Ein für Gründer*innen regelmäßig relevantes Thema ist die Beteiligung eines/einer später hinzutretenden Co-Founder*in zu dem als UG/GmbH organisierten Start-up. Klassischerweise soll der/die hinzutretende Gründer*in dabei kein Cash Investment mitbringen, sondern das Start-up durch seine künftige Tätigkeit unterstützen. Das Ziel ist mithin regelmäßig, dass der/die hinzutretende Co-Founder*in lediglich den Nominalbetrag der Anteile (in der Regel ein Euro je Anteil) leistet, nicht aber den ggf. weit höheren Verkehrswert. Dies ist etwa beabsichtigt, wenn das Gründungsteam nachträglich erweitert werden soll, auf Betreiben eines/einer beteiligten Investor*in oder wenn in einer Nachfolgekonstellation ein(e) neue(r) Co-Founder*in für ein ausgeschiedenes Teammitglied nachrückt.

Das Problem besteht nun darin, dass die Gewährung der Anteile in diesen Szenarien nach deutschem Steuerrecht grundsätzlich der Einkommensteuer unterliegen kann. Ein für die Einkommensbesteuerung relevanter Zufluss liegt bei der Gewährung einer Beteiligung grundsätzlich schon vor, wenn „echte“ Anteile (im Gegensatz zu virtuellen Anteilen) rechtlich wirksam übernommen werden.

Je nach konkreter Situation dürfte dann der/die beitretende Co-Founder*in, der/die für die Einräumung lediglich den Nominalbetrag leistet, im Hinblick auf den Differenzbetrag bis zum Verkehrswert der eingeräumten Anteile einkommensteuerpflichtig sein. Es erfolgt mithin eine Besteuerung auf Grundlage des Werts der Anteile, obgleich dem/der Co-Founder*in kein Cash-Betrag zufließt (sog. Dry Income). Dies ist ein ganz erhebliches Steuerrisiko, das den/die beitretende(n) Co-Founder*in direkt betrifft. Es ist wegen der Pflicht der Gesellschaft zur ordnungsgemäßen Abführung entsprechender Lohnsteuer auch ein Thema für die Geschäftsführung der Gesellschaft.

Fondsstandort- und  Einkommensteuergesetz

Der Gesetzgeber hatte an sich im Jahr 2021 die Intention, dieses Thema zu regeln, und als Folge sollte auch der/die beitretende Co-Founder*in entlastet werden. Der in diesem Zusammenhang im Rahmen des sog. Fondsstandortgesetzes (2021) neu gefasste § 19a Einkommensteuergesetz (EStG) hilft an dieser Stelle allerdings nur bedingt. Nach § 19a Abs. 1 EStG unterliegen die Anteile bei Einräumung zwar zunächst nicht der Einkommensbesteuerung, sondern gemäß § 19 Abs. 4 Nr. 1 EStG erst bei der späteren Übertragung im Exit-Fall. Dies würde für sich gesehen dem/der Co-Founder*in zur Risikominimierung steuerrechtlich entgegenkommen, da eine Besteuerung dann erst erfolgt, wenn tatsächlich der Exit-Erlös erzielt wird.

Allerdings wird die Einkommensteuer nach den weiteren Varianten des § 19 Abs. 4 EStG auch dann fällig, wenn seit der Übertragung der Vermögensbeteiligung zwölf Jahre vergangen sind oder das Dienstverhältnis des/der Gründer*in beendet wird.

Nach § 19a Abs. 5 EStG hat das Betriebsstättenfinanzamt den nicht besteuerten Vorteil im Rahmen einer Anrufungsauskunft gemäß § 42e EStG bei Einräumung der Anteile zu bestätigen. Im Falle des späteren Exits wird dann für die Bewertung des zu besteuernden geldwerten Vorteils auf diese Feststellungen Bezug genommen.

Aus Sicht des/der beitretenden Co-Founder*in besteht damit auch bei Anwendung des § 19a EStG weiterhin die Gefahr, dass sich das Steuerrisiko zu einem Zeitpunkt realisiert, in dem er/sie aus dem Beitritt noch keine Erlöse erzielt hat. Auch wird die Steuerlast nicht abhängig von der Wertentwicklung der eingeräumten Anteile reduziert, sondern lediglich auf einen späteren Zeitpunkt verlagert.

Hurdle Shares und Growth Shares

Dieses Thema wird im Rahmen einer Finanzierungsrunde aktuell anderweitig über die Gewährung von sog. Hurdle Shares oder auch Growth Shares gelöst. Hierbei handelt es sich um Anteile (in der Regel Common Shares mit Stimmrechten etc.), deren Wert im Ergebnis im Zeitpunkt der Übertragung bei einer späteren Erlösverteilung als negativer Rechnungsposten zum Abzug gebracht wird (sog. negative Liquidationsprä­ferenz). Deren Anerkennung durch die Finanzverwaltung setzt dabei voraus, dass sämtliche Erlöse, also Liquidations-, Gewinn- und sonstige Erlöse, erfasst werden. Im Zeitpunkt der Einräumung wird so der Wert der Anteile und damit der zu besteuernde geldwerte Vorteil neutralisiert.

Wesentlich bei der Einräumung dieser Anteile ist damit die Festlegung eines sog. Hurdle Amount je Anteil, der definiert, welcher Abzug von künftigen Erlösen erfolgen soll. Dieser Wert entspricht regelmäßig dem Verkehrswert des jeweiligen Anteils zum Zeitpunkt der Einräumung abzüglich des tatsächlich gezahlten Anteilspreises (in der Regel Nominalbetrag). Vereinfacht ist der/die hinzutretende Co-Founder*in bei einem künftigen Exit mithin nur mit der Wertsteigerung ab seinem/ihrem Beitritt beteiligt. In der Folge erzielt der/die Co-Founder*in, anders als in den Fällen der Dry-Income-Besteuerung, keinen unmittelbaren Lohnzufluss, der bereits bei Einräumung zu versteuern wäre. Dies gilt allerdings nur insoweit, als der Hurdle Amount der tatsächlichen Differenz zwischen dem gezahltem Anteilspreis und dem Verkehrswert entspricht. Bei Abweichungen zugunsten des/der Co-Founder*in führt die Differenz zu einem sog. geldwerten Vorteil, der als Teil des Arbeitslohns im Zeitpunkt des Zuflusses zu versteuern ist.

Neben der Vermeidung der Anfangsbesteuerung bei Einräumung der Anteile erzielen die Hurdle Shares auch eine reduzierte Steuerlast im Exit-Fall. Aufgrund der Gestaltung als echte Beteiligung (im Gegensatz etwa zu einer virtuellen Beteiligung, hier Besteuerung mit dem persönlichen Steuersatz – also unter Umständen bis zu 45 Prozent zzgl. Solidaritätszuschlag), werden aus der Beteiligung Kapitaleinkünfte erzielt, die dem sog. Abgeltungssteuersatz (25 Prozent zzgl. Solidaritätszuschlag) unterliegen oder (bei Beteiligungen von mindestens einem Prozent) im Teileinkünfteverfahren zu 40 Prozent steuerfrei gestellt sind. Bei Zwischenschaltung einer Holding-UG kann die Steuerlast unter Umständen noch weiter reduziert werden (bis zu 95 Prozent der Einkünfte steuerfrei).

