukturierten Co-Investments und der Anschlussfähigkeit der Finanzierungen, um tragfähige Investor*innenstrukturen für weiteres Wachstum zu schaffen.

Insgesamt wurden 2025 durch Companisto über 45,8 Mio. Euro in 35 Finanzierungsrunden investiert. Damit konnte das Netzwerk eine Steigerung um 15,8 Mio. Euro verzeichnen von 30 Mio. Euro in 2024. Zusätzlich zu dem Kapital durch das digitale Business Angel Netzwerk beteiligten sich 58 Co-Investor*innen, darunter Bayern Kapital, Samsung Next, HoneyStone Ventures (USA) und die Investitionsbank des Landes Brandenburg (ILB) in unterschiedlichen Runden.

Zu den prägenden Finanzierungen des Jahres zählten unter anderem AMERIA mit einem kumulierten Gesamtvolumen von mehr als 42 Mio. Euro sowie die Runden von Cellbox, DiaMonTech, Virtonomy und Jedsy.

Jedsy, die Delivery Glider AG, schloss 2025 innerhalb von 14 Tagen eine Finanzierungsrunde über insgesamt 3,15 Mio. Euro gemeinsam mit internationalen Co-Investor*innen ab. Das Unternehmen entwickelt eine Drohne, die vertikal startet und direkt an Fenstern andocken kann.

Virtonomy setzte ebenfalls auf eine internationale Investor*innenstruktur. Das MedTech-Unternehmen entwickelt virtuelle Patient*innenmodelle zur Digitalisierung klinischer Studien. Über Companisto wurden knapp 3 Mio. Euro im Lead der Finanzierungsrunde investiert, parallel zu Partnern wie Bayern Kapital und Accenture. „Companisto hat uns den Zugang zu einer breit aufgestellten Co-Investorenbasis ermöglicht. Die Kombination aus Business Angels und institutionellen Partnern hat nicht nur Kapital, sondern auch Governance- und Wachstumskompetenz eingebracht. Das schafft eine tragfähige Grundlage für die weitere Entwicklung und Skalierung von Virtonomy,“ sagt Dr. Simon Sonntag, Founder und CEO von Virtonomy.

Zum Jahresende 2025 zählte das Companisto Netzwerk mehr als 5.700 Business Angels. Begleitend investierte Companisto in den Ausbau des Netzwerks sowie den Austausch zwischen Investor*innen und Gründungsteams und organisierte im Laufe des Jahres rund 100 Events.

„Das vergangene Jahr hat einmal mehr gezeigt, welches Potenzial in einem aktiven Business-Angel-Netzwerk steckt. Durch die konsequente Digitalisierung des Startup-Investings bei Companisto ermöglichen wir eine enge und transparente Zusammenarbeit zwischen Business Angels und Co-Investoren, schaffen Vertrauen und eröffnen Gründerinnen und Gründern neue Perspektiven sowie nachhaltiges Wachstum“, sagt David Rhotert, Co-Founder und Managing Director von Companisto.

Für 2026 plant Companisto das Business Angel Netzwerk weiter auszubauen und die gemeinsame Investitionstätigkeit in Form wiederkehrender Co-Investments und skalierbarer Geschäftsmodelle zu stärken.

Die Suche nach Kapital gehört zu den größten Herausforderungen auf dem Weg zum unternehme­rischen Erfolg. Investor*innen suchen nicht nur nach innovativen Ideen, sondern vor allem nach überzeugenden Geschäftsmodellen, die eine klare Strategie, eine starke Vision und realistische Finanzprognosen bieten. Doch in der Praxis kommen immer wieder ähnliche Fehler vor, die den Kapitalbeschaffungsprozess gefährden.

1. Unklare Kommunikation von Strategie und Wachstumspotenzial

Viele Gründer*innen haben Schwierigkeiten, ihre Vision und das Wachstumspotenzial ihres Unternehmens überzeugend oder klar genug zu vermitteln. Eine zu vage oder austauschbare Vision lässt Investor*innen zweifeln, ob das Unternehmen tatsächlich einen nachhaltigen Mehrwert schafft. Ebenso fehlt oft eine nachvollziehbare Wachstumslogik, die erklärt, warum genau jetzt der richtige Zeitpunkt für das Investment ist. Das Marktpotenzial wird häufig nur geschätzt und nicht mit handfesten Daten und Fakten untermauert. Auch eine klare Abgrenzung vom Wettbewerb bleibt aus, und viele Gründer*innen vergessen, ihre Ziele messbar zu machen, was die Glaubwürdigkeit beeinträchtigt.

Ausweg: Um Investor*innen zu überzeugen, musst du deine Vision konkretisieren: Wo steht dein Unternehmen in drei bis fünf Jahren? Was sind die langfristigen Ziele und wie willst du diese erreichen? Entwickle eine klare Wachstumsstory. Belege das Marktpotenzial mit konkreten Zahlen, Trends und Wettbewerbsvorteilen. Die Abgrenzung zum Wettbewerb sollte klar und nachvollziehbar sein. Zudem sollten alle Ziele realistisch und messbar formuliert werden, damit Investor*innen den Fortschritt deines Unternehmens verfolgen können. Schaffe eine emotionale Erzählung, die das „Why now?“ überzeugend beantwortet.

2. Unrealistische Aufbereitung von Businessplan und Finanzkennzahlen

Ein häufiger Fehler ist es, den Businessplan und die Finanzprognosen zu optimistisch oder unrealistisch zu gestalten. Gründer*innen stellen oft Zahlen vor, die nicht auf klaren Annahmen basieren. Es fehlen transparente Erläuterungen zu den geplanten Umsätzen und Ergebnissen. Auch die Wachstumsraten sind in vielen Fällen zu hoch angesetzt. Ein weiteres Problem ist das Fehlen von verschiedenen Szenarien, die den finanziellen Verlauf unter Berücksichtigung von Unsicherheiten und Risiken abbilden. Die Cashflow-Planung wird häufig vernachlässigt und der Kapitalbedarf nicht nachvollziehbar begründet. Gründer*innen neigen zudem dazu, die Kosten zu niedrig anzusetzen und die Finanzierungsmöglichkeiten zu überschätzen.

Ausweg: Ein gut strukturierter Businessplan sollte eine detaillierte Umsatz- und Ergebnisplanung für mindestens drei Jahre beinhalten, die realistisch und nachvollziehbar ist. Denke in Szenarien: Erstelle nicht nur eine Best-Case-Planung, sondern auch konservative und realistische Szenarien. Achte besonders auf die Cashflow-Planung und leite den Kapitalbedarf klar und nachvollziehbar ab. Gib an, wie viel Geld wann und wofür benötigt wird. Alle Annahmen müssen transparent und plausibel erklärt werden. Vermeide es, unrealistische Wachstumsraten zu präsentieren, und stelle sicher, dass deine Planung mit der Strategie deines Unternehmens übereinstimmt. Zahlen sind nicht nur dazu da, Vertrauen zu gewinnen, sondern auch, um Klarheit über die finanzielle Stabilität zu schaffen.

3. Vernachlässigung der rechtlichen und organisatorischen Strukturen

Ein großes Hindernis auf dem Weg zur Kapitalbeschaffung sind unklare oder veraltete Gesellschafterverhältnisse. Ein unorganisierter oder unvollständiger Datenraum ist ebenfalls ein häufiges Problem. Gründer*innen vernachlässigen oft die ordnungsgemäße Dokumentation von Verträgen oder IP-Rechten. Dies führt nicht nur zu potenziellen rechtlichen Problemen, sondern auch zu einem Vertrauensverlust bei den Investor*innen. Zudem ist es häufig der Fall, dass keine klare Trennung zwischen Gründer*in und Unternehmen existiert, was für Investor*innen ein Risikofaktor sein kann.

Ausweg: Überprüfe regelmäßig die Gesellschafterverhältnisse und stelle sicher, dass alle Anteile klar dokumentiert und aktuell sind. Alle relevanten Verträge – etwa Arbeitsverträge, Partnerschaftsvereinbarungen oder Lizenzverträge – sollten ordentlich und rechtssicher dokumentiert sein. Achte darauf, dass deine IP-Rechte und Marken rechtlich abgesichert sind und du über die notwendigen Lizenzen verfügst, um dein Geschäftsmodell erfolgreich zu betreiben. Stelle sicher, dass der Datenraum für die Due Diligence geordnet, vollständig und digital verfügbar ist. Wenn möglich, sollten alle relevanten Informationen über die Struktur des Unternehmens, Rechte und Pflichten der Gesellschafter*innen sowie der aktuelle Status von IP und Marken schnell und unkompliziert zugänglich sein.

4. Unprofessionelle Gestaltung von Pitch Deck und Unterlagen

Ein häufiges Problem bei der Erstellung von Pitch Decks ist die Überladung mit zu vielen Folien und zu viel Text. Gründer*innen tendieren oft dazu, das gesamte Produkt oder die technische Komplexität detailliert darzustellen, was das Pitch Deck unnötig aufbläht. Eine klare Storyline fehlt häufig, und es wird keine überzeugende Erzählung aufgebaut, die das Interesse der Investor*innen weckt. Zudem fehlt oftmals ein klares „Investment-Narrativ“, das die Investor*innen dazu motiviert, in das Unternehmen zu investieren. Zahlen werden entweder nicht integriert oder sind unrealistisch, und das „Why now“ bleibt ohne Antwort.

