Wehende Palmen, weißer Strand, kristallklares Wasser und blauer Himmel, so weit das Auge reicht – an solch paradiesischen Sehnsuchtsorten steigt sogar im grauen Arbeitsalltag der Gute-Laune-Faktor. Also auf die Koffer, fertig, los? Nicht so schnell! Wer das Büro gegen den Beach tauschen möchte, muss einiges beachten. Denn der Megatrend Workation kann einige Tücken bergen – vor allem in puncto Steuern.

Einfach mal weg

Arbeiten, wo andere Urlaub machen? Dank digitaler Vernetzung und zunehmend flexibler Arbeitsmodelle wird Workation immer beliebter – und das selbst in wirtschaftlich volatilen Zeiten. Wie eine aktuelle PwC-Studie zeigt, erwarten viele Beschäftigte mittlerweile von ihren Arbeitgebenden, dass sie es ihnen gestatten, ihre Tätigkeit mobil im Ausland zu verrichten. Dabei sind längst nicht nur Jüngere Workation-affin. Mehr als die Hälfte der Befragten (57 Prozent) gibt an, dass ein vorhandenes Workation-Angebot ein wichtiges Kriterium bei der Jobwahl sei. Beinahe jeder Dritte (30 Prozent) würde sogar ein Stellenangebot ausschlagen, sollte die Firma keine Remote-Work-Optionen im Ausland bieten. Bei den 18- bis 29-Jährigen steigt die Zahl auf 45 Prozent. Entsprechend wichtig ist es, sich möglichst umfassend mit Workation zu befassen und das Thema transparent zu kommunizieren.

Nicht alles ist überall möglich

Wollen arbeitswütige Sommerfrischler*innen ihren Job im Anschluss an den zweiwöchigen Mittelmeertrip im Strandhotel ausüben, bedarf es zunächst der Zustimmung des Arbeitgebenden. Während Mitarbeitende zwar grundsätzlich keinen Anspruch auf Workation haben, existieren in zahlreichen Firmen bereits standardisierte Prozesse und Guidelines, über die etwa die Personalabteilung Auskunft geben kann. Allerdings zeigt die bereits erwähnte PwC-Studie auch, dass in Unternehmen, die mobiles Arbeiten am Ferienort anbieten, nur eine knappe Mehrheit der Angestellten (52 Prozent) den festgelegten Antragsprozess kennt. Etwa ein Viertel (28 Prozent) weiß zwar, dass es einen Prozess gibt, kennt aber nicht die genauen Schritte, die zum Arbeiten vom Büro an den Strand führen. Und fast jede(r) fünfte Arbeitnehmende (19 Prozent) weiß nicht einmal, ob es überhaupt einen festgelegten Antragsprozess gibt. Dadurch ergibt sich sowohl für Unternehmen als auch für Beschäftigte eine Reihe von Risken. Diese lassen sich jedoch leicht managen – insbesondere, wenn sich beide Parteien neben Arbeits-, Aufenthalts- und Sozialversicherungsfragen auch mit steuerrechtlichen Aspekten auseinandersetzen.

Wo soll’s denn hingehen?

Für Arbeitgebende spielt vor allem der Ort des „Arbeitsurlaubs“ eine entscheidende Rolle. Nicht für jedes Unternehmen kommt Mobile Working am Urlaubsort in einem der weltweit 195 Länder infrage. Anders als bei normalen Dienstreisen beschränken zahlreiche Firmen die Workation-Destination auf die Europäische Union oder Mitglieder des Europäischen Wirtschaftsraums. Der Grund: Aufenthalte in sogenannten Drittstaaten benötigen häufig eine Aufenthaltsgenehmigung. Zwar existieren in einigen Ländern Workation- oder Remote-Work-Visa, allerdings ist die Antragsstellung für einen Aufenthaltstitel beziehungsweise eine Arbeitserlaubnis nicht nur langwierig, sondern oft auch mit Extrakosten verbunden. Innerhalb der EU genießen alle Bürger*innen hingegen eine Niederlassungsfreiheit, wodurch sie in jedem der 27 Mitgliedstaaten sesshaft werden und arbeiten können. Das macht den Prozess sowohl für die verantwortliche Personalabteilung als auch für die „Workationeers“ insgesamt einfacher.

In der Regel reicht hier eine Anmeldung beim Ausländeramt beziehungsweise bei der Gemeinde sowie eine A1-Bescheinigung, die Angestellte in ihren Arbeitsferien immer mit sich führen sollten. Denn mit Letzterem weisen sie nach, dass sie während ihrer Workaway-Tätigkeit über ihr Heimatland sozialversichert sind, und müssen keine doppelten Sozialversicherungsbeiträge zahlen. Ausnahmen bestätigen allerdings auch in der Bürokratie die Regel. So verlangt beispielsweise Belgiens Arbeitnehmerentsendegesetz eine sogenannte LIMOSA-Meldung für alle, die hier temporär arbeiten. Das Online-System erfasst detaillierte Informationen über den Arbeitnehmenden, den Arbeitgebenden, die Art der Tätigkeit und die Dauer des Aufenthaltes. Ziel ist es vor allem, Schwarzarbeit zu verhindern und den sozialen Schutz der entsandten Beschäftigten zu gewährleisten, was mit der ordnungsgemäßen Anwendung des belgischen Arbeits- und Sozialrechts einhergeht.

Andere Länder, andere Regeln

Grundsätzlich fallen Bundesbürger*innen, die nur vorübergehend mobil in der Welt arbeiten, unter das deutsche Arbeitsrecht. Entsprechend müssen sich Arbeitnehmende auch bei zirka vier Wochen Meeresblick und Schirmchendrinks an Vorschriften etwa bezüglich der sicheren Ausstattung des Arbeitsplatzes in einem Co-Working-Space oder der täglich zulässigen Arbeitszeiten richten. Mit einer Ausnahme: Ist eine ausländische Bestimmung günstiger für Arbeitnehmende, gilt mit dem sogenannten Günstigkeitsprinzip immer die für den Workationeer vorteilhaftere Vorschrift. Entsprechend kritisch sollten Unternehmen und Mitarbeitende hier nicht nur im Einzelfall prüfen, ob und unter welchen Umständen ausländisches Arbeitsrecht greift. Die wichtigsten Punkte sollten in einer Zusatzvereinbarung festgehalten werden.

Die Zeit und die Steuern

Zahlreiche Firmen beschränken ihre Workation-Optionen zudem in zeitlicher Hinsicht. So kann in manchen Unternehmen 54 Tage remote aus 50 Ländern gearbeitet werden, während andere lediglich 20 Tage in 27 Staaten genehmigen. Das hat nicht zuletzt auch steuerliche Gründe, denn Arbeiten aus dem Ausland kann sowohl eine Einkommensteuerpflicht der/des Arbeitnehmenden als auch eine Lohnsteuerverpflichtung des Arbeitgebenden im Ausland auslösen. Ob zusätzliche Abgaben an die Finanzbehörde des Gastlands abgeführt werden müssen, hängt vorrangig davon ab, wie lange die Tätigkeit dort ausgeübt wird. Für gewöhnlich können in Deutschland steuerlich ansässige Arbeitnehmende bis zu 183 Tage im Jahr remote auf Reisen arbeiten, ohne dass es sich steuerlich auswirkt, wobei dies auch von der individuellen Einschätzung des jeweiligen Finanzamts abhängt. Menschen, die mehr als die Hälfte des Jahres mobil in der Welt tätig sind, gelten auch im Gastland als steuerlich ansässig, wodurch eine doppelte Erklärungspflicht entsteht. Die genaue Höhe der Abgaben ist dabei individuell und unter Berücksichtigung des jeweiligen Rechts sowie der einschlägigen Doppelbesteuerungsabkommen zu klären.

Achtung: Betriebsstätte

Mobile Working im Ausland kann bei Arbeitgebenden auch für einen hohen administrativen Aufwand sorgen, beispielsweise in Form von Registrierungs-, Erklärungs-, Buchführungs- und sonstigen Aufzeichnungs- und Dokumentationspflichten. Und diese sollten sie nicht auf die leichte Schulter nehmen. Steuerbehörden legen bei Prüfungen mittlerweile vermehrt Augenmerk auf mögliche Betriebsstättengründungen durch Beschäftigte, die vorübergehend mobil in der Welt arbeiten. Unter bestimmten Voraussetzungen kann im Rahmen eines Workation-Aufenthalts eine neue Betriebstätte begründet werden. Besondere Aufmerksamkeit schenken Kontrolleur*innen dabei Mitarbeitenden, die befugt sind, Verträge im Namen des Unternehmens zu schließen – also Organmitglieder oder Führungskräfte, die beispielsweise Projekte leiten oder anderen wesentlichen Geschäftstätigkeiten nachgehen. Sollte hier die Gründung einer Betriebsstätte im Ausland festgestellt werden, hat das nicht nur bürokratische und rechtliche Folgen, sondern potenziell auch steuerliche. Im Ernstfall kann es sogar zu einer Verlagerung der Erträge ins Ausland und einer doppelten Besteuerung der Unternehmensgewinne kommen.