Zur Vermeidung von steuerlichen Risiken empfiehlt es sich, die Strukturierung der Co-Founder-Beteiligung über Hurdle Shares im Rahmen einer Lohnsteueranrufungsauskunft (denkbar, aber aufwendiger ist auch eine verbindliche Auskunft oder eine Kombination) mit der Finanzverwaltung abzustimmen. Die diesbezügliche Rückmeldung hat zwar nur Bindungswirkung für die Gesellschaft und nimmt zudem einige Monate in Anspruch – während dieser Zeit kann die Beteiligung noch nicht final umgesetzt werden –, sollte aber insbesondere wegen der Bewertungsunsicherheiten bei Start-ups als Absicherung erwogen werden.

Diese Wartezeit bedeutet jedoch nicht, dass der Beitritt der/des Co-Founder*in (etwa im Rahmen einer Finanzierungsrunde) bis zur positiven Auskunft des Finanzamts aufgeschoben werden muss. Dieser Umstand kann im Rahmen der Erstellung der Beteiligungsdokumentation entsprechend abgebildet werden und die finale Einräumung der Beteiligung vom Eingang einer positiven Rückmeldung abhängig gemacht werden. Auch für den Fall einer negativen Rückmeldung werden in der Regel bereits Vorkehrungen getroffen, etwa durch die alternative Einräumung von virtuellen Anteilen (dann allerdings mit höherer Besteuerung; s.o.).

Zukunftsfinanzierungsgesetz

Aktuell bestehen Diskussionen über weitere gesetzgeberische Maßnahmen, die für das hier beschriebene Thema relevant sind. Insbesondere durch den aktuell vorliegenden Referenten­entwurf des Gesetzes zur Finanzierung von zukunftssichernden Investitionen (kurz: Zukunftsfinanzierungsgesetz) werden verschiedene Maßnahmen vorgesehen, durch die unter anderem die o.g. Punkte an den bestehenden Regelungen aufgegriffen werden.

Bezüglich der Beteiligung eines/einer Co-Founder*in sind die rechtlichen und insbesondere steuerrechtlichen Rahmenbedingungen zu beachten. Hier wird der Gesetzgeber seit einiger Zeit tätig; es ist jedoch noch nicht absehbar, mit welchen Änderungen zu rechnen ist. Bis dahin wird es in den meisten Fällen einer nachträglichen Beteiligung naheliegen, eine Gestaltung von Hurdle Shares vorzusehen und den Vorgang steuerrechtlich mit der Finanzverwaltung entsprechend vorab zu klären.

Die Autoren: Alexander Weber, LL.M. (Victoria University of Wellington) ist Partner und Roman Ettl-Steger, LL.M. (King’s College London) Salaried Partner, beide am Münchner Standort der Kanzlei Heuking Kühn Lüer Wojtek im Bereich Venture Capital, www.heuking.de

Nicht zuletzt die Covid-19 Pandemie hat gezeigt, dass sich der Arbeitsmarkt verändert. Zeit- und ortsunabhängiges Arbeiten wird mehr gefordert denn je – sei es von Arbeitnehmenden oder Arbeitgebenden. Die tatsächliche Umsetzung von Remote Work über Ländergrenzen hinweg ist jedoch auf dem Papier leichter als in der Arbeitswelt. Während Prozesse und Strukturen vergleichsweise unkompliziert angepasst werden können, stellen komplexe, rechtliche Anforderungen in den jeweiligen Ländern die größere Herausforderung dar. Konkret lohnt sich für Unternehmen daher zunächst die Frage: Welche Compliance Aspekte gibt es zu beachten?

Andere Länder, andere Sitten

Angefangen bei Arbeitserlaubnissen, müssen Unternehmen die rechtlichen Gegebenheiten individuell für jedes Land prüfen. Sobald die Arbeitsgenehmigung vorhanden ist, warten aber weitere Herausforderungen, die viel Bürokratie und wenig Gestaltungsfreiraum mitbringen. Steuervorgaben, Sozialversicherungen und Arbeitsschutzregelungen unterscheiden sich oft von Land zu Land, insbesondere außerhalb der EU. Bevor also ein Arbeitsverhältnis zwischen Unternehmen und Mitarbeitende aus dem Ausland eingegangen wird, müssen beide Parteien sich mit Fragen zu Probezeiten, verpflichtenden Sozialleistungen und Mindesturlaub auseinandersetzen oder – bestenfalls – bereits auseinandergesetzt haben.

Da die Anforderungen und Informationen zu internationalen Arbeitsbedingungen sehr vielfältig und komplex oder zum Teil auch schwer zugänglich sind, empfiehlt sich eine Employer of Record-Lösung. Diese ermöglicht Unternehmen, Mitarbeitende weltweit einzustellen, ohne dafür Niederlassungen oder Tochtergesellschaften zu gründen und verantwortet zudem Personalprozesse. Ab einer gewissen Größe können EOR-Lösungen jedoch sehr kostspielig werden. Deshalb müssen Unternehmen abwägen, inwiefern sich der Einsatz der finanziellen Ressourcen für den grenzübergreifenden Zugang zu qualifizierten Mitarbeitenden lohnt. Und erst, wenn sichergestellt wurde, dass alle rechtlichen Bedingungen erfüllt werden können, folgt der nächste Punkt auf der Agenda: Mitarbeitende weltweit mit dem richtigen aber auch sicherem Equipment ausstatten.

Einheitliches Equipment überall – aber bitte nur mit sicheren Daten

Um ihrer Tätigkeit – zumindest technisch – überhaupt erst nachgehen zu können, benötigen Arbeitnehmende die nötige Ausstattung. Laptops, Smartphones und alle weiteren erforderlichen Endgeräte müssen dementsprechend an Orte auf der ganzen Welt verschickt werden. Als weniger problematisch erweisen sich dabei Lieferungen in die USA, EU oder UK. Der Versand in Drittstaaten hingegen ist aufgrund von hohen Zöllen und damit verbundenen Auflagen oft mit hohem logistischem Aufwand verbunden. Um Lieferungen auf globaler Ebene zu vereinfachen und zu automatisieren, bieten sich auf dem Markt verschiedene Software-Lösungen an.

Als weitere Herausforderung kommt die Sicherheit der Daten hinzu, mit denen Arbeitnehmende und Arbeitgebende von überall aus arbeiten. Anders als bei einem festen Bürostandort mit stationären Computern, lassen sich Daten in remote-first Unternehmen nur schwer überwachen. Um die Datensicherheit trotzdem zu gewährleisten, setzen an dieser Stelle Mobile-Device-Management-Systeme an. Damit werden Computerdaten unabhängig von Zeit und Ort sicher verwaltet – auch bei Offboarding-Prozessen. Sind die Mitarbeitenden erst einmal ausgestattet, die Daten gesichert und die Arbeit erledigt, stehen Gehaltszahlungen an.

Die nächste Herausforderung: Währungen weltweit

Sobald Arbeitnehmende von unterschiedlichen Ländern aus arbeiten, bedeutet das für Unternehmen häufig, die Gehälter in lokalen Währungen auszuzahlen. Damit sind gleichzeitig Wechselkursrisiken und hohe Spesen verbunden. Ein Lösungsansatz, um Spesen zu reduzieren, stellt die aktive Zusammenarbeit mit Banken dar. Insbesondere moderne Online-Banken wie Revolut, Wise, n24 bieten den zusätzlichen Vorteil, Überweisungen mit verringerten Wechselkursrisiken zu tätigen. Doch neben der rechtmäßigen Bezahlung von Gehältern sehen sich viele Unternehmen mit einer weiteren Schwierigkeit konfrontiert: Alle Mitarbeitenden gleich zu behandeln.