Ausweg: Gestalte dein Pitch Deck mit maximal 15 Folien und konzentriere dich auf die wesentlichen Punkte: Problem – Lösung – Markt – Geschäftsmodell – Team – Zahlen – Investment. Deine Präsentation sollte eine klare Storyline und einen roten Faden aufweisen. Vermeide zu viele technische Details und konzentriere dich darauf, was dein Unternehmen einzigartig macht. Visualisiere deine Konzepte und Daten, um die Präsentation ansprechend und verständlich zu gestalten. Baue ein klares und überzeugendes „Why now?“ ein, das den Investor*innen zeigt, warum sie jetzt investieren sollten. Am Ende sollte ein klarer Call to Action stehen.

5. Identifizierung der falschen Investor*innen

Ein häufiger Fehler ist, dass Gründer*innen keine klare Vorstellung davon haben, welche Investor*innen zu ihrem Unternehmen passen. Statt gezielt zu suchen, wird nur nach „dem großen Namen“ Ausschau gehalten. In vielen Fällen passen die Phase oder die Ticketgröße der Investor*innen nicht zu den Bedürfnissen des Unternehmens. Auch Branchenunabhängigkeit oder fehlende Vorbereitung auf die Ansprache führen zu einer ineffizienten Suche. Gründer*innen suchen zu wenig strategisch und nutzen ihre Netzwerke nicht, um potenzielle Investor*innen zu finden.

Ausweg: Definiere gezielt, welche Art von Investor*in für dein Unternehmen am besten geeignet ist. Überlege, ob du strategische Investor*innen, Family Offices oder Beteiligungsgesellschaften ansprechen möchtest, und achte darauf, dass diese zu deiner Unternehmensphase und Branche passen. Nutze Netzwerke wie M&A-Berater*innen, Wirtschaftsprüfer*innen oder Industrieverbände, um potenzielle Investor*innen zu finden. Mach dir klar, dass nicht nur das Geld, sondern auch die Werte und Erwartungen der Investor*innen entscheidend sind. Die Chemie zwischen dir und dem/der Investor*in sollte stimmen.

6. Vernachlässigung der Kommunikation und Einbüßen von Vertrauen

Viele Gründer*innen kommunizieren zu wenig oder nur dann mit Investor*innen, wenn alles gut läuft. Dies kann dazu führen, dass sich Investor*innen im Unklaren über die tatsächliche Entwicklung des Unternehmens fühlen. Zu viel Marketing und zu wenig Realität schaffen Misstrauen, eine unstrukturierte oder unregelmäßige Kommunikation erschwert den Aufbau einer vertrauensvollen Beziehung. Auch eine abwehrende Haltung bei Kritik oder ein Mangel an emotionaler Intelligenz kann die Kommunikation belasten.

Ausweg: Baue eine offene und regelmäßige Kommunikation auf. Halte deine Investor*innen auch bei Rückschlägen auf dem Laufenden und sei transparent in deinen Updates. Zeige dich ehrlich, strukturiert und verbindlich. Achte darauf, dass deine Kommunikation nicht nur positiv, sondern auch realistisch und authentisch ist. Der Aufbau einer persönlichen Beziehung zu Investor*innen ist ebenso wichtig wie die sachliche Kommunikation. Zeige Verständnis und nimm kons­truktive Kritik an.

Die Autorinnen:

Martina Lackner ist Psychologin und Inhaberin der PR-Agentur cross M., https://crossm.de

Nela Novakovic ist Specialist in Business Strategy, Investor Pitching & Capital Acquisition, www.eyodwa.com

Für junge Start-ups ist Liquidität das zentrale Kapital – sie entscheidet darüber, ob ein Unternehmen wachsen, auf Chancen reagieren oder unvorhergesehene Herausforderungen meistern kann. Doch gerade in den frühen Phasen fehlt oft die nötige Transparenz über Ausgaben, Zahlungen und finanzielle Verpflichtungen. Unübersichtliche Prozesse und manuelle Abrechnungen binden nicht nur Zeit, sondern bergen auch Risiken für den Geschäftsbetrieb.

Smarte Kreditkarten-Workflows bieten eine einfache und gleichzeitig effektive Lösung. Sie ermöglichen Start-ups, alle Ausgaben zentral zu erfassen, Limits individuell zu steuern und Auswertungen automatisiert zu generieren. Auf diese Weise behalten Gründer jederzeit die Kontrolle über ihre Finanzen, ohne sich in komplizierten Buchhaltungsprozessen zu verlieren.

In diesem Artikel zeigen wir, wie Start-ups ihre Liquidität gezielt stabilisieren, interne Abläufe optimieren und das volle Potenzial von Firmenkreditkarten nutzen können.

Die Herausforderung: Liquiditätsmanagement in jungen Unternehmen

Viele junge Start-ups stehen vor der gleichen Grundproblematik: begrenzte finanzielle Ressourcen treffen auf komplexe Ausgabenstrukturen. Hohe Fixkosten, verzögerte Zahlungen von Kunden oder unerwartete Investitionen können die Liquidität schnell belasten. Ohne klar strukturierte Prozesse fehlt Gründerinnen und Gründern oft die Übersicht, welche Mittel tatsächlich verfügbar sind und welche Verpflichtungen bald fällig werden.

Typische Stolperfallen zeigen sich vor allem in den Bereichen Reisekosten, Büromaterial, Software-Abonnements und Marketingausgaben. Werden diese Ausgaben nicht zentral erfasst oder kontrolliert, entstehen schnell Fehler in der Abrechnung, doppelte Zahlungen oder verspätete Buchungen, die Liquiditätsengpässe verschärfen.

Die Lösung liegt in strukturierten Workflows, die Ausgaben transparent machen, Freigaben vereinfachen und Abrechnungen automatisieren. So behalten Gründerinnen und Gründer jederzeit den Überblick über Cashflow, Zahlungsziele und Kostenstellen – und können Entscheidungen auf fundierter Basis treffen.

Smarte Kreditkarten als zentraler Hebel

Eine zentrale Lösung für die typischen Liquiditätsprobleme junger Start-ups sind smarte Firmenkreditkarten. Sie bieten nicht nur eine einfache Möglichkeit, alle Ausgaben zentral zu erfassen, sondern erleichtern auch die Kontrolle über Budgets und Zahlungsprozesse. Mit individuell einstellbaren Limits für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, automatisierten Benachrichtigungen bei ungewöhnlichen Ausgaben und Echtzeit-Reporting wird der Finanzalltag deutlich transparenter.

Durch die Nutzung von Firmenkreditkarten können Start-ups Zeit sparen, Fehler vermeiden und die Liquidität aktiv steuern. Alle Transaktionen lassen sich in Echtzeit überwachen, kategorisieren und für die Buchhaltung exportieren. Dies reduziert nicht nur administrative Belastungen, sondern ermöglicht auch eine bessere Planung von Investitionen und operativen Ausgaben.

Zudem bieten moderne Kreditkartenlösungen oft digitale Schnittstellen zu Buchhaltungs- und Controlling-Tools, wodurch der Workflow vollständig automatisiert werden kann. Start-ups gewinnen so mehr strategische Freiheit, um sich auf Wachstum und Innovation zu konzentrieren, statt auf manuelle Finanzprozesse.

Praxisbeispiel: Integration von Kreditkarten-Workflows im Start-up-Alltag

Um die Vorteile smarter Kreditkarten zu veranschaulichen, betrachten wir ein Start-up, das in der Technologiebranche tätig ist. In den ersten Monaten kämpfte das Unternehmen mit unübersichtlichen Ausgaben: Reisekostenabrechnungen verzögerten sich, Marketingausgaben liefen aus dem Ruder und Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nutzten private Karten, was die Buchhaltung erheblich belastete.

Durch die Einführung eines strukturierten Kreditkarten-Workflows konnte das Start-up alle Zahlungen zentral bündeln. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erhielten individuelle Karten mit festgelegten Limits, wodurch Ausgaben in Echtzeit erfasst und kategorisiert wurden. Genehmigungsprozesse wurden digitalisiert, und die Buchhaltung konnte direkt auf konsolidierte Reports zugreifen. Dies führte zu einer deutlich besseren Übersicht über den Cashflow und erleichterte die Finanzplanung für die kommenden Quartale.

Darüber hinaus nutzte das Unternehmen Informationen und Fördermöglichkeiten des Bundesministeriums für Wirtschaft und Klimaschutz – Finanzierung von Start-ups, um passende Finanzierungsinstrumente zu identifizieren und die Liquidität langfristig zu sichern. Die Kombination aus smarten Kreditkarten und gezielter Nutzung von Förderressourcen verschaffte dem Start-up mehr Handlungsspielraum und reduzierte finanzielle Risiken erheblich.

Tipps für die optimale Nutzung von Firmenkreditkarten

Damit Start-ups die Vorteile smarter Kreditkarten voll ausschöpfen, sollten einige Praxisregeln beachtet werden:

• Individuelle Limits vergeben: Legen Sie für jeden Mitarbeiter und jede Miterabeiterin ein passendes Ausgabelimit fest. Das verhindert Überziehungen und sorgt für Budgetkontrolle.
• Automatisierte Buchhaltung nutzen: Moderne Kartenlösungen bieten Schnittstellen zu Buchhaltungs-Tools. So lassen sich Ausgaben automatisch kategorisieren und Reports generieren.
• Regelmäßige Kontrolle der Ausgaben: Auch mit digitalen Tools sollten die Transaktionen wöchentlich geprüft werden. Das hilft, Fehler oder unübliche Zahlungen frühzeitig zu erkennen.
• Integration in interne Prozesse: Verknüpfen Sie die Kreditkarten mit Freigabeprozessen, Genehmigungen und Controlling-Tools. So werden alle Ausgaben transparenter und nachvollziehbarer.
• Schulung des Teams: Sorgen Sie dafür, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Karten richtig nutzen und sich der Regeln bewusst sind. Transparenz und klare Richtlinien minimieren Fehlbuchungen und Missverständnisse.

