Fast die Hälfte alle deutschen Erwerbstätigen verfügt über einen Büroarbeitsplatz – und ein Großteil von ihnen war von Mitte März bis Mitte Juni 2020 in Heimarbeit tätig. Meist von einem Tag auf den anderen. Diese rasch geänderten Arbeitsabläufe funktionierten innerhalb der Unternehmen erstaunlich gut, hatten jedoch einige Tücken: „Mal mangelte es an der notwendigen Anzahl von Notebooks für die Mitarbeiter, mal fehlten die Lizenzen für VPN-Zugänge“, berichtete der Branchenverband Bitkom. Die Unternehmen stellten nämlich – zwangsläufig – ihre Arbeitsmodelle überhastet um und schufen so massive Sicherheitslücken. Kein Wunder, denn es musste pragmatisch-schnell gehen und in großen, vorher nicht geahnten Dimensionen. Außer IT-Dienstleistern war kaum einer richtig auf diese Herausforderungen vorbereitet.

Doch die Improvisation bei der IT-Anbindung des heimischen Arbeitsplatzes muss nun ein Ende haben. Schließlich wird uns das sogenannte Home-Office im großen Umfang erhalten bleiben. Durch die „Corona-Erfahrungen“ werden sich die Arbeitsmodelle massiv verändern. Unternehmen wie Mitarbeiter haben Gefallen an Home-Office gefunden, mobile Arbeit wird deutlich zunehmen: Die Schweizer Großbank UBS kündigte an, einen „beträchtlichen Teil“ ihrer Mitarbeiter weiter von zu Hause aus arbeiten lassen. „Ein Drittel des Personals könnte in Zukunft dem Büro fernbleiben“, so COO Sabine Keller-Busse. Und auch die Allianz berichtete, „ein Drittel der Büroräume aufzugeben“ – und ebenfalls stärker auf Heimarbeit zu setzen. Selbst Allianz-CEO Oliver Bäte werde künftig teilweise von zu Hause arbeiten. Dort ist er „manchmal erheblich produktiver", sagte er dem Manager Magazin. Die ITK-Struktur der Firmen muss dafür aber nun nachhaltig aufgestellt werden. Jetzt geht es um langfristige und vor allem sichere Lösungen. Bei DAX-Konzernen und Großbanken darf man so etwas voraussetzen. Kleinere Unternehmen, der Mittelstand und Teile der Verwaltung haben da eher Nachholbedarf.

Moderne Cloud-Lösungen

Wer im Home-Office arbeitet, sollte vor allem den Schutz des Computers und der Datenverbindung sicherstellen – sonst greifen Hacker an oder dringen Cyberkriminellen ins Firmensystem ein. Solche Vorkehrungen sind Aufgabe der Unternehmen, und so lautet die erste Regel, dass die Firma alle Geräte und Lösungen stellt. Obendrein ist auf diese Weise alles einheitlich. Die Bitkom hat gleich sieben grundsätzliche Empfehlungen für die „Sicherheit im Homeoffice“ erarbeitet, die nicht neu sind, aber in der derzeitigen Situation eine erneute Dringlichkeit erfahren haben. Dazu gehören aktuelle Softwareversionen, Anti-Virensoftware, das Nutzen eines VPN-Zugangs oder aber von Cloud-basierten Diensten.

Bei Clouds denkt man oft zuerst an riesige Speicherplätze, auf denen die Firmendaten liegen. Doch für Unternehmen mit einem Großteil der Angestellten in mobiler Arbeit eignet sich wohl kaum eine Cloud-Anwendung besser als die Telefonie – die eben bei verstärkter Heimarbeit standortübergreifend und mobil zur Verfügung stehen muss. Virtuelle Telefonanlagen vereinen die Vorteile moderner Web-Lösungen mit dem Auslagern an Telekommunikationsanbieter. Je nach Bedarf können die Arbeitsplätze um Mobile Apps für das Smartphone, Chat-Funktionen und viele weitere Komponenten ergänzt werden. Klassische Telefonanlage, wie sie noch in vielen Unternehmen zu finden ist, sollten mit dem nun einsetzenden Modernisierungsschub nach Corona endgültig der Vergangenheit angehören.

Selbstverständlich sollte bei solchen Lösungen die Kommunikation stark verschlüsselt sein und der Dienstleister permanente Backups vornehmen. Wichtig ist ebenfalls, dass das System skalierbar ist, wenn sich Anforderungen erweitern, reduzieren oder neue Mitarbeiter eingestellt werden. Weitere Sicherheitsmaßnahmen, die auch die Bitkom propagiert, gehören ebenfalls zu den Klassikern, an die aber nochmal erinnert werden darf: Komplexe Passwörter benutzen, Zwei-Faktor-Authentifizierung oder Festplatten verschlüsseln. Auch sie bekommen nun, mit der zunehmenden Ausweitung von Heimarbeit, eine höhere Bedeutung.

Unsere Arbeitswelten und -methoden und mit ihnen die Strukturen und Prozesse wandeln sich tiefgreifend – hin zum Zeitalter der mobilen Arbeit. Experten wie der Chef des auf Arbeitsplatzgestaltung spezialisierten Beratungsunternehmens Eurocres, Sven Wingerter, gehen davon aus, dass sich künftig deutschlandweit ein Fünftel der Arbeitsplätze außerhalb des jeweiligen Firmenstandortes befinden werden. All diese Mitarbeiter werden aber regelmäßig ins Hauptbüro zurückkehren, vor allem für den persönlichen Austausch, der nicht zu ersetzen ist. Damit aber auch zwischendurch die Kommunikation funktioniert, zumal sicher und vertraulich, dafür sollten Unternehmen wie Angestellte nun nachhaltig sorgen. Spezialanbieter sind mit ihren Produkten und Dienstleistungen auf diese neue Entwicklung der Arbeitswelt ausgerichtet – und bieten gleichzeitig höchste Sicherheit made in Germany.

Der Autor Sascha Harmuth ist Marketing-Direktor der Ostertag DeTeWe GmbH, Marktführer für ITK-Lösungen und Systemintegration in Deutschland. Das Unternehmen plant, realisiert und betreibt individuelle und strategisch relevante Kommunikationslösungen für Firmen und öffentliche Hand.