Gleichbehandlung vs. Gesetze

Arbeitskräfte in der ganzen Welt einzustellen, hat zur Folge, dass für diese unterschiedliche Gesetze gelten. Auch wenn Unternehmen den Anspruch haben, alle Mitarbeitenden gleich zu behandeln, stoßen sie spätestens bei dem Thema Urlaubs- und Feiertage an ihre Grenzen. Die Anzahl der gesetzlichen Urlaubstage ist in jedem Land individuell festgelegt. Auch die gesetzlichen Feiertage unterscheiden sich von Land zu Land. Hinzu kommen Ausnahmen, in denen Länder zu besonderem Anlass zusätzliche Feiertage vergeben, wie beispielsweise am Todestag von Queen Elizabeth in den UK. Außerdem werden Feiertage, die auf einen Sonntag fallen, in manchen Ländern laut Gesetz mit einem Urlaubstag ausgeglichen oder sogenannte ‘Floating Holidays’ vergeben, an die sich gehalten werden muss. Und Zuschläge, zum Beispiel für Nacht- oder Wochenendarbeit, variieren ebenfalls. Da nicht alle Länder einheitliche Regelungen haben, sind Unternehmen also gezwungen, eine gerechte Lösung unter Einhaltung aller Gesetze zu finden. Ein Lösungsansatz hierfür sind beispielsweise individuelle Benefits für alle Mitarbeitende, damit ungleiche Gesetze kompensiert werden. Und obwohl eine Reihe von Schwierigkeiten auf remote-first Unternehmen zukommen, weist Fernarbeit trotzdem zentrale Vorteile auf.

Wo Herausforderungen liegen, warten auch Chancen

In Zeiten von Fachkräftemangel ermöglicht es Remote Work, qualifizierte Mitarbeitende auf der ganzen Welt zu finden. Die Suche nach Personal muss nicht mehr nur auf ein Land oder eine Stadt, in der Unternehmen sitzen, beschränkt werden, sondern kann international ausgedehnt werden. Auf der anderen Seite haben Arbeitnehmende, die aufgrund ihrer familiären Situation oder anderer Ursachen ortsgebunden sind, genauso die Möglichkeit, ein passendes Unternehmen zu finden.

Zudem wirkt sich ein internationales Team vor allem auf global agierende Unternehmen positiv aus. Multikulturelle Teams, die unterschiedliche Zeitzonen abdecken und verschiedene Sprachen sprechen, können wegen ihrer unterschiedlichen Hintergründe wertvollen Input liefern, da sie selbst unterschiedliche Zielgruppen darstellen – und davon profitieren Unternehmen auf wirtschaftlicher sowie Mitarbeitende auf persönlicher Ebene.

Da das Thema Work-Life-Balance innerhalb des aktuellen gesellschaftlichen Wandels immer mehr an Bedeutung gewinnt, schafft Fernarbeit einen weiteren Vorteil: Flexibles Arbeiten unabhängig von Zeit und Ort. Mitarbeitende sparen sich beispielsweise den Weg zur Arbeit und können sich Arbeitszeiten selbst einteilen. Und Unternehmen gewinnen an Attraktivität, während sie geeignetes Personal weltweit finden können.

Fazit: Nicht alles auf einmal und schon ist Remote Work möglich

Auch wenn internationale Länder und Gesetze viele Hürden für Remote-Arbeit darstellen, liegen darin große Chancen, mit denen sich Unternehmen Wettbewerbsvorteile verschaffen können. Dabei können durchaus Kompromisse eingegangen werden, indem das Recruiting zunächst in spezifische Länder oder Ländergruppen, wie zum Beispiel innerhalb der EU, erweitert wird. Wichtig ist letzten Endes, eine Balance zwischen eingesetzten Ressourcen und daraus resultierenden Benefits zu finden – sodass letztendlich das “friendly” in remote-friendly in den Vordergrund rückt und das Unternehmen noch attraktiver macht.

Die Autorin Lydia Kothmeier ist VP of Operations bei Storyblok, Anbieter eines Headless Content Management System (Headless CMS). Mit Hintergrund- und Fachwissen aus M&A, Financial Planning & Analysis, People Management sowie Erfahrung als Business Consultant und als Prokuristin, kann Lydia heute umso mehr Kenntnisse in ihrer Tätigkeit anwenden.

Die meisten Gründer*innen denken bei Datenschutz erstmal an Cookie-Banner und Einwilligungen zur Datenerhebung. Dabei steckt viel mehr dahinter. So richtig erfolgreich werden Datenschutzpraktiken erst, wenn jedes Teammitglied auch an die Bedeutsamkeit und Notwendigkeit einer datenschutzfreundlichen Organisation glaubt. Gerade beim Aufbau eines neuen Unternehmens ist es deshalb wichtig, dass das Managementteam eine Vorbildfunktion einnimmt, wenn es um den Datenschutz geht. So wird auch für die Mitarbeitenden deutlich, wie überzeugt die Führungsriege von der Bedeutung des Datenschutzes ist. Im besten Fall zieht dann das ganze Team bei diesem komplexen Thema mit. Und das bringt eine Menge Vorteile mit sich:

• Konform mit allen Regulierungen: Die Europäische Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist seit einigen Jahren offiziell das gesetzliche Schutzschild der Privatsphäre europäischer Nutzer*innen. Auch in den USA gilt inzwischen der California Consumer Privacy Act (CCPA), der Datenschutzrechte und den Verbraucher*innenschutz in Kalifornien verbessert. Inzwischen gibt es Absprachen, die Bürger*innen aus Europa und den USA gleichermaßen schützen sollen. Es ist also eine rationale und rechtssichere Entscheidung, mit den wachsenden und sich ändernden Datenschutzbestimmungen Schritt zu halten.
• Niemand traut einem Datendealer: Datenkraken werden meist nur deshalb genutzt, weil ihre Verwendung so weitverbreitet ist. Man denke an die großen Messenger oder sozialen Netzwerke. Da sticht der Netzwerkeffekt die Datenschutzbedenken aus. Ansonsten gilt aber: Je weniger Daten ein Unternehmen von den Nutzer*innen sammelt, desto weniger Daten können missbraucht werden. Gerade bei Start-ups können ein Leak und der damit verbundene Reputationsverlust das Unternehmen massiv schädigen. Kommuniziert das gesamte Team jedoch das Bewusstsein für den Datenschutz klar und deutlich, gewinnt das Unternehmen eine der wichtigsten Währungen beim Markenaufbau: Vertrauen.
• Datenschutz als soziale Verantwortung: Der Schutz der Privatsphäre ist ein Gesellschaftsthema: Die vielen Skandale von den Snowden-Leaks bis hin zu Cambridge Analy­tica haben gezeigt, wie Daten wirklich missbraucht werden. Sich von solchen Praktiken abzugrenzen, zeugt von einem klaren moralischen Kompass und ist zugleich ein valides Arbeitgeber*innenargument am umkämpften Arbeitsmarkt.