Der Autor Prof. Dr. Christoph Juhn ist Professor für Steuerrecht, Steuerberater und besitzt einen Master of Laws. 2015 gründete er die JUHN Partner GmbH und 2017 die JUHN BESAU GmbH. Parallel dazu betreibt der Steuerprofi unter @juhnsteuerberater einen erfolgreichen YouTube-Kanal.

Die Sicherheit und der Schutz von sensiblen Daten sind in einer wachsenden digitalen Welt von größter Bedeutung. Denn leider sind Betrüger*innen ständig auf der Suche nach Möglichkeiten, an diese persönlichen Informationen zu gelangen. Dabei hat sich das Darknet zu einer der Hauptschnittstellen für den illegalen Handel mit gestohlenen Daten etabliert. Auch die Methoden der Betrüger zur Datenbeschaffung werden immer dreister und ausgeklügelter. Im Folgenden erfährst du, wie unsere Daten ins Darknet gelangen und wie sich Besorgte davor schützen können.

Die dunkle Seite des Internets und kriminellen Handlungen

Das Darknet ist ein abgeschotteter Bereich im Internet, der nicht über herkömmliche Suchmaschinen zugänglich ist. Hier können Nutzende ihre Identität verschleiern und anonym kommunizieren. Es wird für verschiedenste Zwecke genutzt, darunter illegale Aktivitäten wie der Austausch gestohlener Daten. Normalerweise gibt es verantwortliche Stellen bzw. spezielle Aufsichtsbehörden, die kontaktiert werden können, um gegen Datenschutzverletzungen im World Wide Web vorzugehen. Doch in diesem abgeschirmten Bereich des Internets wird alles dafür getan, um vor den entsprechenden Zuständigkeiten ungesehen zu bleiben. So befinden sich die Betreiber*innen der Server in der Regel außerhalb Europas, was es für Strafverfolgungsbehörden äußerst schwierig macht, einmal gestohlene Daten zu löschen oder Täter zur Rechenschaft zu ziehen. Erst im Darknet veröffentlicht, können solche Datensätze mehrfach betrügerisch genutzt oder verkauft werden, was die Sicherheit und Privatsphäre der Betroffenen langfristig gefährdet. Auch können die Personen schwerer ausfindig gemacht werden, da sie die entwendeten Informationen nicht selbst nutzen und ihre rechtswidrigen Aktivitäten schwer auf sie zurückzuführen sind. Auf dem digitalen Schwarzmarkt zahlen Käufer*innen für solche gestohlene Daten und damit verbundene Dienstleistungen in Kryptowährungen wie Bitcoin. Diese Währungen führen auch dazu, dass die Bezahlvorgänge kaum nachvollziehbar sind.

Von Phishing bis Europol-Masche: Wie Betrüger*innen an die Daten kommen

Zu den bekanntesten Methoden, um an die begehrten Informationen zu kommen, zählt Phishing. Diese Masche ist vor allem für ihre Spam-Mails bekannt, bei denen die Betroffenen dazu verleitet werden, auf einen Link zu klicken und vertrauliche Daten preiszugeben. Jedoch findet diese Methode inzwischen auch über das Telefon statt. Die Betrüger*innen tarnen sich beispielsweise als Europol-Mitarbeitende und fordern ihre Gesprächspartner*innen dazu auf, ihre IBAN-Nummer zu nennen. Mittlerweile ist selbst die Suche nach einer Wohnung oder einem Job nicht mehr sicher. So verwenden Trickser gefälschte Angebote und stellen ein vorgetäuschtes Identitätsverfahren vor, um Suchende dazu zu bringen, Fotos ihrer Ausweise zu übermitteln.

Eine weitere dreiste Masche besteht darin, Leidtragende während eines Gesprächs schnell zu einem eindeutigen „Ja“ zu animieren. Wenn die Person zum Beispiel zustimmt, dass das Telefonat aufgezeichnet wird, haben die Betrüger bereits fast alles erreicht, was sie wollten. Danach stellen sie einige harmlose Fragen, und schon haben sie genug Material gesammelt, um das Gespräch beliebig zusammenschneiden zu können. Dann scheint es, als hätten die Betroffenen mit ihrem „Ja“ einem Kaufvertrag oder einem Abonnement zugestimmt.

Finanzielle Ausbeute: So viel bis du wert

Im Darknet existiert bereits ein florierender Handel mit gestohlenen Identitäten, die es Käufer*innen ermöglichen, verschiedene kriminelle Aktivitäten durchzuführen. Doch wie viel Gewinn können die Betrüger*innen damit überhaupt erreichen? Im Report des auf Antiviren-Programme spezialisierten Herstellers Bitdefender wird deutlich, dass eine gestohlene Identität in Form eines biometrischen EU-Passes auf dem Schwarzmarkt bis zu 4.500 Euro bringen kann. Die McAfee-Studie „The Hidden Data Economy“ von 2018 enthüllte wiederum, dass Darknet-Händler*innen in der Europäischen Union bis zu 40 Euro für vollständige Kreditkartendaten verlangen können. Auch Konten von Online-Zahlungsdiensten werden hier gehandelt. Dabei ist jedoch der Preis abhängig vom Guthaben des gehackten Kontos und variiert zwischen 20 und 300 Euro. Um also Betrüger*innen nicht auf den Leim zu gehen und sich den Ärger mit geklauten Daten zu ersparen, ist der Datenschutz im digitalen Zeitalter auch für Privatpersonen wichtiger denn je!

Praktische Maßnahmen: Wie entgehe ich der Täuschung?

Identitätsklau per Telefon ist nach wie vor eine weitverbreitete Methode für Datenhändler*innen, über die jede(r) informiert sein sollte. Um die persönlichen Daten zu schützen, ist es wichtig, bei der Weitergabe sensibler Informationen generell vorsichtig zu sein. Hier sind einige wichtige Maßnahmen, die ergriffen werden können, um einem möglichen Betrugsversuch vorzubeugen: Wenn ein Anruf verdächtig erscheint oder eine unbekannte Person Geld verlangt, handelt es sich in den meisten Fällen um einen Schwindel. Die größte Sicherheit besteht darin, das Gespräch sofort zu beenden. Um Datenverluste und finanzielle Schäden zu vermeiden, sollten niemals persönliche Informationen wie Anschrift, E-Mail-Adresse, Geburtstag, Passwörter oder Bankdaten an Fremde weitergegeben werden. Seriöse Behörden oder Unternehmen werden am Telefon unter keinen Umständen nach solchen Angaben fragen.

Ist der Schaden bereits entstanden und die Daten wurden preisgegeben, sollte die Bundesnetzagentur eingeschaltet werden. Auch die Polizei sollte unter der Rufnummer 110 kontaktiert werden. Wurde beispielsweise Geld illegal vom eigenen Konto abgebucht, kann die Bank dieses innerhalb von vier Wochen zurückholen. Hier gilt es jedoch zu beachten, dass dies nur funktioniert, wenn die Überweisung nicht von der betroffenen Person selbst getätigt wurde. Daher sollten niemals Zahlungen an eine unbekannte Person getätigt werden. Häufig kommen betrügerische Anrufe aus dem Ausland. Daher ist besondere Vorsicht bei folgenden Vorwahlen geboten: +88 (Globales Navigationssatellitensystem), +225 (Elfenbeinküste), +231 (Liberia), +252 (Somalia), +257 (Burundi), +261 (Madagaskar) oder +370 (Litauen). Schließlich kann es auch helfen, sich regelmäßig über die neuesten Betrugsmaschen zu informieren und somit im Falle eines entsprechenden Anrufs sensibilisiert zu sein.

Der Autor Thomas Wrobel ist Spam-Schutz-Experte, CTO der Müller Medien-Tochter validio und Gründer von Clever Dialer. Die App liefert verlässliche Anrufinformationen und schützt Verbraucher*innen vor Spam-Telefonaten.

