Wer sich erst jetzt Sorgen um die Arbeitsatmosphäre im eigenen Unternehmen macht, hat schon lange etwas falsch gemacht. In Zeiten der Corona-Krise werden die Firmen gewinnen, die ein starkes Team hinter sich haben. Einfach nur Gehalt zahlen gilt nicht, es geht um viel mehr.

Zeige Respekt und Verständnis für Sorgen

Wir befinden uns seit Wochen alle in einer noch nie dagewesenen Ausnahmesituation. Das Wohl und die Sorgen der Mitarbeiter müssen gerade jetzt an erster Stelle stehen. Sie müssen wissen, dass sie in einem sicheren Umfeld arbeiten. Einem Umfeld, in dem sie auch Schwäche zeigen dürfen und in dem du sie als Chef unterstützt.

Das fängt schon bei der Frage an, ob Büro oder Home-Office. Wenn deine Mitarbeiter weiterhin im Büro erscheinen müssen, fühlt es sich für sie an wie fehlendes Verantwortungsbewusstsein durch den Chef - selbst, wenn du natürlich alle Vorgaben der Regierung einhältst.

Du solltest gerade jetzt Verständnis dafür haben, dass Mitarbeiter während der Krise nicht in das Büro kommen möchten, auch wenn es für dich notwendig erscheint. Natürlich kannst du deine Teams ins Büro zwingen. Denke aber daran, dass du sie damit Gefahren aussetzt, die sie privat tunlichst vermeiden müssen: Angefangen bei der Anfahrt mit den Öffentlichen bis zum Arbeitsalltag mit den Kollegen in Zeiten von Social Distancing. Was bringt es dir, wenn deine Mitarbeiter zwar im Büro sitzen, aber das nur gegen ihren Willen?

Spreche mit deinen Mitarbeitern und höre dir die Sorgen an. Versucht daraus gemeinsam eine Lösung zu finden. Wenn deine Mitarbeiter unbedingt im Büro erscheinen müssen, dann solltest du dafür sorgen, dass die Vorgaben der Regierung auch eingehalten werden.

Eine Möglichkeit für Großraumbüros ist es, die Mitarbeiter so einzuplanen, dass nur kleine Gruppen in der immer gleichen Konstellation und mit dem nötigen Abstand zusammenarbeiten. Als Zugeständnis an die Sorgen ist Homeoffice trotz allem eine gute Option, um die Mitarbeiterdichte zu entzerren. Das andere Extrem ist auch möglich und Mitarbeiter möchten nach mehreren Wochen im Home-Office unbedingt wieder im Büro sein.

Erarbeite mit deinem Team einen Plan, wer wann ins Büro muss und sorge dafür, dass diese Planung für alle einsehbar ist. Bei allem was du jetzt planst und umsetzt, müssen deine Mitarbeiter wissen, dass du ihnen in jeder Situation den Rücken stärkst und ihre Ängste und Sorge ernst nimmst. Wem alles über den Kopf wächst, muss sich trauen dürfen, das zuzugeben. Eventuell müssen einzelne Mitarbeiter unbürokratisch für ein paar Tage Urlaub nehmen, um Kraft zu tanken.

Weise deine Mitarbeiter vielleicht auch darauf hin, dass sie sich Zeit für sich nehmen sollten, wenn du merkst, dass jemand ausgebrannt ist. Gerade jetzt arbeiten viele deutlich mehr als vorher und nehmen sich zu wenig Auszeit.

Vertrauen bedeutet Sicherheit

Schon im regulären Büroalltag ist umfangreiche Kontrolle der Mitarbeiter nicht notwendig und fördert auf keinen Fall die Produktivität - auch wenn viele Chefs gern den kompletten Überblick haben möchten. Wenn alle jetzt auch noch im Home-Office arbeiten, ist Vertrauen unentbehrlich.

Es soll Firmen geben, die das Arbeiten von zuhause notgedrungen erlauben. Im Gegenzug müssen Mitarbeiter während der gesamten Arbeitszeit per Kamera sichtbar sein. Das ist ein massiver Eingriff in das Privatleben. Vom Datenschutz ganz zu schweigen. Mitarbeiter erleben so unmittelbar, dass ihnen der Arbeitgeber bisher nicht vertraut hat und das auch nie tun wird.

Die Konsequenz ist klar: Die überwachten Mitarbeiter machen nur das, was du ihnen vorgibst. Sie zelebrieren weiterhin den Dienst nach Vorschrift und lassen selbst am heimischen Schreibtisch den Stift pünktlich fallen.