Datenschutz zum Führungsthema machen

Datenschutz hat somit zahlreiche Qualitäten, die Gründer*innen in Betracht ziehen sollten. Nachfolgend ein paar Tipps und Denkanstöße, wie man dem Thema im Unternehmen Priorität einräumen kann.

Authentizität

Gründer*innen können ein datenschutzbewusstes Team nur dann fördern, wenn sie selbst Einsatz zeigen. Kommunizieren Gründer*innen an ihre Teams, dass sie sich persönlich für den Datenschutz einsetzen, fördert das die interne Akzeptanz. Gab es vielleicht einen Aha-Moment, den Gründer*innen im Team-Meeting teilen könnten? Wie stehen die Gründer*innen beispielsweise zu Tracking und Anzeigen, die sie über mehrere Websites hinweg verfolgen? Nutzen sie selbst Browser-­Add-ons mit „Do-not-Track“-Funktion oder Cookie-Blocker? Solche persönlichen Erfahrungen und Einstellung bewegen andere oft dazu, sich bewusster mit dem Thema Datenschutz auseinanderzusetzen. Auch informelle Formate wie ein gemeinsamer Filmabend mit dem Team können Diskussion entfachen – z.B. mit dem Dokumentarfilm „Das Dilemma mit den sozialen Medien“.

Transparenz

Es ist wichtig, das ganze Team auf der Reise zu mehr Datenschutz mitzunehmen und transparent alle Bemühungen, Erfolge und Herausforderungen zu teilen. Wenn es beispielsweise zu einem Datenschutzverstoß kommt, sollte dies das Führungsteam intern rechtzeitig kommunizieren. Aber auch in der Kommunikation nach außen ist Transparenz gefragt: So sollten etwa Datenpannen offen an Benutzer*innen und Partner*innen kommuniziert werden; am besten, bevor etwas schiefgegangen ist.

Generell ist es wichtig, offen und ehrlich in Bezug auf alle erhobenen Daten zu sein, die vorübergehend verwendet, gespeichert oder an andere weitergeben werden. Es stärkt das Vertrauen, wenn Firmen offen erklären, warum welche Daten erhoben und zu welchem Zeitpunkt diese wieder gelöscht werden. Gleichzeitig ist das auch für die Mitarbeitenden eine gute, verbindliche Richtlinie

Verantwortungsvolle Technologien unterstützen

Start-ups haben im Gründungsprozess noch die Wahl, welche Kommunikations-, Zahlungs- und Abwicklungsplattformen und andere Technologien sie für den Einsatz im Unternehmen verwenden. Daher ist die Wahl der Technologieanbieter mit Sorgfalt zu treffen. Meist sind europäische Unternehmen gegenüber US-amerikanischen im Vorteil, da sie der DSGVO unterliegen und näher an den Marktanforderungen sind.

Wandel im Team

Im Tagesgeschäft sind es die Mitarbeiter*innen, die Datenschutzmaßnahmen umsetzen. So fördern etwa interne Datenschutzbeauftragte das Bewusstsein innerhalb eines Unternehmens, sind Expert*innen und Anlaufstelle für ihre Teammitglieder und entwickeln mit der Zeit ein gestärktes Verantwortungsgefühl für das Thema. Um Datenschutz in der Unternehmenskultur zu verankern, können Unternehmen Best Practices für das Tagesgeschäft etablieren. Alltägliche Praktiken wie Zoom-Anrufe sind ein guter Ansatzpunkt: Es ist eine einfache Geste, den Mitarbeiter*innen die Wahl zu lassen, ob sie mit oder ohne Kamera an Meetings teilnehmen. Auch können Gründer*innen auf datensichere Suchmaschinenalternativen hinweisen, Browsererweiterungen empfehlen oder Richtlinien im Umgang mit sozialen Medien anstoßen.

Denkanstöße für alle Unternehmensbereiche

Start-ups und kleinere Unternehmen haben häufig keinen Chief Information Security Officer (CISO), also eine Person, die für die gesamte IT-Sicherheit im Unternehmen verantwortlich ist. Für Start-ups empfiehlt es sich für den Anfang, folgende drei Abteilungen unter die Lupe zu nehmen:

• Marketing: Marketingexpert*innen setzen oft auf verhaltensorientiertes Targeting. Für sie sind alle Daten, die potenzielle Kund*innen im Internet preisgeben, ein Datenschatz, um gezielt Werbung auszuspielen. Dabei gibt es durchaus erprobte Alternativen. Das Marketingteam kann viele enger mit dem Feedback echter Kund*innen arbeiten und so auf deren direkte Wünsche eingehen – statt abstrakte Daten zu analysieren. Eine weitere Möglichkeit ist die Umstellung von verhaltensbasiertem auf kontextbasiertes Marketing. Eine weltweite Umfrage zeigt: 69 Prozent der Verbraucher*innen sind eher bereit, sich auf Werbung einzulassen, die auf dem Kontext des besuchten Seiteninhalts beruht.
• Produktentwicklung: Produktentwickler*innen und -verantwortliche sind normalerweise darauf trainiert, so viele Daten wie möglich über das Nutzer*innenverhalten zu sammeln. Ein Denkansatz für sie ist, zu hinterfragen, ob es nicht einen diskreten, datenschutzbewussten Weg gibt, um an der Produktoptimierung zu arbeiten. Eine Möglichkeit sind häufigere Iterationszyklen und Besprechungen im Team sowie mit potenziellen Kund*innen. Eigentlich eine wichtige Grundlage im Design-Thinking-Ansatz. Ein positiver Nebeneffekt: Die vielen Feedbackschleifen führen zu unkonventionellen Lösungen, geben jedem Teammitglied mehr Raum, kreativ zu werden und sich einzubringen – und stärken so das Teamgefüge.
• Kundensupport: Dieses Team verfügt über viele Informationen, um einen personalisierten Service zu bieten. Aber auch dieses Team sollte sorgfältig abwägen, welche persönlichen Informationen gesammelt werden sollten. Getreu dem Motto: So viel wie nötig, so wenig wie möglich.

Fazit

Es zeigt sich: Datenschutz spielt nicht nur in Sachen Rechtssicherheit eine entscheidende Rolle. Der Umgang mit Daten ist eine Frage der Unternehmenskultur, der viele Vorteile mit sich bringen kann. Dabei müssen besonders die Gründer*innen ihr Engagement bei dem Thema vorleben. Denn Datenschutz ist oft nicht die einfachste Lösung, aber eine langfristige Verpflichtung, die auf lange Sicht Früchte trägt. Ein vorbildlicher Umgang mit Daten schafft Vertrauen, zeigt einen stabilen Wertekompass und schützt vor Strafen und Reputationsverlust. So entwickelt sich Datenschutz, sofern alle Teams an Bord sind, von einem bürokratischen Aufwand zu einem echten Wettbewerbsvorteil.

Der Autor Robert E.G. Beens ist Mitgründer und CEO der datensicheren Suchmaschine Startpage sowie Experte und Verfechter des Datenschutzes.

Start-ups gelten als Vorreiter bei neuen Arbeitsweisen und -strukturen. Flache Hierarchien, digitale Lösungen, Innovationsfreude und Austausch zwischen verschiedenen Disziplinen schwirren dabei als Buzzwords in Sachen dynamische Unternehmenskultur durch die Medien. Trotz all der gelebten Offenheit empfiehlt es sich bei arbeitsrechtlichen Fragen, und hier insbesondere in Vertragsangelegenheiten, eher traditionelle Wege einzuschlagen. Vor allem im Arbeitsrecht gibt es eine Vielzahl unterschiedlicher Gesetze, Bestimmungen und Stolperfallen, die Gründer*innen kennen sollten. Schließlich unterliegt das Arbeitsrecht einem sehr dynamischen Wandel.