Ein für Gründer*innen regelmäßig relevantes Thema ist die Beteiligung eines/einer später hinzutretenden Co-Founder*in zu dem als UG/GmbH organisierten Start-up. Klassischerweise soll der/die hinzutretende Gründer*in dabei kein Cash Investment mitbringen, sondern das Start-up durch seine künftige Tätigkeit unterstützen. Das Ziel ist mithin regelmäßig, dass der/die hinzutretende Co-Founder*in lediglich den Nominalbetrag der Anteile (in der Regel ein Euro je Anteil) leistet, nicht aber den ggf. weit höheren Verkehrswert. Dies ist etwa beabsichtigt, wenn das Gründungsteam nachträglich erweitert werden soll, auf Betreiben eines/einer beteiligten Investor*in oder wenn in einer Nachfolgekonstellation ein(e) neue(r) Co-Founder*in für ein ausgeschiedenes Teammitglied nachrückt.

Das Problem besteht nun darin, dass die Gewährung der Anteile in diesen Szenarien nach deutschem Steuerrecht grundsätzlich der Einkommensteuer unterliegen kann. Ein für die Einkommensbesteuerung relevanter Zufluss liegt bei der Gewährung einer Beteiligung grundsätzlich schon vor, wenn „echte“ Anteile (im Gegensatz zu virtuellen Anteilen) rechtlich wirksam übernommen werden.

Je nach konkreter Situation dürfte dann der/die beitretende Co-Founder*in, der/die für die Einräumung lediglich den Nominalbetrag leistet, im Hinblick auf den Differenzbetrag bis zum Verkehrswert der eingeräumten Anteile einkommensteuerpflichtig sein. Es erfolgt mithin eine Besteuerung auf Grundlage des Werts der Anteile, obgleich dem/der Co-Founder*in kein Cash-Betrag zufließt (sog. Dry Income). Dies ist ein ganz erhebliches Steuerrisiko, das den/die beitretende(n) Co-Founder*in direkt betrifft. Es ist wegen der Pflicht der Gesellschaft zur ordnungsgemäßen Abführung entsprechender Lohnsteuer auch ein Thema für die Geschäftsführung der Gesellschaft.

Fondsstandort- und  Einkommensteuergesetz

Der Gesetzgeber hatte an sich im Jahr 2021 die Intention, dieses Thema zu regeln, und als Folge sollte auch der/die beitretende Co-Founder*in entlastet werden. Der in diesem Zusammenhang im Rahmen des sog. Fondsstandortgesetzes (2021) neu gefasste § 19a Einkommensteuergesetz (EStG) hilft an dieser Stelle allerdings nur bedingt. Nach § 19a Abs. 1 EStG unterliegen die Anteile bei Einräumung zwar zunächst nicht der Einkommensbesteuerung, sondern gemäß § 19 Abs. 4 Nr. 1 EStG erst bei der späteren Übertragung im Exit-Fall. Dies würde für sich gesehen dem/der Co-Founder*in zur Risikominimierung steuerrechtlich entgegenkommen, da eine Besteuerung dann erst erfolgt, wenn tatsächlich der Exit-Erlös erzielt wird.

Allerdings wird die Einkommensteuer nach den weiteren Varianten des § 19 Abs. 4 EStG auch dann fällig, wenn seit der Übertragung der Vermögensbeteiligung zwölf Jahre vergangen sind oder das Dienstverhältnis des/der Gründer*in beendet wird.

Nach § 19a Abs. 5 EStG hat das Betriebsstättenfinanzamt den nicht besteuerten Vorteil im Rahmen einer Anrufungsauskunft gemäß § 42e EStG bei Einräumung der Anteile zu bestätigen. Im Falle des späteren Exits wird dann für die Bewertung des zu besteuernden geldwerten Vorteils auf diese Feststellungen Bezug genommen.

Aus Sicht des/der beitretenden Co-Founder*in besteht damit auch bei Anwendung des § 19a EStG weiterhin die Gefahr, dass sich das Steuerrisiko zu einem Zeitpunkt realisiert, in dem er/sie aus dem Beitritt noch keine Erlöse erzielt hat. Auch wird die Steuerlast nicht abhängig von der Wertentwicklung der eingeräumten Anteile reduziert, sondern lediglich auf einen späteren Zeitpunkt verlagert.

Hurdle Shares und Growth Shares

Dieses Thema wird im Rahmen einer Finanzierungsrunde aktuell anderweitig über die Gewährung von sog. Hurdle Shares oder auch Growth Shares gelöst. Hierbei handelt es sich um Anteile (in der Regel Common Shares mit Stimmrechten etc.), deren Wert im Ergebnis im Zeitpunkt der Übertragung bei einer späteren Erlösverteilung als negativer Rechnungsposten zum Abzug gebracht wird (sog. negative Liquidationsprä­ferenz). Deren Anerkennung durch die Finanzverwaltung setzt dabei voraus, dass sämtliche Erlöse, also Liquidations-, Gewinn- und sonstige Erlöse, erfasst werden. Im Zeitpunkt der Einräumung wird so der Wert der Anteile und damit der zu besteuernde geldwerte Vorteil neutralisiert.

Wesentlich bei der Einräumung dieser Anteile ist damit die Festlegung eines sog. Hurdle Amount je Anteil, der definiert, welcher Abzug von künftigen Erlösen erfolgen soll. Dieser Wert entspricht regelmäßig dem Verkehrswert des jeweiligen Anteils zum Zeitpunkt der Einräumung abzüglich des tatsächlich gezahlten Anteilspreises (in der Regel Nominalbetrag). Vereinfacht ist der/die hinzutretende Co-Founder*in bei einem künftigen Exit mithin nur mit der Wertsteigerung ab seinem/ihrem Beitritt beteiligt. In der Folge erzielt der/die Co-Founder*in, anders als in den Fällen der Dry-Income-Besteuerung, keinen unmittelbaren Lohnzufluss, der bereits bei Einräumung zu versteuern wäre. Dies gilt allerdings nur insoweit, als der Hurdle Amount der tatsächlichen Differenz zwischen dem gezahltem Anteilspreis und dem Verkehrswert entspricht. Bei Abweichungen zugunsten des/der Co-Founder*in führt die Differenz zu einem sog. geldwerten Vorteil, der als Teil des Arbeitslohns im Zeitpunkt des Zuflusses zu versteuern ist.

Neben der Vermeidung der Anfangsbesteuerung bei Einräumung der Anteile erzielen die Hurdle Shares auch eine reduzierte Steuerlast im Exit-Fall. Aufgrund der Gestaltung als echte Beteiligung (im Gegensatz etwa zu einer virtuellen Beteiligung, hier Besteuerung mit dem persönlichen Steuersatz – also unter Umständen bis zu 45 Prozent zzgl. Solidaritätszuschlag), werden aus der Beteiligung Kapitaleinkünfte erzielt, die dem sog. Abgeltungssteuersatz (25 Prozent zzgl. Solidaritätszuschlag) unterliegen oder (bei Beteiligungen von mindestens einem Prozent) im Teileinkünfteverfahren zu 40 Prozent steuerfrei gestellt sind. Bei Zwischenschaltung einer Holding-UG kann die Steuerlast unter Umständen noch weiter reduziert werden (bis zu 95 Prozent der Einkünfte steuerfrei).

Zur Vermeidung von steuerlichen Risiken empfiehlt es sich, die Strukturierung der Co-Founder-Beteiligung über Hurdle Shares im Rahmen einer Lohnsteueranrufungsauskunft (denkbar, aber aufwendiger ist auch eine verbindliche Auskunft oder eine Kombination) mit der Finanzverwaltung abzustimmen. Die diesbezügliche Rückmeldung hat zwar nur Bindungswirkung für die Gesellschaft und nimmt zudem einige Monate in Anspruch – während dieser Zeit kann die Beteiligung noch nicht final umgesetzt werden –, sollte aber insbesondere wegen der Bewertungsunsicherheiten bei Start-ups als Absicherung erwogen werden.

Diese Wartezeit bedeutet jedoch nicht, dass der Beitritt der/des Co-Founder*in (etwa im Rahmen einer Finanzierungsrunde) bis zur positiven Auskunft des Finanzamts aufgeschoben werden muss. Dieser Umstand kann im Rahmen der Erstellung der Beteiligungsdokumentation entsprechend abgebildet werden und die finale Einräumung der Beteiligung vom Eingang einer positiven Rückmeldung abhängig gemacht werden. Auch für den Fall einer negativen Rückmeldung werden in der Regel bereits Vorkehrungen getroffen, etwa durch die alternative Einräumung von virtuellen Anteilen (dann allerdings mit höherer Besteuerung; s.o.).