Durch die konsequente Umsetzung dieser Tipps behalten Gründerinnen und Gründer jederzeit die Kontrolle über ihre Finanzen, reduzieren administrative Belastungen und verbessern die Planungssicherheit für Wachstum und Investitionen.

Fazit & Ausblick

Smarte Kreditkarten-Workflows sind für junge Start-ups ein entscheidender Hebel, um die Liquidität zu stabilisieren und interne Abläufe effizient zu gestalten. Sie ermöglichen kontrollierte Ausgaben, transparente Prozesse und automatisierte Reports, wodurch Gründerinnen und Gründer jederzeit den Überblick über den Cashflow behalten.

Die Kombination aus digitalisierten Kreditkartenprozessen und gezielter Nutzung von Förder- und Finanzierungsinformationen verschafft Start-ups strategische Flexibilität. So können Ressourcen gezielt für Wachstum, Innovation und Marktchancen eingesetzt werden, ohne dass die Liquidität unnötig belastet wird.

Mit dem fortschreitenden Ausbau digitaler Finanzlösungen wird es für Start-ups künftig noch einfacher, Zahlungen zu optimieren, Risiken zu minimieren und operative Entscheidungen auf fundierter Basis zu treffen. Wer diese Tools frühzeitig integriert, legt den Grundstein für nachhaltigen Erfolg und finanzielles Wachstum.

"Prognosen sind schwierig, vor allem, wenn sie die Zukunft betreffen.“ Dieses Zitat, dessen Urheber nicht ganz eindeutig ist, bringt die Problematik in Bezug auf Planungen auf den Punkt. Alle, die schon einmal eine Geschäftsplanung erstellt haben, kennen die Extreme der Gefühlswellen zu diesem Thema. Zu Beginn legen wir die Umsatz- und Ergebnisziele nach bestem Wissen – und manchmal auch mit einer gesunden Portion Optimismus – für das nächste Jahr fest. Wir erwarten ein geregeltes Kundenwachstum, Neuaufträge bei bestehenden Kunden, ein paar Kosteneinsparungen in der IT und bei Beratungsleistungen sowie ein solides Ergebnis als Resultat. Ein wichtiger und motivierender Prozess für alle Beteiligten. So viel zum „spaßigen“ Teil.

Der Sog der Welle erreicht uns oft zur Mitte des geplanten Jahres. Dann haben wir genügend Informationen, um zu wissen, dass die Planung vielleicht doch nicht so aufgeht und auch nicht mehr aufgehen wird. Ein Reflex, den man häufig beo­bachten kann, ist dann zu sagen: „Die Planzahlen muss ich mir doch gar nicht mehr ansehen, die sind obsolet und helfen mir nicht mehr weiter.“ Die Planung wird daraufhin gänzlich verworfen. Damit fehlt aber eine wesentliche Komponente für die Unternehmenssteuerung, nämlich der Blick in die Zukunft. Ein mächtiges Werkzeug zur Lösung dieses Problems ist der Forecast.

Forecast: Definition, Mehrwert und „bester Zeitpunkt“

Der Forecast im Business-Kontext ist im Wesentlichen nichts anderes als die Mutter aller Prognosen: die Wettervorhersage. Wie beim Wetter will man beim Business-Forecast eine möglichst realitätsnahe Vorhersage der zukünftigen (Geschäfts-)Entwicklung treffen. Im Unterschied zur Planung, die gerade in den ersten Unternehmensjahren meist prophetischen Charakter hat, werden für den Forecast Informationen aus dem laufenden Geschäftsjahr herangezogen. Ziel dabei ist, frühzeitig Informationen über die erwartete – nicht die erhoffte – Geschäftsentwicklung zu generieren, um proaktiv Maßnahmen zur Ergebnisverbesserung ergreifen zu können. Der Forecast ersetzt somit den Plan nicht, sondern ist eine Ergänzung dazu. Ein häufiger Fehler von Unternehmen ist es, den Plan mit dem Forecast zu überschreiben. Durch die Auswertung von Ist, Plan und Forecast kann man jedoch sehr viel in Sachen Verbesserung der Planung lernen. Zusätzlich kann man so zum Jahresende bewerten, wie gut die Erreichung der ursprünglichen Ziele war (auch wenn das manchmal schmerzlich ist).

Eine sehr häufig gestellte Frage ist die nach dem „richtigen Zeitpunkt“ für den Forecast. Die für viele ernüchternde Antwort lautet: Es gibt keinen richtigen Zeitpunkt für den Fore­cast. Jeder Zeitpunkt ist besser, als gar keinen Forecast zu machen. Es sollten jedoch zumindest zwei Forecasts pro Jahr im Sinne folgender Logik erstellt werden:

• Forecast 1: Den ersten Forecast führt man am besten nach dem ersten Quartal mit Blick auf das Geschäftsjahresende durch: Zu diesem Zeitpunkt hat man einen ersten Eindruck vom Geschäftsjahr bekommen und weiß schon ganz gut, wo die Reise hingehen wird.
• Forecast 2: Nach dem dritten Quartal mit Blick über das Geschäftsjahr hinaus ist ein guter Zeitpunkt für den zweiten Forecast: Zu diesem Zeitpunkt kann man sehr gut einschätzen, wie sich das Geschäft entwickeln wird. Außerdem kann man auch schon ins Folgejahr „hineinschauen“ und so bspw. die ersten sechs Monate des Folgejahres pro­gnostizieren – mehr dazu im nächsten Abschnitt.

Konzerne und große mittelständische Unternehmen gehen beim Forecast sogar noch einen Schritt weiter. Breit aufgestellte Controlling-Abteilungen führen einen rollierenden Forecast durch. Das bedeutet, monatlich oder quartalsweise zwölf bis fünfzehn Monate in die Zukunft zu prognostizieren. Dieser Prozess soll hier allerdings nur der Vollständigkeit dienen, weil er für KMU und Start-ups zu aufwendig ist. So viel zur Theorie. Wie kann nun ein pragmatischer, regelmäßiger Forecast-Prozess zum Leben erweckt werden?

How to Forecast?

In KMU herrscht ein gewisser Respekt vor dem Aufwand, den ein Forecast in Erstellung und Pflege nach sich zieht. Das resultiert häufig daraus, dass sich viele Unternehmen bei der Durchführung zu sehr im Detail verlieren und bereits verfügbare Informationen nicht vollständig nutzen. Grundsätzlich lässt sich jedoch sagen: Sofern richtig aufgesetzt, kann der Forecast auch sehr rasch und pragmatisch durchgeführt werden. Drei wesentliche Erfolgsfaktoren sollten dabei beachtet werden.

Der Forecast basiert auf Ist-Daten

Um der Anforderung nach einem besseren Blick in die Zukunft zu genügen, müssen bereits Daten aus dem laufenden Geschäftsjahr als Aufsatzpunkt herangezogen werden. Wenn der erste Forecast des Jahres beispielsweise im April durchgeführt wird, setzt dieser auf den Ist-Werten für Januar bis März auf. Für den zweiten Forecast im September gelten dann die Ist-Werte für Januar bis August als Grundlage und die Werte aus dem ersten Forecast als Anhaltspunkt.

Die Berücksichtigung der Ist-Daten ermöglicht einerseits eine Bestandsaufnahme, auf der realistisch prognostiziert werden kann. Anderenfalls liefert sie eine fundierte Grund­lage, mit der regelmäßige Umsätze und Kosten einfach fortgeschrieben werden können. Das nimmt schon einiges an Glaskugellesen aus der Übung heraus. Sofern auch brauchbare Vorjahreswerte zur Verfügung stehen, können diese ebenfalls für den Forecast genutzt werden, um etwaige saisonale Effekte bei Umsätzen und Kosten abstimmen zu können. Budget- oder Plandaten für das Gesamtjahr sollten zusätzlich als Anhaltspunkt und Reality Check verwendet werden.

Der Forecast ist an den wesentlichen Treibern des Geschäfts ausgerichtet

Die Erstellung des Forecasts soll keinesfalls zur organisationslähmenden Mammutaufgabe verkommen. Hier schafft mehr Detail nur selten Mehrwert. Die Kunst beim Forecast ist es vielmehr, die wesentlichen Business-Treiber herauszufinden und sich auf diese zu fokussieren. Im Detail natürlich je nach Geschäftsmodell unterschiedlich, lassen sie sich jedoch verallgemeinernd in vier Cluster einteilen:

Umsatz: Für den Umsatz-Forecast stehen das Bestandsgeschäft (bestehende Kundenbeziehungen) und das potenzielle Neugeschäft im Fokus. Beim Bestandsgeschäft kann man den Forecast recht einfach an den erwartbaren Umsätzen aus den laufenden Kundenverträgen ausrichten. Dabei sollte man auch immer Erfahrungswerte in Bezug auf mögliche Kündigungen einfließen lassen. Der Forecast für das Neugeschäft erfordert schon etwas mehr planerische Ausrichtung, da eine realistische Einschätzung der Wahrscheinlichkeit von neuen Aufträgen notwendig ist. Hierbei hilft es, die CRM-Pipeline rückwärts, von gelegten Angeboten bis noch losen Kontakten, abzuarbeiten und zu jedem Kunden in der Pipeline eine Einschätzung in Bezug auf Auftragshöhe, Auftragszeitpunkt und Zeitpunkt der ersten möglichen Rechnungsstellung zu geben. Für den Umsatz-Forecast zählt ausschließlich der Zeitpunkt der Rechnungsstellung. Im Zuge der Bewertung des Neugeschäfts kann es also passieren, dass aufgrund von langen Sales-Zyklen keine neuen Umsätze in der Forecast-Periode entstehen. Diese kann man aber schon für die nächste Forecast-Periode vorhalten. Die Summe der erwartbaren Umsätze aus dem Bestands- und dem Neugeschäft abzüglich möglicher Kündigungen ergibt einen fundierten Umsatz-Forecast.