So kommen gemäß der Arbeitsbedingungenrichtlinie (EU 2019/1152) ab August 2022 neue Vorgaben hinzu. Ein erster deutscher Gesetzesentwurf, der die EU-Regelungen in nationales Recht übertragen soll, sieht weitreichende Änderungen vor. Bei Nichtbeachtung drohen Sanktionen.

Vom Müssen, Können und Sollen

Schon jetzt macht der Gesetzgeber bei Arbeitsverträgen Vorgaben zu verpflichtenden Inhalten. Gemäß § 2 des Nachweisgesetzes gehören dazu Name und Adresse der beschäftigten Person sowie Name und Adresse des Unternehmens – inklusive Nennung der Geschäftsleitung. Ebenso essenziell sind eine Jobbeschreibung sowie allgemeine Hinweise auf Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen. Darüber hinaus muss nicht nur der Beginn des Arbeitsverhältnisses, sondern auch der Arbeitsort und, wenn zutreffend, eine Information auf wechselnde Tätigkeitsorte angegeben werden. Ergänzt wird das Ganze von einzelnen Klauseln, die Details zu Vertragsdauer, Arbeitszeiten, Entgelt, Sonderzuwendungen, Kündigungsfristen und Urlaubsanspruch enthalten.

Unabhängig von diesen unbedingt erforderlichen Punkten räumt der Gesetzgeber Unternehmen jedoch Gestaltungspielräume ein, um auf die individuellen Bedürfnisse und Gegebenheiten im Unternehmen einzugehen. Konkret bedeutet das: Innerhalb der Grenzen des Arbeitsschutzrechts gilt die Vertragsfreiheit. Finden Gleichbehandlungsgrundsatz, Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz und AGB-Recht Berücksichtigung, bestimmen beide Parteien nicht nur über den Inhalt, sondern auch über den Abschluss als solches, der dann mit den jeweiligen Unterschriften Gültigkeit bekommt. Insbesondere bei komplexen Vertragsinhalten lohnt es sich im Einzelfall, juristischen Beistand zu suchen, da eigene Formulierungen etwa zu Arbeitsunfähigkeit, Geheimhaltung oder Nebentätigkeiten im Streitfall nicht immer vor Gericht standhalten.

Zurück ans Reißbrett

In der Praxis wird en détail nicht jede einzelne Klausel diskutiert. Tatsächlich kommen einseitig vom Unternehmen erstellte, vorformulierte Muster zum Einsatz. Aus rechtlicher Sicht werden diese seit 2002 wie Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGBs) behandelt und unterliegen daher einer strengen Inhaltskontrolle. Nichtsdestotrotz schleichen sich in dem ein oder anderen Vertragswerk unwirksame Klauseln ein. Wann Bestimmungen in AGBs als unzulässig gelten, ist dabei in § 307 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) klar geregelt. Entsprechend gilt es auf überraschende, unklare und missverständliche Klauseln zu verzichten, die die gesetzlichen Rechte von Arbeitnehmern einschränken und zu unangemessenen Benachteiligungen führen.

Dazu gehören beispielswese Regelungen, die Mitarbeiter gegenüber Kollegen zum Stillschweigen über ihr Gehalt verpflichten sollen (LAG Mecklenburg-Vorpommern, Az. 2 Sa 183/09). Ist die Rede von einer unbestimmten Anzahl von „Überstunden“ (BAG, Az. 5 AZR 517/09) oder sogar „erforderlichen Überstunden“ (LAG Düsseldorf, Az. 9 Sa 1958/07), die nicht gesondert vergütet, sondern vollständig mit dem monatlichen Festgehalt abgegolten werden, ist die Klausel unwirksam. Gleiches gilt für sogenannte Versetzungsklauseln, die es etwa Unternehmen erlauben, Arbeitnehmern eine minderwertige Tätigkeit zuzuweisen. In der Vergangenheit mussten Gerichte aber auch über exzessiv hohe Vertragsstrafen bei Pflichtverletzungen, Freiwilligkeits- und Widerrufsvorbehalte im Zusammenhang mit Sonderzahlungen oder sogar Schwangerschaftsverbote für erwerbstätige Frauen urteilen und sind zum Schluss gekommen, dass sie gegen geltendes Recht verstoßen. In der Folge wurden die entsprechenden Regelungen des Vertrags außer Kraft gesetzt.

Mehr Transparenz wagen

Mit der Umsetzung der Arbeitsbedingungenrichtline der EU (2019/1152) erweitert sich der Katalog von Pflichtangaben in Beschäftigungsverträgen. Ein erster Gesetzesentwurf sieht dabei weitreichende Neuerungen vor, wobei sich im Wesentlichen alles um die Ergänzung bestehender Nachweispflichten dreht. Sollte das Gesetz in dieser Form in Kraft treten, genügt es in Zukunft nicht mehr, etwa eine Arbeitszeit von 40 Wochenstunden anzugeben. Neben genauen Schichtzeiten gilt es vertraglich festzuhalten, wie viel Geld für Überstunden gezahlt wird und ob Überstunden überhaupt angeordnet werden dürfen. Darüber hinaus finden vereinbarte Ruhepausen ebenso Eingang in das Dokument wie die Dauer der Probezeit. Außerdem müssen alle Jobvereinbarungen, die nach dem 31. Juli 2022 aufgenommen werden, auch Kündigungsmodalitäten sowie die Zusammensetzung und die Höhe des Arbeitsentgeltes inklusive Fälligkeit und Art der Auszahlung beinhalten.

Wichtig dabei: Die vorgesehenen Gesetzesänderungen wirken sich nicht nur unmittelbar auf die Gestaltung neuer Verträge aus – also alle Beschäftigungsvereinbarungen, die ab 1. August 2022 geschlossen werden. Im aktuellen Entwurf räumt der Gesetzgeber Lohnempfängern in bestehenden Arbeitsverhältnissen das Recht auf Offenlegung ein. Innerhalb von sieben Tagen müssen Unternehmen dann detailliert Auskunft über besonders wichtige Informationen wie beispielsweise Dauer der Probezeit oder Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgelts geben. Binnen eines Monats folgen in einer Niederschrift alle restlichen wesentlichen Bedingungen des Arbeitsverhältnisses.

Leisten Betriebe dem Widerstand, drohen Strafen. Schon in der EU-Richtline von 2019 ist festgelegt, dass ein wirksamer, angemessener und abschreckender Sanktionsmechanismus bei der Umsetzung in nationales Recht integriert werden muss. Entsprechend definiert der deutsche Gesetzesentwurf, dass Unternehmen ordnungswidrig handeln, wenn die Vertragsbedingungen nicht richtig, rechtzeitig, vollständig oder in der vorgeschriebenen Weise niedergelegt werden. Ein solcher Verstoß kann eine Geldstrafe von bis zu 2.000 Euro nach sich ziehen.

Der Autor Paul-Benjamin Gashon ist Fachanwalt für Arbeitsrecht bei der Korten Rechtsanwälte AG. Die 2003 gegründete Wirtschaftskanzlei mit Standorten in Hamburg, München und Göttingen bietet vor allem mittelständischen Unternehmen Unterstützung, Beratung und Expertise bei zivil- und wirtschaftsrechtlichen Fragen.

