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Bewerbungsunterlagen als Arbeitgeber sinnvoll auswerten
Nicht selten sind Bewerbungsunterlagen der erste Kontakt, den Chefs zu ihren eventuell zukünftigen Mitarbeitern haben. Über die in ihnen meist doch recht spärlich gegebenen Informationen also soll ein Eindruck einer Person entstehen und dieser Eindruck soll darüber entscheiden, diese Person zu einem persönlichen Gespräch einzuladen oder nicht.
Gar keine so leichte Aufgabe, gerade für Gründer, die vielleicht noch nicht so viele Erfahrungen mit Personalarbeit und Recruiting haben und gar nicht genau wissen, an welchen Merkmalen sich Bewerber als kompetent und vertrauenserweckend erkennen lassen und sich von anderen abheben. Dieser Beitrag dient daher als Leitfaden zum Prüfen der Bewerbungsunterlagen für Arbeitgeber.
Der erste Eindruck
Es hat wenig mit Oberflächlichkeit zu tun, wenn ein Arbeitgeber der Grundregel folgt: Bereits der erste Eindruck der Bewerbungsunterlagen sollte maßgeblich in die Entscheidung miteinfließen. Denn wer nicht auf das Äußerliche und die Erscheinung der Bewerbungsunterlagen achtet, den kümmert vielleicht auch die eigene Erscheinung wenig oder noch schlimmer, den juckt es eventuell nicht, wenn die Arbeit schlampig gemacht ist.
Es sollte daher genau geprüft werden, ob die Bewerbungsunterlagen Flecken haben, ob die Mappe angemessen zum Unternehmen gewählt wurde, ob der Bewerber Kreativität bewiesen hat und sich hinsichtlich des Designs etwas getraut oder lieber bei klassischen und sicheren Schriftarten usw. geblieben ist. Auch die Schriftgröße und das gesamte Layout sollten angemessen aussehen. Die Unterlagen müssen natürlich vollständig sein (Deckblatt, Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse), ein stilvolles Bewerbungsfoto ist zu begrüßen, die Rechtschreibung sollte bereits auf den ersten Blick einwandfrei sein. All diese kleinen Faktoren wirken mitunter ein wenig zimperlich, bei einer Fülle von Bewerbungen aber können sie bei der Vorauswahl helfen.
Natürlich kommt es hin und wieder auch aufgrund des Transportwegs per Post beispielsweise vor, dass Unterlagen in geknicktem Zustand ankommen. Derlei Ausnahmen sollten selbstverständlich keinem Bewerber die Chance verbauen. Entscheidender ist natürlich immer der Inhalt der Mappe, der in der Regel mit einem überzeugenden Anschreiben beginnen sollte.
Das Anschreiben
Jobanwärter sollten in einem Anschreiben ihre Qualifikationen sowie die Motivation auf die ausgeschriebene Position erläutern. Als Arbeitgeber geht es darum zu beurteilen, ob dieses Anschreiben überzeugend klingt und ob man sich vorstellen kann, dass der Bewerber alleine aufgrund dieses Textes zum Unternehmen passen könnte. Klingt das Ganze zu bemüht oder zu künstlich, dürfen Bewerber bereits nach dem Anschreiben aussortiert werden. Natürlich bemüht sich jeder Bewerber so gut wie möglich dazustehen – eine kurze, prägnante und sachliche Darstellung der eigenen Fähigkeiten und Ziele ist jedoch einem schwelgerischen Kurzroman immer vorzuziehen.
Ein gelungenes Anschreiben zeichnet sich durch Individualität aus. Es gibt bestimmte Informationen und Punkte, die im Inhalt unbedingt auftauchen sollten, auch diese jedoch sind von Person zu Person unterschiedlich. Als Arbeitsgeber ist vor allem genau darauf zu achten, ob ein Bewerber das Anschreiben konkret auf die Stelle ausrichtet oder etwa eine Vorlage aus dem Internet verwendet, die Copy-and-Paste-Schiene fährt und sich kaum eigene Gedanken macht. Inhaltlich ist außerdem unter anderem auf Folgendes zu achten:
- Wirkt der Bewerber über die Stelle, auf die er sich bewirbt, informiert?