Herstellkosten: Nachdem der Umsatz prognostiziert ist, gilt es jene Kosten, die direkt mit der Erzielung des Umsatzes einhergehen, vorzusehen. Diese beinhalten je nach Geschäftsmodell Material (Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe), Waren und externe Dienstleistungen (z.B.: Subunternehmer), die direkt an der Umsatzerzielung teilnehmen. Zusätzlich sollten auch etwaige Provisionen, die an Vertriebspartner zu verrichten sind sowie Verpackungs- und Frachtkosten für Produkte berücksichtigt werden. Zur Vereinfachung des Forecasts für die variablen Kosten kann man sich entweder auf repräsentative Ist-Werte aus der Vergangenheit beziehen oder – für Controlling-Connaisseurs – auch die Deckungsbeitrags- bzw. Stückkostenkalkulation heranziehen. Auch hier gilt es, nicht jede sprichwörtliche Schraube zu kalkulieren, sondern für den Beginn mit realistischen Prozentwerten zu arbeiten (beispielsweise betragen die variablen Kosten im Durchschnitt 35 Prozent des Umsatzes).

Sonstige Kosten: Zu diesen zählen, je nach Geschäftsmodell in unterschiedlicher Größenordnung, Personalkosten, Büro und Miete inkl. Instandhaltung, Software und IT, Beratung, Buchführung und Werbung. Die sonstigen Kosten sind meist vermeintlich einfacher zu prognostizieren. Viele dieser Positionen können anhand der Vergangenheitswerte fortgeschrieben werden. Eine Differenzierung ist allerdings oft ratsam, um nicht blind die Vergangenheit fortzuschreiben. Klassiker, die hier gern vergessen werden, sind Sonderzahlungen für Personal, Jahresrechnungen für Beratungen und Lizenzen (z.B.: Rechnungen für die Jahresabschlusserstellung, Jahreslizenz­abrechnungen) und Sonderkosten für Werbeaktionen etc.

Liquidität: Ein besonders unbeliebtes Thema in jedem Forecast ist die Liquidität. Diese entscheidet jedoch im Zweifelsfall über die wirtschaftliche Standfähigkeit eines Unternehmens. Frei nach dem berühmten Spruch „Revenue is vanity, profit is sanity, cash is king“, sollte die Liquidität auch im Forecast berücksichtigt werden. Auf die Gefahr hin repetitiv zu sein, zählt auch hier, nicht jede Kontotransaktion vorauszusehen, sondern die wichtigsten Stellschrauben zu fokussieren.

Diese sind in der Regel für die Liquidität: Zahlungseingänge von Kunden: aus dem Umsatz-Forecast abgeleitete Zahlungsziele der Kunden; Zahlungsausgänge an Lieferanten/Personal etc.: aus dem Kosten-Foreacst abgeleitete Zahlungsziele an Lieferanten; Entwicklung der Lagerbestände; Investitionen; Finanzierung mit Berücksichtigung der Einzahlungen aus Kreditaufnahmen und der regelmäßigen Rückzahlungen der laufenden Kredite; unterjährige Steuer- und Gebührenzahlungen (Umsatzsteuer, Gewerbesteuer, Körperschaftsteuer(voraus)zahlungen, Sozialabgaben).

Der Forecast basiert auf kaufmännischer Vorsicht anstatt unternehmerischem Optimismus

Wenn es darum geht, ein realistisches Bild der Geschäftsentwicklung zu zeichnen, ist der unternehmerische Optimismus oft das Eintrittstor zur Realitätsverweigerung. Das gilt es beim Forecast – genauso wie bei der Wetterprognose – unbedingt zu vermeiden. Daher ist beim Forecast kaufmännische Vorsicht geboten. Bei der Überprüfung der Forecast-Ergebnisse sollte deshalb unbedingt ein sog. Reality Check gemacht werden, der folgende Fragen umfasst:

• Basiert der Sales-Forecast auf Fakten (Erwartungswerte für Folgegeschäft, bestehende Leads, Angebote) oder wurde rein das Prinzip Hoffnung angewendet?
• Kann das erwartete Umsatzwachstum mit den aktuellen Ressourcen gestemmt oder muss die Kapazität aufgestockt werden?
• Muss für das Umsatzwachstum in Marketing, Werbung oder sonstige Bereiche investiert werden?
• Sind alle unterjährigen Kosten berücksichtigt (z.B.: Kosten für Jahresabschluss, Strom/Gas)?

Ein weiterer hilfreicher Reality Check ist, den Forecast für zumindest zwei Szenarien anzuwenden. Ein Szenario sollte dabei ein „pessimistic case“ sein, in dem die Ergebnisauswirkungen einer schwächeren Geschäftsentwicklung prognostiziert und in diesem Zuge auch Maßnahmen zur Ergebnisverbesserung vorbereitet werden. Damit ist man auf unerwartete Entwicklungen vorbereitet und kann rasch reagieren. Es darf natürlich auch gleichzeitig ein „moonshot case“ erstellt werden, in dem die Konsequenzen eines starken Wachstums dargestellt werden. Das sollte aber keine reine Motivationsübung sein, schließlich benötigt es auch für ein starkes Wachstum vorbereitende Maßnahmen, sonst ist der Übergang zum „pessimistic case“ ein allzu rascher.

Prognosen sind sicherlich nicht einfach, dennoch sind sie einer der wichtigsten Hebel, um als Unternehmer in den „Driver Seat“ zu kommen und proaktiv und mit Voraussicht die Entwicklung des eigenen Unternehmens zu gestalten. Mit der richtigen Struktur und einem pragmatischen Zugang wird der Forecast zu einem der wichtigsten Steuerungsprozesse für Unternehmen. Das sorgt für mehr Sicherheit und macht auch mehr Spaß, als sich ausschließlich dem Prinzip Hoffnung hinzugeben. Oder wie es Mark Twain einst ausdrückte: „It is best to read the weather forecast before praying for rain.“

Die Autoren Bernhard Frühlinger und Christian Löw sind Gründer und Geschäftsführer der Acquedus Business Services GmbH. Mit dem digitalen Controlling-Service Adam bieten sie ein Tool für KMU und Start-ups an.

Wie gelingt es, ein innovatives Laufschuhkonzept am Markt zu etablieren – ganz ohne Konzernstrukturen, aber mit viel Überzeugung und einer Vision? Für Sebastian Bär, Gründer der Performance-Laufschuhmarke Joe Nimble, lautete die Antwort von Beginn an: Crowdfunding.

Inzwischen blickt Bär auf drei erfolgreiche Kampagnen zurück, mit denen er nicht nur rund 260.000 Euro an Kapital, sondern auch eine engagierte Community und wertvolle Learnings gewonnen hat. Eine vierte Kampagne läuft aktuell – und hat das Funding-Ziel nach nicht einmal der Hälfte der Laufzeit schon fast um das Fünffache übertroffen.

Weil Sebastian Bär nicht nur beim Kapital, sondern auch beim Wissen an die Crowd glaubt, teilt er seine wichtigsten Learnings der vergangenen Jahre nun in Form von zehn praxisnahen Tipps:

1. Ziel bewusst unter dem Realwert ansetzen – aber glaubwürdig

Der Algorithmus der Plattformen springt schneller an, wenn das Ziel früh erreicht wird. Wer zu hoch ansetzt, bleibt unsichtbar.

2. Leadaufbau Wochen vor Kampagnenstart beginnen

Die ersten 48 Stunden entscheiden. Deshalb: Früh mit Landingpages, E-Mail-Kampagnen und Community-Building starten.

3. Ohne Ads geht nichts

Plattform-Traffic allein reicht nicht. Paid Ads sollten eingeplant, getestet und vorab optimiert werden.

4. Kein Selbstläufer – Kampagnenführung ist Chefsache

Tägliches Monitoring, KPI-Tracking und kommunikative Feinjustierung sind essenziell.

5. Das Video ist dein Door Opener – und muss radikal auf den Punkt kommen

Ein schneller, authentischer Einstieg ist wichtiger als Hochglanz. Menschen investieren in Menschen, nicht in Marken.

6. Leidenschaft sichtbar machen

Wer nicht brennt, wird auch niemanden entzünden. Jede Zeile, jedes Bild sollte zeigen, warum dieses Projekt wichtig ist.

7. Täglich präsent sein – online wie offline

Während der Kampagne muss sich alles um die Kampagne drehen. Analyse, Interaktion und Sichtbarkeit sind Pflicht.

8. Smarte Perks statt Standard-Rabatte

Exklusivität, Storytelling und Nutzen – nicht der zehnte Prozentnachlass – machen Angebote attraktiv.