Die firmeneigene Webpräsenz ist für Unternehmen ein wichtiger Baustein für wirtschaftlichen Erfolg. Eine ansprechende Webseite oder ein informativer Blog sorgen für Kundenbindung und Neukundengewinnung. Zur attraktiven Webseitengestaltung gehören auch visuelle Elemente wie Fotos oder Grafiken. Den Unternehmen ist in der Regel bekannt, wie wichtig der Erwerb von Lizenzrechten ist, bevor ein Bild auf der eigenen Firmenseite online gestellt werden kann. Trotz aller Sorgfalt bei der rechtssicheren Bildernutzung kommt es dennoch zu bösen Überraschungen. Eine vermeintlich sichere Lizenz entpuppt sich als Verstoß gegen Urheber- oder Persönlichkeitsrechte – und hohe Kosten drohen.

Es gibt für die rechtssichere Nutzung von Bildern eine ganze Reihe an Regeln zu beachten. Es gibt allerlei Fallstricke, in die Unternehmen unbewusst hineinstolpern können. In diesem Beitrag informiert wir, wie sich Unternehmen rechtlich eindeutig absichern können, wenn sie Bilder für ihre Online-Firmenpräsenz nutzen wollen.

Grundsätzlich für die Lizenzierung sorgen

Im Streitfall um Nutzungsrechte muss der Verwender beweisen, dass er dieses Recht erworben hat. Die Beweislast liegt also beim Unternehmen, das ein Foto nutzen möchte. Es muss deshalb für jedes Foto vorab die Lizenz einholen und klären, ob es auf der eigenen Firmenwebseite eingesetzt werden darf.

Gerichte erwarten in diesem Punkt große Sorgfalt: Wer also Bilder einsetzen möchte, muss deren Herkunft lückenlos nachvollziehbar machen. Wie Abmachungen und Verträge den Weg vom Fotografen als Urheber bis zum Nutzungsrecht des Verwenders geebnet haben, muss dokumentiert sein.

Oft besteht der Irrtum, dass die Geldzahlung für eine Lizenz damit gleichbedeutend sei, man hätte das Foto quasi käuflich erworben und könne damit tun, was man möchte. Im Medienbusiness verwenden Profis detaillierte Rechtekataloge, wenn sie eine umfassende Nutzungserlaubnis erwerben wollen. Es ist entscheidend, dass ein Unternehmen diesen Prozess gewissenhaft regelt.

Eigene Fotos erstellen

Auf den ersten Blick scheint die rechtliche Situation unkompliziert, wenn der Nutzer gleichzeitig der Fotograf ist. An selbst aufgenommenen Fotos hat der Urheber das volle Nutzungsrecht. Doch wie sieht die Situation aus, wenn das Foto von einer GbR genutzt wird und jener Gründer das Unternehmen verlässt, dessen Foto auf der Webseite eingesetzt wird? Derartige Fragen werden selten im Gründungsprozess geregelt und führen später zu Streitfällen. Neben dem Urheberrecht spielen auch Persönlichkeitsrechte eine Rolle: Sind Personen auf einem Foto abgebildet, hängt die Verwendung des Fotos von ihrer Zustimmung ab. Das Gleiche gilt, wenn eine ganze Personengruppe abgebildet ist.

Das Internet als Bildquelle

Beauftragt das Unternehmen angestellte Mitarbeiter mit der Fotoerstellung, ist das juristisch unproblematisch. Nutzungsrechte stehen dem Unternehmen zu, wenn die Fotoerstellung für Unternehmenszwecke zu den Mitarbeiteraufgaben gehört. Allerdings ist es empfehlenswert, eine entsprechende Regelung in den Arbeitsvertrag aufzunehmen.

Die Bildbeschaffung über Dritte kennt meistens zwei Wege. Entweder wird ein externer Fotograf beauftragt oder passende Bilder werden im Internet gesucht. Bei Stockfotos oder generischen Motiven ist es meistens am einfachsten, bereitgestellte Bilder aus dem Internet herunterzuladen.

Doch genau hier lauern Risiken: Viele Bilder stehen scheinbar kostenlos zur Verfügung. Aber das bedeutet nicht, dass ein kostenloses Foto auch frei nutzbar ist. Übersieht man hier wichtige Bedingungen, drohen erhebliche Kosten. Das betrifft hohe Nachzahlungen bei den Lizenzgebühren sowie Opportunitätskosten. Diese entstehen, wenn sich Zeitverluste, Rechtsstreitigkeiten und Vertrauensschäden summieren. Besser ist es, Geld für den Erwerb von passenden Nutzungsrechten zu investieren, anstatt im Internet viel Zeit für die Suche nach angeblich kostenlosen Bilderquellen zu verschwenden.

Bildersuche per Suchmaschine

Wo liegen die Ursachen, wenn Bildnutzer in rechtliche Probleme geraten? Ein wichtiger Grund ist die Angebotsfülle an Fotos in Suchmaschinen. Beliebt ist beispielsweise die Google-Bildersuche: Denn über Suchbegriffe öffnen sich gewaltige Fotosammlungen. Dabei bietet Google eine Filterfunktion an, mit der sich nach vermeintlich lizenzfreien Fotos suchen lässt. Schnell wird dann beim passenden Motiv zugegriffen. Allerdings garantiert Google nicht, dass die gefilterten Fotos tatsächlich den gesuchten Kriterien entsprechen.

Genau hier liegt das Risiko für eine Abmahnung. Das Schlagwort "Nutzungsfreigabe" ist wenig aufschlussreich. Es lässt sich damit nicht herleiten, welchen konkreten Nutzungsbedingungen das Foto unterworfen ist und welche Einschränkungen bestehen.

Die Google-Bildersuche eignet sich lediglich zur internen Vorauswahl. Findet man ein passendes Motiv, ist die Recherche nach den dazugehörigen Nutzungsbedingungen unverzichtbar.

Stockfotos beschaffen

Spezialisierte Datenbanken stellen sogenannte Stockfotos bereit. Sie eignen sich, wenn man keine individuell erstellten Aufnahmen benötigt. Die finanzielle Spannbreite reicht von kostenlos über Pauschaltarif bis zu exklusiven Nutzungsrechten für einige Tausend Euro Lizenzgebühr. Fotomaterial aus diesen Agenturangeboten sollten nie einfach heruntergeladen und in die eigene Webpage eingebaut werden. Zuerst sollten Lizenzbedingungen bei Bilddatenbanken geprüft werden.

Produktbilder als Sonderfall

Auch bei Produktbildern tragen die Händler Verantwortung für den Erwerb der Nutzungsrechte. Keineswegs kann ein beliebiges Produktfoto aus dem Internet verwendet werden – auch wenn es um das gleiche Produkt geht. Hersteller bieten registrierten Händlern oft an, entsprechende Produktfotos zu verlinken oder für Onlineshops herunterzuladen. Werden keine weiteren Angaben genannt, dürfen Händler das Foto für das eigene Verkaufsangebot nutzen.

Anders sieht es mit Fotos im eingerichteten Pressebereich aus. Diese Fotos dürfen nicht für Verkaufsangebote eingesetzt werden. Verwenden Händler solche Fotos ohne Rücksprache, gehen sie das Risiko einer Abmahnung ein. Auch beim Produktbild gilt: Der Hersteller muss klären, ob und zu welchen Bedingungen er das Bild verwenden kann.