- Besitzt er tatsächlich die Qualifikationen, die erwünscht sind, oder redet er um den heißen Brei und findet geschickt Ausreden?
- Erkennt der Bewerber überhaupt, auf welche Anforderungskriterien es bei der Stelle tatsächlich ankommt?
- Liefert der Bewerber nicht nur reine Informationen über seine Kompetenzen und Qualifikationen, sondern auch über seine Persönlichkeit, seinen Arbeitsstil, seine Vorstellungen einer produktiven Arbeitshaltung usw.?
- Kann der Bewerber basierend auf seinen Leistungen und Erfolgen etwas über Werte und Prinzipien aussagen?
Den zweiten entscheidenden Aspekt stellt das Formale dar. Es zählt hier natürlich vor allem eine einwandfreie Grammatik und Rechtschreibung. Nicht jeder ist ein Sprachgenie, ordentlich und fehlerfrei formulieren sollte aber ein Bewerber können und wenn er es nicht kann, sollte er in der Lage sein, sich Hilfe von einem Zweiten oder Dritten zu holen. Weiterhin sollten vollständige Angaben, wie Anschrift, Telefonnummer, Firmenanschrift, Datum und Ort sowie die Unterschrift des Bewerbers auf dem Anschreiben vorkommen.
Der Lebenslauf
Etwas wichtiger noch als das Anschreiben ist der Lebenslauf, das entscheidendste Dokument in einer Bewerbungsmappe. Da der Lebenslauf sämtliche Stationen der Schul- und Berufsausbildung, die bisherige Berufserfahrung, Qualifikationen sowie die familiäre Situation des Bewerbers erfasst, wird grundsätzlich geraten, den Lebenslauf zumindest zu überfliegen, selbst wenn das Anschreiben vielleicht nicht auf den ersten Blick überzeugt. Manche Bewerber punkten nämlich vielleicht mit viel Erfahrung, die gerade für neugegründete Unternehmen mitunter sehr wertvoll sein kann.
Undurchsichtig ist bei den meisten tabellarischen Lebensläufen, wie der Bewerber vorherigen Anforderungen bei diversen Tätigkeiten gerecht wurde, wie erfolgreich er gestellte Aufgaben bewältigt hat usw. Die Bewertung vorheriger Beschäftigungsverhältnisse ist also, abgesehen von der Aussagekraft der Schulnoten oder des Studienabschlusses, recht schwierig. Der Fokus von Arbeitgebern muss daher auf anderen Bereichen liegen:
- Zunächst gilt auch bei einem Lebenslauf, dass das Formale stimmen sollte. Eine tabellarische Form ist meist am Übersichtlichsten. Hat der Bewerber ein Foto beigelegt oder angefügt, sollte sich dies in die Gestaltung des Lebenslaufes eingliedern ohne etwa aufgrund der Größe zu stören. Jeder Arbeitgeber entscheidet selbst, wie wichtig das Aussehen einer Person ist, generell gilt aber: Sieht ein Bewerber nicht ausgesprochen grimmig oder gelangweilt aus, sollte die Offenheit, ein Foto mitzuliefern, geschätzt und nicht mit einem sofortigen Aussortieren bestraft werden. Wichtiger als das Aussehen des Bewerbers selbst ist außerdem etwa die Kleidung, die er für das Foto gewählt hat. Entspricht sie der Firmenphilosophie? Hat der Bewerber sich dazu überhaupt Gedanken gemacht? Und trägt er eine entsprechende Frisur, sieht er gepflegt aus, etc.?