Auch nach oben muss Vertrauen bestehen. Führungskräfte, die jetzt nur an sich denken, können nicht punkten. Mitarbeiter sind in Krisenzeiten sensibler und Verhalten wird schnell falsch gedeutet. Es sollte klar sein, dass alles, was du forderst, auch für dich gilt. Eine einfache Maßnahme ist die Präsenz - sowohl persönlich als auch digital. Es bringt niemandem etwas, wenn du den Kopf in den Sand steckst und für Tage nicht erreichbar bist. Nur durch Sichtbarkeit schaffst du Vertrauen.

Verlässlichkeit und transparente Kommunikation machen dich glaubwürdig

Dazu gehört auch, dass du in diesen turbulenten Zeiten Versprechen einhältst. Deine Mitarbeiter müssen wissen, dass sie alle wichtigen Informationen erhalten. Kommunikation auf den unterschiedlichen Kanälen ist jetzt relevant, damit Transparenz herrscht und alle genannten Punkte wirken können.

Es ist wichtig, dass du richtig kommunizierst und den richtigen Ton triffst. Es ist nicht einfach, denn alle reagieren in Krisen noch mehr auf Unterschwelliges. Verzichte auf Verschwörungstheorien und Übertreibungen, aber bagatellisiere die Situation auch nicht.

Ist Kurzarbeit geplant? Wenn ja, für wen und in welchem Umfang? Gibt es Unterstützung bei der Kinderbetreuung? Bewirbst du dich um staatliche Hilfen? Brechen Kunden weg? Verzichtet die Geschäftsführung auf Gehalt?

All das müssen Mitarbeiter aus erster Hand erfahren und auf keinen Fall durch die Medien. Sei hier so transparent wie möglich und beantworte interne Fragen - selbst, wenn sie noch so belanglos wirken. Das sind die Themen, die deine Mitarbeiter beschäftigen. Diese sollten nicht ungehört bleiben.

Wertschätzung sichert die Loyalität

Deine Mitarbeiter nehmen momentan mehrere Rollen gleichzeitig ein: Lehrer, Kinderbetreuung, Seelsorger - und sie sind für den wirtschaftlichen Erfolg der Firma verantwortlich. Bei allem Druck solltest du den “nebenberuflichen” Einsatz würdigen und Verständnis für mögliche Einschränkungen haben.

Auch wenn es vielleicht schwerfällt, ist Lob und Anerkennung jetzt wichtiger als vor der Krise. Es gehört nicht viel dazu und manchmal reicht ein “Danke für deinen Einsatz”, solange es von Herzen kommt. Höre zu, frage nach, und merke dir, was dir deine Mitarbeiter von ihren zusätzlichen Themen erzählen. Diese Wertschätzung wirkt sich positiv auf die Stimmung in allen Teams aus, wenn sie richtig verteilt wird.

Flexibler Rahmen statt starrer Vorgaben

Jetzt ist auch die Zeit, um deine internen Regeln auf den Prüfstand zu stellen. Ein starres Korsett aus Vorgaben und Prozessen ist gerade mehr als hinderlich. Dadurch zeigst du nebenbei, dass zu wenige in der Firma wissen, was richtig ist und alle anderen kontrolliert werden müssen. Eigeninitiative werden die übrigen Mitarbeiter nicht zeigen. Denn bisher hat sich schon immer jemand anderes um alles gekümmert und Vorschläge oder Ideen waren nicht gerne gesehen.

Und gerade jetzt ist die Eigeninitiative gefragt, um auf die aktuelle Situation angemessen eingehen zu können. Daher kannst du deine Organisation an bestimmten Stellen flexibler gestalten. Vertraue darauf, dass sich Teams selbst verwalten, wenn sie ihr Ziel kennen. Strenge Führung ist gerade eher hinderlich.

Dazu gehört, dass dein Team auf ein gemeinsames Ziel hinarbeitet. Ein verlässlicher 5-Jahres-Plan wirkt in der aktuellen Situation für viele übertrieben und unseriös. Breche also dein großes Ziel in kleine Projekte mit Teilaufgaben für die nächsten Monate herunter, die ihr in naher Zukunft erreichen wollt. So steigt die Motivation und die Zwischenergebnisse könnt ihr im Team feiern.

Ganz nebenbei führt ihr so die Grundzüge der sogenannten OKR ein. Objectives and Key Results, mit denen agile Teams langfristige Ziele in kleine und messbare Arbeitspakete aufteilen.