Nutzungsrechte vertraglich sichern

Eine Nutzungsvereinbarung kann theoretisch auf vielerlei Weise geschlossen werden – zum Beispiel per Handschlag. In der Praxis empfiehlt sich jedoch eine schriftliche Dokumentation per Dokument oder zumindest per E-Mail.

Bilderverletzung – welche Folgen drohen?

Wer mit Nutzungsrechten nachlässig umgeht, riskiert hohe Konsequenzen. Bei Bilddiebstahl hat ein Fotograf viele Ansprüche. Abmahnen kann er jeden, der auf rechtswidrige Art die Fotos nutzt. Will der Nutzer ihn an den Lieferanten verweisen, muss der Fotograf das nicht hinnehmen. Ganz im Gegenteil kann er beide Seiten abmahnen lassen – Unternehmen und Bildlieferanten.

Ist die Fotonutzung illegal, drohen dem Nutzer Auskunfts- und Unterlassungsansprüche, Schadenersatz sowie Anwaltsgebühren. Leider lässt sich der Sachverhalt nicht durch Löschen des Fotos auf der eigenen Webseite bereinigen. Das muss in rechtlicher Hinsicht mit der gleichzeitigen Abgabe einer sogenannten strafbewehrten Unterlassungserklärung verbunden sein. Sonst droht Klage.

Der Autor: Die Tätigkeitsschwerpunkte von Rechtsanwalt Dr. Michael Metzner sind Gewerblicher Rechtsschutz, Medienrecht und Urheberrecht. Seine Kanzlei berät Onlineshop-Betreiber, Onlinehändler sowie eine Vielzahl an Unternehmen im Segment E-Commerce.

Folgendes Beispiel verdeutlicht, wie zeit- und kostenintensiv ein Rechtsstreit sein kann: Bei einem Unfall mit einem Firmenwagen geht es um einen Streitwert von insgesamt 40.000 Euro. Schon für die erste Instanz liegen die Kosten bei rund 12.500 Euro. Geht die Auseinandersetzung in die zweite Instanz kommen etwa weitere 9.000 Euro hinzu. Verfahrensdauern von mehreren Jahren sind keine Seltenheit.

Setzen Unternehmen dagegen frühzeitig auf eine Mediation, kommt es häufig schon nach zwei bis drei Tagen zu einer einvernehmlichen Lösung. Die Mediation gehört zu den außergerichtlichen Formen der Konfliktbeilegung. Durch vermittelnde Gespräche, begleitet von unabhängigen Mediatorinnen und Mediatoren, können sich die streitenden Parteien möglichst stressfrei aussprechen und einigen. Die Württembergische Versicherung unterstützt die Konfliktlösung durch Mediation mit bis zu 3.000 Euro je Versicherungsfall.

Frühzeitig Rat einholen

Geschäftliche Konflikte können schneller als gedacht entstehen. Ein Start-up, das gerade noch in der Entstehungsphase ist, kann zum Beispiel Probleme mit einer unvollständigen Firmenwebsite bekommen. Rechtliche Lücken im Impressum oder bei der Datenschutzerklärung sind ein häufiger Ausgangspunkt für Streitigkeiten. Ein anderes Szenario: Die Vermieterin oder der Vermieter der Büroflächen erhöht schon nach kurzer Zeit die Miete, obwohl die nächste Mieterhöhung erst zu einem späteren Zeitpunkt vertraglich vereinbart war.

In solchen Fällen gilt: Rechtzeitig die eigene Rechtschutzversicherung informieren und handeln, bevor die Situation eskaliert. Das Angebot der Württembergischen umfasst zum Beispiel eine telefonische Rechtsberatung. Hier können sich Gründerinnen und Gründer Rat von einem erfahrenen Anwaltsteam einholen und früh die richtigen Schritte einleiten.

Im Premium Schutz haben Start-ups darüber hinaus auch Anspruch auf juristischen Rat in Form von Vertragsprüfungen – zum Beispiel rund um Arbeitsverträge. Eine Anwältin oder ein Anwalt checkt vorab die Verträge und gibt Tipps.

Corona-Pandemie verstärkt Bedarf an Arbeits-Rechtsschutz

Die Auswirkungen der Pandemie haben in vielen Unternehmen Streitigkeiten rund um das Arbeitsrecht verschärft – etwa in den Bereichen Kurzarbeit oder Homeoffice. Gerade für junge Unternehmen ist es hier hilfreich, sich auf rechtlichen Rat durch Fachanwältinnen und Fachanwälte verlassen zu können.

Wenn außergerichtliche Einigungen scheitern, hilft manchmal nur der Gang vor Gericht. Eine Rechtsschutzversicherung steht Gründerinnen und Gründern auch hier zu Seite. Übernommen werden unter anderem die Vergütung von Anwältinnen und Anwälten, Gerichtskosten, Kosten der Verwaltungsbehörde sowie für Sachverständige oder Zeuginnen und Zeugen.

Erfahren Sie mehr zur gewerblichen Rechtsschutzversicherung der Württembergischen.

Unternehmen müssen ihre digitalen Produkte bis zum Jahresende an das neue digitale Vertragsrecht anpassen. Sie müssen Verträge umgestalten, neue Hinweise verfassen und platzieren. Die Weiterverarbeitung von Daten ist an den neuen Vorgaben auszurichten. Unternehmerischer Erfolg kann so nachhaltig gesichert werden.

Für wen gilt das neue digitale Vertragsrecht?

Das neue digitale Vertragsrecht gilt für alle digitalen Produkte, die ein Unternehmen anbietet. Unternehmen müssen das neue Recht für ihre Produkte bis zum Jahresende umsetzen.

Erfasst von den neuen Vorgaben sind alle Produkte, die einen digitalen Bezug aufweisen. Das können digitale Inhalte oder digitale Dienstleistungen sein. Es reicht also bereits aus, wenn Inhalte in digitaler Form bereitgestellt werden. Das Recht gilt auch, wenn angebotene Dienstleistungen mit der digitalen Bereitstellung von Daten zusammenhängen, so wie beispielsweise Apps, Cloud-Speicher, Streaming-Angebote, E-Books u.v.m.

Voraussetzung ist außerdem, dass die digitalen Produkte (auch) Verbrauchern angeboten werden. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn eine App für jeden zum Download im AppStore bereitsteht. Es ist aber auch der Fall, wenn Unternehmen eigene Beziehungen zu ihren Endkunden aufbauen, auch wenn sie sonst im B2B-Bereich aktiv waren. Unternehmen machen das vermehrt, um etwa die Produktbindung zu verbessern.

Bezahlen mit Daten

Damit das neue Recht anwendbar ist, müssen Verbraucher für die digitale Leistung eine Gegenleistung erbringen. Hier ist Vorsicht geboten: Eine „Gegenleistung“ kann eine Geldzahlung sein, muss es aber nicht. Ganz neu wird ein „Bezahlen mit Daten“ im Gesetz geregelt.