9. Updates mit Einblicken hinter die Kulissen liefern Nähe

Produktionsstart, Zwischenstände, Rückschläge – alles transparent kommuniziert, stärkt die Bindung.

10. Ehrlichkeit schlägt Perfektion

Gerade in der Krise zeigt sich Vertrauen. Offen kommunizierte Probleme erzeugen Mitgefühl – und Commitment.

“Crowdfunding ist für mich mehr als ein Finanzierungsmodell”, so das Fazit von Sebastian Bär. “Es ist ein ehrlicher Reality-Check mit der Community. Wenn du bereit bist, offen zu kommunizieren, bekommst du nicht nur Geld, sondern Vertrauen – und das ist ebenfalls viel wert.”

Dr. Bernd Fischl, BFMT Group

Die Gründungsförderung und -finanzierung hat sich im aktuell schwierigen konjunkturellen Umfeld vielen Herausforderungen zu stellen. Gleichzeitig bieten sich aber auch viele Chancen, da Unternehmen, die in der Krise gegründet wurden, oft auch langfristig erfolgreicher bleiben. Eine der größten Herausforderungen bei einer Gründung ist der Zugang zu Kapital, denn viele Banken lehnen die Vergabe von Mikro- und Kleinkrediten an (junge) Selbständige aufgrund des hohen Prüfaufwands (und höheren Ausfallrisikos) ab.

Aus diesem Grund sollten Gründer*innen im Rahmen ihrer Finanzierungsstrukturierung Folgendes beachten:

• Als ersten Schritt sind mögliche Zuschüsse (z.B. Gründungszuschuss, Digitalbonus etc.) zu prüfen. Gelder, die nicht zurückzuzahlen sind, stärken die Eigenkapital­basis und erleichtern später die Fremdkapitalaufnahme.
• Im zweiten Schritt sollte möglichst viel Eigenkapital eingebracht werden. Dies kann neben dem Kapital der Gründer*innen auch aus deren Umfeld (Friends, Family and Fools) stammen. Dadurch reduziert sich der sogenannte Kapitaldienst insbesondere in der ersten Zeit, wenn neu gegründete Unternehmen noch keine operativ positive Liquiditätsbilanz haben. Das verschafft den Gründenden ausreichend Zeit, den Proof of Concept zu erbringen und den Break Even zu erreichen, bevor die verfügbaren Mittel verbraucht sind. Damit wird auch die Basis für die Fremdkapitalfinanzierung gelegt.
• Im dritten Schritt kann dann zur Finalisierung der Finanzierung auf Förderdarlehen (z.B. ERP-Gründerkredit – StartGeld oder den ERP-Digitalisierungs- und Innova­tionskredit) zurückgegriffen werden. Diese Förderdarlehen haben den Vorteil, dass neben den meist sehr günstigen Zinskonditionen oft auch eine Haftungsbefreiung für die antragstellende Hausbank möglich ist.
• Als letzter Schritt kann die bisherige Finanzierung – soweit darstellbar – um Bankdarlehen oder kurzfristige Kontokorrentlinien ergänzt werden. Hier muss allerdings zumeist eine Sicherheit für die Hausbank zur Verfügung gestellt werden.

Um die genannten Finanzmittel entsprechend strukturieren und einwerben zu können, ist es ratsam, externe Beratung in Anspruch zu nehmen. Auch hierzu gibt es Fördermittel, welche die beanspruchte Beratung in erheblichem Maße bezuschussen können.

Grundsätzlich ist für eine erfolgreiche Gründung eine gründliche Vorbereitung unerlässlich. Gründer*innen sollten hierbei insbesondere umfassende Marktforschung betreiben, um sowohl ihre Zielgruppe als auch den aktuellen und potenziellen Wettbewerb im Detail zu verstehen sowie ein detailliertes Geschäftskonzept (Businessplan inklusive Finanzierungsplan) entwickeln, das auch zukünftige Eventualitäten berücksichtigt.

Von öffentlicher bzw. staatlicher Seite sind allerdings auch wesentliche Beiträge zu leisten, um Gründungsförderung effektiv und effizient zu machen:

• Fokus auf Zukunftsbranchen: Förderprogramme sollten sich auf innovative Bereiche wie Digitalisierung, Nachhaltigkeit und neue Technologien konzentrieren und nur dann einsetzen, wenn keine Finanzierung über den Markt möglich scheint.
• Vereinfachung der Antragsprozesse: Bürokratische Hürden bei der Beantragung von Fördermitteln sollten abgebaut werden, um den Zugang zu erleichtern (Kosten der Antragstellenden) und auch die volkswirtschaftlichen Kosten auf der Verwaltungsseite zu verringern.
• Flexibilisierung der Förderkriterien: Die Förderkriterien sollten an die sich schnell ändernden Marktbedingungen angepasst werden. Dies scheint insbesondere bei der zunehmenden Geschwindigkeit der Entwicklung notwendig zu werden.
• Verstärkte Beratung und Coaching: Neben finanzieller Unterstützung sollten Gründende auch Zugang zu Expert*innenwissen und Netzwerken erhalten. Dies hilft gerade in der Anfangszeit, viele Fehler zu vermeiden und reduziert damit zugleich auch das notwendige Finanzierungsvolumen einer Gründung.
• Förderung von marktorientiertem Risikokapital: Um eine Kannibalisierung von marktorientierten Kapital­geber*innen möglichst zu vermeiden oder zumindest zu verringern, sollten die gegebenenfalls noch zu geringen Volumina an Risikokapital durch eine Dopplung/Spiegelung von privaten VC-Geber*innen oder Business Angels erhöht werden.

Tim Weinel, espero

Die Finanzierung ist für viele Gründer*innen nach wie vor eines der zentralen Themen und gleichzeitig eine der größten Herausforderungen, schaffen es doch nur die wenigsten von ihnen, mit vorhandenen Mitteln ein langfristig tragfähiges Konzept aufzustellen und das auch noch zu skalieren. Doch egal, ob es um die erste Anschubfinanzierung, die Skalierung des Unternehmens oder langfristige Investitionen geht: Ohne ausreichend Kapital bleibt das größte Potenzial in der Regel ungenutzt oder bereits vorhandenes Potenzial kann gar nicht erst umgesetzt werden. Doch welche Hürden sind es, die Gründer*innen dabei häufig im Weg stehen?

Und wie gelingt es 2025, das volle Potenzial der Gründungsförderung auszuschöpfen?

Fördermittel sowie Zuschüsse bieten vielen Gründer*innen gute Möglichkeiten, ihre Unternehmen und Ideen zu finanzieren, erfordern aber oft aufwendige Antragsprozesse und eine Vielzahl an Dokumenten, an denen viele Gründer*innen scheitern – sei es aus Frust, aus fehlendem Wissen oder aus Unverständnis. In der Regel wird der administrative Aufwand unterschätzt und wertvolle Zeit geht verloren. Dabei kann auch die Wahl der richtigen Finanzierungsquelle entscheidend sein. Doch dazu muss man sich zunächst im Dschungel der Möglichkeiten zurechtfinden. Ob Förderprogramm, Eigenkapital, Bankdarlehen, Business Angels, Venture Capital oder eine andere Finanzierungsform – Möglichkeiten, die vorhanden sind, sollten gegeneinander abgewogen und genau eruiert werden – mit all ihren jeweiligen Konsequenzen.

Eine weitere Herausforderung vieler Gründer*innen ist schlichtweg mangelnde Finanzkompetenz. Viele junge Unternehmer*innen sind zwar Expert*innen in ihrem Fachgebiet, aber nicht zwingend bei den Finanzen. Themen wie Cashflow-Management, Kostenplanung und steuerliche Optimierung werden oft vernachlässigt, was zu Liquiditätsengpässen führen kann. Hinzu kommt, dass eine gute Idee allein nicht ausreicht – Investor*innen erwarten durchdachte Business­pläne, realistische Finanzprognosen und klare Exit-Strategien. Hier fehlt es häufig an professioneller Aufbereitung und klarer Kommunikation.

Was können Gründer*innen also tun, um ihre Finanzierungsstrategie zu optimieren?

Ein fundiertes Wissen über Förderprogramme, Finanzierungsarten und steuerliche Anreize ist essenziell. Wer das nicht hat, sollte darüber nachdenken, professionelle Beratung in Anspruch zu nehmen – ob nun über eine qualifizierte Gründungsberatung oder im Austausch mit anderen Gründer*innen, beispielsweise im Rahmen von Gründer*innentreffs oder -stamm­tischen. Vor allem frühzeitige Information hilft, keine Chance ungenutzt zu lassen. Das heißt, Finanzierung sollte von Anfang an ein Thema sein und an Relevanz nicht verlieren. Ein durchdachtes Finanzkonzept mit einer realistischen Einschätzung des Kapitalbedarfs, klaren Zielsetzungen und einem nachvollzieh­baren Budget ist ebenso unerlässlich. Ein starkes Netzwerk zu potenziellen Investor*innen, Mentor*innen und anderen Gründer*innen kann wertvolle Kontakte sowie Wissen vermitteln. Neben klassischen Finanzierungswegen bieten sich je nach Unternehmen zudem auch alternative Lösungen wie Crowdfunding, Revenue-Based Financing oder strategische Partnerschaften an, die es zu prüfen gilt.