Zukunftsfinanzierungsgesetz

Aktuell bestehen Diskussionen über weitere gesetzgeberische Maßnahmen, die für das hier beschriebene Thema relevant sind. Insbesondere durch den aktuell vorliegenden Referenten­entwurf des Gesetzes zur Finanzierung von zukunftssichernden Investitionen (kurz: Zukunftsfinanzierungsgesetz) werden verschiedene Maßnahmen vorgesehen, durch die unter anderem die o.g. Punkte an den bestehenden Regelungen aufgegriffen werden.

Bezüglich der Beteiligung eines/einer Co-Founder*in sind die rechtlichen und insbesondere steuerrechtlichen Rahmenbedingungen zu beachten. Hier wird der Gesetzgeber seit einiger Zeit tätig; es ist jedoch noch nicht absehbar, mit welchen Änderungen zu rechnen ist. Bis dahin wird es in den meisten Fällen einer nachträglichen Beteiligung naheliegen, eine Gestaltung von Hurdle Shares vorzusehen und den Vorgang steuerrechtlich mit der Finanzverwaltung entsprechend vorab zu klären.

Die Autoren: Alexander Weber, LL.M. (Victoria University of Wellington) ist Partner und Roman Ettl-Steger, LL.M. (King’s College London) Salaried Partner, beide am Münchner Standort der Kanzlei Heuking Kühn Lüer Wojtek im Bereich Venture Capital, www.heuking.de

Elektronische Transaktionen und Daten, die von Endgeräten und anderen Quellen stammen, bilden die Grundlage für die Geschäftsmodelle einige der größten Unternehmen der Welt. Doch der jahrzehntelange Wildwuchs in der Datenspeicherung sorgte für Misstrauen der Verbraucher*innen und verlangte nach gesetzgeberischen und regulatorischen Maßnahmen.

Auch das Jahr 2023 wird einige neue Regelungen und Maßnahmen bringen, auf die sich die Unternehmen vorbereiten müssen. Hier vier Prognosen:

1. Internationale Datenübermittlungen

Bis Juli 2020 galten die USA laut eines Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission (basierend auf dem EU-US-Privacy-Shield-Abkommen) als sicheres Drittland. Das Datenschutzniveau wurde also als ähnlich gut eingeschätzt wie das der EU. Dies änderte sich jedoch, als der Österreicher Max Schrems mit seiner Klage in der Sache „Schrems II“ vor dem Europäischen Gerichtshof (EuGH) Erfolg hatte.

Am 16. Juli 2020 erklärte der EuGH das bis dahin geltende Privacy Shield für ungültig (Rechtssache C-311/18, Schrems II). Seitdem gelten die USA nicht mehr als sicheres Drittland, was den Datentransfer für Firmen bedeutend komplizierter gestaltete. Die rechtskonforme Gestaltung von Datenübermittlungen aus Europa in die USA ist inzwischen eines der komplexesten und zeitaufwendigsten Themen, mit denen sich Datenschutzbeauftragte in Unternehmen in den letzten zwei Jahren beschäftigen mussten.

Nun kommt Bewegung in die Sache: Die EU-Kommission hat Mitte Dezember 2022 ihren Entwurf für den bevorstehenden Angemessenheitsbeschluss veröffentlicht, die Arbeiten am neuen EU-U.S.-Data-Privacy-Framework laufen auf Hochtouren.

Bis zum Erlass, der in der ersten Jahreshälfte 2023 erwartet wird, bleibt es jedoch bei der derzeitigen Rechtslage. Bis dahin werden die anderen möglichen Übermittlungsinstrumente des Art. 46 DSGVO – insbesondere Standardvertragsklauseln (SCC) und Binding Corporate Rules (BCR) – sowie die Ausnahmetatbestände des Art. 49 DSGVO (speziell die Einwilligung der betroffenen Personen) genutzt werden, und zwar mit allen bekannten Herausforderungen und Nachteilen.

2. EU-Dateninitiativen werden verabschiedet

Neue EU-Dateninitiativen werden verabschiedet oder in Kraft treten. Sie beeinflussen, wie Daten mit anderen geteilt werden dürfen und zwingen Organisationen, die einen Wert aus personenbezogenen Daten ziehen, dazu, die Modalitäten für die Weitergabe, den Schutz und den Zugriff auf diese Informationen zu ändern. Besonders folgende:

• Digital Services Act (DSA): Der DSA wird die veraltete E-Commerce-Richtlinie aus dem Jahr 2000 ablösen. Sein extraterritorialer Geltungsbereich betrifft die derzeitigen Geschäftsmodelle vieler datengesteuerter Organisationen, darunter Internetdienst- und Cloud-Anbieter, soziale Medien und Online-Plattformen, Marktplätze und Suchmaschinen. So werden unter anderem zusätzliche Transparenzanforderungen für Online-Werbung, ein Verbot von „Dark Patterns“ und Einschränkungen für Werbung auf der Grundlage sensibler Daten erlassen.
• Data Act: Das Datengesetz soll harmonisierte Regeln für den fairen Zugang zu und die Nutzung von Daten schaffen. Es stellt sicher, dass ein breiteres Spektrum von Akteuren die Kontrolle über ihre Daten erhält. Es sollen mehr Informationen für innovative Zwecke zur Verfügung stehen, während gleichzeitig Anreize für Investitionen in die Datengenerierung erhalten bleiben. Das soll schließlich zu einem maximalen Wert der Daten für Wirtschaft und Gesellschaft führen.
• Europäischer Raum für Gesundheitsdaten: Befasst sich mit den gesundheitsspezifischen Schwierigkeiten beim Zugang zu elektronischen Gesundheitsdaten, der gemeinsamen Nutzung und der Gestaltung eines gemeinsamen Raums, in dem natürliche Personen ihre elektronischen Gesundheitsdaten leicht kontrollieren können. Zudem soll er es Forschern und politischen Entscheidungsträgern ermöglichen, diese elektronischen Gesundheitsdaten in einer vertrauenswürdigen und sicheren Weise zu nutzen, bei der die Privatsphäre gewahrt bleibt.
• Artificial Intelligence Act: Viele Umfragen zeigen, dass sich Verbraucher über die Verwendung ihrer personenbezogenen Daten in KI-Anwendungen Sorgen machen. Der Vorschlag für eine Verordnung mit harmonisierten Regeln für künstliche Intelligenz soll diese Bedenken ausräumen und die ethische Nutzung von KI gewährleisten. Flankiert wird er von den außervertraglichen, zivilrechtlichen Haftungsregeln für künstliche Intelligenz. Diese sollen dafür sorgen, dass Betroffene die gleichen Schutzstandards genießen, falls ihnen unter anderen Umständen durch KI-Produkte oder -Dienste ein Schaden entstehen sollte.

3. Umstellung auf neue Standardvertragsklauseln (SCC)

Im Juni 2021 erließ die Europäische Kommission neue Standardvertragsklauseln (SCC), die seit dem 27. September 2021 für alle neuen Verträge gelten. Diese neuen SCC sind modular aufgebaut und decken alle praktisch relevanten Varianten des Datentransfers ab, ohne wie bisher auf komplizierte und teilweise unpraktische Vertragskonstellationen zurückzugreifen.

In diesem Zusammenhang mussten Unternehmen bis zum 27. Dezember 2022 alle Altverträge auf die neuen Standardvertragsklauseln umstellen. Laut diversen deutschen Datenschutzbehörden soll es keine weitere Fristverlängerung geben, sie wollen also kein Auge mehr zudrücken. Daher müssen Firmen, die bis Ende Dezember 2022 alte Verträge nicht auf die neuen SCCs angepasst haben, mit Sanktionen der Aufsichtsbehörden rechnen.

4. Vormarsch neuer Instrumente der Rechtsdurchsetzung

Reine Kontrollmaßnahmen der Aufsichtsbehörden werden 2023 nicht mehr allein im Vordergrund stehen. Der Trend geht vielmehr zur zivilrechtlichen Durchsetzung der Beendigung datenschutzwidriger Verarbeitungen und der Entschädigung von Datenschutzverstößen. Dies zeigte sich bereits 2022 im Fall von Google Fonts.

Hunderte von Organisationen in Deutschland und Österreich sahen sich im Sommer und Herbst 2022 mit Abmahnungen und Unterlassungserklärungen wegen Google Fonts konfrontiert. Solche Trittbrettfahrer werden in Zukunft voraussichtlich vermehrt einzelne Gerichtsentscheidungen nutzen, um mit derartigen Massenverfahren gegen angebliche Datenschutzverstöße auf breiter Front vorzugehen. Davon dürften insbesondere Websites und Apps betroffen sein, da sich datenschutzwidrige Konfigurationen und nicht autorisierte Tools mit geringem Aufwand schnell und eindeutig nachweisen lassen. Dass sich solche Massenabmahnungen zumindest in einer Grauzone bewegen und die Schwelle zur Missbräuchlichkeit leicht überschritten werden dürfte, zeigen die ersten Gerichtsverfahren gegen die abmahnenden Anwälte.