Wenn deine Mitarbeiter zusätzlich wissen, dass sie Fehler machen dürfen, werden sie mehr Dinge ausprobieren. Sie wissen vielleicht nicht, ob sie dadurch sofort erfolgreich sein werden, aber sie können viel über sich und das anstehende Problem lernen. Dadurch finden sie bessere Lösungen, als wenn sie den starren Prozessen gefolgt wären. Noch viel wichtiger: Der Zusammenhalt in den Teams wird immer größer, wenn du von Anfang an die richtigen Menschen zusammenbringst und die richtigen Leitplanken setzt.

Teams richtig aufstellen

Alle der genannten Punkte sind Teil einer vertrauensvollen Unternehmenskultur. Dazu gehören auch Teams, in denen sich alle blind aufeinander verlassen können. Eine engagierte Führungskraft ist nutzlos, wenn die Mitarbeiter unmotiviert sind. Ein Kernelement ist das sogenannte Team Design.

Bei MatchManao erforschen und entwickeln wir Team Design seit vier Jahren. Unsere Erkenntnisse haben wir in eine Software gepackt, die Mitte März 2020 als Open Beta an den Start ging - direkt zu Beginn der Krise. Wir werden oft gefragt, wie wir das als Team geschafft haben, obwohl alle im Home-Office waren. Unsere Antwort: Genau aus den vielen bisher genannten Gründen.

Schon bei der Gründung unseres Start-ups haben wir uns eingehend mit der bestmöglichen Aufstellung befasst und uns Prinzipien auferlegt. Das Ergebnis unserer Vorarbeit sind eine technische Infrastruktur und das passende Mindset aller Mitarbeiter, um perfekt dezentral arbeiten zu können. Und so haben wir in den vergangenen Jahren nicht nur an unterschiedlichen Orten gearbeitet, sondern sogar in unterschiedlichen Zeitzonen. Es wäre gelogen, wenn das immer problemlos lief, aber durch unsere definierten Prinzipien mussten wir uns meist nur um die Technik kümmern. Der Teamgeist war immer vorhanden. 

Basis des Team Designs ist das Wissen, welche Bedürfnisse und Werte jeder Einzelne im Team vertritt. Das fängt an bei den optimalen Arbeitszeiten, geht über die bevorzugten Kommunikationskanäle bis zum Umgang mit Kritik. Ziel ist es, dass sich Teams bilden, die sich menschlich und fachlich ergänzen. Dafür ist relevant, wer im Team durch seinen Charakter welche Rolle einnimmt. So kannst du im Team Design die Qualitäten und Fähigkeiten einer jeden Rolle optimal einsetzen.

Dazu solltest du bereits bei den Bewerbern darauf achten, welche Rollen ihr noch im Team braucht und die Kandidaten entsprechend aussuchen. Dabei bitte auf jeden Fall die langjährigen Mitarbeiter berücksichtigen, denn schon ein kleiner interner Wechsel bewirkt manchmal wahre Wunder.

Die Basis für all das ist, das ihr euch selbst kennt und versteht. Nur dann kann ein gutes Matching funktionieren und nur dann kann jeder dem Team gegenüber, die eigenen Bedürfnisse ausdrücken.

Die Team-Reflexion schafft einen gemeinsamen Flow. Den Sweet Spot, wie wir bei MatchManao sagen. Jenen Bereich also, in dem sich alle fachlich und menschlich ergänzen und alles optimal funktioniert.

Wir vertrauen dabei auf KīManaō, unseren selbst entwickelten Algorithmus. Basierend auf psychologischen Kriterien, maschinellem Lernen und Deep Learning unterstützt er das Bauchgefühl der Verantwortlichen und hilft bei Entscheidungen. So schaffen wir Teams, die gut arbeiten, sich gegenseitig schätzen und fördern.

Mitarbeiter, die wissen, dass sie sich zu 100 Prozent auf den Arbeitgeber verlassen können, sind auch bereit enorme Opfer zu bringen. Man hört immer wieder davon, dass komplette Teams Überstunden oder Urlaub an Kollegen in Not spenden. So können diese sich ohne finanzielle Ausfälle zum Beispiel voll auf die Betreuung von Angehörigen konzentrieren.

Und in einer wirklichen Krise wie der aktuellen solltest du Mitarbeiter haben, die verstehen, dass Kurzarbeit nicht gedacht ist, um sie zu ärgern. Natürlich ist weniger Gehalt ein harter Einschnitt in das Privatleben. Aber nur mit diesen Einschnitten kann das Fortbestehen einer Firma und die Arbeitsplätze aller Kollegen gesichert werden.

Dieses Vertrauen in den Arbeitgeber basiert auf einer vertrauensvollen Kultur und einem wertschätzenden Umgang miteinander.

Die Autorin Alexandra Alex ist Founder & CEO der MatchManao GmbH