Gründungsförderungen sind nicht nur finanzielle Hilfsmittel, sondern ein essenzieller Treiber für Innovation und Wirtschaftswachstum. Damit diese Relevanz erhalten bleibt, braucht es in der Zukunft ein noch besseres Zusammenspiel bzw. einen besseren Austausch zwischen Politik, Wirtschaft und Start-ups. Die Politik sollte die Förderstrukturen weiter an die Bedürfnisse der Gründer*innen anpassen, insbesondere in Bezug auf Digitalisierung, Nachhaltigkeit und Flexibilität. Unternehmen können verstärkt als Investor*innen oder strategische Partner*innen auftreten, um Innovationen zu fördern und den Weg für Start-ups zu ebnen. Gründer*innen selbst müssen aktiver auf die Notwendigkeiten hinweisen und gemeinsam daran arbeiten, die Sichtbarkeit und Attraktivität von Förderprogrammen zu erhöhen.

Zwei der gängigsten Formate für diesen Zweck sind die XRechnung und ZUGFeRD. Doch was sind die Unterschiede zwischen diesen beiden Formaten, und welches eignet sich besser für dein Unternehmen? In diesem Artikel werden die Vorteile und Unterschiede von XRechnung und ZUGFeRD thematisiert, damit du die passende Wahl für dein Unternehmen leichter treffen kannst.

XRechnung: Der Standard für öffentliche Aufträge

Die XRechnung ist das offiziell vorgeschriebene Format für die elektronische Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber in Deutschland. Seit November 2020 müssen Rechnungen an den Bund im XRechnung-Format übermittelt werden. Für Länder und Kommunen gelten je nach Bundesland unterschiedliche Übergangsfristen. Ab 2025 gelten erweiterte Pflichten in vielen Bereichen, aber die Umsetzung hängt vom Auftraggeber (Bund, Länder, Kommunen) und dessen Fristen ab.

Das Besondere an der XRechnung ist, dass sie auf XML basiert. Das bedeutet, dass die Rechnungsdaten maschinenlesbar sind und direkt in die IT-Systeme des Empfängers eingelesen werden können. Die XRechnung stellt sicher, dass alle erforderlichen Rechnungsinformationen in standardisierter Form übermittelt werden, was den gesamten Prozess von der Rechnungserstellung bis zur Prüfung durch den öffentlichen Auftraggeber vereinfacht. Es entfällt die Notwendigkeit der manuellen Dateneingabe oder der fehleranfälligen Prüfung durch den Empfänger.

Falls du regelmäßig mit öffentlichen Auftraggebern arbeitest, bedeutet dies einen klaren Vorteil: Du kannst sicher sein, dass deine Rechnungen den rechtlichen Anforderungen entsprechen und ohne Verzögerungen akzeptiert werden. Die XRechnung ist in diesem Kontext nicht nur eine Pflicht, sondern auch eine Chance, administrative Prozesse zu automatisieren und Fehlerquellen zu reduzieren.

Allerdings erfordert die Nutzung der XRechnung den Einsatz einer speziellen Software, die XML-Daten verarbeiten kann. Die meisten gängigen Buchhaltungsprogramme bieten inzwischen Lösungen, die XRechnungen erstellen und versenden können. Dennoch ist es wichtig, sicherzustellen, dass deine Software aktuell ist und die entsprechenden Formate unterstützt. Gerade für kleinere Unternehmen und Start-ups, die noch keine umfangreiche Rechnungssoftware nutzen, kann die Einführung von XRechnung mit gewissen Anfangsinvestitionen verbunden sein. Aber langfristig gesehen wird dieser Schritt deine Rechnungsabwicklung erheblich effizienter und sicherer machen.

ZUGFeRD: Flexibilität für den B2B-Bereich

Das ZUGFeRD-Format bietet eine flexible Lösung für den Austausch von Rechnungen im B2B-Bereich und eignet sich ebenfalls für die Kommunikation mit öffentlichen Auftraggebern. ZUGFeRD kombiniert eine PDF/A-3-Datei, die den klassischen Rechnungsaufbau enthält und für den Empfänger gut lesbar ist, mit eingebetteten XML-Daten, die für die automatische Verarbeitung durch Rechnungssoftware genutzt werden können. Diese hybride Struktur ermöglicht es, die Rechnung sowohl für Menschen als auch für Maschinen zugänglich zu machen – und zwar in einer Datei.

Ein großer Vorteil von ZUGFeRD ist die hohe Flexibilität. Du kannst das Format sowohl an Geschäftspartner schicken, die eine vollständig automatisierte Rechnungsbearbeitung haben, als auch an solche, die noch keine elektronischen Systeme nutzen und die Rechnung einfach im PDF-Format lesen. Dadurch sparst du dir den Aufwand, für verschiedene Empfänger unterschiedliche Rechnungsformate zu erstellen. Ein weiteres Plus: ZUGFeRD lässt sich ohne umfangreiche technische Anforderungen nutzen, da viele gängige Buchhaltungssoftwarelösungen bereits eine ZUGFeRD-konforme Rechnungsstellung unterstützen.

Es gibt außerdem mehrere Profile, die sich in der Komplexität der eingebetteten XML-Daten unterscheiden. Die ZUGFeRD 2.0-Version beispielsweise bietet ein Profil, das vollständig kompatibel mit der XRechnung ist. Das bedeutet, dass du ZUGFeRD sowohl im B2B-Bereich als auch im öffentlichen Sektor nutzen kannst, ohne dich um die Formatierung der Rechnung sorgen zu müssen. Diese Vielseitigkeit macht ZUGFeRD zu einer idealen Wahl, wenn du mit unterschiedlichen Partnern zusammenarbeitest – egal, ob mit großen Unternehmen oder anderen kleinen Start-ups.

Die Unterschiede zusammengefasst auf einem Blick

• Format: Der größte Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD ist das Format der Rechnungsübermittlung. XRechnung basiert ausschließlich auf XML-Daten, was bedeutet, dass es für die Nutzung in automatisierten Systemen erforderlich ist. ZUGFeRD hingegen kombiniert eine PDF-Datei mit einer eingebetteten XML-Datei, die für maschinelle Auswertung genutzt werden kann, aber gleichzeitig auch visuell für den Empfänger sichtbar bleibt.
• Zielgruppen: XRechnung richtet sich vor allem an Unternehmen, die regelmäßig mit öffentlichen Auftraggebern zusammenarbeiten und deren Anforderungen an die Rechnungsstellung erfüllen müssen. ZUGFeRD ist hingegen flexibel und eignet sich sowohl für den B2B-Bereich als auch für die Kommunikation mit öffentlichen Auftraggebern, da es die Möglichkeit bietet, das Format an verschiedene Bedürfnisse anzupassen.
• Technische Anforderungen: Die XRechnung verlangt, dass du eine XML-Datei generierst und diese an den öffentlichen Auftraggeber übermittelst. Das erfordert in der Regel spezielle Softwarelösungen, die XML-Daten verarbeiten können. ZUGFeRD ist etwas flexibler und erlaubt die Nutzung einer Kombination aus PDF und XML, wodurch du Rechnungen auch ohne spezialisierte Software versenden kannst.
• Rechtssicherheit und Kompatibilität: XRechnung ist die gesetzlich vorgeschriebene Lösung für öffentliche Aufträge in Deutschland, während ZUGFeRD eine breitere Anwendung findet und insbesondere im B2B-Bereich von Vorteil ist. Beide Formate sind rechtlich abgesichert, aber XRechnung ist speziell auf die Bedürfnisse der öffentlichen Hand zugeschnitten.

Was bedeutet ein Kredit ohne Vorkosten?

Ein Kredit ohne Vorkosten ist eine vorteilhafte Finanzierungsoption, bei der keine zusätzlichen Gebühren für die Kreditaufnahme anfallen. Dies bedeutet, dass Sie als Kreditnehmer keine versteckten Kosten oder Überraschungen befürchten müssen. Stattdessen profitieren Sie von transparenten Kreditkonditionen, die Ihnen einen klaren Überblick über die tatsächlichen Kosten des Darlehens geben.

Bei einem Kredit ohne Vorkosten entfallen typischerweise folgende Gebühren:

• Bearbeitungsgebühren
• Kontoführungsgebühren
• Bereitstellungszinsen
• Sondertilgungsgebühren

Durch den Wegfall dieser Kosten können Sie als Kreditnehmer erheblich sparen und Ihre finanzielle Belastung reduzieren. Die Gesamtkosten des Kredits werden somit überschaubarer und planbarer. Allerdings ist es wichtig, dass Sie die Kreditkonditionen sorgfältig prüfen und Angebote verschiedener Anbieter vergleichen, um wirklich von einem Kredit ohne Vorkosten zu profitieren.

Transparenz ist bei der Aufnahme eines Kredits ohne Vorkosten besonders wichtig. Seriöse Kreditgeber legen alle anfallenden Kosten und Konditionen offen dar, sodass Sie als potenzieller Kreditnehmer eine fundierte Entscheidung treffen können.

Vorteile eines Kredits ohne Vorkosten

Die Entscheidung für einen Kredit ohne Vorkosten bringt mehrere Vorteile mit sich:

• Kosteneinsparung: Durch den Wegfall zusätzlicher Gebühren sparen Sie bares Geld.
• Transparenz: Alle Kosten sind von Anfang an ersichtlich, was die Planung erleichtert.
• Flexibilität: Oft bieten solche Kredite mehr Spielraum bei Rückzahlungen oder Sondertilgungen.
• Vergleichbarkeit: Es fällt leichter, verschiedene Angebote direkt miteinander zu vergleichen.