Natürlich werden auch die Aufsichtsbehörden weiterhin die DSGVO durchsetzen, doch auch diese dürften in Zukunft Neuland betreten. Es ist nur eine Frage der Zeit, bis sie zunehmend die ihnen nach Artikel 58 DSGVO zur Verfügung stehenden Instrumente nutzen, um die Datenverarbeitung (vorübergehend) zu untersagen und die Löschung von Daten anzuordnen. Da die Wirkung dieser Maßnahmen sofort eintritt, sind die Auswirkungen und die Intensität der Intervention am größten. Aufgrund der rechtlichen Brisanz solcher Entscheidungen haben die Behörden bisher jedoch nur selten von ihnen Gebrauch gemacht. Doch ändert sich bald. So könnten in Fällen wie bei Google Analytics im Jahre 2022 zukünftig nicht nur eine Feststellung der Datenschutzwidrigkeit seitens Behörden erfolgen, sondern zusätzlich eine Untersagung der Übermittlung.

Die größte und wesentlichste Veränderung bei der Rechtsdurchsetzung dürfte jedoch das verstärkte Eingreifen von NGOs und anderen Verbraucherschutzverbänden darstellen. Organisationen wie NOYB haben bei verschiedenen europäischen Aufsichtsbehörden Hunderte von Beschwerden über Cookie-Banner und Websites eingereicht, die gegen Datenschutzgesetze verstoßen. Artikel 80 der DSGVO ermöglicht es NGOs und Verbraucherverbänden, Beschwerden bei den Behörden einzureichen und im Namen der betroffenen Personen Schadenersatz zu fordern. Diese Möglichkeit kannten bisher nur wenige, deswegen wurde sie kaum wahrgenommen. Allerdings dürfte es zu einer verstärkten Aktivität solcher Organisationen kommen, speziell nach dem Grundsatzurteil des EuGH über die Rechtsstellung von Verbraucherschutz-Organisationen im Mai 2022.

Der Europäische Verbraucherverband hat bereits angekündigt, dass seine Mitglieder ihre Befugnisse im Rahmen der DSGVO nutzen wollen, um den Verbraucherdatenschutz zu verbessern.

Der Autor Dr. Frank Schemmel (Practice Lead International Privacy & Compliance) ist seit 2018 bei DataGuard - der All-in-one-Plattform in Sachen Compliance-Anforderungen, Informationssicherheit und Datenschutz – tätig.

Start-ups gelten als Vorreiter bei neuen Arbeitsweisen und -strukturen. Flache Hierarchien, digitale Lösungen, Innovationsfreude und Austausch zwischen verschiedenen Disziplinen schwirren dabei als Buzzwords in Sachen dynamische Unternehmenskultur durch die Medien. Trotz all der gelebten Offenheit empfiehlt es sich bei arbeitsrechtlichen Fragen, und hier insbesondere in Vertragsangelegenheiten, eher traditionelle Wege einzuschlagen. Vor allem im Arbeitsrecht gibt es eine Vielzahl unterschiedlicher Gesetze, Bestimmungen und Stolperfallen, die Gründer*innen kennen sollten. Schließlich unterliegt das Arbeitsrecht einem sehr dynamischen Wandel.

So kommen gemäß der Arbeitsbedingungenrichtlinie (EU 2019/1152) ab August 2022 neue Vorgaben hinzu. Ein erster deutscher Gesetzesentwurf, der die EU-Regelungen in nationales Recht übertragen soll, sieht weitreichende Änderungen vor. Bei Nichtbeachtung drohen Sanktionen.

Vom Müssen, Können und Sollen

Schon jetzt macht der Gesetzgeber bei Arbeitsverträgen Vorgaben zu verpflichtenden Inhalten. Gemäß § 2 des Nachweisgesetzes gehören dazu Name und Adresse der beschäftigten Person sowie Name und Adresse des Unternehmens – inklusive Nennung der Geschäftsleitung. Ebenso essenziell sind eine Jobbeschreibung sowie allgemeine Hinweise auf Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen. Darüber hinaus muss nicht nur der Beginn des Arbeitsverhältnisses, sondern auch der Arbeitsort und, wenn zutreffend, eine Information auf wechselnde Tätigkeitsorte angegeben werden. Ergänzt wird das Ganze von einzelnen Klauseln, die Details zu Vertragsdauer, Arbeitszeiten, Entgelt, Sonderzuwendungen, Kündigungsfristen und Urlaubsanspruch enthalten.

Unabhängig von diesen unbedingt erforderlichen Punkten räumt der Gesetzgeber Unternehmen jedoch Gestaltungspielräume ein, um auf die individuellen Bedürfnisse und Gegebenheiten im Unternehmen einzugehen. Konkret bedeutet das: Innerhalb der Grenzen des Arbeitsschutzrechts gilt die Vertragsfreiheit. Finden Gleichbehandlungsgrundsatz, Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz und AGB-Recht Berücksichtigung, bestimmen beide Parteien nicht nur über den Inhalt, sondern auch über den Abschluss als solches, der dann mit den jeweiligen Unterschriften Gültigkeit bekommt. Insbesondere bei komplexen Vertragsinhalten lohnt es sich im Einzelfall, juristischen Beistand zu suchen, da eigene Formulierungen etwa zu Arbeitsunfähigkeit, Geheimhaltung oder Nebentätigkeiten im Streitfall nicht immer vor Gericht standhalten.

Zurück ans Reißbrett

In der Praxis wird en détail nicht jede einzelne Klausel diskutiert. Tatsächlich kommen einseitig vom Unternehmen erstellte, vorformulierte Muster zum Einsatz. Aus rechtlicher Sicht werden diese seit 2002 wie Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGBs) behandelt und unterliegen daher einer strengen Inhaltskontrolle. Nichtsdestotrotz schleichen sich in dem ein oder anderen Vertragswerk unwirksame Klauseln ein. Wann Bestimmungen in AGBs als unzulässig gelten, ist dabei in § 307 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) klar geregelt. Entsprechend gilt es auf überraschende, unklare und missverständliche Klauseln zu verzichten, die die gesetzlichen Rechte von Arbeitnehmern einschränken und zu unangemessenen Benachteiligungen führen.

Dazu gehören beispielswese Regelungen, die Mitarbeiter gegenüber Kollegen zum Stillschweigen über ihr Gehalt verpflichten sollen (LAG Mecklenburg-Vorpommern, Az. 2 Sa 183/09). Ist die Rede von einer unbestimmten Anzahl von „Überstunden“ (BAG, Az. 5 AZR 517/09) oder sogar „erforderlichen Überstunden“ (LAG Düsseldorf, Az. 9 Sa 1958/07), die nicht gesondert vergütet, sondern vollständig mit dem monatlichen Festgehalt abgegolten werden, ist die Klausel unwirksam. Gleiches gilt für sogenannte Versetzungsklauseln, die es etwa Unternehmen erlauben, Arbeitnehmern eine minderwertige Tätigkeit zuzuweisen. In der Vergangenheit mussten Gerichte aber auch über exzessiv hohe Vertragsstrafen bei Pflichtverletzungen, Freiwilligkeits- und Widerrufsvorbehalte im Zusammenhang mit Sonderzahlungen oder sogar Schwangerschaftsverbote für erwerbstätige Frauen urteilen und sind zum Schluss gekommen, dass sie gegen geltendes Recht verstoßen. In der Folge wurden die entsprechenden Regelungen des Vertrags außer Kraft gesetzt.

Mehr Transparenz wagen

Mit der Umsetzung der Arbeitsbedingungenrichtline der EU (2019/1152) erweitert sich der Katalog von Pflichtangaben in Beschäftigungsverträgen. Ein erster Gesetzesentwurf sieht dabei weitreichende Neuerungen vor, wobei sich im Wesentlichen alles um die Ergänzung bestehender Nachweispflichten dreht. Sollte das Gesetz in dieser Form in Kraft treten, genügt es in Zukunft nicht mehr, etwa eine Arbeitszeit von 40 Wochenstunden anzugeben. Neben genauen Schichtzeiten gilt es vertraglich festzuhalten, wie viel Geld für Überstunden gezahlt wird und ob Überstunden überhaupt angeordnet werden dürfen. Darüber hinaus finden vereinbarte Ruhepausen ebenso Eingang in das Dokument wie die Dauer der Probezeit. Außerdem müssen alle Jobvereinbarungen, die nach dem 31. Juli 2022 aufgenommen werden, auch Kündigungsmodalitäten sowie die Zusammensetzung und die Höhe des Arbeitsentgeltes inklusive Fälligkeit und Art der Auszahlung beinhalten.