- Auf bestimmte „Lücken“ im Lebenslauf ist besonders zu achten: Gibt es etwa zwischen Beschäftigungsverhältnissen große Sprünge oder werden nur Jahre, aber keine Monate angegeben? Stimmen die Zeitangaben im Lebenslauf mit denen auf den Zeugnissen überein?
- Qualifikationen, die eventuell auch schon im Anschreiben erwähnt wurden, sollten sich im Lebenslauf wiederfinden. Tätigkeitsinhalte sollten dabei konkret benannt werden, Kenntnisse bewertet und durch Nachweise belegt sein.
- Die Entwicklung eines Bewerbers kann daran abgelesen werden, ob eine Zunahme an Kompetenzen und Fähigkeiten erkennbar ist. Bauen Positionen außerdem nachvollziehbar und sinnvoll aufeinander auf?
- Außerdem ist es für Arbeitgeber immer wichtig, ob der Bewerber Maßnahmen zur Weiterbildung, wie Kurse, berufsbegleitende Maßnahmen usw. unternommen oder sich seit Langem auf seinen bisherigen Fähigkeiten und seinem Wissen ausgeruht hat.
Die Zeugnisse
Natürlich sind Schul- und Universitätszeugnisse sowie vor allem auch bisherige Arbeitszeugnisse wichtig und nicht zu verkennen. Dennoch sollte ihnen in der Gewichtung bei der Beurteilung einer Bewerbung nicht unreflektiert zu viel Wert beigemessen werden. Denn Arbeitszeugnisse entstehen oftmals ganz anders, als man dies gerade auch vielleicht als Neugründer und Einsteiger in die Selbständigkeit erwarten würde. Drei Varianten sind bei der Zeugniserstellung üblich:
- Oft erstellen Mitarbeiter/innen selbst einen Entwurf für das Zeugnis, der schließlich vom Unternehmen übernommen und vielleicht nur stellenweise verändert wird.
- Auch werden häufig einfach aus Vorlagen anderer Zeugnisse von Mitarbeitern, die in vergleichbaren Positionen arbeiten, Formulierungen und Bewertungen übernommen.
- Insofern das Arbeitsverhältnis auf gerichtlichem Wege beendet wird, handeln meist die gegnerischen Anwälte die Formulierungen im Zeugnis aus. Die Höhe der Abfindung sowie der Austrittstermin spielen dabei keine unwichtige Rolle.
Ganz generell sind Zeugnisse immer eher wohlwollend formuliert, da Arbeitgeber dazu verpflichtet sind, Arbeitnehmer bei der zukünftigen Berufswahl nicht stark zu benachteiligen und ihnen somit bewusst keine Steine in den Weg zu legen. Dennoch entstehen gerade dadurch gewisse „Zeugniscodes“, die man erst einmal richtig Lesen lernen muss und die auch nicht allerorts gleich genutzt werden. Allgemein aber sollte auf Formulierungen wie „X war stets bemüht, den Anforderungen gerecht zu werden“ geachtet werden, die in ähnlicher Form auch schon bei Schulzeugnissen eher kritisch zu beurteilen waren. Denn „bemüht“ zu sein, heißt in der Regel, das Beste zu geben, damit den Anforderungen aber eigentlich nicht zu genügen.
Damit sich Arbeitgeber ein wirklich stimmiges Bild des Bewerbers machen können, sollten eventuell zu den Zeugnissen hinzu zusätzlich diverse Referenzen eingeholt werden. Außerdem können Arbeitsproben, Testverfahren, Online-Assessment-Center oder eine Kontaktaufnahme mit früheren Arbeitgebern des Bewerbers bei der Entscheidungsfindung hilfreich sein. Bevor es zu einer endgültigen Entscheidung zur Einladung zu einem persönlichen Vorstellungsgespräch kommt, kann außerdem zunächst ein ausführliches und professionelles Telefoninterview geführt werden. Beweist sich der Bewerber hier und macht er einen guten Eindruck, kann das persönliche Gespräch, das darauf folgt auch umso kürzer und spezifischer ausfallen.
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