Darlehen ohne Gebühren finden

Es ist möglich, ein Darlehen ohne zusätzliche Gebühren zu finden. Dafür ist es wichtig, dass Sie seriöse Kreditanbieter suchen und verschiedene Finanzierungsoptionen vergleichen. So können Sie die beste Option für Ihre persönliche Situation finden.

Ein guter Ausgangspunkt für die Suche nach einem Darlehen ohne Gebühren sind Vergleichsportale im Internet. Hier können Sie schnell und einfach verschiedene Angebote von Banken und Kreditvermittlern vergleichen. Achten Sie dabei auf folgende Punkte:

• Transparente Darstellung aller Kosten und Gebühren
• Keine versteckten Kosten oder Überraschungen im Kleingedruckten
• Seriöse und bekannte Anbieter mit guten Bewertungen

Eine weitere Möglichkeit ist es, direkt bei Ihrer Hausbank oder anderen Banken in Ihrer Nähe nach einem Darlehen ohne Gebühren zu fragen. Oft bieten Banken spezielle Konditionen für langjährige Kunden oder für bestimmte Verwendungszwecke an. Ein persönliches Gespräch kann Ihnen helfen, die individuell beste Lösung zu finden.

Online-Kreditvergleich: Vor- und Nachteile

Der Online-Kreditvergleich bietet einige Vorteile, aber auch potenzielle Nachteile:

Voraussetzungen für einen Kredit ohne Vorkosten

Wenn Sie einen Kredit ohne Vorkosten aufnehmen möchten, müssen Sie in der Regel bestimmte Voraussetzungen erfüllen. Eine der wichtigsten Anforderungen ist eine gute Bonität. Diese wird durch eine Bonitätsprüfung ermittelt, bei der Ihre Kreditwürdigkeit überprüft wird.

Die Bonitätsprüfung berücksichtigt verschiedene Faktoren, wie zum Beispiel:

• Einkommenssituation
• Beschäftigungsstatus
• Kredithistorie
• Ausgaben und Verbindlichkeiten

Neben einer guten Bonität können Kreditgeber auch Sicherheiten verlangen. Diese dienen dazu, das Risiko für den Kreditgeber zu minimieren. Häufig akzeptierte Sicherheiten sind Immobilien, Sparguthaben oder Wertpapiere. Allerdings gibt es auch Kredite ohne Vorkosten, die keine Sicherheiten erfordern.

Schufa-Auskunft und ihre Bedeutung

Die Schufa-Auskunft spielt eine zentrale Rolle bei der Kreditvergabe:

• Sie gibt Aufschluss über Ihr bisheriges Zahlungsverhalten
• Ein guter Schufa-Score erhöht Ihre Chancen auf günstige Konditionen
• Negative Einträge können die Kreditvergabe erschweren oder verhindern
• Sie haben das Recht auf eine kostenlose Selbstauskunft pro Jahr

Kreditkonditionen vergleichen

Beim Vergleich von Kreditangeboten ist es wichtig, dass Sie die Kreditkonditionen genau unter die Lupe nehmen. Zwei zentrale Faktoren sind dabei der effektive Jahreszins und die Laufzeit des Darlehens. Der effektive Jahreszins gibt die tatsächlichen Kosten des Kredits auf Jahresbasis an, einschließlich aller Gebühren und Nebenkosten. Je niedriger der effektive Jahreszins, desto günstiger ist der Kredit.

Die Laufzeit bestimmt, über welchen Zeitraum der Kredit zurückgezahlt werden muss. Eine längere Laufzeit bedeutet in der Regel niedrigere monatliche Raten, aber auch höhere Gesamtkosten aufgrund der länger anfallenden Zinsen.

Beim Kreditkonditionen vergleichen sollten Sie auf folgende Punkte achten:

• Effektiver Jahreszins: Je niedriger, desto besser
• Laufzeit: Wählen Sie eine Laufzeit, die zu Ihren finanziellen Möglichkeiten passt
• Zusatzkosten: Achten Sie auf versteckte Gebühren oder Zusatzkosten
• Flexibilität: Prüfen Sie, ob Sondertilgungen oder vorzeitige Rückzahlung möglich sind

Kreditrechner: Ein nützliches Tool

Kreditrechner können Ihnen bei der Entscheidungsfindung helfen:

• Sie ermöglichen eine schnelle Berechnung verschiedener Szenarien
• Visualisierung der Auswirkungen von Laufzeit und Zinssatz
• Hilfe bei der Ermittlung der optimalen Kredithöhe und Laufzeit
• Oft kostenlos auf Vergleichsportalen oder Bankwebseiten verfügbar

Alternative Finanzierungsoptionen

Neben einem klassischen Kredit ohne Vorkosten gibt es weitere Möglichkeiten, um eine Finanzierung zu erhalten. Eine beliebte Alternative ist die Ratenzahlung, bei der der Gesamtbetrag in kleinere, regelmäßige Zahlungen aufgeteilt wird. Diese Option bietet oft mehr Flexibilität und ermöglicht es Ihnen, größere Anschaffungen über einen längeren Zeitraum zu finanzieren.

Eine weitere Alternative ist der Konsumentenkredit, der speziell für private Ausgaben wie Haushaltsgeräte oder Urlaube gedacht ist. Diese Kredite haben oft niedrigere Zinssätze als herkömmliche Darlehen und können eine attraktive Option für kleinere Finanzierungen sein. Finanzielle Absicherung sollte bei jeder Kreditentscheidung eine wichtige Rolle spielen.

Bei der Wahl der passenden Finanzierung spielen individuelle Faktoren eine wichtige Rolle:

• Höhe des benötigten Betrags
• Gewünschte Laufzeit
• Ihre eigene finanzielle Situation und Bonität

Peer-to-Peer-Kredite als moderne Alternative

Peer-to-Peer-Kredite gewinnen zunehmend an Popularität:

• Direkte Vermittlung zwischen Kreditnehmern und privaten Geldgebern
• Oft günstigere Konditionen als bei traditionellen Banken
• Schnellere und flexiblere Kreditvergabe
• Risiko: Weniger reguliert als klassische Bankenkredite

Fazit

Ein Darlehen ohne Gebühren kann eine praktische Option für Sie sein, wenn Sie eine günstige Finanzierung suchen. Durch den Wegfall von Bearbeitungs-, Bereitstellungs- oder Kontoführungsgebühren lassen sich die Gesamtkosten des Kredits deutlich reduzieren. Allerdings ist es wichtig, dass Sie die Konditionen verschiedener Anbieter sorgfältig vergleichen, um das beste Angebot zu finden. Bei der Suche nach einem Darlehen ohne Gebühren sollten Sie nicht nur auf die Kosten, sondern auch auf die Zinssätze und die Laufzeit achten. Insgesamt bietet ein Darlehen ohne Gebühren eine gute Möglichkeit, Geld zu günstigen Konditionen aufzunehmen. Sie sollten jedoch immer Ihre individuelle Situation berücksichtigen und verantwortungsvoll mit dem Kredit umgehen.

Die deutsche Wirtschaft schwächelt. Das zeigt sich unter anderem eindrucksvoll an der steigenden Zahl von Insolvenzen. Sowohl Start-ups als auch etablierte Unternehmen geraten zunehmend in finanzielle Schieflagen. Obwohl die Inflation voraussichtlich sinken wird, ist für 2026 noch keine wirkliche Verbesserung zu erwarten.

Umso entscheidender ist es, dass sich Start-ups wappnen – auch wenn sie aktuell noch keine Anzeichen für eine Krise sehen. Denn gerade Start-ups, die in den letzten Jahren schnelle Erfolge feierten, haben es oftmals versäumt, ein stabiles Finanzfundament zu legen. Sie machten Fehler, die sich jetzt rächen und ihr Unternehmen plötzlich vor massive Herausforderungen stellen könnten. Umso wichtiger ist, die häufigsten Finanzfallen zu kennen und zu vermeiden, die Start-ups teuer zu stehen kommen können.

1. Nicht umsatzrelevante Kostenstruktur

Egal ob bei der Findung von Themenideen oder der Erstellung ganzer Texte, mit dem richtigen Briefing kann KI ein richtiger Gamechanger sein: Start-ups stehen oft unter hohem Druck, ihre Strukturen möglichst rasch auszubauen, um mit dem Wachstum Schritt halten zu können. Das kann dazu führen, dass Ausgaben getätigt werden, bevor diese tatsächlich notwendig sind oder das Unternehmen ausreichend Umsätze generiert, um sie leicht zu bezahlen.

Sie stecken beispielsweise Geld in schicke Büros, teure Software oder stellen Personal in Bereichen wie HR und Adminis­tration ein – alles Extras, die nicht zum Umsatz beitragen. Der Schlüssel zum langfristigen Erfolg liegt darin, die richtigen ­Prioritäten zu setzen: Gerade in den ersten Jahren müssen Gründer*innen sicherstellen, dass jeder Euro in die Bereiche investiert wird, die tatsächlich zum Umsatzwachstum beitragen.

2. Fehlende Kostenstellenstruktur

Ohne eine Kostenstellenstruktur verlieren Start-ups den detaillierten Überblick über ihre Ausgaben und Gewinne. Anstatt die einzelnen Geschäfts­bereiche, Projekte oder Produkte im Detail zu analysieren, um zu wissen, welche Produkte oder Dienstleistungen profitabel sind, wird oft nur das Gesamtbild betrachtet.