Wichtig dabei: Die vorgesehenen Gesetzesänderungen wirken sich nicht nur unmittelbar auf die Gestaltung neuer Verträge aus – also alle Beschäftigungsvereinbarungen, die ab 1. August 2022 geschlossen werden. Im aktuellen Entwurf räumt der Gesetzgeber Lohnempfängern in bestehenden Arbeitsverhältnissen das Recht auf Offenlegung ein. Innerhalb von sieben Tagen müssen Unternehmen dann detailliert Auskunft über besonders wichtige Informationen wie beispielsweise Dauer der Probezeit oder Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgelts geben. Binnen eines Monats folgen in einer Niederschrift alle restlichen wesentlichen Bedingungen des Arbeitsverhältnisses.

Leisten Betriebe dem Widerstand, drohen Strafen. Schon in der EU-Richtline von 2019 ist festgelegt, dass ein wirksamer, angemessener und abschreckender Sanktionsmechanismus bei der Umsetzung in nationales Recht integriert werden muss. Entsprechend definiert der deutsche Gesetzesentwurf, dass Unternehmen ordnungswidrig handeln, wenn die Vertragsbedingungen nicht richtig, rechtzeitig, vollständig oder in der vorgeschriebenen Weise niedergelegt werden. Ein solcher Verstoß kann eine Geldstrafe von bis zu 2.000 Euro nach sich ziehen.

Der Autor Paul-Benjamin Gashon ist Fachanwalt für Arbeitsrecht bei der Korten Rechtsanwälte AG. Die 2003 gegründete Wirtschaftskanzlei mit Standorten in Hamburg, München und Göttingen bietet vor allem mittelständischen Unternehmen Unterstützung, Beratung und Expertise bei zivil- und wirtschaftsrechtlichen Fragen.

Egal ob online, per Excel-Liste oder auf einem Blatt Papier: Um die geleistete Arbeitszeit von Mitarbeitenden zu erfassen, sind alle erwähnten Szenarien möglich. Doch zumindest in Deutschland gab es rechtlich bisher noch keine klare Regelung zur Zeiterfassung in den Betrieben, geschweige denn eine Pflicht, diese überhaupt zu dokumentieren. So haben Beschäftigte hierzulande sogar im Pandemie-Jahr 2020 fast 1,7 Milliarden Überstunden angehäuft, wovon insgesamt nur drei Prozent ausbezahlt wurden.

Eine systematische Zeiterfassung kann dabei helfen, dieses Problem langfristig zu lösen. Denn: Als Arbeitgeber*in ist man generell dazu verpflichtet, die Überstunden seiner Fachkräfte auszugleichen. Das kann entweder in Form von Gehalt oder als Freizeitausgleich abgehandelt werden.

Mit dem Grundsatzurteil 1 ABR 22/21 vom BAG (Bundesarbeitsgericht) vom 13. September 2022 soll sowohl für Arbeitgebende als auch Arbeitnehmende Klarheit in die Erfassung gebracht werden. Denn Arbeitgebende sind nun dazu verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem die geleistete Arbeitszeit registriert werden kann. Dabei müssen nicht nur die Arbeitszeiten, die über 8 Stunden pro Arbeitstag hinausgehen, sowie die gesamte Sonn- und Feiertagsarbeit erfasst werden, wie es nach dem bisherigen geschriebenen Recht der Fall war. Arbeitgeber*innen müssen nun generell Beginn und Ende sowie die Gesamtdauer der täglichen Arbeitszeit und der Arbeitspausen aller Arbeitnehmer*innen aufzeichnen. Dies gilt unabhängig davon, ob jemand im Büro, in der Fabrikhalle, von zu Hause oder remote arbeitet.

Begründet wird diese Pflicht mit der Auslegung des deutschen Arbeitsschutzgesetzes nach dem sogenannten Stechuhr-Urteil des Europäischen Gerichtshofs von 2019. Nach dem deutschen Arbeitsrecht mussten bisher nur Überstunden und Sonntagsarbeit dokumentiert werden, nicht jedoch die gesamte Arbeitszeit. Florian Berr, Vice President DACH der Personalplanungssoftware Planday, erklärt, worauf Unternehmen nun achten müssen.

Das ändert sich ab sofort

Ein Urteil des Europäischen Gerichtshofes (EuGH) ließ ganze Branchen schon vor drei Jahren in den EU-Mitgliedsstaaten aufhorchen. Denn laut Urteil müssen Mitgliedstaaten die Arbeitgeber ihres Landes „verpflichten, ein objektives, verlässliches und zugängliches System einzurichten, mit dem die von einem jeden Arbeitnehmenden (Anm. d. Red.) geleistete tägliche Arbeitszeit gemessen werden kann“. Doch setzte der EuGH den Mitgliedstaaten bisher keine Frist. Der Bundesgerichtshof macht nun Nägel mit Köpfen. Nun ist klar, dass hierzulande ab sofort eine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung besteht. Die Entscheidung betrifft Arbeitgebende daher deutschlandweit, in allen Betrieben und gilt für alle Beschäftigten. Die Arbeitszeiterfassung wird dabei insbesondere auch als ein Element zur Verbesserung der Sicherheit und des Gesundheitsschutzes der Beschäftigten gesehen. Wie die praktische Umsetzung des Urteils erfolgt, ist momentan noch ungewiss. Denn Vorgaben dazu, wie die Zeiterfassung erfolgen muss, hat weder der EuGH noch das BAG gemacht. Hier gibt es also bisher Gestaltungsspielraum. Nichtsdestotrotz gilt nach der Rechtsprechung nun offiziell die Pflicht dazu.

Vertrauensarbeitszeiten vor dem Aus? Nein, aber:

Auch Arbeitgeber*innen, die bisher auf Vertrauensarbeitszeiten setzten, sind ab sofort dazu verpflichtet, ein solches Arbeitszeiterfassungssystem einzuführen, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Vertrauensarbeitszeit ist dann nur so zu verstehen, dass die Zeiterfassung nicht zum Zwecke der Kontrolle, ob jemand "genug" gearbeitet hat, sondern nur zur Kontrolle der Einhaltung der Grenzen des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) erfolgt. Es wird also auch weiterhin darauf vertraut, dass die Beschäftigten ihre Arbeitszeit selbst gestalten dürfen und man nicht kontrolliert, ob diese angemessen ist oder die vereinbarten Stunden gearbeitet werden.

Was heißt das nun für Unternehmen?

Die Arbeitszeiterfassung ist jedoch nicht erst seit Verkündung dieses Grundsatzurteils oder aber des EuGH-Urteils ein eigentlich notwendiger Bestandteil insbesondere der Branchen, in der Mitarbeiter*innen häufig nach Stunden bezahlt werden, wie in der Gastronomie oder Hotellerie. Ein wichtiger Punkt in der Gesetzesänderung dreht sich nun jedoch um das Tracken der erbrachten Stunden zur leichteren Nachvollziehbarkeit. Hierbei soll es zuständigen Behörden eben beispielsweise durch den Einsatz digitaler Tools ermöglicht werden, die Einhaltung der Arbeitnehmerrechte besser zu schützen. Denn generell haben Arbeitnehmer*innen schon jetzt das Recht, die geleisteten Stunden auch selbst zu erfassen und die entsprechende Vergütung dafür einzufordern. Digitale Tools schaffen hierbei Transparenz für alle Beteiligten und verhindern, dass eine der beiden Parteien bei den Stundennachweisen in Erklärungsnot gerät. Eine Zeiterfassungspflicht kann also für viele Branchen bedeuten, dass weniger Konfliktpotenzial besteht und Mitarbeitende durch ihre Selbstkontrolle motivierter und selbstbestimmter werden. Denn wenn sowohl Überstunden als auch Fehlzeiten oder Pausen nachvollziehbarer sind, kann mit noch mehr Fairness und auf Augenhöhe kommuniziert werden.

Das neue Arbeitszeiterfassungssystem kann dabei sowohl ein elektronisches Erfassungssystem (z.B. Personalverwaltungssoftware) als auch eine Selbstaufzeichnung durch die Arbeitnehmer*innen (z.B. in einer Excel-Tabelle) sein. Zudem kann die Verpflichtung zur Zeiterfassung an die Mitarbeitenden delegiert werden. Wichtig jedoch: Arbeitgeber*innen müssen sich die Aufzeichnungen beispielsweise am Ende jeder Arbeitswoche aushändigen lassen und diese zumindest regelmäßig stichprobenartig im Hinblick auf Verstöße gegen das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) überprüfen.

