Die Ein-Prozent-Regelung kann im Einzelfall ungerecht sein
Im Einzelfall kann die Pauschalierung zu einer Verzerrung zwischen tatsächlichen Betriebsausgaben und zuzurechnendem Privatanteil führen, besonders dann, wenn man ein seinerzeit sehr teures Fahrzeug gebraucht günstig kauft. Wer zum Beispiel ein altes Jaguar-Coupé mit einem Listenpreis von 100.000 Euro gebraucht für 20.000 Euro ersteht, muss bei Anwendung der Ein-Prozent-Regelung monatlich 1000 Euro dem Gewinn wieder hinzurechnen. Bei einer hohen Fahrleistung - betrieblich und privat - mag das noch angehen, denn das Coupé verursacht hohe laufende Kosten für Inspektionen, Reparaturen und Versicherung. Wenn man nur sehr wenig fährt, geringe laufende Kosten hat und der Wagen bereits voll abgeschrieben ist, fällt die Abschreibung als meist größter Posten bei den Betriebsausgaben weg. Die Ein-Prozent-Regelung führt dann zu einem ungerechten Ergebnis.

Kostendeckelung bei Verzerrung durch die Ein-Prozent-Regelung
Für die Fälle, in denen die Ein-Prozent-Regelung einen höheren Wert ergibt als die gesamten Kfz-Kosten, besteht die Möglichkeit der Kostendeckelung. Der Wert aus der Ein-Prozent-Regelung wird auf die Höhe der Kfz-Kosten reduziert ("gedeckelt"). In einem zweiten Schritt werden die Kosten für die Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb in Höhe der Entfernungspauschale als Betriebsausgabe berücksichtigt. Wer sich von der Ein-Prozent-Regelung benachteiligt fühlt, kann als Alternative die Fahrtenbuchmethode wählen.

Die Alternative: Das Fahrtenbuch
Das Fahrtenbuch ist die Alternative zur Ein-Prozent-Regelung. Es liefert dem Gesetzgeber auch die Begründung dafür, dass die Ein-Prozent-Regelung trotz der ungerechten Behandlung im Einzelfall verfassungsmäßig ist: Wer sich ungerecht behandelt fühlt, kann ja von der Alternative Gebrauch machen und ein Fahrtenbuch führen. Das Fahrtenbuch ist sinnvoll, wenn man sehr viel betrieblich fährt, zum Beispiel als Makler oder Vertreter, weil man viel unterwegs ist und häufig Kundenbesuche macht. Da ist der Privatanteil - schon bedingt durch die hohe Kilometerleistung - oft gering. Bei der Ein-Prozent-Regelung wird als Faustregel eine Privatnutzung von ca. 30 Prozent unterstellt. Wer sehr viel weniger privat fährt, bei dem könnte die Fahrtenbuchmethode Sinn machen. Sie ist aber auch von Vorteil, wenn das Auto bereits voll abgeschrieben ist, denn dann hat man vergleichsweise geringe Kfz-Kosten.

Ein Fahrtenbuch muss exakt geführt werden
Ein Fahrtenbuch zu führen bedeutet, dass man sämtliche Fahrten in einem Buch festhält. Es reicht nicht aus, nur die betrieblichen Fahrten aufzuschreiben, man muss auch sämtliche privaten Fahrten dokumentieren. Die erste Voraussetzung ist, dass das Fahrtenbuch zeitnah geführt werden muss, also praktisch täglich. Ein nachträglich geschriebenes Fahrtenbuch wird steuerlich nicht anerkannt. Als zweite Voraussetzung gilt, dass es wirklich in der Form eines Buches vorliegt. Lose Blätter sind nicht ausreichend, denn die Möglichkeit der nachträglichen Änderung am Fahrtenbuch muss ausgeschlossen sein. Deshalb scheiden auch Excel-Tabellen aus. Es gibt aber auch entsprechende EDV-Programme, die die steuerlichen Anforderungen berücksichtigen. Jede einzelne Fahrt muss unter Angabe des Datums erfasst werden, man muss jeweils die Ausgangs- und Endpunkte der Fahrten festhalten und angeben, zu welchem Zweck die Fahrt erfolgt und zu welchem Kunden die Fahrt geht. Auch der Kilometerstand zu Beginn und Ende der Fahrt muss notiert werden.

Das Finanzamt lässt sich nicht hinters Licht führen
Eine häufige Frage lautet: Kann das Finanzamt denn die Eintragungen überprüfen? Man sollte die Finanzbeamten nicht unterschätzen. In Urteilen, in denen es um die Ordnungsmäßigkeit und damit Beweiskraft eines Fahrtenbuchs ging, wurde zum Beispiel anhand eines Tankbeleges festgestellt, dass an einem bestimmten Tag eine drei Kilometer entfernte Tankstelle aufgesucht wurde, obwohl am betreffenden Tag keine Fahrt im Fahrtenbuch eingetragen war. Solche fehlerhaften Eintragungen führten dazu, dass das Fahrtenbuch nicht anerkannt wurde. Die Folge: Die Ein-Prozent-Regelung wurde wieder angewandt. Ein Betriebsprüfer sagt, dass er noch nie ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch gesehen hat. Wenn man sich also dazu entschließt, ein Fahrtenbuch zu führen, muss man sich dieser Problematik bewusst sein und ganz penibel die Vorgaben der Finanzbehörden beachten, damit es bei einer Betriebsprüfung keine böse Überraschung gibt.

Lohnt es sich denn, trotz der hohen Auflagen der Finanzbehörden, ein Fahrtenbuch zu führen? Ja, wenn man sich bei realistischer Betrachtung in der Lage sieht, es ordnungsgemäß zu führen. Ein Unternehmer, der sein Kfz tatsächlich fast ausschließlich betrieblich nutzt, zahlt zu viel Steuern, wenn er sich auf die Ein-Prozent-Regelung einlässt.

Über den Autor
Diplom-Finanzwirt, Wirtschaftsprüfer und Steuerberater Rudolf Arens bietet mit seiner Kanzlei im Kölner Rheinauhafen nicht nur steuerliche, sondern ganzheitliche Beratung. Auch wirtschaftliche Aspekte und mögliche Folgewirkungen von Entscheidungen sind wichtiger Teil der Betrachtung.

Seine Ausbildung zum Steuerinspektor, die langjährige Tätigkeit im gehobenen Dienst der Finanzverwaltung, davon 5 Jahre als Betriebsprüfer, und die praktische Erfahrung aus 20 Jahren Selbständigkeit sichern das Verständnis für die konkreten Problemstellungen des Auftraggebers. Mehr unter www.arens-partner.com