Smarter, schneller, besser – die Wünsche und Ansprüche bei der Einführung neuer Unternehmenssoftware sind oft so fromm wie lobenswert. Doch in der Realität stehen Firmen jeder Größe bei der Implementierung vor einer wahren Herkulesaufgabe: Der Entscheidung, welches Tool das richtige ist. Oder braucht es gleich unterschiedliche Lösungen, um die eigene Transformation voranzutreiben? Aktuell werden diese Fragen noch durch den hohen Bedarf an neuer Software verstärkt, denn seit Beginn der Corona-Krise haben Untersuchungen zufolge bereits mehr als die Hälfte (52 Prozent) der Unternehmen neue digitale Tools eingeführt – und im Zustand des „New Normal“ wird der Bedarf weiter steigen. Dies geht aus einer Studie von Meister hervor.

Aufgrund der Corona-Pandemie arbeiten immer mehr Menschen aus dem Home-Office. Diese Entwicklung wird sich aus meiner Perspektive höchstwahrscheinlich nicht wieder vollständig umkehren, vor allem, da die Digitalisierung im Mittelstand so noch stärker angekurbelt wird und vielen Unternehmen Vorteile bringt. Es ist nur logisch, dass Unternehmen deshalb nach Möglichkeiten suchen, sich teamintern, aber auch teamübergreifend zu organisieren.

Wie gehen Unternehmen mit der Herausforderung der „neuen Software“ am besten um?

1. Überblick verschaffen

Zuerst einmal sollten Unternehmen sich darüber klar werden, welche Tools sie für ihr Unternehmen und ihre Teams brauchen. Sind es vor allem Tools für Meetings und Telefonate? Reicht dafür ein Telefonieanbieter wie sipgate oder sollte es schon ein Videokonferenzsysteme sein? Oder braucht ein Unternehmen ein Task-Management-Tool, um Projekte zu verfolgen und den Projektstand zu aktualisieren? Wichtig ist es, sich einen Überblick über die verschiedenen Möglichkeiten zu verschaffen. Wenn diese Fragen geklärt sind, können existierende Anbieter verglichen werden.

2. Anbieter und Kosten vergleichen

Die Pandemie hat noch einmal gezeigt, dass es bereits eine Vielzahl an Tool-Anbietern gibt und stellenweise sogar noch neue Player auf den Markt gekommen sind. Aus diesem Grund macht es Sinn, die verschiedenen Anbieter sowie deren Kosten zu vergleichen. Es gibt zahlreiche Tools, die auch kostenfrei nutzbar sind. Je mehr Mitarbeitende Zugriff auf ein Tool benötigen, desto eher können zahlungspflichtige Versionen notwendig werden. Die meisten Unternehmen schauen sich insbesondere Softwarelösungen aus diesen drei Bereichen an: Kommunikation, Online-Meetings und Task-Management.

Online-Kommunikation: Für die interne Kommunikation und zum Erhalt sowie zur Stärkung der Unternehmenskultur sind Social-Intranet- oder Unternehmens-Chat-Anbieter eine gute Lösung. Gerade in Zeiten von Corona, wenn viele Teams von zu Hause aus arbeiten, entfallen persönliche Termine und Treffen. Für Unternehmen ist es dadurch oft eine Herausforderung die Unternehmenskultur weiterhin zu fördern und zu stärken.

Online Meetings:Software-Lösungen für virtuelle Meetings sind in den letzten Wochen und Monaten unverzichtbar geworden. Diverse Anbieter ermöglichen Meetings, Webinare und Konferenzen mit teilweise bis zu mehreren hundert Teilnehmern. Ob Zoom, Google Meet oder Microsoft Teams – die Wahl muss jedes Unternehmen für sich treffen und ist abhängig von den einzelnen Bedürfnissen und Bedingungen einer Firma, die erfüllt werden wollen.

Task-Management-Tools: Um Aufgaben zu verfolgen und den aktuellen Stand der Projekte stets im Blick zu haben, bietet sich zuletzt die Nutzung eines Task-Management-Tools wie MeisterTask an. Mithilfe dieser Tools erhalten Teammitglieder sowie das Management eine Übersicht und können alle Informationen gesammelt an einem festen Ort einsehen. Außerdem können Aufgaben erstellt und Verantwortlichkeiten verteilt werden.

3. Evaluation nach Testphase

Nachdem die Auswahl für die Tools gefallen ist, sollte dafür gesorgt werden, dass alle Mitarbeitenden diese auch nutzen und mit ihnen arbeiten. Hilfreich ist es, verschiedene Apps zu integrieren – so lassen sich MeisterTask oder Google Drive u.a. in Slack integrieren und schicken beispielsweise eine Benachrichtigung, wenn Änderungen in einem geteilten Dokument vorgenommen worden sind. Diese Automation vereinfach nicht nur die Prozesse, sondern steigert zusätzlich die Effizienz.

Nach einer Testphase über einen vorher festgelegten Zeitraum macht es Sinn, die Tools gemeinsam mit dem Team zu evaluieren. Welche Tools haben sich als gut bewiesen, welche wurden am meisten genutzt? Welche waren eher Zeitfresser? Nach der Auswertung kann entsprechend beschlossen werden, ob die Tools weiterhin genutzt oder besser doch nicht eingeführt werden. Mit den im Anschluss ausgewählten Software-Lösungen arbeiten die Kolleginnen und Kollegen effizienter.

Videokonferenzsysteme gehen, Task-Management-Tools bleiben

Bereits vor der Krise gab es einen kontinuierlich steigenden Bedarf an Task-Management-Tools. Auch in Zukunft wird dieser Trend anhalten. Viele Menschen arbeiten aktuell aus dem Homeoffice und die Tendenz, dass Kolleginnen und Kollegen regelmäßig remote arbeiten, wird sich auch in Zukunft fortführen. Es ist nur logisch, dass Unternehmen deshalb nach Möglichkeiten suchen, sich teamintern, aber auch teamübergreifend zu organisieren. Denn auch ohne den schnellen Austausch im Büro muss die Arbeit reibungslos funktionieren. Tools helfen dabei.

Trotzdem werden nicht alle Tools die Zeit nach der Pandemie überleben: So planen laut einer kürzlich von uns beauftragten Umfrage im August 2020 37 Prozent zumindest einige Tools nach der Krise wieder abzuschaffen. Bemerkenswert ist dabei, dass 46 Prozent dieser Befragten, die planen Tools abzuschaffen, nach der Krise wieder auf Videokonferenzsysteme verzichten möchten. Task-Management-Tools hingegen sind gekommen, um zu bleiben: Nur 18 Prozent planen, nach der Krise auf diese digitalen Helfer wieder zu verzichten.

Teams arbeiten effizienter, wenn es dem Unternehmen gelingt, mit den kontinuierlichen technologischen Veränderungen Schritt zu halten – so wie die stetige Verbesserung von Geschäftsprozessen die Produktivität der Firma dauerhaft steigert. Die Erfahrung zeigt, dass Unternehmen stark davon profitieren, wenn sie State-of-the-Art-Software in den Mittelpunkt ihres Geschäfts stellen, und dass Technologien die Krisenresilienz einer Firma positiv beeinflussen. Deshalb werden viele Tools, die in den letzten Monaten eingeführt wurden, sehr wahrscheinlich auch über die Krise hinaus weiter in Benutzung bleiben und die Zukunftsfähigkeit einer Firma stärken.

Der Autor Michael Hollauf ist Co-Gründer und Managing Director von Meister, einem global agierenden Anbieter von Productivity Tools.