VPN in Unternehmen nutzen: Sinnvoll oder nicht?


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Ein VPN (Virtual Private Network) schafft eine sichere Verbindung zwischen dem User und dem Internet, was im Sinne des Datenschutzes bei Remote Work bzw. dem Arbeiten im Homeoffice besonders wichtig ist.

Ein VPN kann dabei helfen, die Datensicherheit im eigenen Unternehmen deutlich zu steigern. @ Headway/Unsplash.com

Spätestens seit der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ist das Thema in Unternehmen beständig präsent. Sie sind dafür verantwortlich, die Daten ihrer Kunden und Geschäftspartner zu schützen. Was im Kleinen innerhalb der direkten Räumlichkeiten noch relativ leicht ist, wird umso schwerer, je mehr Mitarbeiter im Homeoffice oder auch von unterwegs aus arbeiten. Dabei geht es nicht einmal nur um den Schutz der Privatsphäre: Kein Unternehmen möchte, dass wichtige Daten auf ihrem Weg abgefangen werden oder dass Unbeteiligte Mitschnitte von wichtigen Konferenzen erhalten. Könnte ein VPN bei der Sicherung von Daten und Betrieb helfen?

Was ist ein VPN?

Im Grunde genommen dient ein VPN zwei Maßnahmen:

  • Rückverfolgung – sie ist nicht möglich, da sich der VPN-Nutzer in einer ›Blase‹ mit anderen Nutzern befindet und sich eine IP-Adresse teilt. Zugleich können VPN-Nutzer gezielt fremde IP-Adressen auswählen, sodass selbst der Standort verschleiert werden können.
  • Daten schützen – da eine IP gleich mehreren Personen zugeordnet ist und die übersandten Daten nicht einzeln, sondern im Paket ins eigentliche Internet übertragen werden, ist es nicht mehr möglich nachzuverfolgen, woher die Daten stammen. Ohne die Zuordnung sind Zugangsdaten, einzelne Details oder Chatverläufe schlichtweg unbrauchbar. Dies ist gerade bei der Bearbeitung von Kundenbestellungen notwendig. Sie enthalten grundsätzlich sensible Daten, für dessen Schutz der Betrieb verantwortlich ist.

Ein VPN ist tatsächlich für Unternehmen sinnvoll. Auch diejenigen, die kein Homeoffice oder Außendienstarbeitsplätze anbieten, schützen sich durch die Nutzung. Unternehmen hingegen, in denen Mitarbeiter ihren Arbeitsort frei wählen können, schützen sich mit dem VPN gezielt:

  • Zugang zum System – der kann schon über ein VPN gesichert werden und beispielsweise den Anmeldeprozess verhindern, wenn eine Verbindung ohne VPN gewählt wurde. Gerade bezüglich des Datenschutzes ist das sinnvoll, denn nicht jeder Mitarbeiter schützt seine private Internetleitung oder gar seinen Computer. Viele Betriebe verhindern mittlerweile schon, dass sich Mitarbeiter ohne ein VPN oder über eine ungesicherte Leitung einloggen.
  • Dokumente – in jedem Betrieb werden wichtige Dokumente virtuell verschickt. Sie sind auch in einem VPN gesichert und können nicht so leicht abgefangen werden. Gerade bei der Ausarbeitung wichtiger Verträge ist das notwendig, denn werden diese Verträge von der Konkurrenz gelesen, so könnte es noch zu einem Verhandlungsabbruch kommen: Die Konkurrenz weiß schließlich von den Inhalten und kann einen besseren Vorschlag machen.

Die heutigen VPN-Angebote können als Programm installiert werden, aber auch direkt online gewählt und freigeschaltet werden. Auch ein VPN Download ist dabei heute sehr verbreitet. Für Unternehmen ist die Installation eines Programms auf allen Endgeräten mit den entsprechenden Lizenzen sinnvoller, denn so können sie sicherstellen, dass die Mitarbeiter an die Aktivierung denken.

Worauf ist bei der Nutzung zu achten?