Konkret heißt das: die neuen Vorgaben sind auch dann anwendbar, wenn der Verbraucher Daten von sich preisgibt, die für Werbemaßnahmen oder Anderes genutzt werden können. Beispiele könnten sein:

• Gratis-Nutzung gegen Newsletter-Einwilligung
• Bonuspunkte für Informationen über das Einkaufsverhalten
• Extra-Minuten auf dem Online-Portal für eine Übertragung der Standortdaten
• Angaben zu Alter und Interessen für passende Werbeanzeigen bei Gratis-Nutzung

Das reicht künftig aus. Die Nutzer „bezahlen“ in allen Fällen mit ihren Daten. Nur ehrlich „kostenlose“ Angebote, in denen der Anbieter vom nutzenden Kunden keinerlei Mehrwert generiert, fallen also nicht unter das neue Recht.

Ausnahmen

Ausgenommen sind Produkte, die schon heute einer strikten Regulierung unterworfen sind. Darunter fallen zum Beispiel:

• Verträge über elektronische Kommunikationsdienste,
• Behandlungsverträge zwischen Arzt und Patient oder
• Verträge über Finanzdienstleistungen.

In der Praxis relevant sind außerdem die Ausnahme von Verträgen über Open-Source-Software. Das gilt nur, wenn sie tatsächlich ohne Bezahlung und ohne alternative Verarbeitung personenbezogener Daten bereitgestellt wird.

Was müssen Unternehmen jetzt tun?

1. Hinweis auf Produkteigenschaften

Schon heute enthält der Bestellprozess für digitale Produkte etliche Hinweise: Die Nutzungsbedingungen gelten. Das Widerrufsrecht ist mir bekannt. Die Datenschutzhinweise habe ich gesehen.

Und jetzt kommt ein wichtiger neuer Hinweis dazu: Besondere Eigenschaften des Produkts sind zu benennen. Und vom Verbraucher zu bestätigen. Wenn das nicht umgesetzt wird, gilt ein „objektiver Mängelbegriff“ und das Risiko ist hoch, dass Verbraucher Nacherfüllung, Minderung, Schadensersatz und weitere Rechte geltend machen können. Damit ist immer dann zu rechnen, wenn das Produkt nicht den „berechtigten“ Erwartungen des Verbrauchers entspricht.

2. Einwilligungen einholen

Wenn der Verbraucher kein Geld bezahlt, sondern Daten bereitstellt, muss eine wirksame Einwilligung eingeholt werden. Auch hier muss im Prozess ein eigener Klick mit eigenem Hinweistext eingebaut werden. Das muss ordnungsgemäß erfolgen, denn Fehler an dieser Stelle führen dazu, dass die Daten nicht verwendet werden dürfen. Zudem können Bußgelder und Schadensersatzansprüche entstehen.

3. Änderungsrechte vorsehen

Digitale Produkte entwickeln sich.  Oft werden erste Beta-Versionen zum Test auf dem Markt bereitgestellt. Neue Produktversionen können ohne Zustimmung jedes einzelnen Nutzers künftig nur noch unter engen Voraussetzungen als Ersatz für die alte Version aktualisiert werden.

Das führt regelmäßig zu einer „Änderung“ der Leistung, auch wenn es letztlich eine Verbesserung ist. Dies geht aber ohne aufwändiges Einholen neuer Zustimmungen aller Bestandskunden nur, wenn schon im Vertrag Änderungsrechte nach neuem Rechts enthalten sind. Wird dies versäumt, müssen unter Umständen etliche Versionen im Markt parallel bereitgestellt werden.

4. Kündigungsrechte einbauen

Weitere Anpassung: Das Unternehmen muss sich Kündigungsrechte vorbehalten, für neue Fallgruppen. Dies betrifft zum einen die Fälle, in denen Änderungen ohne Zustimmung nicht möglich sind. Dann sollte zumindest die Möglichkeit einer zeitnahen Kündigung bestehen, um nicht zwangsweise etliche Versionen aktiv bereitzustellen. Außerdem sollten Kündigungsrechte für den Fall eingebaut werden, in dem der Verbraucher die Einwilligung widerruft und so die Weiterverarbeitung von als Bezahlung bereitgestellten Daten unterbindet. Das Gesetz erlaubt, wenn es sonst „unzumutbar“ wird, zu kündigen. Das muss aber im Vertrag eingebaut werden.

5. Updates bereitstellen

Weitreichende Auswirkungen in der Praxis werden die neuen „Updatepflichten“ haben. Aktualisierungen müssen während der gesamten Vertragslaufzeit und darüber hinaus solange erfolgen, wie der Verbraucher „aufgrund der Art und des Zwecks“ der digitalen Produkte „unter Berücksichtigung der Umstände und der Art des Vertrags“ dies „vernünftigerweise“ erwarten kann. Das heißt ganz einfach: So lange der Verbraucher die Anwendung braucht und nutzt, muss es Updates geben. Eine Einstellung der Updates für Windows 7 wären danach vermutlich heute nicht mehr zulässig. Zu viele Nutzer hatten eigentlich „erwartet“, dass es weiter Updates geben wird. Unternehmen müssen das bedenken und kalkulieren. Sinn macht es, die „Erwartungshaltung“ durch gute Kommunikation und Vertragsgestaltung zu steuern.

6. Daten weiterverwenden?

Endet ein Vertrag, müssen dem Kunden seine Daten zur Verfügung gestellt werden. Diese Funktion muss das digitale Angebot enthalten.

Daten ohne Personenbezug dürfen vom Unternehmen nach Vertragsende nicht beliebig weiterverwendet werden. Das ist ein Hindernis für die Produktverbesserung oder Entwicklung neuer Produkte. Hier muss geprüft werden, welche Weiterverwendung kommerziell wichtig ist. Eventuell greift eine Ausnahme im neuen Recht. Aggregierte Daten, beispielsweise, dürfen weiterverwendet werden. Auch das muss geprüft werden.

Angebote für Unternehmen

Unmittelbar gelten die Neuregelungen für Verbraucherverträge. Für Verträge zwischen Unternehmen gelten sie grundsätzlich nicht. Aber: Wenn die Produkte im Dual Use sowohl Verbrauchern als auch Unternehmen angeboten werden, sollten regelmäßig auch die Unternehmer-Verträge angepasst werden. Neuregelungen haben auch Auswirkungen auf die Auslegung von Verträgen zwischen zwei Unternehmen haben. Das gilt besonders für Themen wie Mängel und Updatepflichten. Wer sicher unterwegs sein will, der orientiert sich an den Neuregelungen für Verbraucherverträge.

Die Zukunft digitaler Produkte

Das neue Digitale Vertragsrecht kommt. Der Gesetzgeber wird es am 24. Juni auf den Weg bringen. Anbieter von digitalen Produkten müssen sich mit der Umsetzung der neuen Vorschriften auseinandersetzen. Das Angebot muss angepasst werden, wenn der Produkterfolg nicht gefährdet werden soll. Spätestens zum 1. Januar 2022 müssen alle digitalen Produkten den neuen Anforderungen genügen.

Bei Verstößen drohen nicht nur Schadensersatzansprüche der eigenen Nutzer. Auch Wettbewerber und Verbraucherschutzverbände können gegen Verstöße vorgehen. Das wird dann teuer und unter Umständen führt es zu Vertriebsverboten, bis die Verstöße beseitigt sind.

Die Autorin Dr. Kristina Schreiber berät zu allen Rechtsfragen rund um digitale Produkte von der Gestaltung über den Vertrieb bis zur Klärung von Streitfragen; Sie ist Partnerin bei Loschelder Rechtsanwälte