Ab wann droht ein Bußgeld?

Ein Verstoß gegen diese Zeiterfassungspflicht kann nur dann mit einem Bußgeld geahndet werden, wenn Arbeitgeber*innen nicht mindestens alle Arbeitsstunden, die über 8 Stunden pro Arbeitstag hinausgehen, sowie eben alle Arbeitsstunden an Sonn- und Feiertagen aufzeichnen. Nur eine solche Verpflichtung sowie die Sonderregelungen für beispielsweise geringfügig Beschäftigte sind in einem schriftlichen Gesetz verankert und werden mit einer spezifischen Sanktion in Form eines Bußgeldes geahndet (Grundregel: 1.600 Euro pro Fall und Arbeitnehmer*in, höhere Bußgelder bei Verstößen gegen die Sonderregelungen für geringfügig Beschäftigte). Die "neue", noch weitergehende Aufzeichnungspflicht für alle Arbeitnehmer*innen gilt nun, kann aber derzeit nicht sanktioniert werden. Ob die Kontrolldichte der Behörden zunehmen wird, lässt sich zudem nicht mit Sicherheit sagen. Unternehmen tun jedoch aufgrund der aktuell großen Aufmerksamkeit gut daran, sich mit dem Thema aktiv zu beschäftigen.

Wichtig auch: Bisher ist nur die Pressemitteilung zu der Entscheidung veröffentlicht worden, so dass möglicherweise eine Neubewertung erforderlich sein wird, sobald die vollständige Begründung der Entscheidung vorliegt.

Während bei dem Begriff Barrierefreiheit in erster Linie über zugängliche öffentliche Verkehrsmittel, angepasste Wohnmöglichkeiten und rollstuhlgerechte Gebäude gesprochen wird, geraten Hindernisse der digitalen Welt schnell in Vergessenheit. Landläufig besteht sogar der Irrglaube, dass mit einer Zoom-Funktion bereits alle Barrieren überwunden sind. Unübersichtliche Layouts, komplizierte Produktbeschreibungen, schlecht positionierte Bilder und zu kleine Zeilenabstände – für den Großteil der Menschen stellen diese Aspekte keine entscheidenden Kriterien für die Nutzung eines Onlineshops dar. Anders sieht es für Menschen mit Einschränkungen aus. Aus diesem Grund hat die Europäische Union den sogenannten European Accessibility Act, kurz EAA, in die Welt gerufen, der Shopbetreiber*innen dazu verpflichtet, ab 2025 barrierefreie Inhalte zu betreiben.

Kleine Ursache, große Wirkung

Nach Angaben des statistischen Bundesamtes galten zum Jahresende 2019 rund 7,9 Millionen Menschen als schwerbehindert. Für ebenjene Personen bietet die digitale Welt eine Möglichkeit, ihr Leben selbstbestimmt zu führen. Aufgrund dessen heißt es im E-Commerce eine Grundlage zu schaffen, die dies ermöglicht. So müssen in einem Onlineshop auch dann alle Funktionen und Services uneingeschränkt nutzbar sein, wenn eine visuelle oder körperliche Beeinträchtigung besteht. Dazu gehören auch eine Farbsehschwäche, Fehlsichtigkeit, Epilepsie sowie motorische Einschränkungen.

Mit der neusten Barrierefreien-Informationstechnik-Verordnung, kurz BITV 2.0, wurde unter anderem die Barrierefreiheit im Netz vorgegeben. Diese wurde anschließend novelliert und an den internationalen Standard „Web Content Accesibility Guidelines“ angepasst. Hierbei ist jedoch zu beachten, dass es unterschiedliche Prioritäten der Richtlinien gibt. Laut WCAG gehören die Punkte Wahrnehmbarkeit, Bedienbarkeit, Verständlichkeit sowie Robustheit zu den vier Kernaspekten. Dabei unterscheiden die international geltenden Standards drei unterschiedliche Stufen, die den Grad der Barrierefreiheit beschreiben. Während grundlegende Maßnahmen wie Textalternativen oder Untertitel ein A-Ranking bedeuten, gilt eine AAA-Einstufung als vollkommen hindernisfrei. Für Unternehmen empfiehlt es sich, mindestens die AA-Standards zu erfüllen. Wer einen langfristigen Erfolg verzeichnen möchte, kommt nicht darum herum, die Aspekte der WCAG zu berücksichtigen.

Trügerische Fehleinschätzung

Auch wenn Shopbetreiber*innen oft davon ausgehen, dass der eigene Webauftritt barrierefrei gestaltet ist, sieht die Realität häufig anders aus. Wer sich genauer mit der Materie beschäftigt, findet in den meisten Fällen gravierende Defizite. So benötigt gute Wahrnehmbarkeit eine einfache und strukturierte Navigation auf der Website, die beispielsweise per Tab-Taste sinnvoll bedienbar sein muss. Dabei darf der Besucher/die Besucherin nicht von irreführenden Werbebotschaften, Bannern oder anderweitigen Inhalten abgelenkt werden. Hierzu gehören Themen wie Farbe, Bewegung und Animationsgeschwindigkeit.

Etwa 9 Prozent aller Männer leiden unter ein Rotgrünschwäche, die im Netz schnell zum Hindernis werden kann. Außerdem gelten sich zu schnell bewegende Anzeigen als Auslöser für Epilepsie. Darüber hinaus zählen Funktionen wie Textalternativen für grafische Inhalte sowie eine Anpassbarkeit der Typografie zu wichtigen Aspekten. Ohne diese Strukturen können Screenreader nicht zum Einsatz kommen, sodass Menschen mit eingeschränkter oder nicht vorhandener Sehkraft den Shop nicht nutzen können. Auch die Verwendung einer einfachen Sprache erleichtert den Zugang zu den eigenen Inhalten. Eine klare sowie verständliche Wortwahl senkt das Frustrationsrisiko. Komplizierte und verschachtelte Satzkonstruktionen können dagegen schnell abschreckend wirken. Externe, auf E-Commerce spezialisierte Agenturen helfen dabei, effizient die vorherrschenden Schwachstellen zu erkennen und diese zu beheben.

Win-win-Situation

Nicht nur, dass mit einem barrierefreien E-Commerce-Kanal das volle Vertriebspotenzial ausgeschöpft werden kann, er trägt ebenso zur Einhaltung der eigenen Qualitätsstandards bei. Im Rahmen eines übersichtlichen Gesamtbildes, dass durch den angepassten Content entsteht, verbessern sich die Struktur, Übersichtlichkeit sowie die Wiederverwendbarkeit des Codes. Auch wer Barrierefreiheit als „Auflage“ empfindet, wird sich früher oder später darum kümmern müssen. Ein grenzenlos nutzbarer Onlineshop stellt hohe Anforderungen an die Umsetzungsqualität. Die Informationsarchitektur, Bedienbarkeit, Gestaltung sowie die Programmierung und Umsetzung müssen in hoher Qualität bearbeitet werden. Dies führt automatisch zu besseren Google-Rankings, da der Konzern relevante Inhalte in einer technisch sauberen und strukturierten Form belohnt.

Netter Nebeneffekt: Ein im Kern stabiler Quelltext erhöht die Erreichbarkeit von verschiedenen Plattformen – sowohl im Hinblick auf das Betriebssystem als auch auf den aktiven Browser. Darüber hinaus schafft es aufgrund der strukturierten Prozesse eine deutlich bessere Wartbarkeit.

Der Autor Andreas Köninger ist App-Entwickler und Vorstand der SinkaCom AG, die mittelständische Kund*innen dabei unterstützt, ihre Strategie, Business- und Kommunikationsziele erfolgreich in Systemen, Prozessen und Organisationen umzusetzen und zu erreichen.

Unternehmen müssen ihre digitalen Produkte bis zum Jahresende an das neue digitale Vertragsrecht anpassen. Sie müssen Verträge umgestalten, neue Hinweise verfassen und platzieren. Die Weiterverarbeitung von Daten ist an den neuen Vorgaben auszurichten. Unternehmerischer Erfolg kann so nachhaltig gesichert werden.

Für wen gilt das neue digitale Vertragsrecht?

Das neue digitale Vertragsrecht gilt für alle digitalen Produkte, die ein Unternehmen anbietet. Unternehmen müssen das neue Recht für ihre Produkte bis zum Jahresende umsetzen.

Erfasst von den neuen Vorgaben sind alle Produkte, die einen digitalen Bezug aufweisen. Das können digitale Inhalte oder digitale Dienstleistungen sein. Es reicht also bereits aus, wenn Inhalte in digitaler Form bereitgestellt werden. Das Recht gilt auch, wenn angebotene Dienstleistungen mit der digitalen Bereitstellung von Daten zusammenhängen, so wie beispielsweise Apps, Cloud-Speicher, Streaming-Angebote, E-Books u.v.m.