Die fehlende Transparenz über die Profitabilität einzelner Geschäftsbereiche führt dazu, dass unrentable Projekte weiter finanziert werden. Währenddessen erhalten die profitablen Bereiche nicht die Aufmerksamkeit oder Ressourcen, die sie benötigen. Eine detaillierte und sinnvolle Kostenstellen­struktur hilft Gründer*innen, besser zu verstehen, welche Bereiche profitabel sind und welche nicht. Dadurch wissen sie auch, wo investiert oder gespart werden sollte.

3. Unkontrollierte Kosten

Ein weiteres typisches Problem schnell wachsender Start-ups ist der fehlende Überblick über die eigenen Ausgaben. In ihrer dynamischen Wachstums­phase verlieren Start-ups häufig den Überblick über ihre Ausgaben, da die Geschäftstätigkeiten und die damit verbundenen Kosten schnell variieren oder sich ausweiten. Dies kann zu finanziellen Engpässen am Monatsende und langfristig zu ernsten finanziellen Schwierigkeiten führen.

Gründer*innen müssen proaktive Maßnahmen ergreifen, um ihre Kosten im Griff zu behalten. Auch hier hilft eine gute Kostenstellenstruktur. Zudem trägt eine regelmäßige Ausgabenanalyse dazu bei, unangenehme Überraschungen zu vermeiden, die Kontrolle zu behalten und rechtzeitig Maßnahmen zu ergreifen.

4. Liquiditätsengpässe

Liquidität ist für jedes Unternehmen von zentraler Bedeutung. Doch gerade schnell wachsende Unternehmen unterschätzen oft die Bedeutung einer sorgfältigen Liquiditätsplanung. Sie konzentrieren sich stark auf Wachstum und Umsatzsteigerungen, ohne darauf zu achten, ob genügend liquide Mittel vorhanden sind, um laufende Kosten zu decken. Dies führt nicht selten zu Liquiditätsengpässen. Dadurch hat ein Start-up kurzfristig nicht genügend Mittel zur Verfügung, um seine Verbindlichkeiten wie Gehälter, Lieferant*innenrechnungen oder Mieten zu bezahlen.

Selbst Start-ups, die auf den ersten Blick erfolgreich sind und stark wachsen, können von Liquiditätsengpässen betroffen sein: Beispielsweise, wenn ein Ungleichgewicht zwischen Einnahmen und Ausgaben besteht, oder Kund*innen eine zu lange Zahlungsfrist eingeräumt wird. Daraus entstehende ­Liquiditätsengpässe können das Tagesgeschäft stören, Geschäftsmöglichkeiten behindern und im schlimmsten Fall zur Insolvenz führen. Mit einer vorausschauenden Liquiditäts­planung, effektiven Tools zum Cashflow-Management und einem gut organisierten Forderungsmanagement lassen sich solche Engpässe verhindern.

5. Investitionen ohne klare Grenzen

Investitionen sind in einem Start-up unumgänglich. Jedoch investieren Gründer*innen von schnell wachsenden Start-ups häufig weiter in Projekte, obwohl diese nicht rentabel sind. Sei es die emotionale Bindung oder die Hoffnung, dass sich bereits getätigte Investitionen noch lohnen: Es führt dazu, dass wertvolle Ressourcen in wenig erfolgversprechende Projekte fließen, anstatt strategisch besser eingesetzt zu werden.

Beispiel: Eine Agentur möchte eine App unbedingt selbst entwickeln und investiert über die Zeit deutlich mehr als geplant, obwohl es sinnvoller wäre, das Vorhaben abzubrechen. So fließen immer mehr wertvolle Ressourcen in ein aussichtsloses Projekt, anstatt in ein rentables Projekt investiert zu werden. Die Sunk Costs steigen immer weiter.

Um nicht in diese Finanzfalle zu tappen, ist es wichtig, klare Strategien und Prozesse zu implementieren, die das Start-up vor irrationalen Entscheidungen schützen. Dazu gehören regelmäßige Projektbewertungen und klare Investitionsbudgets mit Abbruchkriterien.

6. Unrealistisches Budget

Viele Start-ups setzen sich hohe Umsatzziele, ohne zu wissen, welche Investitionen und Ressourcen dafür tatsächlich notwendig sind. Die fehlende Ausarbeitung eines fundierten Budgets kann zu einer Fehleinschätzung der Unternehmenssituation führen und das Wachstum gefährden.

Ein realistisches Budget, das den aktuellen Stand des Unternehmens und die erforderlichen Maßnahmen für Wachstum abbildet, ist unerlässlich. Um ein solches Budget zu erstellen, brauchen Gründer*innen eine detaillierte Finanzplanung und ein klares Verständnis der finanziellen Grundlagen.

Die fertige Budgetplanung ist ein wichtiges Tool zur Unternehmenssteuerung: Es geht nicht darum, am Anfang des Jahres einmal ein Budget zu erstellen, sondern dieses über das Jahr hinweg immer wieder für Analysen heranzuziehen und anzupassen. Wichtig dabei ist, dass die Anpassung des Budgets kein Rückschlag ist. Vielmehr wird so sichergestellt, dass das Start-up auf Veränderungen reagiert und rechtzeitig Änderungen vornehmen kann.

7. Das Schönreden von Margen

Die letzte Finanzfalle ist die Selbsttäuschung von Gründer*innen hinsichtlich der eigenen Margen. Gerade wenn es um Herzensprojekte oder -produkte geht, neigen sie dazu, die tatsächlichen Kosten zu ignorieren oder zu beschönigen.

Dafür schmälern sie wesentliche Kostenfaktoren, die den tatsächlichen Gewinn schmälern würden. Beispielsweise werden zusätzliche Nebenkosten wie Reise- oder Bewirtungskosten sowie die eigene Arbeitszeit der Gründer*innen in der Kostenaufstellung nicht berücksichtigt. Das Ergebnis ist die verzerrte Sicht auf die Rentabilität der Projekte.

Eine realistische und umfassende Kostenkalkulation, ehr­liche Selbstreflexion und regelmäßige Margenüberprüfungen sind essenziell, um diese Verzerrung zu vermeiden und langfristig erfolgreich zu sein.

Die Autorin Rebecca Troch ist Finanzexpertin und Virtual CFO. 2018 gründete sie Counting the Apples Consulting und hilft seitdem Unternehmer*innen, ihre Zahlen endlich zu verstehen und faktenbasierte Entscheidungen zu treffen.

Dass Unternehmensgründer einen guten Businessplan haben sollten, ist keinesfalls ungewöhnlich. Kapital muss akquiriert, Investoren überzeugt und ein Marketing-Konzept etabliert werden. Was viele Jungunternehmer nicht wissen: Sie können Ausgaben, die in unmittelbarem Zusammenhang mit der Gründung des Unternehmens stehen, beim Vorsteuerabzug auch dann steuerlich geltend machen, wenn das Unternehmen noch keine Umsätze generiert hat.

„Das Finanzgericht Berlin-Brandenburg entschied jetzt, dass der Unternehmer dafür allerdings glaubhaft darlegen können muss, dass er beabsichtigt eine wirtschaftliche Tätigkeit auszuüben und alle Investitionen einen klaren Bezug zum Unternehmen haben. Dann ist der Unternehmer zum Vorsteuerabzug berechtigt“, informiert Dipl.-Betriebswirt Paul Heinrich Fallenberg, Steuerberater, Rechtsanwalt und Partner der Münsteraner Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungsgesellschaft HLB Dr. Schumacher & Partner GmbH.

In dem vor dem Finanzgericht Berlin-Brandenburg verhandelten Fall hatte ein Unternehmer über fast zwei Jahre ausschließlich Investitionsausgaben getätigt, ohne hingegen Einnahmen zu erzielen. Für die getätigten Ausgaben machte der Unternehmer dennoch sein Recht auf Abzug der geschuldeten Mehrwertsteuer geltend. Das zuständige Finanzamt beanstandete bei einer Sonderprüfung dieses Vorgehen und sprach dem Unternehmer ab, unternehmerisch tätig gewesen zu sein. Folglich erkannte es den Vorsteuerabzug nicht an. Das Gericht entschied hingegen nach sorgfältiger Prüfung aller Fakten zu Gunsten des Klägers: Dieser habe seine unternehmerische Tätigkeit objektiv nachvollziehbar nachweisen können und sei somit hinsichtlich sämtlicher entstandenen Kosten zum Vorsteuerabzug berechtigt.

„Bei einem Unternehmen, das über einen so langen Zeitraum keine Umsätze erwirtschaftet hat, würde man wahrscheinlich vermuten, dass beim Vorsteuerabzug nicht alles korrekt ablief“, erklärt Fallenberg. Das Urteil mache daher besonders deutlich, dass Unternehmer entsprechende Sorgfalt bei administrativen und organisatorischen Fragen der Unternehmensgründung walten lassen müssten. Nur so ließe sich gewährleisten, dass alle Investitionen beim Vorsteuerabzug auch geltend gemacht werden könnten, so der Experte.

Grundsätzlich prüfen Finanzämter alle Fälle einzeln, um zu entscheiden, ob ein Vorsteuerabzug vor der Aufnahme der eigentlich unternehmerischen Tätigkeit rechtens war. „Umso wichtiger ist deshalb eine ausführliche Dokumentation aller Handlungsschritte und der damit verbundenen Investitionen bei der Unternehmensgründung um diese Tätigkeit lückenlos nachweisen zu können. Auch müssen die Investitionen klar unternehmensbezogen sein“, so Fallenberg abschließend.