Es kommt immer wieder vor, dass Betriebe ein VPN mit einem vollständigen Securitysystem verwechseln. Das VPN dient nur dem Schutz der Daten und der Identität, macht aber andere Schutzmechanismen nicht obsolet. Trotz VPN kann es zu Phishing- oder Trojaner-Attacken kommen. Die Mitarbeiter müssen somit auch hierfür sensibilisiert werden. Letztendlich müssen alle Bereiche Hand in Hand gehen:

  • Schutzmaßnahmen Server – unterhält das Unternehmen eigene Server, so müssen sie vor Fremdangriffen geschützt sein. Die betreute IT kann gute Lösungen bieten.
  • Schutzmaßnahmen Geräte – auf jedem PC, jedem Laptop, Tablet und Smartphone muss ein Internetschutz installiert sein. Das betrifft alle Unternehmens-Geräte. Mitarbeiter, die ihre eigenen Geräte nutzen, müssen ebenfalls für einen ausreichenden Schutz sorgen. Und: Die Programme müssen täglich geupdatet werden. Wer die automatischen Updates ausschaltet, der riskiert einen Angriff. Und im schlimmsten Fall bedeutet dieser nicht nur, dass sich Fremde Zugang zu den Daten verschaffen, nein, die Server können auch vollständig lahmgelegt werden.
  • Mitarbeiterschulungen – Mitarbeiter im Außendienst und Homeoffice müssen über die Besonderheiten und Schutzmaßnahmen aufgeklärt werden. In den meisten Fällen agieren Mitarbeiter wesentlich vorsichtiger, wenn sie die Hintergründe verstehen. Je nachdem, wie versiert die einzelnen Mitarbeiter sind, ist die Schulung durchaus notwendig.

Wichtig ist immer, sich eine Rundumlösung zu suchen, die wirklich alle Bereiche des Unternehmens schützt. Es macht schon aus Sicht des Unternehmens keinen Sinn, wenn jeder Mitarbeiter seine eigene Schutzmaßnahme trifft. Die Gefahr, dass doch etwas geschieht, ist so groß.

Die Nutzung eines VPN verlangsamt die Internetverbindung. Bei guten und schnellen Internetanschlüssen ist das kein Problem, denn hier fällt die leicht verringerte Geschwindigkeit nicht auf. Problematisch könnte es sein, wenn ein Mitarbeiter im Homeoffice arbeiten will, aber daheim nur eine unzureichende Verbindung zur Verfügung hat. Im Schnitt lässt sich sagen: Kann ein Mitarbeiter zu Hause schon keinen Film mühelos streamen, so wird das VPN die Leitung zu stark belasten. Für diese Fälle gäbe es natürlich Lösungen. Dem Mitarbeiter könnte mitunter ein LTE-Stick samt Guthaben zur Verfügung stellt werden.

Der letzte Punkt ist, dass bei cloudbasierten Unternehmensdiensten geklärt werden muss, ob ein Zugang über das VPN möglich ist. Nicht jeder Cloudanbieter erlaubt es, dass Nutzer ein VPN zwischenschalten. Professionelle Dienste schwenken aber längst um und genehmigen die Nutzung.

Mit einem VPN den externen Zugriff sicherer gestalten. @ Markus Spiske/Unsplash.com

Fazit: Ein VPN ist immer sinnvoll

Letztendlich ist das VPN für jeden Betrieb sinnvoll und empfehlenswert. Es hilft schlichtweg dabei, die eigenen Daten und fremde Daten zu schützen. Umso breiter das Unternehmen aufgestellt ist, desto wichtiger ist dieser Schutzmechanismus. Viele Mitarbeiter arbeiten heute von unterwegs aus und greifen vor örtlichen Kundenterminen auf die jeweiligen Daten zu. Es wäre fatal, wenn diese praktisch im Café des Flughafens abgegriffen werden würden.

Auch in Unternehmen mit Homeoffice-Angeboten ist das VPN wichtig. Mitarbeiter müssen von zu Hause aus auf den Server des Unternehmens zugreifen und natürlich relevante Daten versenden oder abrufen.

Allerdings darf das VPN niemals als alleiniger Schutz betrachtet werden. Jedes Unternehmen ist gut beraten, auch Außendienstlern und Homeoffice-Mitarbeitern ein eigenes Arbeitsgerät mit allen relevanten Programmen und Schutzvorkehrungen bereitzustellen. Kein Arbeitnehmer kann sicherstellen, dass beispielsweise der Laptop, Smartphone oder das Tablet eines Mitarbeiters ausreichend geschützt ist – er kann es nicht einmal verlangen, da es sich um ein privates Gerät handelt. Wer hier mit gestellten Geräten gegensteuert, der macht einen markanten Schritt beim Thema Datenschutz.

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