Voraussetzung ist außerdem, dass die digitalen Produkte (auch) Verbrauchern angeboten werden. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn eine App für jeden zum Download im AppStore bereitsteht. Es ist aber auch der Fall, wenn Unternehmen eigene Beziehungen zu ihren Endkunden aufbauen, auch wenn sie sonst im B2B-Bereich aktiv waren. Unternehmen machen das vermehrt, um etwa die Produktbindung zu verbessern.

Bezahlen mit Daten

Damit das neue Recht anwendbar ist, müssen Verbraucher für die digitale Leistung eine Gegenleistung erbringen. Hier ist Vorsicht geboten: Eine „Gegenleistung“ kann eine Geldzahlung sein, muss es aber nicht. Ganz neu wird ein „Bezahlen mit Daten“ im Gesetz geregelt.

Konkret heißt das: die neuen Vorgaben sind auch dann anwendbar, wenn der Verbraucher Daten von sich preisgibt, die für Werbemaßnahmen oder Anderes genutzt werden können. Beispiele könnten sein:

• Gratis-Nutzung gegen Newsletter-Einwilligung
• Bonuspunkte für Informationen über das Einkaufsverhalten
• Extra-Minuten auf dem Online-Portal für eine Übertragung der Standortdaten
• Angaben zu Alter und Interessen für passende Werbeanzeigen bei Gratis-Nutzung

Das reicht künftig aus. Die Nutzer „bezahlen“ in allen Fällen mit ihren Daten. Nur ehrlich „kostenlose“ Angebote, in denen der Anbieter vom nutzenden Kunden keinerlei Mehrwert generiert, fallen also nicht unter das neue Recht.

Ausnahmen

Ausgenommen sind Produkte, die schon heute einer strikten Regulierung unterworfen sind. Darunter fallen zum Beispiel:

• Verträge über elektronische Kommunikationsdienste,
• Behandlungsverträge zwischen Arzt und Patient oder
• Verträge über Finanzdienstleistungen.

In der Praxis relevant sind außerdem die Ausnahme von Verträgen über Open-Source-Software. Das gilt nur, wenn sie tatsächlich ohne Bezahlung und ohne alternative Verarbeitung personenbezogener Daten bereitgestellt wird.

Was müssen Unternehmen jetzt tun?

1. Hinweis auf Produkteigenschaften

Schon heute enthält der Bestellprozess für digitale Produkte etliche Hinweise: Die Nutzungsbedingungen gelten. Das Widerrufsrecht ist mir bekannt. Die Datenschutzhinweise habe ich gesehen.

Und jetzt kommt ein wichtiger neuer Hinweis dazu: Besondere Eigenschaften des Produkts sind zu benennen. Und vom Verbraucher zu bestätigen. Wenn das nicht umgesetzt wird, gilt ein „objektiver Mängelbegriff“ und das Risiko ist hoch, dass Verbraucher Nacherfüllung, Minderung, Schadensersatz und weitere Rechte geltend machen können. Damit ist immer dann zu rechnen, wenn das Produkt nicht den „berechtigten“ Erwartungen des Verbrauchers entspricht.

2. Einwilligungen einholen

Wenn der Verbraucher kein Geld bezahlt, sondern Daten bereitstellt, muss eine wirksame Einwilligung eingeholt werden. Auch hier muss im Prozess ein eigener Klick mit eigenem Hinweistext eingebaut werden. Das muss ordnungsgemäß erfolgen, denn Fehler an dieser Stelle führen dazu, dass die Daten nicht verwendet werden dürfen. Zudem können Bußgelder und Schadensersatzansprüche entstehen.

3. Änderungsrechte vorsehen

Digitale Produkte entwickeln sich.  Oft werden erste Beta-Versionen zum Test auf dem Markt bereitgestellt. Neue Produktversionen können ohne Zustimmung jedes einzelnen Nutzers künftig nur noch unter engen Voraussetzungen als Ersatz für die alte Version aktualisiert werden.

Das führt regelmäßig zu einer „Änderung“ der Leistung, auch wenn es letztlich eine Verbesserung ist. Dies geht aber ohne aufwändiges Einholen neuer Zustimmungen aller Bestandskunden nur, wenn schon im Vertrag Änderungsrechte nach neuem Rechts enthalten sind. Wird dies versäumt, müssen unter Umständen etliche Versionen im Markt parallel bereitgestellt werden.

4. Kündigungsrechte einbauen

Weitere Anpassung: Das Unternehmen muss sich Kündigungsrechte vorbehalten, für neue Fallgruppen. Dies betrifft zum einen die Fälle, in denen Änderungen ohne Zustimmung nicht möglich sind. Dann sollte zumindest die Möglichkeit einer zeitnahen Kündigung bestehen, um nicht zwangsweise etliche Versionen aktiv bereitzustellen. Außerdem sollten Kündigungsrechte für den Fall eingebaut werden, in dem der Verbraucher die Einwilligung widerruft und so die Weiterverarbeitung von als Bezahlung bereitgestellten Daten unterbindet. Das Gesetz erlaubt, wenn es sonst „unzumutbar“ wird, zu kündigen. Das muss aber im Vertrag eingebaut werden.

5. Updates bereitstellen

Weitreichende Auswirkungen in der Praxis werden die neuen „Updatepflichten“ haben. Aktualisierungen müssen während der gesamten Vertragslaufzeit und darüber hinaus solange erfolgen, wie der Verbraucher „aufgrund der Art und des Zwecks“ der digitalen Produkte „unter Berücksichtigung der Umstände und der Art des Vertrags“ dies „vernünftigerweise“ erwarten kann. Das heißt ganz einfach: So lange der Verbraucher die Anwendung braucht und nutzt, muss es Updates geben. Eine Einstellung der Updates für Windows 7 wären danach vermutlich heute nicht mehr zulässig. Zu viele Nutzer hatten eigentlich „erwartet“, dass es weiter Updates geben wird. Unternehmen müssen das bedenken und kalkulieren. Sinn macht es, die „Erwartungshaltung“ durch gute Kommunikation und Vertragsgestaltung zu steuern.

6. Daten weiterverwenden?

Endet ein Vertrag, müssen dem Kunden seine Daten zur Verfügung gestellt werden. Diese Funktion muss das digitale Angebot enthalten.

Daten ohne Personenbezug dürfen vom Unternehmen nach Vertragsende nicht beliebig weiterverwendet werden. Das ist ein Hindernis für die Produktverbesserung oder Entwicklung neuer Produkte. Hier muss geprüft werden, welche Weiterverwendung kommerziell wichtig ist. Eventuell greift eine Ausnahme im neuen Recht. Aggregierte Daten, beispielsweise, dürfen weiterverwendet werden. Auch das muss geprüft werden.

Angebote für Unternehmen

Unmittelbar gelten die Neuregelungen für Verbraucherverträge. Für Verträge zwischen Unternehmen gelten sie grundsätzlich nicht. Aber: Wenn die Produkte im Dual Use sowohl Verbrauchern als auch Unternehmen angeboten werden, sollten regelmäßig auch die Unternehmer-Verträge angepasst werden. Neuregelungen haben auch Auswirkungen auf die Auslegung von Verträgen zwischen zwei Unternehmen haben. Das gilt besonders für Themen wie Mängel und Updatepflichten. Wer sicher unterwegs sein will, der orientiert sich an den Neuregelungen für Verbraucherverträge.

Die Zukunft digitaler Produkte

Das neue Digitale Vertragsrecht kommt. Der Gesetzgeber wird es am 24. Juni auf den Weg bringen. Anbieter von digitalen Produkten müssen sich mit der Umsetzung der neuen Vorschriften auseinandersetzen. Das Angebot muss angepasst werden, wenn der Produkterfolg nicht gefährdet werden soll. Spätestens zum 1. Januar 2022 müssen alle digitalen Produkten den neuen Anforderungen genügen.

Bei Verstößen drohen nicht nur Schadensersatzansprüche der eigenen Nutzer. Auch Wettbewerber und Verbraucherschutzverbände können gegen Verstöße vorgehen. Das wird dann teuer und unter Umständen führt es zu Vertriebsverboten, bis die Verstöße beseitigt sind.

Die Autorin Dr. Kristina Schreiber berät zu allen Rechtsfragen rund um digitale Produkte von der Gestaltung über den Vertrieb bis zur Klärung von Streitfragen; Sie ist Partnerin bei Loschelder Rechtsanwälte